Особенности составления и внедрения инструкции по делопроизводству

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Омской области

Бюджетное образовательное учреждение Омской области

среднего профессионального образования

«Омский государственный колледж

управления и профессиональных технологий»

Отделение управления и экономики

Курсовая работа

Особенности составления и внедрения инструкции по делопроизводству

Специальность 032002 Документационное обеспечение

управления и архивоведение

Пермяковой Татьяны Викторовны

студентки группы До-32п специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение »

Омск 2012



Содержание

Введение

1. Правовой аспект составления инструкции по делопроизводству

Назначение инструкции по делопроизводству

Нормативная база для разработки инструкции по делопроизводству

Технология разработки инструкции по делопроизводству

2. Технология внедрения инструкции по делопроизводству

2.1 Значение внедрения инструкции по делопроизводству

2.2 Технология внедрения и утверждения инструкции по делопроизводству

Заключение

Список источников и литературы



Введение

В настоящее время ни одна организация не может существовать без службы документационного обеспечения управления.

Делопроизводство регламентируется нормативно-правовыми актами федерального, регионального и местного значения, но необходимы и локальные нормативные акты для конкретно взятой организации с учетом осуществления данного вида деятельности, и сходя из ее фактических потребностей в документированной информации, как на бумажных носителях, таки с применением системы электронного документооборота.

Инструкция по делопроизводству является основным, но не единственным нормативным актом, регламентирующим организацию с документированной информацией.

В дополнение к инструкции обычно разрабатываются положения, регламенты и прочие локальные акты, конкретизирующие порядок организации работы с отдельными видами документов, либо организация работы в управленческих ситуациях таких как:

организация службы документационного обеспечения управления в данном учреждении;

виды и разновидности документов, используемых для документирования распорядительной, организационной и информационной деятельности;

порядок подготовки отдельных видов документов;

порядок исполнения и хранения документации.

Фактически инструкция по делопроизводству закрепляет систему документационного обеспечения управления, которая сложилась в той или иной конкретной организации.

Цель - выявить особенности составления и внедрения инструкции по делопроизводству.

Задачи:

Изучить правовой аспект составления инструкции по делопроизводству.

Выявить технологию внедрения и утверждения инструкции по делопроизводству.

Объектом исследования является инструкция по делопроизводству.

Предметом исследования являются особенности составления и внедрения инструкции по делопроизводству.

Практическая значимость инструкции по делопроизводству заключается в отражении всего процесса работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы документационного обеспечения управления, но и для всех работников организации.

Для написания курсовой работы были использованы: нормативная база сферы документационного обеспечения управления, которая легла в основу содержания и соблюдения законодательства Российской Федерации, учебная литература и периодические издания печати дополнили и обогатили содержание нормативной базы, а также Internet-ресурсы, несущие дополнительное значение для общего содержания работы.



Глава 1. Правовой аспект составления инструкции по делопроизводству

правовой инструкция делопроизводство законодательный

1.1 Назначение инструкции по делопроизводству

Информация, содержащаяся в документах организации, является важнейшим управленческим ресурсом.

Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность подразделения, отвечающего за документационное обеспечение, будет организована на современном уровне, что выражается не только в оснащении службы документационного обеспечения управления современными технологическими средствами, но и в нормативной регламентации деятельности службы документационного обеспечения управления и технологических процессов работы с документами.

Важнейшую роль в этом играет Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) организации, устанавливающая единые правила работы с документами.

Разработка инструкции является одной из функций службы документационного обеспечения управления (отдел совершенствования документационного обеспечения управления, если такой имеется в организации).

Главное назначение инструкции - установить единые правила работы с документами, обеспечить прохождение документов в организации, их исполнение и что очень важно, - обеспечить сохранность документов, создаваемых и поступающих в организацию для их использования в последующей деятельности. Иными словами усовершенствовать делопроизводство на современном этапе деятельности организации. В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по документационному обеспечению управления разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы¹.

Грамотно разработанная инструкция по делопроизводству в конкретной организации с учетом особенности структуры организации повысит эффективность работы службы документационного обеспечения управления и упростит процесс работы с документацией.

Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. - Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, - с.78-92

1.2 Нормативная база для разработки инструкции по делопроизводству

Инструкция по документационному обеспечению управления разрабатывается на основе законодательных или иных нормативных правовых актов.

