Размещено на http://www.allbest.ru/

Учет запасов и горюче-смазочных материалов. Учет услуг, оказанных сторонними организациями



Оглавление

1. Учет запасов и горюче-смазочных материалов

1.1 Справочник «Номенклатура»

1.2 Регистр сведений «Счета учета номенклатуры»

1.3 Документ «Поступление товарно-материальных запасов и услуг»

1.4 Документ «Возврат товарно-материальных запасов поставщику»

1.5 Документ «Счет-фактура полученный»

1.6 Документ «Доверенность»

1.7 Документ «Перемещение товарно-материальных запасов»

1.8 Документ «Обесценение товарно-материальных запасов»

1.9 Документ «Списание товарно-материальных запасов»

1.10 Документ «Инвентаризация товарно-материальных запасов на складе»



1. Учет запасов и горюче-смазочных материалов

Запасы - это активы, в виде сырья и материалов, которые предназначены для:

- использования в производственном процессе;

- потребления или распределения при оказании услуг;

- продажи или распределения в ходе нормальной деятельности учреждения;

- продажи или распределения.

1.1 Справочник «Номенклатура»

В конфигурации «Бухгалтерский учет для государственных учреждений Казахстана» для хранения списка всех товарно-материальных запасов, а также для наименований услуг используется Справочник «Номенклатура» Справочник «Номенклатура» можно открыть через меню «Запасы» > «Номенклатура» > «Номенклатура» (рис. 1).

Рис.1 Окно «Номенклатура»

Все товарно-материальные запасы объединены в одном справочнике. Помимо этого пользователю необходимо объединить номенклатурные единицы в группы в зависимости от счета учета, например «Запасные части», «Продукты питания», «Услуги» и.т.д. (рис.2).

Рис. 2. Окно «Номенклатуры: Создание»

В данном документе нужно заполнить:

ь Краткое наименование. Используется для выбора и быстрого поиска номенклатуры из списка.

ь Полное наименование. Используется, например, для вывода в печатные формы документов.

ь Группа номенклатуры. Ссылка на группу справочника Номенклатура, к которой принадлежит элемент в том случае, если в справочнике задана иерархическая структура. При ручном изменении родителя происходит переброска элемента из одной группы в другую.

ь Тип номенклатуры. Это реквизит, который характеризует ее принадлежность к той или иной группе счетов, например «Продукты питания», «ГСМ».

ь Единица измерения. Каждая позиция номенклатуры характеризуется базовой единицей измерения. Она выбирается из справочника "Классификатор единиц измерения".

ь Группа наименование, полное наименование, единицу измерения, тип номенклатуры, где характеризоваться будет принадлежность к той или иной группе счетов.

1.2 Регистр сведений «Счета учета номенклатуры»

При вводе первичных документов (например, документа "Поступление ТМЗ и услуг"), как правило, необходимо указывать счет учета запасов.

Для учета запасов в государственном учреждении по плану счетов «Бюджетный» (Меню «Операции» > «План счетов» > «Бюджетный») предназначены следующие счета (Рис 3):

Рис.3 Окно «План счетов Бюджетный»

В бюджетном плане счетов предусмотрен свой набор счетов, на которых в качестве одного из видов субконто установлен справочник «Номенклатура».

Движение запасов оформляется с помощью специальных документов. В каждом документе пользователь должен указывать соответствующую номенклатурную позицию и счета бухгалтерского учета. Сведения о счетах учета номенклатуры хранятся в регистре сведений "Счета учета номенклатуры", который можно открыть с помощью команды меню «Запасы» > «Номенклатура» > «Счета учета Номенклатуры».

Чтобы сэкономить время, можно задать счета учета для каждой группы номенклатурных позиций, и при вводе документов счета учета будут заполняться автоматически.

1.3 Документ «Поступление товарно-материальных запасов и услуг»

В конфигурации для регистрации поступления товарно-материальных запасов и услуг предназначен документ «Поступление ТМЗ и услуг». Для открытия документа необходимо выполнить следующую команду: «Запасы» > «Поступление ТМЗ и услуг» (рис. 4).



