Вплив форм бухгалтерського обліку на формування інформаційних потоків

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

Розділ 1. Вплив форм бухгалтерського обліку на формування інформаційних потоків

1.1 Інформаційні потоки в системі управління підприємством

1.2 Форми введення бухгалтерського обліку

Розділ 2. Організація бухгалтерського обліку в бюджетній установі

2.1 Структура бухгалтерії та розподіл роботи

2.2 Комп'ютеризація бухгалтерського обліку в бюджетній установі

Висновки

Список використаних джерел та літератури

Вступ

Перехід до ринкової економіки вимагає від підприємств підвищення ефективності діяльності на основі впровадження досягнень науково-технічного прогресу, ефективних форм господарювання і управління виробництвом, подолання безгосподарності, активізації підприємництва, ініціативи і т.д.

Важлива роль в реалізації цієї задачі відводиться організації бухгалтерського обліку на підприємстві: організаційній побудові бухгалтерії підриємства, принципам організації бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський облік є функцією управління підприємства.

У бухгалтерському обліку одночасно поєднуються три види управлінських робіт, завдяки чому він виконує три самостійні функції: інформаційну, контрольну та аналітичну. Без даних бухгалтерського обліку неможливо дати об'єктивну оцінку стану і результатам господарської діяльності підприємства.

На бухгалтерський облік покладено завдання з поліпшення інформаційного забезпечення управління і контролю за збереженням власності та зміцненням фінансового стану підприємства, підвищенням ефективності діяльності та зменшенням ризику втрати коштів через непродумані дії.

Встановлення ринкових умов зумовлює потребу перегляду положень бухгалтерського обліку доходів, а також методики формування й обробки одержаної облікової інформації, виходячи з існуючого господарського механізму та наявної обчислювальної техніки.

Саме тому тема курсової роботи є досить актуальною.

Метою даної курсової роботи є вивчення технік бухгалтерського обліку та їх вплив на формування інформаційних потоків підприємства в сучасних економічних умовах в Україні.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити наступні завдання:

- розкрити економічну сутність інформаційних потоків на підприємстві;

- вивчити організацію та методику форм фінансового обліку підприємстві;

- розглянути організацію ведення бухгалтерського обліку на базовому підприємстві;

- описати організацію і методику автоматизованої системи обробки облікової, аналітичної інформації;

- узагальнити результати роботи, розробити пропозиції.

Предметом дослідження є фінансові результати від господарської діяльності базового підприємства.

Розділ 1. Вплив форм бухгалтерського обліку на формування інформаційних потоків

1.1 Інформаційні потоки в системі управління підприємством

Підвищення ефективності організації та її оптимізація пов'язані з необхідністю використання найбільш ефективних форм її управління. Застосування таких форм пов'язане з використанням інформаційного простору організації, склад якого визначається інформаційним ресурсом - інформацією. Основна задача організації полягає у ефективному і раціональному використанні інформації. Для вирішення цієї задачі керівництву організації необхідна оперативна і достовірна інформація з метою прийняття управлінських рішень.

Інформаційні потоки представляють собою сукупність повідомлень, які об'єктивно відображають розвиток процесів у господарській діяльності і передаються по каналам зв'язку для здійснення оперативного управління [1].

Цінність інформації є головним в системі управління, тому необхідно приділяти увагу оптимізації системи інформаційних потоків. Інформація характеризується наступними властивостями:

- регулярністю надходження;

- повнотою - її достатність для прийняття рішення;

- достовірністю - її відповідність до об'єктивної реальності;

- зрозумілістю, тобто інформація не повинна вимагати

«розшифровки»;

- корисністю, тобто ефект від використання інформації повинен перекривати затрати на її отримання;- своєчасністю, тобто інформація повинна надходити тоді, коли має сенс її аналізувати;

- релевантністю, тобто інформація повинна допомагати у прийнятті рішення.

У сучасному світі характерним є постійне збільшення потоків інформації, що несе у собі суперечливість. Тобто, чим більший обсяг інформації, тим більше можливість використання корисної її частини для прийняття управлінського рішення. Але з іншого боку діє закон Парето - згідно статистичним дослідженням, якщо інформація збільшується вдвічі, її корисність становить не більш 20%, а 80%, які залишилися, не носять корисного характеру.

Отже, велике значення має пошук ефективних алгоритмів виділення корисної частини інформації із загального її потоку для ефективного використання її у прийнятті раціональних управлінських рішень.

Крім важливості властивостей інформації, важливу роль займає її правильне направлення. Для управління інформаційним ресурсом потрібна організація інформаційної діяльності. Вона здійснюється у наступних основних напрямках:

- підтримка та розвиток інформаційної системи управління організацією;

- виявлення та відбір основних джерел інформації;

- збір та обробка інформації, оцінка її повноти, достовірності і значущості,

- прийняття організаційних рішень;

- аналіз інформації, виявлення тенденцій;

- розробка прогнозів і альтернатив поведінки підприємства;

- прийняття управлінських рішень для реалізації стратегічних планів;

- формування та постійне оновлення бази знань підприємницьких ідей і пов'язаних з ними ризиків та ін. [2, с.17].

Для отримання додаткових переваг у діяльності підприємства необхідно забезпечити активне використання інформаційного ресурсу у системі управління організації. Переробка інформації формує знання про поточний стан виробництва, завдяки яким здійснюється вплив на виробничі, фінансові і адміністративно-господарські процеси. Дослідження інформації допомагає знайти не тільки шляхи до розробки нового товару або послуги, але й забезпечити виправданий ризик вибору нового напряму у виробництві, формування нового ринку. Процес управління який базується на результатах обробленої інформації, передбачає вибір та застосування менеджерам таких дій, які дозволять управляти відповідними підрозділами організації.

Результатом такого управління є підтримання заданої ефективності виробничого процесу і реалізація відповідної бізнес-функції організації.

