Автоматизация учета заработной платы в "1С:Бухгалтерия"

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Введение

учет заработный автоматизация

Одно из центральных мест во всей системе учёта на предприятиизанимает учёт труда и заработной платы. Проблемы учёта труда и заработной платы актуальны также и потому, что с ними сталкиваются на каждом предприятии (организации). Оно может не иметь на балансе основных средств, может не заниматься внешнеэкономической деятельностью, не приобретать материальныхценностей и т.д., но вопросы, связанные с трудовыми отношениями, будут возникать всегда, при любых формах собственности и видах деятельности.

Какой бы формы предприятие ни было, какой бы деятельностью не занималось и сколько бы человек ни работало в организации или учреждении, необходимо вести учёт труда, начислять заработную плату, производить расчёты по оплате труда с персоналом, бюджетами и внебюджетными фондами. В нынешних условиях всё это невозможно без автоматизированнойобработки учётных данных, в конце концов, становится строго регламентированнымпредоставление отчётных форм в соответствующие органы обязательно в электронном виде.

Актуальность исследования поставленнойпроблемы заключается в том, что перед бухгалтером ежедневно возникает масса вопросовотносительно труда и заработной платы. Проблемы труда и заработной платы актуальны также и потому, что с ними сталкиваются на каждомпредприятии. Предприятие может не иметь на балансе основных средств, может не заниматься внешнеэкономической деятельностью, не приобретатьматериальных ценностей и т.д., но вопросы, связанные с трудовымиотношениями, будут возникать всегда, при любых формахсобственности и видах деятельности.

Если ранее ПЭВМ применялись в первую очередь для облегчения объёмной арифметической работы и на отдельных участках в бухгалтерии, то сейчас целесообразнее вести бухгалтерский учёт на предприятии в автоматизированной системе с созданием общей базы данных и возможностью передачи информации из одной подсистемы в другую и образованием сводной базы для составления отчётности.

Грамотно обработанная и систематизированная информация является в определенной степени гарантиейэффективного управления предприятиями и государством в целом. Такую систематизацию и возможность проведения экономического и финансового анализа в любой момент времени обеспечивает автоматизация бухгалтерского учёта.

Объектом исследования является автоматизированный учет начисления и выплаты заработной платы.

Целью исследования является изучение автоматизации процесса расчёта заработной платы.

Для реализации данной цели в работе были поставлены следующие задачи:

- изложить теоретические аспекты комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

- рассмотретьосновы автоматизации бухгалтерского учета начисления и выплаты заработной платы в программе «1С: Бухгалтерия»;

- описать автоматизацию учета начисления и выплаты заработной платы через кассу организации.

В работеприменены методы анализа, группировки, сравнения и обобщения.

Источниками исследования являются труды отечественных и зарубежных авторов по проблемам автоматизации расчета заработной платы, ее основных функций, основных принципов организации и регулирования оплаты труда.



1. Теоретические аспекты комплексной автоматизации бухгалтерского учета

1.1 Понятие автоматизированного рабочего места бухгалтера

Автоматизированноерабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера) -- это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером и пакетами прикладных программ, позволяющими выполнять возложенные на него профессиональные функции. Как и при ручной технологии организации учетных работ, бухгалтер несет полную персональнуюответственность за весь учетный процесс, но, продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в функции оператора компьютера, становясьнепосредственным участником процесса автоматизированнойобработки информации. При этом бухгалтер может активно вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределятьинформационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями [3, с. 147].

Более сложной формой является АРМ с использованием ПЭВМ в качестве интеллектуального терминала, а также с удаленным доступом к ресурсам центральной (главной) ЭВМ или внешней сети. В данном случае несколько ПЭВМ подключаются по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждая ПЭВМ может работать и как самостоятельное терминальное устройство.

В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключаться не только к ресурсам главной ЭВМ сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т.п.).

Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ четко формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.

Синтез АРМ, выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов экономической и управленческой работы носят конкретный характер, диктуемый специализацией, поставленными целями, объемами работы. Однако любая конфигурация АРМ должна отвечать общим требованиям в отношении организации информационного, технического, программного обеспечения.

Программноеобеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональнымипотребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно. Приоритет пользователя при работе с техникой несомненен [8, с. 174].

