Документирование отпусков и командировок в коммерческой организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ СОЦИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ И СОЦИОЛОГИИ

КУРСОВАЯ РАБОТА

Дисциплина: Кадровое делопроизводство

На тему: Документирование отпусков и командировок в коммерческой организации

Выполнил студент 4 курса группы ДИА_ДБ4

Солнцев Андрей

Преподаватель:

Логвенчева Елена Сергеевна

Москва 2015



СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

I. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

1.1 Порядок предоставления основных видов отпусков

1.2 Порядок направления работника в командировку

II. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ

2.1 График отпусков

2.2 Заявление о предоставлении отпуска

2.3 Приказ о предоставлении отпуска

2.4 Уведомление об отпуске

III. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ



ВВЕДЕНИЕ

В данной работе пойдет речь о процедуре предоставления отпусков работникам предприятий и организаций и направлении работника в командировку, а так же обо всех наиболее важных моментах оформления документации, касающейся предоставления отпусков и командировок.

Актуальность выбранной темы очевидна , так как правом на отдых пользуются все работающие, без исключения, поэтому данный круг вопросов затрагивает интересы огромного количества людей в нашей стране, но мало кто знает свои права и обязанности в данной области.

Ежегодные отпуска относятся к категории мер сохранения здоровья. Во время отпуска люди могут не только отдохнуть от работы, но и избавиться от болезней, развившихся от постоянного стресса на работе. Отдыхать человеку хочется всегда, поэтому и тема отпусков актуальна во все времена. Причем проблема предоставления отпусков касается всех трудящихся слоев населения от дворников и до руководителей государства. При современной рыночной экономике в погоне за прибылью руководство организации зачастую добивается поставленных целей за счет ущемления прав работников, в том числе и в предоставлении отпусков. К тому же законодательство меняется довольно часто, некоторые работники просто не знают своих прав, чем нередко пользуются работодатели.

Трудовые споры между работником и работодателем на сегодняшний день не редкость. Чтобы доказать свою правоту, необходимо располагать доказательствами. Грамотное оформление документов при предоставлении отпусков - залог юридической значимости документа, так как только верно составленный документ в соответствии с действующим законодательством и с учетом всех делопроизводственных нормативов может служить доказательством, свидетельством. Отстаивать свои интересы приходится и работникам, и работодателям. Поэтому так важно рассматривать данную тему в подробностях, изучая все, даже на первый взгляд несущественные нюансы.

В то же время специалистами кадровых служб (особенно в небольших фирмах) не применяются унифицированные формы и (или) допускаются ошибки в их заполнении. В большинстве случаев их наличие определяется частыми изменениями нормативных правовых актов. Занимаясь основной деятельностью, работодатель, не имеющий в штате юриста, не в состоянии уследить за ними.

Немаловажное замечание: за нарушение законодательства о труде должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридические лица -- от 30 000 до 50 000 рублей[2] .

Работодателю необходимо учитывать, что отсутствие первичных документов, на основании которых совершаются хозяйственные операции, влечет взыскание штрафа в размере 5 000 руб., а если данное нарушение совершено в двух и более налоговых периодах, то 15 000 руб.[2]

Целью работы я определяю рассмотрение основных вопросов документирования процедуры предоставления отпусков работникам организации, а также оформление служебных командировок.

Задачи ставлю следующие:

· дать обзор нормативно-методической базы

· изучить порядок предоставления отпусков

· рассмотреть особенности оформления документов на отпуск

· дать описание документов направлению сотрудников предприятия в командировки.

Объектом курсовой работы является рассмотрение трудовых отношений между работником и работодателем, а предметом - документирование процедуры предоставления отпусков и командировок работникам организации

Отпуск в соответствии с Трудовым кодексом РФ является видом времени отдыха. Вообще же временем отдыха можно назвать время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Под отпуском трудовое законодательство понимает время непрерывного отдыха работника с сохранением места работы и средней заработной платы. Главное назначение отпуска - отдых работников с целью восстановления работоспособности. Отпуск отличается от остальных видов времени отдыха своей продолжительностью, которая должна составлять не менее 3 календарных дней.

