Бухгалтерские проводки

В традиционном бухгалтерском учете проводки используются для отражения хозяйственных операций только на счетах бухгалтерского учета. В конфигурации функции проводки расширены: проводка может использоваться также и для отражения хозяйственных операций в аналитическом учете имущества, расчетов и обязательств предприятия. Это достигается путем использования в проводке дополнительных реквизитов - субконто. Субконто - это объект аналитического учета, а вид субконто - это множество однотипных объектов аналитического учета, из которого выбирается объект. Видами субконто, в частности, являются списки контрагентов предприятия, складов, подразделений, работников, список номенклатуры товарно-материальных ценностей, документы расчета с контрагентами и др. Виды субконто прикрепляются к счетам бухгалтерского учета непосредственно в плане счетов. К одному бухгалтерскому счету можно прикрепить до трех видов субконто. В дополнение к счетам дебета и кредита в ней может быть указано до трех субконто дебета и до трех субконто кредита. Если для какого-либо счета проводки в плане счетов указаны признак ведения количественного учета и признак валютного учета, то помимо рублевой суммы, в записи проводки могут быть указаны количество и сумма в иностранной валюте (по дебету и / или по кредиту). Таким образом, проводка является мощным инструментом для отражения хозяйственных событий одновременно в синтетическом бухгалтерскому учете и в нескольких разрезах аналитического бухгалтерского учета. Но многофункциональность этого инструмента не создает дополнительных трудностей для пользователя, поскольку, как правило, проводки формируются автоматически.

Учет товарно-материальных ценностей

Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) требует, как правило, обработки больших объемов информации. Поэтому конфигурация максимально облегчает работу пользователя с помощью широкого использования механизма автоматической подставки данных по умолчанию, возможности ввода документов на основании других документов, с помощью других приемов. Учет товаров, материалов и готовой продукции реализован в в "1С: Бухгалтерии 8.0" в соответствии с ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" и методическим указаниям по его применению. Хозяйственные события поступления, перемещения и выбытия товарно-материальных ценностей (ТМЦ), регистрируются путем ввода в информационную базу соответствующих документов. Бухгалтерские проводки при этом формируются автоматически. Реквизиты проводок заполняются на основании информации, содержащейся в документе. Так при регистрации поступления ТМЦ путем ввода документа "Поступление товаров и услуг", номенклатура поступающих ТМЦ перечисляется в табличной части документа на закладке "Товары". Причем в процессе заполнения табличной части пользователем для каждой номенклатурной позиции конфигурация автоматически подставляет счет учета бухгалтерского учета, счет учета НДС и некоторые другие данные. Эти данные используются "1С: Бухгалтерией 8.0" при автоматическом формировании проводок. Проводка формируется по каждой записи табличной части "Товары". В качестве субконто (объекта аналитического учета) дебета проводки указывается элемент справочника "Номенклатура" из одноименной колонки табличной части "Товары". Таким образом, аналитический учет ТМЦ ведется на основе справочника "Номенклатура". В этом справочнике хранятся наименования и прочие реквизиты товарно-материальных ценностей. При автоматической подстановке бухгалтерского счета учета ТМЦ по умолчанию "1С: Бухгалтерия 8.0" выбирает наиболее подходящую запись из специального списка, хранящегося в информационной базе. Для указания счета учета расчетов с контрагентом в проводке по умолчанию будет выбрана наиболее подходящая запись из другого аналогичного списка. Благодаря использованию принципа умолчания можно разделить работу по учету ТМЦ между бухгалтерами и другими сотрудниками предприятия следующим образом. Бухгалтеры осуществляют общее методическое руководство, контролируют и заполняют списки, используемые для подстановки бухгалтерских счетов в документы учета движений ТМЦ. (Причем поставляемая конфигурация уже содержит списки, предварительно заполненные минимально необходимыми наборами записей). А сотрудники, отвечающие за регистрацию движений ТМЦ (сотрудники отдела материально-технического снабжения, производственных подразделений и др.), вводят документы, заполняют их наименованиями ТМЦ, контрагентов и прочими реквизитами, после чего бухгалтерские проводки формируются автоматически по правилам, предписанным бухгалтерами. В то же время у сотрудника, заполняющего документ учета движения ТМЦ, всегда есть возможность указать счета бухгалтерского учета вручную.