Рис.4. Окно «Поступление ТМЗ и услуг»

С помощью этого документа можно оприходовать товарно-материальные запасы, а также долгосрочные активы. Документ «Поступление ТМЗ и услуг» позволяет вести учет услуг сторонних организаций. В связи с этим документ имеет три табличные части: «Активы», «ТМЗ», «Услуги» (рис. 5).

Документ предназначен для оформления нескольких операций:

1) «Приход от поставщика»;

2) «Безвозмездное получение»;

3) «Ответственное хранение»;

4) «Передача на ответственное хранение».

Вид операции влияет на механизм формирования проводок, в частности, в случае безвозмездного получения нет необходимости формировать проводку в кредит счета расчетов с контрагентами. Следует отметить, что вид операции «Безвозмездное получение» может быть выбран и в том случае, если необходимо оприходовать излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации. В этом случае особое внимание следует уделить заполнению реквизита «Движение запасов/активов» в табличных частях документа.

Рис. 5 Окно «Поступление ТМЗ и Услуг: Приход от поставщика»

Рассмотрим реквизиты шапки документа:

· Номер. Номер документа;

· Дата. Дата поступления товарно-материальных ценностей;

· Организация. Государственное учреждение, в которое поступили товарно-материальные ценности;

· Контрагент. Сторонняя организация-поставщик;

· Договор. Договор с контрагентом о поставке товаров, работ, услуг;

· Источник финансирования. Источник средств, за счет которых делается приобретение. В частности, можно указать бюджетные средства, средства, полученные от реализации платных услуг, благотворительные средства и т.д.;

· Программа. Бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;

· Код платных услуг. Код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;

· Специфика. Бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета);

· Счет учета расчетов с поставщиком. Счет бюджетного плана счетов, предназначенный для учета расчетов с контрагентами;

· Счет учета расчетов по авансам. Счет бюджетного плана счетов, используемый для учета расчетов в порядке авансовых платежей;

· Классификация расходов. Статья классификации расходов, которая автоматически формируется при заполнении источника финансирования, программы, кода платных услуг и специфики;

Рассмотрим механизм заполнения табличной части на закладке «ТМЗ»:

· Номенклатура. Приходуемая номенклатурная позиция (единица товарно-материальных запасов);

· Количество. Приходуемое количество;

· Цена. Приходная цена товарно-материальных запасов или малоценных быстроизнашивающихся предметов;

· Сумма. Сумма прихода;

· МОЛ. Материально-ответственное лицо;

· Счет учета. Счет бюджетного плана счетов, на котором учитывается данная номенклатурная позиция. Этот реквизит заполняется автоматически только в случае корректного заполнения регистра сведений «Счета учета номенклатуры».

Заполнение этой табличной части можно ускорить, воспользовавшись кнопкой «Подбор». Возможно три варианта подбора номенклатуры: по справочнику, по остаткам номенклатуры и по остаткам и ценам номенклатуры. В государственных учреждениях возможен учет товарно-материальных запасов как по средневзвешенным ценам, так и по методу специфической идентификации. Сложность использования метода специфической идентификации заключается в том, чтобы не оприходовать товары, приобретенные по разным ценам, на одну и ту же номенклатурную позицию, а также в том, чтобы не ввести товар, приобретенный по одной и той же цене, несколько раз. Поэтому при использовании такого метода учета пользователю целесообразно воспользоваться подбором по остаткам и ценам номенклатуры. В случае же ведения учета по средневзвешенным ценам пользователь может использовать любой вариант подбора номенклатуры.

Заполнение табличной части, расположенной на закладке «Активы», несколько отличается от закладки «ТМЗ»:

· Актив. Приходуемый долгосрочный актив;

· Сумма. Текущая стоимость актива;

· МОЛ. Материально-ответственное лицо;

· Счет учета. Счет учета актива.

Заполнение табличной части «Активы» также возможно с использованием подбора. Заполнение табличной части вручную может оказаться неудобным для пользователя в случае оприходования большого количества однородных активов (например, 50 одинаковых шкафов или 15 одинаковых принтеров и т.д.). В этом случае при подборе актива необходимо ввести не элемент справочника, а группу, установив для нее флажок «Группа однородных активов». Наименование группы должно соответствовать полному наименованию приходуемой номенклатурной позиции. При выборе этой группы появляется специальная форма, в которой у пользователя запрашивается количество, стоимость, материально-ответственное лицо, движение актива и счет учета. После заполнения нужной информации в документе появится не одна строка, а несколько строк, при этом внутри группы однородных активов будут добавлены элементы справочника с указанными пользователем характеристиками. Такой метод группового добавления активов имеет еще одну важную особенность: в дальнейшем при формировании отчетов (в частности, оборотных ведомостей) можно легко получить итоги по группам однородных активов, то есть определить, сколько именно таких активов имеется в учреждении.