Компьютер становитсяповседневныморудием труда учетного работника, органично вписываясь в технологию его работы. При этом акцент переносится с формально-логических аспектовобработки информации на процесс принятия решений. Такая технология сокращает поток бумажных носителей, снижает трудоемкость выполняемых работ, повышает профессиональный уровень работников и комфортность условий их работы.

АРМ бухгалтера помимо персональной ЭВМ включает четыре основные компоненты: комплекс программ для обработки учетной информации; обучающую систему (гипертекстовую систему документации для пользователя; интегрированную систему подсказок; систему закладок, указателей и справок; систему примеров, систему контроля и обнаружения ошибок); сервисные средства настройки АРМ (алгоритмов расчетов, бухгалтерских и технологических параметров, устройств -- принтера, модема, сканера, эргономики экранных форм и т. д.) и эксплуатации АРМ (классификаторы, генератор отчетных форм, администратор баз данных, инструментарий приема/передачи данных по каналам связи, копирования и сохранности данных, мониторинг-контроль за работой конкретных пользователей, часы, калькулятор); методическую и правовую поддержку АРМ.

Кроме этого, АРМ комплектуется документацией и методическими материалами по применению программ, а также регламентами выполнения работ по обработке информации. Конкретная насыщенность каждой из компонент определяется теми задачами, которые решаются на данном месте. АРМ в бухгалтерии могут функционировать автономно или в составе компьютерной сети.

При автономном режиме работы АРМ создаются для решения отдельных функциональных задач и не могут оперативно использовать всюинформационную базу экономического объекта, а обмен информацией между различными АРМ выполняется с помощью машинных носителей. Работа на базе компьютерных сетей позволяет организовать обмен данных между АРМ по каналам связи, объединить информационное пространство объекта управления и организовать доступ к нему любого работника в пределах его полномочий [5, с. 15].

Каждое АРМ рассматривается как самостоятельная подсистема, а вместе они составляют единое целое. При этом главный бухгалтер имеет возможность руководить процессом решения функциональных задач и интегрировать результаты работы отдельных бухгалтеров, оперативно получая обобщенную информацию для составления сводных отчетов и принятия решений. В то же время сохраняется возможность автономной работы каждого из бухгалтеров.

1.2 Организация электронного обмена информацией(экспорт/импорт информации, удаленный доступ к информации) межу конфигурациями

Электронный обмен данными - это мижкомпьютерний обмен деловыми, коммерческими и финансовыми электронными документами, например, заказами, платежными инструкциями, контрактными предложениями, накладные ними, квитанциям.

Такой обмен данными обеспечивает оперативное взаимодействие торговых партнеров (клиентов, поставщиков, торговых посредников, экспедиторов и др.) на всех этапах подготовки торговой сделки, заключит ения контракта и реализации поставкахя.

На этапе оплаты контракта и перевода денежных средств электронный обмен данными для коммерческих целей может взаимодействовать со службой электронного обмена финансовыми документами Такое взаимодействие создает для п покупателей (клиентов) эффективную среду при выполнении всех торгово-платежных операций, а именно:

онлайн-просмотр каталогов торговых предложений, товаров и услуг на рынке;

выбор в интерактивном режиме нужного товара / услуги, уточнение условий (стоимости и сроков поставки, торговых скидок, гарантийных и сервисных обязательств);

онлайн-заказ товара / услуги или запрос контрактной предложения, согласования и заключения контракта;

оперативный контроль поставки товара;

получения по электронной почте сопроводительных документов (накладных, фактур, комплектующих ведомостей и др.);

подтверждения завершения поставки товара / услуги, выставление и оплата счетов;

выполнения банковско-кредитных и платежных операций

Выполняя эти операции, пользователи службы электронной связи должны использовать соответствующее телекоммуникационное оборудование, программное обеспечение и каналы связи

Фирмой «1С» при поддержке технических специалистов корпорации Microsoft разработаны стандарты обмена коммерческой информацией и XML-схемы обмена CommerceML. Применение открытых общепризнанных стандартов электронного обмена информацией позволяет существенно снизить затраты на организацию информационного взаимодействия за счет унификации обмена коммерческой информацией между различными организациями: как выступающими на рынке Интернет-коммерции, так и работающими в сфере традиционной (offline) торговли[7, с. 57].

В  системы программ «1С:Предприятие 8» в соответствии со стандартами CommerceML подготавливаются электронные каталоги, прайс-листы и документы, сопровождающие торговую операцию Заказ.

