Бухгалтерский учет расходов на мобильную связь

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Правовое регулирование расходов на сотовую связь

2. Особенности отражения расходов на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом отчетах

3. Спорные и сложные моменты отражения в учете услуг сотовой связи

Введение

Бухгалтерский учет расходов на мобильную связь и их нормирование являются одним из достаточно трудоемких и сложных участков экономической работы в организации. Роль их сегодня значительно возрастает в связи с постоянным увеличением объемов разговоров, возможностью использования мобильного доступа в служебных целях и предъявлением все более высоких требований к снижению административно-управленческих расходов в производство, обусловленных конкуренцией.

Сегодня практически в любой организации присутствуют те или иные расходы, связанные с оплатой телефонных услуг. Это могут быть: установка телефонной сети (прокладка линии связи), приобретение самих аппаратов, подключение телефона, абонентская плата, оплата телефонных тарифов и т.д. Причем, к услугам обычных видов кабельной телефонной связи (внутригородские, междугородние и международные переговоры) добавляются и иные - например, телефонная сотовая связь.

Естественно, при отражении подобных операций в бухгалтерском и налоговом учете зачастую возникают проблемные ситуации: какие делать проводки, можно ли те или иные затраты принимать в целях налогообложения, что может служить оправдательными первичными документами при совершении такого рода сделок и др.

Нельзя забывать и о мобильном телефоне, по числу достоинств который не далеко отстал от компьютера. Мы прямо с улицы можем позвонить в любую точку мира, мобильный телефон используется чуть ли не круглые сутки и превратился из предмета роскоши в предмет первой необходимости. А их функциональный симбиоз - Интернет, позволил, не выходя из дома или офиса одновременно общаться со множеством людей, передавать и получать в кратчайшие сроки огромные объемы информации, предоставил доступ ко множеству баз данных.

1. Правовое регулирование расходов на сотовую связь

правовой сотовый связь бухгалтерский

На основании п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99) расходы на оплату услуг связи относятся к расходам по обычным видам деятельности. Расходы по оплате услуг связи признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 18 ПБУ 10/99).

Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, предусматривает, что для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В соответствии с инструкцией в дебет счета 73 относятся суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц. На суммы удержаний из сумм оплаты труда записи производятся по кредиту счета 73 записи в корреспонденции со счетом 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Кроме того, необходимо учитывать следующее. Согласно п. 1 ст. 44 действующей редакции от 21.07.2014 N 126-ФЗ "О связи" услуги связи пользователям оказывают операторы связи на основании договора об оказании услуг связи, заключаемого в соответствии с гражданским законодательством и Правилами оказания услуг подвижной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ редакцией от 04.04.2014 N328. Следовательно, Ваша организация не оказывает услуги связи своим сотрудникам, так как не является оператором связи.

В связи с этим полагаем, что для целей исчисления НДС возмещение сотрудниками расходов на сотовую связь не приводит к возникновению объекта налогообложения. Косвенным подтверждением такой позиции является письмо Минфина России от 24.03.2007 N 03-07-15/39.

Так как вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), используемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения, то суммы НДС в части, приходящейся на стоимость телефонных переговоров сверх установленного лимита, возмещаемую сотрудником, к вычету не принимаются.

Возможность учета расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, а также расходов на оплату услуг связи в составе затрат, учитываемых для целей налогообложения, для организаций, применяющих общий налоговый режим предусмотрена подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ, а для субъектов предпринимательской деятельности, применяющих упрощенную систему налогообложения, - подпунктом 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Также существуют случаи, когда между российской организацией и иностранным юридическим лицом заключен договор возмездного оказания услуг, в соответствии с которым российская организация оплачивает сотрудникам иностранной организации, оказывающим услуги для российской организации, мобильную связь.

Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.

В соответствии с п. 1 ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.

Согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся оплата за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Таким образом, оплата организацией за физических лиц оплата мобильной связи для указанных лиц признается их доходом, полученным в натуральной форме. С учетом п. 1 ст. 211 Кодекса суммы данной оплаты включаются в налоговую базу указанных физических лиц.

В соответствии с п. 2 ст. 226 Кодекса исчисление сумм и уплата налога производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. ст. 214.1, 214.3, 214.4, 214.5, 227, 227.1 и 228 Кодекса.

Из изложенного следует, что при оплате организацией за физических лиц стоимости проживания и мобильной связи указанная организация признается налоговым агентом и обязана исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов ст. ст. 226 и 230 Кодекса, в том числе по исчислению, удержанию и уплате налога на доходы физических лиц в бюджетную систему Российской Федерации, а также по предоставлению сведений о доходах физических лиц и сведений о суммах налога, удержать которые не представляется возможным, в налоговый орган по месту своего учета.

