Документирование кадровой деятельности организации и пути её совершенствования в русской телефонной компании

Бумаги, поступившие по каналам электрической почты, обязаны подлежать надлежащей обработке:

1) Отправитель электрического сообщения запускает программку отправки почты и делает файл сообщения, показывает его имя, дату и время отправки;

2) Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а вслед за тем распечатывает его на картонном носителе;

3) Любому абоненту в электрической почте отличается личный почтовый ящик, которому присваивается код юзера, и замен электрическими сообщениями исполняется через эти ящики;

4) При наличии электрической почты бумаги обрабатываются и осуществляются при поддержке автоматической регистрации.

Отправителю нужно поставить отметку «соответствует оригиналу».

Бумаги, поступившие по каналам факсимильной связи, обрабатываются грядущим образом:

1) Размер передаваемого документа не обязан превосходить 5 листов формата А4;

2) Документ для передачи по каналам факсимильной связи сдаётся с заявкой установленного эталона, подписанной управляющим отряда. (Заявки сберегаются в направление 1 года);

3) Обязанность за оглавление инфы, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и начальника соответственного подразделения;

4) Возбраняется транслировать слово документов с пометкой «Для казённого пользования»;

5) Подлежащий передаче документ предусматривается в журнале поставленной формы без проставления регистрационного штампа, передаётся адресатам под расписку в день их способа, неотложные - немедленно;

6) Факсограммы на зарубежных языках доставляются адресату без перевода.

Регистрация документов.

Регистрация - это запись учётных данных о документе по поставленной форме, фиксирующей прецедент его сотворения, отправления или же получения.

Регистрация - значительный период работы с документами. Она присваивает юридическую мощь документа, т.к. укрепляет прецедент его сотворения или же получения.

Цели регистрации:

1) учёт документов;

2) контроль за их исполнением;

3) справочная работа по документам.

Формы регистрации документов:

1) централизованная;

2) децентрализованная;

3) совмещённая.

Централизованная система подразумевает проведение всех регистрационных операций в одном пространстве. Эта система разрешает сделать единственный справочный середина по документам фирмы и уточняет единственный порядок регистрации.

Децентрализованная система подразумевает проведение регистрационных операций в структурных отрядах.

Совмещённая система подразумевает централизованную регистрацию части документов, иная же часть регистрируется в структурных отрядах.

На входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении. Она имеет возможность проставляться в облике штампа от руки или же электронным штемпелевателем. Отметка заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный шаблон.

Факсимильное изображение содержит уже дату получения, в следствии этого в нем проставляется только порядковый номер.

Бумаги, подлежащие регистрации, вносятся регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электрическая карточка).

Бумаги регистрируются в организации 1 раз: поступающие - в денек поступления, формируемые - в день подписания или же утверждения.

Черта обликов регистрации

На нынешний день есть 3 облика регистрации документов: журнальная, карточная и автоматическая.

Журнальная регистрация. Данная конфигурация применяется в тех организациях, куда поступает маленькое численность документов (500-600 документов в год).

Для всякой категории документов разрабатывается личный журнал с различной степенью дробности сведений о документе.

Конфигурация регистрационного журнала нормальных входящих документов содержит надлежащие графы:

- дата получения;

- название документа;

- регистрационный номер;

- корреспондент;

- номер и дата документа;

- содержание;

- резолюция;

- исполнитель;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела.

2. Карточная регистрация

Конфигурация регистрационно-контрольной карточки РКК и месторасположение на ней реквизитов имеют все шансы быть отнесены в самом учреждении и записаны в памятке по делопроизводству. Она имеёт возможностьможет владеть формат А5 (148*210) или же А6 (105*148).

Для всевозможных регистрируемых групп возможно применить карточки различных цветов, цветные полосы по верхнему полю или же по диагонали. Для всякой категории документов, подлежащей регистрации, применяется личный краска карточки. В ведущем в организации находятся 2 главные картотеки: сроковая контрольная и справочная.

3. Автоматические системы регистрации

При применении истинной формы регистрации 1 из 2-ух форм, журнальная или же карточная, заполняется на компьютере.

Более хорошей ведётся персональная система регистрации с внедрением локальных компьютерных сеток, например как они делают универсальные способности, как регистрации, например и справочной работы с документами. Этот вариант выделяет вероятность воплотить в жизнь регистрацию децентрализовано в структурных отрядах организации и делать при данном единственную основание данных организации, которая имеет сведения обо всех поступающих документах.

Обсуждение документов управлением.

Инструкция, ознакомившись с документом, надлежит составить резолюцию, т.е. принятое им заключение по инфы, содержащейся в документе. Резолюция обязана держать ясное и исчерпающее директива о порядке и нраве выполнения документов и исполнителе.

На документе надлежит быть не больше одной резолюции. Дальнейшие резолюции глав важны, когда в их детализируется порядок выполнения документа.

Обсуждение документов надлежит выполняться в день поступления документа.

В последствии рассмотрения документ нужно вернуть в канцелярию для перенесения слова резолюции на регистрационную карточку, вслед за тем препроводить по предназначению. Документ передаётся исполнителю в день его получения и регистрации.

