Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Введение

1. Сущность и порядок учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Законодательное и нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

1.2 Выдача наличных и безналичных денежных средств под отчет

1.3 Документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами

1.4 Применение доверенности при осуществлении расчетов с поставщиками и подрядчиками

1.5 Документальное оформление списания подотчетных сумм

1.6 Бухгалтерская отчетность

2. Учет расчетов с подотчетными лицами на примере строительной организации ООО "Пром-Энергоресурс"

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами в ООО "Пром-Энергоресурс"

Заключение

Список литературы

Введение

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако часто к расчетам наличными денежными средствами прибегают при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также при приобретении относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц. расчет денежный списание

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения всех правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списании

В состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами входят такие документы как: заявление на выдачу денежных средств из кассы и авансовые отчеты, а так как расчеты с подотчетными лицами связаны и с другими разделами учета, такими как операции по кассе, расчеты с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д., значит, при проверке необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы: раскрыть роль бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть нормативное регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.

Объектом исследования выбрана строительная организация ООО "Пром-Энергоресурс".

1. Сущность и порядок учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Законодательное и нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

В предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также практикуются при оплате через подотчетных лиц задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

Широкое использование наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время - и для ухода от налогов. Поэтому неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств 1.

В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется. Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации Письмо Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 N 40 (в ред. 24.03.2000г), (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Кроме того, Советом Директоров Банка России утверждено 05.01.1998 № 14-П Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, которое устанавливает общие правила регулирования денежного обращения в стране 2.

В связи с тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. 3

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 "Налог на добавленную стоимость", регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 "Налог на доходы физических лиц" и глава 24 "Единый социальный налог" регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 "Налог на прибыль организаций" оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли 4 .

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 "Расходы организации" 5.

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку 6.

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93.

Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

- наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи подотчетных сумм, в котором отражается: круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, размеры подотчетных средств, а также сроки их возврата или отчета об израсходовании;

- выдача средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;

- выдача денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому 1.

1.2 Выдача наличных и безналичных денежных средств под отчет

При выдаче денежных средств под отчет бухгалтер обязан проверить, имеет ли право работник на получение подотчетных средств, а также нет ли у него задолженности по подотчетным суммам. Согласно Порядку ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, то есть при наличии задолженности бухгалтер не имеет права выдавать под отчет новые денежные суммы.8

Возможны два варианта выдачи денег под отчет - наличный и безналичный. Выдача наличных денег из кассы предполагает два способа: с использованием расходного кассового ордера и выдачу по ведомости. В случае оформления кассиром расходного кассового ордера в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.)17. В последнее время становится все более популярным безналичный способ выдачи денег под отчет. Он особенно удобен в случае выдачи средств командированному лицу. При этом варианте деньги не выдаются, а перечисляются на карточный счет. И затем свои командировочные расходы сотрудник сможет оплачивать либо с использованием банковской пластиковой карты в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат. Согласно Положению ЦБ РФ об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт от 24.12.2004 N 266-П юридическое лицо осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

- получение наличных денежных средств в валюте РФ для осуществления на территории РФ в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

- оплату расходов в валюте РФ, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;

- иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

- оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ;

- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.18

Расчетная банковская карта является персонифицированным средством платежа, использование которого позволяет работнику, от лица организации, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации. Выдача банковской карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов. Такие операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50, субсчет 3 "Денежные документы" - выдана под отчет работнику организации расчетная банковская карта;

Дебет 71 Кредит 57 "Переводы в пути" - получены наличные денежные средства.

Использование организацией счета 57 "Переводы в пути" обусловлено тем, что квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица.

Дебет 50, субсчет 3 "Денежные документы", Кредит 71 - возвращена расчетная банковская карта подотчетным лицом.

