Облік розрахунків з підзвітними особами в ЗАТ "Ольвія"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Вступ

У процесі здійснення господарської діяльності практично кожне підприємство зустрічається з необхідністю відрядження своїх працівників як в межах України, так і за кордон для вирішення питань, зв'язаних з налагоджуванням партнерських відносин між підприємствами, підписання договорів. Витрати на відрядження - аж ніяк не найзначніша стаття витрат для організацій, але вони доставляють чимало занепокоєння бухгалтерам. Поїздки співробітників пов'язані з масою різноманітних і часом непередбачених ситуацій і витрат, а отримати від працівника всі необхідні документи буває вкрай складно. Попри те, що дане питання висвітлюється в статтях практично кожного професійного видання, у бухгалтера, аудитора і податкового інспектора завжди залишаються сумніви з приводу оподаткування тих чи інших витрат за великої кількості приватних випадків, а також спірних моментів, що безумовно підкреслює актуальність обраної теми дослідження.

Розрахунки з підзвітними особами охоплюють широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Тому цей аспект облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

Нормативними документами, які регулюють здійснення витрат на службові відрядження в межах країни та за кордон є: Постанова Кабінету Міністрів України від 02. 02. 11 р. № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження в межах України та за кордон", що затверджена наказом Міністерства фінансів України від 17. 03. 11 р. № 362; Інструкція Кабінету Міністрів України від 13.03.98 № 59 "Про службові відрядження в межах України та за кордон".

Метою даної роботи є вивчення обліку та порядок документообігу розрахунків з підзвітними особами в ЗАТ «Ольвія».

Для більш повного і глибокого розуміння обраної теми дослідження в роботі будуть розглянуті наступні питання:

- поняття підзвітних коштів та їх документальне оформлення;

- цілі витрачання підзвітних сум і список підзвітних осіб;

- правила розрахунків з підзвітними особами;

- бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами на підприємстві ЗАТ « Ольвія»

Завдання курсової роботи: дослідження організації синтетичного та аналітичного обліку з підзвітними особами, аналіз порядку видачі сум і оплати витрат по відрядженню та документування розрахунків з підзвітними особами.

Об'єктом даного дослідження є стан обліку розрахунків з підзвітними особами в ЗАТ «Ольвія».

Предметом дослідження курсової роботи є організація здійснення обліку розрахунків з підзвітними особами.

Інформаційною базою для такого дослідження є первинні документи та облікові регістри, які ведуться для обліку даних операцій, а оскільки розрахунки з підзвітними особами в фінансовій звітності підприємства відображаються в складі дебіторської заборгованості то для повного аналізу необхідно також опрацювати деякі з видів фінансової звітності, а саме форма № 1 Баланс (Звіт про фінансовий стан) та форма № 2 Звіт про фінансові результати (Звіт про сукупний дохід).

1. Теоретико-методологічні основи обліку та сутність розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами відносяться до розрахунків підприємства

з поточної дебіторської заборгованості . В процесі здійснення господарської діяльності підприємства не завжди здійснюють розрахунки з іншими підприємствами або фізичними особами одночасно з передачею майна, виконання робіт, надання послуг. У зв'язку із цим у нього виникає дебіторська заборгованість. Методологічні засади формувань у бухгалтерському обліку інформації про дебіторську заборгованість визначає П(С)БО 10 "Дебіторська заборгованість" відповідно до даного стандарту дебітори -- це юридичні і фізичні особи які заборгували підприємству грошові кошти, і їх еквіваленти або інші активи.

1.1 Сутність обліку розрахунків з підзвітними особами

Дебіторська заборгованість у бухгалтерському балансі відображається у складі активів тільки тоді коли існує можливість її погашення боржником.

Якщо дебіторську заборгованість неможливо достовірно оцінити тобто визначити її суму, то вона не може бути визнана активом і не повинна відображатися у балансі. Згідно П(С)БО № 10 дебіторська заборгованість поділяється на довгострокову та поточну(короткострокову).

Довгострокова дебіторська заборгованість - це сума дебіторської заборгованості, яка не виникає в ході нормального операційного циклу та буде погашена після дванадцяти місяців з дати балансу.

Поточна дебіторська заборгованість - це сума дебіторської заборгованості, яка виникає в ході нормального операційного циклу або буде погашена протягом дванадцяти місяців з дати балансу.

Залежно від виникнення дебіторська заборгованість поділяється на:

- дебіторську заборгованість за роботи, товари, послуги;

- векселі отримані;

- дебіторську заборгованість за розрахунками;

- іншу поточну дебіторську заборгованість.

До обліку дебіторської заборгованості відносять: облік векселів одержаних; облік дебіторської заборгованості за роботи, товари, послуги та облік розрахунків з різними дебіторами.

В свою чергу, облік розрахунків з різними дебіторами включає:

- розрахунки за виданими авансами;

- розрахунки з підзвітними особами;

- розрахунки за нарахованими доходами;

- розрахунки за претензіями;

- розрахунки за відшкодуванням завданих збитків;

- розрахунки за позиками членам кредитних спілок;

- розрахунки з іншими дебіторами.

