Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Способы утверждения документов. Состав реквизита "Гриф утверждения" и правила его оформления
• 2. Виды служебных записок, состав реквизитов и правила оформления
• 3. Особенности организации движения документов, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения
• 4. Составьте о оформите краткий протокол общего собрания членов инициативной группы по созданию Общества с ограниченной ответственностью как подразделения научно-производственного объединения «ГАРАНТ»
• Список литературы


Введение

При направлении служебного документа с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей.

Исполненные служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача служебных документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного командира (начальника).

При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим командиром (начальником).

Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира (начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом.



1. Способы утверждения документов. Состав реквизита "Гриф утверждения" и правила его оформления

документ служебный протокол реквизит

Как уже было сказано, гриф утверждения документа оформляется на локальных нормативных актах и других документах.

Наш словарик. Гриф утверждения документа - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу титульного листа или, при отсутствии титульного листа, на первой странице документа.

Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.

Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения включает:

слово «утверждаю», написанное прописными буквами без кавычек;

наименование должности лица, утверждающего документ;

личную подпись должностного лица. Если гриф утверждения расположен на бланке организации, достаточно указать наименование должности по штатному расписанию, например: Генеральный директор. Если гриф утверждения оформлен на стандартном листе бумаги формата А4, в состав наименования должности следует включить наименование организации, например: Генеральный директор ЗАО «Новые технологии»;

расшифровку подписи, состоящую из инициалов и фамилии. Между инициалами пробел не ставится, фамилия отделяется от инициалов одним пробелом;

дату утверждения.

Если документ утверждается двумя должностными лицами, слова «утверждаю», наименования должностей и расшифровки подписей в грифах утверждения располагают на одном уровне.

Документ может быть утвержден другим документом - постановлением, решением, приказом, протоколом. В этом случае гриф утверждения включает:

слово «утвержден» (или «утверждена», «утверждено», «утверждены» - в зависимости от наименования вида утверждаемого документа), написанное прописными буквами без кавычек;

наименование вида утверждающего документа в творительном падеже;

дату и регистрационный номер утверждающего документа.

2. Виды служебных записок, состав реквизитов и правила оформления

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

запрос информации;

выдачу инструкций;

сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

3. Особенности организации движения документов, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения

Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).

Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.

К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.).

Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.

Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.



4. Составьте о оформите краткий протокол общего собрания членов инициативной группы по созданию Общества с ограниченной ответственностью как подразделения научно-производственного объединения «ГАРАНТ»

Присутствовало 30 человек. С.К. Демин предложил организовать ООО, О.В.Белан предложила назвать общество «ОМЕГА». И.А. Иванов ознакомил собравшихся с проектом устава организации. Т.В.Федорова предложила дополнить устав. Решили утвердить устав и обратиться в администрацию с просьбой о регистрации ООО «ОМЕГА». Л.К.Лукин предложил избрать М.А.Романова на должность директора. Т.Е.Попова дала положительную характеристику М.А.Романову. В голосовании приняли участие 30 человек. Результаты голосования: «за» - 25, «против» - 1, «воздержались» - 4. М.А.Романов был избран на должность директора ООО «ОМЕГА». Приложение: Устав ООО «ОМЕГА» на 10 л. в 1 экз. Председатель - А.Б.Котов, секретарь - О.М.Дынина

ПРОТОКОЛ N ______

общего собрания участников

Общества с ограниченной ответственностью

г. Омск "18"марта 2015 г.

Время проведения собрания:

Начало собрания: 15 ч. 00 мин.

Окончание собрания: 17 ч. 00 мин.

Место проведения собрания: актовый зал.

Присутствовали участники:

1. О.В.Белан;

2. С.К.Демин;

3. И.А.Иванов.

4.М.А.Романов

5.Т.В.Федорова

6. А.Б.Котов

7.О.М.Дынина

8.Л.К.Лукин

9.Т.Е.Попов

На собрании присутствовали 30 участников.

Кворум для принятия решения по вопросам обозначенной повестки дня

имеется.

Собрание правомочно.

Председатель собрания: А.Б.Котов

Секретарь собрания: О.М.Дынина

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О создании Общества с ограниченной ответственностью "ОМЕГА" (далее - Общество).

2. Об утверждении Договора о создании Общества с ограниченной ответственностью "ОМЕГА".

3. О дополнении Устава и обращении в администрацию с просьбой о регистрации ООО «ОМЕГА».

4.Об избрании на должность директора М.А.Романова

1. По первому вопросу Повестки дня слушали:

О создании Общества с ограниченной ответственностью "ОМЕГА " - С.К.Демина и О.В.Белана.

Голосовали: "за" - 25, «воздержался» - 1

2. По второму вопросу Повестки дня слушали:

Об утверждении Договора о создании Общества с ограниченной ответственностью "ОМЕГА" - О.В.Белана.

Результаты голосования:

"за" - 25 голосов, "против" - __ голосов, "воздержался" - 1 голос.

3. По третьему вопросу повестки дня слушали:

О дополнении Устава и обращении в администрацию с просьбой о регистрации ООО «ОМЕГА» - И.А.Иванова, Т.В.Федорову.

Результаты голосования:

"за" - 25 голосов, "против" - __ голосов, "воздержался" - 1 голос.

4. По четвертому вопросу: Об избрании на должность директора М.А.Романова - Л.К.Лукина

Принято решение: М.А.Романов был избран на должность директора ООО «ОМЕГА»

Результаты голосования:

"за" - 25 голосов, "против" - __ голосов, "воздержался" - 1 голос.

Все вопросы Повестки дня общего собрания участников Общества

рассмотрены.

ПОДПИСИ УЧАСТНИКОВ:

Председатель собрания: _________________/_А.Б.Котов_

Секретарь собрания: ________________/_О.М.Дынина___



Заключение

К принципам организации документооборота относятся следующие:

- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе документационного обеспечения управления);

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе документационного обеспечения управления учреждения или в структурном подразделении);

- организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

- снижение уровня подписания документов;

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т. д.);

-максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.



Список литературы

1.Гельман-Виноградов К.Б. Особая миссия документов: избр. тр /Гельман-Виноградов К.Б. / ВНИИДАД.М., 2009. - 184 с.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. - М., 1991. - 100 с.

3. Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: доклады и сообщения на XIV Международной научно-практической конференции, 20 - 21 ноября 2007 г. - М., 2008.

4. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.

5. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

6. Кирсанова М.В., Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Учеб. Пособие. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 320 с.

7. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. - 364 с.

Размещено на Allbest.ru

...