Методы учета электронных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

электронный документ архивирование хранение

Введение

1. Организация учета электронных документов

1.1 Основные особенности нормативного и методического обеспечения архивного хранения электронных документов

1.2 Общие требования к организации и проведению учета электронных архивных документов

1.3 Инновационные требования к учету электронных документов в делопроизводстве и архиве организации

2. Анализ методов учета электронных документов

2.1 Характеристика проведения учета электронных документов в организации

2.2 Основные методы учета электронных документов

Заключение

Литература

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Актуальность темы. Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Одной из важнейших проблем современного архивного дела является проблема организации хранения архивных электронных документов. Несмотря на то, что эта проблема возникла не сегодня (проблема активно обсуждается специалистами в течение ряда лет) до настоящего времени фактически отсутствуют нормативные и методические документы, определяющие порядок архивного хранения электронных документов. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, хотя и исходят из посылки, что в состав Архивного фонда Российской Федерации включаются документы независимо от вида носителя, фактически не содержат положений, определяющих порядок комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования архивных электронных документов.

Цель курсовой работы - проанализировать инновационные методы учета электронных документов.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

- рассмотреть организацию учета электронных документов;

- провести анализ методов учета электронных документов.

Объектом исследования выступает электронный документ.

Предметом исследования являются методы учета электронных документов.

Теоретической основой для исследования послужили труда отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики архивоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

В качестве методов при проведении исследования были выбраны сочетание абстрактно-теоретического анализа, восхождение от анализа к ситезу, наблюдение, сравнение, изучение документационных источников.



1. Организация учета электронных документов

1.1 Основные особенности нормативного и методического обеспечения архивного хранения электронных документов

Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (22 октября 2004 г. №125-ФЗ) лишь обозначает включение электронных документов в Архивный фонд РФ. «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в «Основных правилах работы организаций» (2002), «Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации» (проект, 2003) и «Основных правилах работы с научно-технической документацией в архивах организаций» (проект,2004г).

Однако, несмотря на то, что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в архивах, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов (обеспечении сохранности, учете, описании и т.д.). В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач. Еще в 1980-х гг. в нашей стране был подготовлен ряд ГОСТов, касающихся оборота и хранения машиночитаемых документов:

- ГОСТ РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях.

- ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

- ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. Однако эти ГОСТы давно морально и технологически устарели, так что в полном объеме их применение невозможно. В 2005 г. во ВНИИДАД подготовлен проект «Рекомендаций о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов», которые подробно касаются большинства проблем архивного хранения электронных документов. Есть надежда, что он будет одобрен Росархивом и опубликован в качестве методическим рекомендаций. Среди зарубежных практических разработок следует отметить две наиболее полезные, которые затрагивают организацию работы с электронными документами как на этапе делопроизводства, так и в архиве:

- «Model Requirements for The Management of Electronic Records. European Communities, 2001», «Общие требования к работе с электронными документами». Европейская Комиссия. Рекомендации по управлению электронными документами.

- «Electronic Records: a Workbook for Archivists», 2005. International Council on Archives. Committee on Current Records in an Electronic Environment («Электронные документы: рабочая книга архивистов», 2005. Комиссия по современным документам в электронной среде Международного комитета по делам архивов). Условия и режимы хранения носителей с электронной информацией регламентируются следующими стандартами ISO:

- ISO 18921. Imaging Materials. Compact Disc (CD-ROM). Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Компакт-диски CD-ROM. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).

- ISO 18923:2000. Imaging Materials. Polyester-Base Magnetic Tape. Storage Practices (Полиэфирные магнитные ленты. Правила хранения).

- ISO 18925:2002. Imaging Materials. Optical Disc Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения).

- ISO 18926. Imaging Materials. Life Expectancy of Information Stored on Magneto-Optical (MO) Discs. Method for Estimating, Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Долговечность информации, хранящейся на магнитооптических дисках. Метод оценки, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).

- ISO 18927:2002. Imaging Materials. Recordable Compact Disc Systems. Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Материалы для получения изображения. Компакт-диски с однократной записью информации. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).

- ISO 18933. Imaging Materials. Magnetic Tape. Care and Handling (Магнитная лента. Хранение и обращение). В целом, следует признать, что в настоящее время нормативно-методическое обеспечение работы с электронными документами, особенно на федеральном уровне отстает от ее информационно-технологического обеспечения. Существующие на сегодняшний день нормативные документы охватывают далеко не полный объем проблем, и регламентируют далеко не все вопросы, возникающих в процессе работы с документацией. В России до сих пор не принят единый нормативный акт, всесторонне определяющий порядок создания и применения электронных документов.