Особливе місце серед дебіторської заборгованості займають розрахунки з підзвітними особами.

Підзвітні особи -- це штатні працівники підприємства, яким видаються кошти авансом під звіт для покриття витрат на службові відрядження, а також на операційні та адміністративно-господарські потреби.

З каси підприємства, згідно діючого положення, можуть видаватись готівкові кошти для розрахункових операцій на місці придбання товарно-матеріальних цінностей .

Переважно, готівкові кошти видаються працівнику підприємства на основі розпорядження керівника підприємства (або в службові обов'язки працівника входить робота по закупівлі товарно - матеріальних цінностей - тоді розпорядження не потребується, але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну відповідальність). Працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, називається в бухгалтерській практиці підзвітною особою, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства.

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - Звіт на використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (надалі авансовий звіт).

Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити".

Авансовий звіт складає підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Завдання бухгалтера -- контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки, підписи і таке інше).

Якщо всі додані документи є достовірними, суму "списують " з підзвіту, так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Таким чином, підприємство вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти, то підприємство до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість, ця заборгованість відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів за письмовою заявою працівника чи даних авансових звітів.

Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі: господарські витрати, службові відрядження й наукові експедиції, на виплату заробітної плати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою до каси по закінченні трьох робочих днів.

Особи, які одержали готівку підзвіт (у т.ч. на відрядження у межах України), зобов`язані подати до бухгалтерії підприємства або централізованої бухгалтерії звіт про витрачені суми. Готівка, що видана підзвіт, але з якихось причин не витрачена (частково або в повній сумі), має буди повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після видачі її підзвіт . Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видано готівку на відрядження та кошти підзвіт для вирішення у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у тому числі і для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини чи вторинної сировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансований звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження.

Нормативним документом, який врегульовує питання порядку відрядження працівників підприємств усіх форм власності є «Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон», затверджена наказом Міністерства фінансів України N 667 від 19.07.2013.

Згідно з Інструкцією службове відрядження -- це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи . Якщо працівника відряджено до іншого міста, то йому видається відрядне посвідчення, яке він зобов'язаний пред'явити при поверненні. На практиці трапляються випадки, коли для переїздів використовується транспорт підприємства або особистий транспорт, тоді необхідно надати водіїв з дорожніми листами. Відрядженому працівнику видається грошовий аванс (відшкодовуються витрати) на оплату: з добових; з проїзду; з найму житла.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відрядило. У разі скерування працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що відрядили працівника, за згодою між ними.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються, крім випадків передбачених чинним законодавством.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

Термін відрядження працівників для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів.

1.2 Законодавчо-нормативна база та огляд спеціальної літератури обліку розрахунків з підзвітними особами

Основною метою нормативно-правового регулювання бухгалтерського обліку в Україні є встановлення єдиних для всіх підприємств правил його ведення, які гарантують і захищають інтереси користувачів фінансової звітності і визначення перспектив та основних напрямків удосконалення його з урахуванням загальноприйнятих у міжнародній практиці принципів і стандартів.

Перший рівень - конституційний, який передбачає регулювання відносин у сфері підприємницької діяльності на основі Конституції України, котра є єдиним нормативно-правовим актом найвищої юридичної сили. Другий рівень - законодавчий, який передусім включає Закон “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”. В цьому законі передбачена обов'язковість ведення бухгалтерського фінансового обліку всіма юридичними особами незалежно від їх організаційно-правового статусу і форм власності, визначені його головні принципи, мета, основні поняття, єдині правила ведення та порядок регулювання, обов'язки і відповідальність осіб за організацію бухгалтерського фінансового обліку на підприємстві, вимоги до фінансової звітності, а також взаємовідносини зі споживачами інформації.

Третій рівень регулювання бухгалтерського обліку - нормативний. До нього відносяться національні П(С)БО, План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств, інструкція про його застосування тощо. Документи цього рівня визначають загальні принципи і правила ведення бухгалтерського фінансового обліку та формування повної, достовірної і неупередженої інформації про фінансово-майновий стан підприємства у фінансовій звітності.

З метою єдиної інтерпретації змісту П(С)БО, Плану рахунків та інших нормативних документів бухгалтерами, аудиторами, виникає необхідність у розробці методичних рекомендацій щодо їх застосування. В зв'язку з цим необхідно виокремити четвертий методичний рівень нормативно-правового забезпечення бухгалтерського фінансового обліку. Документи цього рівня розробляються міністерствами і відомствами в межах їхньої компетенції відповідно до галузевих особливостей на базі національних П(С)БО та мають рекомендаційний, а не обов'язковий характер. Вони не повинні суперечити Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність», Плану рахунків бух обліку та інструкції про його застосування, іншим нормативно-правовим актам.

