Организация документооборота на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

(МИНОБРНАУКИ РОССИИ)

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Прокопьевкий филиал (ПФ ТГУ)

Исторический факультет

Кафедра истории и документоведения

ОТЧЕТ

по прохождении делопроизводственной практики

Руководитель практики

Ст. преподаватель кафедры

документоведения

Г.Н. Алишина

Выполнил студент(ка) группы № 308

О.А. Ишимцева

Прокопьевск 2012



Содержание

Раздел 1. Аналитическая часть

1.1 Общие сведения о ГОУ НПО ПУ №8

1.2 Цели и задачи производственной практики

Раздел 2. Практическая часть

2.1 Структура ГОУ НПО ПУ №8

2.2 Структура ДОУ В ГОУ НПО ПУ №8

2.3 Организация документооборота в ГОУ НПО ПУ №8

2.4 Организационные документы

2.5 Порядок работы с входящими документами на предприятии

2.6 Порядок работы с исходящими документами

2.7 Регистрация документов

2.8 Подготовка документов к передаче в архив

3. Сведения о трудовой деятельности студента-практиканта в ООО «Ромашка»

4. Организации делопроизводства в организации

Выводы

Список литературы

организационный документ архив делопроизводство

Раздел 1. Аналитическая часть

1.1 Общие сведения о ГОУ НПО ПУ №8

Название предприятия: Государственное образовательное учреждение начального профессионального образования профессиональное училище №8 (ГОУ НПО ПУ №8), зарегистрированное Государственной службой по надзору и контролю в сфере образования Кемеровской обл. № № 0195 в г. Киселевске (Свидетельство о регистрации от 27.05.2008), ИНН 4211008542.

Местонахождение и почтовый адрес ПУ №8: 652702 г. Киселевск, ул. Дружбы,11

Тел: 2-41-34, факс: 2-33-92, e-mail: ZOA - 232@rambler.ru

Государственного образовательного учреждения начального профессионального образования профессионального училища № 8 ведет свою деятельность с 26 ноября 1958 г., когда было оформлено постановление о создании Технического училища № 8 (Постановление Совета Министров РФ);

21.06.1962 г. - ТУ № 8 переименовано в городское профессионально-техническое училище (приказ № 169 от 21.06.1962 г.);

29.06.1972 г. - ГПТУ № 8 переименовано в среднее городское профессионально-техническое училище № 8 (приказ № 59 от 29.06.1972 г.);

30.03.1988 г. - СГПТУ № 8 реорганизовано в ПТУ № 8 (приказ № 75 от 30.03.1988 г.);

01.01.1995 год - ПТУ № 8 переименовано в профессиональное училище № 8 (приказ ЦПО от 26.09.1994 № 234);

10.04.2002 год - профессиональное училище № 8 переименовано в государственное образовательное учреждение начального профессионального образования профессиональное училище № 8 (приказ № 114 от 10.04.2002 г. ДНПО).

Главная цель образовательного учреждения ПУ №8 образовательная предоставление образовательных услуг и подготовка рабочих кадров начального профессионального образования.

ГОУ НПО ПУ №8 является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в арбитражном суде, суде и третейском суде.

ГОУ НПО ПУ №8 имеет круглую печать, круглую гербовую печать, круглую печать для внутренних документов, имеет штамп с изображением своего наименования на русском языке, а так же прочие атрибуты юридического лица, открывает расчётные и иные счета в банках.

ГОУ НПО ПУ №8 имеет 3 основных образовательных комплекса: 1 - центральный, где осуществляется аудиторная работа по предметам; 2 - швейная, парикмахерская и отделочная мастерские, 3 - производственные мастерские по остальным профессиям; так же имеются гаражи с необходимой техникой для обучения и прилегающая территория.

ГОУ НПО ПУ №8 осуществляет экономическую деятельность в установленном законодательством порядке.

ГОУ НПО ПУ №8 оказывает такие услуги, как:

- Бесплатную начальную профессиональную подготовку рабочих кадров по следующим профессиям:

машинист экскаватора одноковшового;

машинист бульдозера;

автомеханик;

парикмахер;

мастер отделочных и строительных работ;

штукатур;

каменщик;

закройщик.