При составлении необходимо опираться на законодательство Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления. Необходимо принять во внимание следующие нормативные документы:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Приказ Глав Архива СССР от 25.05.1988 г № 33 -общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанная в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

Постановление Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

Указ президента Российской Федерации от 06.03.1997 года № 188, «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» - для организаций, имеющих сведения конфиденциального характера и сведений с ограничением доступа (раздел «регламентация конфиденциального делопроизводства в организации» может присутствовать в инструкции, а может быть создан отдельный нормативный документ, регламентирующий конфиденциальное делопроизводство);

Постановление правительства от 27.12.1995 г. № 1268, «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печати и бланков с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации» - для государственных структур федерального значения;

Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 15141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) на территории Российской Федерации установлены единые правила работы с документами в организациях с различными формами собственности и видами деятельности, но организации, функционирующие в различных отраслях деятельности, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации.

Основополагающим нормативным документом при составлении инструкции по документационному обеспечению управления должна служить Государственная система документационного обеспечения управления. Она включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории Российской Федерации.³

" Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. - Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, - с.78-92;

³ Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54-57;

Таким образом, при разработке инструкции необходимо учитывать законодательство на федеральном, региональном и муниципальном уровне, а также учитывать то, что инструкция должна быть оформлена в соответствии с действующим стандартом (ГОСТ Р 6.30 - 2003).

1.3 Технология разработки инструкции по делопроизводству

Процедура разработки инструкции по делопроизводству включает три основных этапа:

сбор и анализ материала;

разработка инструкции;

внедрение инструкции.⁴

Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает характеристику существующей технологии выполнения работ, их документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого труда.

Анализ организационной и функциональной структуры аппарата управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата управления.

Основным методом сбора данных является изучение нормативно-правовых методических документов. Эти данные могут быть получены путем опросов и бесед, анкетирования и прочих исследований внутри организации.

При анализе данных материалов необходимо составить организационно-структурную схему и определить, насколько она соответствует выполнению возложенных задач на аппарат управления.

⁴ Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления организации: Рекомендации/ - Москва: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007, - с. 64-70.

На первом этапе разработки Инструкции по документационному обеспечению управления изучаются:

структура организации (на основе структуры и штатной численности, а также штатного расписания);

структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа руководителя о распределении обязанностей между руководством и другими организационно-правовыми и распорядительными документами);

функции организации в целом (на основе устава или положения об организации, положениях о подразделениях);

функции отдельных органов управления (коллегии, совета правления и Д.р.) на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и д.р.);

функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

состав документов (по видам, адресатам, тематике), отложившихся в делах организации;

организация регистрации и учета документов (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам, базам данных);

организация работы по приему и отправке документов;

организация контроля исполнения документов (на основе журналов, картотек, баз данных, используемых для контроля исполнения);

система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, непосредственного анализа формирования дел в подразделениях);

организация работы исполнителей с документами;

организация работы с печатями, штампами, бланками документов, порядок выдачи ответственным лицам для работы, порядок использования, хранения;

организация по отправке и получению документов по почте, факсу, электронной почте и другими средствами связи.⁵

Основными источники сведений об организации - это нормативные, справочные, методические, информационно-справочные документы.

Проектная стадия разработки инструкции по документационному обеспечению управления начинается с разработки технического процесса, где должны быть выбраны, уточнены и в целом согласованы основные технологические схемы управленческих процессов:

состав и порядок обработки основных документов;

предлагаемый порядок работы;

схемы организации административно-управленческих связей;

формы документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

типовые тексты.

Для четкой организации документооборота необходимо получить сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам документов, о распределении документов по документопотокам и наличии стандартных и унифицированных форм документации.

Необходимо также точно установить, сколько и какие инстанции проходит каждый документ в ходе обработки. При этом следует особое внимание обратить на дублирование операций, излишние маршруты.

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54-57;

С использованием методов управленческого проектирования предприятиями разрабатываются инструкции по документационному обеспечению управления:

типовые;

примерные;

индивидуальные.

Типовые инструкции по документационному обеспечению управления разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами соответствующей отрасли.

Примерная инструкция по документационному обеспечению управления составляется для близких по структуре организаций, схожих отраслей деятельности с учетом требования Типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется», «запрещается» и т.д.

Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, сроков исполнения. Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Изложение текста должно вестись от третьего лица, или в безразличной форме.⁶

Любая инструкция по документационному обеспечения управления должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов. А также в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило приводятся:

назначение и цели инструкции;

нормативная база инструкции;

виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

общие принципы работы с документами;

нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;

ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдением положений инструкции.

Отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных и подведомственных организациях возлагается на службу документационного обеспечения управления, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях - на руководителей подразделений.

Работники, занятые непосредственно в службе документационного обеспечения управления несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

⁶ Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. - Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, - с.78-92;

В раздел «Документирование управленческой деятельности» входят следующие подразделы:

общие требования к документам;

бланки документов;

оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

применение электронного документооборота в документировании управленческой деятельности.

Подраздел «Особенности оформления отдельных видов или комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь структуру:

подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, собраний, совещаний, советов и др.);

составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, актов, служебных записок);

подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемые в организации: от ведения документооборота, до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступившими по почте, но и с документами, поступившими по каналам электросвязи (телеграф, факс, электронная почта), с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

В управленческой деятельности при работе с документами используются печати и штампы, а значит, в организации должен быть порядок их учета, хранения и использования.

Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать порядок учета бланков: необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращение неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов.

Структура этого раздела может быть следующей:

организация документооборота;

прием, обработка и прохождение поступающих документов;

регистрация и учет поступающих документов;

организация работы с отправляемыми документами;

регистрация и прохождение внутренних документов;

учет объемов документооборота;

контроль исполнения документов;

организация работы с обращениями граждан;

работа исполнителя с документами;

изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

использование средств факсимильной связи;

ксерокопирование и тиражирование документов;

организация хранения документов;

составление и ведение номенклатуры дел;

формирование дел;

оформление дел;

оперативное хранение дел;

передача дел на архивное хранение;

работа исполнителя с документами;

изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

организация работы с документами, поступающими по электронной почте;

*копирование и тиражирование документов.

Данная структура носит примерный характер.

В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами.

Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование работы

⁷ Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54-57;

коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.)»; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами - раздел «Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают обращения граждан - раздел «Организация работы с обращениями граждан» и др.

Чтобы грамотно разработать структуру и разделы инструкции необходимо знать установленные правила оформления 30 реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их к конкретной организации.

При наличии части конфиденциального делопроизводства в конкретной организации следует подчеркнуть ответственность должностных лиц при работе с конфиденциальной документацией.

Здесь должна быть ссылка на существующую нормативную базу, как в стране в целом, так в пределах организации, обозначены основные технические способы подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).

Если организация относится к государственной структуре, то на ее бланках отдельных видов документов нужно использовать Государственный герб Российской Федерации или Герб Субъекта Российской Федерации (негосударственные органы не обладают таким правом).

В том случае, когда на бланке необходимо разместить эмблему организации, использование Государственного Герба Российской Федерации или Герба Субъекта Российской Федерации исключено.

Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и включения отдельного раздела в общую Инструкцию по документационному обеспечению управления определяется отсутствием кадрового структурного подразделения (если фирма небольшая, то документы готовит бухгалтер или секретарь).⁹

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина, под общей редакцией профессора Т.В. Кузнецовой. - М: МЦФЭР, 2004, с. 212-215;

Таким образом, инструкция по делопроизводству, являясь локальным нормативным документом, отражает весь процесс работы с документацией внутри отдельной организации. Как и любой другой нормативный локальный документ имеет ряд особенностей составления, а именно:

может основываться на типовой, примерной инструкции по делопроизводству, а также основой для разработки может служить Государственная система документационного обеспечения управления;

при разработке необходимо учитывать законодательство Российской Федерации на федеральном, региональном и муниципальном уровне;

процедура разработки происходит поэтапно (сбор и анализ материала, разработка инструкции, внедрение инструкции);

структура инструкции обычно содержит основные разделы, такие как, «Общие положения», «Документирование управленческой деятельности», «Организация работы с документами», но в тоже время может содержать уникальные, индивидуальные разделы, например, «Организация конфиденциального делопроизводства», если в организации есть конфиденциальные документы, а Инструкция по организации конфиденциального делопроизводства не предусмотрена.

⁹ Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54-57;



Глава 2. Технология внедрения инструкции по делопроизводству

2.1 Значение внедрения инструкции по делопроизводству

Организация, стремящаяся к соблюдению нормативной базы документационного обеспечения управления, в том числе и инструкции по документационному обеспечению управления, должна оптимизировать технологию внедрения инструкции по делопроизводству.