Каталоги, прайс-листы и документы, сопровождающие торговую операцию Заказ, полученные в электронном виде и соответствующие стандартам CommerceML, могут быть оперативно загружены в информационную базу. Это позволяет избежать трудоемкого ручного ввода большого объема информации.

Конфигурация «Управление торговлей» " системы программ «1С:Предприятие 8» позволяет:

- формировать коммерческие предложения средствами самой системы по имеющейся в информационной базе номенклатуре товаров

- публиковать коммерческие предложения и каталоги на любой Web-витрине, поддерживающей стандарты CommerceML

- анализировать рынок на основе обработки структурированной информации о товаре, контрагентах, ценах и т.п. 

- подготавливать и отправлять электронные документы в понятном большинству систем формате XML

- рассылать Прайс-листы организациям (клиентам, партнерам и т.д.)

Управление распределёнными информационными базами (УРИБ) (1С<->1С) - компонента платформы программы 1С Предприятие, разработанная фирмой 1С. Позволяет создать множество информационных баз в едином информационном пространстве. Обмен производится путём выгрузки/загрузки внешнего файла в режиме Конфигуратора .

Основное условие - единая конфигурация у всех баз данных. Достоинства данного метода это высокая скорость работы, возможность двустороннего обмена и почти полная независимость от версии конфигурации. К недостаткам можно отнести то, что нет возможности переносить отдельные документы или элементы справочников, только полностью весь справочник (вернее изменения сделанные за время после последнего обмена) или все документы выбранного вида (за тот же период).

История возникновения и развития электронного обмена данными начинается в 60-х годах, когда несовместимость отдельных фирменных технологий обработки коммерческих данных не позволяла интегрировать их в единую систем м, которая бы обеспечила комплексную автоматизацию международных торговых операции.

1.3 Формирование и предоставление бухгалтерской информации в электронном виде внешним контролирующим органом

Российские организации предоставляют формы бухгалтерской отчетности в государственные органы - в инспекции ФНС России, территориальные управления Пенсионного фонда и Фонда социального страхования, территориальные органы государственной статистики, а отдельные категории организаций - еще и в территориальные органы Министерства финансов, Фонда медицинского страхования, Таможенного комитета, Федеральной службы финансового мониторинга и другие организации.

Помимо отчетности, большие объемы имеет и "обратная связь": предприятия заинтересованы в получении ответов на разнообразные запросы, пояснений по применению законодательства, сведений своих лицевых счетов. "Обратный" поток документооборота формируют также письма, руководящие документы, требования контролирующих органов, адресованные предприятиям. Все эти потоки документооборота постоянно прибавляют в объеме[7, с. 59].

В этих условиях все в меньшей степени пригодным и оправданным остается применение традиционной схемы ведения документооборота - на бумажных носителях. Канал передачи данных, представляющий собой человека со стопкой бумаг, не соответствует состоянию информационных систем, находящихся на концах этого информационного канала, и ограничивает их применение. Использование устаревших технологий передачи данных делает невозможным полноценное и качественное использование современных информационных технологий, требует огромных человеческих и финансовых ресурсов (распечатка отчетов на бумаге, а потом "набивка" данных сотрудниками контролирующих органов - настоящий сизифов труд).

Сдача отчетности непосредственно в электронном виде - это сокращение трудозатрат специалистов; освобождение их от рутинных операций; исключение ошибок, связанных с переводом информации с бумажных носителей в электронный вид; обеспечение автоматизированного контроля за соответствием утвержденным контролирующими органами форматам представления данных и, как следствие, ускорение процедуры сдачи отчетности.

Однако у бухгалтера оставалась необходимость представлять копию всех данных и на бумажных носителях (с подписью и синей печатью), в то время как файлы электронной отчетности использовались исключительно для ускорения ввода информации.

Но и это преимущество было относительным: не было гарантии, что информация на магнитном и бумажном носителях полностью совпадала. Возникала вероятность, что в базу органов, принимающих отчетность, попадет информация, отличная от юридически значимого бумажного носителя. Таким образом, сотрудникам этих органов приходилось заниматься сверкой информации, а это занимало не намного меньше времени, чем ручной ввод, и создавало путаницу в данных.