Регулярна активна діяльність менеджера у сфері глобальних інформаційних мережах дозволить сформувати зв'язки , які збільшать інформаційний ресурс системи управління з отриманням додаткового прибутку.

Таким чином, для ефективного управління організацією та підвищення її ефективності потрібно не тільки використовувати існуючу інформацію з відповідними властивостями, але й застосовувати методи, технології та засоби пошуку, обробки, розподілення інформації для використання її у прийнятті управлінського рішення, з наступною її організацією і направленням до джерела управління. Методи за допомогою яких здійснюють відбір та пошук необхідної інформації вимагає застосування кваліфікованих працівників, фінансових ресурсів та новітніх технологій. Найбільш поширена в наш час - це без паперова технологія, яка включає:

1. Роботу користувача на ПЕОМ у режимі управління.

2. Наскрізну інформаційну підтримку на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних, яка забезпечує єдину уніфіковану форму зображення, зберігання, пошуку, відображення, відновлення і захисту інформації.

3. Безпаперовий процес обробки інформації, при якому на папері фіксується лише остаточний варіант розрахунків у вигляд.

4. Інтерактивний (діалоговий) режим рішення задачі (отримання необхідних показників) з широкими можливостями для користувача.

5. Можливість колективного виконання документів на основі об'єднаної каналами зв'язку групи ПЕОМ, які працюють в одному режимі.

6. Можливість адаптивної перебудови форм і способу подання інформації у процесі рішення задачі або при одержанні необхідних показників [3,с.27].

1.2 Форми введення бухгалтерського обліку

Форма бухгалтерського обліку - це сполучення різних регістрів аналітичного і синтетичного обліку, їх взаємозв'язок, послідовність і способи облікових записів з метою узагальнення й одержання звітності.
- Меморіально-ордерна форма обліку

На підприємствах тривалий час застосовувалася меморіально-ордерна форма обліку, при якій складалися книжкові й карткові облікові регістри. Нині цю форму обліку використовують переважно на невеликих підприємствах.

Синтетичний облік при цій формі ведеться у книгах або відомостях. Для аналітичного обліку використовують книги, відомості, картки. Бухгалтерські проводки оформлюють меморіальними ордерами, які складаються за звітний період і реєструються у реєстраційних журналах. Облік наявності грошових коштів ведеться у спеціальній касовій книзі.

- Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку

Заснована на використанні принципу систематизації та накопичування даних первинних документів безпосередньо в регістрах аналітичного і синтетичного обліків відповідно до чинного Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні.

Записи в накопичувальних регістрах виконують по показниках, необхідних для управління і контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства, а також для складання періодичної та річної бухгалтерської звітності. Основними регістрами при цій формі обліку є журнали-ордери, що ведуться по кредиту синтетичних рахунків (синтетичного обліку) і дебету кореспондуючих рахунків. Використовують також регістри аналітичного обліку - відомості, таблиці, книги і картки.

Наприкінці місяця підсумкові дані кредитових оборотів із журналів-ордерів переносять до Головної книги, в якій підраховують обороти по дебету кожного рахунка. Головну книгу використовують для узагальнення даних журналів-ордерів, взаємної перевірки зроблених записів по окремих рахунках і складання звітного балансу.

У Головній книзі відображають початкове сальдо, поточні обороти і сальдо на кінець звітного періоду (місяця, кварталу, року) по кожному синтетичному рахунку. За методом подвійного запису суми дебетових і кредитових оборотів, а також дебетових і кредитових сальдо мають бути відповідно між собою рівними.

Головна книга відкривається на рік.

Порядок ведення обліку за журнально-ордерною формою для великих промислових підприємств (17 журналів-ордерів) визначено Інструкцією з використання єдиної журнально-ордерної форми обліку № 63, затвердженою Міністерство фінансів СРСР 8 березня 1960 р. з подальшими змінами. Для малих підприємств порядок ведення обліку за скороченою журнально-ордерною формою (8 журналів-ордерів).

Бухгалтерський облік на малих підприємствах базується на єдиних методологічних принципах, встановлених Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 250 від 3 квітня 1993 р. (зі змінами і доповненнями, внесеними постановами Кабінету Міністрів України № 509 від 5 липня 1993 p., № 804 від 24 вересня 1993 p., № 175 від 21 березня 1994 p., № 307 від 26 квітня 1995 p., № 95 від 14 серпня 1996 p., № 869 від 11 серпня 1997 p.).

Створення, прийом і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів бухгалтерської звітності здійснюється відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 88 від 24 травня 1995 р.

Відповідно до наказу Міністерства фінансів України № 112 від 31 травня 1996 р. затверджені Вказівки про склад і порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 297/1322 від 13.06.96 p.).

Мале підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського обліку, виходячи з потреб свого виробництва і управління, їх складності та чисельності працівників.

Підприємствам, що зайняті у матеріальній сфері виробництва, рекомендується використовувати регістри, передбачені журнально-ордерною формою бухгалтерського обліку. Підприємства торгівлі, громадського харчування і постачальницько-збутових видів діяльності можуть використовувати регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.

Виходячи з потреб виробництва й управління, мале підприємство може пристосовувати регістри бухгалтерського обліку відповідно до специфіки своєї роботи з дотриманням вимог:

- єдина методологічна основа (принцип подвійного запису);

- взаємозв'язок даних аналітичного і синтетичного обліків;

- суцільне відображення всіх господарських операцій в регістрах обліку на підставі первинних облікових документів;

- накопичення і систематизація даних первинних документів у розрізі показників, необхідних для управління і контролю за господарською діяльністю малого підприємства, а також для складання і подання бухгалтерської звітності та декларації з оподаткування.

Початковим етапом бухгалтерського обліку на малому підприємстві є суцільне документування всіх господарських операцій. Малі підприємства для документування операцій можуть використовувати типові міжвідомчі форми первинної облікової документації та відомчі форми.