В "1С: Бухгалтерии 8.0" поддерживаются следующие способы оценки ТМЦ при их выбытии:

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО);

по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ЛИФО).

Выбор того или иного способа устанавливается в информационной базе в настройках политики бухгалтерского учета организации.

Помимо синтетического учета ТМЦ на счетах бухгалтерского учета, конфигурация обеспечивает ведение аналитического учета по их видам - позициям номенклатуры (то есть элементам справочника "Номенклатура") и по местам хранения (складам). Это позволяет формировать бухгалтерские отчеты, отражающие наличие и перемещения ТМЦ в разрезе позиций номенклатуры и мест хранения в денежном и количественном выражении.

Учет расчетов с контрагентами

Бухгалтерский учет расчетов с контрагентом зависит от методики взаиморасчетов, определяемой в договоре.

Сведения о договоре с контрагентом и условия расчетов должны быть введены в информационную базу. Причем с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров с разными условиями расчетов. В договоре может быть выбран один из следующих вариантов измерения взаимной задолженности между предприятием и контрагентом:

в рублях,

в условных единицах,

в иностранной валюте.

Последний вариант подходит для расчетов с иностранным партнером, а первые два могут использоваться для расчетов с отечественными партнерами. Причем вариант расчетов в условных единицах означает следующее: взаимные задолженности по договору фиксируются в иностранной валюте, выбранной в качестве условной единицы договора, но платежи выполняются в рублях. Для регистрации изменения состояния взаиморасчетов суммы платежей пересчитываются в условные единицы по курсу иностранной валюты на день платежа.

Расчеты с контрагентами могут учитываться с разной степенью детализации:

по договору в целом,

по каждому расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.).

Во взаимоотношениях с контрагентами распространена практика, когда конкретная оплата привязывается к конкретной поставке: либо сначала регистрируется оплата поставки (по предварительно выписанному счету), а затем регистрируется сама поставка - поставка по предоплате, либо сначала регистрируется поставка, а затем регистрируется оплата - последующая поставка. Подобной практике деловых взаимоотношений больше подойдет детализация расчетов по каждому расчетному документу. Но при долгосрочных взаимоотношениях с надежными деловыми партнерами может быть установлено, что платежи не привязываются к конкретным поставкам. Например, по условиям договора контрагент может поставлять предприятию товары в течение месяца по разовым заявкам подразделений предприятия, а по завершении месяца финансовая служба предприятия будет оплачивать контрагенту все выполненные поставки и перечислять частичную предоплату на очередной месяц. Для подобной практики взаимоотношений подойдет вариант детализации расчетов с контрагентом по договору в целом, хотя можно выбрать и вариант детализации по каждому расчетному документу. При регистрации расчетного документа в информационной базе бухгалтерские проводки формируются автоматически. При этом в целях аналитического учета контрагент будет указан в проводке в качестве субконто дебета или кредита. В качестве второго субконто проводки может быть указан договор, в качестве третьего - расчетный документ. Конфигурация может вести аналитический учет по расчетным документам даже в случае, когда пользователям это непосредственно не требуется, то есть в описании договора указана детализация расчетов по договору в целом. Если для договора выбран вариант учета расчетов в условных единицах, то для корректного определения курсовых разниц при регистрации каждого изменения состояния взаиморасчетов потребуется привязка к конкретному расчетному документу, при этом расчетный документ будет подбираться из информационной базы автоматически по методу ФИФО. Суммы документов автоматически разделяются на погашения задолженностей и авансы, поскольку по правилам бухгалтерского учета эти суммы должны отражаться раздельно. Бухгалтерские счета для учета расчетов с контрагентами, используемые в проводках, указываются в расчетном документе. Но пользователю вряд ли потребуется самостоятельно указывать бухгалтерские счета в документе, поскольку они подставятся автоматически сразу после того, как он укажет контрагента и договор. Для подстановки счетов по умолчанию автоматически подберется наиболее подходящая запись из специального списка, хранящегося в информационной базе. Благодаря автоматической подстановке бухгалтерских счетов ввод расчетных документов можно поручить пользователям, не являющимся бухгалтерами. А бухгалтеры могут оставить за собой лишь функцию контроля за состоянием списка, используемого для автоматической подстановки бухгалтерских счетов в расчетные документы.