В случае, когда начальник отсутствует, документ имеет возможность быть передан из службы ДОУ именно исполнителю, но в обязательном порядке с сообщением о данном руководителю.

Предоставление на выполнение.

При наличии нескольких артистов документ передаётсясерьёзному исполнителю, а при недоступности этакого - первому из состава артистов.

Бумаги передаются попеременнопоочерёдно всем исполнителям или же плодятся и передаются всем в одно и тоже время в копиях, численность коих ориентируется серьёзным исполнителем.

Серьёзным за выполнение документа считается личность, обозначенное в резолюции первым.

Соисполнители документа обязаны по притязанию серьёзного исполнителя предположить все нужные материалы. Соисполнители в равной мере несут обязанность за своевременную и высококачественную подготовку планов документов.

Контроль выполнения документов.

Задача контроля - обеспечивание актуального выполнения более весомых и неотложных документов, которые по поручению начальника организации установлены на контроль.

Контроль воплотят в жизнь:

1) руководители;

2) заместители руководителя;

3) особые структурные отряда (инспекции по контролю);

4) сотрудники службы делопроизводства;

5) секретари-референты.

Сроки выполнения документов разделяются на:

- типовые;

- личные.

Типовые сроки уточняются нормативными актами высочайших органов государственной власти и управления, государственными органами, отраслевыми ведомствами.

Личные сроки уточняются управляющим организации. Дата выполнения указывается в резолюции или же в тексте распорядительного документа.

Как правило, срок выполнения документов не выше 10 дней.

Перемена сроков выполнения документов ведётся:

1) типовых - вступлением свежего нормативного акта;

2) персональных - управляющим, поставившем документ на контроль.

Срок выполнения входящих документов является с даты его поступления в компанию.

Чтобы не было разночтений в сроках выполнения, пользуют надлежащие формулировки в резолюциях и распорядительных документах: «... наполнить до 01.09.2007» или же «...наполнить к 01.09.2007».

Документ располагается в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции начальника. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка о выполнении документа и направленности его в дело». Вслед за тем поступивший документ подшивается в дело.

Большой поток информативности настоятельно просит высококачественной и оперативной работы. Осуществить работу входящих документов элементарно и в одно и тоже время непросто. Разглядим на случае ЗАО «РТК». Учреждение получает информацию из всевозможных источников. Но, регистрация и обработка их осталась на прежнем уровне. Не считая классических журналов возможно ввести карточную и компьютерную системы регистрации. Поток входящей инфы великоват, но не очень разнообразен, значит,следовательно, карточная регистрация целесообразна. Входящие бумаги возможно расшибить по теме:

1) требования органов внутренних дел;

2) требования прокуратуры;

3) распоряжения на проведение судебно-психиатрической экспертизы;

4) определение суда для направленности на стационарное лечение;

5) ходатайства суда об отмене принудительного лечения;

6) налоговая документация;

7) приказы и постановления Крайздрава;

8) приказы и постановления АКМИАЦ.

Учреждение довольно обустроено компьютерной техникой, а означает, регистрация при поддержке программного обеспечивания Майкрософт Кабинет абсолютно применима. Естественно, есть угроза сбоя техники, с данной целью надо создаватьрезервные архивы, отстаивать информацию при поддержке антивирусных программ, шифровки.

Проведём относительный тест журнала регистрации входящих документов ЗАО «РТК» (начат 01.03.2006, завершён 19.10.2007). В предоставленном журнале есть надлежащие графы:

Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или же кому ориентирован документ Отметка о выполнении.

Этот журнал не соответствует толковой организации работы с входящими документами. Так, к примеру, 2 1-ые графы содержат дублирующую информацию, отсутствует регистрационный номер. Заместо графы «Резолюция или же кому ориентирован документ» идёт по стопам использовать 2 графы: «Резолюция» и «Ответственный исполнитель». Отсутствует графа «Срок исполнения» - её нужно привнести, т.к. любой документ содержит срок выполнения. Для облегчения поисковой работы с документами этот журнал нужно пересмотреть и переделать, т.к. имеющий место быть журнал не лишь только не упрощает разведка документа, а в том числе и затрудняет его.

Подобным образом, организация работы с документами находится в зависимости от размера документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами произведено из ряда поочерёдных операций: способ документов, их распределение и назначение на выполнение, выполнение и отправка.

Автономно от размера работы организации, операции по способу и отправке документов принято проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства больших организаций для сего предугадывают создание специального участка - экспедиции, как 1-го их структурных отрядов службы. В канцеляриях и совокупных отделах организаций (если экспедиция не отличается в отдельную службу) формируется участок по способу и отправке документов с что же функциями. В организациях, которые не делают собственную службу делопроизводства, способ и обработка документов, операции по их отправке изготавливаются централизованно секретарём.

Совета по способу и отправке, в случае если они централизованы, дают возможность воплотить в жизнь ведущее правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по более косому маршруту с наименьшими расходами времени, например как централизация данных операций разрешает скорее доставлять до-ленты исполнителям, механизировать изначальную обработку документов и уменьшить её сроки, производить учёт расходов на обработку документов, учёт размера документооборота.