Служебная командиромвка -- поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

При направлении работника в командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок. Работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой.

Днём выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолёта, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днём приезда из командировки -- дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы командированного. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днём отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее -- последующие сутки

Источниковая база по заявленной теме обширна. Право человека на отдых закреплено даже в главном законе государства - в статье 37 Конституции РФ: «Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск».

В основе российского законодательства об отпусках лежит ратифицированная СССР Конвенция Международной организации труда N 52 от 1936 г. о ежегодных оплачиваемых отпусках. В 1970 г. принята новая (пересмотренная) Конвенция МОТ N 132 "Об оплачиваемых отпусках".

Главную роль среди источников играет Трудовой кодекс РФ[1] (далее - ТК РФ), который по большей части устанавливает нормы предоставления отпусков. Именно на этот закон я ориентировался при работе. Рассматриваемой теме посвящена отдельная глава 1 «ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОТПУСКОВ». В ней содержатся нормы, воспринятые из Трудового кодекса РФ . ТК РФ решает вопросы:

1) прав на ежегодный оплачиваемый отпуск;

2) гарантий реализации этого права;

3) видов отпусков;

4) их продолжительности;

5) порядка предоставления;

6) порядка оплаты времени отпуска;

7) другие наиболее существенные вопросы, связанные с правом на отпуск и его реализацией.

Статья 114 ТК РФ предусматривает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, закрепляя тем самым наиболее существенные гарантии реального использования работниками права на длительный непрерывный отдых.

Ежегодный оплачиваемый отпуск - это длительный свободный от выполнения трудовых обязанностей непрерывный период времени, предоставляемый за работу в течение рабочего года [1]

Также существует множество нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление отпуска для отдельных категорий работников - федеральные законы, постановления, приказы, инструкции министерств и другие.

Структура работы построена с учетом основных аспектов по теме документирования отпусков и командировок. Для удобства восприятия материала, он разделен на три части: Соответственно в работе три главы -Нормативно-методическое регулирование, Документальное оформление предоставления отпусков, Документальное оформление командировок

В первой главе рассматриваются правовые и организационные вопросы о том, чем надо руководствоваться при предоставлении сотрудникам организации отпусков и направлении их в командировки. На основании каких законов и правил работодатели обязаны предоставить сотрудникам отпуска, должны ли особым образом оформляться направление сотрудника в командировку. Будет дан обзор основных видов отпусков, предусмотренных законодательством РФ и командировок, некоторые другие немаловажные аспекты по данной теме. Какие права есть у сотрудников. Рассматриваются общие вопросы по теме предоставления отпусков и направления в командировку.

Во второй главе непосредственно рассматриваются документы, необходимые для оформления различных видов отпусков, их особенности.

В третьей главе я дам описание документальному оформлению направления работников в командировки в коммерческих организациях.

Практическая значимость работы обусловлена актуальностью темы. Работа будет весьма полезна для студентов.



I. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

отпуск командировка документальный расход

1.1 Порядок предоставления основных видов отпусков

В Трудовом Кодексе дано описание видов отпусков и порядок их предоставления.

Статья 122. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

работникам в возрасте до восемнадцати лет;

работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Отпуск без сохранения заработной платы

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Согласно статье 128 Трудового кодекса РФ отдельным категориям работников не может быть отказано в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. К ним относятся:

-- членам избирательной комиссии на выборах и кандидатам (Федеральный закон от 18.05.2005 N 51-ФЗ «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ», Федеральный закон от 10.01.2003 N 19-ФЗ «О выборах Президента РФ», Федеральный закон от 26.11.1996 N 138-ФЗ «Об обеспечении конституционных прав граждан РФ избирать и быть избранными в органы местного самоуправления»);

-- гражданским служащим (Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»);

-- муниципальным служащим (Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в РФ»);

Также локальными нормативными актами работодателя или отраслевыми соглашениями могут предусматриваться другие категории работников и случаи предоставления отпусков без сохранения заработной платы.