Нужно помнить, что в данном случае речь идет о корпоративной банковской карте, которая оформлена на юридическое лицо, а не о какой-либо другой карте, оформленной на работника. Сегодня многие предприятия перечисляют заработную плату на "зарплатные" карты работников. На такие карты перечислять подотчетные суммы запрещено.19

1.3 Документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, документов, сопутствующих этим расчетам, очень много, так как данные расчеты связаны с прочими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по иным разделам учета.

Основные документы, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами:

1) для проведения расчетов с командировочными лицами:

- авансовые отчеты;

- приказы о направлении сотрудников в командировки;

- заявление на выдачу денег из кассы;

- документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

- копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

2) для проведения расчетов по хозяйственным операциям:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- заявление на выдачу денег из кассы;

- оправдательные первичные документы;

3) расчеты по представительским расходам:

- авансовые отчеты;

- заявление на выдачу денег;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов;

4) оправдательные первичные документы:

- Главная книга;

- журнал-ордер N 7;

- журнал-ордер N 1;

- кассовая книга.

Список лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку товароматериальных ценностей, утверждается руководителем организации. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. Далее руководитель отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выплате ему денежного аванса для этих целей. Подобное распоряжение может быть оформлено в устной либо письменной форме, а задание для направления в служебную командировку - только в письменном виде.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм. Утвержденный авансовый отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов представляют в бухгалтерию. Не возвращенные своевременно суммы авансов удерживают из причитающихся подотчетным лицам средств на оплату труда.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером, он выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным (кассиром).17

Оплата расходов на командировки

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.6

При этом не имеет значения, направляется ли работник в другую организацию или филиал, участок или иное структурное подразделение организации, с которой работник состоит в постоянных трудовых отношениях. Так, считается командировкой направление работника на участок, филиал, который находится вне места его постоянной работы, если по условиям транспортного сообщения или характеру работы работник не может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного проживания.15

Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

При направлении работника в служебную командировку ему сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.16

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету он должен приложить командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

Если командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по найму жилого помещения и проезду, не могут быть представлены, руководитель объединения, предприятия, учреждения, организации имеет право разрешить оплату расходов по найму в пределах норм, а оплату проезда - по минимальной стоимости.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплачиваются суточные. За время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, расходы возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.

В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т.п. не возмещаются.

Расходы по проезду возмещаются командированному работнику в размере:

- стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;

- расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

Суточные и расходы по найму жилого помещения (как при представлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) возмещаются работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам:17

Таблица 1. Нормы возмещения командировочных расходов в целях налогообложения

Виды командировочных расходов	Нормы возмещения, руб.
	Размер возмещения в целях расчета налога на прибыль (Постановление N 93)	Размер возмещения, принимаемый в целях расчета НДФЛ
		до 1.01.2008	с 1.01.2008 (гл. 23 НК РФ)
Расходы по найму жилого помещения	фактически понесенные расходы
Расходы на выплату суточных	100 руб.в сутки	100 руб.в сутки	700 руб.в сутки
Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы	фактически понесенные расходы

1.4 Применение доверенности при осуществлении расчетов с поставщиками и подрядчиками

Расчетные операции с поставщиками и подрядчиками осуществляются практически всеми хозяйствующими субъектами независимо от объемов предпринимательской деятельности, отраслевых и иных особенностей.

Объектом договоров с поставщиками и подрядчиками могут быть поставка (продажа) объектов основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, прочего имущества, выполненные работы и оказанные услуги.

Формы расчетов по хозяйственным договорам весьма многообразны и они могут проводиться в наличной и безналичной формах.

Порядок и правила осуществления расчетов с поставщиками и подрядчиками урегулированы нормами соответствующих глав части второй ГК РФ.

Осуществление расчетов по хозяйственным договорам наличными денежными средствами предполагает не только полную материальную ответственность подотчетного лица, но и возможность плательщика или получателя должным образом установить личность работника, непосредственно производящего расчеты.

Эта возможность реализуется посредством выдачи доверенностей.