- Платные образовательные услуги (курсы):

водитель категории В,С;

машинист бульдозера;

секретарь машинист.

1.2 Цели и задачи производственной практики

Практика проводилась c 02.07.2012 по 13.07.2012, в образовательном учреждении начального профессионального образования профессионального училища №8 (далее ГОУ НПО ПУ №8).

Цель производственной практики - рассмотреть особенности доку4ментоведческой работы в данном образовательном учреждении.

Задачи производственной практики:

Познакомится с основными организационно-распорядительными документами ГОУ НПОЛ ПУ №8.

Рассмотреть структуру управления организации.

Изучить структуру ДОУ в ГОУ НПО ПУ №8.

Описать порядок работы с входящими и исходящими документами.

Описать подготовку документов к передаче в архив.

Нормативная документация предприятия и ее краткая характеристика.

Нормативные документы предприятия представлены в виде организационной документации (Устав, Коллективный договор, штатное расписания, должностные инструкции и др), федеральных законов об образовании, ТК РФ, ГК РФ, Постановления и распоряжения Правительства РФ о финансовой, предпринимательской, образовательной и другой деятельности предприятия.

Устав № 2124223002858 от 18.01.2012. раскрывает основную деятельность организации - образовательную Устав ГОУ НПО ПУ №8 на № 2124223002858 от 18.01.2012, с. 3.. Действует на основе всех ФЗ о деятельности организаций осуществляющих начальную профессиональную образовательную деятельность.

Штатное расписание, На основании которого учреждение имеет 161,47 единиц штата. Из них 7 единиц - администрация (высший аппарат управления организации); 53 единицы - педагогический состав, непосредственно осуществляющий учебный процесс; 9 единиц - педагогического персонала не осуществляющего учебный процесс; 24 единицы - учебно-вспомогательный персонал, в который включена служба ДОУ, 68 - единиц обслуживающего персонала Штатное расписание ГОУ НПО ПУ №8, от 11.01.2012 - 3с..

Из вышеуказанного, можем практически рассмотреть деятельность организации, которая реально существует и осуществляет свою деятельность согласно своим нормативным документам. Так же мы можем сказать, что ГОУ НПО ПУ №8 является структурным подразделение Департамента науки и образования Кемеровской области, так как все документы определяющие организацию работу у аппарата управления утверждаются именно этим органом.

Раздел 2. Практическая часть

2.1 Структура ГОУ НПО ПУ №8

Согласно типологии организационных структур предприятий Типы организационных структур [текст], [электронный ресурс] http://www.cfin.ru/management/iso9000/iso9000_orgchart.shtml от 13.07.2012 ГОУ НПО ПУ №8 является бригадной или кросс - функциональной Приложение А. Структура ГОУ НПО ПУ №8., потому что мы наблюдаем автономную работу рабочих групп, самостоятельное принятие решений рабочими группами и координация деятельности по горизонтали (руководители бригад решают внутренние рабочие вопросы независимо от руководителя, существует свой отдельный документный поток, где руководитель выполняет функцию утверждения только локальных уже принятых решений или разрешения спорных конфликтных вопросов; замена жестких управленческих связей бюрократического типа гибкими связями, что позволяет в ходе непосредственной работы корректировать планы, между подчиненными и руководителями бригад, осуществляется постоянная двухсторонняя связь; привлечение для разработки и решения задач сотрудников разных подразделений этот принцип осуществляется при помощи Совета учреждения Положение о Совете учреждения Протокол № 85 от 01.11.2012, - 4л.. В организации, построенной по этим принципам, сохранены функциональные подразделения.

В результате такой структуры мы наблюдали следующие плюсы и минусы:



Плюсы бригадного типа управления в данном учреждении	Минусы бригадного типа управления в данном учреждении
Аппарат управления составляет 7 человек (из 161 единицы работников и 400 обучающихся). Высокая квалификация управленческих кадров. Оперативность принятия решений и качественная исполнительность. Рост и самосовершенствования всех участников производственного и управленческого процесса (70% преподавателей имеют первую и высшую категорию, более 70% всего персонала имеют высшее образование, 22% среде - специальное или техническое, остальные - это технический персонал).	Частое возникновение конфликтных ситуаций (как правило связано с распределением стимулирующего фонда работников. Для ликвидации данной проблемы, критерии оценивания качества работы персонала пересматриваются 1 раз в год на общем собрании коллектива). Работа психолога с персоналом по налаживанию коммуникации внутри коллектива.