Предоставление отпуска без сохранения заработной платы может быть обусловлено наступлением конкретного события, с которым действующее законодательство связывает предоставление работнику такого отпуска. Так, например, отпуск без сохранения заработной платы должен быть предоставлен работнику в связи с наступлением следующих обстоятельств:

-- вступительные испытания в высшие учебные заведения -- 15 календарных дней (ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»);

-- выпускные экзамены в подготовительных отделениях при высших учебных заведениях для работников, совмещающих работу с обучением (ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»);

-- сдача зачетов и экзаменов студентами высших учебных заведений очной формы обучения, совмещающими учебу с работой, -- 15 календарных дней в учебном году (ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»);

-- подготовка и защита дипломного проекта (работы) со сдачей государственных экзаменов студентами высших учебных заведений очной формы обучения, совмещающими учебу с работой, -- четыре месяца (ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»);

-- сдача государственных экзаменов студентами высших учебных заведений очной формы обучения, совмещающими учебу с работой, -- один месяц (ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»);

-- проведение выборов в Государственную Думу, Президента РФ -- для кандидатов и членов избирательных комиссий -- до момента официального объявления результатов выборов.

Декретный отпуск

Право получения декретного отпуска зафиксировано в Трудовом Кодексе Российской Федерации в ст. 255, 256. Данное право закрепляется за всеми работающими женщинами, в том числе за женщинами-военнослужащими, безработными, студентками, официально признанными безработными или состоящими на учете на бирже труда, равно как и женщинами, которые работают в военных ведомствах как гражданский персонал.

Дополнительный отпуск за особые условия труда

Согласно ст. 118 ТК РФ отдельным категориям работников за особый характер работы устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. ТК РФ не дает определения термину "особый характер работы", лишь в ст. 57 ТК РФ характер работы назван среди обязательных условий трудового договора, а в качестве примера указан "подвижной", "разъездной", "в пути".

Несмотря на то что в ст. 118 ТК РФ предусмотрено определение Правительством РФ перечня категорий работников, а также минимальной продолжительности и условий предоставления данного вида отпуска, до настоящего времени единый нормативный акт не принят. В связи с этим необходимо руководствоваться положениями отдельных нормативных правовых актов, принятых для регулирования труда различных категорий работников. Например, согласно Постановлению Правительства РФ от 30.12.1998 N 1588 <2> врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый трехдневный отпуск за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет. Пунктом 5 Постановления Правительства РФ от 31.12.1994 N 1440 <3> работникам территориальных органов, а также работникам, командированным в Чеченскую Республику, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью два календарных дня за каждый полный месяц работы.

Отпуск за ненормированный рабочий день

За ненормированный рабочий день в силу ст. 119 ТК РФ работникам предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней. Порядок и условия предоставления данного вида отпуска работникам, осуществляющим трудовую деятельность в организациях, финансируемых из федерального бюджета, определен в Правилах <4>, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 N 884.



1.2 Порядок направления работника в командировку

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (водители, стюардессы, проводники поездов, курьеры и т.д.), служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Согласно статье 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Одним из нормативно-правовых актов Правительства РФ, регулирующих возмещение командировочных расходов работникам, является Постановление Правительства РФ от 02 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Действующий Трудовой кодекс Российской Федерации не ограничивает продолжительность командировок максимальным пределом. Кроме того, работник может быть направлен в служебную командировку, как в данной местности, так и в иную местность.



II. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ

Действие и оформление документов по отпускам регулируется следующими нормативно-методическими актами:

1.Конституция РФ

2.Трудовой Кодекс РФ

3.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

4.Общероссийский классификатор управленческой документации

При предоставлении отпуска работнику необходимо составить следующие виды документов.