Исходящие бумаги - официальные бумаги, отправляемые из учреждения, организации, фирмы.

Исходящие бумаги имеют все шансы быть высланы:

1) по почте;

2) курьером;

3) электрической почтой;

4) по факсу.

Главные рубежи обработки исходящих документов:

1) Формирование плана документа;

2) Согласование плана документа;

3) Испытание корректности дизайна плана документа;

4) Регистрация документа;

5) Отправка документа адресату;

6) Подшивка 2 экземпляра (копии) документа в дело.

План исходящего документа оформляется серьёзным исполнителем по поручению начальника. Формирование плана исполняется в 2 шага:

1) Формирование чернового варианта - рукописный илимашинописный документ, отражающий работу создателя.

2) Формирование исполнителем плана документа в последствии важных

назначений, оформленного на бланке послания.

При надобности план документа протекает функцию наружного согласования. Например же есть внутреннее согласование - неминуемый период подготовки внутреннего документа.

Приготовленный план исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Совместно с ним имеют все шансы быть даны иные бумаги, на основании коих составлен план исходящего документа (инициативные послания, рекламации, договоры, акты, нормативные акты и т.д.). В случае если получателю отправляются памятке, критерии, уставы, акты или же иные бумаги, подлежащие утверждению и создателем коих считается предприятие, на их управляющим проставляется гриф утверждения. Начальник фирмы вправе привнести конфигурации и дополнения в рассматриваемый документ или же возвратить его на доработку исполнителю.

В последствии подписания управляющим 2-ух экземпляров документ передаётся секретарю-референту или же работнику службы ДОУ для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».

Журналимеет надлежащие графы:

1) номер документа, подключающий номер дела;

2) дата документа;

3) адресат (корреспондент);

4) короткое оглавление или же заглавие к тексту;

5) отметка о выполнении (запись о заключении вопроса, номер документа-ответа);

6) исполнитель;

7) примечание.

При регистрации исходящих документов применяется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках 1-го года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер имеет возможность быть дополнен знаками или же цифрами, облегчающими работу с документами.

В последствии регистрации и присвоения номера нужно проставить его рукописным методикой или же нумератором на всех экземплярах исходящего документа.

Исходящие бумаги оформляются в 2-ух экземплярах, за исключением факсов.

Отправка документов подключает:

1. Испытание корректности дизайна документов;

2. Присутствие приложений, обозначенных в отправляемом документе, соотношение числа экземпляров численности адресатов;

3. Испытание корректности адресования;

4. формирование описи рассылки на заказную корреспонденцию;

5. Отправка машиночитаемых документов выполняется в упаковке при наличии сопроводительного письма;

6. Бумаги, направляемые в раз адресок, имеют все шансы быть вложены в раз конверт;

7. Сроки отправки - все бумаги, исходящие из учреждения, обязаны быть обработаны и высланы в что же день или же не позже 1 пятидесяти процентов надлежащего рабочего дня.

8. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются работниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и облике отправления.

9. Предоставление инфы с поддержкой телефонограммы исполняется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

На нынешний день обширное становление отправления документов возымела электрическая ассоциация. Данный картина передачи инфы важно уменьшает время, затрачиваемое на передачу документа другими обликами, к примеру, почтовое отправление.

2 экземпляр отправленного послания (единственный экземпляр факса) подшивается в дело.

Разглядим компанию работы с входящими документами на случае ЗАО «РТК». В истинной организации регистрация входящих документов проводится самая при поддержке журнала (начат 01.03.2006, завершён 26.09.2007).

Аутентичный журнал составлен больше компетентно, чем журнал данной же организации по учёту входящих документов. Не хватает графы «Исполнитель». Она считается важной, т.к. при появлении каких-то несоответствий обязанность несёт исполнитель. Отметка «Примечание» имеёт возможность быть, и не применена.

Работу с исходящей документацией,возможно, осуществить при наличии локальной сети. Буквально любой исполнитель в нашей организации содержит индивидуальный компьютер. Значит, возможно, делать картотека документации именно на пространстве работы и транслировать на сплошное сбережение и создание совместного архива секретарю-референту.

Довольно принципиально, что на нынешний день ввести автоматическое делопроизводство в муниципальном учреждении не например элементарно. Данному есть некоторое количество оснований. При всех позитивных сторонах автоматизации главы в данном не заинтересованы. Ещё одной трудностью считается невысокий степень корпоративной культуры персонала. Довольно часто с компом обязаны трудиться люд, только поверхностно с ним свои люди. В следствии этого исследование свежих программ и вероятностей не предоставляется для их вероятным. Значит, в службе ДОУ обязаны трудиться компетентные работники.

Бумаги, отправляемые организацией, в что числе на машинных носителях, протекают сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в филиал связи.

Обработка и отправка исполняются централизованно экспедицией, участком канцелярии или же секретарём в согласовании с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция воспринимает бумаги для отправки всецело оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства инспектирует корректность дизайна документов, присутствие обозначенных в документе приложений, соотношение числа экземпляров численности адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или же неверно оформленные бумаги возвращаются исполнителям на доработку в структурные отряда.

