Анализ документального оформления медицинских товаров

Размещено на http://www.allbest.ru/

Основная масса товаров поступает в аптеки из аптечных складов. Некоторые товары могут закупаться аптеками у других поставщиков (на складах парфюмерных и галантерейных товаров и т. д.).

Для получения товаров от поставщиков аптеки предварительно направляют требования или заявки. В соответствии с этими требованиями склады подготавливают выполненные заказы и оформляют их счетами-фактурами. Прием товаров от поставщиков может иметь различные варианты. Одним из вариантов является прием товаров непосредственно на складе представителем аптеки или самим заведующим аптекой. Право на получение товаров оформляется разовыми или постоянными доверенностями.

На складе лицо, получающее товар, обязано проверить соответствие наименования, вида, цены и количества товара тем данным, которые указаны в сопроводительных документах. В случае, если нет возможности проверить при приеме на складе товар по количеству товарных единиц и массе нетто (когда товар уже упакован в ящики и другую тару), представитель аптеки принимает товар по количеству мест и массе брутто. Об этом делается отметка на счете-фактуре. С момента получения товара на складе до передачи его в аптеке материально ответственному лицу ответственность несет представитель аптеки, получивший и сопровождавший товар в пути.

Широкое применение находит доставка товаров в аптеки транспортом склада, когда за товары и сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные и т. д.) в пути несет ответственность шофер автомашины. При прибытии в аптеку он передает материально ответственному лицу товар по количеству мест и массе брутто. При отгрузке товара со склада железнодорожным или водным транспортом за груз в пути ответственно транспортное ведомство.

Аптека принимает товар на станции или пристани в соответствии с транспортными накладными по количеству мест и массе брутто. В случае сомнения в сохранности товара аптека обязана вскрыть и принимать товар непосредственно на станции в присутствии представителя транспортной организации. При обнаружении недостачи (бой, порча товаров и т. д.) составляется коммерческий акт для предъявления иска транспортному ведомству. Товар, пришедший в негодность по вине транспортного ведомства, аптекой не принимается.

Каким бы способом ни был доставлен товар в аптеку, он обязательно проверяется по количеству и качеству и оприходуется в соответствующую учетную документацию. Принимая товар, материально ответственное лицо в аптеке по каждому наименованию тщательно проверяет количество, цену, общую стоимость данного товара и сверяет это с данными, указанными в сопроводительном документе.

В случае обнаружения недостачи, излишков, боя или порчи товара заведующий аптекой создает комиссию для составления акта, в котором отражаются обнаруженные расхождения с сопроводительными документами, а также выявленная недостача или излишки.

Акт составляется в трех экземплярах, из которых один направляется поставщику для возмещения ущерба, второй -- в вышестоящую организацию и третий остается в аптеке. Излишки товара оформляются таким же актом, на основании которого оприходуются аптекой.

Претензии по возмещению стоимости недостающих товаров или других ценностей, а также по поставке товара ненадлежащего качества или некомплектного, в том числе по уплате штрафа за поставку таких товаров, должны быть предъявлены в соответствии с инструкцией в течение месяца.

При обнаружении в счетах-фактурах ошибок в ценах и суммах стоимости (несоответствие прейскурантным ценам) аптека обязана немедленно сообщить об этом поставщику. До получения от поставщика исправительного письма этот товар не подлежит реализации, но оприходуется по ценам и стоимости, указанным в счете-фактуре.

После окончания проверки и принятия товара материально ответственное лицо оприходует его, для чего на счете-фактуре делается запись: «По счету-фактуре № от товарно-материальные ценности по количеству и качеству мною проверены и полностью приняты. Подпись. Дата».

На обороте счета-фактуры отмечается стоимость каждой учетной группы принятых товарно-материальных ценностей: товара (по продажной стоимости и себестоимости), тары, вспомогательных материалов, малоценных предметов и т. д. (по себестоимости). Счетный работник аптеки проверяет таксировку и подсчет сумм в счете-фактуре и делает за своей подписью отметку о проведении по учету стоимости принятых товарно-материальных ценностей.

Различные наценки, транспортные расходы и некоторые другие отчисления, включенные поставщиком в счет-фактуру сверх стоимости товара, аптекой в товарной документации не учитываются и относятся на соответствующие статьи издержек обращения. Стоимость самого товара всегда приходуется в полной сумме, указанной в счете-фактуре, независимо от того, что, например, в отношении части товара был составлен акт о недостаче и порче его.

