Виды официальной документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Виды официальной документации

Деятельность современного предприятия документируется, и работа с документами ведется в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

Документами называется зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу.

При оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления предприятия используются организационно-распорядительная документация (ОРД), в состав которой входят:

- организационные документы предприятия (устав предприятия, учредительный договор, штатное расписание, структура предприятия, должностные инструкции, правила трудового распорядка, положение о персонале);

- распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);

- документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые договоры и контракты, личные дела работников, личные карточки формы П-2, лицевые счета по зарплате работников предприятия, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские бланки, счета прибылей и убытков, акты ревизий и инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовая книга и др.);

- коммерческие контракты (договоры) они являются одними из основных документов финансовой деятельности.

1.1 Организационные документы

Устав предприятия - это своего рода паспорт предприятия, который состоит из свода правил, по которым предприятие функционирует, он определяет порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи и порядок работы.

Такой реквизит как «Наименование предприятия» должен печататься на всех документах так, как указан в уставе.

Учредительный договор - присутствует тогда, когда предприятие создано как хозяйственное общество несколькими учредителями и тогда в этом документе будут описаны правила формирования уставного фонда распределение прибыли и убытков хозяйственной деятельности предприятия между учредителями.

Штатное расписание - это документ, в котором указан должностной и численный состав предприятия. Документ штатного расписания содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст в виде таблицы, визы, подпись. В штатном расписании указывается перечень должностей, сведения о штатных единицах, должностных окладах и месячном фонде заработной платы. При указании должности в штатном расписании необходимо руководствоваться «Классификатором профессий ГК 003-95», утвержденным приказом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. № 257.

Должностная инструкция - документ, который определяет организационно-правовое положение работника и представляет собой нормативный документ, в котором определены функции, обязанности, права, ответственность и взаимоотношения работника и работодателя.

1.2 Распорядительные документы

Приказ - наиболее распространенный правовой документ, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), в целях разрешения оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Приказ оформляется на бланке предприятия для внутренних документов, где указаны:

- название вышестоящего органа;

- название организации;

- вид документа (ПРИКАЗ);

- номер приказа;

- подпись;

- текст;

- дата приказа, т.е. дата его подписания руководителем;

- место его издания;

- заголовок к тексту;

- визы согласования и ознакомления.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Распоряжение - это распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов. По составу реквизитов и их расположения распоряжение не отличается от приказа, однако, часто не содержит констатирующей части и, как правило, имеет ограниченный срок действия.

1.3 Документы по личному составу

Процессы движения кадров на предприятии обязательно документируются кадровой службой. Эти функции могут исполняться одним лицом или группой лиц, например, отделом кадров. К документам, сопровождающим движение персонала, относятся:

Заявление. Заявление работника о приеме на работу пишется от руки в виде просьбы на листе формата А-4. В заявлении указывается:

- адресат;

- фамилия, имя, отчество работника (в родительном падеже), домашний адрес;

- название документа;

- текст;

- список приложений;

- подпись;

- дата.

Трудовой контракт - составляется в случаях, предусмотренных действующим законодательством, относительно работников, которые работают или устраиваются по трудовым договорам на определенный срок или на время выполнения определенной работы. Контракт составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается на предприятии, другой хранится у работника.

При заключении трудового договора работник обязуется выполнять определенную работу, подчиняясь внутреннему распорядку. Руководитель предприятия обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, согласием сторон.

Согласно ст. 23 КЗОТ Украины трудовой договор может быть:

- бессрочным, заключаемым на неопределенный срок;

- заключаемым на определенный срок (срочный), установленный по согласованию сторон;

- заключаемым на время выполнения определенной работы.

Приказы по личному составу - сопровождают процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров здесь понимается:

- прием, перевод и увольнение работников;

- предоставление отпусков;

- командирование.

Личная карточка формы П-2 - заполняется на работника при приеме на работу на основании приказа, опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома и др. Сведения, вносимые в личную карточку, должны быть точными, т.к. при утере трудовой книжки она может стать документом, на основании которого необходимо будет подтвердить трудовой стаж работника.

Трудовая книжка - это документ установленного образца, в котором записаны сведения о стаже работы, наградах, поощрениях каждого работника. Это основной документ, который подтверждает трудовую деятельность личности. Поэтому трудовым книжкам, помимо точного их заполнения, придают особое значение.

Порядок заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним регламентирует «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, учреждениях и организациях».

Учет трудовых книжек - администрация предприятия обязана иметь необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, вести их учет, как новых бланков и вкладышей к ним, так и трудовых книжек работников.