Наступним етапом обліку є:

- реєстрація відомостей, відображених у первинних документах, у застосовуваних регістрах бухгалтерського обліку;

- складання фінансової звітності;

- використання даних бухгалтерських регістрів для одержання іншої інформації, яка необхідна для самого підприємства і зовнішніх користувачів.

Спрощена форма бухгалтерського обліку може застосовуватися за двома видами:

- проста форма (без використання регістрів обліку майна малого підприємства);

- форма бухгалтерського обліку з використанням регістрів обліку майна малого підприємства

- Проста форма бухгалтерського обліку.

Малі підприємства, які здійснюють не більше 100 господарських операцій на місяць, не мають виробництва продукції і робіт, пов'язаних з великими матеріальними витратами, застосовують просту форму бухгалтерського обліку.

При простій формі обліку реєстрація первинних облікових документів, відображення операцій на рахунках, визначення собівартості продукції і фінансового результату ведуться в одному бухгалтерському регістрі -- Книзі обліку господарських операцій за формою № К-1.

Поряд з Книгою обліку господарських операцій для обліку розрахунків з оплати праці з працівниками і бюджетом по прибутковому податку мале підприємство веде Відомість обліку заробітної плати за формою № В-8.

Книга обліку господарських операцій (форма № К-1) містить усі застосовувані малим підприємством бухгалтерські рахунки, є комбінованим регістром аналітичного і синтетичного обліку, на підставі якого є можливість визначити наявність господарських засобів та їх джерел на визначену дату і скласти бухгалтерську звітність.

Книга має бути прошнурована й пронумерована. На останній сторінці зазначається кількість пронумерованих сторінок, що засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера, а також печаткою.

Книга відкривається записами сум залишків на початок року (початок діяльності підприємства) за кожним видом засобів і джерел.

У графі 3 "Зміст операції" в хронологічній послідовності позиційним способом відображуються на підставі первинних документів всі господарські операції поточного місяця.

Суми по кожній операції, зареєстрованій у Книзі, відображуються методом подвійного запису одноразово у графах "Дебет" і "Кредит" рахунків обліку відповідних видів коштів та їх джерел.

- Механізовані й автоматизовані форми ведення бухгалтерського обліку

В умовах використання обчислювальних машин створено принципово нові механізовані й автоматизовані форми бухгалтерського обліку, при яких обліково-обчислювальні роботи виконуються автоматично на обчислювальних машинах.

Новий підхід до організації бухгалтерського обліку при комплексній його механізації в умовах використання електронно-обчислювальних машин виявив нові форми бухгалтерського обліку - автоматизовані.

В основу комплексної механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку закладено принцип безперервності обробки облікової інформації.

Синтетичними й аналітичними обліковими регістрами при механізованих і автоматизованих формах бухгалтерського обліку є машинограми.

На сучасному етапі дедалі більше використовують сучасну обчислювальну техніку - ЕОМ.

Створення і впровадження в практику обліку ЕОМ привело до розробки нової форми бухгалтерського обліку -- таблично-автоматизованої. При цій формі здійснюється повна автоматизація збору, передачі, систематизації й обробки інформації; крім паперових носіїв бухгалтерської інформації використовуються машинні носії (магнітні стрічки, магнітні диски).

При таблично-автоматизованій формі бухгалтерського обліку здійснюються інтеграція обліку на основі одноразового введення і багаторазового використання первинної інформації, а також програмне групування дебетових і кредитових оборотів на рахунках на основі принципу подвійного запису; провадиться автоматизація логічних операцій бухгалтерського обліку; вирішуються задачі бухгалтерського обліку у двох режимах - регламентному і запитовому; вихідну інформацію отримують у вигляді друкованих регістрів і відеограм, а також існує можливість розшифровки результативних показників за запитами користувачів.

При загальному скороченні обсягу наданої користувачу інформації підвищується інформативна цінність таблично-автоматизованої форми. Вона також передбачає контроль вихідної бухгалтерської інформації, що позитивно впливає на дієвість даних бухгалтерського обліку.

- Автоматизована форма обліку.

В період переходу до повноцінної ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки України. При цьому необхідно враховувати значну різницю у змісті бухгалтерського обліку в Україні і в країнах з розвинутою економікою. Якщо в Україні бухгалтерська справа обмежувалася обліково-реєстраційними завданнями, то в країнах з розвинутою ринковою економікою вони не є основною частиною бухгалтерського обліку основна увага приділяється фінансовому аналізу та прогнозуванню. Тому дуже важливо оцінити завдання й цілі автоматизації бухгалтерського обліку.

Завдання автоматизації - підвищення якості роботи як бухгалтерів, так і бухгалтерії в цілому. Комп'ютер - це тільки інструмент, що дозволяє максимально повно використовувати кваліфікацію спеціаліста й максимально спрощувати повсякденну рутинну роботу.

Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає не лише бажання і коштів, а й значної підготовчої роботи як організаційної, так і методичної. Перехід потрібно організовувати плавно, поетапно, краще за все до початку звітного періоду (кварталу, року). Звірений баланс, залишки, звітність за попередній період необхідні як вхідна інформація для введення в комп'ютер. Потрібно також правильно оцінити склад і обсяг необхідного документообігу, визначити, які документи будуть вестись в електронному вигляді, а які - в паперовому.

Для цього насамперед необхідно точно визначити завдання автоматизації. Звичайно, найбільша кількість помилок в обліку при паперовій технології виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру до другого, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. Використання автоматизованого обліку дасть змогу повністю звільнитися від такого роду помилок, оскільки як правило при автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично і ризик помилки при переносі даних між регістрами обліку дорівнює нулю. Кожний бухгалтер знає, скільки часу і сил вимагає підготовка тих чи інших довідок, звітностей та іншої оперативної інформації, що завжди потрібна терміново.