На заказную корреспонденцию работники делопроизводства оформляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия работника и дата отправки.

Бумаги на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответственной техническим притязаниям, при наличии сопроводительного послания, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

Бумаги, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются во что же день или же не позже 1 пятидесяти процентов надлежащего рабочего дня.

Подобным образом, подготовка исходящих документов формируется из подготовки плана документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На перемещение исходящих документов, до этого всего, оказывает воздействие численность отрядов, участвующих в составлении документа, численность операций по согласованию и визированию. Не считая такого, чем повыше степень подписания документа, что более инстанций он протекает.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется, например же, как и исходящих. На рубеже выполнения маршруты их перемещения совпадают с входящим документопотоком. К примеру, докладные записки рассматриваются управляющим на совокупных причинах. Отличия есть в подготовке распорядительных документов. Приказы по ведущей работы обязаны согласовываться в юридическом отделе, приказы по собственному составу обязаны стряпать отделы сотрудников с соблюдением трудового законодательства, заключения коллегиального органа - особый установка (секретариат коллегии).

§ 2.3 Формирование дел в организации

В начале всякого года в организации наступает составление документов в дела. Составление дел - это группирование исполненных документов в дело в согласовании с номенклатурой дел и классификация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное составление дел в организации.

В организациях дела складываются централизованно в службе документационного обеспечивания управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или же децентрализовано - в структурных отрядах. Практика демонстрирует, что дела складываются, в ведущем, децентрализовано, т.е. в структурных отрядах.

Организационно-распорядительные бумаги, формы их регистрации (учёта), сводная текстовая и статистическая планово-отчётная документация, переписка и иные бумаги по задачам ведущей работы складываются в службе документационного обеспечивания управления (ДОУ).

Бумаги, отражающие отдельные направленности работы организации, складываются в дела по пространству их составления в надлежащих структурных отрядах, в зону ответственности коих входят те или же другие вопросы сообразно положению об их (например, сообразно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учёта и отчётности, отделе сотрудников и т.д.).

Формированием дел в структурных отрядах организации промышляют сотрудники, серьёзные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел исполняется службой ДОУ.

Начальник архива организации или же серьёзный за картотека оказывает нужную методическую поддержка сотрудникам структурных отрядов в формировании дел, а ещё проводит испытания корректности формирования дел в согласовании с утверждённой номенклатурой дел.

Критерии формирования дел

При формировании дел нужно блюсти надлежащие главные запросы:

1) помещать в дело лишь только исполненные, верно оформленные бумаги в согласовании с заголовками дел по номенклатуре;

2) включать в дело по 1 экземпляру документа;

3) помещать совместно все бумаги, относящиеся к разрешению 1-го вопроса;

4) помещать приложения совместно с ведущими документами;

5) группировать в одно дело бумаги 1-го календарного года, за исключением переходящих дел;

6) раздельно объединять в дела бумаги неизменного и временного сроков сбережения.

В дело не обязаны помещаться бумаги, подлежащие возврату, бесполезные экземпляры, черновики.

Дело не надлежит превосходить 250 листов при толщине корешка не больше 4 см. В случае, в случае если корешок дела выше 4 см, бумаги дела разбиваются на тома. Индекс и заглавие дела проставляются на любом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Бумаги внутри дела размещаются сверху книзу в хронологической, вопросно-логической очерёдности или же сочетании.

Внутри дела бумаги обязаны быть находятся так, чтобы они по собственному содержанию в закономерной очерёдности освещали конкретные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, направленному на определённую тематику симптому или же их сочетанию. Входящие бумаги размещаются по датам поступления, исходящие - по датам отправления или же по алфавиту создателей и журналистов.

Объединение в дела отдельных обликов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по обликам и хронологии с относящимися к ним приложениями в границах 1-го календарного года. Не допускается создавать в одно дело различные облики распорядительных документов, к примеру, приказы, постановления и указания. Любой картина распорядительного документа складывается в самостоятельное дело с собственной валовой нумерацией и, в соответствии с этим, подлежит регистрации в автономном журнале (книге).

Приказы по ведущей работы группируются порознь от приказов по собственному составу. Приказы по собственному составу, имеющие сообразно Списку типовых управленческих архивных документов, возникающих в процессе работы муниципальных органов, органов районного самоуправления и организаций, с указанием сроков сбережения (утверждён приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558),различные сроки сбережения, складываются в самостоятельные дела и имеют собственную личную регистрацию в соответственной учётной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по собственному составу складываются в дела в зависимости от сроков их сбережения. При данном идёт по стопамследует припоминать, что возбраняется объединять в одно дело бумаги с различными сроками сбережения.