1.2 Общие требования к организации и проведению учета электронных архивных документов

Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения - контейнер электронного документа. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел. Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных 22 документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра. При хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях архивный шифр обозначается на вкладыше футляра единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

При хранении электронных документов в информационной системе архива организации архивный шифр включается в метаданные контейнера электронного документа. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:

- номер фонда, в состав которого включены электронные документы;

- номер описи электронных дел, документов;

- номер единицы хранения электронных документов (контейнера электронного документа) по описи электронных дел, документов;

- отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) - основной, (раб.) - рабочий. При учете электронных документов в учетных документах отражаются данные об объеме контейнера электронного документа в мегабайтах (Мб), контрольной сумме, подтверждающей целостность контейнера электронного.

В архиве организации ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. Учет электронных документов в архиве организации может вестись в информационной системе архива. Для фиксации учетных данных об электронных документах в архиве организации используются следующие учетные документы:

- книга учета поступлений и выбытия электронных документов;

- лист фонда (раздел 3 «Лист учета электронных документов фонда»);

- описи электронных дел, документов;

- реестр описей.

При приеме электронных документов в архив организации в Книге учета поступлений и выбытия электронных документов указывается:

-порядковый номер записи;

-дата поступления или выбытия документов;

-наименование организации, структурного подразделения, от которого поступили или выбыли документы;

- наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы;

-название и номер фонда, описи поступивших или выбывших электронных документов;

- крайние даты поступивших или выбывших электронных документов, включенных в опись;

-контрольная сумма, объем в Мб электронных документов отдельно по поступившим и выбывшим документам постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

- количество поступивших (выбывших) документов с указанием статуса экземпляра документов (осн. - основной, раб. - рабочий), если поступили или выбыли документы на физически обособленных материальных носителях.

При первом поступлении электронных документов в архив организации лист фонда дополняется разделом 3 «Лист учета электронных документов фонда».

Опись электронных дел, документов является основным первичным учетным документом, применяемым для учета электронных документов и 24 электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также описанных электронных документов Архивного фонда Российской Федерации, предназначенных для передачи в государственный или муниципальный архив. В описи ведется поединичный учет единиц хранения электронных документов (контейнеров электронных документов) путем закрепления за каждым самостоятельного номера. Единицы хранения электронных документов учитываются в описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами. Подлинник описи электронных дел, документов оформляется на бумажном носителе. В конце описи электронных дел, документов оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (цифрами и прописью), объем единиц хранения электронных документов в Мб, общее количество единиц хранения (основных / рабочих) и иные количественные характеристики электронных документов. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Структурные подразделения организации при подготовке электронных документов к сдаче в архив оформляют описи электронных документов структурных подразделений, которые служат учетными документами и основой для составления в архиве соответствующего годового раздела сводной описи электронных дел, документов постоянного срока хранения и представления его для утверждения в установленном порядке. Описи структурных подразделений подлежат хранению до передачи электронных документов за эти годы на постоянное хранение. Реестр описей ведется в архиве организации в общем порядке, установленном для ведения реестров описей. Сведения о единицах хранения электронных документов отражаются в деле фонда.

В схеме систематизации фонда должна быть отражена систематизация электронных дел;

- в состав дела фонда могут быть включены рабочие 25 инструкции по работе с электронными документами фонда, а также акты передачи электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;

-акты, отражающие текущую организацию хранения электронных документов (проверки наличия и состояния электронных документов, проверки физического и технического состояния электронных документов);

- акты, фиксирующие изменения в составе и объеме электронных документов (о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению;

- о неисправимых повреждениях электронных документов;

- о технических ошибках в учетных документах;

-о создании дополнительного рабочего экземпляра электронных документов;

-о копировании электронных документов;

-проведении конвертирования или миграции электронных документов и др.);

- акты выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

1.3 Инновационные требования к учету электронных документов в делопроизводстве и архиве организации

Цели и задачи развития архивного дела определяются концепцией долгосрочного социально-экономического развития, стратегией развития информационного общества, концепцией формирования электронного правительства и др.

Целью развития архивного дела в долгосрочной перспективе является достижение архивами уровня, отвечающего потребностям и нуждам современного информационного общества.

В соответствии с названной целью необходимо решить следующие задачи развития архивного дела.

