Формирование системы учета и документооборота на складе

Решением этой проблемы является присвоение статуса документа, с разграничением по правам и признакам. Документы создаваемые в системе учета, могут иметь следующие статусы:

- Запланирован - документ создан, работы с документом не начаты, автор документа (например менеджер по продаже) может вносить любые изменения.

- Выполняется - начата работа по выполнению задания, после изменения статуса документа - корректировки может вносить только оператор склада (в данном случае целесообразно не персонифицировать оператора, поставившего блокировку, а уравнять всех пользователей учетной системы с этой ролью и имеющих право проведения документов по данному складу). Подтвердить получение товара по документу с этим статусом грузополучатель не может.

- Завершен - задание выполнено, оператор склада-грузоотправителя теряет право вносить изменения в документ, оператор склада-грузополучателя получает возможность подтверждения приема товара.

Изменение статуса документа производится вручную (максимально просто реализуемый алгоритм) выставлением-снятием соответствующих «флагов» или «галочек» в полях документа.

Пример.

В «родительском» перемещении добавляется отметка статуса документа. Отсутствие отметки «накладная проверена» не дает возможности оператору склада - грузополучателя создать и провести по учету подчиненное перемещение. Устанавливается определенный набор прав с разграничением доступа к документам по признаку «Проверен». Если отметка не стоит, то склад-отправитель может корректировать документ, но склад-получатель не может создать и провести подчиненное перемещение. После установки отметки - операторам склада-отправителя доступ на изменение документа запрещается, и в свою очередь, разрешается прием товара на склад-получатель.

6. Проблема партионного учета при резервировании.

Практика резервирования товара имеет большие преимущества, позволяя упростить схему документооборота. Но в работе при этом также могут возникнуть проблемы. Так называемое «жесткое» резервирование подразумевает блокирование проведения транзакций по определенному количеству определенной партии. В совмещении с практикой FIFO- в результате существенно осложняется отбор товара, возрастает посерийная пересортица. Или - склад вынужден несколько партий иметь доступными к отбору, что существенно увеличивает нагрузку на зону комиссионирования. Поэтому считаем, что предпочтительнее «мягкое» резервирование, которое уменьшает количество доступного к отгрузке (перемещению) товара, но при этом не «привязывается» к определенной партии. В сочетании с последовательностью проведения транзакций, совпадающей с последовательностью отбора товара - данная практика позволяет существенно уменьшить количество ошибок посерийного учета.

7. Внедрить программное обеспечение 1С:Склад на предприятии.

Развитие современных средств транспорта, информационных систем, систем связи и телекоммуникаций открывает большие возможности для быстрого распространения информации, технологий, товаров и финансовых ресурсов. Внедрение современной компьютерной программы 1С:Склад на предприятии обеспечивает, сокращение времени выполнения заказа и увеличение его качества. Предприятие имеет в своём подчинении 2-х кладовщиков. Старший кладовщик отвечает за поставленные материалы и её отпуск в производство.Согласно фотографии рабочего дня (ФРД), видно, что время на работу у кладовщика составляет 66% от времени смены (Тсм.). Другие затраты рабочего времени выглядят так:

- подготовительно-заключительное время: Пз = 30 мин. или 6,0% от Тсм.

- время на обслуживание рабочего места: ОБС = 15 мин. Или 3% от Тсм.

- потери времени по организационным причинам: ПО = 20 мин. Или 4% от Тсм.

- время на отдых и личные надобности: ОЛН = 15 мин. Или 3% от Тсм.

-потери из-за нарушения трудовой дисциплины: ПНД= 93мин. Или 18% от Тсм.

-оперативное время (фактически отработанное): ОП = 327 мин. Или 66% от Тсм.

Согласно ФДР имеют место нарушения трудовой дисциплины:

Кпнд = (ПНД+ОЛН)/Тсм, (3.1)

где Кпнд - коэффициент потерь времени по нарушению трудовой дисциплины;

ОЛН - время на отдых и личные надобности;

ПНД - потери времени по нарушению трудовой дисциплины.

Кпнд = (93+15)/480 = 22,5%

Так как оперативное время должно занимать порядка 95% от времени смены (а фактически - 66%), то вычислим экономический эффект от снижения численности сотрудников.

Заработная плата кладовщика составляет 5000000 руб., ежеквартальная премия 50%: 5000000*0,5=2500000 руб.

При расчете данной экономии берутся не 12 месяцев, а 10 мес., так как при сокращении работников предприятие обязано выплатить ему средне месячную заработную плату за 2 месяца (с учетом индекса роста среднемесячной заработной платы). Рассчитаем экономию по заработной плате при сокращении ставки кладовщика.

