Главная роль денежных средств в деятельность организации заключается в том, что они обеспечивают возможность расчетов с поставщиками, покупателями, бюджетом и т.п., без которых невозможно осуществление хозяйственной деятельности.

В соответствии с законодательством Республики Беларусь денежные средства юридических лиц должны храниться на счетах в банке, а расчеты преимущественно осуществляются в безналичной форме через учреждение банка.

Для ведения банковский операций Витебская дистанция сигнализации и связи использует систему Клиент-банк, что снижает затраты времени бухгалтера по ведению банковских операций, так как необходимость посещения банка возникает лишь в случаях получения и сдачи денежных средств и предоставления дополнительных документов для обеспечения платежа, например, внешнеторговых договоров при осуществлении поступления или перечисления валютных денежных средств.

В своей работе бухгалтера по учету денежных средств руководствуются указаниями главного бухгалтера и соответствующим нормативными документами, основными из которых являются:

Банковский кодекс;

Инструкция о банковском переводе;

Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в РБ;

Правила проведения валютных операций;

Правила осуществления операций с электронными деньгами;

Инструкция по применению типового плана счетов бухгалтерского учета;

Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь;

Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

Таким образом, учет денежных средств в Витебской дистанции сигнализации и связи организован на высоком уровне. Ведение банковских операций осуществляется высокопрофессиональными специалистами бухгалтерии, которые своевременно изучают изменения законодательства и в связи с этим корректируют порядок ведения операций с денежными средствами.

Для открытия расчетного счета Витебской дистанцией сигнализации и связи в банк предоставлялись документы, представленные на рисунке 2.2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.2 - Документы необходимые для открытия расчетного счета

Витебская дистанция сигнализации и связи для осуществления своей деятельности ежедневно использует безналичные денежные средства для расчетов. Поэтому правильному документальному оформлению расчетных операций уделяется большое внимание.

При безналичных расчетах движение денежных средств сопровождается движением определенных видов документов, являющихся платежными инструкциями. Платежные инструкции - это обобщающее название документов, являющихся основанием для осуществления безналичных расчетов.

Платежные инструкции Витебской дистанцией сигнализации и связи оформляются в письменной форме и в соответствии с действующим законодательством, содержат следующие обязательные реквизиты:

наименование документа (например, "платежное поручение"), его номер и дату составления (порядок нумерации учреждения и организации устанавливают самостоятельно);

наименование плательщика и номер его счета, а также наименование, местонахождение и код обслуживающего учреждения банка;

наименование получателя денежных средств и номер его счета, а также наименование, местонахождение и код учреждения банка, обслуживающего получателя;

назначение платежа;

сумму платежа цифрами и прописью;

вид операции (например, "предоплата").

Первые экземпляры всех расчетных документов заверяются подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом и удостоверяются печатью владельца счета. Платежные инструкции, содержащие такие подписи, удостоверенные печатью, и по иным признакам соответствующие требованиям законодательства, считаются подлинными. Образцы подписей лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, содержатся в карточке, которая в обязательном порядке представляется в банк при открытии счета.

В платежных инструкциях должна содержатся ссылка на договор или иной документ (счет, ТТН, акт выполненных работ) подтверждающий законность совершения хозяйственной операции на основании которой осуществляется перечисление денежных средств.

Платежные поручения (Приложение К), представляются в обслуживающее учреждение банка в трех экземплярах не позднее десяти дней со дня их выписки (при этом день выписки в расчет не принимается). После совершения операции по перечислению денежных средств первый экземпляр остается в банке, второй и третий экземпляры с отметками банка направляются получателю и плательщику соответственно. В случае перечисления денежных средств трем и более получателям, которые обслуживаются одним и тем же учреждением банка, допускается представление плательщиком сводного платежного поручения.

Платежные поручения на предварительную оплату, перечисление авансов принимаются учреждением банка только при условии наличия на текущем расчетном счете денежных средств, достаточных для проведения платежа. У дистанции имеется договоренность с банком на прием к исполнению платежных поручений в случае отсутствия (недостаточности) средств на текущем счете. В таком случае платежное поручение в неоплаченной сумме помещается в картотеку к данному счету. Для проведения частичной оплаты поручения оформляется мемориальный ордер, в поле "Назначение платежа" которого указываются наименование расчетного документа, его номер, дата и сумма, назначение платежа (наименование платежа, товара, услуги, работы), наименования, номера и даты документов, служащих основанием для осуществления платежа, а также другая необходимая информация о деталях платежа. Количество оформляемых банком-отправителем экземпляров мемориального ордера и порядок их использования должны соответствовать количеству и порядку использования экземпляров платежного поручения, по которому производится частичная оплата.

