Современные организационные формы службы делопроизводства. Документооборот

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования и науки РФ

ФГАОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет»

Факультет экономики и управления (ФЭУ)

Контрольная работа по дисциплине

«Документоведение и делопроизводство»

Выполнил студент Наумова А.П.

Группа ЗГМУ-102С

Екатеринбург 2015



Основные задачи и функции службы делопроизводства. Типовые структуры службы ДОУ в организациях различных уровней управления

Современные организационные формы службы делопроизводства. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение -- управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников -- секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате -- централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационные работы, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Децентрализованная форма организации документационного оборота представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение данной организации создает свою собственную службу работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.

Смешанная форма организации работы с документами -- самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Основными функциями документационной службы организации являются:

- осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и информационно-справочной работы по ним;

- организация своевременного рассмотрения поступающих на предприятии документов;

- осуществление контроля за правильностью оформления, поставляемых на подпись руководителю документов; внедрение и ведение унифицированных форм документов организации;

- организация контроля за составом применяемых видов и форм документов;

- регулирование хода исполнения документов, обобщение сведений и регулярное информирование руководства о результатах контроля за состоянием исполнительской дисциплины;

- организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях организации;

- разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации;

- организация работы архива;

- повышение квалификации работников службы ДОУ, секретарей руководителей организации и структурных подразделений, архива;

- организация рабочих мест, в том числе автоматизированных, и условий труда работников службы ДОУ.

Задачи и функции службы делопроизводства

Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.

Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов;

- сокращение документооборота;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.

Основными целями и задачами службы делопроизводства являются:

- организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- ведение информационно-справочной работы по документам организации;

- машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

- копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

- подготовка к докладу руководству поступающих документов;

- организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

- регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

- организация хранения документов в структурных подразделениях;

- организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

- повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

- организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

- организация делопроизводства по обращениям граждан;

- разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

- контроль за сроками исполнения документов;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

- обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

- разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Структура и численный состав делопроизводственной службы

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

- секретариат;

- экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

- подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

- подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

- подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

- подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

- отдел совершенствования делопроизводства;

- копировально-множительное бюро;

- протокольная группа;

- редакционная группа;

- приемная;

- архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. (19, с.339)

Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений

Секретариат:

- информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов);

- планирование рабочего дня руководителей;

- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов;

- составление и оформление документов по заданиям руководителей;

- аналитическая работа по документам по заданию руководителя;

- организация телефонных переговоров руководителей.

Экспедиция:

- организация командировок и деловых встреч руководителей и др. прием корреспонденции, поступающей в адрес организации;

- распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения;

- обработка отправляемых из организации документов;

Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов:

- регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- ведение информационно-справочной работы по документам организации;

- подготовка документов для представления на рассмотрение руководства;

- контроль за правильностью оформления документов;

- формирование дел;

- подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.

Подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов:

- организация контроля за сроками исполнения документов;

- постановка документов на контроль;

- проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов.

Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан:

- регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб);

- подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством;

- направление обращений граждан на исполнение;

- контроль за сроками исполнения обращений граждан;

- отправка писем-ответов гражданам;

- обобщение результатов исполнения обращений граждан;

- формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан;

- подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан.

Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов:

- перепечатка документов по заявкам подразделений и работников;

- считывание документов.

Отдел совершенствования делопроизводства:

- разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.);

- разработка и корректировка номенклатуры дел организации;

- консультирование работников организации по вопросам работы с документами;

- методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях;

- проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

- организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству;

- разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве;

- постановка задач автоматизации делопроизводства.

Копировально-множительное бюро:

- копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников.

Протокольная группа:

- разработка планов работы коллегиальных органов;

- оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа;

- подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний);

- ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов;

- рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам;

- оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов;

- контроль за исполнением решений коллегиальных органов;

- оформление выписок из протоколов и др.

Редакционная группа:

- редактирование документов, издаваемых в организации;

- корректорская правка;

- подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования.

Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан):

- организация приема посетителей руководством организации;

- составление плана работы приемной;

- ведение учетной документации по личному приему граждан;

- организация исполнения документов, полученных при личном приеме;

- обобщение результатов приема посетителей;

- подготовка предложений по совершенствованию работы приемной.

Архив (организации):

- ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;

- прием дел структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

- организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования;

- проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях - источниках комплектования;

- организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

- участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления;

- документационный управленческий решение делопроизводство.

