Размещено на http://www.allbest.ru/

Теоретические положения учета расчетов с работниками

1.1 Теоретические аспекты учета расчетов с работниками по заработной плате и премиям

Трудовые отношения регулируются следующими нормативными актами: нормами трудового кодекса; отраслевыми нормативными документами и соглашениями; коллективным договором; локальными нормативными актами; положениями о нормах трудового распорядка, об оплате труда, о премировании, приказы и указания о гарантиях и компенсациях при выполнении служебных обязанностей; трудовым договором, заключенным с работником.

При этом важным моментом является то, что заключенные договоры, соглашения и иные нормативные документы не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий, установленных трудовым законодательством.

Коллективный договор является правовым актом, регулирующим социальные трудовые отношения в организации. Он играет важную роль в вопросах налогообложения и вознаграждения работников, так как положения налогового законодательства базируются на нормах трудового права.

Основанием возникновения трудовых отношений между работником и работодателем является трудовой договор.

Заработная плата сотрудникам организации должна выплачиваться не реже двух раз в месяц, при этом сроки выплаты должны быть зафиксированы в трудовом или коллективном договоре и не подлежат изменению работодателем в одностороннем порядке.

Все российские граждане в период трудового договора подлежат следующим видам страхования:

- обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве (2,5%);

- обязательному социальному страхованию (2,9%);

- обязательному пенсионному страхованию (22%);

- обязательному медицинскому страхованию (5,1%).

Трудовой договор может быть заключен на определенный срок, не более 5 лет, если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными Федеральными законами. По общему правилу, срочный договор может быть заключен только тогда, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок, с учетом характера предстоящей работы или условий их выполнения.

Нормы трудового договора, правила трудового распорядка, положения о премировании и иные нормативные акты организации должны быть отражены в конкретном трудовом договоре. Если в трудовой договор не включены те или иные начисления, либо на них нет ссылок, то такие начисления могут быть приняты для цели налогообложения прибыли.

Трудовой кодекс предусматривает различные начисления стимулирующего и компенсационного характера, связанные с режимом работы и условиями труда.

Трудовой кодекс устанавливает минимальный размер доплаты за работу в выходной и праздничный день; в коллективном договоре может быть предусмотрен более высокий размер оплаты. Также, Трудовой кодекс рассматривает доплаты за работу в ночное время и сверхурочную, при этом работодатель должен следить за тем, чтобы сверхурочные часы не превышали 4 часов в течение 2-х дней подряд и 120 часов в год.

Согласно Трудовому кодексу, минимальный размер оплаты сверхурочной работы устанавливается в следующих пределах: за первые 2 часа оплачивается не менее, чем в полуторном размере, за последующие - не менее, чем в двойном.

Расчеты с сотрудниками, как состоящими в штате организации, так и не состоящими в нем, по всем операциям, связанным с заработной платой, пенсиями, пособиями, компенсационными выплатами и удержаниями из заработной платы производится с применением счета 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Предприятия в праве самостоятельно разрабатывать системы и формы оплаты труда, при этом они обязаны соблюдать трудовое законодательство, в котором регламентируются следующие основные принципы:

1. Ежемесячная оплата труда не должна быть ниже минимально размера оплаты труда (МРОТ), установленного государством - 4611 руб.

2. Работа в сверхурочные, праздничные, выходные дни должна оплачиваться дополнительно.

3. Работники должны иметь оплачиваемый отпуск, продолжительностью 28 календарных дней.

4. Оплата работ с вредными условиями труда должна быть повышенной.

5. Время, за которое согласно законодательству сохраняется заработная плата, должно быть оплачено.