Дистанция сигнализации и связи при расчетах использует систему Клиент-банк поэтому платежные поручения представляются в банк в электронном виде и банк при необходимости формирует на бумажном носителе их копии в необходимом количестве экземпляров.

Платежное требование составляется на бланках установленной формы и представляется в банк в течение десяти календарных дней со дня его выписки в трех экземплярах. Первый экземпляр после проведения операции остается в учреждении банка-плательщика. Второй экземпляр после завершения расчетов по инкассо является приложением к выписке учреждения банка-получателя. Третий экземпляр выдается плательщику для извещения о предстоящем платеже или для предварительного акцепта (на этом экземпляре обязательно указывается срок платежа). Со стороны плательщика вместе с платежным требованием в банк предоставляется реестр платежных требований в котором перечисляются все требования переданные в банк на текущий момент.

Платежное требование исполняется банком-отправителем на основании полученного от плательщика акцепта. Под акцептом понимается предварительное согласие плательщика, выраженное в форме заявления на акцепт и содержащее инструкции банку-отправителю исполнить платежное требование в день его поступления в банк-отправитель.

Акцептованные платежные требования, для оплаты которых средств на счете плательщика недостаточно, исполняются в пределах остатка средств на счете. На всех экземплярах платежного требования ответственным исполнителем банка-отправителя первоначальная сумма зачеркивается и рядом проставляется сумма, в которой требование подлежит оплате. Исправление суммы заверяется подписью ответственного исполнителя, а на втором экземпляре требования, подлежащего отсылке в банк-получатель, делается запись о причине его исполнения не в полной сумме. Частичная оплата платежного требования оформляется мемориальным ордером, в поле "Назначение платежа" которого обязательно должны быть указаны наименование расчетного документа, по которому производится частичная оплата, его номер, дата и сумма, другая дополнительная информация. При помещении в картотеку частично исполненного требования на обороте всех его экземпляров проставляется сумма, в которой требование приходуется в картотеку.

На всех экземплярах исполненных платежных требований проставляются дата исполнения и подпись ответственного исполнителя, на втором экземпляре - штамп банка-отправителя.

Объемы поступающих на расчетный счет денежных средств не всегда достаточны для оплаты срочных потребностей Витебской дистанции сигнализации и связи и может возникнуть ситуация, что в картотеке к расчетному счету будут лежать накопленные платежные инструкции для оплаты, а необходимо сделать срочный платеж в другом направлении. В связи с этим исследуемая организация оформила возможности перечисления денежных средств в счет неотложных нужд. Для этого в банк было предоставлено заявление на основании которого утвержден размер средств на неотложные нужды.

В случае необходимости дистанция имеет право отозвать (изменить) выданные банку платежные инструкции до момента их исполнения или совершения банком фактических действий по их исполнению. Для отзыва (изменения) платежной инструкции исследуемая организация представляет в обслуживающий банк заявление в произвольной форме, заверенное оттиском печати и подписями должностных лиц клиента согласно заявленным в банк.

По завершении дня банком выдается Выписка из расчетного счета (Приложение Л), в которой отражается информация о движении денежных средств на расчетном счете исследуемой организации за день с указанием номеров всех платежных документов, подтверждающих правомерность зачисления или списания денежных средств.

Выписка банка имеет следующую особенность: для Витебской дистанции сигнализации и связи расчетный счет является активным, а для банка - пассивным (как источник средств), и если в выписке стоит над графой слово "дебет", то эти суммы для исследуемой организации означают расход по расчетному счету, а "кредит" - поступление на расчетный счет.

Платежные инструкции являются первичными документами по движению денежных средств в Витебской дистанции сигнализации и связи, основании которых в бухгалтерии осуществляются соответствующие записи на счетах бухгалтерского учета.

Для отражения денежных средств на счетах в банке используется счет 51 "Расчетные счета". Операции по движению денежных средств на расчетном счете приведены в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Отражение безналичных расчетов на счетах бухгалтерского учета Витебской дистанции сигнализации и связи

В процессе осуществления деятельности Витебской дистанции сигнализации и связи возникает необходимость использования иностранной валюты. Для расчетов в иностранной валюте Витебская дистанция сигнализации и связи имеет текущий и транзитный счет.

Расчеты в валюте Витебской дистанции сигнализации и связи в основном осуществляются с использованием платежных поручений.

В рамках требований валютного законодательства Республики Беларусь Витебская дистанция сигнализации и связи вправе передавать в обслуживающий банк платежное поручение на перевод с конверсией, покупкой, продажей.