2.1 График отпусков

График отпусков - унифицированный документ, составляющийся по форме Т-7. Форма утверждена Постановление Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. С 2013 года предприятие может самостоятельно разработать форму документа, но при этом она должна содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичной бухгалтерской документации. Однако большинство предприятий по-прежнему используют унифицированную форму, в связи с удобством ее применения. В графике отпусков обязательны подписи следующих лиц: начальника кадровой службы; начальников отделов фирмы. Форма Т-7 проходит процедуру утверждения директором организации каждый год.



2.2 Заявление о предоставлении отпуска

Унифицированная форма данного документа отсутствует. Поэтому заявление составляется в произвольной форме. Способы его оформления могут быть различными:

в одних компаниях практикуют заполнение работником специально разработанного для таких случаев бланка (в том числе утвержденного в составе локального нормативного акта организации - Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале и т.п.);

в других заявление пишется от руки (в том числе с использованием образца для правильного написания текста).

2.3 Приказ о предоставлении отпуска

В приказе о предоставлении отпуска указываются:

* фамилия, имя, отчество работника; структурное подразделение, в котором он работает; его должность (специальность, профессия);

* период работы, за который предоставляется отпуск;

* количество календарных дней, на которые предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

* даты, на которые предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

* количество календарных дней, на которые предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и др.;

* даты, на которые предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и др.;

* суммарное количество календарных дней, на которые предоставляется отпуск;

* даты, на которые предоставляется отпуск (в целом).

Оформление приказа о предоставлении отпуска внесением этих сведений не ограничивается. Рассмотрим каждый реквизит приказа подробнее.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Часть 1. Заголовочная. Это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.

1. Наименование организации

Наименование организации указывается во всех ее официальных документах, в т. ч. и в приказе о предоставлении отпуска, в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются).

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код формы по ОКУД

Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Если при подготовке приказов используются справочные правовые системы или электронные системы документооборота, код по ОКУД уже проставлен на бланках приказов.

3. Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает 8 знаков.

Часть 2. Содержательная. Это главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.

4. Фамилия, имя, отчество

Так как приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается на сотрудника, работающего в компании, то нет необходимости сверять фамилию, имя, отчество с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.

При заполнении этой графы приказа нужно учесть, что фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в дательном падеже. (Предоставить отпуск кому? Иванову Ивану Ивановичу.)

5. Табельный номер

В приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска должен быть указан табельный номер работника. Такой номер присваивается каждому работнику при приеме на работу, сохраняется за ним в течение всего срока работы у данного работодателя и указывается в большинстве документов по личному составу.

6. Структурное подразделение

Рабочий год каждого работника определяется индивидуально, а вот планирование отпусков в графике отпусков осуществляется на календарный год

В этой строке приказа о предоставлении отпуска указывается структурное подразделение, в котором работает работник (если он принят на работу в структурное подразделение).

Наименование структурного подразделения указывается в именительном падеже, полностью, в соответствии с принятым в организации внутренним делением (департамент, отдел, группа и т. д.). Если же структурное подразделение не было определено в трудовом договоре, строка приказа «Структурное подразделение» не заполняется.

7. Должность (специальность, профессия)

Наименование должности, профессии, специальности работника также записывается без сокращений, в именительном падеже.

8. Период работы, за который предоставляется отпуск

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ). Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы в организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (в графике отпусков).

Период работы, за который предоставляется отпуск, еще называют рабочим годом работника, который исчисляется с момента поступления работника на работу и истекает через 12 месяцев работы.

Часть 3. Оформляющая. В ней содержатся реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

12. Подпись руководителя организации

Приказ о предоставлении отпуска должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности уполномоченного лица, его личную подпись и расшифровку подписи.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (фрагмент)

Приказ о предоставлении отпуска работнику

15. Виза ознакомления работника с приказом

Работник должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска под роспись. Срок ознакомления работ ника с приказом о предоставлении отпуска законом не предусмотрен. Очевидно, что ознакомить работника с приказом необходимо до даты начала отпуска.