Корректировка задолженности

"1С: Бухгалтерия 8.0" предоставляет средства для автоматизации сверки взаиморасчетов с контрагентами и их корректировки. Одним из таких средств является документ "Корректировка задолженности".

С помощью представленного документа можно провести взаимный зачет дебиторской и кредиторской задолженностей, образовавшихся по разным договорам с одним контрагентом. Можно перенести задолженность с одного контрагента на другого контрагента (например, при их реорганизации), можно зарегистрировать списание безнадежного долга.

Учет банковских и кассовых операций

Банковские и кассовые операции инициируются документами подсистемы учета денежных средств. Но факт записи в информационную базу денежного документа может означать лишь намерение пользователя - сотрудника финансовой службы или бухгалтерии. Для того, чтобы в информационной базе было зарегистрировано соответствующее движение денежных средств, факт оплаты должен быть подтвержден путем простановки в денежном документе отметки "Оплачено". Для банковских платежных документов - платежных поручений при этом должна быть указана дата оплаты, поскольку дата платежа может не совпадать с датой документа. Для кассовых документов дату оплаты указывать не требуется, поскольку по правилам кассовых операций дата оплаты совпадает с датой документа. При регистрации оплаты документа будут автоматически сформированы проводки. В качестве даты проводок будет использована дата платежа.

Учет банковских операций

Сведения о банковских операциях вводятся в информационную базу банковскими расчетными документами (платежное поручение входящее, платежное поручение исходящее, платежный ордер, инкассовое поручение, аккредитив). По каждому банковскому расчетному документу могут формироваться проводки. Несколькими щелчками мыши по экранной форме банковского расчетного документа можно открыть фрагмент журнала проводок, который будет содержать проводки, сформированные документом. Конфигурация не позволяет править проводки вручную. Для изменения проводки необходимо изменить исходную информацию, содержащуюся в документе, и перепровести документ - сформировать проводки заново. Безналичные денежные средства учитываются на счете 51. Предприятие может иметь несколько расчетных счетов в одном или нескольких банках. В бухгалтерском учете этот факт будет отражен введением дополнительного разреза аналитического учета. В плане счетов бухгалтерского учета к счету 51 прикреплен вид субконто "Банковские счета". Банковский счет указывается в форме банковского расчетного документа. При автоматическом формировании проводки он будет подставлен в качестве субконто. Счета расчетов с контрагентами, которые будут использоваться в проводках, указываются непосредственно в форме документа. Но специально вводить его, скорее всего, не потребуется, поскольку он будет подставлен автоматически после того, как пользователь укажет в форме документа контрагента и договор: наиболее подходящий счет будет подобран из специального списка, хранящегося в информационной базе. В конфигурации реализованы механизмы группового ввода и обработки платежных документов: обработка "Выписка банка", механизм обмена информацией с программами типа "Клиент банка". Эти обработки формируют или корректируют документы, которые, в свою очередь, порождают проводки.

Кассовые операции

Сведения о кассовых операциях вводятся в информационную базу кассовыми документами - приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами. Для регистрации движения денежных средств по кассовым документам (приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру) в форме документа должна быть проставлена отметка "Оплачено". Дату оплаты специально указывать не требуется, поскольку для кассовых документов дата оплаты должна совпадать с датой документа.

Учет торговых операций

В "1С: Бухгалтерии 8.0" реализовано отражение в бухгалтерском учете следующих видов торговых операций:

оптовая торговля;

комиссионная торговля (включая торговлю по договору субкомиссии);

розничная торговля.