На основании платежного поручения на конверсию, покупку, продажу банк осуществляет операции конверсии, покупки, продажи и перевод полученных денежных средств в пользу исследуемой организации.

Для отражения операций по расчетам осуществляемым с использованием валютного счета в Витебской дистанции сигнализации и связи используется синтетический счет 52 "Валютные счета".

В целях обеспечения устойчивости белорусского рубля, обеспечения потребностей субъектов хозяйствования в иностранной валюте юридические и физические лица, являющиеся резидентами Республики Беларусь и занимающиеся внешнеэкономической деятельностью, участвуют в формировании государственного валютного фонда. В связи с этим возникает необходимость для Витебской дистанции сигнализации и связи по обязательной продаже иностранной валюты.

Витебская дистанция сигнализации и связи в соответствии с законодательством обязана осуществлять обязательную продажу иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Республики Беларусь в размере 30% от суммы выручки в иностранной валюте в порядке, определенном Национальным банком Республики Беларусь.

Обязательная продажа иностранной валюты осуществляется не позднее 7 рабочих дней со дня поступления валютной выручки через банк на торгах открытого акционерного общества "Белорусская валютно-фондовая биржа".

Несвоевременная обязательная продажа иностранной валюты влечет наложение штрафа до 1% от непроданной валюты за каждый день просрочки, но не свыше суммы непроданных валютных средств.

При необходимости Витебская дистанция сигнализации и связи может продавать свободные средства в иностранной валюте сверх сумм обязательной продажи. Для проведения продажи (конверсии) иностранной валюты в банк представляется заявка произвольной формы, обязательными реквизитами которой являются:

наименование организации;

сумма продажи (конверсии) в иностранной валюте, подлежащая продаже (конверсии);

номер счета в иностранной валюте, с которого производятся расчеты, а также наименование и код банка, в котором данный счет открыт;

номер счета в белорусских рублях (иностранной валюте), на который зачисляются белорусские рубли (иностранная валюта) после продажи (конверсии), а также наименование и код банка, в котором данный счет открыт;

подписи и расшифровка подписей должностных лиц, имеющих право распоряжаться счетом.

Витебская дистанция сигнализации и связи вправе покупать иностранную валюту на внутреннем валютном рынке для осуществления расчетов в иностранной валюте.

При покупке иностранной валюты на биржевом валютном рынке Витебской дистанцией сигнализации и связи представляется в исполняющий банк заявка на покупку иностранной валюты произвольной формы в двух экземплярах, а также копии документов, подтверждающих основание для покупки. В заявке должны быть указаны:

наименование организации;

сумма покупки иностранной валюты и сумма белорусских рублей, направляемых на покупку иностранной валюты;

целевое направление покупаемой иностранной валюты;

номер счета в иностранной валюте, с которого производятся расчеты, а также наименование и код банка, в котором данный счет открыт;

номер счета в белорусских рублях, с которого производятся перечисления белорусских рублей для покупки иностранной валюты;

номер счета (валютного или специального), на который зачисляется приобретенная иностранная валюта;

согласие на покупку иностранной валюты по биржевому курсу либо желаемый курс покупки иностранной валюты;

подписи и расшифровка подписей должностных лиц, имеющих право распоряжаться счетом, заверенные печатью.

Для отражения операций по продаже и покупке иностранной валюты Витебской дистанцией сигнализации и связи используется счет 57 "Переводы в пути".

Операции на валютном счете Витебской дистанции сигнализации и связи на счетах бухгалтерского учета представлены в таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Отражение безналичных расчетов в иностранной валюте на счетах бухгалтерского учета Витебской дистанции сигнализации и связи

Учету денежных средств уделяется большое внимание, поэтому важным является правильное составление отчетности.

Основной отчетностью по денежным средствам в Республике Беларусь является форма 4 Годовой бухгалтерской отчетности "Отчет о движении денежных средств" (Приложение М). Данный отчет является обязательным и для Витебской дистанции сигнализации и связи.

Составление Отчета о движении денежных средств в Витебской дистанции сигнализации и связи осуществляется на основании Инструкции о порядке составления и предоставления бухгалтерской отчетности.

Информация в указанном отчете формируется на основе информации о потоках денежных средств (поступление, направление денежных средств) с учетом остатков денежных средств на начало и конец отчетного года в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности.

Таким образом, учет денежных средств на счетах в банке в Витебской дистанции сигнализации и связи ведется с соблюдением требований законодательства. Первичные документы оформляются правильно и своевременно, что обеспечивает сохранность денежных на банковских счетах.

