Облік розрахунків з підзвітними особами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломна робота

На тему: "Облік розрахунків з підзвітними особами"

Виконав:

Мельничук. О.О.

Керівник роботи:

Купрієнко А.В.



Вступ

У процесі фінансово-господарської діяльності у підприємства виникає потреба використовувати готівку, грошові кошти для розрахунків з працівниками по відрядженнях, видачі їм коштів на представницькі цілі, для купівлі за готівковий розрахунок товарів в інших організаціях або у фізичних осіб, для оплати виконаних робіт, надання послуг, а також на інші господарсько-операційні цілі.

Тема розрахунків підприємств з співробітниками, що виїжджають у службові відрядження, як по Україні, так і в інші країни, досить добре вивчена і висвітлена в економічній пресі і спеціальних виданнях. До того ж витрати на відрядження відносяться до категорії витрат підприємства, які постійно перебувають під пильною увагою перевіряючих органів. На цьому об'єкті обліку замикається комплекс питань, пов'язаних з відображенням у бухгалтерському обліку та оподаткуванні. Але в той же час слід відмітити, що більшість публікацій на цю тему зводиться, як правило, до розгляду застарілих нормативних документів. Що стосується нововведень, то вони розглядаються не в повній мірі. Це є дуже негативним явищем, оскільки нормативно правова база змінюється з частою періодичністю, а це все не відображено.

У процесі своєї діяльності практично кожний бухгалтер стикається з проблемою правильного обліку та оподаткування витрат на відрядження. При цьому часто виникають питання, зокрема, що вважати службовим відрядженням; який порядок відрядження співробітників підприємства, що працюють за сумісництвом або виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру; якими нормативними документами, що охоплюють питання витрат на відрядження, необхідно керуватися в даний час.

Велика роль при цьому відводиться бухгалтерському обліку, за допомогою якого безперервно і взаємопов'язано відображаються всі документально підтверджені господарські операції, чим забезпечується достовірність, своєчасність і точність інформації. Правильна організація обліку розрахунків з підзвітними особами, з одного боку, забезпечує дієвий контроль за використанням на підприємстві грошових коштів і, з іншого боку, дозволяє підприємству уникнути конфліктних ситуацій у відносинах з податковою службою.

Актуальність теми полягає в тому, що кожне підприємство незалежно від організаційно-правової форми та виду діяльності видає своїм працівникам готівку під звіт. Перш за все, готівкові грошові кошти використовуються для оплати витрат на відрядження. А саме: для покупки квитків, оплати проживання та інше. Працівникам, які направляються у службові відрядження, видаються також добові - гроші на харчування та інші особисті потреби. Крім того, працівникам можуть знадобитися готівкові кошти для купівлі канцелярських товарів та інших матеріальних цінностей, для оплати господарсько-операційних витрат, виконаних робіт, наданих послуг.

Об'єктом дослідження дипломної роботи є теоретичні засади бухгалтерського обліку і законодавство України, яке регламентує здійснення бухгалтерського обліку.

Предметом дослідження дипломної роботи є організація здійснення обліку розрахунків з підзвітними особами.

Метою дипломної роботи є дослідження організації здійснення обліку розрахунків з підзвітними особами.

Метою роботи зумовлено виконання таких завдань:

дослідити теоретичні засади обліку розрахунків з підзвітними особами;

охарактеризувати організацію обліку розрахунків з підзвітними особами;

розглянути автоматизацію обліку цих розрахунків;

виконати практичне завдання.

1. Теоретичні засади обліку розрахунків з підзвітними особами

1.1 Поняття розрахунків з підзвітними особами

У процесі діяльності установ виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У такому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітні особи - це працівники установи, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника.

Для кожної установи повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати грошові кошти в підзвіт на господарські потреби.

Відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника установи для виконання службового доручення на певний строк до іншого населеного пункту, що знаходиться поза місцем його постійної роботи.