Начисления заработной платы работникам основного, вспомогательного и обслуживающего производств отражаются:

Д 20 - «Основное производство», 23 - «Вспомогательные производства», 29 - «Обслуживающие производства и хозяйства» - к 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Заработная плата работникам, обслуживающим производство и управленческому персоналу начисляется:

Д 25 - «Общепроизводственные расходы», 26 - «Общехозяйственные расходы» - К 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Заработная плата работникам, занятым в процессе продажи готовой продукции и товаров начисляется:

Д 44 - «Расходы на продажу» - К 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Если организация осуществляет строительство для собственных нужд или производит реконструкцию или модернизацию основных средств, то начисление заработной платы работникам, занятым этой работой:

Д 08 - «Вложения во внеоборотные активы» - к 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Если организация получает прочие доходы и это требует трудовых затрат, то заработная плата начисляется:

Д 91-2 «Прочие расходы» - к 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Если работники выполняют работы, затраты по которым учитываются в составе расходов будущих периодов, то начисление заработной платы отражается:

Д 97- «Расходы будущих периодов» - к 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Если организация понесла убытки в результате чрезвычайных событий (пожары, наводнения), то заработную плату работникам, ликвидирующим последствия таких событий начисляют:

Д 91-2 - «Прочие расходы» - к 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

В соответствии с Трудовым кодексом, заработная плата работнику должна выплачиваться не реже двух раз в месяц, следовательно, часть заработной платы организация должна выплачивать авансом:

Д 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда» - к 50 - «Касса», 51 - «Расчетные счета».

Однако, начисление заработной платы и всех налогов должно производиться в последний день месяца.

Рассмотрим вопрос о премировании работников.

Общее понятие премирования работников следует разделить на 2 направления:

- премирование как поощрение, предусмотренное системой оплаты труда;

- премирование как поощрение отличившихся работников вне системы оплаты труда.

В последнем случае, выдача премии или награждение подарком носит разовый характер. При этом круг поощряемых работников заранее не определяется. Премирование осуществляется администрацией и в отдельных случаях, по согласованию с профсоюзами и советами трудовых коллективов.

Работник не имеет права оспаривать действия администрации, отказавшей ему в выплате разовой премии. Выплата разовой премии может осуществляться за образцовое выполнение трудовых обязанностей, за повышение производительности труда, за повышение качества продукции, за продолжительную безупречную работу, за новаторство и другие достижения, устанавливаемые правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине, принятыми в организации.

Премиальная система оплаты труда предусматривает выплату премий определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий премирования, предусмотренных положениями о премировании, которые разрабатываются в организациях.

Положением предусматривается: показатели премирования, условия премирования, размеры и шкала премирования, круг премируемых лиц, источники премирования. На основании таких премиальных положений у работника возникает право требовать выплаты премии, а у организации обязанность выплатить премию.

Если положение о премировании в организации не разработано, то вопросы премирования в обязательном порядке должны быть включены в коллективный договор и трудовой договор, заключаемый с работником.

Выплата премий осуществляется на основании приказа администрации, с указанием наименования премии, её размеров и источников финансирования.

Лишение премий и снижение их размеров также следует оформить приказом с указанием причин.

Вознаграждения по итогам работы за год определяются коллективным договором или отдельным положением. В положении устанавливается: круг лиц, имеющих право на получение вознаграждения, условия получения вознаграждения, порядок установления непрерывного стажа, размеры вознаграждения, условия, при наличии которых вознаграждение по итогам работы за год увеличивается, уменьшается или не выплачивается.

В полном размере вознаграждение рекомендуется уплачивать работникам, проработавшим весь календарный год. Отдельно решается вопрос, связанный с выплатой вознаграждения работникам, уволившимся до окончания календарного года.

Вознаграждения за выслугу лет выплачивается работникам, имеющим соответствующий непрерывный стаж работы в данной организации по окончании календарного года единовременно, в размерах, предусмотренных положениями о выплате работникам вознаграждения за выслугу лет. В этом документе нужно подробно описать порядок расчета премий для каждой категории работников.

Вознаграждение за выслугу лет начисляется исходя из тарифной ставки или должностного оклада по основной работе.

Как правило, право работника на получение такого вознаграждения возникает по истечении минимального стажа непрерывной работы в данной организации, который составляет 3 года.

Начисление премий включается в расходы на оплату труда.

Начисление премий работникам основного, вспомогательного, обслуживающего производств:

Д 20 - «Основное производство», 23 - «Вспомогательные производства», 29 - «Обслуживающие производства и хозяйства» - к 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Если премия начислена работникам общепроизводственного или управленческого персонала:

Д 25 - «Общепроизводственные расходы», 26 - «Общехозяйственные расходы» - К 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Премии работникам, занятым продажей продукции и товаров начисляется:

Д 44 - «Расходы на продажу» - К 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Если организация ведет строительство для собственных нужд, модернизацию или реконструкцию основных средств:

Д 08 - «Вложения во внеоборотные активы» - к 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Если премия не упомянута в трудовом договоре, то организация её выплачивает за счет собственных средств:

Д 91-2 - «Прочие расходы» - к 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Эти расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Такие премии назначаются руководителем и оформляются приказом.