При разработке и внедрении инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству), а потом и в применении на практике необходимо учитывать интересы следующих категорий работников:

специалисты по документационному обеспечению управления;

работники, ответственные за организацию работы с документами в структурных подразделениях;

высшее руководство организации (руководитель организации, заместитель руководителя, главные специалисты, т.е та категория руководителей, которые принимают управленческие решения, утверждают или подписывают документы);

*руководители структурных подразделений всех уровней.¹

Поскольку правила составления и оформления документов

должны знать не только специалисты структурных подразделений, которым непосредственно приходится заниматься подготовкой документов, но и другие специалисты по документационному обеспечению управления, например, руководители или работники юридического, кадрового отделов, хоть и в меньшем объеме, но целесообразно будет в качестве отдельного нормативно-методического документа разработать правила подготовки отдельных видов документов.

Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления организации: Рекомендации/ - Москва: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007, - с. 64-70;

Это позволит освободить инструкцию по документационному обеспечению управления от значительной части материалов, относящихся к документации. А также позволит полно и детально изложить требования к составлению и оформлению различных видов документов (распорядительные, организационно-правовые, договорная документация, информационно-справочные и другие виды документов), дополнив эти требования справочными материалами, а также оформлением документов на конкретном примере.

Для эффективного внедрения уже разработанной инструкции с принятием во внимания ее особенностей и потребностей, необходимо учесть интересы работников, непосредственно задействованных в процессе управления организацией и тех, чья деятельность связана с документацией.

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, с. 54-57;

2.2 Технология внедрения и утверждения инструкции по делопроизводству

Технология внедрения и утверждения инструкции по делопроизводству происходит поэтапно:

Утверждение:

вычитка документа;

подпись;

проставление виз согласования;

проставление грифа утверждения. Внедрение:

выдача работникам экземпляров инструкции для ознакомления;

проставление визы каждого работника на листе ознакомления (последний лист инструкции);

проведение консультационной лекции для сотрудников организации.

На этапе утверждения инструкции по документационному обеспечению управления текст инструкции согласовывается с отделами и заместителя руководителя, а также руководителями структурных подразделений, а именно:

руководителями структурных подразделений;

заместителями руководителя организации;

юридическим отделом;

бухгалтерией;

отделом кадров;

службой архива.

А также с другими наиболее важными с точки зрения организации функциональными подразделениями.

Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции предается согласованию с юридическим отделом, архивом и кадровой службы.

После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель организации. ¹²

В первой главе данной работы уже выяснилось, что инструкция по документационному обеспечению управления является локальным нормативным актом, то в любом случае данный документ должен иметь следующие реквизиты в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003:

наименование организации;

вид документа;

дата;

номер;

место составления (издания) документа;

заголовок к тексту;

визы согласования;

подпись;

гриф утверждения.

Инструкция по документационному обеспечению управления оформляется на общем бланке организации, утверждается непосредственно руководителем организации, вводится в действие приказом.

В приказе дается указание на срок ведения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции.

¹² Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления организации: Рекомендации/ - Москва: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007, - с. 64-70;

При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу.

Приказ о введении инструкции в действие должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе документационного обеспечения управления и руководителям других структурных подразделений.

В приказе должны быть указаны:

дата, с которой инструкция вводится в действие;

старые документы, действие которых отменяется данной инструкцией;

*сотрудник, ответственный за исполнение приказа.¹³

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации.

Служба документационного обеспечения управления (обычно это проводит отдел совершенствования делопроизводства, или заведующая канцелярии, если данная должность предусмотрена в организации) должна провести обучение работников ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, новым правилам работы с документами.

На этих занятиях разработчики инструкции по делопроизводству, а также ответственные лица за внедрение, применение инструкции разъясняют содержание инструкции, а также возможные вопросы, которые могут возникнуть в процессе функционирования организации с применением новой инструкции по документационному обеспечению управления.

¹³ Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. - Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, - с.78-92

Обычно особое внимание на таких занятиях уделяется вопросам, связанных с:

Организацией документооборота:

прием, обработка и прохождение поступающих документов;

регистрация и учет поступающих документов;

организация работы с отправляемыми документами;

регистрация и прохождение внутренних документов;

учет объемов документооборота;

контроль исполнения документов.

Систематизацией документов и организацией и их хранения:

составление и ведение номенклатуры дел;

формирование дел;

оперативное хранение дел;

*подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

илиуничтожение (составление описей дел, оформление дел,

уничтожение документов);

*передача дел на архивное хранение.

А также общие вопросы документационного обеспечения управления:

работа исполнителя с документами;

изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

· использование средств факсимильной связи;

· использование средств пневмопочты;

· использование электронной почты;

· ксерокопирование и тиражирование документов.