Порядок видачі коштів під звіт, розміри, а також порядок відзвітування регламентується Кабінетом Міністрів України. Направлення працівників установи у відрядження здійснюється керівником установи з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва установи, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження. Необхідними документами при відрядженні за кордон є:

запрошення приймаючої сторони;

укладений контракт;

інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (протокол про наміри);

документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, тематика яких збігається з діяльністю установи [5].

Отже, підзвітними особами є працівники даної установи, яким в обмежених розмірах видаються аванси на здійснення деяких операційно-господарських витрат, які не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків, а також на відрядження і наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні п'яти робочих днів [3; 4].

Готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси.

Згідно з Порядком ведення касових операцій № 334 розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа повинна відзвітувати за отримані підзвітні суми не пізніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відрядженнями - не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). В іншому разі готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси установи (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Основна маса авансів видається під звіт на службові відрядження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення.

1.2 Характеристика службових відряджень працівників

Регламентування службових відряджень працівників бюджетної установи здійснюється на підставі Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон. Віповідно до цього документу службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включають до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю установи, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю установи, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які відрегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності установи, яке відряджає працівника [4].

Установа, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком 1 до Інструкції.

Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.11 № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" [9].

Слід зазначити, що дія цієї постанови не поширюється на приватні підприємства.

У зв'язку з новим порядком визначення оподатковуваного прибутку, введеним Законом України "Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких законодавчих актів України щодо податкової реформи" від 28.12.2014 № 71-VIII, з 1 січня 2015 року скасовано обмеження на включення до податкових витрат сум добових. Нині витрати на відрядження в податковому обліку відображаються за правилами бухгалтерського обліку. Однак колишні обмеження залишилися для цілей утримання податку на доходи фізичних осіб (ПДФО). Так, відповідно до підпункту 170.9.1 Податкового кодексу України (ПКУ) не включаються до оподатковуваного доходу платника ПДФО витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати):* у межах території України -- не більше 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження; * для відряджень за кордон -- не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати.

Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу тієї установи, до якої він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі.

Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та мети використання коштів, наданих на відрядження. Указані обмеження встановлюються наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів, крім випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів № 98, а саме:

Строк відрядження працівників, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати строк будівництва об'єктів.

Строк відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів, не повинен перевищувати один рік.

Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами), забезпечують належні соціально-побутові умови, медичне обслуговування, страхування та необхідний правовий захист громадян України, які відряджаються за її межі для виконання робіт, зазначених в абзаці третьому цього пункту.

Строк відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування витрат стороною, що приймає, - 18 місяців.

Строк відрядження працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об'єднаних Націй згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об'єднаних Націй, не повинен перевищувати шість місяців.

Строк відрядження працівників Державної фінансової інспекції, її територіальних органів, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати період проведення таких заходів.

У разі направлення осіб до вищих навчальних закладів або наукових установ за кордоном з метою навчання або стажування строк навчання студентів не повинен перевищувати двох років, аспірантів - одного року, а строк стажування наукових і науково-педагогічних працівників - шести місяців.

Строк відрядження військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу та працівників, які направляються починаючи з 14 квітня 2014 року в межах України для участі в антитерористичних операціях, здійснення заходів із забезпечення правопорядку на державному кордоні, не повинен перевищувати період проведення таких заходів.

Строк відрядження військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу та працівників, направлених для лікування та реабілітації у зв'язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов'язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), та осіб, які супроводжують таких військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу та працівників, не повинен перевищувати строк лікування та реабілітації [9].

Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади приймається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 27.06.96 № 682 "Про впорядкування службових відряджень керівників органів державної виконавчої влади".

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило.

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що його відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними.

За кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.11 № 98 [9].

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Якщо відсутні відмітки в посвідченні про відрядження, то добові не виплачуються.

Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання жилого приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором.

Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу, згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі.

Витрати на наймання жилого приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються в порядку й розмірах, передбачених цим пунктом.

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання жилого приміщення, згідно з підтвердними документами в оригіналі.

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання жилого приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців [4].