Данная форма организационной структуры оптимальна для данного образовательного учреждения с разветвленной и сложной структурой организации, где главными в работе учреждения становятся оперативность и качественность принятия решений любой бригадой по соответствующему ей вопросу.

2.2 Структура ДОУ В ГОУ НПО ПУ №8

Согласно штатному расписанию Штатное расписание ГОУ НПО ПУ №8, от 11.01.2012 - 3с. ДОУ в организации представлено следующими должностями:

Юрисконсульт - осуществляющий контроль и проверку всей входящей и исходящей документации в вышестоящие инстанции.

Специалист по кадрам - осуществляет формирование, комплектацию и архивирование личных карточек работников, работа с трудовыми книжками и др.

Документовед - отвечает за общее руководство службой ДОУ в организации, архив кадровой и производственной документации, регистрацию входящих и исходящих документов.

Секретарь учебной части - отвечает за формирование документов и дел, связанных с обучающимися, а так же ведет комплектование и хранение архивных дел учебного процесса.

Данная структура Приложение Б. Структура ДОУ в ГОУ НПО ПУ №8. имеет все необходимые элементы ДОУ, но наблюдается ряд значительных минусов:

должности Документоведа, Юристконсульта и Специалиста по кадрам выполняет один человек, что ведет к его перегрузке;

нет номенклатуры дел всего учреждения, а только Секретаря;

нет альбома или табеля форм документов;

нет положение о службе ДОУ, только должностные инструкции данных работников;

нет инструкции по ДОУ;

Так же можно выделить неоспоримый плюс - малое количество инстанций прохождения документами, в результате быстрое поступление его исполнителю.

2.3 Организация документооборота в ГОУ НПО ПУ №8

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. С.3..

Схема движения документов в ГОУ НПО АПУ №8 наблюдается 2 основных видов:

Схема 1. Движение входящих документов

Такая схема движения документов используется для всех документов, не касающихся финансовой документации. Третий и четвертые этапы являются таковыми только в случае правильного исполнен этап

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18..

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот Компании за последний год, была выявлена тенденция к его росту.

В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

поступающие (входящие);

отправляемые (исходящие);

внутренние.

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в АТБ оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название ЗАО, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются с помощью компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003.

Сотрудники службы делопроизводства контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники комбината используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника предприятии другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

Право издания приказов (распоряжений) принадлежит Генеральному директору компании, а в его отсутствии - первому заместителю генерального директора.

Заместитель подписывает приказы по курируемым вопросам только по поручению Генерального директора.

За качество подготовки проектов приказов (распоряжений) как по содержанию, так и по оформлению, несет ответственность руководитель структурного подразделения, готовящий проект.

Подготовленный проект организационного приказа (распоряжения) должен быть завизирован, собирает визы исполнитель. Срок исполнения как правило не превышает 3 дней. Приказы (распоряжения) визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. В случае подготовки объемного документа, визируемого большим количеством заинтересованных должностных лиц, которые в целях ускорения процесса согласования, знакомятся не с первым экземпляром проекта приказа, а с его копиями (ксерокопиями), допускается сбор виз на отдельном «Листе визирования». Виза включает в себя: наименование структурного подразделения, личную подпись, дату, расшифровку подписи. В расшифровке подписи должна указываться фамилия лица, визирующего документ.

2.4 Организационные документы

Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции АТБ, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся положения о ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии", структурных подразделениях, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты работников ЗАО.

Положение - нормативный правовой акт, который определяет задачи, функции, полномочия, ответственность и организацию работы ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии" и его подразделений.

Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи, полномочия, ответственность, организацию работы ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии" его подразделений.

Положение о структурных подразделении разрабатывается его руководителем и утверждается Генеральным директором ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии".

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения сотрудниками ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии".

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав с указанием должностных окладов работников. В штатном расписании Авиакомпании указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда. Штатное расписание Авиакомпании утверждается Генеральным директором.