1. Совершенствование государственной политики в области документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение управления служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления, обеспечивающим связь государственных органов с подведомственными организациями, населением, бизнес-сообществом, общественными организациями и т.д. Ни одно управленческое решение на любом уровне власти не может быть принято и реализовано без фиксации в соответствующих документах. В этой связи государство должно вернуть себе роль активного регулятора процессов документирования.

В условиях перехода на электронный документооборот необходимо создание полноценного механизма управления делопроизводством, являющимся базой архивного дела, для чего потребуется:

-установление на общегосударственном уровне единых принципов организации, унификации и стандартизации документации, архивных и делопроизводственных служб и единой системы электронного документооборота в государственном управлении, позволяющей с наименьшими затратами оптимизировать и рационализировать документооборот в условиях перехода на безбумажное документирование;

-наделение Росархива полномочиями по реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию и контролю за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота, а также полномочиями государственного заказчика единой системы электронного документооборота, охватывающей все уровни государственного (а в перспективе и муниципального) управления, что позволит существенно уменьшить затраты на разработку, внедрение и эксплуатацию систем электронного документооборота в каждом государственном органе, а также обеспечить практическое внедрение единых стандартов делопроизводства и передачу электронных документов на архивное хранение.

Реализация названных мероприятий обеспечит развитие архивного дела и делопроизводства в русле передовых мировых тенденций и технологий, сократит финансовые затраты на разработку и создание систем электронного документооборота, обеспечит сохранность документов, повысит оперативность и качество управления, открытость и прозрачность принятия управленческих решений при сокращении числа форм, видов и количества документов, объемов работ с документами и уменьшении стоимости их отбора, хранения и использования.

2. Интеграция архивов, как одного из элементов механизма, в систему электронного правительства.

На протяжении предыдущей истории основная задача архивов заключалась в обеспечении сохранности, прежде всего бумажных документов, однако повсеместное и массовое распространение информационно-коммуникационных технологий, внедрение электронного правительства предопределили коренные изменения в природе самих документов и, соответственно, в области документирования и документооборота. Уже в настоящее время все большая часть документации создается в электронной форме и с течением времени объем электронных документов, будет только возрастать. Способность их принять, сохранить и использовать становится жизненно важной для эффективного государственного управления. В связи с этим архивам необходимо искать пути организации работы с электронными документами.

Для этого должны быть:

-сформирована полноценная нормативная база по созданию и хранению электронных документов в делопроизводстве, в архивах органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также разработан порядок подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы документов Архивного фонда, созданных в форме электронных документов;

-разработаны единые технологии и форматы архивирования электронных документов, их передачи на постоянное хранение, а также обеспечения их долговременной сохранности и организации доступа в наиболее удобной для пользователей форме, гарантирующие возможность их трансформации в условиях постоянного совершенствования информационных технологий;

-организовано научно-методического и практическое взаимодействие и партнерство с органами государственной власти, органами местного самоуправления, научными и образовательными учреждениями, частным сектором в области работы с электронными документами;

-создан на базе одного из федеральных архивов Центр хранения электронных документов с соответствующей инфраструктурой, способный осуществлять централизованные прием, хранение и организацию доступа к электронным документам постоянного срока хранения федеральных органов государственной власти, использующих систему электронного документооборота и включенных в системы МЭДО и СМЭВ, а также централизованное хранение оцифрованных копий документов Архивного фонда РФ, хранящихся в федеральных архивах, ведение общеотраслевых баз данных, в первую очередь Центрального фондового каталога, взаимодействие архивов с внешней информационной средой.

Это позволит гарантировать сохранность информации в электронной форме на всех уровнях архивного хранения, повысить эффективность взаимодействия государственных и муниципальных органов всех уровней, а также организаций и населения с государственными и муниципальными архивами, ускорение прохождения обращений юридических и физических лиц, повышение качества и полноты оказываемых государственных услуг, повышение степени защиты информации от разглашения и несанкционированного доступа, интеграцию информационных ресурсов архивов с другими информационными ресурсами, повышение производительности труда работников архивов.

3. Обеспечение полноценного развития архивов в современных условиях.

Ежегодно объем архивов растет, подавляющее большинство из которых поступают на бумажном носителе. Вместе с тем, развитие электронного документооборота и увеличение объема электронных документов объективно должны привести к постепенному видовому изменению состава архивов и в конечном итоге - к уменьшению объемов приема такой документации на постоянное хранение. Это, с одной стороны, предполагает определенное сокращение дефицита площадей архивохранилищ, с другой - необходимость создания условий для приема значительных массивов электронных документов.