Доверенность является элементом представительства - системы хозяйственных отношений, при которых сделка совершается не непосредственно с хозяйствующим субъектом, а с его представителем, уполномоченным на совершение тех или иных юридически значимых действий.

В зависимости от существа хозяйственных операций и специфики их осуществления принято различать три вида доверенностей:

разовая - на совершение какого-то конкретного действия. Чаще всего такие доверенности выдаются работникам организации для получения материально-производственных запасов от поставщика;

специальная - на совершение каких-либо однородных действий. Весьма распространена выдача специальных доверенностей по операциям, связанным с получением грузов от транспортных организаций;

общая, или генеральная, - на управление имуществом, заключение договоров и т.д.

Доверенности, выдаваемые на получение от поставщика материально-производственных запасов (включая товары), ограничены в сроке действия сроком действия соответствующего договора. Кроме того, в таких доверенностях должно указываться количество имущества, подлежащего получению, что, как правило, делает такие доверенности разовыми.

Бухгалтерия организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее под расписку получателю.

Форма № М-2а отличается от формы № М-2 отсутствием корешка доверенности, в котором последовательно указываются следующие реквизиты:

- номер доверенности;

- дата ее выдачи;

- срок действия доверенности;

- должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;

- расписка в получении доверенности;

- наименование поставщика;

- номер и дата наряда (или заменяющего наряд документа) или извещения;

- номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения.

Доверенность выданная организацией должна быть заверена оттиском печати и подписью руководителя или лица исполняющего его обязанности. Следует отметить, что индивидуальные предприниматели имеют право не применять в своей хозяйственной деятельности печати, а заверять все документы только личной подписью. Из этого следует, что индивидуальные предприниматели, не использующие печать, фактически лишены права на применение доверенностей в хозяйственном обороте.

Корешки доверенности подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в организации не менее пяти лет.

Доверенность не является ни расчетным, ни денежным документом, она служит документом, движение которого непосредственно приводит к движению материальных и денежных средств.1

1.5 Документальное оформление списания подотчетных сумм

Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна применяться организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.

Он составляется подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации в одном экземпляре. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), а также суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Если в качестве первичного документа к авансовому отчету приложен товарный чек, то он должен содержать конкретный перечень приобретенных товаров (а не обобщающее наименование, такое как "хозтовары", "канцтовары"), их количество и стоимость.11 В противном случае проверяющие налоговые органы могут признать необоснованным отнесение на расходы затрат, связанных с приобретением таких товаров. Приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы в порядке их записи в отчете. В свою очередь, бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также заполняет графы 7 - 9. После проверки авансовый отчет утверждается руководителем торговой организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете.

Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать в кассу организации по приходному кассовому ордеру, который подписывает главный бухгалтер или уполномоченное на это лицо. Если подотчетное лицо израсходовало свои денежные средства, то перерасход по авансовому отчету выдается ему по расходному кассовому ордеру.12

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно хозяйственные нужды, операционные расходы, а так же на служебные командировки.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работникам в установленные сроки, отражаются:

Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труды" (если они могут удерживаться из заработной платы работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.14

Возврат в кассу неиспользованной суммы оформляется приходным кассовым ордером, а перерасход подотчетный суммы выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Сальдо 71 счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмущенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет суммы, а по кредиту суммы, использованные согласно авансовому отчету и сданные по приходным кассовым ордерам.

В отдельных случаях сальдо по этому счету может оказаться кредитовым и оно показывает остаток задолженности предприятия подотчетным лицам.15

Типовые проводки по учету операций с подотчетными лицами приведены в таблице 2.

