Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Глава I. История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива
• 1.1 Физико-химические, биологические факторы разрушения документов
• 1.2 Санитарно-гигиенические условия сохранности документов
• Глава II. Организация хранения документов в архиве ГОБУ РС (Я) ЯСХТ
• 2.1 Создание и соблюдение нормативных условий хранения документов архива
• 2.2 Проверка наличия и состояния дел
• 2.3 Порядок выдачи дел из архива
• Заключение
• Список использованных источников
• Введение
• Государственную политику в области архивного дела на территории Республики Саха (Якутия) проводит уполномоченный орган исполнительной власти - Департамент по архивному делу Республики Саха (Якутия)«Положение о Департаменте по архивному делу Республики Саха (Якутия)», утв. Указом Президента РС (Я) от 9 сентября 2011 г. №901.
• В систему архивных учреждений Республики Саха (Якутия) входят 2 государственных архива: ГКУ РС (Я) «Национальный архив Республики Саха (Якутия) и ГКУ РС (Я) «Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия)».
• Архив- организация или ее структурное подразделение, осуществляющее приём и хранение архивных документов с целью использования. "ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)
• Актуальность темы связана с тем, что обеспечение сохранности документов является комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивающих сохранность документов в архиве. Так как архив - научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.[19]
• Цель дипломной работы состоит в том, чтобы изучить систему мероприятий, включающих рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, а также выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности документов архива ГОБУ РС (Я) ЯСХТ.
• Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• 1.Изучение истории законодательства и основы обеспечения сохранности документов;
• 2.Исследование различных режимов хранения документов;
• 3.Разработка рекомендаций по системе мер обеспечения сохранности архивных документов.
• Источниковую базу исследования составили законодательные, нормативно-правовые акты Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), научные статьи по теории и практике архивного дела.
• Объектом исследования выступает архив ГОБУ РС (Я) ЯСХТ.
• Предметом исследования является система мер по обеспечению сохранности документов архива техникума.
• Дипломная работа структурирована в соответствии с задачами исследования и состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.
• Глава I. История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива
• Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников.
• Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века - «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.
• Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем - пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».
• В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.
• Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия Закон СССР от 29.10.1976 «Об охране и использовании памятников истории и культуры» №4692. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.
• В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.
• Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 - «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 - «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 - «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.
• В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов - одна из важнейших функций архивных учреждений «Положение о Федеральной архивной службе России» от 28.12.1998 № 1562.
• Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:
• 1.обеспечение физико-химической сохранности документов;
• 2.создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;
• 3. учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;
• 4.копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;
• 5.консервация документов.
• Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно- гигиенических требований.
• 1.1 Физико-химические, биологические факторы разрушения документов
• Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой.
• Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.
• На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально. Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии - окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов.
• Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или обкладывать их бумагой. Для этого пригодны сорта бумаг: рисовальная марки В, чертежная марок В, 0 № 1, 2, обложечная марки А, перфокарточная, форзацная лощеная марки А.
• Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора - пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности, бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а, следовательно, и активизации их старения.
• Очень опасны для документов биологические вредители: растения(бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве - серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение"старения" документов.
• Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.
• Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения дел.
• Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для документов характерно поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Известно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы - многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 - 27°С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы очень чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами.
• Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно, около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д.
• Наибольшее распространение в архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды. Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным и прожорливым является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные мучным клеем, а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук, и личинки живут и листах, делая в них ходы.
• Личинки и жуки притворяшки-вора и шелковистогопритворяшки повреждают все части переплетенных документов.
• Кожееды постоянно в документах не находятся, а лишь питаются ими.
• Могут уничтожить бумагу, пергамент, все части переплета. Чаще всего они обгладывают документы с поверхности, не делая ходов. В хранилищах встречаются кожееды: антренус, ветчинный и ковровый. Жуки и личинки кожеедов днем прячутся за плинтусами, под полом, в закрытых шкафах, книгах.
• В архивохранилищах может обитать моль двух групп: питающаяся только растительной пищей - зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в основном переплеты и корешки, проклеенные мучным клеем), питающаяся веществами животного происхождения - шубная, мебельная, ковровая и платяная (повреждает документы и части переплета). Все виды моли связаны с продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц.
• Тараканы не живут в листах, а приходят питаться мучным клеем, вместе с ним они грызут бумагу, одновременно сильно загрязняя документы своими выделениями.
• Для борьбы с биологическими вредителями необходимо проводить систематическую профилактику (периодически просматривать дела, проверять состояние полов, плинтусов, не вносить в хранилища продукты, не входить в пыльной одежде). При обнаружении грызунов и насекомых обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию. Документы, пораженные насекомыми и плесенью, продезинфицировать. При появлении плесени на коробках или делах можно провести простейшую дезинфекцию: сначала следует изолировать пораженные дела, а затем в изоляторе продезинфицировать их трехпроцентным раствором формалина (1 часть 40 %-нога формалина на 13 - 15 частей воды).
• Для профилактики дела, хранящиеся в помещениях с повышенной влажностью воздуха, систематически просматриваются и могут просушиваться на открытом воздухе при температуре не выше 30 - 35°С, защищенными от прямых лучей.