2. Особенности отражения расходов на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом отчетах

Расходы на мобильную связь начинаются с покупки сотового телефона и его подключения.

Организации, как правило, выбирают для своих сотрудников, использующих мобильную связь в соответствии с должностными обязанностями, модели сотовых телефонов в ценовой категории до 40 000 руб.

В зависимости от принятой учетной политики организация вправе признать в бухгалтерском учете стоимость сотового телефона либо в составе основных средств, либо в составе материально-производственных запасов.

Так, в большинстве случаев в бухгалтерском учете сотовый телефон включается организациями в состав основных средств, поскольку срок его полезного использования превышает один год. Основанием для этого служит п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, согласно которому актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве объекта основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:

· объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;

· объект предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

· организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;

· объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Согласно п. 7 и 8 ПБУ 6/01 сотовый телефон должен быть принят к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, которой признается сумма фактических затрат организации на его приобретение, за исключением НДС.

При покупке сотовых телефонов, признаваемых в составе основных средств, организация должна оформить Акт о приеме-передаче объекта основных средств форме N ОС-1 и Инвентарную карточку учета объекта основных средств по форме N ОС-6. В соответствии от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", при наличии данных первичных документов, подтверждающих факт ввода в эксплуатацию сотового телефона, организация вправе признать его в составе основных средств. При таком варианте учета сотового телефона его стоимость погашается посредством начисления амортизации в соответствии с нормами п. 17 ПБУ 6/01. Сумма амортизации является для организации расходами по обычным видам деятельности. Начисление амортизации производится одним из способов, предусмотренных п. 18 ПБУ 6/01, в соответствии с принятой в организации учетной политикой.

Согласно п. 20 ПБУ 6/01 срок полезного использования сотового телефона определяется организацией при принятии объекта к учету исходя из следующих факторов:

· ожидаемого срока использования этого объекта основных средств в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;

· ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации, естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;

· нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта (например, срок аренды).

На основании данной нормы и в соответствии с принятой бухгалтерской учетной политикой срок полезного использования с учетом физического износа может быть определен организацией в соответствии с рекомендациями завода-изготовителя, указанными в информации о сертификации продукции, прилагаемой к пакету документов при покупке сотового телефона.

Налоговое законодательство позволяет без ограничений списывать услуги мобильной связи на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций. Это привело к росту затрат по данной статье расходов у налогоплательщиков и, как следствие, к повышению внимания налоговых органов к налогообложению этих расходов. На практике существуют различные способы организации корпоративной мобильной связи и оплаты расходов на нее.

Налогоплательщиками применяются различные способы организации корпоративной мобильной связи:

-- сотрудникам выдаются служебные телефоны со служебными телефонными номерами;

-- сотрудникам выдаются служебные телефонные номера (sim-карты), используются личные телефоны;

-- сотрудникам выдаются служебные телефоны, используются личные телефонные номера (sim-карты);

-- сотрудниками используются личные телефоны и телефонные номера (sim-карты).

Налогоплательщиками применяются различные способы оплаты расходов на мобильную связь:

-- организация оплачивает расходы на мобильную связь сотрудников;

-- организация компенсирует расходы сотрудников, осуществленные со своих личных телефонов и/или номеров.

Налогоплательщиками применяются различные способы контроля над уровнем расходов:

-- установление лимитов расходов на мобильную связь для каждого должностного лица внутренними распорядительными документами;

-- выбор тарифов с предоплаченным количеством минут разговоров.

Каждый из этих способов имеет свои особенности документального оформления и налогообложения.

Согласно подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль организаций расходы на услуги связи, носящие производственный характер, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы должны отвечать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть они должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.

Документальное подтверждение расходов обычно не вызывает вопросов у налогоплательщиков, поскольку налоговые органы давно научили их соблюдать установленные формы первичных учетных документов. Операторы мобильной связи не являются исключением. Они предоставляют все основные документы, оформленные в соответствии с российским законодательством.

Что же касается соблюдения условия об экономической оправданности расходов, то здесь возникают разногласия. Причем разногласия существуют не только между налоговыми органами и налогоплательщиками, но и между самими налогоплательщиками, которые по-разному подходят к этой проблеме. Несомненно, одно -- экономическую оправданность также необходимо подтверждать документально.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ экономически оправданными расходами признаются затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, то есть затраты, непосредственно связанные с производственным процессом или процессом оказания услуг, а также управлением организацией и обеспечением ее жизнедеятельности.