Премии могут выплачиваться за счет нераспределенной прибыли. Такое решение принимается общим собранием учредителей и данные премии не попадают под налогообложение по налогу на прибыль. Начисление производится:

Д 84 - «Нераспределенная прибыль» - К 70 «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

На все виды премий начисляется налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и взносы во внебюджетные фонды.



1.2 Теоретические аспекты учета расчетов с работниками по больничным и отпускам

Расчет пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством регламентируется Федеральным законом от 29.12.2006 №255 ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Эти пособия исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за 2 календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуску по беременности и родам, отпуску по уходу за ребенком, в том числе за время работы у других страхователей.

В средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которое начислены страховые взносы в фонд социального страхования.

С 2011 года в расчет включаются и отпускные, и командировочные, на которые взносы начисляются. Пособия по временной нетрудоспособности, оплаченные в эти расчетные 2 года не учитываются. Средний дневной заработок для начисления пособий определяется путем деления суммы начисленного заработка на 730.

Пособие по временной нетрудоспособности, беременности, родам и уходу за ребенком не может быть меньше МРОТ за календарный месяц (4611 руб.).

Пособие за первые 3 дня нетрудоспособности выплачиваются за счет средств страхователя:

Д 20 - «Основное производство», 23 - «Вспомогательные производства», 25 - «Общепроизводственные расходы»…91-2 - «Прочие расходы» - К 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

За остальной период, начиная с 4-го дня - за счет средств фонда социального страхования:

Д 69-1 - «Расчеты по социальному страхованию» - К 70 - «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Размер среднего заработка не может превышать определенной величины.

Закон требует сравнивать средний заработок, исходя из которого исчисляется пособие, с предельной величиной для начисления взносов на соответствующий год; при этом сравнивается общая сумма выплат, а не средняя дневная величина. Каждый календарный год рассматривается в отдельности. В 2010 и 2009 году предельная величина составляла 415000 руб., в 2011 и 2012 - 463000 руб.

На сумму больничного влияет страховой стаж - это суммарная продолжительность времени уплаты страховых взносов. В зависимости от продолжительности стажа пособие выплачивается:

1) Страховой стаж 8 лет и более - в полном объеме;

2) Страховой стаж от 5 до 8 лет - в размере 80% пособия;

3) Страховой стаж от 0,5 года до 5 лет - в размере 60% пособия;

4) Страховой стаж менее полугода - пособие выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц.

Если средний заработок в расчете на полный календарный месяц ниже Федерального МРОТ, установленного на день наступления страхового случая, тогда пособие рассчитывается исходя их МРОТ. В настоящее время, когда МРОТ составляет 4611 руб. и расчетный период 24 месяца, выплаты работника должны превышать 110664 руб. Если за 2 года доход работника меньше этой величины, пособие выплачивается исходя из МРОТ.

Такая ситуация также возможна, если сотрудник продолжительный период не работал и не может подтвердить свои выплаты с прежних мест работы, например, работник болел в феврале 2011 года 5 дней, общий страховой стаж больше года, в расчетный период он нигде не работал. Тогда 4611 мы умножаем на 24 месяца, затем делим на 730 и полученную сумму домножаем на количество дней болезни - 5. Тогда получим, что пособие по временной нетрудоспособности составит 757, 9 руб.

Алгоритм расчета пособия исходя из среднего заработка:

1) За каждый год, предшествующий году наступления нетрудоспособности, подсчитываем сумму начислений, облагаемых взносами в Фонд Социального Страхования;

2) Отдельно каждую из сумм сравниваем с 415000 и 463000 и берем в расчет сумму, не превышающую 415000 (или 463000);

3) Суммируем полученные данные, делим на 730 и умножаем на коэффициент, в зависимости от стажа;

4) Определяем сумму к выплате путем умножения среднедневного заработка на количество календарных дней нетрудоспособности;

5) Сравниваем сумму рассчитанного пособия и пособия, рассчитанного исходя из МРОТ и берем максимальную.

