Организация работы специалиста с документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство сельского хозяйства

ФГБОУ ВПО Новосибирский государственный аграрный университет

Факультет Государственное и муниципальное управление

Кафедра: Государственного муниципального и экономического управления

Направление: государственное и муниципальное управление

Реферат

по делопроизводству

Организация работы специалиста с документами

Выполнил:

Студент 8202 группы

Тиссен Илья

Проверила:

Паульзен Л.Н.

Новосибирск, 2015

Содержание

документ делопроизводство офисный

Введение

1. Требования, предъявляемые специалисту по работе с документами

2 Организация работы с документами

3 Организация и оборудование рабочего места специалиста

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается, созданием документа. Также в современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и организациями, с одной стороны, и частными лицами - с другой, а также организациями между собой осуществляется с помощью обмена документами. В документах фиксируются все важнейшие управленческие решения.

Важнейшую роль в подготовке и реализации документов организации, а также контроле за их исполнением играет организационный офисный персонал в состав, которого входит специалист, который работает непременно с документами. Поэтому организация работы специалиста с документами является актуальным на сегодняшний день.

Цель исследования изучить организацию работы специалиста с документами. В соответствие с темой были поставлены задачи:

- Изучить требования, предъявляемые специалисту по работе с документами.

- Рассмотреть организацию работы с документами.

- Изучить организацию и оборудование рабочего места специалиста.

1. Требования, предъявляемые специалисту по работе с документами

В категорию специалиста включены: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего.

С документами должны работать специалисты с соответствующим высшим или средним специальным образованием. Наименование должностей специалистов согласно статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации необходимо устанавливать в соответствии со штатным расписанием. Однако во избежание будущих осложнений, связанных с изменением трудового законодательства, рекомендуется определять наименование должностей в штатном расписании по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Первая ступень карьеры специалиста, который работает с документами - это делопроизводитель, экспедитор, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка или архивариус. Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Специалист с высшим образованием могут начать своё продвижение по службе с должности секретаря руководителя или документоведа. Каждая следующая ступень карьеры предполагает наличие определенного стажа работы с документами в сфере управления или увеличение объёма профессиональных знаний, полученных в учебных заведениях или на курсах повышения квалификации.

Но на практике руководители организаций при приеме на работу специалистов нередко руководствуются соображениями, отличающимися от требований Квалификационного справочника. В одних организациях эти требования более строгие, а в других - менее строгие.В.В. Галахов, И.К. Корнеев Делопроизводство: Образцы, документы-М.: Проспект, 2014.

Следует отметить, что в последнее время руководители, понимая, что доверить работу с документами в своей организации можно только подготовленному специалисту, всё чаще стремятся службу из профессионально компетентных работников, не просто обладающих необходимыми теоритическими и практическими навыками, но имеющих документы о получении соответствующей профессиональной подготовки на курсах повышения квалификации, в средних специальных и высших учебных заведениях.

После прохождения краткосрочного обучения в объёме от 72 до 100 ч выдаётся удостоверение о повышение квалификации. Слушатели, успешно прошедшие обучение по программе в объёме свыше 100 ч, могут рассчитывать на получение свидетельства о повышении квалификации. Лицам, проходившим обучение по программе, предусматривающей объём более 500 ч, выдаётся диплом о профессиональной переподготовке. Диплом о присвоении квалификации «Документовед» предполагает обучение по программе объёмом в 1 тыс. и более учебных часов.

Также специалисту необходимо знать требования нормативных документов, регламентирующих процессы работы с документами.

Кроме того, от специалиста сейчас требуется уверенное знание на уровне опытного пользователя определенного набора компьютерных программ: операционной системы, принятой к применению в данной организации (как правило, это операционная система Microsoft Windows); текстовые редакторы (Microsoft Word) и электронных таблиц (Microsoft Excel).

Также требуется знание систем управления базами данных (Access, 1C, FoxPro и т.д.) и коммуникационных программ для обмен электронными сообщениями и доступа в Интернет (Internet Explorer, Outlook и др.)

Если у организации есть партнёры за рубежом или в организации работают с информационно-справочной документацией на иностранном языке, то специалисту требуется знание электронных словарей и программ - переводчиков.