В согласовании со ст. 19б Списка типовых управленческих архивных документов возникающих в процессе работы муниципальных органов, органов районного самоуправления и организаций, с указанием сроков сбережения приказы по собственному составу имеют 2 срока сбережения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок сбережения, относятся приказы:

- о способе, движении, совмещении, переводе, увольнении;

- аттестации, увеличении квалификации, присвоении званий (чинов);

- изменении фамилии;

- одобрении, награждении;

- оплате труда, премировании, всевозможных выплатах;

- всех обликах отпусков сотрудников с нелёгкими, вредоносными и небезопасными критериями труда, отпусках по беременностям, семействам, уходу за ребёнком, отпусках без хранения содержания (заработной платы);

- дежурствах по профилю ведущей деятельности;

- долгих внутрироссийских и иностранных командировках, командировках для сотрудников с нелёгкими, вредоносными и небезопасными критериями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок сбережения, относятся приказы:

- о дисциплинарных взысканиях;

- имеющих место быть каждый год оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

- дежурствах;

- краткосрочных внутрироссийских и иностранных командировках.

Практика применения документов по собственному составу демонстрирует, что при значимых размерах приказов по собственному составу, имеющих 75-летний срок сбережения, целесообразнее их создавать в дела по задачам работы. К примеру, идёт по стопам порознь объединять в дела приказы о способе, движении, совмещении, переводе и увольнении сотрудников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и порознь - приказы о премировании, одобрении и иных выплатах, в коих находятся сведения о заработной плате. При данном в любом деле приказы обязаны владеть самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, памятке, критерии, одобренные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, постановлениями, заключениями, распоряжениями и т.п.), группируются совместно с отмеченными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле размещаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам складываются в одно дело, т.е. совместно с протоколами. В случае большущего размера приложений к протоколам приложения складываются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Одобренные намерения, доклады, сметы, штатные расписания и иные бумаги группируются порознь от их планов.

Переписка группируется, как правило, за этап календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при данном документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по конкретному вопросу, начавшейся в прошлом году, бумаги подключаются в дело текущего года с указанием индекса дела предшествующего года.

Бумаги в собственных делах размещаются по мере их поступления и систематизируются грядущим образом:

1. внутренняя опись документов, имеющихся в собственном деле;

2. анкета (личный листик по учёту кадров) и дополнение к нему;

3. автобиография, резюме;

4. документы об образовании;

5. заявление о способе на работу;

6. приказ (распоряжение) о способе на работу;

7. трудовой договор;

8. договор о вещественной ответственности (при его наличии);

9. копии приказов (распоряжений) о движении, совмещении, переводе, аттестации, увеличении квалификации, установлении окладов, отпусках без хранения содержания, уходу за ребёнком и др.;

10. дополнительные соглашения к трудовому договору;

11. копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

12. аттестационные листы;

13. копии паспорта, ИНН, ПФР и других собственных документов работника;

14. справки о регистрации по пространству жительства;

15. медицинские справки;

16. заявление об увольнении;

17. копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личностные карточки сотрудников (унифицированная конфигурация № Т-2) складываются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий порознь от собственных дел.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников размещаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

§ 2.4 Хранение документов кадровой службы

Подготовка дел к передаче на сбережение

По истечении 1-го года в последствии окончания дел в делопроизводстве ведётся работа по их подготовке к передаче на сбережение в картотека организации. В согласовании с п. 3.7.25 Ведущих правил работы архивов организаций (одобрены заключением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в картотека поступают бумаги, в что числе по собственному составу, не позже чем через 3 года в последствии их окончания в делопроизводстве.

Завершённые делопроизводством электрические бумаги складываются в дела (папки) в согласовании с номенклатурой дел организации порознь от документов на картонных носителях, на строгом диске нарочно выделенного компьютера.

Дела с денька их заведения до передачи в картотека организации сберегаются по пространству их формирования.

Дела числятся заведёнными с этапа подключения в их первого исполненного документа. В последствии выполнения документа и завершения работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечивания физиологической сохранности в твёрдые обложки или же папки-регистраторы.

В любом структурном отряде отличается работник, серьёзный за сохранность документов и составление их в дела. Начальник отряда гарантирует сохранность документов и дел. С данной целью дела нужно расположить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы гарантировать их сохранность и защиту от влияния пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учёта и скорого розыска размещаются отвесно, корешками наружу и в согласовании с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или же выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

При розыске какого-нибудь документа вначале идёт по стопам отыскать необходимый заглавие дела, а вслед за тем по индексу дела - подобающую папку на полке.

Испытание присутствия и состояния документов и дел

Дела, оказавшиеся на текущем сбережении, подлежат учёту. Время от времени нужно проводить испытание присутствия и состояния документов и дел в целях установления фактического присутствия дел и соотношения их численности, числящемуся по номенклатуре дел.

Испытание присутствия и состояния документов и дел ведётся при движении дел, возврате дел, замене лица, серьёзного за сохранность документов и начальника структурного отряда, а ещё при реорганизации, ликвидации организации или же его структурного отряда.

Испытание присутствия дел ведётся методом сверки заметок номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а телесное положение дел ориентируется методом их зрительного просмотра. Все выявленные дефекты укрепляются в акте испытания присутствия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел ведётсяслужебное расследование, по итогам которого личность, виноватое в утрате, несёт обязанность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел иным структурным отрядам выполняется с разрешения начальника службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам отрядов для работы исполняется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на пространство выданного дела. В ней указывается структурное отряд, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, учитываются графы для расписок в получении и способе дела.