Використання засобів автоматизації дає змогу практично повністю вирішити цю проблему, протягом лічених хвилин підготовити найрізноманітніші й деталізовані бухгалтерські дані. Потрібно також звернути увагу на те, що правильний вибір засобів автоматизації'! програмного забезпечення дозволить легко і швидко адаптувати роботу бухгалтерії до частих змін правових норм, які вносяться Урядом України. На жаль, подеколи цей вибір доручається спеціалістам, котрі мають смутну уяву про повсякденну рутинну роботу і проблеми бухгалтерії й чиї критерії не завжди збігаються з інтересами бухгалтерії даного підприємства.

Автоматизація не лише підвищує якість обліку, а й якість бізнесу підприємства. Тому вибір засобів автоматизації завжди має здійснюватися безпосередньо зацікавленими спеціалістами - бухгалтером і керівником підприємства. Лише спеціаліст-бухгалтер може правильно оцінити систему за всіма критеріями, основними з яких є такі.

1. Настроюваність системи як на специфіку конкретної організації (незалежно від форми власності), так і на можливі зміни в законодавстві. Користувачеві має бути надана можливість в мінімальний термін і без втрат інформації перебудувати не тільки план рахунків, звітні форми, типові проводки, а й формувати звітність згідно з новими вимогами. Так, наприклад, підприємства з іноземними інвестиціями як правило надають своїм зарубіжним партнерам звітність за формами, заснованими на інших, ніж в Україні, методах.

2. Можливість роботи не тільки в локальних обчислювальних мережах, а й з іншими джерелами бухгалтерської інформації, такими, як системи зв'язку "клієнт - банк" для пересилання платіжних документів безпосередньо з комп'ютера до банку; касові апарати для оперативного обліку і відображення операцій у роздрібній торгівлі тощо.

3. Наявність з боку розроблювана кваліфікованої підтримки користувача приблизно за такими напрямками:

а) навчання роботі з програмами, що особливо важливо, оскільки в багатьох випадках через відсутність необхідних навичок і відпрацьованих методик навчання бухгалтер не може використовувати програмне забезпечення;

б) супроводження програмного забезпечення, що необхідно не тільки на випадок ушкодження програми з різних причин, а й у випадках радикальних змін у законодавстві;

в) оперативні консультації, оскільки проблеми, що виникають у процесі роботи, значною мірою зумовлені або порушенням технології роботи з програмами, або недостатнім знанням можливостей системи.

В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярними з яких є: "Парус", "Fin Expert", "БЕСТ", "Lady Fin", "Фінанси без проблем", "1C - Бухгалтерія - Проф. для Windows" та ін.

Система автоматизації бухгалтерського обліку спільного підприємства "Парус" призначена для - підготовки та обліку фінансово-господарських документів, накопичення інформації про здійснення господарських операцій на бухгалтерських рахунках, одержання внутрішньої і зовнішньої звітності підприємства.

Використання даної системи дає змогу:

- готувати платіжні документи;

- виписувати рахунки на оплату і накладні на відпуск товару;

- вести облік основних засобів і нематеріальних активів, здійснювати розрахунок амортизаційних відрахувань;

- вести облік виробничих запасів і товарно-матеріальних цінностей за матеріально відповідальними особами;

- вести облік затрат на виробництво, витрат обігу і реалізації за різними об'єктами обліку (філіалами, підрозділами та ін.);

- вести облік грошових коштів;

- вести облік розрахунків з дебіторами та кредиторами;

- одержувати щомісячну звітність щодо руху засобів за відповідними рахунками у вигляді книги обліку господарських операцій, відомостей обліку руху матеріальних цінностей, обліку руху грошових коштів, обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами, відомостей розрахунку амортизаційних відрахувань;

- одержувати баланс підприємства та інші звітні документи для подання у податкові органи.

Система "Fin Expert 4.1 for Windows tm" - це професійна мережна система реального часу, яка призначена для великих підприємств з великими обсягами даних; система "Fin Expert 4.1 Life for Windows tm" розроблена для середніх підприємств з можливістю роботи в локальному режимі.

Основні особливості цієї програми:

- ведення синтетичного й аналітичного обліку стосовно потреб підприємства;

- можливість ведення кількісного багатоваріантного обліку;

- одержання всієї необхідної звітності та різнорідних документів по синтетичному й аналітичному обліку;

- повна настроюваність: можливість доповнювати і змінювати план рахунків бухгалтерського обліку, систему проводок, ведення аналітичного обліку, форм первинних документів, форм звітності;

- можливість автоматичного друку вихідних (первинних) документів.

Висхідними даними для програми є господарські операції, що вносяться до Журналу господарських операцій.

Програма "1C - Бухгалтерія - Проф. для Windows" дозволяє вводити господарські операції декількома способами:

1) ручне введення операцій;

2) використання типових операцій;

3) використання режиму "документи і розрахунки".

На підставі введених господарських операцій програма формує звітність по синтетичному обліку та різні допоміжні документи, зокрема:

- оборотно-сальдову відомість за рахунками і субрахунками;

- "шахматку";

- аналіз рахунка за підсумками і кореспонденцією даного рахунка з відповідними рахунками;

- обороти по дебету і кредиту рахунка і відповідне сальдо, також обороти і сальдо по рахунках за відповідний період; журнал-ордер і відомість, по рахунку;

- зведені проводки-підсумки за відповідною кореспонденцією;

- аналіз рахунка за датами;

- звіт по журналу операцій - вибірку проводок із журналу операцій за визначеними рахунками, кореспонденцією та іншими ознаками;

- картку рахунка і всі проводки з даним рахунком.

Програма може утримувати відомості за будь-який період часу

Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вводити необмежену кількість довідників об'єктів аналітичного обліку (субконто): за видами продукції, матеріалами, підприємствами, співробітниками та ін.