Резюме - это документ, составляемый при поиске работы претендентом на вакантную должность. Резюме является ключевым источником информации о претенденте при собеседовании с работодателем или менеджером кадрового агентства.

Структура резюме приблизительно следующая:

- личная контактная информация;

- цель;

- образование;

- опыт работы;

- профессиональные навыки;

- основные достижения;

- знание офисной техники;

- знание иностранных языков;

- перспективные планы;

- дополнительная информация;

- рекомендации;

- личностные данные (личные качества).

1.4 Информационно-справочные документы

Протокол - это документ, в котором фиксируется процесс обсуждения вопросов, и фиксируются принятые решения на собраниях, совещаниях, заседаниях. Любому собранию или совещанию предшествует подготовительная работа: согласовывается повестка дня, список присутствующих и приглашенных, рассылаются приглашения, информационный материал и др.

Выписка из протокола - официальная копия части подлинного протокола. Содержит реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);

- дата заседания;

- регистрационный номер;

- место составления; заголовок к тексту;

- разделы: «Повестка дня: слушали:, постановили:»;

- слова «Председатель» и «Секретарь», расшифровку их инициалов с фамилиями;

- отметку о завершении копии; отметку об исполнении.

Из содержательной части полного протокола берутся те элементы, которые необходимы для заинтересованных лиц, должностных лиц.

Акт - это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (АКТ), дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, указание на количество экземпляров и их местонахождение, подписи.

Служебные письма - деловая переписка, основное средство общения предприятия с учреждениями и частными лицами. Письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Письма оформляются на специальных бланках для писем, и содержат следующие реквизиты:

- название и адрес получателя письма;

- регистрационный номер;

- дату письма;

- ссылка на номер и дату инициативного письма;

- заголовок к тексту;

- текст;

- перечень приложений с указанием количества страниц и экземпляров;

- подпись руководителя;

- фамилия исполнителя и его номер телефона.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решение поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествование.

Телефонограмма - представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по телефонным линиям. Текст телефонограммы не должен включать боле 50 слов, содержать труднопроизносимые слова, словосочетания и сложные речевые обороты.

Текст исходящей телефонограммы составляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги (с соблюдением аналогичного бланка расположения реквизитов и их объемов), который подписывается руководителем организации.

Текст входящей телефонограммы записывается на тех же бланках. Возможно ведение специальных журналов для записи телефонограмм, объединенных или отдельных для каждого вида.

При приеме телефонограмм записывается следующее: от кого поступила и кому адресована; должность и фамилия лица, подписывающего телефонограмму; фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму; дату и время приема; номера телефонов передающей и принимающей организации.

Телеграммы - оформляются на специальных типографских бланках, а в случаях их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Первый экземпляр направляется на телеграф, второй - подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от передаваемого текста. Если организация имеет условный телеграфный адрес (например, «Акцент»), то он указывается вместо адреса. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание, без переноса слов). Заканчивается телеграмма указанием индекса.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под Чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Справки - составляются для отражения производственной деятельности предприятия или подтверждения сведений о его работниках.

Справки по вопросам производственной деятельности предприятия оформляются на бланке и подписываются исполнителем. Они содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Докладная записка - это документ, который адресуется, как правило, руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и приложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Объяснительная записка - все объяснительные записки можно разделить на две группы документов.

К первой группе относятся объяснительные, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке предприятия.

Вторую группу составляют пояснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, сложившихся ситуаций, нарушения трудовой или производственной дисциплины, происшествий.

При составлении объяснительных записок могут быть включены следующие реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документа; дата и номер; заголовок к тексту; текст; дата и личная подпись составителя.

Командировочное удостоверение - бланк утверждающей формы, используемый для служебных командировок. Командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения. Для оформления служебной командировки необходим приказ руководителя и выписанное командировочное удостоверение. На основании изданного приказа о командировке в бланке командировочного удостоверения указывают:

- фамилию, имя, отчество и должность командировочного;

- название местности куда командируется;

- основание для командировки;

- срок командировки;

- отметку о выбытии в командировку и т.д.

1.5 Бухгалтерские документы

управление документация бухгалтерский менеджер

Доверенности - могут быть трех видов.

К первому виду относятся бланки строгой отчетности, которые имеют серию, номер и изготавливаются на специальной бумаге. Доверенности выдаются представителю предприятия для приобретения товарно-материальных ценностей от имени предприятия. Доверенность подписывается руководителем предприятия и на нее ставится печать. Все выдаваемые доверенности регистрируются в регистрационном журнале под роспись лица, на которого она выписана.