Рассмотрим расчет и оплату отпусков работникам.

Согласно главе 19 Трудового кодекса РФ, работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Отпуск, продолжительностью более 28 дней , предоставляется работникам, занятым на производствах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся в период ежегодного основного и дополнительного отпуска, в календарные дни отпуска не включаются.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск включается:

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующим восстановлением на прежней работе;

- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;

- время предоставляемых по просьбе работников отпусков без сохранения заработной платы, не превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающей право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск не включается:

- время отсутствия на работе без уважительных причин, в т.ч. вследствие отстранения его от работы в случаях, предусмотренных ТК;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работникам ежегодно.

Право на использование отпуска за 1-й год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон он может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

До истечения 6 месяцев по заявлению работника отпуск может быть предоставлен:

- женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, усыновившим ребенка в возрасте до 3-х месяцев;

- в других случаях, предусмотренных Федеральным законом.

Отпуск во второй и последующие годы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной у работодателя. Очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Если работнику своевременно не была произведена оплата отпуска, либо работник не был предупрежден о его начале за 2 недели, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. В исключительных случаях допускается с согласия работника перенесения отпуска на следующий год, при этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того года, за который он предоставлен.

Запрещается непредоставление отпуска в течение 2-х лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда. учет премия работник нетрудоспособность

По соглашению между работником и работодателем, отпуск может быть разделен на части, но при этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена работнику в удобное для него время в течение текущего года или присоединена у отпуску за следующий рабочий год.

Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Увольняющемуся работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска ( Постановление 69 НКТ СССР 30.04.1930 - об очередных и дополнительных отпусках).

По письменному заявлению работника, работодатель может предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

1. Участникам ВОВ (до 35 календарных дней в году);

2. Работающим пенсионерам (до 14 календарных дней в году);

3. Родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших в случае ранений, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (до 14 календарных дней в году);

4. Работающим инвалидам (до 60 календарных дней в году);

5. Работникам в случае рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (до 5 календарных дней);

6. В других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными Федеральными законами, либо коллективным договором.

Рассмотрим расчет отпускных выплат. Средний дневной заработок для расчета отпускных определяется по формуле:

1). В случае, если расчетный период отработан полностью, сумма среднего дневного заработка будет равна сумме выплат за расчетный период, деленной на произведение 29,4 на 12 месяцев.

2) В случае, если расчетный период отработан не полностью, сумма среднего дневного заработка будет равна сумме выплат за расчетный период, деленной на количество календарных дней в периоде. Количество календарных дней в периоде определяется как 29,4 за каждый полностью отработанный месяц и произведение количества отработанных календарных дней в месяце на 29,4, деленное на количество календарных дней в месяце за каждый не полностью отработанный месяц.

Далее умножаем полученное значение среднего дневного заработка на количество дней отпуска.

Положение об особенностях исчисления среднего заработка (Постановление правительства РФ от 11.11.2009 №916) устанавливает особенности порядка исчисления среднего заработка для всех случаев определения его размера, предусмотренных ТК РФ.

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системы оплаты труда и виды выплат, применяемые у работодателя, независимые от источника их выплат: заработная плата всех видов, надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам), выплаты, связанные с условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и праздничные дни, оплата сверхурочной работы, премии и вознаграждения, включая вознаграждения по итогам работы за год и единовременные вознаграждения за выслугу лет, другие начисления, которые предусмотрены системой оплаты труда на предприятии.

Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и др.).

В соответствии с пунктом 5 положения о среднем заработке, из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

1) За работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, в т.ч. отпуск, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных ТК;

2) Работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

3) Работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, независящим от работника и работодателя;

4) Работник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не имел возможности выполнять свою работу;

5) Работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни по уходу за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

6) Работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработка или без оплаты, в соответствии с законодательством РФ.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

В случае, если время, приходящееся на расчетный период отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 положения о среднем заработке, премии и вознаграждения учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде. При этом, если квартал расчетного периода, за который начислена премия, отработан полностью, премия может быть учтена в полной сумме даже не смотря на то, что в других кварталах расчетного периода имеются неотработанные месяцы.