Разделение труда между подразделениями и исполнителями. Типовые структуры ДОУ в организациях различных уровней управления. Типовые положения о службах ДОУ

Под структурой службы ДОУ следует понимать оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, отношения между этими подразделениями.

В существующей практике имеет место значительный разнобой в названиях и внутренней организации служб ДОУ. Например, в качестве такой службы может выступать секретариат, общий отдел, служба документации, отдел делопроизводства, канцелярия и т п.

Попытка упорядочить названия и структуры делопроизводственных служб дана в Государственной системе документационного обеспечения управления, согласно которым служба ДОУ может включать в свой состав следующий типовой набор подразделении:

- экспертная -- ведет прием поступающих документов, сортирует их на регистрируемые и нерегистрируемые, распределяет по слепням; ведет количественный учет поступающих и отправляемых документов; доставляет документы в подразделения; обрабатывает и отправляет исходящие документы;

- подразделение по учету и регистрации документов -- регистрирует входящие, исходящие и внутренние документы; формирует и ведет справочно-информационный фонд; проверяет правильность составления и оформления исходящих и внутренних документов;

- секретариат -- осуществляет предварительное рассмотрение и подготовку к докладу руководителю поступающей корреспонденции по принципиально важным для организации вопросам деятельности;

- протокольное бюро, или протокольная группа -- осуществляет подготовку совещаний и оформление принятых нормативно-распорядительных документов, их согласование, организует официальные встречи и другие коллективные мероприятия;

- группа контроля -- осуществляет контроль за своевременностью исполнения документов, контролирует сроки выполнения структурными подразделениями устных поручений руководства, осуществляет анализ исполнительской дисциплины; информирует руководство о ходе выполнения документов и поручении;

- архив -- отвечает за учет, прием и организацию использования дел, оказывает методическую помощь структурным подразделениям в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив; осуществляет контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в подразделениях; готовит дела к передаче на постоянное хранение;

- копировально-множительное бюро -- осуществляет копирование и тиражирование документов и их учет;

- группа совершенствования работы с документами и внедрения технических средств -- осуществляет разработку и внедрение мероприятий по совершенствованию службы ДОУ, разрабатывает организационно-методические документы, инструкции и т. п.; разрабатывает типовые трафаретные письма; разрабатывает классификационные справочники (номенклатура дел, перечни документов со сроками хранения); организует повышение квалификации работников службы ДОУ;

- группа автоматизации документооборота -- разрабатывает общую политику компьютеризации процессов документационного обеспечения; формулирует задачи перед разработчиками сетевых технологий компьютеризации документооборота, контролирует использование в компьютерной сети организации однотипного программного обеспечения, для сопряжения форматов сохранения и характеристик форматирования документов; разрабатывает рекомендации по унификации структуры документальных файлов и их наименованию на пользовательских дисках и общих серверах.

Кроме названных подразделений в состав службы ДОУ могут быть также включены отдел защиты информации (особый или первый отдел), группа приказов и многие другие.

Должностной и численный состав работников службы ДОУ, функции, должностные инструкции как основной нормативный документ.

Конкретный состав службы, ее задача, обязанности и права определяются в Положении о службе ДОУ, утверждаемом руководителем организации, наряду с положениями о других управленческих службах: финансовой, кадровой, юридической и т. д.

Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления осуществляется при помощи нормативных, организационных и распорядительных документов, к которым относятся положения, инструкции, правила, должностные инструкции, и др.

Инструкция по делопроизводству -- основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция составляется для организации с учетом специфики его деятельности. Основой для разработки индивидуальной инструкции являются:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения (1991);

- типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000);

- типовые и примерные инструкции, выпускаемые министерствами и ведомствами для подведомственных организаций, - инструкции по делопроизводству, как в аппарате Президента, Государственной Думе, так и успешно применяемые в министерствах и ведомствах.

Инструкции по делопроизводству строятся по единой схеме и включают в себя общие положения, тематические разделы и принципы. Раздел «Общие положения» содержит информацию о сфере распространения инструкции, ответственности за ее соблюдение и методическом обеспечении этой деятельности. В разделе устанавливаются должности сотрудников, отвечающих за работу с документами.