Сегодня представление отчетности с использованием телекоммуникационных каналов связи имеет несомненные преимущества перед всеми остальными способами представления отчетности и позволяет:

- экономить рабочее время (информация прямо с рабочего места бухгалтера отправляется в контролирующий орган в любое время суток);

- не дублировать документы (не нужно представлять налоговые декларации и бухгалтерскую отчетность на бумажных носителях);

- не допускать формальных и арифметических ошибок при заполнении отчетности (применение автоматического контроля по утвержденным ФНС России контрольным соотношениям перед отправкой форм отчетности);

- не заботиться об изменении в программном обеспечении;

- получать выписки из лицевого счета не выходя из офиса (отправив информацию в налоговый орган, налогоплательщик по запросу получит выписку о выполнении обязательств перед бюджетом).

Представление отчетности с использованием телекоммуникационных каналов связи гарантирует:

- получение оперативной информации (по телекоммуникационным каналам связи контролирующие органы отправляют информацию о действующих законодательных и нормативно-правовых актах о налогах и сборах);

- обеспечение конфиденциальности, юридической значимости и целостности электронных документов за счет применения современных технологий и средств криптографической защиты информации (шифрования и электронной цифровой подписи - ЭЦП);

- оперативность обработки информации (отчетность, направленная в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, после прохождения входного контроля в налоговом органе вводится в программное обеспечение налоговых органов не позднее 2 рабочих дней с момента приема).

При формировании системы представления бухгалтерской отчетности на основе безбумажной технологии ключевыми вопросами являются обеспечение юридической значимости и конфиденциальности документов. Решение этих вопросов в представляемой технологии обеспечивается применением сертифицированных ФСБ (ФАПСИ) средств электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования. Весьма важной является проблема корректного разрешения возможных конфликтных ситуаций. Она решается соблюдением в системе специального регламента электронного документооборота, позволяющего всем участникам информационного обмена (налогоплательщикам, налоговым органам, специализированным операторам связи) сформировать комплект документов доказательной базы, достаточный для разбора и разрешения конфликтных ситуаций как в досудебном порядке, так и в суде[8, с. 47].

Порядок электронного документооборота. Для того чтобы подключиться к системе сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи, необходимо:

1) получить информацию о возможности представления налоговых деклараций в электронном виде: в налоговой инспекции, в которой налогоплательщик состоит на учете или на интернет-сайтах налоговых органов, а также в средствах массовой информации;

2) выбрать оператора связи и заключить с ним договор на обслуживание.

При представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налогоплательщиком и контролирующим органом соблюдается следующий порядок электронного документооборота.

1. Налогоплательщик подготавливает налоговую декларацию в соответствии с утвержденным форматом. Это можно сделать с помощью:

- бухгалтерской программы. Надо отметить, что на сегодняшний день большинство программ, предназначенных для ведения бухгалтерского учета, позволяют подготавливать файлы установленного формата;

- программы для ручного ввода деклараций (отчетности) и подготовки в электронном виде. К таким программам относятся "Налогоплательщик - ЮЛ", "Отчет 200Х" (разработчик "СКБ Контур"), "1С:Налогоплательщик" (входит в состав ПК "Такском-Спринтер") и др.;

- самой системы представления налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности).

2. После подготовки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налогоплательщик подписывает ее ЭЦП и отправляет через специализированного оператора связи в адрес налогового органа по месту своего учета.

3. В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) с момента отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налоговый орган отправляет, а налогоплательщик получает следующие документы:

- подтверждение специализированного оператора связи с указанием даты и времени отправки электронного документа. При этом датой представления отчетности считается дата, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора;

- квитанцию о приеме налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) в электронном виде. Квитанция является подтверждением, что декларация (отчетность) представлена в налоговый орган;

- протокол входного контроля налоговой декларации (бухгалтерской отчетности). Если в протоколе содержится информация о том, что налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) не прошла входной контроль, то налогоплательщик устраняет указанные в протоколе ошибки и повторяет всю процедуру сдачи форм налоговой декларации (бухгалтерской отчетности), по которым зафиксированы ошибки. Положительный протокол говорит о том, что декларация (отчетность) принята налоговым органом.

После получения положительного протокола налогоплательщик может считать документооборот по сдаче отчетности завершенным.

Более подробная схема полного цикла электронного документооборота согласно нормативным документам приведена в таблице 1.

Схема полного цикла электронного документооборотасогласно нормативным документам.

Таблица 1. Схема полного цикла электронного документооборота



2. Основы автоматизации бухгалтерского учета начисления и выплаты заработной платы в программе «1С: Бухгалтерия»

2.1 Сущность комплекса задач по автоматизации учета начисления и выплаты заработной платы

Автоматизация учета заработной платы занимает одно из центральных мест в системе бухгалтерского учета на любом предприятии.