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

Відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання жилого приміщення і добові. Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про витрачену у зв'язку з відрядженням суму. Разом з цим документом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі про наймання жилого приміщення та проїзд.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, установлюються додаткові обмеження відповідно до чинного законодавства.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових [4].

Відшкодування витрат вартості проживання понад установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, здійснюються згідно з підтвердними документами в оригіналі лише з дозволу керівника.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 - 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника підприємства, згідно з поданими проїзними документами [4].

Відрядженому працівникові за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводяться в розмірах, погоджених з керівником.

Керівники підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат на наймання жилих приміщень, що перевищують граничні норми, встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.11 № 98 [9], та витрат на проїзд у м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1-4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу.

Порядок відрядження за кордон, визначений у Загальних положеннях та пунктах 1.1-1.20 розділу II Інструкції, поширюється на державних службовців і працівників тих підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, з урахуванням таких особливостей:

Норми добових витрат та граничні норми відшкодування витрат на наймання жилого приміщення визначені згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 98, наведені в таблиці (додаток 1).

Для окремих категорій державних службовців передбачені постановою Кабінету Міністрів № 98 надбавки до затверджених норм добових виплат в іноземній валюті, наведедені в таблиці (додаток 2)

Перерахунок норм, визначених у гривнях, в іноземну валюту здійснюється в порядку, встановленому п.1.2 розділу II цієї Інструкції.

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день виїзду та приїзду, - за нормами, що встановлені для країни, куди відряджено працівника;

б) у разі здійснення відряджень до кількох країн протягом доби - у розмірі середнього арифметичного від норм, установлених для цих країн;

в) при направленні у відрядження до двох або більше країн - за нормами, що встановлені для відповідних країн, з дня перетину кордону відповідної країни.

День повернення в Україну (перетину кордону) - за нормами останньої країни відрядження;

г) якщо відряджений за кордон працівник згідно з умовами запрошення забезпечується стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі), або якщо вартість харчування включається до рахунків на наймання житлового приміщення без визначення конкретної суми, то добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках до норм добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 98, зокрема: 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - при дворазовому, 35 відсотків - при триразовому харчуванні;

ґ) витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових [4].

Згідно п.1 постанови Кабінету міністрів України для працівників підприємств, закладів та організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також осіб, направлених у відрядження підприємствами, закладами і організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються за рахунок бюджетів), встановлені наступні граничні норми добових витрат:

Державним службовцям і працівникам підприємств України, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні і отримують виплати в іноземній валюті, в разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються в розмірі 80 відсотків норм добових витрат для даної країни, згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 98. У разі відрядження в межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються в розмірі 40 відсотків зазначених норм.

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів.

Підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку України щодо вивезення іноземної валюти за кордон. Працівника ознайомлюють з довідкою-розрахунком на виданий йому аванс та з чинними положеннями про звітування за його використання.

Перерахунок граничних норм добових витрат, що встановлені в гривнях, у долари США здійснюється за прогнозним офіційним обмінним курсом національної валюти України до долара США на поточний рік.

У разі потреби авансування коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, перерахунок граничної норми, розрахованої в доларах США, у валюту країни, куди відряджається працівник, здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим Національним банком України офіційним обмінним валютним курсом національної валюти України до цих валют та долара США на день видачі авансу.

За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати:

а) на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження;

б) на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також уключених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;

в) на оплату телефонних рахунків;

г) на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат [4].

Указані в цьому пункті витрати можуть бути відшкодовані лише за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків готелів (мотелів) або інших суб'єктів, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо.

Крім названих у цьому пункті витрат, відрядженому працівникові відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.11 № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" відшкодовуються, у межах граничних норм, не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати), що з'явилися у зв'язку з відрядженням.

Перерахунок граничних норм добових (до 243,60 грн. за добу) у долари США здійснюється за прогнозним офіційним курсом обміну національної валюти України до долара США на поточний рік.