Існує і п'ятий рівень - організаційно-розпорядчий. Документи цього рівня формуються безпосередньо на підприємстві його економічними службами (бухгалтерією, фінансовим і планово-економічними відділами

Таким чином, в Україні закладені правові основи нормативно-правової системи забезпечення бухгалтерського фінансового обліку, які дали змогу підприємствам самостійно вирішувати питання стосовно його ведення, створили реальну базу для розрахунку макроекономічних показників розвитку економіки за системою національних рахунків і загалом наблизили облік до міжнародної практики.

В таблиці 1.1 подано нормативні акти, що регулюють облік розрахунків з підзвітними особами.

Таблиця 1.1. Характеристика діючої нормативно-правової бази з обліку розрахунків з підзвітними особами

№ пор.	Нормативний документ	Короткий зміст
1	Податковий кодекс України від 7 червня 2012 року № 4915-VI (зі змінами і доповненнями від 2 березня 2015 року № 211-VIII)	Регулює відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, зокрема, визначає вичерпний перелік податків та зборів, що справляються в Україні, та порядок їх адміністрування, платників податків та зборів, їх права та обов'язки, компетенцію контролюючих органів, повноваження і обов'язки їх посадових осіб під час здійснення податкового контролю.
2	Стаття 138.10.2 Податкового кодексу України (зі змінами і доповненнями)	До складу інших витрат включаються: витрати на службові відрядження й утримання апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу.
3	Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон № 59 зі змінами та доповненнями від 19.07.2013)	Регламентує витрати на відрядження. Визначає, що саме є службовим відрядженням, що працівник, який знаходиться у відрядженні підпорядковується розпорядку дня того ж підприємства.
4	Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні від 16.07.1999, N 40. (зі змінами і доповненнями від 14.10.2014)	Цей Закон визначає правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні.
5	Постанова від 2 лютого 2011 р. № 98 Зі змінами та доповненнями від 11.02.2015	Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів
6	Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 15.12.2004 N 637 (зі змінами і доповненнями від 06.06.2013)	Це Положення розроблено відповідно до статті 33 Закону України "Про Національний банк України" ( 679-14 ), визначає порядок ведення касових операцій у національній валюті України підприємствами (підприємцями), а також окремі питання організації банками роботи з готівкою.

2. Коротка економічна характеристика господарсько-фінансової діяльності підприємства ЗАТ «Ольвія»

Дослідження теми курсової роботи «Облік розрахунків з підзвітними особами», я проводила на підставі матеріалів Районного споживчого ЗАТ «Ольвія».

ЗАТ «Ольвія», що розташоване в Миколаївської обл., Очаківський р-н, с. Парутине - організація громадян, які об'єдналися для ведення спільного господарювання та іншої діяльності з метою задоволення своїх економічних, соціальних та інших потреб. ЗАТ вважається створеним ,набуває права юридичної особи, здійснює господарську та іншу діяльність з дня його державної реєстрації, має самостійний баланс, печатку та штамп зі своєю назвою. Юридична адреса ЗАТ: Миколаївська обл., Очаківський р-н, с. Парутине.

Основними цілями і завдання ЗАТ є:

· Задоволення потреб своїх членів в товарах та послугах, сприяння розвитку їх трудової і соціальної активності, зростання добробуту і культурного рівня;

· Захист прав та інтересів членів споживчого товариства і обслуговуваного населення, як споживачів щодо забезпечення їх якісними товарами та послугами;

· Розвиток мережі торгових, виробничих, заготівельних та інших підприємств, співпраця з органами виконавчої влади і сільськогосподарськими товаровиробниками в створенні інфраструктури аграрного ринку;

· Забезпечення ефективності господарсько-фінансової діяльності, підвищення продуктивності праці працівників, їх соціальний захист шляхом збереження і створення нових робочих місць, впровадження нових технологій та передового досвіду, розвитку трудового суперництва.

Для виконання цілей і завдань споживчим товариством здійснюються такі види діяльності:

Ш Роздрібна й оптова торгівля продовольчими і непродовольчими товарами, сільськогосподарською продукцією, сировиною, ліками, і медпрепаратами, матеріалами, обладнанням, устаткуванням, транспортними засобами, торгівля нерухомістю;

Ш Відгодівля великої рогатої худоби, свиней, птиці, кролів, вирощування зернових культур, овочів, фруктів, кормів, квітів, насіння тощо;

Ш Організація та проведення ярмарок, аукціонів, виставок-продажу;

Ш Організація транспортного господарства і надання послуг.

Вищим органом управління ЗАТ «Ольвія» є загальні збори його членів, які правомочні розглядати і вирішувати будь-які питання діяльності ЗАТ «Ольвія». ЗАТ веде бухгалтерський облік свого майна, зобов'язань і господарських операцій, а також надають бухгалтерську, фінансову, статистичну та іншу звітність про свою діяльність. Ревізії та перевірки результатів господарсько-фінансової діяльності ЗАТ проводяться ревізійною комісією за власною ініціативою.

Підприємство веде оперативний, бухгалтерський, статистичний облік та звітність у порядку, встановленому чинним законодавством. Звітний рік встановлюється з 1 січня по 31 грудня.

