Поточний файл - містить всі документи та матеріали, зібрані в ході поточної аудиторської перевірки. Поточний файл містить питання і проблеми, перенесені з попереднього аудиту, а також ті, на які слід звернути увагу при наступному аудиті.

До поточних файлів відносяться: програма аудиту, план-графік аудиту, робочий пробний баланс, результати здійснених аудиторських процедур, пропозиції корегування обліку та звітності, аудиторські звіти та аудиторські висновки.

Робоча документація повинна зберігатися скомплектованою в папки ("файли"), заведені для кожного клієнта. Аудиторський файл, як і аудиторський доказ, може мати й паперову, і електронну форму, втім, можливий будь-який інший носій (д.3 МСА 230). Наповнення аудиторського файлу відбувається паралельно з виконанням аудиторського завдання. Після його завершення аудиторський файл повинен зберігатися не менше п'яти років (д.23 МСА 230). Дата відліку визначається за датою аудиторського звіту або за датою аудиторського звіту групи, якщо вона більш пізня. Потрібно відзначити, що строк зберігання аудиторського файлу, як і інші параметри, про які йтиметься далі, внутрішньофірмовими стандартами можуть бути визначені жорсткіше.

Поточний зміст аудиторського файлу повинен відповідати поточному стану виконуваного аудиторського завдання, тобто аудиторський файл слід поповнювати вчасно (пп.7, 14 МСА 230). Коли аудиторський файл сформований остаточно - зазвичай не пізніше ніж через 60 днів після завершення аудиторського завдання (д.21 МСА 230), його зміст не підлягає перегляду (п.15 МСА 230).

Остаточний аудиторський файл може бути доповнений новими аудиторськими доказами. Така необхідність виникає після розгляду питань, що виникають після дати аудиторського звіту (п.16 МСА 230), або коментарів, отриманих від зовнішніх або внутрішніх контролерів (д.24 МСА 230).

Слід зазначити, що аудиторський файл є власністю аудитора (аудиторської фірми). Але це не означає, що аудитор може розпоряджатися цією інформацією самовільно. Потрібно пам'ятати про дотримання конфіденційності (п.46 МСКК 1) і, у випадку передачі частини аудиторського файлу третім особам навіть із дозволу клієнта, про загрозу незалежності як аудитора (аудиторської фірми), так і його персоналу (п.20 МСКК 1).

МСА не містить регламентації змісту аудиторського файлу, тому кожний аудитор (у широкому сенсі цього слова, що вміщує й аудиторську фірму), виходячи з норм МСА та конкретних особливостей своєї діяльності, зобов'язаний визначити структуру аудиторського файлу та правила його формування, супроводу й ліквідації (пп.45-47 МСКК 1). Наведемо приклад змісту (з якого видна й структура) аудиторського файлу:

1. Анотація (пп.10-12 МСА 210: погоджені умови завдання - ціль і обсяг аудита, відповідальність аудитора, відповідальність управлінського персоналу, очікувана форма аудиторського звіту й обов'язкове застереження на можливість обґрунтованої зміни цієї форми).

2. Зміст

3. Виконавці (п.9б) МСА 230: хто і коли виконував завдання; п.9в) МСА 230: хто і коли здійснював нагляд; п.13б) МСА 230: хто і коли вносив остаточні зміни в аудиторський файл).

4. План аудиту (п.12 МСА 300: загальна стратегія та план аудиту, важливі зміни в них і причини для цього).

5. Аудиторські процедури та докази (п.8а) МСА 230: характер, час і обсяг виконаних процедур; п.8б) МСА 230: результати виконання аудиторських процедур і отримані аудиторські підтвердження; п.9а) МСА 230: характеристики перевірених статей або питань, час і обсяг виконаних процедур; п.50 МСА 600: обговорення та листування з питань відбору та виконання аудиторських процедур і результатів їх виконання):