Наприклад, норма добових - 243,60 грн. Прогнозний офіційний курс обміну гривні до долара США на поточний рік - 22,00. Перерахунок: 243,60 грн : 22,00 = 11,07 дол. США.

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах граничних норм:

а) за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та приїзду;

б) у разі включення витрат на харчування до рахунків на наймання жилого приміщення та у випадках, коли відряджені працівники за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні перебування (дорозі), - в межах граничних норм з урахуванням кількості разів харчування на добу. Залежно від кількості разів харчування на добу впродовж відрядження перерахунок здійснюється за кожну добу окремо;

в) якщо дата виїзду у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками в закордонному паспорті чи документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України;

г) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

У разі відсутності такої зупинки добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, - за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі виїзду у справах відрядження зазначеного працівника з країни перебування до інших країн добові витрати відшкодовуються за нормами, що встановлені для країни відрядження, й в порядку, встановленому підпунктом 2.1.2 пункту 2.1 розділу II Інструкції [4].

Якщо працівника направлено у відрядження до двох або більше країн, то день повернення в країну перебування (день перетину кордону) відшкодовується за нормами останньої країни відрядження.

За час перебування у відрядженні за кордоном працівникові відшкодовуються, на підставі поданих в оригіналі документів (рахунків, квитанцій, проїзних квитків тощо), такі витрати:

а) на проїзд повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування за тарифом 2-го класу (на літаках - економічного, на суднах - 2-го або туристського класу).

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 - 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу керівника.

Якщо класифікація кают на пасажирських суднах установлена в категоріях, то каюти 1, 2 і 3-ї категорій вважаються каютами 1-го класу, а каюти інших категорій - 2-го (туристського) класу.

Вартість проїзду залізницями в країнах Азії та Африки відшкодовується за тарифами 1-го класу.

б) на бронювання місць у готелях - у розмірі не більше 50 відсотків вартості місця за одну добу;

в) на побутові послуги, вартість яких уключена до рахунка про оплату за наймання жилого приміщення (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), але не більше 10 відсотків від норми добових витрат, установленої для країни, куди відряджається працівник, згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 98, - за всі дні проживання;

г) на перевезення до 30 кг багажу, крім багажу, вартість перевезення якого включена до вартості квитка на той вид транспорту, яким користується працівник. Зазначені витрати відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу керівника;

ґ) на наймання житлового приміщення під час відрядження в разі транзитної зупинки, а також вимушеної затримки в дорозі - у межах граничних норм, визначених для країни, де відбулася зупинка, згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 98;

д) на службові телефонні переговори - у розмірах, погоджених з керівником [4].

З дозволу керівника відрядженому працівникові можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори. При цьому зазначені витрати та витрати, визначені в третьому абзаці п.1.8 розділу II цієї Інструкції, належать до компенсаційних, оскільки вони пов'язані з перебуванням у місці відрядження і не включаються до сукупного оподатковуваного доходу працівника.



2. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами

2.1 Особливості видачі коштів під звіт

У процесі господарської діяльності у підприємств виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

На підприємстві повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби.

Підприємство, що відправляє працівника у відрядження, зобов'язане забезпечити його коштами (авансом) у межах можливих затрат на оплату проїзду та наймання житлового приміщення (при чому керівник може обмежити їх максимальний розмір), а також добових витрат. Суму авансу на відрядження, що видається під звіт, визначають на підставі попереднього розрахунку у кошторисі витрат. При цьому аванс на закордонне відрядження повинен видаватися у валюті тієї країни, до якої працівник відряджається, або у вільноконвертованій валюті в розмірах, зумовлених реальними потребами в країні перебування з дотриманням вимог НБУ щодо вивезення іноземної валюти за кордон. Аванс може видаватися готівкою, передачею в користування корпоративної картки (далі - КПК) або перерахуванням на особисту платіжну картку.

Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Передача їх однією особою іншій забороняється. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного відзвітування конкретної підзвітної особи за раніше виданий їй аванс. Залишок коштів понад суму, використану згідно з звітом про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підлягає поверненню працівником до каси підприємства одночасно з поданням зазначеного звіту.