Также в форме консультации разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения.

В приложении к инструкции помещаются образцы документов, образцы оформления отдельных видов документов, перечни документов, заверяемые печатью организации, формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, а также другие справочно-методические материалы, возможно иллюстрированные.

Отдельные положения инструкции по делопроизводству могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, например, инструкция по конфиденциальному делопроизводству, а также некоторые пункты конкретной инструкции могут регламентироваться специфическими методическими документами, посвященными отдельным направлениям работы с документами.

В дальнейшем задача службы документационного обеспечения управления - контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

После разработки инструкции и ее ввода в действие необходимо какой-то период времени жестко контролировать соблюдение, исполнение новых положений, правил в соответствии с инструкцией по документационному обеспечению управления.

Вообще, такая инструкция является локальным, нормативным документом длительного действия.

¹⁴ Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления организации: Рекомендации/ - Москва: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007, - с. 64-70;

Пересмотр и обновление инструкции необходимы и возможны при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания согласования утверждения.

Например, это происходит, когда организация начинает активно развиваться, меняется организационная структура, изменяется основное направление деятельности организации и ее функции, внедряется система электронного документооборота и прочие значительные изменения.¹⁵

Необходим пересмотр инструкции и в случае коренных изменениях в действующем законодательстве в сфере трудового, гражданского, административного права; нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах, определяющих отдельные виды функционирования службы документационного обеспечения управления.¹⁶

И так, процесс внедрения состоит из утверждения инструкции ее руководителем и согласование инструкции с наиболее заинтересованными должностными лицами и подразделениями, для дальнейшего оптимального использования ее в будущем, а также вычитка инструкции и консультация разработчиками работников неотъемлемая часть технологии внедрения.

Таким образом, инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей конкретной организации нужно не просто разработать, но и приемлемо внедрить для эффективной работы в будущем.

Справочник секретаря и офис-менеджера 2010 год, № 1, В.И. Андреева, «Регламентация работы с документами»;

¹⁶ Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. - Пенза: Издательство Пенз. гос. Ун-та, 2008, - с.78-92;

В отдельной организации технология внедрения может отличаться, но утверждение руководителем и визирование обязательны, а также проведение консультационных лекций для сотрудников¹⁷.

Особенности внедрения:

на этапе утверждения инструкция согласовывается с заместителями руководителя и руководителями структурных подразделений, а также согласование с отделом кадров, юридическим отделом, архивом и прочими подразделениями в зависимости от направления деятельности организации;

оформляется на общем бланке организации с соблюдением реквизитов в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30 -2003;

инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом длительного действия и не имеет конкретных исполнителей и сроков исполнения;

вводится в действие распорядительным документом (приказом) и должна быть доведена до каждого работника организации;

отдельные положения инструкции могут дополняться и регламентироваться другими локальными нормативными документами;

пересмотр инструкции необходим в случае коренных изменениях в действующем законодательстве Российской Федерации или в случае реорганизации организации и возможной ликвидации;

¹⁷ Секретарь-референт 2007 год, № 9, В. Янковая, «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)»;

* инструкция обычно имеет приложения, а именно образцы документов, формы журналов и карточек, а также другие справочно-методические материалы, возможно, иллюстрированные.



Заключение

Подводя итоги по проделанной работе, можно сказать то, что инструкция по делопроизводству - локальный нормативный документ, отражающий особенности ведения делопроизводства в конкретной организации.

Наиболее точно разработанная инструкция по делопроизводству повысит эффективность работы службы документационного обеспечения управления и упростит процесс работы с документацией.

При разработке необходимо учитыватьи опираться на законодательство Российской Федерации на федеральном, региональном и муниципальном уровне.

Исходя из того, что инструкция по делопроизводству локальный нормативный документ, а значит, имеет определенные особенности составления и внедрения.

Особенности составления:

может основываться на типовой, примерной инструкции по делопроизводству, а также основой для разработки может служить Государственная система документационного обеспечения управления;

при разработке необходимо учитывать законодательство Российской Федерации на федеральном, региональном и муниципальном уровне;

процедура разработки происходит поэтапно (сбор и анализ материала, разработка инструкции, внедрение инструкции);

структура инструкции обычно содержит основные разделы, такие как, «Общие положения», «Документирование управленческой деятельности», «Организация работы с документами», но в тоже время может содержать уникальные, индивидуальные разделы, например, «Организация конфиденциального делопроизводства», если в организации есть конфиденциальные документы, а Инструкция по организации конфиденциального делопроизводства не предусмотрена.