На практике экономическая оправданность расходов на мобильную связь подтверждается следующими документами:

-- издаются приказы, закрепляющие мобильные телефоны или телефонные номера (sim-карты) за конкретными сотрудниками;

-- разрабатываются внутренние положения, регулирующие порядок пользования мобильной связью;

-- запрашиваются детализированные счета у операторов связи;

-- устанавливаются лимиты расходов на мобильную связь для сотрудников;

-- берутся отчеты сотрудников о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

Существуют разные комбинации запросов этих документов, иногда включающие сразу все перечисленные документы.

По мнению Минфина России, для признания затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения налогоплательщикам необходимо иметь следующие документы:

-- утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

-- договор с оператором на оказание услуг связи;

-- детализированные счета оператора связи.

Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость использования работником сотового телефона в служебных целях в соответствии с установленными в его должностной инструкции обязанностями.

Использование мобильной связи в служебных целях позволяет проверить только детализированный счет, который (единственный) может служить при необходимости источником для проверки осуществляемых сотрудниками переговоров.

На практике Минфин России и налоговые органы настаивают на получении организацией детализированного счета для признания расходов на оплату услуг сотовой связи при исчислении налога на прибыль как единственного и основного документа, подтверждающего факт переговоров сотрудника в служебных целях.

Судебная практика по данному вопросу складывается неоднозначно. Существуют судебные решения, поддерживающие позицию Минфина России и налоговых органов в требовании о предоставлении детализированных счетов оператора мобильной связи для подтверждения производственной направленности разговоров.

В то же время существуют судебные решения, которые исходят из того, что поскольку налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи, то в качестве подтверждения производственного характера расходов могут быть представлены как детализированные счета услуг связи, так и иные документы (приказы, распоряжения, отчеты, должностные инструкции и т.п.).

Так, стоимость услуг напрямую зависит от времени разговора, предоставляемого оператором. Сотрудники любой организации могут использовать телефоны в личных целях, при этом доля личных разговоров может быть весьма существенной. Расходы в этой доле не могут быть отнесены на затраты, принимаемые для целей исчисления налога на прибыль.

С учетом того, что в настоящее время получение детализированного счета от оператора мобильной связи не является проблемой, представляется целесообразным всегда иметь в бухгалтерии такие счета. Кроме устранения налоговых рисков это позволит руководству постоянно контролировать расходы на связь. Исключение здесь, пожалуй, составляют случаи, когда преднамеренно оплачиваются расходы сотрудников на мобильную связь независимо от того, в каких интересах (служебных или личных) ею пользуются. В этом случае, конечно, наличие детализации счета для налогоплательщика крайне нежелательно.

Другим аргументом, который налогоплательщики приводят для оправдания отсутствия детализации счета, является «секретность» переговоров. Данное утверждение также крайне сомнительно и совсем не убедительно для налоговых органов. Проблему секретности всегда можно решить отдельной детализацией счета на телефонные номера высшего руководства, а также обособленным его хранением.

Внутренней распорядительной документацией могут быть установлены лимиты расходов на телефонные переговоры. Многие считают, что вместо детализации счета оператора достаточно установления лимита расходов сотрудников на переговоры. Это ошибочное мнение. Кроме того, на практике бухгалтеры часто путают лимиты расходов на связь и размеры компенсации за использование телефонов в служебных целях.

Лимиты устанавливаются для ограничения расходов на связь. Такие ограничения используются, когда телефонные номера (sim-карты) принадлежат организации и используется либо кредитная система оплаты услуг оператора, при которой организация оплачивает услуги по факту, либо система оплаты, при которой сотрудники самостоятельно пополняют лицевые счета и отчитываются в произведенных расходах перед бухгалтерией. Также подобные ограничения применяются при иных корпоративных тарифах, когда размер расходов на связь зависит от количества разговоров сотрудников.

Размер компенсации применяется для упорядочения расчетов с сотрудниками за использование ими личных телефонов в служебных целях. Устанавливается размер компенсации приказом руководителя. Наличие утвержденного размера компенсации также требуется для исключения налоговых рисков в части уплаты налога на доходы физических лиц. Так, по мнению Минфина России, денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ в пределах установленных организацией размеров.