Під надмірно витраченими розуміють кошти, не повернуті в установлений термін:

у разі відрядження - суми отриманих грошових коштів, які перевищують витрати платника податків на відрядження, розраховані згідно із законодавством про оподаткування прибутку;

у разі видачі грошей під звіт - суми грошових коштів, які перевищують фактичні витрати платника податків на здійснення окремих цивільно-правових дій від імені і за рахунок особи, яка надала такі кошти під звіт.

2.2 Документальне оформлення розрахунків з підзвітними особами

Направлення працівників підприємств у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відряджається працівник, термін й мета відрядження.

Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому посвідчення про відрядження ).

Посвідчення про відрядження - документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибувають з відрядження.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства звіт про використання грошових коштів, наданих на відрядження або під звіт, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат у межах передбачених норм із доданням відповідних документів, рахунки на проживання, чеки, квитанції, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки, страхові поліси, чеки банкоматів, квитанції торговельних терміналів тощо. Звіт про використання грошових коштів, наданих на відрядження або під звіт - документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані в підзвіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум, або їх перевитрачання, розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Обов'язковим реквізитом звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт є резолюція керівника підприємства або уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

Звіт про використання коштів подається:

до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому особа завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, яка надала кошти під звіт;

при здійсненні розрахунків із застосуванням КПК у безготівковій формі - протягом 10 днів після повернення;

у деяких випадках, коли необхідно з'ясовувати причину розбіжностей між звітними документами, - за рішенням роботодавця до 20 днів.

В обліку відображаються дані зі звітів, перевірених арифметично, за змістом (щодо необхідності витрат та їх відповідності призначенню авансу) та затверджених керівником підприємства. Бухгалтер опрацьовує звіт про використання грошових коштів, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу. Підчистки, помарки, необумовлені виправлення, перекручення дат у посвідченні про відрядження та авансовому звіті не допускаються. Звіт обов'язково підписується підзвітною особою. Після складання звіту про використання коштів визначається різниця між сумою отриманого авансу та фактичними витратами. Якщо працівник здійснив перевитрату авансової суми, то кошти повинні бути відшкодовані йому з каси підприємства без його заяви. Виняток складають випадки, коли перевитрати були здійснені на цілі, не передбачені наказом. У такому випадку можливі наступні варіанти:

суму перевитрат за звітом про використання коштів, наданих на відрядження не відшкодовують і на авансовому звіті пишуть тільки суму, затверджену керівником;

суму перевитрат відшкодовують за рішенням керівника з наступним приєднанням цієї суми до сукупного оподатковуваного доходу працівника.

Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтер має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством.

Це положення застосовується лише щодо сум авансів, виданих у національній грошовій одиниці України на господарські потреби або витрати на відрядження.

2.3 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами відносяться до розрахунків підприємства з поточної дебіторської заборгованості . Для таких розрахунків в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися субрахунки третього порядку, наприклад: 3721 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722 "Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті", 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби" та інші субрахунки.

Нижче наведено типову кореспонденцію розрахунків з підзвітними особами:



Таблиця 4 Кореспонденція бухгалтерських рахунків по обліку розрахунків із підзвітними особами