Усі документи по аналітичному обліку формуються у грошовому, а якщо це потрібно, то і в натуральному виразі.

Зокрема, видаються такі документи:

- оборотно-сальдова відомість, що утримує дані про сальдо та обороти за об'єктами обліку;

- картка субконто, що містить усі проводки з даним об'єктом обліку;

- аналіз рахунка за субконто - кореспонденції з різними рахунками кожного об'єкта обліку;

- аналіз субконто - зведення всіх підсумків за даними субконто;

- обороти між субконто.

Крім цього, програма дає змогу створювати звіти довільної форми, що використовують дані не лише синтетичного, а й аналітичного" обліку.

Для бухгалтерії перехід до реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів означає постійне підвищення вимог до обсягу, якості та оперативності роботи. Дедалі зростають вимоги до рівня кваліфікації, - вже мало бути лише бухгалтером, необхідні глибокі знання економічної теорії, права, фінансового аналізу.

Відповідно підвищуються вимоги до автоматизованих систем: це й можливість надання даних для фінансового аналізу, і поширення можливостей бухгалтерського діловодства й документообігу, і системи зведеного обліку та фінансової звітності, яку складають підприємства різних країн світу і яка має певні відмінності у підходах до змісту фінансових звітів, необхідних для прийняття рішень в умовах розвитку міжнародної торгівлі, транснаціональних корпорацій, глобалізації фінансових ринків.

Розділ 2. Організація бухгалтерського обліку в бюджетній установі

2.1 Структура бухгалтерії та розподіл роботи

Підвищення аналітичності та оперативності бухгалтерського обліку багато в чому залежить від раціональної організації облікового апарату.

До засад раціональної організації бухгалтерського обліку відносяться: чітка структура бухгалтерського апарату; розподіл обов'язків між співробітниками; схема документообігу; вибір форми ведення бухгалтерського обліку; організація робочого місця тощо.

Структура бухгалтерії залежить від виду діяльності підприємства та його об'ємних характеристик; виробничі структури підприємства; умов організації і технології виробництва, кількості філій, підрозділів; від обсягу та рівня автоматизації облікових робіт; чисельності персоналу тощо.

Чисельність персоналу в апараті бухгалтерії і закріплення облікових кадрів на окремих ділянках облікового процесу залежать від обсягу і характеру господарської діяльності підприємства, його організаційної структури, оснащення технічними засобами обліку та ряду інших умов.

Одним з найпоширеніших показників, який характеризує відносну чисельність облікового персоналу, є коефіцієнт, що розраховується шляхом ділення загального числа працівників підприємства на число співробітників бухгалтерії. Наприклад, в ХІХ-ХХ ст. в Німеччині на 1500 працюючих передбачалося від 3 до 5 облікових працівників.

Головні ознаки правильної структури бухгалтерії -- відсутність зайвих надбудов і інстанцій, дублювання, розпилення сил і складного зв'язку між окремими частинами.

При побудові облікового апарату слід всіма способами уникати дрібних підрозділів, так як їх надмірне дублювання тягне за собою розпилення кваліфікованих бухгалтерських сил.

Організацію облікового апарату визначають також регістри обліку. Застосування книг для обліку господарських операцій передбачає обробку кожної книги одним обліковим працівником, тоді як використання карток замість книг дає змогу ту ж саму облікову роботу розподілити між декількома працівниками бухгалтерії. Отже, регістри обліку впливають на метод обробки облікової інформації та організацію облікового апарату.

Розподіл облікової роботи між окремими виконавцями вимагає від головного бухгалтера уважного підходу, врахування індивідуальних особливостей та рівня знань виконавців.

Правильна структура апарату передбачає встановлення на визначений період твердої взаємної залежності окремих частин та працівників апарату, вираженої у відповідній лінії підпорядкування та управління. Найбільші шанси на вдале вирішення організаційних завдань має така структура, яка проектується тільки після того, коли вивчено діяльність даного підприємства, виявлені та визначені поставлені перед апаратом цілі, а для забезпечення досягнення цих цілей своєчасно розроблено чіткі робочі процеси. Зрозумілість мети, знання завдань та конкретизація роботи, яку потрібно виконати, - основні передумови структури будь-якого адміністративного органу. інформаційний потік бухгалтерський облік

Основні вимоги, яким повинна відповідати побудова бухгалтерського апарату, наступні:

- узгодженість між відділами та виконавцями;

- зв'язок між бухгалтерією та іншими структурними підрозділами підприємства, а також із зовнішніми організаціями;

- оперативність керівництва та швидкість виконання;

- високоякісне обслуговування підприємства, його кореспондентів та відвідувачів;

- доведення кількості операцій до необхідного мінімуму та ліквідація паралелізму;

- економія на штатах.

Важливим питанням організації роботи облікового апарату є правильне розміщення облікових кадрів на окремих ділянках облікового процесу і найбільш ефективне використання технічних засобів обліку, що забезпечують економічне, високоякісне ведення бухгалтерського обліку і здійснення контролю.

Внаслідок великої кількості роботи облікового апарату на підприємствах, різних за масштабами і характером господарської діяльності, його структура не може бути єдиною.

На великих та середніх підприємствах, які мають складну організаційну і виробничу структуру, ведення бухгалтерського обліку може бути централізованим і децентралізованим.

На співвідношення централізації і децентралізації в управлінні підприємством в цілому безпосередній вплив здійснюють такі фактори, як розміри підприємства; технологія виробництва і послуг, навколишнє середовище.

При централізованому обліку на підприємстві у виробничих підрозділах реалізуються функції збору бухгалтерських даних (можлива попередня обробка), а формування звітних даних за ними і розробку звітності здійснює головна (центральна) бухгалтерія підприємства.