Підприємство щорічно у місячний строк з дня закінчення звітного року самостійно надає галузевому управлінню та уповноваженому органу Власника звіт про виконання узгоджених галузевим управлінням планових завдань, копії щорічних балансів та актів щорічної інвентаризації, щоквартально у 20-денний строк з дня закінчення звітного кварталу - розгорнуту довідку про результати власної фінансово-господарської діяльності, включаючи постатейний звіт витрат на виробництво, кошторис фактичних надходжень та витрат з реєстром відповідних договорів.

Підприємство на договірних засадах формує свою господарську, фінансову та іншу діяльність з виконання планових завдань, узгоджених галузевим управлінням, в рамках затверджених планів є вільним у обранні предмету господарських відносин та визначенні своєї відповідальності як сторони, що укладає договір чи приймає на себе інше зобов'язання, за винятком обмежень, встановлених цим Статутом та законодавством.

Проаналізувавши баланс підприємства ЗАТ «Ольвія» можна визначити ,що дебіторська заборгованість із інших розрахунків на початок звітного періоду становила 150,0 тис. грн. на кінець становить 451,34 тис.грн. це свідчить про збільшення на кінець звітного періоду на 301,34 тис.грн.

Збільшення відбулося на кінець звітного періоду за рахунок виробничих запасів на 31,6 тис. грн, нерозподіленого прибутку на 26,2 тис. грн, а також збільшилися довгострокові кредити банків на 4,1 тис грн., зменшення відбулося за рахунок довгострокових зобов'язань на суму 36,7 тис. грн., та поточна заборгованості за довгостроковими зобов'язаннями на 115,8 тис.грн.

3. Основна частина. облік розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами - це широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Тому виконання цієї частини облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

3.1 Облік операцій з коштів, виданих готівкою у підзвіт

Розрахунки з підзвітними особами виникають в основному при оплаті дрібних господарських витрат і витрат у відрядженнях на ЗАТ «Ольвія», як і на більшості інших підприємств, такі розрахунки здійснюються в певній послідовності й передбачають шість основних операцій:

1. Отримання завдання від керівника.

2. Отримання грошового авансу до оплати витрат.

3. Скерування працівника на інше підприємство.

4. Оформлення документів на отримані цінності, роботу і послуги на іншому підприємстві.

5. Передача отриманих цінностей матеріально відповідальним особам свого підприємства.

6. Складання документів для тримання на грошових коштів, проведення повного розрахунку в бухгалтерії.

Починаючи з другого етапу, розрахунки з підзвітною особою обов'язково відображаються в бухгалтерському обліку.

При видачі готівкових грошових коштів виникає дебіторська заборгованість підзвітної особи перед підприємством. Яка погашається після:

1. подання підзвітною особою авансового звіту з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати, визнання вказаних витрат і затвердження авансового звіту керівником підприємства.

2. або поверхня залишку невикористаних підзвітною особою коштів у касу підприємства.

3. або утримання залишку не використаних підзвітною особою грошових коштів з його заробітної плати.

Оперативний облік отримання і повернення готівкових грошових коштів ведеться в Журналі контролю.

Щомісячні обороти і заборгованість за розрахунками з підзвітними особами в бухгалтерському обліку при журнально-ордерній формі обліку відображається в журналі-ордері №4.

Остаточний розрахунок підзвітної особи за одержаними грошовими коштами закінчується складанням нею авансового звіту. (Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт).

Третій етап відносин передбачає виконання дій, які є предметом залучення підзвітної особи до вирішення завдань підприємства.

Партнерами підприємства за участю підзвітної особи можуть бути як юридичні, так і фізичні особи. У цій же послідовності розглянемо виконання операцій за участю підзвітної особи. Виходячи із суті операції на підприємство-продавця можуть бути скеровані кілька працівників підприємства - покупця: підзвітна особа для здійснення грошових розрахунків, матеріально відповідальна особа з довіреністю на отримання цінностей, водій (або водій-експедитор) автотранспорту для перевезення цінностей. Кожен з цих працівників виконує функції, зафіксовані в його посадових обов'язках або передбачені розпорядженням керівника. Ці посадові обов'язки за розпорядженням керівника можуть бути покладені на одного або кількох працівників з наділенням їх відповідними обов'язками і повноваженнями.

Обмежимося розглядом першого з названих вище працівників -- підзвітної особи підприємства.

Найчастіше трапляється варіант, коли підзвітною особою, на яку покладається обов'язок регулярної закупівлі цінностей, є працівник, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність (постачальник, експедитор тощо).

На підприємствах можливі варіанти залучення для разових доручень як підзвітної особи працівника, з яким на момент залучення договору про матеріальну відповідальність не було. Вважається, що у таких випадках інтереси підприємства обмежені.

Однією з умов збереження майна підприємства є наявність чітко сформульованих обов'язків у встановленні відносин з підзвітною особою і фіксація відповідальності перед підприємством у відповідних внутрішніх документах підприємства та перевірка чіткого виконання нею встановлених завдань. Це може бути забезпечено, якщо з таким працівником укладено договір про його матеріальну відповідальність.