№ п/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1.	Видано під звіт працівнику підприємства готівку на господарські потреби або для поїздки у відрядження	372 “Розрахунки з підзвітними особами”	30 “Каса”
2.	Перераховано грошові кошти підзвітній особі за місцем її перебування у відрядженні	372 “Розрахунки з підзвітними особами”	31“Рахунки в банках”
3.	Відшкодовано працівнику суму перевищення витрат від суми, яку було ним отримано під звіт для поїздки у відрядження	372“Розрахунки з підзвітними особами”	30 “Каса”
4.	Списано із працівника на підставі авансового звіту і доданих первинних документів суми, спрямовані на закупівлю для потреби підприємства як оборотних, так і необоротних активів	15 “Капітальні інвестиції” 20 “Виробничі запаси” 21 “Поточні біологічні активи” 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети” 25 “Напівфабрикати” 28 “Товари”	372 “Розрахунки pпідзвітними особами”
5.	Відображено суму ПДВ (податковий кредит) за придбаними працівником цінностями	64 “Розрахунки за податками й платежами”	372 “Розрахунки з підзвітними особами”
6.	Відображено повернення до каси невикористаних підзвітних сум	З0 “Каса”	372 “Розрахунки pпідзвітними особами”
7.	Списано витрати по відрядженню на відповідні бухгалтерські рахунки	23 “Виробництво” 39 “Витрати майбутніх періодів” 84 “Інші операційні витрати” 91“Загальновиробничі витрати” 92 “Адміністративні витрати” 93 “Витрати на збут”	372 “Розрахунки pпідзвітними особами”
8.	Відображено утримання із заробітної плати працівника підзвітних сум, на які ним не було вчасно подано авансового звіту	66“Розрахунки за виплатами працівникам”	372 “Розрахунки з підзвітними особами”

3. Автоматизація обліку розрахунків з підзвітними особами

Факт видачі грошових коштів підзвітній особі оформляється документом "Расходный кассовый ордер", повернення невикористаної підзвітної суми - документ "Приходный кассовый ордер".

Для оформлення "Посвідчення про відрядження" програмою слід виконати команду: Кадровый учет > Занятость >Командировки:

Мал. 1.Створення посвідчення

Документ "Авансовые отчеты" дає можливість дає можливість оформити операції по розрахунках з підзвітною особою, так і операції щодо оприбуткування матеріальних і нематеріальних активів придбаних підзвітною особою. Новий документ формується за допомогою команди "Документы - Прочие - Авансовый отчет". Поле "Подотчетник" слугує для введення прізвища підзвітною особою підзвітної особи з довідника "Сотрудники". В полях "Валюта" і "Курс" вказується валюта авансового звіту в якій здійснено витрати підзвітною особою із зазначенням курсу валюти стосовно грн. У випадку оформлення документом оприбуткування матеріальних цінностей в полі "Валюта" повинно бути зазначено грн.

При заповненні табличної частини документа сума ПДВ буде автоматично розрахована за вказаної в полі "Вид НДС" ставкою.

Поле "Назначение аванса" заповнюється з клавіатури і заповнюється при створенні друкованої форми звіту.

Мал. 2 Друкована форма звіту

В полі "Примечание" ввести примітку до звіту ( Н: документ: матеріал оприбутковано прибутковою накладною № ___ від ___.

Поля "С" і "По" табличної частини слугує для введення дат початку та завершення підзвіту.

В полі "Счет" вказати № бухгалтерського рахунку. Допускається щоб інформація в полі "Затрата" та "Содержание" була аналогічною.

При введенні суми добових необхідно перевірити значення поля "НДС".

В полі "Валовые расходы" - вказується значення "Да/Нет". В полі "Субконто валовых расходов" вибираємо субконто валових доходів або витрат.

За допомогою клавіші "Печать" відбувається друкована форма звіту.

підзвітний службовий документальний синтетичний



Висновки

Отже, опрацювавши тему дипломної роботи “Облік розрахунків з підзвітними особами” можна зробити такі висновки.

У процесі фінансово-господарської діяльності у підприємства виникає потреба використовувати готівку грошові кошти для розрахунків з працівниками по відрядженнях, видачі їм коштів на представницькі цілі, для купівлі за готівковий розрахунок товарів в інших організаціях або у фізичних осіб, для оплати виконаних робіт, надання послуг, а також на інші господарсько-операційні цілі.

Порядок видачі коштів під звіт, розміри, а також порядок відзвітування регламентується Кабінетом Міністрів України. Направлення працівників установи у відрядження здійснюється керівником установи з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва установи, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження.