Хранение приказа

Как правило, приказ изготавливается в одном экземпляре и остается на хранении в кадровой службе. В бухгалтерию обычно передаются копии приказа о предоставлении отпуска. Тем более что для расчета сумм, причитающихся работнику для оплаты времени отпуска, кадровая служба и бухгалтерия совместно заполняют записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-60). Однако, если в организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу, в т. ч. и приказы о предоставлении отпуска, изготавливают и подписывают в двух экземплярах.

О направлении приказа о предоставлении отпуска в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Кроме того, приказы по личному составу хранятся раздельно в зависимости от сроков их хранения.

2.4 Уведомление об отпуске

- важный документ, информирующий самого работника о начале оплачиваемого отпуска, который должен состояться каждый год. Работника нужно уведомить о начале оплачиваемого отпуска за 2 недели, но никак не позднее до его начала. Если сотрудник идет в отпуск по своему собственному заявлению, в составлении уведомления нет необходимости. Проводить извещение об оплачиваемом отпуске необходимо персонально каждому сотруднику в письменной форме. Кроме этого, возможно уведомление сотрудников одного отдела о начале и соответствующих датах отпусков под роспись в специальной тетради руководителя подразделения. Если сотрудника не предупредят об отпуске своевременно, то законный отдых от работы можно перенести на другой срок.

Если работник отказывается от ознакомления уведомления об отпуске, нужно составить акт.



III. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК

Для оформления служебных командировок применяются следующие документы:

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении - унифицированная форма № Т-10а; [Приложение № 6 ]

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку - унифицированная форма № Т-9 или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку - унифицированная форма № Т-9а; [Приложение № 7 ]

- командировочное удостоверение - унифицированная форма № Т-10. [Приложение № 5]

Инициативным документом и основанием приказа о командировании является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма № Т-10а)

Составляет и подписывает служебное задание руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится командируемый работник.

Заполнение полей унифицированной формы наименование организации, ОКПО, номер документа, дата составления унифицированной формы производится в соответствии с действующими требованиями. Содержательная часть служебного задания имеет табличную форму, в ней указываются:

- структурное подразделение;

- должность (специальность, профессия) командируемого работника;

- местное назначения (страна, город, организация);

- даты начала и окончания командировки;

- срок пребывания в командировке (общее количество календарных дней и без учета времени нахождения в пути);

- организация плательщик;

- основание командировки (дата и номер приказа о командировании или командировочного удостоверения);

- содержание задания (цель) командировки.

При составлении служебного задания необходимо сформулировать основные вопросы, которые предстоит решить работнику в ходе служебной командировки, дать конкретные поручения по основным вопросам. При направлении работника в служебную командировку с целью проведения переговоров целесообразно в служебном задании перечислить основные вопросы, подлежащие обсуждению в ходе переговоров, а также документы, которые должны быть выработаны или подписаны сторонами во время переговоров.

Подписанное руководителем структурного подразделения служебное задание визируется руководителем организации и передается в кадровую службу или иное уполномоченное структурное подразделение для оформления приказа о направлении работника в командировку и командировочного удостоверения.

После возвращения из командировки работник заполняет краткий отчет о выполнении задания, поле для которого содержится в унифицированной форме № Т-10а. Отчет утверждается руководителем структурного подразделения, после чего служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении передается в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом о командировке. Направление в командировку оформляется приказом. Для этого существует две формы первичной учетной документации: индивидуальная форма № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и сводная форма № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку».

Заполнение полей унифицированной формы наименование организации, ОКПО, номер документа, дата составления унифицированной формы производится в соответствии с действующими требованиями.

Содержательная часть приказа начинается с распорядительного действия «Направить в командировку». «Место назначения» указывается в следующей последовательности: сначала указываются страна и город, затем - организация, в которой работник будет выполнять задание. При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов Российской Федерации, городами федерального значения, указывается административно-территориальная принадлежность к району, субъекту Российской Федерации.

