Особенности организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Республики Казахстан

Костанайский социально технический университет

имени академика З. Алдамжар

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Особенности организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

специальность 050508 - «Учет и аудит»

Асмадиярова Гульжан Елжановна

Костанай 2010



Содержание

Введение

1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

1.1 Учет командировочных расходов при направлении работника в служебную командировку внутри страны

1.2 Порядок оформления первичных документов при выдаче денежных средств в подотчет

1.3 Расчеты с подотчетными лицами за приобретенные товары (работы, услуги)

1.4 Оформление документов при направлении работника в загранкомандировку

2. Подготовка к проведению аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

2.1 Правовое положение предприятия АО «Костанайские минералы»

2.2 Материальная ответственность работника и работодателя

2.3 Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов и оформление результатов проверки

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами

3.1 Методика проведения аудита расчетов с подотчетными лицами

3.2 Нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

3.3 Учет расчетов с подотчетными лицами фирмы АО “Костанайские минералы”

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Процесс трансформации, который сейчас проходят бывшие социалистические страны, в том числе и Республика Казахстан, можно охарактеризовать, как переходную экономику. Преобразование экономики РК, как и других республик. Это имеет серьезные экономические и другие последствия, так как в силу разрыва народнохозяйственных связей уменьшаются возможности для поиска источников расширенного воспроизводства, подрываются возможности для становления новых форм координации. Каждое общество всегда стоит перед выбором вариантов развития.

Сложность реальных экономических процессов, их противоречивость и неоднозначность в переходной экономике, создают значительные трудности для выбора направления экономической политики, отвечающих прогрессивной тенденции развития общества.

Различие возможных вариантов экономической политики столь велико, что последовательная реализация каждого из них в течение 20-25 лет может привести к формированию различных моделей экономического развития страны в том числе и исторически бесперспективных, тупиковых. Объективным основанием для этого служит то, что тенденции и закономерности современной экономики противоречат друг другу.

Современная экономика- это сочетание противоречащих друг другу групп отношений: рыночной системы отношений и сознательного регулирования всей экономики; активного предпринимательства, ориентированного на возрастание капитала, прибыльности и необходимости социально-ориентированного развития; тенденции к открытости экономики и необходимости обеспечить защиту национального воспроизводства особенно в тех секторах, где национальная промышленность еще неконкурентоспособна.

Перед экономической политикой стоит выбор между односторонним подходом к закономерным тенденциям развития и национальным традициям и всесторонним подходом, учитывающим реальную сложность и противоречивость тенденций современной смешанной экономики.

Расчеты с подотчетными лицами представляют собой неотъемлемую часть хозяйственной деятельности предприятия. Учитывая, что данные операции постоянно присутствуют на предприятии и в расчетах участвует определенный круг должностных лиц, особое внимание должно быть уделено контрольным процедурам за правильностью отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском и налоговом учете.

Расчеты с подотчетными лицами - один из примеров, когда определяющее значение придается достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Без правильного документирования операций в бухгалтерском учете не может быть и речи о признании расходов вычетами в налоговом учете.

В данной работе будет рассмотрен порядок бухгалтерского и налогового учета по следующим операциям:

расчеты с подотчетными лицами за приобретенные активы, оплату работ (оказание услуг),

расчеты по служебным командировкам,

расчеты по возмещению материального ущерба,

учет представительских расходов.

Единым требованием для всех этих операций является утвержденная на предприятии учетная политика с обязательным перечнем контрольных процедур и документов с целью достоверного отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете. Причем, компании могут включать отдельный раздел в учетную политику или разрабатывать отдельные положения в виде приложений к ней, как неотъемлемую часть учетной политики.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Аудиторские проверки необходимы государственным органам, судам, прокурорам и следователям для подтверждения интересующей их финансовой отчетности.

В данной работе я собираюсь рассмотреть актуальную в настоящее время тему аудита расчетов с подотчетными лицами. В первом разделе будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих Задолженность работников и других лиц, кратко будет рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

Во втором разделе будут изучены этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами. Также здесь будет описано оформление результатов аудиторской проверки.

Задачей третьего раздела является ознакомление с методиками проведения аудиторской проверки, предлагаемыми тремя авторами. Поскольку Задолженность работников и других лиц носят массовый, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры проверки просты. В третьем разделе также будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами и штрафные санкции, применяемые за нарушения в бухгалтреском учете расчетов с подотчетными лицами.

Цель настоящего исследования - на основании нормативных, законодательных материалов, научной и специальной литературы, опыта организации учетно-аналитической работы на предприятии АО «Костанайские минералы» глубокого изучения и разработки предложений по совершенствованию учета и аудита с подотчеными лицами. На базе Джетыгаринского месторождения был построен и пущен в эксплуатацию в 1965 году горно-обогатительный комбинат «Кустанайасбест». На данном этапе производственная мощность комбината по выработке хризотил-асбест 3-6 групп составляет 400 тыс. тонн в год по переработке руды - 7,5 млн. тонн. В конце 2003 года ОАО «Кустанайасбест» преобразован в АО «Костанайские минералы» находящегося в г. Житикаре Костанайской области.