1.2 Санитарно-гигиенические условия сохранности документов

Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.

Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища. Но если все-таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина и отжатой. Уборку помещения следует проводить только влажную. Необходимо периодически обеспыливать дела, коробки, папки и стеллажи с помощью пылесосов. При отсутствии пылесосов обеспыливание проводят тряпкой, смоченной в 1 %-ном растворе формалина. Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.

Температурно-влажностный режим сохранности документов.

Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется.

Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.

В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают, и появляется плесень.

Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище применяются термометры, гигрометры, психрометры, гигрографы. Наиболее распространенным прибором, простым в обращении и дешевым, является психрометр бытовой жидкостный ПБ-1Б (психрометр Августа).

Прибор состоит из двух термометров - сухого и влажного. Сухой показывает температуру воздуха, а показания влажного помогают установить относительную влажность воздуха. Влажность определяется по таблице, приложенной к психрометру. Запись показаний температуры и влажности ведется ежедневно в специальном журнале.

Отклонения от норм температуры и влажности воздуха устраняются так: при повышенной влажности воздуха - установка автономных кондиционеров, интенсивное отапливание или проветривание помещения (проводится только в, том случае, если влажность наружного воздуха, ниже влажности воздуха в хранилище), а также установка открытых сосудов с водным раствором хлористого кальция; при пониженной влажности воздуха - уменьшение нагрева отопительных приборов, установка увлажнителей воздуха (климатизер КИ-0.4 или бытовые), установка сосудов с водой, имеющих большую площадь испарения, влажная уборка помещений.

Таблица 1 Форма журнала регистрации показаний контрольно - измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха

Дата записи	Климатические параметры воздуха	подпись сотрудника, сделавшего запись	Прим.
	наружный воздух	воздух в хранилище
	температура, оС	влажность, %	температура, оС	влажность, %
1	2	3	4	5	6	7

Однако все эти мероприятия проводятся только при постоянном наблюдении за температурно-влажностным режимом воздуха в хранилище.

документ архив гигиенический

Глава II. Организация хранения документов в архиве ГОБУ РС (Я) ЯСХТ

Якутский сельскохозяйственный техникум является одним из старейших и крупных средних специальных учебных заведений не только в Республике, но и на Дальнем Востоке.

Полное наименование Учреждения: Государственное образовательное бюджетное учреждение Республики Саха (Якутия) "Якутский сельскохозяйственный техникум".

Сокращенное наименование Учреждения: ГОБУ РС (Я) ЯСХТ.

Место нахождения и юридический адрес: Россия, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Пояркова, дом 15.

Учреждение является юридическим лицом. Учреждение обладает обособленным имуществом на праве оперативного управления, имеет самостоятельныйбаланс, лицевые счета, открытые для учета операций по исполнениюдоходовирасходов бюджета, средств, полученных от приносящейдоход деятельности,печатьсосвоим наименованием, иные печати, штампы, бланки, фирменную символику.

ГОБУ РС (Я) «Якутский сельскохозяйственный техникум» был образован в 1918 году Постановлением Народного Комиссариата земледелия в качестве четырехгодичных курсов для подготовки специалистов сельского хозяйства. Позже указом Наркомпродздрава ЯАССР был преобразован в Якутский сельскохозяйственный техникум. В 1991 году к Якутскому сельскохозяйственному техникуму был присоединен техникум по подготовке руководящих кадров. В 2005 году на основании Указа Президента РС (Я) «Об организации подготовки и переподготовки кадров для муниципальных образований РС (Я) в Якутском сельскохозяйственном техникуме» от 1 августа 2005 года №2254 открыто отделение подготовки руководящих кадров по следующим специальностям: «Государственное и муниципальное управление», «Земельно-имущественные отношения», «Землеустройство», «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».