Працівникам, які направляються у службові відрядження, видаються також добові - гроші на харчування та інші особисті потреби. Крім того, працівникам можуть знадобитися готівкові кошти для купівлі канцелярських товарів та інших матеріальних цінностей, для оплати господарсько-операційних витрат, виконаних робіт, наданих послуг.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства звіт про використання грошових коштів, наданих на відрядження або під звіт, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат у межах передбачених норм із доданням відповідних документів, рахунки на проживання, чеки, квитанції, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки, страхові поліси, чеки банкоматів, квитанції торговельних терміналів тощо. Звіт про використання грошових коштів, наданих на відрядження або під звіт - документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані в підзвіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум, або їх перевитрачання, розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Для оформлення "Посвідчення про відрядження" програмою слід виконати команду: "Документы - Прочие - Командировочное удостоверение".

Документ "Авансовые отчеты" дає можливість дає можливість оформити операції по розрахунках з підзвітною особою, так і операції щодо оприбуткування матеріальних і нематеріальних активів придбаних підзвітною особою. Новий документ формується за допомогою команди "Документы - Прочие - Авансовый отчет". Поле "Подотчетник" слугує для введення прізвища підзвітною особою підзвітної особи з довідника "Сотрудники". В полях "Валюта" і "Курс" вказується валюта авансового звіту в якій здійснено витрати підзвітною особою із зазначенням курсу валюти стосовно грн. У випадку оформлення документом оприбуткування матеріальних цінностей в полі "Валюта" повинно бути зазначено грн.



Список використаної літератури

1. Білуха М.Т. Теорія бухгалтерського обліку: Підруч. - К., 2000. - 690 с.

2. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.

3. Максімова В. Ф. Бухгалтерський облік: Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 6.050100 "Облік і аудит" - Одеса: ОНЕУ, 2012.- 670 с

4. Бухгалтерський фінансовий облік: підручник для студентів спеціальності "Облік і аудит" вищих навчальних закладів ; під заг. ред. Ф.Ф. Бутинця. - 8-ме вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП "Рута", 2009. - 912 с.

5. Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон: Затв. наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 зі змінами і доповненнями, внесеними наказом Міністерства фінансів України від 13.08.98 № 165 // Б-ка Податки та бухгалтерський облік: Службові відрядження. - 1998. - № 8.

6. Лишиленко О.В. Бухгалтерський облік: Підручник. - 3-тє вид., перероб. і доп. - Київ: Вид-во “Центр учбової літератури”, 2009. - 670 с. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16.07.99 р. // Відомості Верховної Ради України (ВВР). - 1999. - №40.

7. Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів: Постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.11 № 98 з подальшими змінами та доповненнями.

8. . Сопко В.В. Бухгалтерський облік в управлінні підприємством: Навч. посіб. - К.: КНЕУ, 2006. - 526 с. 669 108. Сопко Т.М. Організація обліку: [навч. пос.] / Т.М. Сопко. - К.: Центр учбової літератури, 2008. - 224 с.

9. П. Сук // Бухгалтерія в сільському господарстві. - 2005. - № 1. - С. 2-4.

10. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посібник. / За ред. В.С. Білоуська. - 4-те вид.- Х.: Харк. нац. аграр. ун-т ім. В. В. Докучаєва, 2007. - 423 с.

11. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посіб. / О.І. Васюта-Беркут, Г.Ф. Шепітко, Н.О. Ромашевська; За заг. ред. В.Б. Захожая. - 2-ге вид., стереотип. - К.: МАУП, 2003. - 176 с.

12. Ткаченко Н.М. Актуальні проблеми теорії і практики бухгалтерського обліку та звітності в умовах інтеграції України у світове співтовариство / Н.М. Ткаченко // Збірник наукових праць Подільського державного аграрно-технічного університету: Кам'янець-Подільський. 2009. - Вип. 17. - Т. 2. - С. 51-53.

13. Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. - К.: Знання, 2004. - 447 с. 1. Шер І. Ф. Бухгалтерія і баланс. - М., 1925. - С. 16.

14. Шпакова Л.В., Барулина Е.В. Чабанова Н. Організація бухгалтерського обліку / Н. Чабанова, Т. Упир, В. Упир. - Х.: Фактор, 2008. - 480 с.

...