бухгалтерский налоговый оплата командировка

1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

1.1 Учет командировочных расходов при направлении работника в служебную командировку внутри страны

В тех случаях, когда оплату отдельных видов расходов невозможно произвести безналичным путем через учреждения банка или наличными из кассы, допускается ее расход через подотчетных лиц. Денежная наличность подотчетным лицам выдается на следующие цели:

операционные расходы;

административно-хозяйственные расходы;

служебные командировки.

Выдача наличности в подотчет производится:

только тем сотрудникам, список которых утвержден руководителем;

после полного расчета сотрудника по ранее полученным подотчетным суммам;

не ранее наступления действительной надобности в расходах, размер которой утверждается руководителем.

Документальное оформление командировочных расходов регулируется следующими законодательными и нормативными актами:

Постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года № 1428 «Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан»

Постановлением Правительства Республики Казахстан от 24 декабря 2001 года № 1677 «Об утверждении норм представительских расходов и суточных, выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода»

Постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 февраля 2003 года № 148 «О мерах по упорядочению расходования валютных средств на заграничные командировки за счет средств республиканского и местных бюджетов» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 8 августа 2006 года).

Статьей 93 Налогового кодекса Республики Казахстан.

Учетной политикой предприятия, протоколами участников предприятия, приказами руководящих органов.

Статьей 1 Трудового кодекса Республики Казахстан от 15 мая 2007 года № 251 определено, что командировка - это направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Согласно Правилам о служебных командировках, командировка определяется как поездка работника по распоряжению руководителя государственного учреждения на определенный срок для выполнения трудовых обязанностей вне места его постоянной работы, а также на повышение и переподготовку профессионального уровня и квалификации. Из вышеизложенных определений следует, что в командировку может быть направлен только работник предприятия - физическое лицо, состоящий в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющий работу по индивидуальному трудовому договору.

Многие организации имеют в других регионах республики филиалы, участки, представительства и другие подразделения, в которых работают работники, проживающие в данной местности. В таких случаях местом постоянной работы считается то производственное подразделение, которое определено в индивидуальном трудовом договоре.

Статьей 152 Трудового кодекса предусмотрено, что за время командировки за работником сохраняются место работы (должность) и заработная плата.

Условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.

Работник направляется в служебную командировку на основании приказа.

В приказе указываются место назначения и наименование организации, куда направляется работник, а также сроки и цель командировки. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение и составляется предварительная смета командировочных расходов.

Правилами установлено, что срок командировки работников определяется руководителями учреждений, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения

в пути. В случае служебной необходимости срок командировки может быть продлен соответствующим приказом руководителя данного учреждения (организации).

Командировочное удостоверение выписывается на имя работника с указанием места назначения, сроков и цели командировки, подписывается руководителем и заверяется печатью предприятия.

Командировочное удостоверение должно содержать отметки о выбытии и прибытии работника, а также даты и подписи должностных лиц, ответственных за регистрацию командировочных удостоверений тех предприятий, в которые командируется работник. Если работник командирован в различные населенные пункты и организации, то отметки о прибытии и выбытии ставятся в каждом из них. По этим отметкам определяется время нахождения работника в командировке и рассчитывается размер суточных расходов.

В процессе хозяйственной деятельности у предприятий возникают ситуации, когда в командировку надо направить специалиста -- не работника предприятия.

Статьей 93 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» определено, что к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь.

Согласно пункту 2 статьи 92 Налогового кодекса, вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с получением совокупного годового дохода.

В соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан об утверждении Правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года № 1428 командировкой считается поездка работника предприятия в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия.

Согласно подпункту 25-1 пункта 1 статьи 10 Налогового кодекса, работник -- физическое лицо, состоящий в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющий работу по трудовому договору.

Следовательно, в командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором, условия которого регламентируются Трудовым кодексом.

Так как физическое лицо в нашей ситуации не является работником, то данные командировочные расходы будут являться доходом конкретного физического лица (не являющегося индивидуальным предпринимателем) от разовых выплат и будут облагаться индивидуальным подоходным налогом в соответствии со статьями 154, 145 Налогового кодекса.

Статьей 152 Трудового кодекса установлено, что работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются:

суточные за время нахождения в командировке;

расходы по проезду к месту назначения и обратно;

расходы по найму жилого помещения.

Статьей 93 Налогового кодекса установлено, что к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

* фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь;

фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь;

*суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке, в размере не более шести месячных расчетных показателей в сутки в пределах Республики Казахстан (изменение внесено с 1 января 2007 года);

*расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательное медицинское страхование).

Определение размера компенсации при служебных командировках является правом самого налогоплательщика, что находит свое отражение в его учетной политике, за исключением государственных учреждений.