Иногда товар может поступить раньше, чем поставщик пришлет сопроводительные счета-фактуры. В таких случаях заведующий аптекой создает комиссию с участием представителя незаинтересованной организации и составляет акт о приеме товара, поступившего без счета поставщика. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых прилагается к месячному отчету аптеки. Заведующий аптекой принимает меры к получению счетов-фактур и до их прихода не реализует эти товары.

Все оприходованные на законном основании товары учитываются в аптеке по двум ценам -- продажным и оптовым (себестоимости) в суммовом выражении. Лишь отдельные виды медикаментов (яды, наркотические препараты, спирт, остродефицитные лекарственные средства) дополнительно учитываются в номенклатурно-количественных показателях в специальных журналах.

Заведующий аптекой отражает поступившие товары и другие материальные ценности в специальных ведомостях или журналах (в приходной части). Соответствующие графы приходной ведомости заполняются по каждому счету-фактуре в отдельности. Помимо этого, для контроля за своевременным оприходованием товаров рекомендуется вести журнал или книгу регистрации счетов-фактур или накладных.

Для оперативного учета поступивших медицинских препаратов, имеющих ограниченный срок годности, материально ответственные лица должны вести специальный журнал, в котором записывают дату поступления препаратов, количество, срок годности, номер серии.

Для планирования товарооборота аптеки по группам товаров поступившие в аптеку товары регистрируются в групповом разрезе (в суммовом выражении) в специальном журнале.

Документальное оформление движения товаров

Документооборот по движению товаров в ООО «Петр Хаус» (Приложение 1) ведется в соответствии с приказом об учетной политике. График документооборота не составляется, поэтому в организации иногда теряются первичные учетные документы. В результате проведенного исследования предлагается график документооборота по учету товаров (Приложение 11).

Все товарные операции делятся на два вида: поступление товаров в организацию розничной торговли и их выбытие.

Правила документального оформления приемки, хранения и отпуска товаров установлены Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. №1-794/32-5.

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплектности. поставщик доставка документальный оформление

Наличие хорошей транспортной упаковки, сертификатов соответствия, санитарно-эпидемиологических заключений является обязательным требованием для поставщиков, это позволяет облегчить контроль качества поступающих товаров. Следует отметить, что предприятие само не сертифицирует продукцию, а реализует уже сертифицированную продукцию.

При получении товара необходимым документом является доверенность по форме №М-2, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. №71а.

В ООО «Петр Хаус» товары поступают главным образом от поставщиков и оформляются товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарной накладной, товарно-транспортной накладной и счетом-фактурой).

Счет-фактура является основным первичным документом (Приложение 14), служащим основанием для расчетов с поставщиками.

Полученные счета - фактуры регистрируются в установленном порядке в книге покупок (Приложение 15).

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами.

Приемка товаров по количеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах.

При приемке товаров в ООО «Петр Хаус» заполняются следующие унифицированные формы:

– Форма №Торг-1 «Акт о приемке товаров» (Приложение 17);

– Форма №Торг-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (Приложение 18);

– Форма №Торг-12 «Товарная накладная» (Приложение 13).

Форма №Торг-1 «Акт о приемке товаров» применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии и утверждается в приказе руководителем организации.

Акт по форме №Торг-1 составляется в случаях, если:

- расхождений с документами поставщика нет, но это предусмотрено графиком документооборота организации при каждом поступлении товара, либо при поступлении партий товара определенного объема;

- обнаружены расхождения с документами поставщика, но товар поступил без предварительной оплаты или с частичной предоплатой, которая не превышает стоимости фактически поступившего товара.

Приемный акт и сопроводительные документы передаются в бухгалтерию. Бухгалтер на основании акта делает запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Поставщики товара» на стоимость фактически поступившего товара. Если при приемке товара обнаружились расхождения с документами поставщика по количеству или качеству товара, то один экземпляр акта направляется поставщику или грузоотправителю, а оплачивается только количество фактически поступившего товара. Если обнаружено расхождение по качеству (например, поступил товар другой сортности), то он приходуется по рыночным ценам, соответствующим качественным характеристикам поступившего товара.