При централізації обліку обліковий апарат підприємства зосереджений в головній бухгалтерії, і в ній здійснюється ведення всього аналітичного і синтетичного обліку на основі первинних та зведених документів, що надходять з окремих підрозділів підприємства. В самих підрозділах здійснюють лише первинну реєстрацію господарських операцій.

У тих випадках, коли доцільно збір, обробку і формування бухгалтерських даних здійснювати в окремих виробничих підрозділах, а головна бухгалтерія здійснює зведення балансів філій, складає зведений баланс і звіти підприємства, а також здійснює контроль за постановкою обліку в окремих частинах підприємства, - це децентралізована організація обліку.

При децентралізації обліку обліковий апарат зосереджений по окремих виробничих підрозділах підприємства, де здійснюється синтетичний і аналітичний облік, складаються окремі баланси і звітності цехів, філій, структурних підрозділів. Головна бухгалтерія в цьому випадку здійснює зведення балансів філій, складає зведений баланс і звіти підприємства, а також здійснює контроль за постановкою обліку в окремих частинах підприємства.

З історії обліку. В цілому для німецьких бухгалтерів було характерне позитивне ставлення до централізованого обліку. Однак Иозеф Нертинг наполягав на обов'язковому децентралізованому обліку відділень і філій, кожен з яких повинен був, на його думку, обов'язково виділятися на окремий баланс. Останній потрібен для виявлення прибутку, а це необхідно для ухилення від оподаткування (одні філії штучно перетворювалися на збиткові, а інші, в тих землях Німеччини, де особливо низькі ставки прибуткового (промислового) податку, в прибуткові). Нертинг вважав недоцільним обов'язкове складання місячних оборотних відомостей (перевірка правильності розноски), місячних балансів (виявлення фінансового результату), які називаються проміжними. В той же час почався пошук удосконалення облікової процедури Так, Ф. Фреге писав і про використання механічних апаратів, про те, що внаслідок зростання обсягів господарської діяльності вже не можна записувати в Головну книгу всі господарські операції (це не так, бо можна було користуватися і користувалися матеріальними ордерами), а слід було використовувати принцип накопичення підсумків. Він же вважав, що бухгалтерія повинна вести записи в а'жур (день у день, тобто кожен факт господарського життя повинен бути зареєстрований в той день, коли він виник) і "без труднощів давати кінцеві і загальні висновки". Йому вторив австрієць Т. Драпала, який проголошував бухгалтерський лозунг: "Наочність, ясність і точність записів!".

З технічних засобів отримують розповсюдження вільні листи, приблизно в той же час завойовують визнання і картки.

Розрізняють три типи організаційної структури апарату бухгалтерського обліку

лінійна (ієрархічна)	безпосереднє підпорядкування виконавців головному бухгалтеру
лінійно-штабна	делегування деяких прав головного бухгалтера керівникам секторів, відділів
комбінована (функціональна)	поєднання лінійної і лінійно-штабної структур апарату

Вибір конкретного типу організаційної структури визначається різноманітними факторами.

В основу лінійного типу організації бухгалтерії покладений принцип розпорядження, яке передається тільки через старшого бухгалтера на правах головного по всіх рівнях виконавців. Така організація бухгалтерії найбільш типова для невеликих підприємств. Організація за лінійним або ієрархічним принципом застосовується для бухгалтерії цих підприємств, тому що вона передбачає універсальність у виконанні облікових операцій в кожній лінійній ланці.

Лінійна організація бухгалтерського апарату може застосовуватися при централізованому та децентралізованому обліку. При децентралізованому обліку лінійна організація бухгалтерської служби передбачає створення структури підрозділів бухгалтерії для обробки даних окремих виробничих та управлінських підрозділів.

Принцип організації бухгалтерії за лінійно-штабною системою передбачає створення спеціальних консультативних підрозділів на різних рівнях управління. При цій системі розповсюдження штабу (керівництва підприємства, головного бухгалтера) передаються не самому виконавцю, а через відповідного керівника, який очолює підрозділ бухгалтерії (старші групи). Лінійно-штабна організація бухгалтерії застосовується на середніх і великих підприємствах.

Організація бухгалтерії за комбінованим (функціональним) типом будується .на розподілі функцій управління, виділенні спеціальних структурних підрозділів, які виконують комплекс облікових операцій. Розподіл праці за цією системою передбачає усунення дублювання операцій. При цьому приділяється більше уваги системі організації робіт, а не підпорядкованості виконавців. Функціональна структура бухгалтерії передбачає передачу частини прав головного бухгалтера керівникам спеціалізованих підрозділів (заступникам головного бухгалтера), які самостійно розпоряджаються в межах своєї компетенції. Принцип функціональної організації бухгалтерії застосовується на великих підприємствах (об'єднаннях).

Структура облікового апарату також залежить від структури управління підприємством, від характеру самого підприємства, і від організаційних принципів побудови обліку (централізація або децентралізація).

В бухгалтерії здійснюється розподіл облікової роботи за функціональними відділами (групами, секторами) і за конкретними виконавцями.

При функціональній організації структурні підрозділи бухгалтерії створюються за ділянками облікової роботи, наприклад, обліковий відділ з оплати праці, матеріальний відділ, розрахунково-касовий центр тощо, або за функціями персоналу в процесі обробки даних і формування звітності, наприклад, група приймання і реєстрації первинних документів, відділ зведеного обліку тощо.

Функціональний поділ застосовується при централізованій побудові облікового апарату і передбачає виконання кожним працівником технічно однорідних робіт. Як правило, за цією ознакою будується робота бухгалтерського апарату центральної бухгалтерії.

Операційний поділ - побудова облікового апарату відповідно до структури підприємства. В цьому випадку вся обробка операцій даної групи виконується одним працівником або частиною облікового апарату. Позитивною стороною такого поділу праці є наближення облікового персоналу до об'єктів обліку, що дозволяє співробітникам бухгалтерії глибше вникнути в сутність операцій, що обліковуються, а також нести персональну відповідальність за виконання всього облікового циклу робіт.