Порядок, размеры и условия возмещения расходов работникам государственных учреждений Республики Казахстан, направляемым в служебные командировки в пределах Республики Казахстан, определены «Правилами о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан», утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года № 1428.

Основные бухгалтерские проводки на отражение в учете подотчетных сумм показаны в таблице 1.



Таблица 1 - Учет подотчетных сумм

№	Содержание хозяйственных операций	Документ	Корреспонденция счетов
			Дебет	Кредит
1.	Выданы в подотчет работникам на операционные, административно-хозяйственные расходы и служебные командировки наличными:	Расходный кассовый ордер;
	из кассы в национальной валюте;		1250	1010
	из кассы в иностранной валюте.		1250	1020
2.	Списание сумм, израсходованных подотчетными лицами на основании авансовых отчетов:	Акты на закуп материалов; Счет, акт на закуп; Налоговая счет фактура; Счета; Авансовый отчет.
	на приобретение материалов;		1310, 1320	1250
	на приобретение товаров;		1330	1250
	отражение НДС по приобретенным материалам и товарам;		1420	1250
	на административные расходы;		7210	1250
	на служебные командировки.		7210	1250
3.	Возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу.	Приходный кассовый ордер.	1010, 1020	1250
4.	Удержание неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы работника (по его согласию)	Приходный кассовый ордер.	3350	1250

Предварительный расчет суточных производится на основании приказа руководителя о командировании работника. Бухгалтер, занимающийся авансовыми отчетами, составляет смету расходов по командировке.

Например, согласно приказу, работник направляется в командировку сроком на 6 дней с 15 по 20 марта 2008 года. Бухгалтер рассчитывает суточные к выплате исходя из 6 дней с использованием норм, установленных учетной политикой. Если билеты до места назначения и обратно приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом самостоятельно, то в смету также включается стоимость таких билетов. Кроме того, в смету командировочных расходов включаются предполагаемые расходы на наем жилого помещения.

На основании составленной бухгалтером сметы бухгалтер-кассир обязан выдать командируемому работнику денежные средства в подотчет.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выезда считаются текущие сутки, а с 24 часов и позднее - последующие сутки.

Если станция отправления (вокзал, пристань или аэропорт) находится за чертой населенного пункта, то день выезда в командировку исчисляется указанным выше способом с учетом времени, необходимого для проезда к месту отправления транспорта. Днем приезда из командировки считается день фактического прибытия поезда, автобуса или другого транспортного средства, на котором работник прибыл в место постоянной работы, с учетом времени проезда от места прибытия транспорта до населенного пункта.

В случае несвоевременного прибытия или отправления поезда перевозчик по просьбе пассажира выдает ему документ, свидетельствующий об опоздании поезда. Фактическое число дней нахождения в командировке исчисляется со дня отправления поезда или другого транспортного средства до дня прибытия поезда или другого транспортного средства, на котором уезжает или возвращается командированный (с учетом в соответствующих случаях времени, необходимого для проезда от населенного пункта до места отправления транспортного средства и обратно) независимо от момента выдачи работнику командировочного удостоверения или даты предполагаемого выезда, предусмотренного в приказе о командировке.

Статьей 93 Налогового кодекса установлен максимальный размер суточных по территории Республики Казахстан - 6 МРП. В пределах этих норм предприятие может относить расходы по командировке на вычеты при расчете корпоративного подоходного налога. В учетной политике организации могут быть предусмотрены другие нормы.

Если в учетной политике (или на основании приказа) предусмотрены нормы суточных ниже 6 МРП, то работник не имеет права требовать выплаты суточных больше, чем предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если осуществляются выплаты суточных больше 6 МРП, сумма превышения является доходом работника и включается в его совокупный годовой доход с удержанием налогов.

Компенсации подлежат также расходы по проезду к месту командировки и обратно, а также расходы по бронированию билетов и провозу багажа по фактически предоставленным документам.

При возмещении расходов по найму жилого помещения работниками государственных учреждений следует руководствоваться подпунктом 2 пункта 9, при возмещении расходов по проезду - подпунктом 3 пункта 9 Правил о служебных командировках.

Для работников коммерческих предприятий ограничений расходов по найму жилого помещения нет, расходы относятся на вычеты по фактически представленным документам.

Пример составления сметы:

Смета командировочных расходов по приказу № 35-К от 15 марта 2008 года:

Суточные: 6 суток х 7 008 тенге = 42 048 тенге.

Проезд (авиабилет): 46 537 тенге.

3.Проживание: 5 суток х 12 000 тенге = 60 000 тенге.

Итого 148 585 тенге.

Бухгалтер-кассир по утвержденной смете выдает подотчетному лицу аванс на командировочные расходы. Операция оформляется расходным кассовым ордером и производится следующая бухгалтерская запись:

Содержание хозяйственной операции Сумма Дебет Кредит

Выдан в подотчет аванс из кассы 148 585 1250 1010

Командировочное удостоверение является первичным документом, подтверждающим факт совершения хозяйственной операции, и к нему предъявляются общие требования.