Должностная инструкция (регламент) - определяет (регламентирует) функции, права, обязанности, ответственность должностного лица. Должностная инструкция (регламент) включает основные разделы:

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).

Телеграммы печатаются в двух экземплярах, заверяется круглой печатью и угловым штампом один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в 4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2-х экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов.

2.5 Порядок работы с входящими документами на предприятии

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в АТБ осуществляется централизованно секретарем руководителя.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

адрес отправителя;

время отправки и получения документа;

при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В Авиакомпании подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991..

Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1.

Схема 1. Оперограмма движения входящих документов



2.6 Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

согласование проекта документа;

подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.

В Авиакомпании проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

порядковый номер документа, включающий номер дела;

адресат (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

исполнитель;

примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами АТБ приведен в схеме 2.

2.7 Регистрация документов

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41.

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.4..

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 28-31. и Типовой инструкции по делопроизводству Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. С. 16.. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии", характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику предприятия, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

В Авиакомпании регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов Авиакомпании осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

При анализе регистрации документов АТБ была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. . Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

2.8 Подготовка документов к передаче в архив

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

Дела находятся в рабочих кабинетах и специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела необходимо располагать в соответствии с номенклатурой дел.

С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.

Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на хранение на предприятии организован архив. Деятельность архива регламентирована «Основными правилами работы архивов организаций» Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Россархива от 06.02.2002.

Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы- картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

Подготовка документов к сдаче в архив включает:

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре АТБ до настоящего момента отсутствует положение об архиве, хотя сам архив существует. За сохранность документов в делах отвечает ведущий специалист отдела.

В настоящее время проводятся работы по созданию положения об архиве структуре службы документационного обеспечения управления.

Необходимо создать комиссию по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников службы делопроизводства. В состав комиссии должны войти:

ведущий специалист;

юрист;

секретарь руководителя.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения управленческого эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве.

Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

Систематизация документов, подлежащих сдаче в архив.

Проведение анализа документационного обеспечения АТБ позволило выявить некоторые недостатки, сделать выводы, дать рекомендации с целью применения их на практике.

Существующий порядок организации делопроизводства Авиакомпании обладает рядом недостатков:

отсутствует четкий порядок регистрации документов;

встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и отделе делопроизводства; Положение об экспертной комиссии;

отсутствует положение об архиве комбината;

при внутренней переписке сотрудники комбината используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.



Структура ГОУ НПО ПУ №8.

Рис. 1

Схема организационной структуры ООО «Ромашка» представлена на рисунке 1.

На предприятии четко распределены полномочия и меры ответственности по каждой должности. Каждый понимает, что от него ждут, и кто на него опирается. Структура управления на предприятии - линейно-функциональная. Линейное управление подкреплено вспомогательными службами. Можно выделить следующие уровни управления:

Преимущества	Недостатки
Удобство управления филиалами; Делегирование полномочий структурных подразделений; Распределение ответственности между структурными подразделениями; Менее загруженность руководителя; Качественное выполнение работы	Сложная структура организации; Посредственное общение с руководством; Руководитель не полностью знает дела организации.

Генеральный директор фирмы является лицом заинтересованным во внедрении и в дальнейшем развитии системы качества на предприятии. С его одобрения происходят изменения в системе качества.

Группа контроля качества, которая подчиняется генеральному директору, выполняет следующие функции:

поддерживать, контролировать и редактировать «Руководство по качеству» (РК);

формировать и документировать рабочие инструкции;

разрабатывать программы оценки качества;

осуществлять контроль за качеством продукции посредством проведения проверок;

осуществляет контроль поставляемых комплектующих и контроль качества готовой продукции.

Бухгалтерия осуществляет регистрацию, обработку и учет документов, связанных с деятельностью фирмы.

Технический директор координирует и систематизирует работу группы развития, сервисного отдела и технического отдела.

Группа развития выполняет следующие функции:

устанавливать отношения с организациями по сертификации;

отслеживает изменения систем стандартов;

взаимодействие с потребителями по вопросам качества продукции;

представляет предприятие в организациях по сертификации продукции;

Сервисный отдел занимается консультацией клиентов по поводу эксплуатации готовой продукции, и ее гарантийного обслуживания.