Функціональний розподіл робіт на противагу від операційного дозволяє мати повне уявлення про хід облікових робіт, наближує до об'єктів, що обліковуються, створює умови для повного та рівномірного завантаження кожного облікового працівника. Однак за такого розподілу робіт потрібно більше кваліфікованих працівників.

Вибір тієї чи іншої ознаки поділу облікової праці визначається обсягом облікових робіт. Великий обсяг облікових і контрольних функцій на окремій ділянці викликає необхідність застосування першого принципу поділу праці, малий обсяг - другого.

При функціональному розподілі праці подрібнюється обліковий прогрес, в результаті чого звужується сфера діяльності виконавців та розподіляється відповідальність за достовірність даних по обліковому комплексу між багатьма виконавцями. При оперативному - необхідна висока кваліфікація бухгалтерів. Тому побудова бухгалтерії за однією ознакою в чистому вигляді майже не зустрічається.

Змішаний поділ - передбачає використання і функціональних, і операційних принципів. Необхідність в змішаному поділі робіт виникає у випадку неможливості забезпечити повне навантаження працівників при застосуванні тільки функціонального або оперативного поділу.

В основі цього принципу лежить поділ роботи за однорідністю технічних прийомів. Поряд із відомими перевагами поопераційний розподіл праці між бухгалтерами може призвести до знеособлення та зменшення відповідальності при виконанні облікових робіт.

В бухгалтерії підприємства, як правило, є декілька підрозділів, які відповідають за різні етапи обробки бухгалтерської інформації:

- розрахункова група, працівники якої на підставі первинної облікової праці робітників та службовців виконують всі розрахунки оплати праці та утриманнях з неї, здійснюють контроль за використанням фонду оплати праці та фонду споживання, ведуть облік розрахунків з працівниками і службовцями по відрахуваннях на соціальне страхування робітників та службовців і відрахуваннях до Пенсійного фонду;

- матеріальна група, працівники якої ведуть облік придбання виробничих запасів, розрахунків з постачальниками, надходжень та витрат виробничих запасів в розрізі місць їх зберігання, використання тощо (в невеликих підприємствах в матеріальній групі ведеться облік основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних предметів і готової продукції, у великих - для обробки даних цієї ділянки обліку створюються окремі групи);

- виробничо-калькуляційна група, працівники якої ведуть облік витрат на всі види виробництв, калькулюють фактичну собівартість продукції (робіт, послуг), яку випускають, складають звітність; визначають склад витрат на незавершене виробництво;

- загальна частина. До кола робіт в цій частині входить реєстрація всіх інших операцій підприємства, зведення даних поточного обліку, складання Головної книги, балансів та звітності.

- фінансова група (виділяється на великих підприємствах), працівники якої ведуть облік грошових коштів та розрахунків з дебіторами та кредиторами, юридичними та фізичними особами.

2.2 Комп'ютеризація бухгалтерського обліку в бюджетній установі

На сьогоднішній день, Україна знаходиться в процесі економічного розвитку, що не може не відбиватися на всіх сферах життя країни. Найголовнішою з них є бюджетна сфера, бо саме до неї належать соціальна, інституційна та наукова галузі. Зростає комп'ютеризація бухгалтерського обліку, адже це є необхідністю його вдосконалення.

Дослідженням актуальних питань автоматизації бухгалтерського обліку в бюджетних установах приділяють увагу такі вітчизняні вчені та практики, як Рудницький В.С, Бутинець Ф.Ф., Завгородній П.В., Свірко С. В., Сушко Н. І., Джога Р. Т., Івахненко С.В.. та ін. Проте вітчизняний бухгалтерський облік у бюджетній сфері не є ідеальним і вимагає реформування, що зумовлює актуальність питання та вказує на необхідність подальших досліджень.

Автоматизувати робоче місце бухгалтера й покращити процес реєстрації господарських операцій дозволяє застосування комп'ютерних технологій. При роботі бухгалтера застосовується зворотній зв'язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів. Саме така форма ведення обліку сьогодні необхідна в бюджетних установах, адже це дозволить підвищити оперативність управління бюджетними ресурсами, посилити контроль за їх цільовим використанням.

Лідером на ринку програмного забезпечення сьогодні є російські програмні продукти «1С: Бухгалтерія для бюджетних установ», «Парус-Бюджет». Існують і програми вітчизняних фірм, такі як «СофтТАКСІ» (X-DOOR), «АБ-Система» («Офіс-2000»), «Імпакт» («Акцент-Бухгалтерія»), «Баланс-Клуб» (SoNet), «ТРАСКОсофт» (Trade Manager), GMS (Offise Tools), Глобал Аудит («Quasi+Бухгалтерія»). Проте іх недостатньо для організації обліку на належному рівні.

«1С:Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України» розроблена згідно всіх вимог та нормативних актів щодо ведення обліку в бюджетних установах. При розробці рішень основний акцент зроблено на доступності і ергономіці програмних продуктів.

«1С:Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України» - це готове до роботи рішення, в якому враховані вимоги законодавства і реальна практика роботи установ різної відомчої приналежності. Програма вирішує наступні завдання:: облік затверджених кошторисних показників за загальним і спеціальним фондами; облік узятих зобов'язань і фінансових зобов'язань; облік операцій з готівкою і безготівковими грошовими коштами; ведення взаєморозрахунків з постачальниками і покупцями; ведення взаєморозрахунків з підзвітними особами; облік ПДВ; облік необоротних активів, запасів і бланків строгої звітності; облік валютних операцій; формування меморіальних ордерів і головної книги; формування регламентованих звітних форм.