В настоящее время техникум готовит специалистов среднего звена по специальностям: «Агрономия», «Ветеринария», «Зоотехния», «Охотоведение и звероводство», «Технология мяса и мясных продуктов», «Технология молока и молочных продуктов», Земельно-имущественные отношения», «Землеустройство», «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)», «Правоведение», «Право и организация социального обеспечения», «Документационное обеспечение управления и архивоведение», «Механизация сельского хозяйства».

Таблица 2 Перечень государственных образовательных стандартов:

№	Код	Наименование специальности	Квалификация	Регистрационный №
1	110401	Агрономия	Агроном	08-3102-Б от 20.02.2002 г.
2	111801	Ветеринария	Ветеринар	08-3104-Б от 18.02.2002 г.
3	260203	Технология молока и молочных продуктов	Техник	08-2710-Б от 22.02.2002 г.
4	260203	Технология мяса и мясных продуктов	техник	08-2708-Б от 22.02.2002 г.
5	111101	Зоотехния	зоотехник	08-3103-Б от 18.02.2002 г.
6	080114	Экономика и бухгалтерский учет	бухгалтер	04-0601-Б от 22.02.2002 г.
7	120714	Земельно-имущественные отношения	Специалист по земельно-имущественным отношениям	20-0614-П от 15.05.2004 г.
8	120701	Землеустройство	Техник-землеустроитель	08-3101-Б от 22.02.2002 г.
9	111601	Охотоведение и звероводство	охотовед	24-3111-Б от 15.03.2002 г.
10	030912	Право и организация социального обеспечения	юрист	10-0202-Б от 16.05.2002 г.
11	034702	Документационное обеспечение управления и архивоведение	Специалист по документационному обеспечению управления, архивист	04-0611-Б от 8.02.2002
12	111402	Ихтиология и рыболовство	Техник-рыбовод	16-3109-Б от 28.01.2002 г.
13	250110	Лесное и лесопарковое хозяйство	Техник	14-2604-Б от 17.01.2002 г.
14	110809	Механизация сельского хозяйства	Техник-механик

За 95 лет своего существования техникум подготовил более 15-ти тысяч специалистов сельского хозяйства, как старейшее учебное заведение накопило обширнейший практический опыт в подготовке специалистов среднего звена для народного хозяйства республики и по праву занимает одно из ведущих мест среди учреждений среднего профессионального образования Российской Федерации. Результатом плодотворной работы коллектива явилось присуждение техникуму в 2007 году звания Лауреата Всероссийского конкурса «Золотая медаль «Европейское качество»» в номинации «100 лучших ССУЗов России». Последнее пятилетие коллектив техникума под руководством Почетного работника СПО РФ, Заслуженного работника образования РС(Я) директора Неустроева Егора Егоровича внедряет передовые педагогические и информационные технологии в обучении, обновляет и совершенствует материально-техническую базу.

Техникум является источником комплектования ГКУ РС (Я) «Национальный архив РС (Я)»

Основным документом регламентирующим, деятельность техникума является Устав ГОБУ РС (Я) ЯСХТ.

Структура ЯСХТ.

Деятельность техникума основывается на следующих принципах:

- гуманистический характер образования, приоритет общечеловеческих ценностей, жизни и здоровья человека, свободного развития личности;

-воспитание гражданственности, трудолюбия, уважение к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье;

-единство культурного и образовательного пространства. Защита и развитие системой образования национальных культур, региональных культурных традиций и ценностей в условиях многонационального государства;

-общедоступность образования, адаптивность системы образования к условиям и особенностям развития и подготовки обучающихся;

-свобода и плюрализм в образовании;

- демократический, государственно-общественный характер управления образованием.

Целями создания техникума являются:

1) получение гражданами среднего профессионального и дополнительного профессионального образования, отвечающего потребностям профессионального развития и самоопределения личности, потребностям общества в эффективной профессиональной деятельности граждан, потребностям экономики и социальной сферы Республики Саха (Якутия) в стабильном развитии;

2) обеспечение квалифицированными кадрами предприятий и организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Саха (Якутия);

3) подготовка работников квалифицированного труда и специалистов, отвечающих требованиям современного уровня квалификации, передовым технологиям и прогнозам развития отраслей;

4) повышение квалификации, совершенствование деловых качеств, подготовка к выполнению новых трудовых функций рабочих, служащих, специалистов;

5) стажировка и профессиональная переподготовка работников предприятий (объединений), организаций и учреждений, высвобождаемых работников, незанятого населения и безработных специалистов;

6) сохранение и приумножение нравственных и культурных ценностей общества.

7) удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии, создание условий для самореализации личности;

8) формирование у обучающихся гражданской позиции и трудолюбия, развитие ответственности, самостоятельности и творческой активности;

9) охрана и укрепление здоровья обучающихся.

Для достиженияуказанных целейтехникум осуществляет следующие основные виды деятельности:

1) реализацию образовательных программ среднего и начального профессионального образования по направлениям подготовки (специальностям), по дополнительным профессиональным образовательным программам, установленным лицензией на право осуществления образовательной деятельности, в соответствии с государственными образовательными стандартами;

2) профессиональную подготовку и переподготовку, которая имеет целью ускоренное приобретение обучающимися навыков, необходимых для выполнения определенной работы;

3) обеспечение проживания обучающихся в общежитии Учреждения в пределах установленных мест;

4) содержание и эксплуатацию имущественного комплекса, в том числе объектов движимого и недвижимого имущества, закрепленных за Учреждением в установленном порядке;

5) информационное обеспечение структурных подразделений Учреждения, работников и обучающихся Учреждения, создание, развитие и применение информационных сетей, баз данных, программ.

2.1 Создание и соблюдение нормативных условий хранения документов архива

В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров учреждения и наличия у него обособленных подразделений. Как и любое юридическое лицо, техникум обязан хранить свои документы.

Организация документов представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел, и их передачу в архив техникума.

Цель создания архива в техникуме - это своевременный прием архивных доков от структурных подразделений, обеспечение их учета, сохранности, упорядочение и использование. Архив техникума хранит документы только данной организации.

По срокам хранения все документы техникума можно условно разделить на два вида:

– документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;

– документы, которые должны храниться постоянно.

Основными задачами архива техникума являются:

– комплектование архива документами;

– учет и обеспечение сохранности документов;

– создание научно-справочного аппарата к документам архива;

– использование хранящихся в архиве документов;

– подготовка и передача документов на постоянное хранение;

В целях выполнения основных задач архив техникума осуществляет следующие функции:

– принимает не позднее чем, через 3 года после завершения делопроизводством документы структурных подразделений техникума, обработанные в соответствии с требованиями;

– разрабатывает и согласовывает с ГКУ РС (Я) «Национальный архив РС (Я)» графики представления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Департамента по архивному делу РС (Я) и передачи документов на государственное хранение;

– составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Экспертной комиссии техникума и Экспертной - проверочной комиссии Департамента по архивному делу РС (Я);

– осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

– создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКУ РС (Я) «Национальный архив РС (Я);

– организует использование документов;

– информирует руководство и работников учреждения о составе и документов архива;

– выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

– ведет учет и использования документов, хранящихся в архиве;

– проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе Экспертной комиссии техникума;

– оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел техникума, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив техникума;

– участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства техникума;.

– ежегодно представляет в ГКУ РС (Я) «Национальный архив РС (Я)» сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива); Положение об архиве ГОБУ РС (Я) «ЯСХТ»

Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. определены сроки временного хранения архивных документов в организациях до их поступления в государственные и муниципальные архивы. В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечить их физическую сохранность. Это достигается наличием оптимальных условий хранения документов и соблюдением режимов хранения.

Прежде всего, рассмотрим основные требования, предъявляемые к помещениям архива. Они зафиксированы в «Основных правилах работы ведомственных архивов», а также в ОСТе 55.6-85 «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования», и рекомендациях «Освоение помещений, выделяемых под ведомственные или государственные хранилища и иные функциональные архивные службы» (ВНИИДАД, М., 1996).

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

– строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

– созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

– применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.)[12]

В идеале архив должен размещаться в специально построенном для хранения документов здании или помещении. Но при отсутствии такой возможности для архива организации необходимо переоборудовать часть административного здания в соответствии с нормативными требованиями.

Архив техникума расположен на третьем этаже административного здания - два помещения (хранилище и кабинет зав. архивом). В 2011 г. в помещении архива проведен косметический ремонт.