Таблица 2

Первичные документы	Содержание операций	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит
Подотчетные суммы
Расходный кассовый ордер	Выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы	71	50
Отгрузочные документы поставщика	Оприходовано имущество приобретенное подотчетным лицом	08,10,41	71
Авансовый отчет	Списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства	20,23,29	71
Авансовый отчет	Затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе внереализационных расходов	91-2	71
Авансовый отчет	Учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц	19	71
Счет-фактура, выписка банка по расчетному счету	Принята к вычету уплаченная сумма НДС	68	19
Счет- фактура	Списан НДС по расходам непроизводственного характера	91-2	19
Расходный кассовый ордер	Возмещены сотруднику затраты, превышающие суммы денежных средств, выданных из кассы	71	50
Приходный кассовый ордер	Оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации	50	71

1.6 Бухгалтерская отчетность

При составлении бухгалтерской отчетности дебиторская и кредиторская задолженности организации, возникшие в связи с осуществлением расчетов с подотчетными лицами по выданным им суммам и числящиеся в бухгалтерском учете на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", отражаются в следующих формах:

- в Бухгалтерском балансе (ф. N 1);

- в Приложении к Бухгалтерскому балансу (ф. N 5).

В Бухгалтерском балансе активы и обязательства подразделяются на краткосрочные и долгосрочные в зависимости от срока обращения (погашения). Дебиторская и кредиторская задолженности, возникшие в связи с расчетами по подотчетным суммам, являются краткосрочными, так как срок их погашения не превышает 12 месяцев после отчетной даты. В общем случае в бухгалтерской отчетности не допускается зачет между статьями активов и пассивов 21.

Таким образом, в Бухгалтерском балансе дебиторская задолженность работников отражается в составе активов по строке 240 "Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)" разд. II "Оборотные активы", а кредиторская задолженность перед подотчетными лицами по возмещению им сумм перерасхода в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами - в составе пассивов по строке 622 "Задолженность перед персоналом организации", формируя показатель строки 620 "Кредиторская задолженность" разд. V "Краткосрочные обязательства". Для заполнения строки 240 на начало и конец года используются данные о дебиторской задолженности подотчетных лиц по выданным им суммам; а для заполнения строки 622 - данные о кредиторской задолженности перед подотчетными лицами.

В Приложении к Бухгалтерскому балансу заполняется раздел "Дебиторская и кредиторская задолженности" на основе данных о дебиторской и кредиторской задолженностях по расчетам с подотчетными лицами на начало и конец года. Дебиторская задолженность работников формирует показатели строки "Дебиторская задолженность: краткосрочная - всего", по строкам "Прочая" и "Итого", а кредиторская задолженность перед работниками - показатели строки "Кредиторская задолженность: краткосрочная - всего", строки "Прочая" и "Итого". В случае если рассматриваемые показатели являются для организации существенными, организация может ввести в подразделы "Дебиторская задолженность: краткосрочная - всего" и "Кредиторская задолженность: краткосрочная - всего" дополнительные строки для обособленного представления соответствующих показателей в Приложении к Бухгалтерскому балансу 21.

2. Учет расчетов с подотчетными лицами на примере строительной организации ООО "Пром-Энергоресурс"

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

ООО "Пром-Энергоресурс" относится к предприятиям строительной промышленности, оно располагается по адресу: Тверская область, г. Удомля, ул. Карла Маркса, 19. Организация ООО "Пром-Энергоресурс", является одним из субподрядчиков на строительстве четвертого энергоблока Калининской атомной электростанции (КАЭС), а также Нововоронежской АЭС-2.

Предприятие является юридическим лицом, имеет в хозяйственном ведении имущество, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права, имеет расчетный счет в Тверь Универсал Банке в г. Удомля и самостоятельный баланс.

Организационно-правовая форма или форма собственности предприятия - частная.