Для зручності користувачів передбачено: режим очікування підключення до інформаційної бази; створення списків загальних інформаційних баз; широка інтеграція з Microsoft Office; інтерактивне перепроведення документа. (користувач зможе стежити за ходом виконання проведення документа й оцінювати час, що залишився до завершення операції, завдяки інформації про дату і час оброблюваного документа, яка виводиться на панелі стану); взаємодія з програмними продуктами «Мережа» і «Кур'єр» Державного казначейства України («1С:Бухгалтерія 8 для бюджетних установ України» дозволяє формувати реєстри, здійснювати друк і запис на диск у форматі тієї версії програмного забезпечення Державного казначейства України, яка використовується в установі); перезапуск клієнтської програми; збереження змін при завершенні роботи системи.

“Парус-Бюджет” - це комплексна система автоматизації облікових задач для бюджетних установ. Дана система розроблена у відповідності з вимогами бюджетної класифікації. В ній враховані останні зміни у веденні бухгалтерського обліку, визначені законодавством.

Можливості «Парус-Бюджет» розподіляються на: комплекс управління фінансово-економічною діяльністю, в який входять підсистеми планування і фінансування, бухгалтерського, розрахунку заробітної плати та комплекс управління матеріально-технічним забезпеченням, який включає підсистеми управління складським обліком, обліку договорів, централізованого матеріально-технічного постачання, кадрів і штатного розпису [1].

Парус-Бюджет є системою, яка забезпечує спільну роботу великої кількості користувачів в обчислювальній мережі. Кожний користувач може скористатися будь-якою інформацією, до якої він має право доступу для виконання своїх службових обов'язків незалежно від того де, коли і ким дана інформація була внесена в мережу.

Отже, можна зробити висновок що, при виборі программного забезпечення при організації обліку в бюджетних установах варто надати перевагу програмі«1С:Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України», що дозволить повніше задовольнити потреби бюджетних установ у сфері методології, технологічних і програмних рішень, а також забезпечити можливість обміну інформації шляхом якісного переходу між різними програмними продуктами.

Висновки

Бухгалтерський облік у бюджетних установах є системою контролю за наявністю та рухом бюджетних і позабюджетних коштів, будується на загальноприйнятих у міжнародній практиці принципах, виконує управлінську, контрольну та інформаційну функції, але має певні особливості і розглядається як окремий вид діяльності та самостійний навчальний курс. Бюджетні установи є юридичними особами, мають замкнену систему обліку і ведуть облікову політику, спрямовану не на зіставлення витрат і результатів праці та отримання прибутку, а на облік видатків у процесі надання нематеріальних послуг.

Перехід до ринкової економіки вимагає від організацій значного збільшення обсягу інформації, що виникає як усередині підприємства, так і за його межами. З боку зовнішніх організацій також виникає визначений інтерес або до діяльності цього підприємства, або до результатів його діяльності.

Облікова інформація, як і інші види економічної інформації, має загальні риси, принципи й об»єкти з нормативно-довідковим і планово-економічним видами. Облікова інформаційна система має наступні стадії: збір, зміна первинна даних, реєстрація, передача в обчислювальні чи центри апарат керування для обробки, обробка даних для оперативного керування, нагромадження й угруповання даних по потоках і визначених принципах, формування зведеної інформації і виробництво розрахунків, використовуваних в аналітичному і синтетичному обліку, складання внутрішньої і зовнішньої звітності.

У процесі діяльності на підприємстві виникає великий обсяг оперативної інформації.

Первинна інформація забезпечує вихідними даними фінансовий і управлінський облік.

Фінансовий облік готує інформацію для внутрішніх і зовнішніх користувачів, використовуючи при цьому загальні для всіх підприємств правила ведення.

Великий обсяг первинної інформації не дозволяє керівникам цілком її осмислити, проаналізувати і використовувати у своїй роботі. Керівники повинні використовувати короткі огляди й іншу згруповану інформацію для виконання своїх обов»язків. Облікова інформація, спеціально підготовлена для керівників різних рівнів керування, називається управлінською обліковою інформацією.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють технологію та організацію облікового процесу відповідними способами, технікою документування та облікової реєстрації.

В бухгалтерському обліку на Україні застосовуються такі форми обліку: меморіально-ордерна, журнально-ордерна; спрощена; таблично-автоматизована; діалогово-автоматизована.

На підприємствах тривалий час застосовувалася меморіально-ордерна форма обліку, при якій складалися книжкові й карткові облікові регістри. Цю форму обліку використовують переважно на невеликих підприємствах.

Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку заснована на використанні принципу систематизації та накопичування даних первинних документів безпосередньо в регістрах аналітичного і синтетичного обліків відповідно до чинного Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні.

В умовах використання обчислювальних машин створено принципово нові механізовані й автоматизовані форми бухгалтерського обліку, при яких обліково-обчислювальні роботи виконуються автоматично на обчислювальних машинах.

Новий підхід до організації бухгалтерського обліку при комплексній його механізації в умовах використання електронно-обчислювальних машин виявив нові форми бухгалтерського обліку -- автоматизовані.

В період переходу до повноцінної ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки України. При цьому необхідно враховувати значну різницю у змісті бухгалтерського обліку в Україні і в країнах з розвинутою економікою.

Вибір засобів автоматизації завжди має здійснюватися безпосередньо зацікавленими спеціалістами -- бухгалтером і керівником підприємства.

В Україні здійснюється державне регулювання бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Згідно зі ст. 6 Закону про бухгалтерський облік порядок ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності про виконання кошторисів і бюджетів установ регулюється Головним управлінням Державного казначейства України (ГУДКУ). Воно розробляє план рахунків бухгалтерського обліку і порядок його застосування, інструкції з обліку наявності та використання бюджетних і позабюджетних коштів, валютних операцій, основних засобів, видатків. Така сувора регламентація методології обліку забезпечує його єдність, порівнюваність показників установ різних галузей невиробничої сфери, можливість отримання зведених показників для контролю за виконанням кошторисів і бюджетів.

...