Система плановой документации

Размещено на http://allbest.ru

Контрольная работа

По дисциплине: Электронный документооборот и делопроизводство

Тема: Система плановой документации

Пермь 2015

Содержание

Введение

Глава 1. Планирование как функция управления

Глава 2. Система плановой документации. Классификация и виды планов

Заключение

Список использованной литературы

Введение

С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе, с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. И появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг. А в наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации (документированием).

Нужно отметить, что понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов.

В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система отчетной документации.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

Глава 1. Планирование как функция управления

В практике планирование как важнейшая функция управления выступает в форме творческой деятельности людей по обоснованию предстоящих действий и определению наиболее эффективных способов достижения поставленных целей в сфере их деятельности. В отличие от импровизации и спонтанного поведения планирование предполагает тщательную подготовку принимаемых решений путем всесторонней оценки различных вариантов действий в прогнозируемых условиях и ограничениях.

Сам процесс планирования состоит из поиска, анализа, синтеза, сравнения и выбора.

В технологическом отношении планирование как процесс научной и практической деятельности в виде последовательности взаимосвязанных действий проходит в несколько этапов:

определение целей планирования - желаемого состояния организации (предприятия) и ее положения на рынке;

анализ проблем - фактического исходного положения дел и по окончании планового периода;

поиск альтернатив - выявление возможных вариантов развития по различным сценариям;

определение потребностей в ресурсах и способов достижения поставленных целей, объемов производства и др.;

оценка - проведение оптимизационных расчетов и обоснование экономических показателей;

оформление плана в виде единого документа.

Все процессы и этапы планирования на предприятии взаимосвязаны и зависят друг от друга. В совокупности они составляют определенную систему планирования, которые можно классифицировать по степени определенности условий, временной ориентации разработчиков плана, типу целей, методам обоснования и другим признакам.

При организации разработки плана предварительно определяют:

объекты планирования - предприятие в целом, структурные подразделения или отдельные направления деятельности, определение общих целей, потенциала, программ и действий;

разработчиков плана - ответственные работники фирмы, специализированные функциональные службы, внешние консультанты или определенная их комбинация;

средства планирования - калькуляторы, компьютерная техника и её программное обеспечение;

порядок составления планов: одновременная разработка всех частных планов в единой модели или последовательное согласование (координация) частных планов в их объединение в общий проект;

методы планирования - обычные традиционные приемы (таблицы, графики и т.п.) и современные компьютерные специальные программы.

Организация планово - экономической работы предприятия зависит от его размера и типа. На малых предприятиях обычно нет глубокого разделения управленческих функций и высшие руководители самостоятельно определяют все детали планирования и организации производства.

На крупных и средних предприятиях стратегические, тактические и календарные планы разрабатывают децентрализованно с учетом принятой организационной структуры, распределения обязанностей между коллективами различных служб, соподчинения управляющих контроля и кооперации всех функций организации как единого целого. Именно в подразделениях сосредоточены кадры, имеющие опыт в области производства, закупок, реализации и оперативного руководства. Поэтому подразделения обычно выдвигают реальные предложения в календарные, тактические и даже стратегические планы предприятия.

На практике применяют три схемы организации работ по составлению планов:

сверху вниз;

снизу вверх по иерархической структуре предприятия;

круговым способом (встречное планирование).

Организационно централизованное планирование на большинстве крупных и средних предприятий осуществляется сверху вниз. При таком подходе плановые стратегии разрабатываются на высшем уровне управления - определяются цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития предприятия, механизм их реализации, проводится взаимоувязка всех плановых предположений. Затем эти цели, задачи и показатели по мере продвижения на более низкие уровни структуры предприятия в более детализированной и конкретной форме включаются в планы подразделений. На этом этапе технологического планирования устанавливаются пропорции и объемы производства по всем видам выпускаемой продукции. После согласования плановых заданий с конкретными исполнителями они окончательно утверждаются высшим руководством предприятия. Такая организация планирования, построенная на централизации важнейших решений в высшем звене управления предприятием, допускает определенную самостоятельность филиалов, цехов и других подразделений, необходимую при разработке календарных планов на базе показателей, единых для всего предприятия.

При схеме организационных работ по составлению плана снизу вверх, следуя иерархии предприятия, планирование осуществляется от планов на местах и планов подразделений к общему плану путем согласований, объединений и корректировок. Низшие организационные единицы - участки, цехи - составляют подобные планы, которые объединяются на верхней ступени, образуя в итоге общий единый план предприятия.

Встречное планирование объединяет оба предыдущих способа. В процессе сверху вниз осуществляется предварительное планирование по главным целям и составление общего плана на уровне управления предприятием. На более низких уровнях происходит конкретизация этих планов.

Затем начинается обратный ход планирования снизу вверх. При этом в план встраиваются более эффективные решения и устраиваются разногласия между частями единого объекта планирования. В соответствии с обстоятельствами может быть осуществлен многократный итеративный процесс согласования плана. Организация планирования снизу вверх имеет существенные преимущества:

устраняет порочный круг: не зная вышестоящих целей нельзя принимать обоснованные решения по нижестоящим целям, планам и альтернативным вариантам действий (недостаток схемы «снизу вверх»);

вклады в планирование производятся всеми подразделениями объекта и требуют знания общего плана по предприятию в целом (недостаток нисходящего сверху способа планирования).

Глава 2. Система плановой документации. Классификация и виды планов

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: концепция развития, план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема и т.д. планирование программа исполнительный власть

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.

Республиканские планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Республики Беларусь одним или несколькими министерствами или ведомствами. Проекты, до их представления в Правительство Республики Беларусь на утверждение, в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются республиканские программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства Республики Беларусь.

Отраслевые планы и программы разрабатываются органом исполнительной власти, для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим органом исполнительной власти.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями областей, районов, городов, и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.

Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.

Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения.

Программа - плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем.

Программа оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами программы являются:

наименование организации;

название вида документа;

дата, регистрационный номер документа;

место составления;

заголовок к тексту, подпись;

грифы согласования (или визы);

гриф утверждения.

Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке.

Обязательными реквизитами плана являются:

наименование организации;

название вида документа;

дата;

номер документа;

место составления плана;

заголовок к тексту;

подпись;

гриф утверждения.

Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, данной организации или иными должностными лицами, имеющими соответствующие полномочия.

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Список использованной литературы

1. Быкова Т. А. Делопроизводство: учебник / Т. А. Быкова. - М.: Международный центр финансово-экономического развития, 2006. - 558с.

2. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: учебное пособие /М. В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 312с.

3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебное пособие /Т. В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Интел-Синтез», 2002. - 384с.

Размещено на Allbest.ru