Как и все другие первичные документы, командировочное удостоверение подлежит заполнению в момент совершения события либо непосредственно после его совершения.

Исправления в командировочное удостоверение могут вноситься лишь по согласованию с участниками операции, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документ, с указанием даты внесения исправлений.

Согласно Правилам о служебных командировках, фактическое время пребывания в командировке определяется на основании отметок в командировочном удостоверении. Командировочное удостоверение является первичным документом, к которому Законом Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» предъявляются требования по оформлению, аналогичные требованиям к другим первичным документам Согласно статье 92 Налогового кодекса, на вычеты относятся расходы, подтвержденные документально. Командировочное удостоверение является документом, подтверждающим факт командировки, поэтому наличие отметок в командировочном удостоверении является обязательным требованием для подтверждения расходов по командировке.

Статьей 242 Налогового кодекса (подпункты 2 и 3 пункта 8) определено, что оформление счета-фактуры не требуется в случаях оформления перевозки пассажиров проездными билетами, при представлении покупателю чека контрольно-кассовой машины (ККМ случае реализации товаров (работ, услуг) населению за наличный расчет.

В соответствии с пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса размер облагаемого оборота определяется на основе стоимости реализуемых товаров (работ, услуг), исходя из применяемых сторонами сделки цен и тарифов, без включения в них налога на добавленную стоимость, если иное не предусмотрено указанной статьей и законодательством Респy6лики Казахстан по вопросам государственного контроля при применении трансфертных цен. При оформлении перевозочных пассажирских проездных билетов и при предоставлении покупателю чека ККМ размер облагаемого оборота определяется на основе стоимости реализуемых услуг, а размер облагаемого оборота перевозчика за услуги перевозки определяется на основе стоимости предоставленных услуг перевозки, указанной в проездном билете.

При этом размер облагаемого оборота за реализацию проездных билетов у агента, осуществляющего реализацию билетов, определяется на основе стоимости комиссионного вознаграждения, полученного за реализацию проездных билетов, с предоставлением покупателю чека контрольно-кассовой машины.

В соответствии с подпунктом 4 пункта 2 статьи 235 Налогового кодекса суммой НДС, относимого в зачет, является сумма налога, выделенная отдельной строкой в проездном билете, выдаваемом на железнодорожном или авиационном транспорте, с указанием регистрационного номера налогоплательщика перевозчика.

Согласно подпункту 7 пункта 2 статьи 235 Налогового кодекса, в случае приобретения товаров (работ, услуг) за наличный расчет суммой НДС, относимого в зачет, является сумма налога, указанная в чеке контрольно-кассовой машины. Следовательно, при приобретении проездного билета, по которому предоставляется чек ККМ на сумму, превышающую стоимость услуги перевозки, указанной в проездном билете, сумма НДС подлежит отнесению в зачет:

с облагаемого оборота за услуги перевозки, с выделением суммы НДС отдельной строкой в проездном билете и указанием РНН налогоплательщика перевозчика;

с облагаемого оборота налогоплательщика -- агента по комиссионному вознаграждению реализацию билета в соответствии с чеком ККМ.

Согласно статье 100 Трудового кодекса, работающим сотрудникам по индивидуальному трудовому договору гарантируется ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск с сохранением места работы (должности) и средней заработной платы. Очередность предоставления ежегодных трудовых отпусков работникам определяется в порядке, предусмотренном индивидуальным трудовым, коллективным договорами, графиком отпусков, актами работодателя. Если руководитель предприятия не возражает против предоставления командированному сотруднику отпуска, то он ему будет предоставлен. В командировочном удостоверении в качестве даты выбытия проставляется дата завершения работ по командировочному заданию. За период нахождения в отпуске суточные начисляться не будут, сотруднику начисляются отпускные.

После возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет. Срок представления авансового отчета определяется в учетной политике. В любом случае срок представления авансового отчета должен быть определен с учетом особенностей конкретного предприятия (например, 5-10 дней).

Авансовый отчет (схема 1) подписывается подотчетным лицом и утверждается руководителем предприятия.

В бухгалтерском учете осуществляется следующая корреспонденция счетов (Таблица 2)

Таблица 2 - Корреспонденция счетов

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
Выданы денежные средства в подотчет	1250	1010	148 585
Списаны расходы на проезд (стоимость билетов)	7210	1250	41 184
Отнесен НДС в зачет	1420	1250	5 353
Списаны расходы на проживание (оплата гостиницы)	7210	1250	53 097
Отнесен НДС в зачет	1420	1250	6 903
Списаны расходы на оплату суточных	7210	1250	42 048

К авансовым отчетам должны быть приложены все подтверждающие документы по расходам, осуществленным в период командировки: проездные билеты, документы по найму жилья, которые должны включать счет-фактуру от юридического лица; договор от физического лица, с указанием данных, удостоверяющих личность наймодателя; в случае если наем жилья осуществляется у индивидуального предпринимателя, то необходимо иметь копию свидетельства индивидуального предпринимателя и патента, наличие фискальных чеков обязательно (кроме уплаты физическому лицу по договору).