Таким образом, в случае если сотрудники используют собственные мобильные телефоны в служебных целях, наличие утвержденного руководителем размера компенсации является обязательным для соблюдения требований налогового законодательства. Наличие лимитов расходов на мобильную связь обязательным не является. При этом лимит не подтверждает цели расходов, а лишь ограничивает их размер. Поэтому наличие утвержденных лимитов расходов в организации не является подтверждением экономической обоснованности фактически осуществленных расходов. Эта распорядительная документация носит исключительно управленческий характер, преследующий цель ограничения расходов.

Так, если затраты на связь однозначно связаны с необходимостью управления или оказания услуг, но превысили установленные лимиты, это не мешает бухгалтерии в полном объеме включить их в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. При этом сотруднику могут урезать лимит расходов в следующем налоговом периоде или применить иные меры воздействия за несоблюдение регламента организации.

При этом, по мнению Минфина России, если превышение установленного лимита подлежит возмещению сотрудником за счет собственных средств, то это возмещение учитывается для целей налогообложения в составе доходов от реализации, а само превышение в составе прочих расходов после возмещения данных затрат сотрудником. То есть наличие лимитов расходов на каждого сотрудника при оплате телефонных разговоров не является основанием признания этих расходов обоснованными.

Таким образом, наличие детализированной выписки по лицевым счетам сотрудников исключит вопросы об экономической обоснованности расходов на связь и позволит контролировать при необходимости разговоры сотрудников. Наличие же лимитов расходов на связь необходимо исключительно для управления расходами.

Порядок учета расходов на приобретение сотового телефона зависит в налоговом учете от того, является телефон амортизируемым имуществом или нет.

Согласно п. 1 ст. 256 НК РФ амортизируемым имуществом признается имущество, которое находится у налогоплательщика на праве собственности (если иное не предусмотрено главой 25 настоящего Кодекса), используется им для извлечения дохода и стоимость которого погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 руб. Соответственно основные средства стоимостью менее 40 000 руб. не учитываются в составе амортизируемого имущества.

Поэтому расходы на приобретение сотового телефона стоимостью менее 40 000 руб. (без учета НДС) в полной сумме включаются в состав материальных расходов по мере его ввода в эксплуатацию согласно подпункту 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. В соответствии с п. 2 ст. 318 НК РФ эти расходы в качестве косвенных затрат уменьшают налогооблагаемый доход от реализации того отчетного (налогового) периода, в котором сотовый телефон введен в эксплуатацию.

Если цена сотового телефона превышает 40 000 руб. (без учета НДС), то в налоговом учете его стоимость должна амортизироваться в течение всего срока полезного использования на основании п. 1 ст. 256 НК РФ.

Для целей исчисления налога на прибыль срок полезного использования сотового телефона определяется организацией на дату его ввода в эксплуатацию. При этом на основании п. 1 ст. 258 НК РФ конкретный срок полезного использования сотового телефона (как и в бухгалтерском учете) организация имеет право устанавливать самостоятельно, но в пределах того срока, который определен для данной амортизационной группы Классификацией основных средств, то есть третьей амортизационной группы, - имущество со сроком полезного использования свыше трех и до пяти лет включительно, или 37-60 месяцев (код по ОКОФ 14 3222135).

Для сближения бухгалтерского и налогового учета лучше установить единый срок полезного использования сотового телефона, указав одинаковый порядок его определения в бухгалтерской и налоговой учетной политике, а также использовать одинаковый способ начисления амортизации - линейный, тем более что способ начисления амортизации в бухгалтерском учете, а также метод начисления амортизации в налоговом учете определяются организацией самостоятельно, руководствуясь нормами п. 18 ПБУ 6/01 и ст. 259 НК РФ.

В налоговом учете первоначальная стоимость сотового телефона, признанного амортизируемым имуществом, определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором он пригоден для использования.

В случае если SIM-карта принадлежит работнику, то счета за оказанные услуги связи оператор выставляет на имя физического лица. Их оплачивает работник. Подобные затраты нельзя признать экономически обоснованными и документально подтвержденными в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому они не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 49 ст. 270 НК РФ). Такие расходы не отражаются и в бухгалтерском учете, ведь оператор связи предъявляет счета не организации, а физическому лицу.

Фирма может заключить договор с оператором сотовой связи от своего имени. В этом случае затраты на услуги связи она вправе включить в расходы, если выполняются требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Иными словами, SIM-карта должна быть установлена на мобильный телефон сотрудника, которому для осуществления должностных обязанностей необходима сотовая связь. Кроме того, организации нужны соответствующие подтверждающие документы (договор с оператором сотовой связи, детализированные счета за фактически оказанные услуги связи, ведомости передачи SIM-карт, должностные инструкции работников и иные документы).