ООО "Пром-Энергоресурс" действует на основании Устава, утвержденного от 15.09.2008 года и лицензии на строительство зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом выданной Федеральным агентством по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству

Организация осуществляет следующие виды работ:

- геодезический контроль точности геометрических параметров зданий (сооружений);

- геодезическая разбивочная основа для строительства;

- опалубочные и арматурные работы;

- разбивочные работы в процессе строительства

- устройство монолитных бетонных и железобетонных конструкций;

- монтаж элементов конструкций надземной части зданий (колонн, рам, ригелей, ферм, балок, плит, панелей стен);

- монтаж фундаментов и стен подземной части зданий;

В ООО "Пром-Энергоресурс" ведется автоматизированный бухгалтерский учет с использованием программы "1С: Предприятие" версия 8.0. В штате числятся 4 бухгалтера: главный бухгалтер; заместитель главного бухгалтера; бухгалтер по заработной плате и расчетам; а также бухгалтер по учету материалов, основных средств, не материальных активов и т.д.

Основные экономические показатели деятельности организации на 1 ноября 2009 года:

- выручка - 54 658 тыс. руб.;

- расходы - 2 947 тыс. руб.;

- чистая прибыль - 44 316 тыс. руб.;

- среднесписочная численность - 72 чел.

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами в ООО "Пром-Энергоресурс"

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.

Документ - это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В ООО "Пром-Энергоресурс" применяются следующие первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами, их можно подразделить на три группы.

К первой относятся документы, которые составляются в отделе кадров и бухгалтерии предприятия. К ним относятся: заявление о командировании (приложение), служебная записка (приложение), приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки (приложение). На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) (приложение) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) (приложение).

Для поучения денежных средств работник пишет служебную записку, в которой указывается сумма необходимая для выполнения служебного задания, она утверждается и подписывается руководителем организации.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, сумма командировочных расходов выдается из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2).

При выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, в организации выдается подотчетному лицу доверенность.

Доверенность (форма № М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению (приложение). Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

К документам второй группы относятся те, которые работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей:

- проездные документы;

- чеки ККМ и товарные чеки;

- накладная;

- счет;

- счет-фактура и т.д.;

Третья группа - итоговая документация. Работник, представляет авансовый отчет (приложение) об израсходовании полученных под отчет денежных средств не позднее 3 календарных дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки. Так же работник сдает служебное задание с отметкой об его исполнении или не исполнении.

Пример 1

Организацией ООО "Пром-Энергоресурс" на 2009 г. установлены следующие нормы возмещения расходов по командировкам на территории РФ:

- расходы по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных документами, без ограничения;

- расходы на выплату суточных - в размере 500 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

- расходы по проезду - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

15 сентября 2009 г. заместитель главного инженера Менделеев В.В. был направлен в служебную командировку в г. Москву в ПКФ "Авангард" сроком на 3 дня, ему был выдан аванс наличными денежными средствами в размере 5500 руб. Стоимость билетов, приобретенных через агентство за безналичный расчет, составила 1100 руб., услуги агентства - 350 руб., в том числе с НДС 18% - 221 руб. (имеется счет-фактура агентства).

По возвращении из служебной командировки заместителем главного инженера составлен авансовый отчет, который утвержден руководителем ООО "Пром-Энергоресурс". Остаток неиспользованной подотчетной суммы в размере 300 руб. был внесен в кассу предприятия в день утверждения авансового отчета. Согласно авансовому отчету и приложенным к нему документам командированным лицом были произведены следующие расходы:

- суточные за 3 дня в размере 1200 руб. (400 руб. x 3 дня);

- расходы по найму жилья за двое суток в размере 4000 руб. (2000 руб. x 2 дня).

Бухгалтером предприятия 15 сентября были составлены следующие записи:

- выдана сумма аванса на командировку 5500 руб.;

Д-т 71

К-т 50

- перечислены денежные средства агентству за билеты на поезд 1 671 руб.:

Д-т 76

К-т 51

- списаны на себестоимость расходы на проезд 1450 руб.:

Д-т 44

К-т 76

- выделена сумма НДС по стоимости билетов и услуг по их оформлению 221 руб.:

Д-т 19

К-т 76

После утверждения авансового отчета бухгалтером сделаны следующие записи:

- отнесены на себестоимость расходы по возмещению суточных 1 200 руб.:

