Командировочные расходы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Служебной командировкой (далее - командировка) является поездка работника по распоряжению ответственного секретаря центрального исполнительного органа (должностного лица, на которого в установленном порядке возложены полномочия ответственного секретаря центрального исполнительного органа), а в случаях отсутствия таковых - руководителя государственного учреждения на определенный срок для выполнения трудовых обязанностей вне места его постоянной работы, а также на повышение и переподготовку профессионального уровня и квалификации.

В тех случаях, когда подразделения, входящие в состав государственного учреждения, находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то структурное подразделение, работа в котором обусловлена индивидуальным трудовым договором (приказом данного государственного учреждения).

Цель работы: рассмотреть на примере конкретного предприятия порядок учета и организации контроля расчетов по командировкам. В соответствии с поставленной целью был разработан план работы, отражающий основные задачи, поставленные для реализации данной цели:

- определить сущность и значение расчетов по командировочным работам

- рассмотреть основы организации синтетического, аналитического учета расчетов по командировкам, а также особенности документооборота;

- сделать выводы по данной теме.

Теоретической и методологической основой послужили законодательные и нормативные документы Президента и Правительства Республики Казахстан, монографические труды отечественных и зарубежных ученых экономистов и финансистов, статистические материалы, материалы периодической печати.



1. Теоретические основы учета командировочных расходов

1.1 Служебная командировка

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок. Работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой.

Днём выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолёта, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днём приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днём отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

Работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)). Срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда и дате выезда, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью должностного лица и печатью. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Основными задачами служебных командировок являются (ТОО):

- решение конкретных задач производственно-хозяйственной,

- финансовой и иной деятельности;

- оказание организационно-методической и практической помощи;

- проведение конференций, совещаний, семинаров и иных мероприятий, непосредственное участие в них;

- изучение, обобщение и распространение опыта, новых форм и методов работы.

Не являются служебными командировками:

1) служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативными правовыми актами;

2) поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. Вопрос о целесообразности и необходимости ежедневного возвращения работника из места служебной командировки к месту жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем, осуществившим командирование работника.

3) выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны).

4) поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования, подготовка и сдача кандидатских экзаменов, получение консультаций, и т.п.

В зависимости от оснований выезда служебные командировки подразделяются на: плановые, которые осуществляются в соответствии с утвержденными в установленном порядке планами и соответствующими сметами;

Внеплановые - для решения внезапно возникших проблем, требующих немедленного рассмотрения, либо в иных случаях, предусмотреть которые заблаговременно не представляется возможным.

Не допускается направление в командировку и выдача аванса работникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке.

1.2 Порядок оформления служебных командировок

служебный учет расход командировка

Основанием для направления работника в командировку является Акт Работодателя, т.е. На основании приказа Директора, работнику, направляемому в служебную командировку, выдается командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение должно быть подписано Представителем Работодателя. В целях подтверждения факта убытия в служебную командировку и нахождения в пунктах командировки командируемый работник обязан произвести заверенные печатями отметки:

- об убытии в служебную командировку и о возвращении из командировки к месту работы;

- соответствующего должностного лица либо органа принимающей стороны о прибытии на место служебной командировки и убытии из него.

В случаях, когда работник командируется в несколько пунктов, отметки о прибытии и убытии проставляются в каждом пункте служебной командировки, в котором работник находился.

Срок и режим командировки

Срок командировки устанавливается Приказом Директора исходя из:

· Ориентировочного времени необходимого для выполнения служебного поручения;

· Продолжительности проведения мероприятии согласно приглашения принимающей стороны;

· Условий договора, которым предусмотрено обязательства по командированию работников.

Срок командировки работника не может превышать максимальный срок, установленный трудовым законодательством Республики Казахстан. Днем прибытия из командировки считается день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0-го часа и позже - следующие сутки.

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, на которое он командирован.

Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха после возвращения из командировки не предоставляются. Исключение составляют случаи, когда мероприятия, на которые работник командирован, проходили в выходные дни либо иные дни отдыха, установленные в соответствие с законодательством Республики Казахстан и Правилами трудового распорядка Работодателя.

В случаях, когда работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

Если работник отбывает в командировку либо прибывает из командировки в выходной день, ему после возвращения из командировки предоставляется другой день отдыха.

За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы.

В соответствии со статьей 152 Трудового кодекса Республики Казахстан «Гарантии и компенсационные выплаты для работников, направляемых в командировки» установлено, что:

1. За время командировки за работником сохраняются место работы (должность) и заработная плата.

2. Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

3) расходы по найму жилого помещения.

Нормы суточных, выплачиваемых за время нахождения в командировке по Республике Казахстан и за пределами Республики Казахстан, подлежащие вычету при определении налогооблагаемого Дохода, установлены в Приложении №1 к настоящей Инструкции.

Направление работников в командировки осуществляется с учетом ограничений, предусмотренных статьями 183, 187, 226 настоящего Кодекса.

1.3 Временная нетрудоспособность работника в период командировки

В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах должностное лицо Работодателя, принявшее решение о его командировании.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документами соответствующих медицинских учреждений, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание медицинских услуг.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.



2. Особенности командировочных расходов

2.1 Особенности командировок за пределы Республики Казахстан

При командировании за пределы Республики Казахстан обеспечивает работника денежными средствами в национальной валюте страны пребывания работника или в свободно конвертированной валюте.

При выдаче аванса на командировку работника обязан ознакомиться со справкой-расчетом на выданный ему аванс и положениями законодательства Республики Казахстан об отчетности за его использование.

Если работник получил аванс на командировочные расходы, но не выехал в командировку, он обязан в течение трех рабочих дней с дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу Работодателя полученным им денежные средства в валюте той страны, в которой был выдан аванс.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства или работником не получены авансовые средства на командировку, их выплата работнику осуществляется в тенге по официальному обменному курсу Национального Банка Республики Казахстан к иностранным валютам стран пребывания, установленному на день, возврата\получения средств. В случае отсутствия у работника подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту страны пребывания перерасчет расходов, осуществленных в командировке и подтвержденных документально, осуществляется исходя официального обменного валютного курса, установленному Национальным Банком Республики Казахстан на день утверждения авансового отчета.

Командировочные расходы

Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

3) расходы по найму жилого помещения.

Расходы, связанные с командировкой, но не подтвержденные соответствующими документами, работнику не возмещаются. Расходы в связи с возвращением командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отозвание из командировки, болезнь) при наличии документа, подтверждающего такие расходы.

Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или проездные документы, оплачиваются командированными за счет суточных.

Возмещение расходов на перевозку багажа, весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм не производится.

Возмещение расходов на служебные телефонные переговоры проводятся в размерах, согласованных с лицом, принявшим решение о командировании работника.

Расходы по найму помещения

Работнику возмещаются фактические расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами. Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт назначения и по день выезда из него.

Если оплата за пользование жилыми помещениями произведена по различной стоимости, установленные предельные нормы возмещения расходов применяются к каждым суткам в отдельности.

Командированному работнику при представлении подтверждающих документов оплачиваются так же расходы на бронирование мест в гостиницах, а также по найму жилого помещения во время вынужденной остановки в пути.

2.2 Суточные расходы

За время нахождения в служебной командировке, в том числе и в пути к месту служебной командировки и обратно, работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке.

Выплата суточных производится в максимальных пределах, установленных налоговым законодательством Республики Казахстан. Суточные расходы за время пребывания в командировке выплачиваются: за каждый день пребывания в командировке, включая день выезда и приезда.

Нормы суточных для ТОО, выплачиваемых за время нахождения в командировке по Республике Казахстан и за пределами Республики Казахстан, подлежащие вычету при определении налогооблагаемого дохода

Страны	Суточные (тенге\доллары США)
Республика Казахстан	6 МРП
Соединенные Штаты Америки, Канада, Япония, Китайская Народная Республика, Страны Западной и Восточной Европы	80
Сингапур, Южная Корея, Малайзия, Израиль, Саудовская Аравия, Кувейт, Бахрейн, Бруней, Оман, Кипр, Австралия, Египет, Таиланд, Объединенные Арабские Эмираты, Южно-Африканская Республика, Филиппины	70
Страны Содружества Независимых Государств	50
Другие страны	60

Нормы командировочных расходов для ТОО по оплате найма жилого помещения за пределами Республики Казахстан, выплачиваемых за время нахождения в командировке, подлежащие вычету при определении налогооблагаемого дохода.

Оплата по найму жилого помещения (в сутки на одного человека)

Для первых руководителей	по фактическим расходам (но не более стоимости одноместного стандартного номера пятизвездочного отеля)
Для заместителей первого руководителей, главного бухгалтера	по фактическим расходам (но не более стоимости одноместного стандартного номера четырехзвездочного отеля)
Для заместителей главного бухгалтера и руководителей структурного подразделения	по фактическим расходам (но не более стоимости одноместного стандартного номера трехзвездочного отеля)
Для иного персонала	по фактическим расходам (но не более стоимости одноместного стандартного номера отеля иной категории)



3. Документальная отчетность командировочных расходов

3.1 Порядок представления отчета о командировке

В течение трех рабочих со дня возвращения из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию Работодателя авансовый отчет об израсходованных им суммах.

Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным перерасчетом). К отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте, заверенная отделом кадров или руководителем предприятия.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

- командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии из командировки, а так же отметками принимающей стороны о датах приезда и отъезда;

- документы подтверждающие расходы по найму жилого помещения;

- документы подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;

- документы подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

- документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров;

В случае оплаты командированным за счет собственных средств нижеуказанных расходов на проезд и оформлению документов к авансовому отчету так же прилагаются:

- документы подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились им лично;

- документы подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились Работодателем;

- документы подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансового отчета, подлежит возвращению работником в кассу в валюте той страны, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

В случае невозвращения работником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма возмещается в порядке установленном трудовым и гражданско-процессуальным законодательством Республики Казахстан.

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании работника, отчет о проделанной им работе либо участии в мероприятии, на которое он был командирован.

Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени Работодателя.

Работником, командированным для участия в образовательном мероприятии к отчету о командировке прилагаются полученные им, как участником мероприятия, материалы, а в случае выступления работника с докладами, статьями, иными работами так же копии таких докладов, статей, работ.



3.2 Особенности синтетического и аналитического учета командировочных расходов и особенности документооборота

В журнале-ордере в разрезе подотчетных лиц в графе «Остаток на начало месяца» отражаются суммы задолженности работников и других лиц с указанием даты возникновения задолженности. Выданные в текущем месяце авансы, возмещенные суммы перерасхода (против выданного аванса), предоставленные работникам кредиты (оборот по дебету) отражаются в корреспонденции с соответствующими счетами в графах 4-15. Общая сумма оборота по дебету группы счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников» за месяц подсчитывается и заносится в графу 26 «Итого по дебету».

В конце месяца обороты по дебету в разрезе корреспондирующих синтетических счетов заносятся в Главную книгу.

В графах 17-30 отражаются операции по кредиту группы счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников» на суммы возврата неиспользованных авансов, предоставленных кредитов и израсходованных подотчетных сумм в корреспонденции с соответствующими счетами.

В графе 31 «Итого по кредиту» и по строке «Итого» в разрезе подотчетных лиц отражаются итоговые суммы оборотов по кредиту счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников». Остатки на конец месяца в разрезе подотчетных лиц подсчитываются и заносятся в графу 32 «Остаток на конец месяца».

В конце месяца соответствующие итоговые данные журнала-ордера переносятся в Главную книгу. Остаток на конец месяца по группе счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников» в разрезе подотчетных лиц переносится в журнал-ордер, открываемый на следующий месяц. Группы счетов 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников» является активными, поэтому остаток этих счетов на конец месяца должен быть дебетовым. В исключительных случаях, при получении на конец месяца кредитового остатка, следует произвести соответствующую корректировочную бухгалтерскую запись, описание которой приведено в «Общих положениях» настоящей инструкции.



Список использованной литературы

1. Стандарты бухгалтерского учета Республики Казахстан. Постановление Национальной Комиссии РК по бухгалтерскому учету от 13 ноября 1996 г. №3.

2. Методические указания к стандартам бухгалтерского учета. Приказ Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов РК от 21 мая 1997 г. №7

3. Ларионова Е.А. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: Проспект, 1998

4. http:// zakon.kz

5. Типовой план счетов (Постановление Департамента по бухгалтерскому учету и аудиту)

6. Козлова Е.П. Бухгалтерский учет в организациях. - М: Финансы и статистика, 2000. - С. 121-127.

7. Постановлением Правительства РК от 18.04.2001 №514.

8. Трудового кодекса Республики Казахстан №251-III от 15.05.2007

9. Нурсеитов Э.О. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие. - Алматы, 2006.-472 с.

10. Закон Республики Казахстан О бухгалтерском учете и финансовой отчетности. от 28 февраля 2007 г., №234-III.

11. Инструкция (основа) по разработке Рабочего плана счетов для организаций, составляющих финансовую отчетность в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности (приказ МФ РК от 22.12.2005 г. №426)

12. Торшаева Ш.М. Теория бухгалтерского учета - Караганда: 2000 г. - 155 с.

Размещено на Allbest.ru

...