При оплате физическому лицу, не имеющему патент на предоставление в аренду жилья, следует получить расписку в получении денежных средств в соответствии с договором найма жилья. При этом с доходов физического лица подлежит удержать налог у источника выплаты в соответствии со статьями 154-155 Налогового кодекса.

Аналогично представляются все подтверждающие документы по расходам, осуществленным в период командировки: за перегруз, канцелярские товары, телефонные переговоры и прочие расходы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 93 Налогового кодекса фактически произведенные расходы на наем жилого помещения подлежат вычету без ограничения (для предприятий негосударственных форм собственности). При отсутствии документов администрация АО может выплатить сумму за проживание по объяснительной записке. Указанная сумма является доходом работника и объектом обложения индивидуальным подоходным и социальным налогами. Также с указанных выплат удерживаются обязательные пенсионные взносы в накопительные пенсионные фонды, социальные отчисления. При этом сумма дохода работника относится на вычеты как расходы по оплате труда работника.

Коммерческие компании имеют право оплачивать расходы, произведенные сверх установленных законодательством норм, если это не противоречит положениям учетной политики.

Руководство предприятия может принять решение возместить расходы работника через фонд оплаты труда, если такие надбавки и дополнительные выплаты предусмотрены положением об оплате труда или учетной политикой. В этом случае такие расходы через фонд оплаты труда будут включены в вычеты при расчете корпоративного подоходного налога.

В командировках могут быть осуществлены расходы, не предусмотренные в смете, и поэтому от формулировки приказа о возмещении расходов зависит, будут ли такие расходы включены в вычеты при определении налогооблагаемого дохода компании или нет.

Например, при перевозке приобретенных товарно-материальных ценностей пришлось заплатить за перегруз - эти расходы будут отнесены на вычеты при наличии квитанции.

Работник нанял такси для поездки в отдаленный район, расходы на такси будут являться косвенным доходом работника, но в связи с тем, что они связаны с предпринимательской деятельностью, они будут включены в доход работника, обложены налогами и отнесены на вычеты через фонд оплаты труда.

Вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с получением совокупного годового дохода (ст. 92 Налогового кодекса). Расходы налогоплательщика, связанные с получением совокупного годового дохода, в виде компенсации при служебной командировке относятся на вычеты при наличии подтверждающих документов (ст. 93 Налогового кодекса).

В соответствии со статьей 546 Налогового кодекса на территории Республики Казахстан денежные расчеты, осуществляемые при торговых операциях или оказании услуг посредством наличных денег, платежных банковских карточек, чеков, производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин с фискальной памятью и выдачей контрольного чека.

Таким образом, обязательство по применению контрольно-кассовых машин с фискальной памятью и выдаче контрольного чека возлагается на налогоплательщиков, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Казахстан.

Работники направляются в командировки в зависимости от их должностных обязанностей с разными целями. Например, для заключения договоров с новыми поставщиками или покупателями. Или для приобретения товарно-материальных ценностей, которые по тем или иным причинам не могут быть закуплены на месте. Или он может сопровождать груз до покупателя и т. д.

Схема 1. Авансовый отчет

Цель командировки определяет, на какие счета будут отнесены на произведенные расходы.

Например, работник закупает в другом городе товарно-материальные ценности, которые будут использоваться на предприятии в качестве основных средств.

Согласно МСФО 16 и НСФО 2, в себестоимость объекта недвижимости, зданий и оборудования включаются покупная цена актива, в том числе импортные пошлины и невозмещаемые налоги на покупку, за вычетом торговых скидок, прямые затраты по приведению актива в рабочее состояние для использования по назначению, а также оценочные затраты на демонтаж и выбытие актива.

Таким образом, командировочные расходы, если они действительно необходимы для приобретения основных средств, будут включены в себестоимость таких активов.

Если услуги выполняются в месте расположения клиента, находящегося в другом регионе, то в таком случае командировочные расходы будут отнесены бухгалтером предприятия на счет расходов по реализации 7110.

Если командировочное задание состоит в выполнении общехозяйственных задач, тогда расходы по таким командировкам отражаются на счете административных расходов 7210.

Для производственных предприятий возможно отнесение командировочных расходов на накладные расходы, так как командировочное задание может состоять в выполнении производственных задач (например, строительство здания в другом регионе для строительной организации).

В командировках работники решают самые различные задачи, встречаются с представителями других компаний, приобретают в случае необходимости товарно-материальные ценности.

Постановлением Правительства РК от 24 декабря 2001 года № 1677 установлены нормы расходов на питание во время переговоров (из расчета на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающих лиц) в размере 1,5 МРП, то есть 1 752 тенге (1 168 * 1,5).

Представительские расходы должны быть оформлены следующим образом: необходим приказ руководителя организации на проведение мероприятия с указанием цели переговоров, круга обсуждаемых вопросов и списка участников встречи. На основании приказа составляется смета на проведение мероприятия.