Д-т 44

К-т 71

- отнесены на себестоимость документально подтвержденные расходы по найму жилья 3 390руб.:

Д-т 44

К-т 71

- выделена сумма НДС по расходам на проживание командированного сотрудника 610 руб.:

Д-т 19

К-т 71

- остаток неиспользованного аванса возвращен в кассу организации 300 руб.:

Д-т 50

К-т 71

в конце сентября 2007 г.:

- отражена к возмещению сумма налога на добавленную стоимость по командировочным расходам (221 руб. + 610 руб.):

Д-т 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС"

К-т 19

Далее определяем порядок включения командировочных расходов в совокупный доход работника в целях определения НДФЛ и в состав расходов, связанных с производством и реализацией, в целях налогообложения прибыли предприятия (таблицы 3, 4).

Таблица 3. Порядок включения командировочных расходов в налоговую базу по НДФЛ

Вид командировочных расходов	Размер возмещения сотруднику	Размер включения в налоговую базу по НДФЛ
Суточные	400 руб. • 3 сут. = 1200 руб.	т.к. норма возмещения в целях НДФЛ = 700 руб., а 400 руб. < 700 руб. в сутки)
Оплата проживания	4000 руб.	в соответствии с внутренней документацией торгового предприятия расходы по найму жилого помещения принимаются в размере фактических расходов, значит, не включаются в налоговую базу по НДФЛ
Оплата проезда	нет, т.к. билеты приобретены по безналичному расчету	возмещение не нормируется, значит, не включается в налоговую базу по НДФЛ

Таблица 4. Порядок включения командировочных расходов в налоговую базу по налогу на прибыль

Виды командировочных расходов	Размер включения в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, руб.	Сумма сверхнормативных расходов, неучитываемых при налогообложении прибыли, руб.
Расходы по найму жилого помещения	4000 руб.	-
Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы	1671 руб.	-

Пример 2

Сотруднику бухгалтерии ООО "Пром-Энергоресурс" Головиной Е.С. 21.08. 2009 года был выдан аванс в размере 2000 рублей на приобретение канцтоваров. Работница предоставила в бухгалтерию авансовый отчет(приложение) согласно которому она:

- приобрела канцтовары (конкретные наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1655,00 руб. для нужд организации;

Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 22.08.2009 года. Руководитель ООО "Пром-Энергоресурс" утвердил авансовый отчет 22.08.2009 года.

Бухгалтер ООО "Пром-Энергоресурс" сделал следующие записи:

- выдача денежных средств под отчет 21.08.2009года - 2 000 руб.:

Д-т 71

К-т 50

- возвращение подотчетным лицом неиспользованной суммы аванса 22.08.2009 - 345 руб.

Д-т 50

К-т 71

- приобретение канцтоваров - 1655 руб.

Д-т 10

К-т 71

Пример 3

В марте 2009 г. главный механик ООО "Пром- Энергоресурс" Першин А.А. представил авансовый отчет с приложенными оправдательными документами, согласно которому остаток неиспользованных денежных средств составил 2400 руб. Остаток неиспользованных денежных средств в установленный срок (3 дня) работник не вернул. В связи с этим администрацией издан приказ об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника, ежемесячная сумма которой составляет 6000 руб.

На основании ст. 138 ТК РФ единовременно из заработной платы работника организация может удержать не более 1740 руб. [(10000 руб. - 1 300 руб.) • 20%], где 1300 руб. - НДФЛ.

По истечении срока, установленного для сдачи денежных средств, бухгалтер организации сделал следующие записи:

- списан остаток неизрасходованной суммы, выданной под отчет и своевременно не возвращенной работником - 2400 руб.;

Д-т 94

К-т 71

- удержана часть своевременно не возвращенной суммы, выданной работнику под отчет, из заработной платы за апрель - 1740 руб.;

Д-т 70

К-т 94

- удержана оставшаяся часть своевременно не возвращенной суммы, выданной работнику под отчет, из заработной платы за май (2400 руб. - 1740 руб.) = 660 руб.