Хозяйственные операции регистрируются вводом в информационную базу соответствующих документов: "Поступление товаров и услуг", "Реализация товаров и услуг", "Отчет о розничных продажах" и др. Бухгалтерские проводки по документу формируются автоматически, в качестве реквизитов проводки - бухгалтерских счетов и субконто - выбираются реквизиты документа. Для изменения реквизита проводки следует изменить реквизит документа и перепровести документ - заново сформировать его проводки. "1С: Бухгалтерия 8.0" содержит множество встроенных механизмов для ускорения и упрощения работы пользователя. Многие реквизиты документа, которые потом становятся реквизитами проводок, вносятся в документ по умолчанию - автоматически. При автоматическом формировании проводок по торговым операциям обеспечен обособленный учет авансов и возвратной тары, что соответствует требования российского бухгалтерского законодательства. Учтены особенности розничной торговли в автоматизированных и неавтоматизированных торговых точках, особенности комиссионной торговли, включая торговлю по договорам субкомиссии. Благодаря высокой степени автоматизации документы учета торговых операций могут вводить в информационную базу данных сотрудниками, не являющимися бухгалтерами. При этом функция бухгалтера сводится к контролю за базовыми установками информационной системы, регулирующими отражение торговых операций в бухгалтерском учете.

Учет производства

"1С: Бухгалтерия 8.0" рассчитана на полное отражение в бухгалтерском учете процессов производства. В информационной базе регистрируются перемещения материальных ценностей между подразделениями и материально-ответственными лицами предприятия, изготовление готовой продукций и полуфабрикатов, оказание производственных услуг, износ оборудования, прямые и косвенных затраты на производство. Отражение процессов производства в бухгалтерском учете производится путем ввода документов пользователями и автоматического формирования проводок по каждому документу. Реквизиты проводок подставляются в зависимости от реквизитов документов. Проводки, автоматически сформированные документом, можно посмотреть, открыв фрагмент журнала проводок непосредственно из формы документа. Передача материалов в производство может быть оформлена документом "Требование-накладная", который автоматически сформирует соответствующие бухгалтерские проводки. Выпуск готовой продукции и полуфабрикатов производственным подразделением может быть зарегистрирован документом "Отчет производства за смену". В документе "Отчет производства за смену" выпуск готовой продукции и полуфабрикатов оценивается по плановой себестоимости. Для определения фактической себестоимости выпущенной продукции в конце месяца проводится инвентаризация незавершенного производства, результаты которой вводятся в информационную базу документом, который так и называется - "Инвентаризация незавершенного производства". Проводки этого документа приведут остатки материалов в незавершенном производстве по бухгалтерскому учету в соответствие данным инвентаризации и соответственно скорректируют данные о материалах, автоматически списанных на производство готовой продукции в течение месяца. Если в состав предприятия входят несколько производственных подразделений, то документы "Отчет производства за смену" и "Инвентаризация незавершенного производства" вводятся для каждого производственного подразделения. В конце месяца вводится документ "Расчет себестоимости выпуска", который выполняет множество функций, в частности, автоматически формирует проводки распределения прямых и косвенных затрат по подразделениям. "1С: Бухгалтерия 8.0" рассчитана на производственные предприятия с довольно сложной организацией производственных процессов. При этом в информационной базе обеспечивается регистрация всех этапов прохождения материальных потоков (переделов) между подразделениями предприятия. Пользователь может выбрать способ расчета себестоимости производства в настройках учетной политики: по переделам или по подразделениям. Второй способ расчета - по переделам - предполагает жесткую последовательность прохождения потоков материалов и полуфабрикатов через подразделения предприятия. Документы способны отражать разнообразные производственные операции: выпуск полуфабрикатов, прием и передачу в переработку давальческого сырья, получение и оказание производственных услуг, включая "внутренние" услуги (то есть услуги, которые подразделения оказывают друг другу), учет спецодежды и спецоснастки от момента передачи в эксплуатацию до момента списания материалов или возврата из эксплуатации, выпуск брака и возвратных отходов и пр. При автоматизации операций по учету переработки давальческого сырья, реализованы следующие варианты:

организация оказывает услуги по переработке давальческого сырья, то есть выступает в роли переработчика;

организация принимает услуги контрагентов по переработке собственного сырья, то есть выступает в роли давальца.