Оприходование активов не подразумевает его ввод в эксплуатацию. Для ввода активов в эксплуатацию следует использовать документ «Принятие к учету долгосрочных активов», описанный в разделе «Учет долгосрочных активов».

Наименее сложным является заполнение табличной части, расположенной на закладке «Услуги»:

· Номенклатура. Наименование услуг, оказанных поставщиком;

· Количество. Количество оказанных услуг;

· Цена. Цена услуги;

· Сумма. Общая стоимость услуг;

· Счет затрат. Счет фактических расходов, на который необходимо списать данный вид услуг;

· Вид субконто 1, 2, 3. Виды аналитики счета затрат;

· Субконто 1, 2, 3. Значения аналитики счета затрат.

1.4 Документ «Возврат товарно-материальных запасов поставщику»

Документ «Возврат ТМЗ поставщику» служит для отражения операций по возврату товаров, услуг, активов, библиотечных фондов поставщику.

1.5 Документ «Счет-фактура полученный»

Документ предназначен для регистрации входящих номеров приходных накладных поставщиков (или счетов-фактур).

учет материальный запас поступление



1.6 Документ «Доверенность»

Документ "Доверенность" предназначен для оформления доверенностей на получение товаров, который можно открыть через меню «Запасы» > «Доверенность» (рис. 6).

Рис.6 Окно «Доверенность»

В документ из справочника "Физические лица" вносятся данные о доверенном лице, путем выбора информации о собственных сотрудниках компании из справочника.

При этом будут автоматически заполнены паспортные данные сотрудника. Паспортные данные можно отредактировать непосредственно в форме документа. При нажатии на кнопку открывается форма сотрудника, в которой можно добавить или отредактировать паспортные данные сотрудника.

Табличная часть доверенности заполняется путем подбора или построчного ввода.

Предусмотрена также возможность заполнения табличной части доверенности произвольной текстовой информацией. Текстовая информация вводится в графу "Номенклатура".

На закладке "Дополнительно" в полях "На получение от" и "По документу" указывается полное имя поставщика и документ, на основании которого производится получение товаров от поставщика.

Предусмотрен также механизм выбора документа исполнения. Если нажать кнопку "Документ исполнения", то можно выбрать документ "Поступление ТМЗ и услуг", которому соответствует эта доверенность.

1.7 Документ «Перемещение товарно-материальных запасов»

Документ «Внутреннее перемещение» предназначен для регистрации следующих бухгалтерских операций:

· внутреннее перемещение ТМЗ;

· выдача со склада в эксплуатацию;

· возврат ТМЗ на склад;

· перемещение ТМЗ на ответственном хранении.

Открыть документ можно с помощью меню «Запасы» > «Внутреннее перемещение» (рис. 7).



Рис. 7 Окно «Перемещение ТМЗ: Внутренне перемещение ТМЗ»

В документе предусмотрено автоматическое заполнение по подотчету материально-ответственного лица, выбранного в шапке документа. Автоматическое заполнение целесообразно применять при передаче всего подотчета одного материально-ответственного лица другому материально-ответственному лицу. В частности, эту функцию можно использовать при увольнении материально-ответственных лиц. Обеспечить заполнение всего подотчета материально-ответственного лица можно, нажав кнопку «Заполнить». Помимо автоматического заполнения, существует возможность заполнения документа с помощью кнопки «Подбор». При этом в случае использования для оценки запасов метода специфической идентификации более целесообразно использовать подбор по остаткам и ценам номенклатуры.

Документ позволяет сформировать проводки по внутреннему перемещению товарно-материальных запасов, а также имеет следующие печатные формы на казахском и русском языках:

· накладная по форме 434 по внутреннему перемещению ТМЗ;

· требование на передачу ТМЗ другому подотчетному лицу;

· форма № МБ-7: "Ведомость учета выдачи (возврата) спецодежды и других предметов индивидуального пользования".