Если премия начислена в месяце, который не попадает в расчетный период, она в расчет не берется. Но при расчете среднего заработка нельзя учесть 5 квартальных премий даже в случае, если все они попали в расчетный период. Это объясняется тем, что расчетному периоду в 12 месяцев соответствует 4 квартальные премии.

1.3 Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами и расчеты с персоналом по прочим операциям

Счет 73 - «Расчеты с персоналом по прочим операциям» используется в бухгалтерском учете для отражения займов, выданных работнику, а также для отражения удержаний за причиненный организации материальный ущерб.

Согласно Гражданскому Кодексу, выдача займа работнику организации оформляется письменным договором, даже если сумма займа незначительна. В договоре необходимо определить сумму займа, срок, на который он выдается, а также способ, которым работник будет возвращать деньги (целиком, частями, вносить в кассу или же сумма будет удерживаться из заработной платы).

Ни размер займа, ни срок его погашения законодательно не ограничены. Если срок возврата займа в договоре е указан, работник обязан вернуть деньги в течение 30 дней с того момента, как этого потребует организация.

Выдача займа производится:

Д 73-1 - «Расчеты по предоставленным займам» - К 50 - «Касса», 51 - «Расчетные счета».

В договоре можно предусмотреть, что за пользование займом работник должен уплатить проценты. Как правило, договор предусматривает, что проценты уплачиваются ежемесячно, но можно установить и иной порядок их уплаты.

Начисление процентов за пользование займом:

Д 73-1 - «Расчеты по предоставленным займам» - К 91-1 - «Прочие доходы».

Согласно Налоговому Кодексу, если работнику предоставлялся займ на льготных условиях, работник получает дополнительный доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах. Для этой материальной выгоды предусмотрена налоговая ставка 35%. Исключения составляют доходы в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование целевыми займами, фактически израсходованными на строительство или приобретение дома, квартиры на территории Российской Федерации. В этих случаях применяется ставка 13%.

Для определения суммы материальной выгоды необходимо:

1) Рассчитать сумму процентов по заемным средствам исходя из 2/3 ставки рефинансирования банка Российской Федерации по займам, выданным в рублях или 9% годовых по займам, выданным в валюте;

2) Вычесть из суммы процентов (определенных исходя из 2/3 ставки рефинансирования банка РФ по займам, выданным в рублях или 9% по займам, выданным в валюте) сумму процентов, которую должен уплатить сотрудник по займу.

С этой разницы удерживается НДФЛ по ставке 35%. Налоговые вычеты с материальной выгоды не применяются.

Материальная выгода не облагается взносами во внебюджетные фонды и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Начисление НДФЛ производится:

Д 70 - «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К 68 - «Расчеты по налогам и сборам».

Удержание суммы займа и процентов по нему из заработной платы:

Д 70 - «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К 73-1 - «Расчеты по предоставленным займам».

Если работник вносит сумму займа и проценты по нему в кассу или на расчетный счет организации:

Д 50 - «Касса», 51 - «Расчетные счета» - К 73-1 - «Расчеты по предоставленным займам».

Для отражения материального ущерба на счете 73 открывается субсчет 73-2 - «расчеты по возмещению материального ущерба».

Порядок возмещения ущерба зависит от того, как оформлены отношения между организацией и работником. С работником может быть заключен гражданско -правовой договор, например, договор подряда или трудовой договор.

В первом случае отношения регулируются Гражданским Кодексом Российской Федерации, который предусматривает полное возмещение ущерба. Работник должен возместить как прямой ущерб, т.е. расходы на восстановление поврежденного или приобретение утраченного имущества, так и сумму доходов, не полученных организацией в результате утраты или порчи имущества, т.е. упущенная выгода.

Если с работником заключен трудовой договор, то ущерб возмещается в соответствии с Трудовым Кодексом. В этой ситуации необходимо учитывать следующее:

1) Для привлечения к материальной ответственности должно быть законное основание. Это может быть договор о полной материальной ответственности или закон. По закону в большинстве случаев работник несет ответственность в пределах своего среднемесячного заработка.