Як правило, працівник, який скеровується у відрядження, отримує готівку. Проте останнім часом дедалі частіше використовується безготівкова форма -- коли гроші перераховують на корпоративну або його особисту картку. Основний нормативний документ, що регулює обіг платіжних карток -- Постанова Правління НБУ від 20 серпня 2014 року № 515 «Про порядок емісії платіжних карток та здійснення операцій з їх застосуванням».

Для перерахування на картрахунок підприємства використовується документ «Банківська виписка».

Перераховані на картрахунок кошти рано розглядати як видані у підзвіт. При використанні корпоративних платіжних карток виданими у підзвіт вважаються списані з карт рахунка кошти за операціями, здійсненими з використанням карток. При використанні платіжних систем спочатку відбувається блокування, а потім фактичне списання суми. Якщо йдеться про відрядженнях по Україні, практично цим можна знехтувати. Проте для закордонних відряджень це важливо, оскільки, поки сума заблокована (а не списана), вона не вважається виданою під звіт.

Дата визначається на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення операції (чек банкомата, квитанція платіжного термінала).

Фактично при використанні корпоративної картки на підприємстві ведеться подвійний облік -- руху коштів за рахунком (за виписками банку за картрахунком) і витрачання (за авансовими звітами). Операція безготівкового платежу оформляється банківською випискою за бухгалтерським рахунком 313( інші рахунки в банку в національній валюті)

Якщо підзвітна особа отримує готівку в установі банку (через банкомат) з використанням корпоративної картки на витрати на відрядження і на господарські потреби, то ці кошти вважаються виданими у підзвіт. Кошти використовуються за цільовим призначенням, але така готівка не підлягає оприбутковуванню у касі підприємства.

Для звіту про використання коштів у цьому випадку подають такі документи:

· авансовий звіт;

· документи про отримання готівки:

1) чек банкомата;

2) копія видаткового ордера;

3) довідки форми 337/337а, що підтверджують операцію обміну валюти;

4) квитанції торгових терміналів;

5) залишок готівки, якщо такий є.

Отже, облік операцій з коштів, виданих готівкою у підзвіт, або перерахованих на картрахунки працівників, є складним механізмом, що включає в себе етапи ведення даних розрахунків з підзвітними особами.

3.2 Документування розрахунків з підзвітними особами

Звіт перед підприємством за витрачену готівку - це документальні свідчення про грошові витрати, здійснені однією особою від імені підприємства. При цьому може статися, що готівки витрачено більше або менше за раніше видану суму; так само ймовірним є випадок, коли особа, оплативши за дорученням підприємства його потреби з власної кишені, ще тільки сподівається на компенсацію. Так чи інакше, але в обох випадках нерівність очевидна, а отримання грошей з каси і реальне їх витрачання - це дві різні події, між якими завжди є певний відрив у часі і які вимагають збалансованості за сумами.

Форма, за якою слід вести записи розрахунків з підзвітними особами, вона нічим не відрізняється від форм ведення інших розрахункових операцій.

Через підзвітних осіб підприємство розраховується з іншими суб'єктами за отримані негрошові активи у випадках, коли прямі розрахунки між господарюючими суб'єктами неможливі. Сюди ж відносяться і витрати на відрядження, адже витрати - це теж активи. Як відомо, у відрядження працівників скеровують не просто так, а для вирішення конкретних питань, що не піддаються вирішенню іншим способом. Отже, виходить, що розв'язання тієї чи іншої проблеми, яка виникає у процесі статутної діяльності, коштує підприємству рівно стільки, скільки поїздка працівника для її вирішення.

Підзвітна особа - це тимчасово відповідальна особа. Факт отримання готівки з каси накладає на працівника певну відповідальність, тому особа, що її одержала, повинна звітуватися перед підприємством за її цільове витрачання. Звідси назва особи - підзвітна. Проте слід зазначити, що особа підзвітна й особа, що зветься матеріально відповідальною, - не одне і те ж. Касири, продавці, експедитори, інші працівники, робота яких постійно пов'язана із збереженням цінностей, називаються матеріально відповідальними особами.

З кожним із таких працівників при влаштуванні на роботу укладається договір про їх матеріальну відповідальність. I якщо матеріально відповідальною особою може бути далеко не кожен працівник (існує офіційно затверджений список посад), то підзвітною особою може стати будь-хто з персоналу. Підзвітна особа теж є відповідальною матеріально, але її відповідальність настає лише у момент отримання авансу на цільові витрати, і діє така відповідальність лише протягом певного часу, а саме до моменту подання бухгалтеру документально підтвердженого звіту. Новий аванс такому працівнику не видається доти, доки він не відзвітує у витрачанні попереднього. У разі ж непідтвердження витрат і неповернення готівки до каси залишок заборгованості може бути утриманий із заробітної плати особи, котра до цього часу значилася у списку підзвітних.