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка проводится по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество поступившего товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (товарная накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) товаровед, осуществляющий приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

В случае несоответствия фактического наличия товаров, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, составляется акт формы №Торг-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей», который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. Акт составляется комиссией, в состав которой входит бухгалтер-ревизор, товаровед и материально-ответственное лицо (заведующая магазином). В ООО «Петр Хаус» акт составляется без представителя поставщика в одностороннем порядке.

Особое внимание уделяется при закупке товара или его приемке на наличие сертификата соответствия на закупаемый товар.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки.

При реализации товаров в розницу денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно-кассовой техники.

Сумма розничного товарооборота ООО «Петр Хаус» определяется по сумме выручки за реализованные товары уменьшенная на сумму НДС. Выручка рассчитывается как разность между показаниями сумм контрольно-кассовых машин на конец и начало дня по каждому структурному подразделению.

В объем розничного товарооборота включается сумма выручки, сданная материально ответственным лицом по окончании рабочего дня в кассу организации. Прием наличных денег оформляется приходным кассовым ордером (Приложение 16).

Реализация регистрируется, согласно чеков контрольно-кассовых машин, в книге продаж.

Кроме этого в ООО «Петр Хаус» отпускается товар из магазина в магазин, что оформляется накладной на внутреннее перемещение товаров (Приложение 17).

Порядок возврата товаров, приобретенных в розничной торговле, регулируется Гражданским кодексом РФ и Законом РФ от 07.02.92 №2300-1 «О защите прав потребителей».

Статьями 475, 480, 482 ГК РФ определено, что если возврат производится в результате существенного нарушения продавцом условий договора по качеству, ассортименту, комплектности, упаковке или других условий поставки товара, то такой возврат товара рассматривается как произведенный в рамках предусмотренного законодательством отказа покупателя от исполнения договора купли-продажи. В этом случае договор считается недействительным, а переход права собственности на товар - несостоявшимся.

Прием возвращаемого покупателем товара оформляется товарной накладной (форма №ТОРГ-12) в 2-х экземплярах. Один экземпляр товарной накладной заведующая магазином прикладывает к товарному отчету, а другой - вручается покупателю и является основанием для обмена товара или получения денежной суммы за данный товар.

Порядок оформления возврата денежных средств за принятые от покупателей товары различается в зависимости от сроков возврата денежных средств.

Если деньги возвращаются в день покупки товара, то возврат денежной суммы производится из операционной кассы магазина по выданному в этой кассе чеку ККТ (в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»).

На сумму возврата денежных средств составляется акт по форме КМ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 №132. Принятые от покупателя и погашенные кассовые чеки наклеивают на лист бумаги и вместе с вышеуказанным актом сдают в бухгалтерию при кассовом отчете.

Если деньги за товар возвращаются не в день покупки или кассовый чек покупателем утерян, то возврат денег осуществляется только из главной кассы по расходному кассовому ордеру (форма №КО-2) на основании письменного заявления покупателя при предъявлении документа, удостоверяющего личность (в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 №40). За исследуемый период в ООО «Петр Хаус» возврата товара не было.

Материально-ответственные лица на основе фактического получения товаров и их реализации составляют товарный отчет (Приложение 8).

В ООО «Петр Хаус» товарный отчет составляется материально-ответственными лицами с 1-го по 7-ое, с 8-го по 14-ое, с 15-го по 21-ое и с 22-го по 31-ое каждого месяца.

В ООО «Петр Хаус» ведется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, движение товаров и тары отражают в журнале - ордере по кредиту счета 41. Записи в регистре ведут не по каждому первичному документу в отдельности, а в целом по товарному отчету, где показывают остаток товаров на начало отчетного периода, обороты по Дебету и Кредиту счета 41 с указанием корреспондирующих счетов и остаток товаров на конец отчетного периода.

По окончании месяца в учетном регистре по счету 41 подсчитывают итоги, которые сверяют с соответствующими показателями учетных регистров по другим счетам. Итоги журнала-ордера записывают в Главную книгу.

Бухгалтерия организации контролирует полноту и своевременность оприходования и списания реализованных товаров, правильность документального оформления, законность и целесообразность товарных операций и осуществляет своевременное и правильное отражение в учете.

Размещено на Allbest.ru