Дела выдаются во временное использование сотрудникам структурных отрядов на срок не больше 1-го месяца и в последствии его истечения подлежат возврату. Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника организации по акту.

В случае если отдельные бумаги, уже включённые в дело, оказавшееся на текущем сбережении в структурном отряде, пока что потребуются работнику, они имеют все шансы быть выданы из дела серьёзным за составление и сбережение дел, а на их пространство вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел неизменного сбережения (например, приказов по ведущейосновной работы, штатных расписаний, докладов по ведущей работы и т.п.) допускается в исключительных случаях и выполняется с разрешения начальника организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта об основаниях выдачи подлинника.

Как правило, изъятие истинных документов выполняется правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на легитимных причинах. В данном случае обращающийся орган обязан предположить в компанию запрос, в котором обязана быть гиперссылка на сообразный законодательный, другой нормативный правовой акт, на основании которого бумаги имеют все шансы быть даны органу для изъятия. Изъятые истинные бумаги в последствии минования их необходимости подлежат возврату организации. Организация держит под контролем возврат данных документов.

3. Направления и методы усовершенствования работы службы кадров

Службе кадров ЗАО «РТК» необходимо разработать критерии оценки её эффективности:

- формирование корпоративной культуры организации;

- улучшение психологического климата в организации;

- увеличение числа сотрудников, удовлетворённых работой в организации и не планирующих переход в другие организации;

- своевременность и качество замещения вакантных должностей в организацию.

К дополнительным критериям можно отнести:

- положительные отзывы руководителя и сотрудников о деятельности службы кадров;

- снижение числа увольнений по собственному желанию и изменение формулировок оснований для ухода сотрудников.

Деятельность кадровой службы ЗАО «РТК» станет эффективной, если будет построена с учётом чётко разработанных критериев оценки.

Решение задач по совершенствованию управления кадрами в ЗАО «РТК» невозможно без формирования системы управления персоналом, позволяющей обеспечивать организацию кадровым составом с требуемым для эффективной производственной деятельности качественным и количественным уровнем. При этом само понятие «управление персоналом» подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей, накладываемых на кадровую службу.

Ведущей задачей кадровой службы ЗАО «РТК» считается создание системы управления персоналом, направленной на выполнение всех ведущих функций, свойственных управлению кадрами. К ним относятся:

1) составление системы управления персоналом , учитывающей кадровые особенности предприятия;

2) планирование кадровой деятельности;

3) оценка кадрового потенциала;

4) определение необходимостипотребности в кадрах;

5) помощь привыкания работников;

6) умелое изучение, переподготовка и увеличение квалификации работников;

7) комплектнабор и отбор сотрудников и т.д.

Так как недоступность системы управления персоналом на предприятии считается предпосылкой ряда задач:

- невысокая производительность труда (т. к. не производятся в полном размере функции изучения, переподготовки, увеличения квалификации) и в соответствии с этим неэффективное внедрениеиспользование рабочего времени (т. к. дурно поставлена функция планирования, и оптимизации применения рабочего времени);

- гигантская текучесть сотрудников (вследствие недоступности подобающего вещественного стимулирования);

- невысокая предприимчивость персонала (т. к. не проводится нравственное стимулирование сотрудников).

Начальник ЗАО «РТК» обязан расценить сложность заключения трудности улучшения кадровой службы с учётом имеющих место быть вещественных и организационных вероятностей. Выполнение предоставленной задачки исполняется в надлежащих инструкциях:

- разработка назначений по подбору и оценке менеджеров для работы в кадровой службе;

- разработка планов организационно-распорядительных документов по вводу в воздействие системы управления персоналом;

- тест активной структуры системы управления персоналом и внесение в неё перемен и дополнений.

В различие от ручного дизайна документов, для большей мобильности и точности целый документооборот в организации и в отделе сотрудников ЗАО «РТК» надо изготовлятьпроизводить на автоматическом рабочем пространстве. Системы обработки данных на основе концепции АРМ возымели обширное становление в последние годы. Автоматическое рабочее пространство - это система обработки данных, оснащённое своими, обеспечивающими роль человека в реализации самодействующего наполнения и обработки документов. Время наполнения документов на АРМ в различие от ручного наполнения, миниатюризируется в некоторое количество раз. Промахи при работе на АРМ например же сокращаются в некоторое количество раз, а производительность возрастает.

В ЗАО «РТК» автоматическое рабочее пространство обустроено программками с набором всевозможных инструментов. С сего года организация купила 2 свежих индивидуальных компьютера, что разрешило ускорить работу кадровой службы, а ещё подчеркнули для онлайн отдельную линию.

Для улучшения работы службы сотрудников ЗАО «РТК», создатель внес предложение:

1. Ввести программное обеспечивание «Консультант плюс»;

2. Выписывать за счёт фирмы журнал «Справочник кадровика», чтобы быть в курсе последних перемен в законодательстве.

В реальное время в компанию часто поступает документация в электрическом облике. Беречь эти бумаги в компьютере довольно рискованно, так как возможно её лишиться.