Важливим компонентом направлення працівника у відрядження, є визначення та складання службового завдання. Службове завдання для відрядження оформляється на підставі відповідних відомостей з плану відряджень. При направленні працівника у відрядження, завдання складається на підставі рішення керівника організації (іншої уповноваженої особи), вираженого, припустимо, на службовій записці (іншому документі).

Як правило, для оформлення службових доручень застосовується уніфікована форма № Т-10а. Необхідно звернути увагу на те, що документ виконує дві функції. По-перше, конкретизує суть завдання, виконання якого в період відрядження покладається на працівника, і, по-друге, відображає основні результати виконання доручення в короткому письмовому звіті. Короткий звіт про виконання службового завдання складається працівником безпосередньо після прибуття і заповнюється від руки в графі 12 бланка уніфікованої форми № Т-10а.

Крім того, на підставі службового завдання керівником організації (іншою уповноваженою особою) видається наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження. Однак у деяких випадках, передбачених законодавством, до видання наказу від працівника має бути у письмовій формі отримана згода з направленням у відрядження.

Готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси. Згідно з Порядком ведення касових операцій №334 розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа повинна відзвітувати за отримані підзвітні суми не пізніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відрядженнями -- не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). У противному разі готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси установи (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається розрахункове до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Основна маса авансів видається під звіт на службові відрядження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення.

Порядок оплати службових відряджень встановлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (зі змінами та доповненнями, внесеними наказом від 13.08.98 № 165).

Термін відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів у межах України.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи працівника, а днем прибуття -- день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

За наявності підтверджувальних документів установою відшкодовуються витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, але не більше 50 грн. За бронювання місця в готелях відшкодовується плата в розмірі не більше 50% його вартості за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

Виплати на відрядження (крім добових) відшкодовуються лише за умови наявності підтверджувальних документів в оригіналі. Працівнику виплачуються добові за весь термін перебування у відрядженні. Згідно Постанови № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 року, добові в межах України не повинні перевищувати 243,60 гривень, добові за кордоном не повинні перевищувати 913,50.

Термін відрядження працівника за кордон визначається також керівником установи, але не може бути більше 60 календарних днів.

Аванс відрядженому працівникові за кордон видається в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування.

На підприємстві повинна бути призначена наказом особа, відповідальна за реєстрацію осіб, які прибули (вибули) з (у) відрядження. Для цього на підприємстві ведеться журнал реєстрації посвідчень про відрядження.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.

У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.

На придбані підзвітною особою матеріальні цінності до авансового звіту повинні бути прикладені накладна або прибутковий ордер на оприбуткування коштів. Якщо ж підзвітна особа була у відрядженні, то до авансового звіту повинні бути прикладені ряд первинних документів, а саме:

- проїздні квитки; авіабілети;

- багажні квитанції;

- рахунки з готелів;

- акти закупівлі;

- рахунки-фактури;

- податкові накладні; чеки, квитанції.

Отже, документування розрахунків з підзвітними особами ведеться за чіткою, налагодженою схемою, яка підтверджується певними документами - з моменту видачи коштів в підзвіт, до відзвітування підзвітної особи перед бухгалтерією.

Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою Порядком №996, до закінчення 5 банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:

1) завершує таке відрядження;

2) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ дія цього підпункту поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням деяких особливостей:

1) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа -- платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3 банківського дня після завершення відрядження;

2) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа -- платник податку застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

3.3 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами

За способом групування та узагальнення облікових даних бухгалтерські рахунки поділяються на синтетичні та аналітичні.

Синтетичні рахунки - це балансові рахунки, що узагальнюють облік господарської діяльності підприємства. Синтетичні рахунки призначені для обліку інформації в узагальненому вигляді і в грошовому вимірнику. Облік наявності та змін сукупності економічно однорідних господарських засобів і джерел їх утворення в грошовому вимірнику називається синтетичним обліком. Облік на синтетичних рахунках використовують при заповненні Балансу підприємства у відповідних форм звітності.

Для діяльної характеристики об'єктів бухгалтерського обліку використовуються аналітичні рахунки, в яких, крім вартісного (грошового) вимірника, використовуються натуральні і трудові вимірники. Облік наявності та змін окремих видів і об'єктів господарських засобів, а також джерел їх утворення з використанням різних вимірників називаються аналітичним рахунком.

Між синтетичним і аналітичним рахунками існує нерозривний зв'язок, тобто на аналітичних рахунках відображаються ті ж зміни, що й на синтетичних, але більш докладно; значення дебету і кредиту кожного аналітичного рахунку ті ж, що й синтетичного: сума сальдо, сума оборотів за дебетом, сума оборотів на кредиті всіх аналітичних рахунків даної групи відповідно дорівнюють сальдо, обороту на дебеті і обороту на кредиті синтетичного рахунку. Тому загальні підсумки записів на аналітичних рахунках мають відповідати сумам, записаним на синтетичних рахунках бухгалтерського обліку.