1) оцінки ризиків суттєвого викривлення (пп.44-45 МСА 240: суттєві погоджені рішення щодо впливу на фінзвітність можливого шахрайства або помилок, ідентифіковані й оцінені ризики внаслідок шахрайства на рівні фінзвітності й тверджень, реакція на них аудитора; п.32 МСА 315: ідентифіковані й оцінені ризики істотних викривлень на рівні фінзвітності й тверджень, ідентифіковані ризики та контрольні заходи, важливі особливості діяльності суб'єкта аудиту та джерела інформації про це, прийняті істотні рішення за підсумками обговорення даного виду ризиків; пп.28-29 МСА 330: реакція на оцінені ризики за МСА 300 і опис додаткових аудиторських процедур і зроблених за їхніми підсумками висновками);

2) рівні істотності (п.14 320: рівні істотності в цілому у фінзвітності і для окремих категорій, інформація про перегляд рівнів істотності);

3) оцінка виявлених викривлень (п.15 450: гранична сума для незначних викривлень, перелік виявлених викривлень і реакція на кожне з них клієнта, висновок щодо істотності невиправлених викривлень);

4) облікові оцінки (п.23 320: обґрунтованість, інформація про облікові оцінки, що містять істотні ризики, ознаки можливої упередженості управлінського персоналу);

5) зв'язані особи (п.28 550: ідентифіковані зв'язані особи, характер взаємин із ними):

6) легітимність (пп.29 МСА 250: ідентифіковані та ймовірні відхилення від вимог законодавчих і нормативних актів, результати обговорення з управлінським персоналом);

7) внутрішній аудит (п.13 610: обґрунтовані висновки щодо якості роботи внутрішніх аудиторів (при їхній наявності);

8) меморандуми, резюме та листування з істотних питань (п.23 МСА 260: інформація, якою слід ділитися з управлінським персоналом).

6. Контроль якості (п.24 МСА 220: дотримання етичних норм, незалежність, характер і обсяг консультацій і висновки по них, висновки відповідального за нагляд).

7. Відхилення (п.12 МСА 230: виконані альтернативні аудиторські процедури, причини їх застосування).

8. Аудиторський звіт (д.7 МСА 230).

документація підсумкова аудитор аудит

9. Постпитання (п.13 МСА 230: виконані аудиторські процедури після дати аудиторського звіту, причини й результати таких дій).

Файли поділяються на поточні, постійні, спеціальні та файли менеджера. Система розміщення документів в папках встановлюється аудиторською формою. Робоча документація повинна зберігатись в зброшурованому вигляді.

По закінченню аудиту робоча документація підлягає здачі для обов'язкового збереження в архів - аудиторської організації. Архів повинен бути обладнаний спеціальними залізними шафами, і доступ до них сторонніх осіб повинен бути виключений.

Робоча документація повинна зберігатись скомплектовано в папках (або в електронному вигляді в файлах), які заведено окремо для кожного аудиту або будованого економічного суб'єкта, в зброшурованому вигляді. Збереженість робочої документації і передачу її в архів організує керівник аудиторської організації або особа, уповноважена ним відповідним наказом.

У випадку зникнення або пошкодження робочої документації керівник аудиторської організації наказом повинен призначити службове розслідування

Необхідно мати спеціальну систему фіксування і контролю за прийомом в архів і видачею з нього папок з робочими документами, визначити список осіб, які мають доступ до тих чи інших папок, а також спланувати заходи щодо попередження витікання інформації (контракти з аудиторами щодо нерозголошення комерційної таємниці). Зручно, що кожна папка, яка зберігається в архіві, буде містити:

1. Свій ідентифікаційний номер.

2. Певне місце, відведене в архіві.

3. Доказ свого існування, тобто запис в журналі або будь-якому іншому документі, про прийняття на зберігання робочої папки в архів;

4. Опис документів, які зберігаються в даній папці

Кожний документ, який входить до робочої документації, повинен мати ідентифікаційний номер.

Доступ до архівних документів повинен бути обмеженим, має бути чітко встановлене не коло осіб, які мають доступ до певних даних. Документи, створені в процесі аудиту, та які містять інформацію щодо замовника, слід розглядати як документи, які комерційною таємницею.

Висновки