Д-т 70

К-т 94

Пример 4

Работник отдела кадров ООО "Пром-Энергоресурс" 6 октября на собственные деньги приобрела термобумагу для факса по очень низкой цене - 900 руб. По просьбе работника на товарном чеке продавцом магазина была сделана запись: "оплачено Коробковой С.В., работником отдела кадров "ООО Пром-Энергоресурс". 9 октября она представила в бухгалтерию организации авансовый отчет, который был утвержден руководителем фирмы 10 октября. Расчеты с подотчетным лицом были произведены 14 октября. Бухгалтер "ООО Пром-Энергоресурс" сделал следующие записи:

- отражена задолженность перед физическим лицом - сотрудником предприятия - 900 руб.;

Д-т 10

К-т 73

- возникла задолженность перед физическим лицом по подотчетным суммам на основании утвержденного авансового отчета - 900 руб.;

Д-т 73

К-т 71

- погашена задолженность перед подотчетным лицом - 900 руб.

Д-т 71

К-т 50

Пример 5

Старшему производителю работ Исаеву В.Г., 23.10.2009 года был выдан аванс в размере 15000 руб. и доверенность(приложение) на приобретение у Филиала ОАО "Стройтрансгаз" в г. Удомля шпонки трех кулачковой резиновой в размере 170 кг. Работником 27.10.2009г. в бухгалтерию был сдан авансовый отчет, руководитель ООО "Пром-Энергоресурс" утвердил авансовый отчет 27.10.2009года. В бухгалтерии были сделаны следующие записи:

- выдача денежных средств под отчет - 15 000 руб.

Д-т 71

К-т 50

- приобретение материалов - 15000 руб.

Д-т 10; К-т 71

Заключение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, а для некоторых организаций имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств.

Расчеты с подотчетными лицами являются одной из разновидностей кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

При правильном документальном отражении расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые могут стать преградой на пути его дальнейшего функционирования. Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии

В данной работе были рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, законодательное и нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами, правила выдачи наличных и безналичных денежных средств под отчет, документальное оформление операций с подотчетными лицами, а также отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете. На примере строительной организации ООО "Пром-Энергоресурс" было рассмотрен порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами на практике. Из рассмотренных примеров выдачи денежных по отчет (на командировочные расходы, на приобретение товарно-материальных ценностей) можно сделать вывод что, на предприятии деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам.

Список литературы

1. Федеральный Закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ (принят ГД ФС РФ 23.02.1996);

2. Положение ЦБ РФ от 05.01.1998 № 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ";

3. Положение ЦБ РФ от 24.12.2004 г. № 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт";

4. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя";

5. Налоговый кодекс РФ часть I и II;

6. Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 31.05.1999 N 1790)

7. Трудовой кодекс РФ;

8. Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 "Об утверждении порядка ведения кассовых операций в РФ";

9. План счетов, утвержденный Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94Н;

10. Письмо от 18.12.2006 № 36-3/2408.

11. Гражданский кодекс РФ

12. Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации (ПБУ 4/99)";

13. В.Р. Захарьин Расчеты с подотчетными лицам: бухгалтерский учет и налогообложение учеб.-практ. Пособие. - М.: Налоговый вестник, 2008 - 310с.

14. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии: учеб.-практ. Пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007 - 552 с.

15. О.В. Влад Эксперт журнала "Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008 №1 Наличные расчеты через подотчетных лиц;

16. А.В. Серебряков: Особенности выдачи наличных и безналичных денежных средств под отчет. "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008 № 4;

17. Л.Н. Никулина: Аспекты бухгалтерского и налогового учета командировочных расходов."Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", 2008, N 1;

18. Л.А. Мельникова: Расчеты с подотчетными лицами. "Современный бухучет", 2007, N 5

19. СПС Консультант Плюс.

20. Данные организации ООО "Пром-Энергоресурс".

Размещено на Allbest.ru

...