Для обеспечения качественного пополнения архивов представляется нужным:

-сохранение научно обоснованного территориального принципа комплектования отечественных архивов, для чего должна быть решена проблема приема на хранение в государственные архивы субъектов и муниципальные архивы документов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и иных федеральных органов и организаций.

-проведение работы по оптимизации состава документов, отбираемых на постоянное хранение, с учетом совершенствования критериев отбора документов, экспертизы их ценности, в том числе осуществление разработки перечней документов с указанием сроков их хранения по всем основным отраслям деятельности государства и общества, предусматривающих сокращение сроков ведомственного хранения архивных документов с учетом уменьшения периода их «жизни» до сдачи на архивное хранение из-за происходящих изменений в делопроизводстве;

-проработка вопроса о создании (в том числе с использованием возможностей аутсорсинга) специализированного архивно-логистического центра с автоматизированной системой складирования, обеспечивающей высокую скорость выполнения операций по приему, поиску и выдаче документов с целью концентрации текущих ведомственных архивов федеральных органов исполнительной власти;

-уточнение с учетом современных реалий правовых основ работы архивов организаций и закрепление этих изменений в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

-расширение оказания государственными и муниципальными архивами организационно-методической помощи и осуществление контроля за постановкой делопроизводства, работой ведомственных архивов органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций;

-решение проблемы сохранения архивов организаций, признанных в установленном порядке банкротами;

-завершение приема на постоянное хранение и упорядочение архивных документов советского периода, хранящихся до настоящего времени в ряде федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им органах и организациях, в том числе периода Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., а также в негосударственных организациях.

4. Разграничение ответственности между государственными (муниципальными) архивами и негосударственными архивами.

Переход к гражданскому обществу и рыночной экономике обусловили создание и функционирование архивов частных организаций. Ответственность организаций негосударственного сектора в отношении, создаваемых ими в процессе деятельности документов, включая финансовую и кадровую документацию, заключается, прежде всего, в обеспечении их сохранности. В соответствии с действующим законодательством это может быть реализовано путем передачи документов на постоянное хранение по договору в государственные или муниципальные архивы, созданием собственных частных архивов, либо передачей архивных документов на хранение в другие частные архивы.

С учетом этого государство не должно оставаться равнодушным к судьбе негосударственной части документального наследия страны, инициируя и поддерживая государственно-частное партнерство в архивном деле, поощряя создание и функционирование негосударственных архивов.

Для этого необходимо:

-оказание со стороны государственных и муниципальных архивов профессиональной методической и практической помощи организациям негосударственного сектора;

-разработка механизмов и правил добровольной сертификации архивов коммерческих организаций;

-завершение создания саморегулируемой организации (СРО) в сфере архивного дела с возложением на нее задач по внедрению норм и требований по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов в деятельность негосударственных организаций и архивов.

Создание и налаживание эффективной системы взаимодействия и взаимовыгодного сотрудничества между государственными (муниципальными) и негосударственными архивами позволит обеспечить как сохранение негосударственной части документального наследия страны, так и законные права граждан, занятых в негосударственном секторе.

5. Повышение качества и доступности услуг в области архивного дела в соответствии с интересами и потребностями граждан.

Наиболее социально значимыми услугами архивов, которыми ежегодно пользуется более миллиона юридических и физических лиц, являются организация доступа к архивным фондам и информационное обслуживание органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан.

В демократическом государстве обеспечение возможности оперативного и свободного доступа всех категорий пользователей к открытой архивной информации - предмет особого внимания и залог духовного развития общества.

На сегодня основными формами доступа к архивным документам и их использования является ознакомление с подлинниками (и их копиями) в читальных залах архивов, демонстрация документальных выставок, публикация архивных документов традиционным способом и в сети Интернет, исполнение запросов юридических и физических лиц.

Можно с уверенностью констатировать, что для большинства профессиональных ученых работа с подлинниками архивных документов в читальных залах останется главным способом исследования на ближайшее десятилетие. Вместе с тем, уже сегодня для многих людей универсальным читальным залом становится Интернет-пространство. Общество ожидает расширения доступа к архивным фондам в режиме онлайн, дающим беспрецедентные возможности ускорения доступа к большим объемам архивной информации. Пользователи архивной информации неизбежно будут отдавать предпочтение электронным технологиям. Для решения этой проблемы требуется с одной стороны, обеспечить доступ к архивным документам, которые изначально созданы в цифровой форме, с другой - перевести в цифровой формат наиболее ценные и значимые документы на бумажном носителе.