Помимо особенностей составления также еще существует ряд особенностей внедрения инструкции по делопроизводству, зависящие от структуры, деятельности организации и прочих факторов, которые влияют на потребность организации в процессе документации.

Особенности внедрения:

на этапе утверждения инструкция согласовывается с заместителями руководителя и руководителями структурных подразделений, а также согласование с отделом кадров, юридическим отделом, архивом и прочими подразделениями в зависимости от направления деятельности организации;

оформляется на общем бланке организации с соблюдением реквизитов в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30 -2003;

инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом длительного действия и не имеет конкретных исполнителей и сроков исполнения;

вводится в действие распорядительным документом (приказом);

отдельные положения инструкции могут дополняться и регламентироваться другими локальными нормативными документами;

пересмотр инструкции необходим в случае коренных изменениях в действующем законодательстве Российской Федерации или при изменении структуры организации;

инструкция обычно имеет приложения, а именно образцы документов, формы журналов и карточек, а также другие справочно-методические материалы, возможно, иллюстрированные;

инструкция должна быть доведена до каждого работника организации.

Таким образом, при разработке инструкции по делопроизводству необходимо опираться на нормативную базу Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления и руководствоваться особенностями составления и внедрения инструкции в конкретной организации с учетом потребностей в документированной информации.



Список источников и литературы

Указ президента Российской Федерации от 06.03.1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печати и бланков с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 года № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 года № 751 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Приказ Глав Архива СССР от 25.05.1988 года № 33;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанная в соответствии с Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 года № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;

Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р15141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

Делопроизводство: Учебное пособие/ О.И. Замыцкова, Ростов н/Д: Феникс, 2001;

Делопроизводство: Учебное пособие для среднего профессионального образования/ М.И. Басаков, 2-е изд. М., Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2003;

Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. 2-е изд., перераб. и допол. - М.: Издательский центр «Академия», 2004;

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина, под общей редакцией профессора Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004, - с. 212-215;

Организация работы с документами: серия «Высшее образование»/ М.В. Ватолина. - Ростов н/Д: Феникс, 2004;

Документационное обеспечение управления: Учеб. - прак. пособие. -М.: Проспект, 2005;

Документированиеуправленческойдеятельности. Делопроизводство/ В.А. Спивак. - Москва: Питер, 2007;

Делопроизводство: упр. Документацией, документирование деятельности предприятия, орг. службы делопроизводства, новая Типовая инструкция по делопроизводству/ М.Ю. Рогожин. - Москва: Индекс Медиа, 2007; Делопроизводство: образцы документов с комментариями/ Е.А. Лопатникова. - 5-е изд., стер. - Москва: Омега Л, 2008;

Эффективное делопроизводство/ И.В. Клоков, B.C. Пташкинский. -Москва: Питер, 2008;

Документационное обеспечениеуправления и делопроизводство: учебник для высших и средний специальных учебных заведений/ И.Н. Кузнецов. - Москва: ЮРАЙТ, 2010;

Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления организации: Рекомендации/ - Москва: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2007, - с. 64-70;

Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. - Пенза: Издательство Пенз. гос. ун-та, 2008, - с. 78-92;

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, под общей редакцией профессора Т.В. Кузнецовой, М.: Форум, 2011, - с. 54-57;

Секретарь-референт 2003год, №1,А.Ю.Чуковенков, «Инструкция по делопроизводству в организации»;

Секретарь-референт 2006 год, А.Ю. Чуковенков, «Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

Секретарь-референт 2007 год, № 9, В. Янковая, «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)»;

Секретарь-референт 2008 год, № 8, Л.В. Санкина, «Инструкция по делопроизводству в небольшой организации»;

Справочник секретаря и офис-менеджера 2010 год, № 1, В.И. Андреева, «Регламентация работы с документами»;

Справочник секретаря и офис-менеджера 2010 год, № 1, В.И. Андреева, «Регламентация работы с документами»;

28.[http://ww w. sekretariat.ru/magazine/archive/rubric5 8/9131]

http://www.sekretariat.ru, «Pro-Секретариат»;

[http://ecm-ioumal.ru/card.aspx?ContentID=20190001 http://ecm-i ournal.ru/, «ECM-Journal.ru»;

[http://profSz.ru/sr/3 2006/1568/], http://profiz.ru/, «Профессиональное издательство».

Размещено на Allbest.ru

...