Командировочное удостоверение - это документ, удостоверяющий фактическое время пребывания работника в месте командировки (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия). Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных предприятием расходов, а для работника - подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Командировочное удостоверение оформляется с применением унифицированной формы № Т-10, представленной на рисунке Г.7 приложения Г. Заполнение полей унифицированной формы наименование организации, ОКПО, номер документа, дата составления унифицированной формы производится в соответствии с действующими требованиями.



Заключение

В курсовой работе было проведено исследование основных организационно-правовых моментов процедуры предоставления отпусков, а также ее документального оформления.

Было выяснено, что основным нормативно-правовым документом, которым необходимо руководствоваться в первую очередь при предоставлении отпусков, является ТК РФ. Многие частные ситуации регулируются федеральными законами в части, не противоречащей ТК РФ.

В соответствии с ТК РФ работник один раз в год имеет право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Это - «аксиома» законодательства об отпусках. Такой отпуск можно получить уже через 6 месяцев работы на предприятии по договоренности с работодателем. Для отдельных категорий работников предусмотрены удлиненные и дополнительные отпуска.

При исчислении продолжительности отпусков необходимо помнить, что если очередной отпуск предоставляется в календарных днях, а дополнительный - в рабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска в календарных днях, то есть продолжительность дополнительного отпуска перевести из рабочих - в календарные дни.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается в основном фактическое время работы и время, когда работник отсутствовал, но не по своей вине.

По уважительным причинам возможно предоставление отпуска без сохранения заработной платы. Принуждение работников к написанию заявлений об отпуске без сохранения заработной платы незаконно.

Для людей, совмещающих работу с обучением, предусмотрены учебные отпуска. Они бывают как оплачиваемые, так и неоплачиваемые. Основанием для предоставления учебных отпусков являются заявление работника и справка-вызов из учебного учреждения.

Наиболее продолжительными являются отпуска, связанные с детьми - отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, а так же отпуска работникам, усыновившим ребенка. Последние два могут предоставляться не только матери ребенка, но и отцу. Непосредственное предоставление отпуска производится на основе грамотно оформленной документации.

Для придания юридической силы документам реквизиты следует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документов формы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому их использование при составлении документов является обязательным. К таким документам относятся график отпусков (форма №Т-7), приказ о предоставлении отпуска работнику и работникам (формы №Т-6 и Т-6а), а так же записка-расчет (форма №Т-60). Для внесения каких-либо изменений в них предусмотрен особый порядок.

Так же при работе с документами необходимо учитывать Государственную систему документационного обеспечения управления, инструкцию по делопроизводству конкретного предприятия, разработанной на основе Типовой инструкции по делопроизводству, и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В ходе рассмотрения нормативно-правовой литературы был выяснен неутешительный факт, что в области делопроизводства не разработан законодательный акт, содержащий систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остается Государственная система документационного обеспечения управления, принятая еще в 1988 г. Нормативный документ двадцатилетней давности просто не может полноценно регулировать все стороны делопроизводственного процесса. К тому же постоянно вносятся изменения в трудовое законодательство. Такая ситуация вносит неразбериху в кадровом делопроизводстве и требует скорейшего регулирования.

Было установлено, что - Служебная командировка- это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. На практике к таковым принято относить проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, членов экипажа морских и речных судов и т.п. Поскольку перечень работ, профессий, должностей этих работников также законодательно не предусмотрен, его также определяет работодатель.



Список использованной литературы

1. «Трудовой Кодекс Российской Федерации»

2. «КоАП РФ>

3. Конституция РФ

4. Правила Предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств Федерального Бюджета

5. Гост Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

6. 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»



Приложение 1



Приложение 2



Приложение 3



Приложение 4



Приложение 5



Приложение 6



Приложение 7

Размещено на Allbest.ru

...