Если в документе установить флажок «Учитывать классификацию расходов», то внутреннее перемещение будет сделано с учетом статьи классификации расходов бюджета, выбранной пользователем.

Для номенклатуры, учитываемой на счете 1317 "Спецодежда", имеется возможность как отразить факт выдачи ее в эксплуатацию, так и факт возврата на склад. Для этого применяются соответствующие виды операций. При выдаче номенклатуры в эксплуатацию можно прямо в документе отразить данные по сроку службы выдаваемой номенклатуры - путем заполнения колонки "Срок службы (мес.)".

Операцию перемещения спецодежды, находящейся в эксплуатации, между двумя МОЛами необходимо осуществлять по следующей схеме:
1. документом "Перемещение ТМЗ" с видом операции "Возврат ТМЗ на склад" - спецодежда списывается с МОЛа-отправителя на склад
2. документом "Перемещение ТМЗ" с видом операции "Выдача со склада в эксплуатацию" - спецодежда выдается со склада МОЛу-получателю

1.8 Документ «Обесценение товарно-материальных запасов»

Документ Обесценение запасов предназначен для отражения в учете существенного удешевления запаса, вызванного влиянием внешних или внутренних факторов. Документ «Обесценение запасов» можно открыть с помощью меню «Запасы» - «Обесценение ТМЗ».

Документ «Обесценение ТМЗ» имеет две операции:

1) создание резерва на обесценение запасов;

2) восстановление резерва на обесценение запасов.

Автозаполнение табличной части возможно по кнопке «Заполнить»:

- по остаткам;

Ручное заполнение документа производится по кнопке «Подбор» или «Добавить».

1.9 Документ «Списание товарно-материальных запасов»

Документ «Списание ТМЗ» предназначен для оформления бухгалтерских операций, касающихся списания и безвозмездной передачи товарно-материальных запасов. Возможно автоматическое заполнение документа по аналогии с документом «Внутреннее перемещение». Этот документ можно открыть через меню «Запасы» > «Списание ТМЗ» (Рис. 9).

Рис. 8 Окно «Списание ТМЗ»

Документ также позволяет получить следующие печатные формы на казахском и русском языках:

· требование на списание ТМЗ;

· акт списания товарно-материальных запасов;

· накладная по форме 434;

· форма № 443-а: "Акт на списание с баланса инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря".

Рассмотрим механизм заполнения шапки документа:

· Номер. Номер акта на списание товарно-материальных ценностей;

· Дата. Дата списания;

· Организация. Государственное учреждение, в котором числятся списываемые материальные ценности;

· МОЛ. Материально-ответственное лицо;

· Счет расхода. Счет учета фактических расходов, на который должна быть отнесена стоимость товарно-материальных запасов. Реквизит «Счет расхода» становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран вид операции «Списание ТМЗ» или «Безвозмездная передача ТМЗ». Как правило, в случае безвозмездной передачи товарно-материальных запасов в качестве счета расхода выбирается не счет фактических расходов, а счет финансирования или счет расчетов за счет благотворительных, депозитных или других средств;

· Статья затрат. Вид расходов, являющийся более детальной расшифровкой статей экономической классификации расходов и предназначенный для детализации счетов фактических расходов;

· Учитывать классификацию расходов. Этот флажок целесообразно устанавливать в том случае, если пользователь хочет списать товарно-материальные запасы, приобретенные по определенной статье бюджетной классификации. Например, ГСМ могли быть приобретены за счет бюджетных средств, по специфике 139, но по разным программам (статьям функциональной классификации расходов). Если пользователю необходимо списать ГСМ, приобретенные за счет средств одной, определенной, программы, то следует предварительно установить флажок «Учитывать классификацию расходов» и заполнить реквизиты документа, описанные ниже. Эти реквизиты становятся доступными для редактирования только в случае установленного флажка «Учитывать классификацию расходов»;

· Источник финансирования. Источник средств, за счет которых были приобретены товарно-материальные ценности;

· Программа. Бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;

· Код платных услуг. Код платных услуг. Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;

· Специфика. Бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета).