Списание представительских расходов осуществляется на основании акта на списание и представленных документов в пределах норм, установленных постановлением Правительства РК№ 1677

Кроме того, администрация может принять решение возместить расходы подотчетного лица по уплате налогов с дохода. В таком случае расчет следует произвести «от обратного».

Для авансового отчета необходимо представить счет за проживание, счет-фактуру (если поставщик товаров (работ, услуг) является плательщиком НДС), фискальный чек. При выдаче фискального чека копия свидетельства о регистрации ИП желательна. Однако если индивидуальный предприниматель работает по патенту, то копия патента является обязательным документом.

Таблица 3 - Корреспонденция счетов

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
Выданы денежные средства в подотчет	1250	1010	120 000
Списаны расходы на проезд (стоимость билетов)	7210	1250	41 183
Отнесен НДС в зачет	1420	1250	5 354
Списаны расходы на проживание (оплата гостиницы, в счете-фактуре не выделен НДС)	7210	1250	50 000
Списаны расходы на оплату суточных	7210	1250	28 032
Списаны расходы на канцелярские товары (без учета НДС)	7210	1250	6 000
Списаны представительские расходы, без наличия фискального чека	3350	1250	7 000
Возмещена сумма перерасхода по авансовому отчету	1250	1010	17 569

При этом необходимо в патенте обращать внимание на срок выдачи и период его действия. Так как, согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 546 Налогового кодекса, индивидуальные предприниматели не предоставляют фискальные чеки, если с момента государственной регистрации налогоплательщика в качестве индивидуального предпринимателя, ранее не получившего свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (введено с 1 января 2007 года), не истекло шесть месяцев.

То есть данное изменение означает, что фискальный чек имеют право не предоставлять индивидуальные предприниматели в течение первых 6 месяцев после регистрации, получившие первый раз патент. А чтобы установить данный факт, необходимо в обязательном порядке брать также и копию свидетельства индивидуального предпринимателя.

Необходимым документом при представлении авансового отчета является документ об оплате. Таким документом может быть фискальный чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или акт закупа (в случае приобретения товаров на рынках), который должен быть оформлен в соответствии с действующим законодательством. На основании статьи 92 Налогового кодекса расходы налогоплательщика, связанные с получением совокупного годового дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода, за исключением расходов, не подлежащих вычету в соответствии с Налоговым кодексом.

Вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с получением совокупного годового дохода.

На основании этого в целях налогообложения документами, подтверждающими расходы, связанные с получением совокупного годового дохода и относимые на вычеты, будут в данном случае являться счета-фактуры, а при осуществлении денежных расчетов, осуществляемых при торговых операциях или оказании услуг посредством наличных денег, -контрольно-кассовые чеки.

Таким образом, в случае приобретения подотчетным лицом товаров (работ, услуг) за наличный расчет для отнесения расходов на вычеты необходимо наличие контрольно-кассовых чеков.

В том случае, если на приобретенные товары отсутствуют контрольно-кассовые чеки, но товары были оприходованы по бухгалтерскому учету, стоимость товаров не является доходом подотчетного (физического) лица.

При этом следует отметить, что ответственность за неприменение контрольно-кассовых машин несет поставщик, реализующий товары (работы, услуги). Кроме того, нарушение порядка применения контрольно-кассовых машин с фискальной памятью путем продажи товаров или оказания услуг без применения контрольно-кассовых машин с фискальной памятью влечет административную ответственность в соответствии со статьей 215 Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях».

Если планируется возместить сотруднику расходы на топливо, то заключение договора аренды является обязательным. Перед отправлением сотрудника в командировку вместе с командировочным удостоверением ему должен быть выдан маршрутный лист (аналогичный путевому листу), где будет зафиксировано показание спидометра на автомобиле сотрудника. На основании этого маршрутного листа, то есть пробега, зафиксированного в нем, будет возмещен расход работника на ГСМ.

Все прочие расходы по содержанию автотранспорта, при возмещении их работодателем, будут являться косвенным доходом работника.

В соответствии со статьей 697 Гражданского кодекса РК за перевозку грузов, пассажиров и багажа взимается плата, установленная соглашением сторон, если иное не предусмотрено законодательными актами. Если в договоре с перевозчиком не предусмотрено возмещение командировочных расходов, вы вправе отказаться от оплаты счета за командировочные расходы перевозчика.

Постановлением Правительства Республики Казахстан от 27 декабря 2001 года № 1726 установлены выплаты, не подлежащие налогообложению, в размере 0,35 месячного расчетного показателя за каждый день работникам в случаях, когда постоянная работа протекает в пути или имеет разъездной характер, либо в связи со служебными поездками в пределах обслуживаемых участков. Указанные выплаты устанавливаются взамен суточных. Расходы по найму жилья в этих случаях не предусмотрены. В соответствии с разъяснениями Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 29 апреля 2002 года № 09-2-10/2314 и от 28 декабря 2002 года № 09-2-10/7961 к работникам, постоянная работа которых протекает в пути либо связана со служебными поездками в пределах обслуживаемых участков, относятся работники железнодорожного транспорта, речного, морского, автомобильного транспорта и автомобильных дорог.