В данной ситуации компания признает в составе прочих расходов не только стоимость услуг сотовой связи, но и затраты на приобретение SIM-карты. Основание - пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на покупку SIM-карты организация распределяет равномерно в течение периода подключения к сети либо иного срока, установленного ею самостоятельно (абз. 2 п. 1 ст. 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете подобные затраты включаются в расходы по обычным видам деятельности согласно п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99, то есть отражаются по дебету счета 20, 25, 26, 29 или 44. Если в договоре с оператором срок действия SIM-карты не ограничен, то ее стоимость учитывается по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» и в дальнейшем списывается на затраты в течение периода, установленного организацией в бухгалтерской учетной политике.

Таким образом, если услуги сотовой связи, оказываемые непосредственно работникам организации, носят производственный характер и организация может документально подтвердить их (в том числе распорядительными документами организации о порядке использования личных мобильных телефонов для производственных нужд), то компенсация этим работникам оплаты указанных услуг учитывается в целях налогообложения прибыли.

Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от редакции 17 апреля 2014 года № 328. По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.

Для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:

· лимит расходов на служебные телефонные переговоры;

· запрет на ведение личных телефонных переговоров;

· порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т.п.

При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись. На основании этих правил, организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

Расходы на сотовую связь и оплату служебных переговоров с телефона не облагаются НДФЛ, а также взносами на обязательное социальное страхование. Сумма таких затрат учитывается при налогообложении прибыли.

Расходы на сотовую связь и оплату личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие затраты при налогообложении прибыли не учитывают. Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с этого дохода нужно рассчитать НДФЛ. Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).

На стоимость личных переговоров сотрудников нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудового договора. Кроме того, они не включены как в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, так и в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Расходы на сотовую связь включите в состав затрат по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на сотовую связь отразите проводкой:

Дебет 20(23,25,26,29,44...) Кредит 60-отражены расходы на сотовую связь (на основании документов, предъявленных оператором связи).

Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты.

Оплату услуг мобильной связи по безналичному расчету отразите проводкой:

Дебет 60 Кредит 51- оплачены услуги мобильной связи.

Помимо служебных организация может оплатить и личные переговоры сотрудников. Если сотрудники не возмещают эти затраты, включите их в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Эти операции отражают записями:

Дебет 73 Кредит 60-отражена стоимость личных телефонных переговоров, не подлежащая возмещению за счет сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 73-списана стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»-удержан НДФЛ, рассчитанный со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников (при выплате очередной зарплаты);

Дебет 91-2 Кредит 69-начислены страховые взносы со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников.

Если сотрудники возмещают стоимость личных переговоров, сделайте проводку:

Дебет 73 Кредит 60-отражена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащая возмещению за счет сотрудников;

Дебет 70 Кредит 73-удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных телефонных переговоров.

При использовании в работе собственного мобильного телефона сотрудник вправе получить два вида выплат:

· компенсацию за использование личного имущества (телефонного аппарата) или доход от сдачи его в аренду организации;

· возмещение стоимости служебных звонков.

Такой порядок установлен статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона не облагается:

· НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

· взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;

· взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

При возмещении стоимости служебных звонков организация должна быть готова документально обосновать тот факт, что переговоры с личного телефона велись в служебных целях. Для этого понадобится детализация телефонных звонков, которую может предоставить оператор сотовой связи.

Это подтвердит производственный характер и экономическую обоснованность переговоров.

В бухучете начисление компенсации расходов на оплату служебных переговоров отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73 -начислена компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона.

3. Спорные и сложные моменты отражения в учете услуг сотовой связи

Возможность учета расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, а также расходов на оплату услуг связи в составе затрат, учитываемых для целей налогообложения, для организаций, применяющих общий налоговый режим предусмотрена подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ, а для субъектов предпринимательской деятельности, применяющих упрощенную систему налогообложения, - подпунктом 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Несмотря на простоту применяемых формулировок, споры по вопросу правомерности признания расходов на оплату услуг связи между налоговыми органами и налогоплательщиками не утихают. Налоговые органы в ходе проводимых выездных налоговых проверок предъявляют ряд требований к порядку учета понесенных расходов на связь, в том числе сотовую связь, для целей налогообложения. К категории "стандартных" могут быть отнесены следующие требования:

· расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

· расходы на сотовую связь, а нередко и их размер, должны быть экономически обоснованы;

· понесенные расходы должны быть документально подтверждены.