Технический отдел производит сборку персональных компьютеров, по желанию заказчика, используя комплектующие поставщиков.

Отдел кадров осуществляет работу с кадрами.

Отношения работников организации, возникшие на основе трудового договора, регулируются Российским трудовым законодательством.

Структуру и штатное расписание утверждает директором.

Директор в пределах своих полномочий вправе устанавливать порядок найма и увольнения работников, формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, порядок предоставления выходных дней и отпусков и другие вопросы. Условия оплаты труда, продолжительность ежегодных отпусков, меры социальной защиты работников не должны быть хуже условий, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации.

Персонал - это основной штатный состав работников организации, выполняющих различные производственно-хозяйственные функции.

Количество работников составляет 46 человек. Средний возраст работников составляет 34 года.

3. Сведения о трудовой деятельности студента-практиканта в ООО «Ромашка»

Практику по делопроизводству я проходил в сервисном отделе ООО «Ромашка». За время практики я ознакомился с циркулирующими в организации документами, помогал составлять новые. Привел в порядок архивные папки за 2008, 2009 и начало 2010 года. Забирал и отправлял документы в канцелярии. Проверял правильность заполнения исходящих документов организации.

Мне было выделено рабочее место с персональным компьютером, в отделе имелся принтер для распечатки готовых документов и ксерокс, так же другая орг.техника. Для составления документов мне был предоставлен пакет офисных приложение Microsoft Office 2003.

4. Организации делопроизводства в организации

Делопроизводство в организации ведется в полном объеме. Входящая документация проходит через канцелярию, откуда ее забирают сотрудники соответствующих отделов, для отправки вне организации или между отделами так же используется канцелярия ( хотя зачастую документы отправляются без регистрации в канцелярии между отделами напрямую, при этом очередность документов по отделам сохраняется). Защищенного документооборота в организации не имеется.

Документы с которыми я сталкивался и которые мне было разрешено отксерокопировать находятся в приложении.

ООО «Ромашка» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

____________ (Иванов А.А)

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ

ЧИСЛЕННОСТЬ

10.05.2010г. № 05

г. Москва

Код подразделения	Название подразделения	Штатная численность
01	Руководство	1
02	Служба ДОУ	2
03	Служба персонала	2
04	Бухгалтерия	5
05	Служба эксплуатации	8
	Всего	67

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ПРИКАЗ

12.05.2010 г.№ 112

г. Москва

О внесении изменений

в Положение о премировании

В связи с финансовым кризисом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести изменения в Положение о премировании. Подпункт 2 пункта 1 после слов «премия по итогам года начисляется» дополнить словами: «при условии сохранения объемов реализации товарной продукции на уровне 15 000 штук в год».

2. Начальнику отдела кадров Матюшиной Е.Н ознакомить работников ООО «Ромашка» с новой редакцией Положения о премировании до 01.07.2010 г.

3. Установить, что новая редакция подпункта 2 пункта 1 Положения о премировании вступает в силу 01.07.2010 г.

Генеральный директор

ООО «Ромашка» Иванов А.А.

С приказом ознакомлена

начальник отдела кадров Матюшина Е.Н.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ПРИКАЗ

17.05.2010 г.№ 120

г. Москва

О дисциплинарном взыскании

В связи с порчей имущества организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

Взыскать с инженера Савилова А.Н. 5 000 рублей в связи с порчей имущества фирмы.

Основание докладная записка старшего инженера Максимова П.С. от 16.05.2010г.

Генеральный директор

ООО «Ромашка» Иванов А.А.

С приказом ознакомлен

инженер Савилов А.Н.

ООО «Ромашка»

ПРОТОКОЛ

25.05.2010№12

г. Москва

Заседание Совета директоров

Председатель - Иванов А.А.

Секретарь - .Иванова С.М.

Присутствовали: Левая Р.Н., Мухаметов A.M., Новосельцев Н.Н., Сергеева Р.С., Кисанов B.C. 

Повестка дня:

Об итогах деятельности фирмы по расширению производства в 2010 г.

Доклад председателя Совета директоров Иванова А.А..

3. Доклад ведущего маркетолога Левой Р.Н.