Учет расчетов по возмещению материального ущерба.

На счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» учитываются также расчеты по возмещению недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей. Суммы недостач и ущерба, причиненных предприятию подлежат возмещению материально-ответственными лицами по рыночным ценам, за исключением случаев, когда Законом предусмотрен другой порядок определения суммы причиненного ущерба. Основанием для отражения дебиторской задолженности материально-ответственных лиц за недостачи и причиненный ущерб являются:

акты на бой, порчу и лом товаров, материалов, готовой продукции и других товарно-материальных запасов;

сличительная ведомость результатов инвентаризации денежных средств и товарно-материальных запасов, основных средств и др.

акты о браке в производстве.

Основные бухгалтерские проводки на отражение в учете расчетов по возмещению материального ущерба показаны в таблице 4.

Расчеты по представленным займам осуществляются по займам на индивидуальное жилищное строительство, на строительство садовых домиков, на другие индивидуальные нужды. Займы выдаются под установленный процент.

Для получения займа работник представляет следующие документы:

заявление; справку об отводе земельного участка; типовой проект на строительство дома; обязательство на сумму полученного займа Хозяйствующий субъект представляет в банк следующие документы:

список застройщиков;

заявление-обязательство на сумму выданного займа;

обязательство застройщиков.

Таблица 4 - Учет расчетов по возмещению материального ущерба

Содержание хозяйственных операций	Документ	Корреспонденция счетов
		Дебет	Креди
Выявлена недостача и хищение, признанная материально-ответственным лицом.	Сличительная ведомость.	1250	6280
Возмещение материального ущерба:	Приходный кассовый ордер; Выписка банка с расчетного счета; Справка.
в кассу;		1010	1250
на расчетный счет;		41330	1250
при погашении присужденных сумм за прошлые отчетные периоды, производится отражение дохода.		611	6280
Списание сумм недостач и хищений из-за неплатежеспособности виновных лиц:	Решение суда; То же.
по фактической себестоимости недостающих товарно-материальных запасов;		311	1250
на сумму разницы между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью товарно-материальных запасов.		611	1250
Отнесение списанной задолженности из-за неплатежеспособности должников (в течение 5 лет) на забалансовый счет.	Справка.	007	-

Размер и сроки займа определяются учреждением банка и субъектом совместно с застройщиком.

Застройщик обязан:

использовать средства по целевому назначению;

своевременно погашать платежи по займу.

Основные бухгалтерские проводки по учету расчетов по представленным займам приведены в таблице 5.

Аналитический учет по счету 1250 ведется по каждой авансовой выдаче.

по дебету

по кредиту

Сальдо по счету 1250 на начало периода -- это остаток долга подотчетного лица на начало периода

Остаток дебетовый -- выдача денег подотчетному лицу Остаток кредитовый -- списание с подотчетного лица

Сальдо дебетовой на конец периода -- это остаток долга подотчетного лица на конец периода Сальдо кредитовое на конец периода -- это остаток долга подотчетному лицу на конец периода Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 -- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 1250.



Таблица 5 - Учет расчетов по представленным займам

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Документ	Корреспонденция счетов
			Дебет	Кредит
1.	Получение наличности в банке на выдачу займа работникам.	Приходный кассовый ордер.	1010	3010, 4010
2.	Выдача займа работнику.	Расходный кассовый ордер.	1250	1010
3.	Погашение займа работникам:	Приходный кассовый ордер;
	наличными в кассу субъекта;		1010	1250
	путем удержания из заработной платы.		3350	1250
4.	Возврат займа банку:	Расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными; Платежное поручение.
	из кассы;		3010, 4010	1010
	с расчетного счета.		3010, 4010	41330

На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты -- на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера -- на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

1.2 Порядок оформления первичных документов при выдаче денежных средств в подотчет

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок -- это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как краткосрочная дебиторская задолженность работников связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

авансовые отчет;

Приказ об учетной политике;

приказы о направлении сотрудников в командировки;

командировочные удостоверения;

копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

сметы представительских расходов;

приказы об утверждении смет представительских расходов;

оправдательные первичные документы.

Подотчетными суммами называются авансы, выданные работникам предприятия из кассы на хозяйственные расходы и расходы по командировкам.

Денежные средства выдаются из кассы. В учетной политике предприятия в обязательном порядке должен быть учтен порядок учета наличности в кассе.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (далее - РКО) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного ордера. Документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицом, его заменяющим, главным бухгалтером, кассиром.

Выдача наличных денег из кассы в подотчет производится на основании распоряжения руководителя предприятия, которое может быть как в устной, так и в письменной форме.