Кадровая документация, всякий раз играет значительную роль в жизни всякого трудоспособного человека, например как работает документальным доказательством водительских удостоверений сотрудника на общественное обеспечивание по старости и инвалидности, предоставляется в трибунал при трудовых инцидентах, сдаётся в муниципальные архивы на долговременное сбережение, применяется в справочных целях при воззвании людей в архивные учреждения.



Заключение

В итоге проведённой работы возможно устроить надлежащие выводы.

1. Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т.е. создание надлежащих документов. В итоге документирования формируются организационные, распорядительные, учётные, информационно-справочные и иные бумаги всевозможных обликов и видов. В одно и тоже время с документами оформляются книжки, журналы, карточки, в коих предусматриваются (регистрируются) составленные в организации бумаги.

Обязательность регистрации документов напрямик обоснована притязанием п. 4.1.2 Стандартной памятке по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры РФ от 08.11.05 № 536: «…регистрации подлежат все бумаги, требующие учёта, выполнения и применения в справочных целях». Нужно выделить, что сама процедура регистрации документов не объединяется лишь только к простановке в их регистрационных дат и номеров. Регистрация документов - это запись учётных данных о документе по поставленной форме, фиксирующая прецедент его сотворения, отправления или же получения (п. 4.1.1 Стандартной памятке по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

2. Работа с кадровой документацией не ограничивается лишь только составлением, регистрацией и исполнением документов. Важной составной частью данной работы считается составление исполненных документов в дела для организации их сбережения и применения в справочных целях.

Подобным образом, кадровое делопроизводство - это совокупа процедур по составлению, оформлению, обработке, сбережению и розыску документов по управлению персоналом. Для актуального и верного выполнения данных процедур ведётсяболее целесообразным очень максимально регламентировать как состав кадровых документов, например и технологию работы с ними за счёт сотворения ансамбля локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Памятке по кадровому делопроизводству.

Одной из ключевых задач наречённых актов считается отблеск особенностей производственной работы организации, а для молодых сотрудников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству обязаны замёрзнуть справочником, дающим ответы на образующиеся у их вопросы по документированию трудовых отношений.

3. Ведение кадрового делопроизводства разрешает действенно решить незамедлительно некоторое количество задач.

Документально оформить трудовые дела, формализовать кадровые процедуры у определённого работодателя.

Выстроить подтянутую систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачкам управления.

Регламентировать отношения сотрудника и работодателя. Ведение кадровой документации разрешает достичь конкретного «баланса» во отношениях работодателя и сотрудников методом чёткой регламентации их водительских удостоверений и обязательств, (например, должностные памятке регламентируют, чем непосредственно обязан увлекаться любой сотрудник, его круг водительских удостоверений, обязательств, размер ответственности).

Сделать организационно-правовые почвы трудящийся работы, как для сотрудников, например и для работодателя. С одной стороны кадровые бумаги поддерживают интересы работодателя, а с иной - ориентируют его для недопущения игнорирования притязаний трудового законодательства. Присутствие компетентно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового контракта.

Допустить трудовые дискуссии. Довольно часто от свойства дизайна кадровых документов находится в зависимости триумф позиции работодателя при появлении конфликтных обстановок, тем более когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Впрочем, это вдали не все. Ключевое величину кадровой документации - придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации уточняет конкретные «правила игры», при соблюдении коих работники чувствуют прочность, а власть важно увеличивает манёвренность персонала. Она важна не лишь только нанимателю, но и самому работнику. Невозможно не принять, что очень максимально чёткая регламентация круга водительских удостоверений и обязательств отвечает заинтересованностям обеих сторон трудовых отношений.

4. Ведение кадровой документации считается неотклонимым для всякого фирмы всякий формы принадлежности. Кадровая документация призвана оформлять и укреплять трудовые дела меж работником и нанимателем. Она подключает в себя всевозможные информационные характеристики, поставленные общероссийскими классификаторами. Лишь только при верном её ведении вполне вероятно обычное функционирование всякого фирмы. Кадровая документация довольно пространна и делится на облики и разновидности по собственным функциям и задачкам. Между ведущих её обликов возможно отметить бумаги по собственному составу и организационно-распорядительные бумаги. Но, не обращая внимания на её разнообразие, обязан быть установлен единственный порядок дизайна способа, увольнения и перевода служащих. Неотъемлемое ведение кадровых документов учтено Трудовым кодексом Русской Федерации и другими ведомственными актами. Принципиально заявить, что для части кадровых документов поставлены единые стереотипы по всей стране (трудовая книга, листик по учёту сотрудников, график отпусков и др.), для части документов предлагаются варианты бланков с различной степенью детализации (кадровые приказы, справка с пространства работы или же учёбы и др.), а для части документов перечислен лишь только состав инфы, который обязан заходить в этот документ.

5. Формирование и оформление кадровой документации регламентируется разными законодательными актами и ГОСТами. За верное оформление и ведение кадровой документации отвечает кадровая служба, которая обязана поприсутствуешь на любом предприятии. Несоблюдение дизайна кадровой документации одевают правовой нрав и преследуются по закону. Отдельными законодательными актами ориентируется система учёта и сбережения кадровых документов. Для еёучёта в кадровой службе проводятся особые книжки и журналыучёта. Сбережение кадровой документации исполняется в согласовании с Правилами Архивной службы. Для сбережения кадровые бумаги группируются в строго конкретной очерёдности.