"1С: Бухгалтерия 8.0" спроектирована таким образом, чтобы все эти документы могли бы вводить сотрудники производственных подразделений. А работа бухгалтера может быть сведена к методическому руководству и к контролю за состоянием настроек и списков, используемых при автоматическом формировании проводок по документам производственного учета.

Отражение зарплаты в бухгалтерском учете

"1С: Бухгалтерия 8.0" обеспечивает отражение операций начисления заработной платы и связанных с ней налогов и взносов в бухгалтерском учете. Расчет заработной платы и связанных с ней начислений выполняется в специально предназначенной для этого подсистеме расчета заработной платы путем ввода в информационную базу соответствующих документов. Подсистема расчета заработной платы обладает значительной степенью автономности. Это связано с тем, что в бухгалтерском учете и других видах учета не требуется та степень детализации информации, которая используется в подсистеме расчета заработной платы для обеспечения персонифицированного учета начислений и удержаний. Поэтому, в отличие от других подсистем конфигурации, документы подсистемы расчета заработной платы не формируют бухгалтерских проводок и, соответственно, не отражаются в бухгалтерском учете. Для отражения в бухгалтерском учете данных о начислениях и удержаниях сотрудников предприятия предназначен документ "Отражение зарплаты в регламентированном учете". Документ может быть заполнен автоматически на основании регламентированных начислений заработной платы и удержаний налогов и взносов, введенных в информационную базу документами подсистемы расчета заработной платы. Это исходная информация для формирования проводок, которая будет отражена на закладках "Основные начисления" и "Дополнительные начисления" табличной части документа. Автоматически сформированные проводки будут отражены на закладке "Проводки" табличной части документа. Бухгалтерские счета, используемые для подстановки в автоматически формируемые проводки, предварительно указываются в списке способов отражения зарплаты в регламентированном учете. Таким образом, задача отражения начислений заработной платы в бухгалтерском учете разделяется на две подзадачи:

контроль состояния специального списка способов отражения зарплаты в регламентированном учете;

ввод документов "Отражение зарплаты в регламентированном учете".

Факт выплаты заработной платы сотрудникам организации регистрируются денежными документами подсистемы учета денежных средств. Для правильного отражения в бухгалтерском учете изменения состояния взаиморасчетов с конкретными работниками в платежном документе указывается ссылка на документ подсистемы расчета заработной платы "Зарплата к выплате организаций", поскольку именно в этом документе содержится перечень работников и суммы зарплаты, причитающиеся к получению, уже за вычетом налога на доходы физических лиц и прочих удержаний.

Учет основных средств и нематериальных активов

Основные средства

"1С: Бухгалтерия 8.0" обеспечивает ведение учета основных средств в соответствии с ПБУ 6/01 "Учет основных средств".

Операции по учету основных средств - поступление, принятие к учету, модернизация, передача, списание - регистрируются соответствующими документами. Предусмотрено, что основное средство может появиться у предприятия различными способами: в результате его приобретения и последующего ввода в эксплуатацию, в результате строительства, в результате монтажа. Предоставляется возможность регистрации дополнительных затрат, связанных с приобретением и монтажом основного средства, и их отражение в первоначальной стоимости основного средства. При принятии основного средства к учету в информационную базу вносятся сведения, необходимые для бухгалтерского учета и последующего начисления амортизации. В большинстве случаев основные хлопоты бухгалтера по учету основного средства на этом заканчиваются. При принятии к учету указываются счет бухгалтерского учета основного средства и счет амортизации, материально ответственное лицо, способ амортизации и срок полезного использования основного средства. Можно использовать сложные способы амортизации, распределять суммы начисленной амортизации между несколькими счетами или объектами аналитического учета. Для основных средств, использующихся сезонно, можно указать график начисления амортизации. Амортизация по всем основным средствам выполняется в конце каждого месяца автоматизированной регламентной операцией. Для отдельных объектов основных средств в качестве способа начисления амортизации можно указать "начисление износа". В соответствии с ПБУ 6/01 "Учет основных средств" для таких объектов вместо ежемесячного начисления амортизации в последний месяц года будет автоматически начисляться износ, отражаемый на забалансовом счете 010.