СЛУШАЛИ:

Кисанов В.С. - за весенние месяцы 2010 года фирма ООО «Ромашка» увеличило производство на 30%. Были выявлены побочные эффекты от неправильного применения в быту.

ВЫСТУПИЛИ:

Левая Р.Н. - предложила помещать на упаковках фирменные наклейки «Ромашка»

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Сообщение Кисанова В.С. принять к сведению.

2. Совету директоров немедленно приступить к реализации плана Левой Р.Н.

Председатель Иванов А.А,

Секретарь Иванова С.М.

Сервисный отдел Генеральному директору

ООО «Ромашка»

Иванову А.А

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.05.2010г.

О порче имущества организации

Сообщаю о неисправном мониторе в сервисном отделе по вине инженера Савилова А.Н., нарушившего технику безопасности оставив на мониторе чашку чая. Чашка была опрокинута по неосторожности самим инженером Савиловым А.Н.

Старший инженер Максимов П.С.

Сервисный отдел Генеральному директору

ООО «Ромашка»

Иванову А.А

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

30.05.2010г.

Я опоздал на работу 29.05.2010г. на один час по причине поломки и дальнейшего ремонта собственного автомобиля на СТО.

Инженер Купцов А.М.

ООО «Ромашка» Генеральному директору

ОАО «Информсвязь»

ул. Центральная, 33аЛюбаеву А.М.

г. Москва, 450024

Тел: (347)253-42-42 ул.Кирова, д.16

г.Москва, 450000

05.06.2010 № 05-2

на 01-01 от 04.06.2010

Об участии в конференции

Уважаемый Алексей Михайлович!

Сообщаем Вам, что получили ваше письмо с приглашением поучаствовать в конференции «Июльские ночи». Данное предложение нас очень заинтересовало, так что сообщаем вам что от наша компания согласна принять участие в данной конференции. Список участников прилагаем

Рассчитываем на долговременное сотрудничество в научной сфере.

Генеральный директор Иванов А.А.

Иванова С.М.

253-42-43

Приложение к письму от 05.06.2010 № 05-2

Список участников конференции «Июльские ночи»

№ п/п	Ф.И.О.
1	Иванов А.А.
2	Савилов С.М
3	Кирсанов Л.М.

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ДОВЕРЕННОСТЬ

(на право представлять интересы предприятия)

25 мая 2010 г.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Настоящей доверенностью ООО «Ромашка» в лице директора Иванова А.А., действующего на основании Устава, поручает Ивановой С.М. представлять интересы компании во всех учреждениях и организациях, совершать все необходимые действия в компании, представительствовать в суде и арбитраже с правом передоверия, пользоваться всеми предоставленными истцу, ответчику и третьему лицу правами, в том числе оканчивать дела миром.

Доверенность действительна с 25.05.2010г. по 25.07.2010г.

Генеральный директор Иванов А.А.

М.П.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Канцелярия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2010 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
01-01	Номенклатура дел организации		Пост. ст 67
01-02	Приказы генерального директора по личному составу		75 л. ЭПК ст. 6б
01-03	Положения о структурных подразделениях		Пост ст.16
01-04	Переписка с ОАО «Информсвязь»		5л, ЭПК ст.12
01-05	Приказы генерального директора по основной деятельности		75 л. ЭПК ст. 6б
01-06	Организационные документы		Пост ст.13, ст. 14, ст. 30

Начальник канцелярии Карасев А.Р.

Заведующий архивом Мамантов П.П.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

От 15.12.2009 №5



Выводы

На протяжении всей практики по делопроизводству, я ознакомился и составил (набрал) достаточное количество документов. Для их создания использовались лекции по делопроизводству различных авторов и ГОСТ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная Система Организационно-распорядительной Документации. На мой взгляд документооборот (делопроизводство) ведется в ООО «Ромашка» в соответствии с названным государственным стандартом и отличий как таковых от него не имеет.



Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. С.3.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. С. 16.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №

7. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 57.

8. Вялова Л.М. О введении табеля документов, реализующих функции управления.// Документирование. 1985. №1(15)

9. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.4.

10. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18.

11. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

12. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. п. 3.3.4

13. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Россархива от 06.02.2002

Размещено на Allbest.ru

...