Ко второму виду относятся доверенности, которые подтверждают наличие полномочий представителя, действующего от имени предприятия. Такие доверенности могут быть составлены на фирменных бланках предприятия с указанием даты выдачи доверенности, срока, на который выдана доверенность, наличием подписи лица, уполномоченного на это уставом юридического лица, печати данного юридического лица.

К третьему виду относятся так называемые личные доверенности, в которых доверитель поручает другому лицу получить что-либо. Оформляются такие доверенности на обычных листах бумаги формата А-4 или А-3, в произвольной форме и могут быть заверены нотариально или руководителем предприятия, организации, учреждения, в котором работает или учится доверитель.

Счет - это документ установленного образца, выдаваемый покупателю для оплаты за приобретенный товар. В табличной части счета должны быть указаны следующие данные:

- № п/п;

- наименование товара;

- единицы измерения;

- количество;

- цена и общая сумма.

Счет подписывается директором предприятия и главным бухгалтером, на подписи которых ставится печать.

Платежное поручение - это бланк типовой формы, выполняющий функцию письменного распоряжения для бланка на перечисление указанной суммы с текущего счета плательщика на текущий счет получателя.

Платежное поручение готовит плательщик на украинском языке, печатным шрифтом и представляет в банк, в двух экземплярах.

Авансовый отчет - это бланк типовой формы, который заполняется подотчетным лицом на основании подтверждающих документов о произведенных расходах. Заполненный авансовый отчет проверяется главным бухгалтером и утверждается директором. Расходы могут быть связаны с командировкой или с приобретением канцтоваров, услугами телефонных переговоров, приобретением писчей бумаги или каких-либо бланков.

2. Должностная инструкция менеджера по персоналу

1. Менеджер по персоналу относится к категории руководителей.

2. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области менеджмента, стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Назначение на должность менеджера по персоналу и освобождение от нее производится приказом директора организации по представлению _______________

4. Менеджер по персоналу должен знать:

- Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия по управлению персоналом.

- Законодательство о труде.

- Основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса.

- Конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг.

- Порядок ценообразования и налогообложения.

- Основы маркетинга.

- Современные концепции управления персоналом.

- Основы трудовой мотивации и системы оценки персонала.

- Формы и методы обучения и повышения квалификации кадров.

- Порядок разработки трудовых договоров (контрактов).

- Методы и организацию менеджмента.

- Основы технологии производства и перспективы развития предприятия.

- Структуру управления предприятия и их кадровый состав.

- Основы общей и социальной психологии труда.

- Основы производственной педагогики.

- Этику делового общения.

- Передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом.

- Основы организации делопроизводства.

- Методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

- Правила внутреннего трудового распорядка.

- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Менеджер по персоналу в своей деятельности руководствуется:

- Положением о (наименование соответствующего структурного подразделения).

- Настоящей должностной инструкцией.

6. Менеджер по персоналу подчиняется непосредственно (директору предприятия; руководителю соответствующего структурного подразделения; иному должностному лицу).

7. На время отсутствия менеджера по персоналу (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Менеджер по персоналу:

1. Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.

2. Обеспечивает укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации.

3. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.

4. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектации штата работников.

5. Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.

6. Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников предприятия.

7. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей.

8. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения сотрудников предприятия.

9. Разрабатывает систему оценки деловых качеств работников, мотивации их должностного роста.

10. Консультирует руководителей подразделений разных уровней по вопросам организации управления персоналом.

11. Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов.

12. Составляет и оформляет трудовые договоры (контракты) ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.

13. Осуществляет руководство подчиненными ему работниками.

III. Права

Менеджер по персоналу имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкций обязанностями.

3. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в предпринимательской или коммерческой деятельности предприятия (его структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и иных работников необходимую информацию (отчеты, объяснения, пр.).

5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

6. Требовать от директора предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

IV. Ответственность

Менеджер по персоналу несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

список литературы

1. ДСТУ 3843-99 Государственная унифицированная система документации. Основные положения.

2. ДСТУ 2732-94 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3. ДК 010-98 Государственный классификатор управленческой документации (ДКУД).

4. ДСТУ 3844-99 Государственная унифицированная система документации. Формуляр-образец. Требования к построению.

5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Инфра - М: 2000.

6. Кушнаренко Н.Н. Документоведение, Киев: Знание 2000.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М: 2003 г.

Размещено на Allbest.ru

...