Всі господарські операції записуються на синтетичних і аналітичних рахунках бухгалтерського обліку з використанням методу подвійного запису, тобто кожна операція одночасно записуються на двох взаємопов'язаних бухгалтерських рахунках в одній і тій же сумі - по дебету одного рахунку і одночасно за кредитом іншого. Ці записи дають змогу досягти рівності Активу і Пасиву бухгалтерського Балансу.

За допомогою подвійного запису господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку забезпечується контроль, оскільки кожна операція в однаковій сумі відображається за дебетом одного і кредитом іншого бухгалтерського рахунків, чим і досягається рівність підсумків записів по дебету рахунків підсумками записів по кредиту рахунків.

Подвійний запис, що відображає відповідний взаємозв'язок між бухгалтерськими рахунками, прийнято називати кореспонденцією рахунків. На рахунках бухгалтерського обліку всі господарські операції записуються у послідовності їх здійснення, тобто в хронологічному порядку. Така реєстрація господарських операцій отримала назву хронологічній запису.

Згідно Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. №291, для обліку розрахунків з підзвітними особами в бухгалтерському обліку застосовується активно-пасивний, балансовий, розрахунковий субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо цього рахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим.

По дебету субрахунку 372 відображаються суми, видані працівникам підприємства під звіт, в кореспонденції з рахунками обліку грошових засобів (коштів): 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках», 33 «Інші кошти».

По кредиту субрахунку 372 відображаються:

- витрачені підзвітними особами суми коштів в межах встановлених норм в кореспонденції з рахунками обліку витрат: для підприємств, які використовують в фінансовому обліку рахунки 8 класу,-- 84 "Інші операційні витрати" (з наступним списанням на рахунки: 23 "Виробництво", 91 "Загальновиробничі витрати", 92 "Адміністративні витрати", 93 "Витрати на збут"), для підприємств, які не використовують 8 клас, списуються безпосередньо на рахунки 23, 91, 92, 93;

- відрядні витрати, пов'язані з покупкою чи заготівлею запасів в межах установлених норм, в кореспонденції з рахунками обліку запасів: 20"Виробничі запаси", 22 "Малоцінні швидкозношувані предмети", 28 "Товари";

- повернення працівниками залишків невикористаних грошових коштів виданих на відрядження у кореспонденції з рахунком 301 "Каса в національній валюті";

- списані витрати по відрядженням, понад встановлені норми, в кореспонденції з рахунками витрат (92,93,94) з наступним списанням на фінансовий результат ( субрахунок 791 «Результат операційної діяльності»).

Якщо працівник підприємства не подав авансовий звіт і не повернув підзвітні суми в касу у встановленому порядку, які підлягають поверненню, в такому випадку ці суми утримуються із заробітної плати підзвітної особи на основі наказу керівника підприємства чи уповноваженого ним органу. В обліку здійснюється запис:

Д-т 661 «Розрахунки за заробітною платою» К-т 372 «Розрахунки за виданими авансами».

На підприємстві ЗАТ «Ольвія» розрахунки з підзвітними особами здійснювались на підставі наступних господарських операцій та були відображені у журналі реєстрації згідно журналу ордеру.

1. Підприємство ЗАТ «Ольвія» направило Бухгалтера Стамбірську О.О. згідно з наказом про відрядження, складеного на основі завдання на відрядження, у відрядження в межах України у м. Харків, термін відрядження якого з 10.03.2015 по 13.03.2015 для здійснення переговорів щодо укладення угоди на збут насіння соняшника. у зв'язку з цим йому було видано аванс, що підтверджується видатковим касовим ордером (Додаток В) на суму 2200,0 грн. При поверненні з відрядження, Стамбірська О.О. надала до бухгалтерії авансовий звіт та приклала до нього первинні документи, а саме білети на потяг в два кінця, рахунок готелю, а також прибутковий касовий ордер на повернення залишкових коштів.

2. Підприємство ЗАТ «Ольвія» надало касиру Оксанчук А.В. кошти в підзвіт на господарські потреби, що підтверджується видатковим касовим ордером на суму 2700,0 грн. Після повернення з підзвіту Оксанчук А.В. надала авансовий звіт, до якого було прикладено накладну на придбання товарно-матеріальних цінностей та податкову накладну.

3. Підприємство ЗАТ «Ольвія» направило менеджеру Сизоренко А.І., кошти і підзвіт на господарські потреби , що підтверджується видатковим касовим ордером на суму 1000,0 грн. Після повернення з підзвіту Сизоренко надав авансовий звіт, до якого було прикладено рахунок з магазину та прибутковий касовий ордер на повернення залишкових коштів.

4. Підприємство ЗАТ «Ольвія» направило директора Дмитренко О.М .згідно з наказом про відрядження, складеного на основі завдання на відрядження, у відрядження в межах України у м. Львів, термін відрядження якого з 20.03.2015 по 21.03.2015 для здійснення переговорів щодо постачання устаткування. у зв'язку з цим йому було видано аванс, що підтверджується видатковим касовим ордером на суму 1500,0 грн. При поверненні з відрядження Дмитренко О.М. надав до бухгалтерії авансовий звіт та приклав до нього первинні документи, а саме білети на потяг в два кінця, рахунок готелю, а також прибутковий касовий ордер на повернення залишкових коштів.