Наиболее часто выдаются денежные средства подотчетным лицам на оплату услуг работ поставщиков, приобретение товарно-материальных ценностей на рынке и в магазинах, командировочные расходы.

Сроки представления подтверждающих документов по подотчетным суммам должны быть предусмотрены в учетной политике исходя из специфики работы предприятия, и обычно крайний срок представления авансовых отчетов по сумам, выданным на хозяйственные расходы, командировочные расходы, или возврат неиспользованных сумм ограничивается одним месяцем.

Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается приказе руководства предприятия.

По результатам выполнения задания работник представляет авансовый отчет о фактических расходах денежных средств.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы: счет-фактура, акт выполненных работ, накладная, фискальный чек, свидетельствующий об оплате, квитанции, иные подтверждающие документы.

В случае отказа выдач фискального чека необходимо наличие в ПКО всех необходимых реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, заверенных печатью.

В случае перерасхода денежных средств подотчетным лицом задолженность предприятия перед работником погашается в течение срока, предусмотренного учетной политикой предприятия или приказом индивидуального предпринимателя.

Формы авансовых отчетов и командировочных расходов являются стандартными, вместе с тем предприятие имеет право вносить в данные документы дополнительные реквизита

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты по выданным авансам учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному листу.

При выдаче денежных средств в подотчет из кассы предприятия и списании подотчетных сумм осуществляются стандартные проводки:

Таблица 6 - Корреспонденция счетов

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Выданы денежные средства в подотчет	1250 Краткосрочная дебиторская задолженность работников	1010 Денежные средства в кассе
Списание сумм, израсходованных подотчетными лицами	7210 Административные расходы	1250 Краткосрочная дебиторская задолженность работников

При наличии подтверждающих документов оприходование приобретенных товарно-материальных ценностей и списание сумм, израсходованных подотчетными лицами, в авансовых отчетах отражаются следующими проводками:

Таблица 7 - Отражение в авансовых отчетах израсходованных подотчетных сумм

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, тенге
Приобретены бланки (фискальный чек, товарный чек, счет-фактура)	7210	1250	1 000
НДС в зачет	1420	1250	130
Приобретены хозяйственные товары, (фискальный чек, товарный чек, счет-фактура)	1300	1250	1 000
Приобретен сотовый телефон (фискальный чек, товарный чек, счет-фактура)	2410	1250	18 000
Отнесен НДС в зачет	1420	1250	2 340
Приобретен бензин (фискальный чек)	1300	1250	6 000
Отнесен НДС в зачет (фискальный чек с выделением НДС отдельной строкой)	1420	1250	780

Мы рассмотрели случаи, когда в авансовом отчете имеются все подтверждающие документы. Однако бывают случаи, когда при приобретении товаров отсутствуют фискальные чеки, счета-фактуры, а прилагаются только товарные чеки со штампом «Оплачено» Такие документы не являются подтверждающими документами, и с таких сумм при проверке может быть удержан подоходный налог у источника выплаты.

В связи с тем, что на рынках цены ниже, чем в магазинах, подотчетные лица приобретают на рынках за наличный расчет строительные материалы, запасные части к автомобилям, инструмент и другие хозяйственные товары.

Согласно статье 372 Налогового кодекса, лица, занимающиеся реализацией на рынках, осуществляют расчеты с бюджетом в специальном налоговом режиме на основе разового талона (на основе разового талона на рынках могут торговать физические лица, применяющие специальный налоговый режим на основе патента, специальный налоговый режим на основе упрощенной декларации, а также применяющие общеустановленный режим налогообложения).

При приобретении товаров на рынке следует в обязательном порядке в закупочных актах указывать РНН, инициалы продавца, а также номер и серию разового талона, печать рынка. В случае их отсутствия имеется риск доначисления налога у источника выплаты со стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

главная книга;

иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства. Технология работы бухгалтера по ведению учетной работы по учету рассматриваемой дебиторской задолженности в большей степени зависит от принятой в учетной политике формы учета и используемых средств автоматизации учета.

Синтетический учет расчетов с дебиторами ведется:

в Главной книге;

в соответствующих журналах-ордерах.

В Главной книге ежемесячно в разрезе синтетических счетов раздела III “Дебиторская задолженность и другие активы” отражаются:

сальдо на начало месяца;

развернутый текущий оборот по дебету счета с кредита других счетов;

общая сумма кредитового оборота за месяц;

сальдо на конец месяца.

Записи в Главную книгу производятся на основании итоговых данных журналов-ордеров за текущий месяц:

развернутый текущий оборот по дебету счета записывают из итоговых данных разных журналов-ордеров, где встречается корреспонденция со счетами раздела III “Дебиторская задолженность и другие активы”:

общая сумма кредитового оборота по счету проставляется из соответствующего журнала-ордера, где ведется текущий учет операции данного счета.

Журналы-ордера, как известно, ведутся по кредитовому признаку счетов. Для учета расчетов с дебиторами предусмотрены следующие журналы-ордера.

...