Необходимость управленческой отчетности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Требования, предъявляемые к управленческой отчетности

Управленческая отчетность - это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчетных показателей о функционировании хозяйственной организации как экономической и производственной единицы. Он включает совокупность данных и показателей как по предприятию в целом, так и в разрезе структурных и производственных подразделений, центров затрат и прибылей.

В отличие от бухгалтерской отчетности, ориентированной на внешних пользователей, управленческая отчетность предназначена для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и руководителей подразделений. В соответствии с этим формирование отчетности для менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны; специфичны и во многом зависят от особенностей организации производства на данном предприятии.

Целью составления управленческих отчетов является удовлетворение потребностей пользователей информации. В связи с этим требования к содержанию, периодичности и порядку представления отчетности для управления должны определять сами менеджеры.

Одним из способов определения состава и сроков представления данных управленческой отчетности является упоминаемый в первой главе учебника метод интервью, при котором вначале следует опросить каждого менеджера, какая информация ему необходима для работы и к какому сроку ее желательно получить. Далеко не. все управляющие способны ответить на эти вопросы с позиций современного менеджмента. Поэтому более рационально разработчикам системы управленческого учета и отчетности на стадии ее создания самим определить основной перечень таких показателей исходя из целей и задач современного менеджмента на каждом уровне управления.

Поскольку высшее руководство формирует стратегические цели управления предприятием, оно должно получать интегрированную управленческую отчетность, позволяющую судить о выполнении поставленных задач. Она может содержать данные, характеризующие фактические результаты производственной, инвестиционной и финансовой деятельности организации в целом и в разрезе основных структурных подразделений за прошедший период либо на любой момент времени и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности предприятия на предстоящий период.

Руководителям среднего звена, представляющим собой руководство структурных подразделений всех уровней, необходима информация, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятельности этих подразделений на любой момент времени, а также информация о смежных подразделениях и контрагентах.

Руководству и специалистам структурных подразделений, отвечающим за реализацию текущих и долгосрочных целей деятельности участка, который они возглавляют (мастерам, начальникам отделов, секторов и т.п.), необходимы отчетные данные о результатах этой деятельности и планах ее осуществления на ближайшую перспективу с анализом влияния основных внутрипроизводственных факторов.

Основными требованиями к составлению управленческой отчетности являются:

своевременность - информация должна быть представлена к тому времени, когда в ней возникает необходимость;

достаточность - отчетные данные не должны содержать излишней информации, но быть достаточно полными;

целесообразность - информация должна учитывать особенности цели управления, для которой она предназначена;

адресность - отчетные показатели необходимо довести до ответственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциальности;

объективность - следует исключить возможность предвзятости, субъективности информации для управления, ошибок в ее формировании;

сопоставимость - отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия;

экономичность - затраты на получение управленческой отчетности не должны быть больше эффекта от ее использования.

Соблюдение этих требований обеспечивает достаточно оперативный обзор деятельности, за которую несет ответственность руководитель соответствующего уровня, представление ему информации о фактической эффективности ранее принятых решений, возможность определения возникающих проблем и просчетов в руководстве, выбор оптимальных вариантов решения или предотвращения.

Информация для управления предприятием далеко не во всех случаях должна быть максимально оперативной. Важнее своевременность подготовки и представления управленческой отчетности, которая характеризуется частотой представления периодических отчетов для управляющих и интервалом между окончанием периода и временем, когда отчетность попадает к ответственному руководителю или исполнителю.

Частота представления периодических отчетов зависит от времени, за которое содержащаяся в них информация устаревает, т.е. перестает быть актуальной и полезной для оперативных управленческих решений. Какая-то информация должна сообщаться в момент возникновения - немедленно, ежечасно, ежесменно или ежесуточно. Другие данные управленческого учета и показатели отчетности достаточно представлять пользователю раз в неделю, месяц и даже реже.

Часть учетной информации для управления может и должна поступать пользователям в режиме реального времени при каждом ее изменении. Например, для высшего управленческого персонала, ответственного за финансовое состояние организации, нужна оперативная информация о резком изменении курса валют и тарифов на энергоносители, индексов фондового рынка и котировки ценных бумаг. Немедленной должна быть информация о неожиданных простоях, непроизводительных расходах и потерях, существенно влияющих на экономику предприятия, требующая незамедлительной реакции руководителей среднего и низшего звена управления.