Нематериальные актив

Учет нематериальных активов ведется в соответствии с и ПБУ 14/2000 "Учет нематериальных активов".

Хозяйственные операции, связанные с поступлением, выбытием и изменением состояния основных средств, вводятся соответствующими документами. Нематериальный актив может быть зарегистрирован как результат научно-исследовательской работы (НИОКР), при этом затраты на НИОКР могут быть учтены в первоначальной стоимости объекта. При принятии нематериального актива к учету в информационную базу вводятся сведения, необходимые для отражения нематериального актива на счетах бухгалтерского учета и последующего начисления амортизации. Амортизация нематериальных активов начисляется в конце каждого месяца автоматизированной регламентной операцией.

Завершение периода

Завершение периода - это особая головная боль для бухгалтера. За относительно короткое время нужно проверить большие объемы информации, рассчитать данные по итогам месяца, ввести обязательные операции, рассчитать налоговые платежи. Перечисленные проблемы успешно решаются в "1С: Бухгалтерии 8.0". Автоматизированы регламентные операции, выполняемые по окончании месяца:

начисление амортизации основных средств и нематериальных активов;

переоценка валютных средств;

списание расходов будущих периодов;

списание прямых и косвенных расходов на результаты хозяйственной деятельности;

определение финансовых результатов и закрытие счетов 90 и 91;

расчеты по налогу на прибыль.

Бухгалтерский учет

Для формирования проводок завершения месяца нужно ввести в информационную базу документ "Закрытие месяца" и указать в нем ссылку на организацию и завершаемый месяц. Сам расчет и формирование проводок выполнится автоматически. Бухгалтеру нужно следить за тем, чтобы сведения, используемые при формировании завершающих операций месяца, своевременно вводились в информационную базу. При соблюдении этого правила непосредственное формирование операций завершения месяца будет отнимать у бухгалтера не более нескольких минут.

Типовые операции

Типовые операции представляют собой один из механизмов автоматизации. Типовые операции применяются для группового ввода часто используемых проводок. Типовая операция представляет собой сценарий или шаблон для ввода данных о хозяйственной операции и формирования проводок.

Шаблоны типовых операций хранятся в специальном справочнике информационной базы.

Использование типовых операций

Запись операции, основанной на шаблоне типовой операции, начинается точно так же, как запись проводок ручным способом: на экран компьютера вызывается форма новой операции. Но теперь в этой форме нужно указать название типовой операции и нажать на кнопку "Сформировать проводки" - после этого откроется небольшая форма запроса параметров типовой операции. В этой форме следует указать запрашиваемые параметры и нажать кнопку "ОК" - соответствующие проводки будут сформированы автоматически. Типовые операции предоставляют ускоренный способ непосредственного ввода данных бухгалтерского учета в информационную базу. Конфигурация поставляется с предварительно заполненным справочником типовых операций.

Создание новых типовых операций

Пользователи могут создавать шаблоны типовых операций самостоятельно.

Для создания новой типовой операции следует открыть список типовых операций, выполнить команду создания новой записи и заполнить открывшуюся форму. Форма типовой операции разделена на две части - верхнюю и нижнюю. Верхняя часть формы предназначена для размещения элементов типовой операции на нескольких закладках:

шаблоны проводок бухгалтерского учета (и записей налогового учета);

алгоритмы;

описание операции.

Нижняя часть формы шаблона содержит информацию о параметрах, которые будут запрашиваться при вводе типовой операции.

В простейшем случае в типовой операции достаточно заполнить шаблон проводок параметрами, запрашиваемыми при вводе типовой операции. Эти параметры могут непосредственно подставляться в проводки или использоваться в алгоритмах расчета сумм проводок. Опытный пользователь может разработать довольно сложные шаблоны типовых операций, в которых значения запрашиваемых параметров будут влиять не только на денежные суммы, но и на структуру проводок.

Понятие и принципы ведения налогового учета в автоматизированных системах бухгалтерского учета