В случае если внебюджетное предприятие содержит маленькие размер изготовления и штатную численность (например, студия по предложению домашних предложений общественности, где трудится 8 - 10 человек), его бумаги по ведущей работы имеют все шансы (по итогам экспертизы значения документов) в картотека не казаться. Но документация по собственному составу, фиксирующая трудовые дела сотрудника и работодателя, при ликвидации такового фирмы подлежит неотъемлемой сдаче в картотека. Отчего актуальны "мелочи"? К огорчению, на практике и сейчас есть главы и кадровые знатоки компаний, не отдающие для себя отчёта в юридической и практической значительности кадровых документов.

Система учёта и сбережения кадровых документов ещё довольно обособлена. В кадровой службе проводится большущее численность регистрационных массивов в ведущем в книжной (журнальной) форме:

- книгаучёта перемещения трудовых книг и вкладышей к ним;

- журналучёта приказов по собственному составу;

- журналучёта выдачи командировочных удостоверений;

- журналучёта выдачи пропусков и др.

Это обосновано, во-1-х, долгими сроками сбережения не лишь только документов, но и регистрационных сведений о них, например как в случае утери самих документов базой для выдачи справок общественного нрава становятся сведения об их регистрации. Во вторых, ожидается роспись служащих, подтверждающая получение документов на руки как, к примеру, при выдаче пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книг и т.д.

Хранение кадровых документов ещё некоторое количество отличается из совокупных правил сбережения управленческих документов. Лицевые счета трудящихся и служащих по заработной плате, личностные карточки группируются в самостоятельные дела или же картотеки и размещаются в алфавитном порядке по фамилиям.



Список источников и литературы

ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ИСТОЧНИКИ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 05.05.2014).

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 02.07.2013).

3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 05.05.2014).

4. Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (ред. от 02.07.2013).

5. Федеральный закон от 29.12.1994 №.77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (принят ГД ФС РФ 23.11.1994) (ред. от 11.07.2011).

6. Федеральный закон от 27.07.2006 №.152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "О персональных данных".

7. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

8. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) (ред. от 11.02.2013).

9. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 №2).

10. Приказ ФСТЭК РФ от 05.02.2010 N 58 "Об утверждении Положения о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных" Зарегистрировано в Минюсте РФ 19.02.2010 N 16456.

11. Приказ Федеральной налоговой службы от 01.11.2004 № САЭ-3-09/16 "О методических разъяснениях по заполнению форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица и индивидуального предпринимателя (зарегистрирован в Минюсте РФ 22.12. 2004 № 6220)"

12. Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н "О трудовых книгах" (вместе с "Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку") (зарегистрировано в Минюсте РФ 24.12.2003 № 5356).

13. Приказ Минфина РФ от 02.07.2010 N 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 02.08.2010 N 18023).

14. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книгах"; (ред. от 25.03.2013 с изменениями, вступившими в силу с 06.04.2013).

15. Постановление от 19.05.2008 №373 "О внесении изменения в правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей".

16. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219).

17. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N.1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты". Альбом форм.

18. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №.37) (с изменениями на 12 февраля 2014 года).

19. Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, 2002. - 173 с.

20. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33).

21. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. - М., 2007.

22. ГОСТ Р 6.30-2003 "; Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; (утвержден Постановлением Госкомстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.).

23. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования (утвержден Постановлением Госстандарта России от 25.12. 2001 г. № 573 - ст.) (ред. от 04.03.2004).

24. ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 №.1185-ст "Об утверждении национального стандарта")

ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

1.Текущеё делопроизводство ЗАО «РТК» папка №5 // Состояние об отделе сотрудников ЗАО «РТК». - С. 45.

2.Текущеё делопроизводство ЗАО «РТК» папка №7 // Критерии внутреннего трудового распорядка ЗАО «РТК». - С. 60.

ЛИТЕРАТУРА

1. Амиров А.Р. Документационное обеспечение управления. - Уфа: БГПУ, 2009

2. Андриченко Л.В. Конституционное право России. Учебник. - М.: Юнити-Дана, 2012. - Режим доступа: http://www.biblioclub.ru.

3. Асфандиярова И.Г. Законодательство субъектов РФ об архивных фондах и архивах: теория и практика. - Уфа: БГПУ, 2006

4. Асфандиярова И.Г. Правовое регулирование и нормативно-методическое обеспечение делопроизводства и архивного дела. - Уфа: БАГСУ, 2007.

5. Бабосов Е.М. Управление персоналом. Учебное пособие для вузов. - Минск: ТетраСистемс, 2012. - Режим доступа: http://www.biblioclub.ru.

6. Братановский С.Н. Конституционное право России. Учебное пособие для вузов.- М.: Директ-Медиа, 2012. - Режим доступа: http://www.biblioclub.ru.

7. Гейхман В.Л. Трудовое право. - М.: Юрайт, 2011

8. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления. Учебник - М.: Юнити-Дана, 2012. - Режим доступа: http://www.biblioclub.ru

...