2. Организация работы с документами

Хорошая организация дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной, как непосредственного исполнителя - конкретного работника, - так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение исполнителя и задерживает окончание работы. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов Курс делопроизводства-М.: Высшие Образование, 2008.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате -- централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (специалиста). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами -- самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других -- децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования -- если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении.

Пакет нормативно-методических документов всегда должен быть под рукой у специалиста, чтобы в любой момент уточнить, как правильно выполняется та или иная работа. И.Ю. Байкова Настольная книга делопроизводителя-М.: Эксмо, 2010.

К государственным нормативно - методическим документам, которыми специалист регламентирует работу с документами относятся: Закон Российской Федерации «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1993 г. устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации, их применение и т. д.; ГОСТ с требованиями по оформлению документов. Установил максимальный набор реквизитов, используемых для оформления любого управленческого документа, определил правила их записи и расположение на листе; Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

В соответствие с этим справочником специалист выполняет такие функции: разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа); принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства; подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления; разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

Также специалист принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей и участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

3. Организация и оборудование рабочего места специалиста

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника.

Рабочее место специалиста состоит из нескольких зон; основная, где находится стол специалиста с приставками и необходимой оргтехникой, и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м² на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть менее 12-16м². Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Интерьер рабочего места следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Живые растения - не только украшение помещения. Многие фирмы и учреждения находятся в центральной части города, выходят на шумные загазованные магистрали. С помощью растений можно создать микроклимат, организовать соответствующий психологический настрой, в определенной степени снять стрессовые состояния, успокоиться. Растения снижают шум, с их помощью можно создать условия, отвечающие вашим потребностям, способствующие лучшему самочувствию.

Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делают ее более пропорциональной. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами.

Главное условие - растения должны помогать, но ни в коем случае не мешать людям. А это означает, что цветы не должны стоять на пути, чтобы их приходилось обходить, наклоняться под висящими растениями, заботиться, чтобы не уколоться, проходя мимо, о колючку кактуса или не быть окропленным водой чрезмерно политого цветка. С этих позиций и надо подойти, выбирая место для цветов.

Большое значение имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места специалиста входят стол с приставками, поворотный стул или кресло.

Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) как для хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом.

Габариты мебели должны соответствовать площади помещения, она не должна загромождать приемную. Сегодня выпускается достаточно большое количество рациональных комплектов мебели для рабочего места специалиста.

Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов. Совершенно ясно, что повсеместно применяются новые информационные технологии, основанные на использовании компьютеров и средств связи. Поэтому современное место специалиста, который работает с документами немыслимо без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру. Их удобнее разместить на специальном столе-приставке. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но в пределах досягаемости располагается принтер. При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером. Б.Я. Курицкий Организация делопроизводства и управления в офисе - М.: Инфра-М, 2012.Эта техника размещается на специальной подставке во вспомогательной зоне.

Само собой разумеется, что компьютер должен иметь соответствующее программное обеспечение.

Как правило, компьютер специалиста связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения приема-передачи факсов и электронной почты „ к телефонной сети. Для подбора необходимой руководителю информации компьютер может иметь доступ в Internet.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком). Во вспомогательной зоне может располагаться столик с факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое количество корреспонденции.

На столе специалиста должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми он работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил - на столе должны находится только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Каждый предмет должен лежать на постоянном, раз установленном месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам работы. Так, блокнот для записи и ручка лежат рядом с телефонным аппаратом.

Заключение

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний специалиста, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

Чтобы рационально построить работу специалиста с документами полезно предпринять следующее: подготовить клише для стандартных ответов на типовые письма-запросы; отвечать на большинство писем сразу после их прочтения; направлять документы только тем работникам, которые занимаются соответствующими вопросами, не следует множить и раздавать документы всем работникам администрации; уничтожать лишние архивы, так как они мешают рациональной работе с документами.

Список использованной литературы

1. Б.Я. Курицкий Организация делопроизводства и управления в офисе - М.: Инфра-М, 2012.

2. В.В. Галахов, И.К. Корнеев Делопроизводство: Образцы, документы-М.: Проспект, 2014.

3. И.Ю. Байкова Настольная книга делопроизводителя-М.: Эксмо, 2010.

4. М.В. Стенюков Документы. Делопроизводство-М.: Приор-издат, 2009.

5. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов Курс делопроизводства-М.: Высшие Образование, 2008.

Размещено на Allbest.ru