6. Совершенствование условий хранения архивных документов на традиционных носителях для обеспечения гарантированного доступа к ним.

Доступ к архивным документам нынешнего и будущих поколений будет возможен только в том случае, если они будут храниться в надлежащих условиях. Поэтому задача обеспечения сохранности документов останется для архивов приоритетной.

С учетом того, что хранилища многих архивов уже загружены или приближаются, к предельной загруженности следует:

-продолжить совершенствование архивной инфраструктуры посредством строительства новых и/или реконструкции старых зданий архивов, а также выделение дополнительных помещений, приспосабливаемых под хранилища, в том числе для приема архивных документов на постоянное хранение, ведомственный срок хранения которых истек. При этом преимущество должно быть отдано строительству новых зданий, в которых могут быть реализованы современные логистические технологии хранения и поиска документов, что позволит снизить издержки на их содержание и эксплуатацию;

-повысить уровень безопасности архивных фондов путем модернизации материально-технической базы архивов, в первую очередь особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации; переоснащение действующих архивных лабораторий современным высокотехнологичным оборудованием;

-сосредоточить усилия не на увеличении объемов реставрации архивных документов, а на повышении качества и сложности реставрационных работ, что дало бы возможность подвергнуть реставрации наиболее ценные и потенциально менее долговечные документы;

-увеличить объем работ по созданию страхового фонда на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации - составной части Единого российского страхового фонда документации, а также изучить возможность предоставления электронным копиям архивных документов статуса, аналогичного страховым копиям на пленочном носителе;

-сформировать Государственный реестр уникальных документов, обеспечив их размещение в сети Интернет.

Это позволит существенно снизить вероятность утраты и/или повреждения архивных документов, обеспечить конституционные права современников и будущих поколений на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.

Внедрение инноваций в деятельность архивов.

Реалии современного времени требуют от архивов активного внедрения инновационных продуктов и технологий, применения новых подходов, поиска способов улучшения и оптимизации видов архивных работ, повышения производительности труда их работников. Архивы должны постоянно совершенствовать свою деятельность, гибко и оперативно реагируя на возникающие проблемы и вызовы. Архивисты должны непрерывно совершенствовать методику работы, добиваясь улучшения качества обслуживания пользователей.

В этих целях предполагается:

-реализовать программу информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений, принять участие в региональных программах информатизации;

-разработать и реализовать программу отраслевых научно-исследовательских работ, предполагающую теоретические и прикладные исследования, тематика которых должна быть тесно увязана с интересами решения общегосударственных задач и современными потребностями информационного общества и архивной отрасли;

-продолжить изучение лучших мировых практик организации архивного дела посредством дальнейшего развития деловых связей с архивами иностранных государств на двусторонней и многосторонней основе, Международным советом архивов, а также неправительственными организациями, обмена опытом работы и научно-методическими разработками, реализации совместных проектов по изданию документальных сборников и организации документальных выставок.

Внедрение инноваций должно повысить эффективность работы архивов до соответствия лучшим мировым образцам и потребностям общественного развития.



2. Анализ методов учета электронных документов

2.1 Характеристика проведения учета электронных документов в организации

Учет электронных архивных документов в архиве ведется в учетных документах, состав и формы которых определены Правилами, с соответствующими примечаниями.

Учет поступления электронных архивных документов в архив осуществляется на основании:

- акта приема-передачи электронных документов на хранение;

- акта приема на хранение электронных документов личного происхождения.

Все принятые в архив электронные документы, вносятся в книгу учета поступлений электронных документов (Приложение 1).

Учет выбытия электронных архивных документов из архива осуществляется в соответствии с Правилами и на основании:

- акта о выделении к уничтожению единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов;

- акта приема-передачи электронных документов на хранение (в другой государственный архив);

- акта о необнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта возврата электронных документов собственнику.

При выбытии отдельных единиц учета электронных документов в соответствующей описи делается новая итоговая запись, где указываются выбывшие единицы учета. Архив может ввести дополнительно вспомогательные учетные документы для учета электронных документов. В их состав могут входить:

- книга учета дополнительных экземпляров электронных документов;

- лист учета электронных документов фонда.

Книга учета дополнительных экземпляров электронных документов ведется в случае, если в государственном (муниципальном) архиве создаются дополнительные экземпляры электронных документов:

- рабочие (взамен вышедшего из строя рабочего экземпляра или для фонда пользования).

Лист учета электронных документов фонда является дополнением к листу фонда и может составляться по форме (Приложение 2).