Системы формирования управленческой отчетности о фактических затратах и результатах деятельности следует разрабатывать таким образом, чтобы обеспечить представление менеджерам соответствующего уровня необходимой им отчетности в кратчайший срок после окончания отчетного периода.

Важное значение имеет способ представления учетной управленческой информации, включая средства вывода и формат данных, методы их доставки, сопровождающие сведения пояснения. Традиционный метод представления информации в виде таблиц с набором цифр, размещенных на бумажном носителе, дополняется их демонстрацией на дисплее построением графиков и диаграмм, использованием цветовых решений.

Основными факторами, влияющими на выбор способа представления, формата и структуры того или иного управленческого отчета, следует считать содержание предоставляемой информации, потребности и пожелания пользователей отчетов, соображения экономичности их получения и передачи.

Главными требованиями к формату и содержанию управленческой отчетности являются доступность для восприятия, степень детализации информации, порядок оформления отчетов, необходимость их стандартизации. Отчет должен быть достаточно простым, понятным, лаконичным, не допускающим неоднозначного толкования.

Многое значит для управления и принятия управленческих решений возможность сравнения полученных показателей факта с заданной величиной или аналогичными данными прошлых периодов. В качестве заданных величин чаще всего используют плановые показатели. Сопоставление с планом позволяет оценить успешность его выполнения или при наличии объективных причин значительных расхождений, убедиться в несовершенстве планирования, ошибочности прогнозирования. Большую познавательную и аналитическую ценность имеет сравнение данных управленческого учета, полученных за ряд отчетных периодов, а также сопоставление с рыночными; отраслевыми значениями, показателями отечественных и зарубежных конкурентов. Это существенно обогащает управленческую отчетность. управленческий отчетность данные показатель

В разумных пределах отчетные таблицы должны сопровождаться, пояснительным текстом с аналитическими выводами и рекомендациями.

Основными регистрами для формирования отчетных показателей, а иногда и непосредственно формами отчетности для управления служат производственные журналы, книги записей покупок, продаж других хозяйственных операций, отчеты о произведенной и отпущенной продукции, товарах и услугах, производственных запасах, специализированные формы отчетности о деятельности отдельных структурных подразделений.

Виды управленческой отчетности

В теории и в практике управленческого учета различают комплексные отчеты, отчетность по итоговым показателям (ключевым позициям) и аналитические отчеты.

Комплексные отчеты для управления характеризуют деятельности. всего предприятия, его дочерних подразделений и филиалов. Они представляются с установленной заранее периодичностью (по итогам работы за неделю, за две недели или месяц). В комплексных отчетах отражаются затраты и результаты деятельности предприятия в целом и ее отдельных сегментов, структура доходов и расходов, величина дебиторской и кредиторской задолженности, сумма резервов на покрытие долгов дебиторов безнадежных к взысканию, запасы и оценка резервов под их обесценение, движение денежных средств и прогноз предстоящих расходов и денежных поступлений.

Отчеты по ключевым позициям могут представляться в любой момент времени. В них отражаются наиболее существенная для текущего функционирования хозяйственной организации информация о количестве полученных заказов, степени их выполнения, величине рекламаций и брака, объемах производства и продаж, об использовании материальных и трудовых ресурсов, величине долговых требований и обязательств, депозитов и т.п.

Аналитические отчеты составляют по запросу руководителей соответствующего уровня. В них, например, могут быть приведены данные и указаны причины существенного роста производственных запасов, увеличения количества сверхурочных часов работы, падения или увеличения объемов продаж, выбытия или пополнения производственного оборудования и других основных средств, замораживания оборотных средств, снижения рентабельности, изменения удельного веса организации на соответствующем рынке и т.п.

Аналитические отчеты в большинстве случаев составляются с учетом рыночной ситуации и отражают взаимосвязь внешних и внутренних факторов развития организации. Они призваны раскрыть благоприятные возможности и резервы улучшения деятельности предприятия, указать на существующие риски и опасности снижения эффективности хозяйствования.

В качестве примеров отчетов, формируемых в системе управленческого учета, Министерство экономического развития России рекомендует следующие.