Основным противопожарным оборудованием архива техникума являются углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Так как площадь архива составляет 37 кв. метров, то там установлен один углекислотный огнетушитель. В комнате отсутствуют магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.).

Наружная дверь помещения архива обита металлическим листом. Соблюдается охранный режим хранения, для этого помещение архива оборудуется охранной сигнализацией. В рабочее время хранилище закрывается на ключ. В нерабочее время архив должен опечатываться. Доступ в хранилище имеет только заведующий архивом. Но на окнах не установлены откидные металлические решетки.

Хранение документов в архиве техникума ведется в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций». В архиве техникума поддерживается постоянная температура воздуха в пределах 14-20^оС и относительная влажность воздуха 45-60 %. Зимой в хранилище бывает резкое колебание температуры и влажности в связи с погодными условиями.

Освещение в хранилище естественное. Для ослабления световых потоков применяются жалюзи. Кроме этого, так как в хранилище освещение естественное, стеллажи установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами.

К основным средствам хранения относятся стационарные двухсторонние металлические стеллажи, в качестве дополнительных средств хранения используются деревянные шкафы и деревянные стеллажи.

Высота стеллажа не превышает 2,2 м. Расстояние от пола до нижней полки не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами менее 1 метра. Для работы у стеллажей и перемещения дел используются библиотечная тележка и устойчивая легкая стремянка. В помещении архива не установлены металлические шкафы. Документы хранятся в связках на стеллажах (шкафах) в вертикальном и горизонтальном положении.

Важным средством обеспечения сохранности документов служит соблюдение санитарно-гигиенического режима, то есть комплекса требований, направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка, пыли, а особенно насекомых и грызунов. Для этого соблюдаются следующие требования:



Рис. 1

– в хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;

– не допускается хранение и использование пищевых продуктов, курение;

– систематически проводится влажная уборка - при этом вода не попадается на документы (протираются стены, свободные полки стеллажей, подоконники, коробки и связки с делами);

– не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения (снимается с полки и протирается каждая коробка и связка, моются стеллажи);

– два раза в год (в начале и в конце отопительного сезона) помещение хранилища и документы (выборочно) осматриваются с целью своевременного обнаружения насекомых, грибов, грызунов.

Для защиты от пыли:

– помещение оборудуется плотно закрывающимися оконными проемами и дверями;

– ежегодно проводится в хранилище обеспыливание коробок, папок, стеллажей и всего помещения с помощью пылесоса или ватно-марлевых тампонов, смоченных раствором формалина;

– систематически проводится влажная уборка помещений (пола, подоконников, плинтусов);

– проветривается помещение хранилища (с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха).

Все поступающие в архив документы размещаются таким образом, чтобы документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в хронологическом порядке по мере поступления документов.

2.2 Проверка наличия и состояния дел

Одним из средств контроля за обеспечением сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Она проводится для установления соответствия фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям, и их физического состояния.

Проверки наличия и состояния дел проводятся:

1) в плановом порядке;

2) в случае чрезвычайных ситуаций.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой любого архива. В ходе этой работы устанавливают фактическое наличие дел, включенных в описи, и выявляют дела, которые необходимо отреставрировать или провести консервационно-профилактическую обработку.

Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) -- не реже, чем 1 раз в 10 лет.

Следует иметь в виду, что при интенсивном использовании документов проверку наличия документов (полных или частичных), выданных для использования, целесообразно проводить ежегодно или по мере необходимости.

Необходимость в проверке наличия документов:

– после перемещения дел в другие здания и помещения;

– после чрезвычайных происшествий, связанных с проникновением в хранилище посторонних лиц;

– при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;

– при реорганизации или ликвидации организации.

Перед началом данной работы изучаются документы предыдущих проверок. При этом обращается внимание на правильность нумерации дел в описях и соответствие нумерации итоговым записям и сведениям в листе фонда.

Проверка наличия дел проводится путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.

При проверке наличия дел сверяется:

– номер дела;

– название фондообразователя и его структурного подразделения;

– делопроизводственный индекс дела;

– заголовок дела;

– даты дела;

– количество листов в деле.

Путем визуального просмотра определяется физическое состояние дел - наличие плесени, механических повреждений и т.п.

Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в т.ч. описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносятся в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдачи дел из архива.

При проверке наличия дел архива:

– соблюдается порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;

– возвращаются дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;

– составляется на каждое необнаруженное дело карточка, которая затем составит картотеку необнаруженных дел;

– изымаются не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;

– изымаются и изолируются дела, поврежденные биологическими вредителями.