Заключить договор о полной материальной ответственности можно лишь с работником, который достиг возраста 18 лет; непосредственно обслуживает или использует денежные средства, товарные ценности или иное имущество; должность или вид его работы законом отнесены к числу тех, которые допускают заключение подобного договора.

2) Взыскание ущерба, не превышающего среднего месячного заработка, производится по решению работодателя. Распоряжение о взыскании должно быть доведено до работника не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба. Если этот срок истек, ущерб взыскивается через суд.

3) Компенсируется только действительный ущерб, а упущенная выгода взысканию не подлежит.

Материальная ответственность работника исключается, если ущерб возник в следствии непреодолимой силы нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны, либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника.

Перечень случаев, когда работник может привлекаться к полной материальной ответственности, приведен в статье 243 Трудового Кодекса:

1) Когда в соответствии с Кодексом или иными Федеральными законами на работника возложена полная материальная ответственность;

2) Выявлена недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

3) Имеет место умышленное причинение ущерба;

4) Имеет место причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

5) Имеет место причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6) Причинение ущерба произошло в результате административного проступка, если это установлено государственным органом;

7) Имеет место разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну;

8) Причинение ущерба произошло не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Ограниченная материальная ответственность наступает, если работник допустил брак в работе, испортил имущество по небрежности и неосторожности.

Если ущерб причинен по вине нескольких работников, то его размер определяется для каждого из виновных работников с учетом степени вины, вида и предела материальной ответственности.

Днем обнаружения ущерба считается день, когда администрации стало известно о наличии ущерба. Если ущерб выявлен при инвентаризации, то днем обнаружения ущерба считается день подписания соответствующего акта.

Согласно Трудовому Кодексу, общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

Размер ущерба по утрате и порче имущества определяется по фактическим потерям, исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом его амортизации.

Списание недостающего имущества производится:

Д 94 - «Недостачи и потери от порчи ценностей» - К 10 - «Материалы», 50 - «Касса», 41 - «Товары», 43 - «Готовая продукция», 01-выбытие - «Основные средства» и т.д.

Списание недостачи на виновное лицо:

Д 73-2 - «Расчеты по возмещению материального ущерба» - К 94 - «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Взыскание с виновного лица:

Д 50 - «Касса», 51 - «расчетный счет», 70 - «Расчеты с персоналом по оплате труда», 10 - «Материалы», 41 - «Товары» и т.д. - К 73-2 - «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если суд отказал во взыскании сумм недостач ввиду необоснованности иска, сумма списывается:

Д 94 - «Недостачи и потери от порчи ценностей» - К 73-2 - «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Эта же сумма списывается в прочие расходы:

Д 91-2 - «Прочие расходы» - К 94 - «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если виновное лицо найдено не было,

Д 91-2 - «Прочие расходы» - К 94 - «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В бухгалтерском учете для расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 - «Учет расчетов с подотчетными лицами».

Основанием для выдачи денежных средств под отчет членам трудового коллектива является:

1) Утвержденный приказом руководителя список лиц, имеющих право на получение указанных сумм.

При этом в приказе оговариваются размер выдаваемых сумм и сроки, на которые они выдаются, по истечении которых подотчетное лицо должно отчитаться о произведенных расходах.

С работниками, которые включены в список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

2) Заявление работника с разрешающей резолюцией руководителя.

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Выдача наличных под отчет производится в пределах сумм, определенных на основании сметы командировочных расходов, составляемых в бухгалтерии организации.

Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером.

По истечении срока, на который были выданы денежные средства (по возвращении из командировки), подотчетное лицо обязано не позднее 3-х рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах с приложением к нему оправдательных документов, подтверждающих их правильность и достоверность.

Целесообразность произведенных расходов подтверждает должностное лицо, в подчинении которого находится сотрудник, затем авансовый отчет поступает в бухгалтерию для проверки и дается на утверждение руководителю.

Если подотчетное лицо не предоставило в установленные сроки авансовый отчет, либо не вернуло в кассу остаток неиспользованных сумм, бухгалтер имеет право удержать из оплаты труда сумму такой задолженности с соблюдением норм, установленных законодательством.

В соответствии с планом счетов, для учета расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы, осуществляется на счете 71.