Раздел «Документирование» определяет вопросы деятельности организации, подлежащие документированию, перечисляет виды и разновидности документов, используемых для распорядительной, организационной, информационной и других видов деятельности, определяет общие правила подготовки, визирования, согласования и утверждения документов; указывает порядок изготовления и размножения документов, правила использования и хранения бланков, печатей, штампов. В этом же разделе дается описание работы исполнителей с документами:

В следующем разделе «Организация документооборота» определяются порядок приема, обработки, распределения входящих, исходящих и внутренних документов, организация их транспортировки, приема и передачи от одного подразделения другому; основные инстанции движения различных групп документов; правила учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» определяет организацию и особенности регистрации отдельных групп документов, методику заполнения регистрационных форм, порядок индексации документов

В разделе «Организация справочной рабаты» рассматриваются принципы построения информационных баз документных данных и картотек, порядок систематизации справочных массивов и обеспечение их доступности.

В разделе «Оперативное хранение документов» определяются правила хранения дел в структурных подразделениях, правила формирования документов в дела, правила разработки номенклатуры дел, порядок ее утверждения и использования, система индексации дел.

Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» устанавливает порядок и организацию проведения экспертной ценности документов, правила подготовки дел к архивному хранению, требования к описанных к применению форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, образцы регистрационных форм, и т. п.

В составлении инструкции по делопроизводству участвуют работники службы ДОУ и архива, она согласовывается с юридической службой, утверждается приказом руководителя организации и является внутренним нормативным документом, обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации.

Нормирование труда работников службы ДОУ. Размещение структурных подразделений службы ДОУ, условия труда, организация и оборудование рабочих мест.

Условия труда работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых, санитарно -гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня, характер труда, нервно - эмоциональное напряжение, санитарно - гигиеническую обстановку. Исходя из этого устанавливают перерывы на обед, начало и конец рабочего дня. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.

В оборудование рабочих мест входит мебель, оргтехника, основные и вспомогательные материалы, канцелярские принадлежности, организация ремонта и наладка оборудования.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать следующим условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений. Вспомогательные службы можно располагать в цокольных этажах зданий, подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Печати и бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.



Документооборот и его организация

Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

* документы, поступающие из других организаций (входящие);

* документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

* документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

* первичную обработку;

* предварительное рассмотрение;

* регистрацию;

* рассмотрение руководством;

* передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

> направляемые на рассмотрение руководителю организации,

> направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

> учет количества документов;

> обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

> обеспечение возможности ведения контроля исполнения

документов;

> обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако, не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние -- в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

> порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

> индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17, где

218 -- порядковый регистрационный номер;

08-17 -- номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

> автор (корреспондент);

> название документа;

> дата документа;

> индекс документа;

> дата поступления документа (для входящих документов);

> индекс поступления документа (для входящих документов);

> заголовок документа или его краткое содержание;

> резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

> срок исполнения;

> отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа -- ответа);

> номер дела. документооборот делопроизводство труд подразделение

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

* исполнители;

* расписка исполнителя в получении документа;

* ход исполнения;

* приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

* постановку документа на контроль;

* проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

* проверку и регулирование хода исполнения;

* учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения -- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших -- с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки -- принятием нового акта, индивидуальные -- руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится |из резолюции в контрольную карточку.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

| Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

> формирование картотеки контролируемых документов;

> направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

> выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

> напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

> получение информации о ходе и результатах исполнения;

> запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

> регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

> сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

> снятие документов с контроля по указанию руководителей;

> формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

* заданий последующих лет -- не реже одного раза в год;

* заданий последующих месяцев текущего года -- не реже одного раза в месяц;

* заданий, поручений текущего месяца -- каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

План работ по совершенствованию делопроизводства

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:

1. Документирование

1.1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.

1.2. Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).

1.3. Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.

1.4. Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).

1.5. Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами.

1.6. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.

2. Организация работы с документами

2.1. Изучение и анализ технологии работы с документами.

2.2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования. 2.3. Составление номенклатуры дел.

2.4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.

2.5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.

2.6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой - на уничтожение.

2.7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).

2.8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

2.9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.

2.10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.

Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь "должен знать все!". Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.

Секретарю необходимо:

- знать основные направления работы руководителя и фирмы;

- знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;

- предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;

- выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.



Список используемой литературы

Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1998. - 192 с.

СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО - М.: "Издательство ПРИОР", 1998. 192с.

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", (20 февраля 1995 г. N24-ФЗ).

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».

Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство. -М., 2002.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -М., 2000

Размещено на Allbest.ru

...