Отчеты об операционной деятельности:

о производстве продукции (работ, услуг);

о продаже продукции (работ, услуг);

о закупках;

о дебиторской/кредиторской задолженности;

о запасах готовой продукции;

о незавершенном производстве;

о запасах сырья и комплектующих;

о бартерных сделках;

о движении денежных средств.

Отчеты об инвестиционной деятельности:

о движении (приобретении и выбытии) основных средств;

о движении (приобретении и выбытии) нематериальных активов;

о долгосрочных финансовых вложениях;

о планируемых капитальных вложениях;

в разрезе инвестиционных проектов.

Отчеты о финансовой деятельности:

о краткосрочных финансовых вложениях;

о привлечении и обслуживании заемного капитала;

о привлечении и обслуживании акционерного. капитала;

об управлении денежной наличностью.

Отчетность о производстве продукции, работ, услуг составляется в разрезе производственных подразделений. В ней приводятся данные о количестве полуфабрикатов, готовых изделий, выполненных работ и оказанных услуг за каждую смену, рабочий день и накопительными итогами с начала месяца. Примерная форма такого отчета приведена в табл. 29.

Таблица 29

Отчет о произведенной продукции

Для контроля за выполнением заданного графика производства, сменных и суточных заданий отчетные данные сопоставляются с плановыми и выявляются отклонения по каждому виду продукции посменно и по итогу за сутки и месяц. Эта информация сообщается начальникам цехов, выпускающих участков, руководителям производственных отделов, служб сбыта и т.п.

Изготовленную продукцию предприятие должно отправить покупателям в точном соответствии с количеством, сроками и другими условиями договоров поставки или купли-продажи. Поскольку отгрузку и отпуск продукции разным потребителям производят в течение отчетного периода, как правило, неоднократно и в разное время, необходима оперативная управленческая отчетность о выполнении плана поставок. Ее примерная форма может быть следующей (табл. 30).

Таблица 30

Отчет о продаже продукции

Отчет целесообразно составлять по видам продукции и других товаров с ежедневной, недельной и месячной оперативностью. При необходимости количество показателей в отчете можно увеличить, а степень их детализации повысить. Во всех случаях размеры недопоставок в ассортименте продукции и других товаров следует показывать нарастающим итогом.

Чтобы одновременно контролировать достаточность запасов готовой продукции для немедленной реализации, можно использовать другой вариант управленческой отчетности о продажах.

Таблица 31

Отчет о продажах и остатках готовых изделий по видам продукции

По данным этого отчета судят не только о выполнении плана реализации продукции и товаров в количественном измерении, но и о величине отклонений от их минимально допустимого запаса. Отчетность предназначается в первую очередь для менеджеров отдела продаж и работников с бытовых служб организации.

С контролем за выполнением плана поставок тесно связан стоимостный оперативный учет отгрузки и реализации продукции. Он осуществляется в финансовом отделе или группе бухгалтерии на основе журналов, ведомостей и других регистров ежедневного учета. В отчетности, обобщающей результаты этого учета, указывают номера платежных требований, адреса покупателей, дату выписки платежных документов, наименование и номенклатурный номер продукции, расчетный и 'фактический срок оплаты, ее величину. Расчетный срок оплаты платежных документов определяется исходя из времени документооборота между банками поставщика и плательщика.

Для отделов логистики, снабжения, материально-технического обеспечения предназначены отчеты о закупках сырья и материалов, топливно-энергетических ресурсов, оборудования и других основных средств. Формы этих объемов весьма разнообразны. Специалисты Минэкономразвития России рекомендуют предприятиям следующую форму отчета.

Таблица 32

Отчет о закупках

Преимущество этой формы отчета состоит в обособленном отражении закупок по размещенным заказам, заключенным контрактам на приобретение материальных ресурсов от заказов, которые нужно произвести. Менеджер по закупкам на основе этой информации должен определить предполагаемого поставщика, цены приобретения, величину заказа, способ доставки, место размещения полученного груза ит.п.