Для учета денежных средств выданных и израсходованных подотчетным лицом применяется унифицированная форма АО 1 - Авансовый отчет. Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к бухгалтерскому учету.

Выдача аванса через кассу осуществляется:

Д 71 - «Расчеты с подотчетными лицами» - К 50 - «Касса».

Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, то перечисление денег на счет:

Д 55 - «Специальные счета в банках» - К 51 - «Расчетные счета».

Выдача суммы аванса через карту:

Д 71 - «Расчеты с подотчетными лицами» - К 55 - «Специальные счета в банках».

Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки. Если командировка необходима для нужд основного, вспомогательного и обслуживающего производств:

Д 20 - «Основное производство», 23 - «Вспомогательное производство», 29 - «Обслуживающие производства и хозяйства» - К 71 - «Расчеты с подотчетными лицами».

Если командировка связана с управленческой деятельностью:

Д 26 - «Общехозяйственные расходы» - К 71 - «Расчеты с подотчетными лицами».

Если командировка касается продажи готовой продукции и товаров:

Д 44 - «Расходы на продажу» - К 71 - «Расчеты с подотчетными лицами».

Затраты на командировки, связанные с приобретением того или иного имущества, увеличивают стоимость данного имущества.

Расходы по командировке, целью которой является покупка и доставка материалов, товаров, основных средств относятся на их стоимость, если авансовый отчет отражен до даты списания материалов в производство или ввода в эксплуатацию основного средства:

Д 08 - «Вложения во внеоборотные активы», 10 - «Материалы», 41 - «Товары» и т.д. - К 71 - «Расчеты с подотчетными лицами».

В противном случае, они относятся на счета учета затрат.

Если подотчетное лицо заявило о себе как о представителе организации, т.е. предъявило доверенность, то должен быть выписан счет-фактура:

Д 19 - «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - К 71 - «Расчеты с подотчетными лицами».

Д 68 - «Расчеты по налогам и сборам» - К 19 - «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Она списывается:

Д 91-2 - «Прочие расходы» - К 19 - «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Если работник находился в командировке, связанной с возвратом бракованной продукции:

Д 28 - «Брак в производстве» - К 71 - «Расчеты с подотчетными лицами».

Если командировка связана с получением организацией прочих доходов, например заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду, то командировочные расходы списываются:

Д 91-2 - «Прочие расходы» - К 71 - «Расчеты с подотчетными лицами».

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру:

Д 50 - «Касса» - К 71 - «Расчеты с подотчетными лицами».

Согласно Трудовому Кодексу, производить удержания из заработной платы работника работодатель может для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, если подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет в установленные сроки, либо не вернуло в кассу остаток неизрасходованных сумм авансов.

Работодатель вправе принять решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Такое решение должно быть оформлено приказом, а при его отсутствии, либо в случае отказа работника добровольно удовлетворить требования администрации, удержания производятся в судебном порядке.

Отражение денежных средств, невозвращенных в установленные сроки:

Д 94 - «Недостачи и потери от порчи ценностей» - К 71 - «Расчеты с подотчетными лицами».

Удержания из заработной платы работника невозвращенных в установленные сроки сумм:

Д 70 - «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К 94 - «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Так как удержания из заработной платы не могут превышать 20% от неё, часть удержаний может быть списана:

Д 73 - «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - К 94 - «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Д 70 - «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К 73 - «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Если с работником заключен договор на пользование транспортным средством, то стоимость горюче-смазочных материалов (ГСМ), приобретенных в связи с поездкой подотчетного лица, отражается:

Д 10 - «Материалы» - К 71 - «Расчеты с подотчетными лицами».

Списание стоимости ГСМ на расходы организации отражается:

Д 20 - «Основное производство», 26 - «Общехозяйственные раходы» и т.д. - к 10 - «Материалы».

Начисление арендной платы за пользование автомобилем:

Д 20 - «Основное производство», 26 - «Общехозяйственные расходы» и т.д. - К 73 - «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Арендная плата учтена в составе доходов работника и начислен НДФЛ с доходов:

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - К 70 - «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Д 70 - «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К 68 - «Расчеты по налогам и сборам».

Размещено на Allbest.ru

...