Учетные документы могут вестись в электронном виде в информационной системе архива.

Сохранность электронных архивных документов обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов их хранения (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, пожарного и охранного режимов), применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, упаковка), а также рациональной организацией хранения, включающей размещение документов в архивохранилище, соблюдение порядка выдачи документов из хранилища, проверку наличия и контроль технического состояния электронных документов.

Обеспечение сохранности электронных документов включает также необходимость создания дополнительных копий рабочих экземпляров, а также защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т.п.), от вредного воздействия окружающей среды.

Мероприятия по обеспечению сохранности электронных документов должны соответствовать общим требованиям, изложенным в правилах, с учетом специфики электронных документов.

Архивохранилище электронных документов должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных и бытовых помещений и не иметь с ними общих вентиляционных каналов. Системы кондиционирования (естественная или искусственная вентиляция) должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Материалы покрытия стен, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения электронных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В архивохранилище электронных документов не допускается хранение электронных документов с магнитным рабочем слоем на металлических стеллажах или в металлических шкафах, в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400А/М. Место хранения электронных документов должно быть удалено от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей. Обеспечение сохранности электронных документов в архиве предусматривает создание и соблюдение нормативно установленных условий и режимов их хранения.

Каждый физически обособленный материальный носитель должен быть уложен в негерметичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз, при этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками. Футляры с физически обособленными материальными носителями размещаются вертикально в боксах на полках закрытых стеллажей или шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы носители можно было свободно помещать и доставать из бокса. При размещении футляров с физически обособленными материальными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

В целях оперативного доступа к электронным документам физически обособленные материальные носители могут размещаться в роботизированных библиотеках-накопителях (juke-box). В этом случае носители размещаются в соответствии с требованиями производителей роботизированных библиотек. Не допускается хранение физически обособленных материальных носителей на ферримагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).

Электронные документы в помещениях для хранения размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение, комплексный учет, оперативный поиск. Порядок расположения электронных документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Электронные документы рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилища документов на бумажном носителе, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.

В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два экземпляра электронных документов, записанных на отдельные электронные носители: один из которых является основным, другой - рабочим.

Дополнительно к основному и рабочему экземплярам архивы могут создавать дополнительные экземпляры электронных документов.

Основные и рабочие экземпляры электронных документов рекомендуется размещать в разных хранилищах и, возможно, - на разных видах носителей.

Использование электронных документов - применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан.

Государственный (муниципальный) архив предоставляет пользователям копии электронных документов, не содержащих информации ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов.

Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами.

Основными формами использования являются:

- информационное обеспечение пользователей в читальном зале;

- исполнение запросов пользователей, в том числе социально- правового характера;

- выдача копий электронных документов по запросам физических и юридических лиц;

- выдача копий электронных документов в структурные подразделения архива и сторонние организации;

- организация доступа к электронным документам через сайт государственного (муниципального) архива в информационно телекоммуникационной сети «Интернет». Подтверждение подлинности архивных электронных документов обеспечивается в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

2.2 Основные методы учета электронных документов

Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов, программ Microsoft Office, Perfect Office,Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:

*ввод информации в систему,

*хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,

*коллективная работа с документами,

*вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это, прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ “переводится” в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение, для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows 95 есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную, так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе, так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса.

Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra).

Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сетиInternet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в “паутине” применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

*сетевой доступ к файлам и базе данных;

*локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

*терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

*просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

*поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

*четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Одной из реализаций технологии workflow является так называемая “система графов”, где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии “цикл” (“loop”) или “стол”. В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

*обработка текста,

*электронные таблицы,

*деловая и презентационная графика,

*планирование работ и совещаний,

*генерация отчетов из базы данных, *мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.



Заключение

Электронный документ виртуален по определению и имеет возможность неограниченного клонирования, что и является непреодолимым препятствием к интерпретации электронного документа как вещи. Даже недвижимость, здания, земельные участки, являясь объектами вещного права, уникальны, конкретны - их можно видеть и даже осязать, а вот электронный документ не пощупаешь, - как в поговорке о слове: «слово не воробей, вылетит - не поймаешь», его реализацию нельзя назвать вещью - это всегда копия. Обычный документ - это вещь, предмет, а электронный - это всегда процесс.

Весь процесс управления информацией в электронном архиве, построен на основании теории об архиве организации. Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Данная ситуация позволит экономить не только рабочее место сотрудников, но и временные затраты на поиск и обработку документа.

...