В ряде случаев специалисты налоговых органов разъясняют, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи организации следует иметь следующие документы:

· утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которыми в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

· договор с компанией-оператором сотовой связи на оказание услуг, акты, подтверждающие факты оказания услуг;

· детализированные отчеты (счета), выставленные операторами связи, причем форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе даты и времени переговоров, тарификации услуги.

Кроме того, по мнению специалистов налогового ведомства, перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебным мобильным телефонам, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и т.п.

Необходимо отметить, что в НК РФ не приведен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций, и не предусмотрены какие-либо специальные требования к их оформлению. Соответственно, налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи.

Камнем преткновения, как правило, является расширительное толкование экономической обоснованности. Для примера приведем наиболее распространенные причины, по которым налоговики признают расходы необоснованными:

· отсутствие доходов в налоговом (отчетном) периоде;

· от понесенных расходов хозяйствующий субъект в конечном итоге получает убыток;

· размер расходов не соответствует финансовому состоянию дел налогоплательщика;

· произведенные расходы не связаны с основными видами деятельности предпринимателя и т.д.

На практике налоговики на местах очень часто оценивают экономическую обоснованность расходов только по субъективным представлениям о содержании и смысле деятельности того или иного хозяйствующего субъекта. Такие факторы, как сложившиеся отношения с контрагентами, рисковый характер предпринимательской деятельности и т.д., во внимание не принимаются. Однако арбитры по этому вопросу не раз указывали на то, что при оценке экономической обоснованности расходов необходимо исходить из конкретных обстоятельств предпринимательской деятельности налогоплательщика.

Довольно интересные заявления в отношении экономической обоснованности расходов делает Минфин в своих разъяснениях отметил, что в силу принципа свободы экономической деятельности (ч.1 ст. 8 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе опять же самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. При этом обязанность осуществления проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы.

Постановление ФАС от 14.07.2014 N А63 сказано, что компенсация работнику расходов, которые связаны с использованием личного сотового телефона при исполнении трудовых обязанностей, и расходов по оплате услуг сотовой связи, понесенных в производственных целях, не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страхование.

Общество заключило с работниками письменные соглашения о возмещении расходов на сотовую связь, являющиеся неотъемлемой частью трудовых договоров. Согласно этим соглашениям работник при исполнении трудовых обязанностей использует принадлежащий ему мобильный телефон и сим-карту, номер которой указан в соглашении. Работник ежемесячно получает компенсацию в определенном размере по каждому соглашению. Она выплачивается в пределах лимита, установленного в зависимости от должностных обязанностей работника.

Суды первой, апелляционной и кассационной инстанций пришли к выводу, что компенсация работнику расходов, связанных с использованием личного сотового телефона и оплатой услуг сотовой связи, не является объектом обложения страховыми взносами. При этом суды ссылались, в частности, на ст. ст. 7, 8 Закона о страховых взносах и ст. 188 ТК РФ. Суммы данных выплат не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов, поскольку такие выплаты не являются стимулирующими, не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы. Кроме того, целью упомянутых выплат не является компенсация расходов, которые вызваны исполнением обязанностей в соответствии с конкретной трудовой функцией.

Существует множество причин сделать служебный звонок во внерабочее время: необходимость в телефонных переговорах для производственных нужд не ограничивается режимом работы организации, например, с 9 до 18 часов. Организация функционирует как до, так и после этого времени. Ее сотрудники могут приходить на работу раньше и уходить позже, некоторые выходят на работу в выходные и праздничные дни, другие выполняют трудовые обязанности после рабочего дня. Звонок может быть необходим, когда работник находится в отпуске или на больничном и т. д.

Налоговики, как правило, отказывают налогоплательщикам в учете таких затрат, не признавая их экономически обоснованными. Их подход основан на временном критерии: для производственных нужд звонки могут осуществляться только в рабочее время.

Однако критерий времени не может быть положен в основу определения цели и содержания телефонного разговора: служебный звонок может быть произведен в нерабочее время, равно как и телефонный разговор личного содержания может быть сделан в пределах установленной трудовым законодательством продолжительности рабочего дня.

По мнению Минфина РФ, для подтверждения служебного характера разговоров по сотовому телефону разделение времени на рабочее и нерабочее не является главным. Так, в случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами. Критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться то, что в должностной инструкции данного работника установлена обязанность использования сотового телефона в служебных целях.

Размещено на Allbest.ru

...