3.4 Відображення підзвітних сум у складі бухгалтерської звітності

При журнально-ордерній формі обліку для обліку розрахунків з підзвітними особами призначений журнал № 3, в якому суміщається аналітичний і синтетичний облік по субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" і рахунку 37 "Рахунки з різними дебіторами" в єдиній системі записів.

Облік здійснюється в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт . По кожному окремому рядку відображається сума виданого авансу, сума витрат на основі затвердженого авансового звіту, повернена сума невикористаних підзвітних сум, відшкодування перевитрат, сума підзвітних коштів, по яких не подано авансового звіту і які не повернені в касу.

Для одержання необхідних синтетичних даних по рахунку 372 суми, відображені в авансових звітах і повернення невикористаних авансів відображаються в журналі 3 і відомості 3.2 аналітична відомість розрахунків з підзвітними особами до нього в кореспонденції з дебетуючими рахунками. В кінці місяця підсумки кредитових оборотів в цілому по субрахунку 372 і по дебету кореспондуючих рахунків переносяться в Головну книгу.

При відкритті журналу 3 і відомості 3.2. до нього (в перших рядках) по кожному підзвітному працівнику вказується сума перехідного залишку з минулого місяця і дата його залишку, виникнення. В наступних рядках вказується суми виданих під звіт грошових коштів (як правило, по кредиту рахунку 30) і дати їх видачі.

В наступному, основному, розділі відомості 3.2. який представляє кредитову частину субрахунку 372 , які відображають суми повернення і утримання невикористаних підзвітних сум і здійснених платежів за рахунок підзвітних сум. В кожному конкретному випадку вказується дата, номер авансового звіту і сума. Сума платежів відображаються в цілому і по кореспондуючих рахунках . Записи повернення і утримання невикористаних підзвітних сум проводяться на основі документів по касі і розрахунково-платіжних відомостей. Записи по витрачених сумах здійснюються на основі затверджених авансових звітів з додатками до них документів.

Суми, які віднесені в дебет рахунків 23, 91, 92 підлягає групуванню по статтях аналітичного обліку в листках -- розшифровках. По придбаним за рахунок підзвітних сум матеріальних цінностей вказується їхня облікова вартість.

Після закінчення місяця по кожній підзвітній особі визначають сальдо на кінець місяця, яке потім буде перенесено у відомість 3.2 наступного місяця, як вступне сальдо.

Записи в аркушах-розшифруваннях проводяться за даними однакових документів підсумками за день або більш тривалий період, а в необхідних випадках - на підставі окремих документів з коротким поясненням змісту операції. По закінченні звітного місяця заповнені аркуші-розшифрування передають працівнику, який веде відповідні записи в журналах-ордерах або у відомостях, в яких повинні знайти відображення аналітичні дані за рахунками. В облікових реєстрах, аналітичні дані яких відображують підсумками за місяць, обороти встановлюють шляхом підсумку сум за документами, попередньо згрупованими за необхідними аналітичними показниками.

Помилки, виявлені в реєстрах до підбиття підсумків, виправляють шляхом закреслення помилкового запису і напису над закресленим правильного тексту або суми. Якщо помилку виявлено після підбиття підсумків, але до внесення їх у Головну книгу, виправлення виконують на підставі бухгалтерської довідки з відображенням у вільних рядках або графах. Після запису підсумків журналів-ордерів у Головну книгу ніякі виправлення в них за поточний місяць не допускаються, а необхідні виправлення оформляють також бухгалтерською довідкою і заносять у Головну книгу в наступному місяці. Зазначені довідки зберігають при відповідному обліковому реєстрі, в якому здійснено виправлення.

Головну книгу використовують для узагальнення даних журналів-ордерів. взаємної перевірки правильності проведених записів за окремими синтетичними рахунками і складання бухгалтерського балансу за місяць, квартал і рік. У Головній книзі відображують залишки за рахунками, на яких вони були на початок місяця, поточні обороти і залишки на кінець місяця за відповідними синтетичними рахунками. Записи оборотів у Головну книгу є одночасно і реєстрацією облікових даних, що відображені в журналах-ордерах.

У Головній книзі записи за місяць виконують, як правило, за синтетичними рахунками, тому що необхідні дані субрахунків і аналітичних рахунків знайшли уже відображення у відповідних реєстрах. Обороти за кредитом відповідного синтетичного рахунка відображують одним підсумковим записом із кожного журналу-ордера, а за дебетом - із декількох журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками з виведенням після цього кінцевого підсумку.

Отже, в Головній книзі записи здійснюють за дебетам рахунків у кореспонденції з кредитованими рахунками, в той час яку журналах-ордерах записи роблять за кредитам у кореспонденції з рахунками, котрі дебетуються, що забезпечує взаємний контроль показників.

...