С расчетами за сырье и другие материальные ресурсы, с оплатой за отгруженную и реализованную продукцию тесно связаны отчеты о дебиторской и кредиторской задолженностях. Оперативная отчетность о величине долговых требований и обязательств должна составляться по запросу на любую дату, причем долги дебиторов и задолженность кредиторам необходимо предоставлять с учетом сроков давности. По сомнительной к возврату дебиторской задолженности составляют отдельный отчет.

Наиболее детальна управленческая отчетность о затратах предприятия. В ней отражаются итоги учета и распределения издержек по видам и объектам калькулирования, целевому назначению других группировок. Масштаб отчетности - от самых низовых, первичных, до высших звеньев, управления. Детальность представления информации о расходах может быть различной: по местам затрат и центрам ответственности низшего уровня она наиболее подробна, чем выше уровень управления, тем детализация меньше.

В зависимости от целевого назначения информации об издержках она может быть представлена только основными (постоянными) затратами, их нормативной, фактической или плановой величиной, суммой отклонений от плана, норм и нормативов, лежащих в основе бюджета (сметы).

Общепринято отражать в отчетах о деятельности первичных мест затрат и центров ответственности только зависящие от них расходы, главным образом прямые затраты. Остальные расходы, сколь бы значительными они ни были, показывают в отчетах, предназначенных для более высокого уровня администрации.

Если есть такая возможность и необходимость, управленческая отчетность должна содержать результаты анализа приведенных в ней данных и показателей.

Наиболее обстоятельный анализ представляют в отчетности, предназначенной для высшего управленческого персонала. Здесь необходим анализ влияния на результаты производственно-хозяйственной деятельности предприятия всех основных факторов. Особое внимание уделяется анализу финансовых показателей в системе управленческого учета и бюджетирования.

Список основной литературы

1. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет. Учебник для вузов. М.: Омега-Л, 2007. 570 с.

2. Волкова О.Н. Управленческий учет. Учебник. М., ООО «Издательство Проспект», 2005.

3. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский управленческий учет. Учебник для вузов. М.: Экономистъ, 2004. 618 с.

4. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский управленческий учет. Учебник для вузов. М.: Магистр, 2008. 573 с.

5. Керимов В.Э. Бухгалтерский управленческий учет. Учебник. М., 2007. 458 с.

6. Кондраков Н.П. Бухгалтерский управленческий учет. Учебник. М.: ИНФРА-М, 2009. 367 с.

7. Под ред. Соколова Я.В. Управленческий учет. Учебник. М.:Магистр, 2009. 428 с.

8. Под ред. Шеремета А.Д. Управленческий учет. Учебник. М.: ИНФРА-М, 2009. 421 с.

9. Под ред. Шеремета А.Д. Управленческий учет. Учебник для вузов по экономическим специальностям и направлениям. М.: ИЛ ФБК - ПРЕСС, 2005. 342 с.

Список дополнительной литературы

1. Аверчев И.В. Управленческий учет и отчетность: постановка и внедрение. М. Вершина. 2007. 510 с.

2. Апчерн А. Управленческий учет: принципы и практика. М. Финансы и статистика. 2002.

3. Гущина И.Э. Управленческий учет: основы теории и практики. Учебник дл вузов. М. КноРус. 2004. 190 с.

4. Друри К. Управленческий и производственный учет. Учебное пособие: пер.с англ. 2003.

5. Каверина О.Д. Управленческий учет. Системы, методы, процедуры. М. Финансы и статистика. 2003.

6. Карпова Т.П. Управленческий учет. Учебник для вузов по эконом.спец. М.: ЮНИТИ, 2000.

7. Кондратова И.Г. Основы управленческого учета. М. Финансы и статистика. 2000.

8. Мизиковский, И. Е. Генезис управленческого учета на отечественных пред-приятиях. М.: Экономиста, 2006. 199 с.

9. Николаева О.Е. Управленческий учет. Базовый курс: Учебник. 2001.

10. Рыбакова О. В. Бухгалтерский управленческий учет и управленческое планирование. М.: Финансы и статистика, 2005. 463 с.

11. Хорнгрен И.Т., Фостер Дж.. Бухгалтерский учет: управленческий аспект. М. Финансы и статистика. 2002.

12. Чернов В.А. Управленческий учет и анализ коммерческой деятельности. М. Финансы и статистика. 2002. 318 с.

Размещено на Allbest.ru