Экономия по з/п = 5000000*1,267*10мес+2500000*1,267*4кв =76020000 руб.

Далее произведем расчет расходов связанных с приобретением и установкой программы.

Расходы на программу "1С: Склад" - 4000000руб.

Амортизация программы со сроком не более 3-х лет

4000000/3 = 1333333 руб.

Расходы на установку программы - 600000 руб.

Расходы на обучение персонала - 420000 руб.

Рассчитаем годовую экономию после внедрения данной рекомендации.

Годовая экономия = (1333333 + 600000 + 420000) - 76020000 = -61666667 руб.

Таким образом, проведенные расчеты показывают возможность сокращения ставки кладовщика и получение экономической выгоды в размере 61666667 руб. за год.

Так же программа 1С: склад позволяет вести учет наличия и движения материальных и денежных средств. Она позволяет автоматизировать складской учет, торговлю, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и прочее, т.е. позволяет учитывать любые складские и торговые операции. А это очень упрощает работу персонала.

Таким образом, предлагается сократить штат отдела на одного работника и приобрести для этого отдела программу "1С: Склад".

"1С:Склад" автоматизирует работу склада. Типовая конфигурация позволяет вести раздельный управленческий и финансовый учет, вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней), вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию, оформлять закупку и продажу товаров, выполнять резервирование товаров и контроль оплаты.

При этом в "1С:Склад" можно хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен, выполнять автоматический расчет цен списания товаров, быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов, получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег, автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:Бухгалтерии. [9]

Таким образом, внедрение данной рекомендации позволит упростить работу кладовщика, и с учетом неполного использования рабочего времени, сократить лишнего работника, тем самым увеличить рентабельность затрат, в конечном счете, улучшить финансовое состояние предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение к сказанному - хочется еще раз обратить внимание на то, что используемые сейчас учетные системы и базы данных различны, но имеют схожие проблемы. И для решения этих проблем в первую очередь нужно правильно оценить ситуацию, последовательность выполняемых процессов, провести анализ всех проблемных зон. Очень часто можно услышать мнение: лучше заменить используемую программу на более мощную и дорогостоящую, и все будет в порядке. Но если разобраться и произвести правильный анализ всех бизнес-процессов предприятия, а также регламентирование основных операций в рамках одного процесса, с введением достаточно детальных инструкций по выполнению операций - то окажется, что нужно менять не программу, а подход к работе, повышать профессиональный уровень сотрудников, которые работают с данной программой. Программа может быть самой современной, и стоить заоблачные деньги, но в ней все равно будут работать люди, которым нужно иметь соответствующую квалификацию и достаточный багаж знаний и опыта, чтобы работать в этой программе без ошибок.

Так как программа «1С: склад» позволяет вести учет наличия и движения материальных и денежных средств, она позволяет автоматизировать складской учет, торговлю, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и прочее, т.е. позволяет учитывать любые складские и торговые операции. А это очень упрощает работу персонала. Благодаря этому и неполной загруженности персонала на складе возможно увеличение прибыли за счет сокращения штата на одного работника.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Сербул И.Т. Логистика складирования: Учебно методическое пособие для студентов.- Мн., 2008.

2. Дыбская В., Логистика складирования: Учебник.- ИНФРА-М, 2011 г.

3. Дроздов П.А., Основы логистики: Учебное пособие. - Мн., 2008.

4. Волгин В. В., Логистика приемки и отгрузки товаров: практическое пособие / В. В. Волгин. - Москва:, 2009. - 457 с.

5. Гаджинский А. М., Логистика: учебник для высших учебных заведений по направлению подготовки "Экономика" / А. М. Гаджинский. - Москва: 2011. - 481 с.

6. Логистика: Учебное пособие. - Под ред. Б.А. Аникина; Т.А. Родкиной и др. - М.: Проспект, 2006 г.

7. Ковалев В.В., Складские операции // Складские технологии, 2007. № 2.

8. Кириченко Н.С., Организация складских работ на предприятиях МТО. - Киев, 2001 г.

9. Т.Г.Богачева.,1С:Торговля и Склад в вопросах и ответах: Издание 3.- М.: 1С-Паблишинг, 2003.-273 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Образец графика документооборота на складе предприятия «АллестаМебель»

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Пример оформления международной товарной накладной на поступление ТМЦ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Пример накладной на внутренне перемещение

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Пример оформления счета заказчику

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Пример оформления товарно-транспортной накладной

Размещено на Allbest.ru