Таким образом, если установлен флажок «Учитывать классификацию расходов» и указаны статьи бюджетной классификации, то остатки товарно-материальных ценностей также будут рассчитываться строго по выбранным статьям бюджетной классификации.

Рассмотрим заполнение табличной части документа с использованием кнопки «Подбор». Возможно три варианта подбора номенклатуры: по справочнику, по остаткам номенклатуры и по остаткам и ценам номенклатуры. В государственных учреждениях возможен учет товарно-материальных запасов как по средневзвешенным ценам, так и по методу специфической идентификации. Сложность использования метода специфической идентификации заключается в том, чтобы списать товарно-материальные ценности по определенной цене. Поэтому при использовании такого метода учета пользователю целесообразно воспользоваться подбором по остаткам и ценам номенклатуры. В случае же ведения учета по средневзвешенным ценам пользователь может использовать любой удобный для него вариант подбора номенклатуры.

В табличной части документа необходимо заполнить следующие реквизиты:

· Номенклатура. Наименование списываемой номенклатурной позиции;

· Единица измерения. Единица измерения товарно-материальных запасов;

· Количество. Списываемое количество материальных ценностей;

· Сумма. Сумма списания;

· Движение запасов. Вспомогательный реквизит, необходимый для корректного формирования формы 6 «Отчет о движении материальных ценностей».

При списании номенклатуры, учитываемой на счете 1317 "Спецодежда", имеется возможность автоматического заполнения табличной части списком номенклатуры, срок службы которой истекает на дату документа. Для этого можно воспользоваться подпунктом "Заполнить по сроку службы" из меню "Заполнить".

1.10 Документ «Инвентаризация товарно-материальных запасов на складе»

Документ "Инвентаризация ТМЗ" предназначен для проведения инвентаризации на предприятии.

Документ "Инвентаризация ТМЗ" предназначен для формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации ТМЗ, имеющихся у материально-ответственных лиц, а также выписки актов списания и оприходования излишков на основании данного документа при наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенклатурных позиций. Открытие данного документа осуществляется командой «Запасы» > «Инвентаризация» (рис. 9).

Рис. 9 Окно «Инвентаризация ТМЗ»

Данные в инвентаризационной ведомости можно автоматически заполнить информацией об остатках позиций номенклатуры для указанного в документе МОЛа с помощью кнопки "Заполнить".

Данные об остатках позиций номенклатуры отображаются в графе "Количество по данным учета" и не редактируются. В графу "Количество" заносятся реальные остатки на складах, полученные в результате проведенной инвентаризации.

В графе "Отклонение" фиксируется отклонение между реальным остатком, зафиксированном в результате поведения инвентаризации и остатком по данным учета.

В графу "Учет.Сумма" выводится информация о суммарной себестоимости, рассчитанной на основании введенных в информационную базу документов.

В графу "Сумма" заносится реальная суммарная себестоимость, по которой номенклатурная позиция числится за МОЛом. На основании этого параметра и фактического количества рассчитывается поле "Цена". Возможен и другой способ заполнения, когда вводится фактическая цена и на основании ее и введенного фактического количества рассчитывается суммарная фактическая себестоимость. Данные о суммарной фактической себестоимости отражаются в печатной форме инвентаризационной ведомости в графе "Фактическое наличие".

Проведение документа не производит никакого движения в регистрах, однако, по результатам инвентаризации можно выписать подчиненные документы: "Списание ТМЗ" и "Поступление ТМЗ и услуг". Состав этих документов будет заполнен согласно результатам проведения инвентаризации, то есть в табличную часть документа "Поступление ТМЗ и услуг" будет занесен излишек номенклатурных позиций, выявленный в результате инвентаризации, а в табличную часть документа "Списание ТМЗ" будут занесены те номенклатурные позиции, которые необходимо списать по результатам проведенной инвентаризации. После проведения этих документов, количество номенклатурных позиций числящихся у МОЛа установится равным реальному количеству, зафиксированных в инвентаризационной ведомости.

Сличительная ведомость и инвентаризационная опись формируются в соответствии с заполненной формой документа. Выбор печатной формы осуществляется в меню печатных форм документа, которое появляется при нажатии на кнопку "Печать".

Размещено на Allbest.ru

...