Проверка наличия и состояния дел проводится заведующим архивом. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда. Если в ходе проверки не обнаружено никаких недостатков, лист проверки в дело фонда не включают.

В том случае, если в ходе проверки обнаружено несоответствие особенностей в нумерации описи, итоговой записи к описи, итоговая запись пересоставляется. При этом в листе проверки делаются соответствующие отметки, которые затем вносят в акт проверки.

На основании листов проверки составляется акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включают в состав дела фонда.

Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.

Документы, подтверждающие отсутствие дел:

– акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

– акты о выделении документов и дел к уничтожению;

– акты о неисправимых повреждениях дел;

– акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.

Акты о недостаче дел или их неисправимом повреждении утверждает руководитель организации.

После внесения изменений в учетные документы (описи, листы фондов и пр.) проверка наличия и состояния дел считается завершенной.

Текущее хранение дел техникума осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делится на два подвида:

– хранение документов в процессе их исполнения;

– хранение исполненных документов.

До передачи документов делопроизводителю ответственность за их сохранность несут те работники техникума, у которых они находятся или которым они переданы.

Работники техникума хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

Поэтому в кадровой службе техникума все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

В техникуме строго следуют установленным правилам, в отделах документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, выписками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

Обеспечение сохранности документов в техникуме обусловлено задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В 2013 году приказом директора обновлен состав ЭК, ответственных за ведение делопроизводства.

В состав ЭК для организации и проведения экспертизы ценности, отбора на постоянное хранение и уничтожение учебной, финансовой, организационной и другой документации входят:

1. Большакова В.А., зам. директора по учебной работе - председатель комиссии;

2. Пшенникова А.В., зав. архивом - секретарь комиссии;

3. Алексеева Т.П., главный бухгалтер - член;

4. Дьячковская В.Д., заведующая АТО - член;

5. Горохова Е.В., заведующая заочным отделением - член;

6. Курчатов Г.Д., заведующий ОДО - член;

7. Максимова Л.М., заведующий ОПРК - член;

8. Тимофеева М.К., заведующая метод. кабинетами - член.

Ответственный за ведение делопроизводства в техникуме Пшенникова А.В., специалист отдела кадров;

Таблица 3 Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях:

№	Наименование структурных подразделений	Ответственные за ведение делопроизводство
1	Приемная директора	Текеянова М.В., секретарь
2	Учебная часть	Иосифова С.И., секретарь
3	Агротехнологическое отделение	Васильева В.А., секретарь
4	Отделение подготовки руководящих кадров	Яковлева М.О., секретарь
5	Заочное отделение	Борисова А.В., тьютор
6	Отделение дополнительного образования	Томская С.Д., методист
7	Методический кабинет	Тимофеева М.К., методист
8	Производственная часть	Егомин А.И.,
9	Воспитательный отдел	Винокурова А.С., зам. Директора по ВР
10	Заведующий архивом	Пшенникова А.В., специалист ОК
11	Бухгалтерия	Андросова М.С., расчетный бухгалтер
12	Отдел кадров	Пшенникова А.В. специалист ОК
13	Профсоюзный комитет	Курчатов Г.Д., зав. ОДО
14	Общежитие студентов	Громова Н.Н., старший воспитатель

Основные документы, на основании которых ведется работа архива:

1. Положение об архиве;

2. Акты, справки об итогах исследования (проверок) архивными учреждениями состояния и условий хранения документов;

3. Инструкция по делопроизводству организации;

4. Основные правила работы архивов организаций;

Наличие дел в архиве техникума по состоянию 2012 года:

1. сводные ведомости за 1931- 2002 гг., 61 ед.хр.;

2. лицевые счета за 1970 - 2004 гг., 47 ед.хр.;

3.дела постоянного хранения за 1986 - 1990 гг., 17 ед.хр.;

4. приказы по личному составу и учащихся за 1956 - 2000 гг., 55 ед.хр.;

5. приказы по лесному техникуму за 1953 - 1960 гг., 5 ед.хр.;

6. приказы по Якутскому сельскохозяйственному техникуму за 1963 - 1992 гг., 27 ед.хр.;

7. приказы на учащихся за 1978 - 2000 гг., 20 ед.хр.;

8. протоколы заседаний ГАК за 1949 - 2010 гг., 66 ед.хр.;

9. книги выдачи дипломов за 1938 - 1994 гг., 12 ед.хр.;

10. личные дела студентов

- очников за 1962 - 2012 гг., 12239 ед.хр.;

- заочников за 1962 - 2012 гг., 5986 ед.хр.;

11. личные дела уволенных работников за 1937 - 1998 гг., 874 ед.хр.;

Основные учетные документы архива техникума:

– описи дел постоянного срока хранения;

– опись дел;

– паспорт архива;

– книга учета поступления и выбытия документов;

– лист - заверитель дела;

Диаграмма 1. Видовой состав документов архива техникума с 1932 по 2010 гг.