2.4 Разработка мероприятий по совершенствованию учета денежных средств на предприятии

Анализируя постановку учёта денежных средств в бухгалтерии Витебской дистанции сигнализации и связи, следует отметить, что учёт операций с денежными средствами ведётся в соответствии с законодательством. Основная причина этого заключается в строгой регламентации этого участка учёта со стороны государства, причём организация постоянно ощущает контроль над собой в этой области со стороны обслуживающих банковских учреждений и налоговых органов.

Однако при всей строгости и регламентированности, нельзя не отметить возможность улучшения качества работы бухгалтерии на этом участке.

В последнее время все большее распространение получают расчеты с использованием пластиковых карт. Введение пластиковых карт позволит сократить наличный оборот денежных средств Витебской дистанции сигнализации и связи. Это быстрый и удобный способ безналичных расчетов, который позволяет получать заработную плату и оплачивать командировочные расходы. Заработная плата на предприятии выплачивается с помощью пластиковых карт, поэтому целесообразно согласовать с обслуживающим банком и получение командировочных расходов на карт-счета.

Также можно заключить с банком дополнительное соглашение, на выдачу пластиковой карты на предъявителя, для оплаты командировочных расходов. При этом пользователь пластиковой карты учитывается как подотчетное лицо, а с помощью карточки можно не только оплатить текущие расходы, но и снять наличные деньги.

По средствам безналичной формы Витебская дистанция сигнализации и связи производит расчеты с поставщиками, с бюджетом по налогам и сборам и перечисления во внебюджетные фонды. Расчеты не всегда проводятся в установленные сроки по ряду причин, вследствие этого организация имеет большую кредиторскую задолженность. Для снижения размера дебиторской и кредиторской задолженности Витебской дистанции сигнализации и связи необходимо увеличить количество актов сверки дебиторов и кредиторов. Проведенный своевременно анализ дебиторов позволяет выявить просроченную задолженность и принять меры к взысканию необходимых денежных средств.

Для регламентирования труда каждого учетного работника и повышения качества работы бухгалтерии, необходимо составить график документооборота. Именно в создании хорошо продуманного графика движения документов, в его неукоснительном выполнении наиболее эффективно должна проявляться роль бухгалтерии как организатора учета и контроля.

Для организации оперативного финансового планирования необходимо ввести разработку кредитного и платежного календаря.

Упростить и ускорить контроль над движением наличных и безналичных активов организации способна автоматизация учета денежных средств.

Главными задачами автоматизации становятся: фиксирование операций по расчетам и движению денежных средств, контролирование кассовых операций, сопоставление трат их целевому назначению и контроль этих расходов, соблюдение условий договоров на предмет соответствия фактической и указанной в них форме расчетов, периодическое сопоставление проведенных расчетов по дебету и кредиту. Поскольку учет денежных активов является частью бухгалтерского учета, то при решении организацией вопроса о проведении автоматизации учета денежных средств используются бухгалтерские программы.

Бухгалтерский учет в Витебской дистанции сигнализации и связи ведется по журнально-ордерной форме учета в соответствии с планом счетов с частичной автоматизацией. Программа по учету денежных средств морально устарела, поэтому предприятию рекомендуется перейти на программу "1С: Бухгалтерия". Программа "1С: Бухгалтерия" в Витебской дистанции сигнализации и связи установлена, но все работники пока не обучены работать на ней, что замедляет процесс обработки первичных документов, регистров синтетического и аналитического учета, обработка частично идет в ручную, поэтому важна необходимость обучения кадров Программе "1С: Бухгалтерия".

Программа "1С: Бухгалтерия" обеспечивает ввод и хранение первичных документов, справочников и получение на их основе широкого набора отчетных бухгалтерских форм. Средства настройки, входящие в систему, позволяют бухгалтеру самостоятельно вносить изменения в правила ведения учета (план счетов, набор типовых операций). Ввод информации может осуществляться как на уровне первичных документов (ордеров, поручений и т.д.), так и на уровне бухгалтерских проводок. Работа с первичными документами снижает вероятность ошибок в процессе работы и понижает требования к квалификации бухгалтера.

Таким образом, направления совершенствования бухгалтерского учета денежных средств в Витебской дистанции сигнализации и связи можно свести в таблицу 2.4.

Таблица 2.4 - Мероприятия по совершенствованию учета денежных средств в Витебской дистанции сигнализации и связи

3. Организация и методика проведения аудита операций с денежными средствами

3.1 Планирование и организация проведения аудиторской проверки