Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• 1. Требования к программам
• 2. Основные задачи программ
• 3. Недостатки современных бухгалтерских программ
• 4. Обзор некоторых программ
• 5. 1С: Бухгалтерия
• 6. Парус
• 7. Система «БЭСТ»
• Литература
• Введение
• Внедрение в учётный процесс средств вычислительной техники позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера, в результате чего появилась новая форма бухгалтерского учета, получившая название автоматизированной.
• В настоящее время разработано достаточно много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в организациях. Бухгалтерские программы содержат план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты, а также средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретного пользователя, независимо от масштабов его деятельности.
• При автоматизированной форме бухгалтерский учёт осуществляется путем внесения корреспонденций счетов непосредственно в журнал хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных документов. При проведении заполненных первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции счетов. Также реализована возможность получения печатной формы созданного документа. Существует возможность формирования проводок путем введения так называемых «типовых операций», в основу которых положена типовая корреспонденция счетов. Квалифицированный пользователь может значительно расширить список типовых операций путем добавления в него новых типовых операций, созданных им самим.
• Бухгалтерские программы, как правило, содержат большой объём нормативно-справочной информации, которая включает в себя документы по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов и другие данные, позволяют организовать многоуровневый аналитический и синтетический учет, работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.
• Автоматизированная форма учёта позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.
• Регистры бухгалтерского учета, такие как оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, формы бухгалтерской и налоговой отчетности могут быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать выходные формы, содержащие необходимую информацию по аналитическому и синтетическому учету.
• С применением средств вычислительной техники методология бухгалтерского учёта не меняется, меняется лишь технология обработки информации.
• Основными достоинствами данной формы учета является однократное введение первичной информации, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.
• Основные принципы автоматизированной формы бухгалтерского учёта:

· однократный ввод учетных данных;

· автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;

· автоматическое получение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;

· автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

автоматизация бухучёт программный

1. Требования к программам

Хорошие бухгалтерские системы, вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости, должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия. Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь:

· учётом и хранением первичных документов;

· выполнением простых расчетов;

· построением различных отчетов.

При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.

2. Основные задачи программ

1. Автоматизация.

Первая задача любой программы - автоматизировать ввод, создание, хранение и учёт документов, так как весь бухгалтерский и налоговый учёт ведется на основании первичных документов.

Некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру, возможны:

· автоматическая нумерация документов;

· подстановка нужных дат;

· выбор значений из справочника (вместо ручного ввода информации);

· автоматические расчёты.

Остальные документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или из сторонних организаций. Конечно, в этом случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения. Однако современные бухгалтерские программы не способны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию.

Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов.

2. Поиск.

Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа, продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера.

3. Изменяемость.

Не всегда документы попадают в бухгалтерию в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы в дальнейшем, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа.

4. Создание журнала хозяйственных операций.

На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создаёт журнал операций на основе введенных документов. Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

5. Создание налоговых регистров.

Требования ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако, использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр.

6. Справочники.

Любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение справочников, нужных для:

· быстрого ввода документов;

· автоматических расчетов.

Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

7. Составление отчётов.

Конечная цель работы любой бухгалтерии - составление отчетов по результатам хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты строятся программами автоматически на основе информации из журнала проводок.

В бухгалтерском учете имеется ряд периодических действий, которые следует регулярно выполнять. Начислять и выплачивать заработную плату, рассчитывать амортизационные отчисления и переоценивать валюту. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ выполняются автоматически, при этом генерируются все необходимые проводки.

8. Командная работа.

Для бухгалтерии крупных предприятий чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская программа позволяла работать одновременно нескольким бухгалтерам с одной информационной базой. Также иногда возникает необходимость консолидации учета (консолидация ? сведение бухгалтерских данных при подготовке сводного отчёта). Большинство бухгалтерских программ реализуют эти требования, однако при этом необходимо использовать более дорогую версию программы.

При работе с большими объемами информации чрезвычайно важна приемлемая скорость ее обработки. Чтобы несколько бухгалтеров могли бы работать с одной информационной базой большого размера, и скорость работы при этом не снижались, программа должна быть оптимизирована для такой работы. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей, а также количества первичных документов и проводок.

9. Дополнительные функции.

Многие программы поддерживают работу с текстовыми документами и таблицами, включают в себя встроенный калькулятор и календарь. Но на практике эти возможности используются редко. Гораздо удобнее использовать обычные калькулятор и календарь и специальные программы: Word и Excel.

10. Актуальность.

Следует отметить одну особенность бухгалтерского учета у нас в стране. Правила учета постоянно меняются, все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными, и значительно больше операций придется выполнять вручную. Кроме того, для успешной работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия.

11. Оптимизация программы.

Большинство современных программ имеют мощные средства настройки на особенности учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации.

Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать значительного времени, так что часто проще вручную выполнять некоторые операции, не адаптируя программу под свои нужды.

Современные бухгалтерские программы вышли за рамки автоматизации бухгалтерской деятельности. Часто фирмы, производящие бухгалтерские программы, предлагают дополнительное программирование по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т.п. При этом все программы тесно связаны и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям предприятия. Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с некоторыми автоматизируемым торговым и складским оборудованием. Таким образом, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров штрих-кодов и другого оборудования автоматически попадает в информационную базу программы.

Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.

3. Недостатки современных бухгалтерских программ

1. Бухгалтерские программы в настоящее время сильно уступают современным универсальным программам в продуманности пользовательского интерфейса, т.е. в принципах организации общения человека с компьютером (в то же время, ведущие фирмы, производящие универсальные программы (Microsoft, Corel, Adobe), до мелочей продумывают интерфейс, вырабатываются единые приемы работы - пользователям проще осваивать новую программу).

2. Подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки и обновления (в большинстве случаев для обслуживания этих программ потребуется привлекать специалистов; большинство универсальных программ становится все проще в освоении, но бухгалтерские программы - всё сложнее).

Несмотря на недостатки, другого выхода, кроме использования программ, автоматизирующих бухгалтерский учет, не существует. Вручную вести учет в современной бухгалтерии не рационально.

4. Обзор некоторых программ

По результатам анкетирования ведущих российских фирм - разработчиков программ для бизнеса было установлено, что более половины из них (около 200 независимых фирм) занимаются разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии. На самом деле достаточно хорошо апробированных и известных пакетов не более 20 - 30. Приведем несколько наиболее известных и популярных российских разработчиков автоматизированных бухгалтерских систем:

«1С» (серия программ «1С: Бухгалтерия»), «АйТи» (семейство «БОСС»), «Атлант - Информ» (серия «Аккорд»), «Галактика - Парус» (серия программ «Галактика» и «Парус»), «ДИЦ» («Турбо - бухгалтер»), «Интеллект - сервис» (серия «БЭСТ»), «Инфин» (серия программных продуктов от «мини» до «макси»), «Информатик» («Инфо - бухгалтер»), «Инфософт» («Интегратор»), «Омега» (серия «Abacus»), «Цифей» («Эталон») и «R-Style Software Lab» («Универсальная бухгалтерия Кирилла и Мефодия», серия RS-Balance).

5. 1С: Бухгалтерия

Фирма «1С» -- российская компания, специализирующаяся на дистрибьюции, поддержке и разработке компьютерных программ и баз данных делового и домашнего назначения. Название компании возникло из названия собственной поисковой программы: не более 1 секунды требовалось для получения информации.

1С:Бухгалтерия -- собирательное название бухгалтерских продуктов фирмы «1С», относящееся к некоторым конфигурациям на платформе 1С:Предприятие версий 7.7 и 8.

· На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Популярность этой программе обеспечили мощная реклама, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия.

· Основные возможности системы легко укладываются в схему «проводка - главная книга - баланс».

· В базовый комплект поставки входит некоторый набор заполняемых форм первичных документов, которые при необходимости можно перенастроить, изменить форму и алгоритм заполнения. Для этого надо воспользоваться внутренним макроязыком, освоение которого требует некоторой квалификации.

В целом программу «1С: Бухгалтерия» можно отнести к подклассу инструментальных систем для квалифицированного бухгалтера малого предприятия, поскольку она требует некоторой настройки для дальнейшего индивидуального пользования. Базовые компоненты недоступны пользователю, но функциональные конфигурации, написанные на встроенном языке, полностью доступны для модификации.

6. Парус

Корпорация «Галактика - Парус» предлагает программу «Парус» под Windows. Разработка предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово - хозяйственную деятельность предприятия.

Для автоматизации крупных корпоративных пользователей разработан программный комплекс «Парус 97», в котором помимо стандартных модулей добавились две новые подсистемы «Консолидация учета» и «Обработка авизо», применение которых дает возможность решать вопросы построения единого информационного поля для российских холдингов и объединений, а также автоматизировать различные бизнес - процессы компании со сложной, многоуровневой, территориально - распределенной структурой управления. Программа "Парус" для SQL-сервера или Oracle является открытой системой, и ее функции могут расширяться с помощью прямого обращения к SQL- серверу и к базовым функциям программы.

7. Система «БЭСТ»

Система «БЭСТ» является в первую очередь торговой системой, но также обеспечивает автоматизацию всех основных участков учета на предприятии (ведение расчетных счетов, кассы, расчетов с подотчетными лицами, учет основных средств и материалов, расчет зарплаты) и может быть использована для автоматизации предприятий любого профиля. Интерфейс системы направлен на пользователя, благодаря чему большинство настроек может быть выполнено пользователем без привлечения специалистов фирмы - разработчика. «БЭСТ» является закрытой системой и не может быть изменена пользователем. Компания-разработчик сама проводит модификацию базовых модулей, приспосабливая их к специфике конкретного предприятия. Это дорогостоящий процесс, который нередко вызывает трудности сопровождения и обновления версий.

Литература

1. Веб-сайт юридической фирмы «ЮрБизнес - Проф»

2. Коцюбинский А.О., Грошев С.В. - Руководство для бухгалтера по работе на компьютере. - М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2002

3. Умнова Э.А., Шаниров М.А. Система автоматизированной обработки учетной информации. - М.: Финансы и статистика, 1998

4. Вартанян А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии. // Бухгалтерский учет. - 2000 - №5

5. Харитонов С. Свежее решение: составление новой бухгалтерской отчетности на компьютере. // Бухгалтер и компьютер. - 2004. - №2

6. Информационное Агентство "Финансовый Юрист" (Антон Гаген)

Размещено на Allbest.ru