Таблица 4. Объем дел составляет 18460 единиц хранения, в том числе

постоянного хранения	87 ед. хр., за 1997 - 2010 гг.
по личному составу (в том числе личные дела студентов очной и заочной формы)	18373 ед. хр., за 1932-2010гг.

Таблица 5

№ п/п	Наименование	2009	2010
1	площадь помещения	37	37
2	количество единиц хранения	постоянного хранения	75	82
		по личному составу	16825	17341
3	крайние даты	постоянного хранения	1997-2009	1997-2010
		по личному составу	1932-2009	1932-2010
4	образуется в год дел	постоянного хранения	8	8
		по личному составу	320	340

Паспортизация архивов является одним из важнейших мероприятий, проводимых в архивной отрасли, и направлена на обеспечение сохранности архивных документов.

2.3 Порядок выдачи дел из архива

Основными формами использования документов архива техникума являются:

– исполнение запросов организаций и граждан;

– для использования работниками техникума при проведении мероприятий и выставок;

– для использования работниками техникума и другими гражданами в библиотеке для научных и иных исследований;

– во временное пользование для других организаций;

– для проведения архивных работ с документами;

– для сверки оценок из классных журналов.

Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

– 1 месяц для использования работниками организации;

– 1 месяц для использования документов в библиотеке;

– 3 месяца во временное пользование для других организаций;

– 6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.«Основные Правила работы архивов организации» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Выдача дел из архива регистрируется в книге выдачи дел из хранилища. Перед передачей дел проверяется соответствие шифров и заголовков дел на обложках шифрам и заголовкам дел в описи. При выдаче и возвращении дел проверяется также нумерация листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносятся в карту - заместитель дела, которая на период отсутствия дела ставятся на его место. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, проверяется в присутствии лица, возвращающего документы. При перемещении документов за пределами архива соблюдаются меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

Одна из основных задач каждого архива - организация использования документов, находящихся на архивном хранении. В практической деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на основании хранящихся документов. Рассмотрим организацию работы по исполнению поступающих в архив запросов.

Обеспечение своевременного исполнения запросов от граждан и организаций является одной из основных задач архива.

Как правило, в архив техникума поступают запросы социально-правового характера. В частности, для урегулирования вопросов пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным документам. Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив - запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании.

Для начала в архив поступает письменный запрос от гражданина. Далее проверяется наличие всех необходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя, оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно указать соответствующие сведения.

В результате исполнения запроса на основании изучения отобранных архивных документов подготавливается отрицательный или положительный ответ.

За год примерно в архив техникума подается около 300 запросов социально-правового характера. Из них большинство ответов являются положительными.

В зачастую в личных делах студентов остаются документы об образовании (аттестаты и др.), которые они впоследствии запрашивают.

Архив предоставляет информацию бесплатно по требованию организаций и лиц, которых она касается.

Заключение

В данной дипломной работе была исследована система мер по обеспечению сохранности документов в архиве Государственного образовательного бюджетного учреждения Республики Саха (Якутия) «Якутский сельскохозяйственный техникум». Изучены системы мероприятий, включающие рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, а также выяснены оптимальные условия для обеспечения сохранности документов архива ГОБУ РС (Я) ЯСХТ.

Якутский сельскохозяйственный техникум является источником комплектования ГКУ РС (Я) «Национальный архив РС (Я)».

В заключение данной работы можно сделать следующие выводы:

Во-первых, хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

В-третьих,порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.

В техникуме студенты печатают книги учетов на программе Microsoft Word,чтобы было удобно и быстро найти нужную информацию, но вопрос об их упорядочении и организации хранения еще не решен. С этого начинается подход к созданию электронного хранения. Первый шаг к этому - загрузка уже существующих в техникуме архивных документов.

...