Заработная плата является основным источником дохода рабочих и служащих, с ее помощью осуществляется контроль за мерой труда и потребления, она используется как важнейший экономический рычаг управления экономикой.

В Российской Федерации законодательно устанавливается размер минимальной месячной оплаты труда работников всех видов предприятий.

Трудовое вознаграждение каждого работника, определяются его личным трудовым вкладом с учетом конечных результатов работы предприятия, регулируются налогами и максимальными размерами законодательно не ограничиваются [9, с. 48].

Задачами бухгалтерского учета труда и заработной платы являются:

- в установленные сроки производить расчеты с персоналом предприятия по оплате труда (начисление зарплаты и прочих выплат, сумм к удержанию и выдаче на руки);

- своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и обязательных отчислений во внебюджетные фонды (Пенсионный фонд РФ, Фонды обязательного медицинского страхования, Фонд социального страхования РФ, Государственный фонд занятости населения);

- собирать и группировать показатели по труду и заработной платы для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности, а также расчетов с государственными социальными внебюджетными фондами.

2.2 Характеристика бизнес-процессов по учету начисления и выплаты заработной платы. Декомпозиция бизнес процесса начисления и выплаты заработной платы

Начисление зарплаты имеет определенную специфику. Система оплаты труда - это такой элемент управления, в использовании которого разные предприятия могут отличаться весьма сильно. Системы оплаты делятся на два больших класса. В повременной форме оплаты труда зарплата сотрудника определяется отработанным временем. При сдельной форме зарплата определяется некими натуральными показателями, которыми измеряется результат труда работника.

Законодательство оставляет работодателю достаточно большой простор при конструировании этой системы, и, во всяком случае, пока, не очень сильно мешает достичь главной цели. Построить систему мотивации персонала для наиболее эффективного выполнения им своих профессиональных функций. Детально регулируются лишь многочисленные налоги, уплачиваемые с заработной платы, и правила информирования о заработках и налогах налоговой инспекции и органов пенсионного фонда.

Представим расчет заработной платы в виде диаграммы (схема 1).

Схема 1. Контекстная диаграмма расчета заработной платы

Зарплата для предприятия - это разновидность затрат. Значит, необходим счет затрат, где она учитывается. Практически всегда в бухгалтерском учете хозрасчетных предприятий на этом же счете затрат учитываются все налоги и платежи, уплачиваемые в связи с начислением зарплаты. Для торгового предприятия это счет 44 «Расходы на продажи». В ряде случаев расходы на зарплату руководителей учитываются на счете 26, так что в торговом предприятии начисление зарплаты обычно сопровождается проводками ДТ 44 КТ 70, или ДТ 26 КТ 70.

Рассмотрим теперь порядок действий бухгалтера, начисляющего заработную плату. Основной документ, в котором отражается вся история расчетов с работником по зарплате - лицевой счет. Он имеет весьма неудобную форму, утвержденную Госкомстатом. Реально, для практической работы большинство предприятий использует собственные формы, распечатывая официальные только для проверяющих инстанций [6, с. 58].

В большинстве компьютерных систем лицевые счета ведутся автоматически, на основании табеля учета рабочего времени и других документов, которые являются основанием для тех или иных начислений и удержаний. Например, это может быть приказ о премировании группы сотрудников. Но основными документами при повременной форме оплаты является табель рабочего времени, а при сдельной оплате - наряды на выполнение работ. В торговле, как правило, применяются простые повременные формы оплаты труда.

После того, как тем или иным способом в кассу поступила достаточная сумма наличных денег, можно физически их выдать сотрудникам. При этом сотрудники расписываются в платежной ведомости. По завершении этой процедуры ведомость закрывается, т.е. подсчитывается выплаченная по ней сумма, которая заверяется подписями директора и бухгалтера. В принципе, не все сотрудники могут получить зарплату на момент закрытия ведомости. Оставшаяся зарплата депонируется. Депонирование - это специальный учетный механизм, сопровождаемый проводками ДТ 70 КТ 76 счета. В последнее время он достаточно редко используется, поэтому не будем останавливаться на его деталях.

На сумму, выплаченную по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер на имя кассира, который производил выплату. Все кассовые операции следует отразить в специальном кассовом отчете - вкладном листе кассовой книги. Вкладные листы кассовой книги периодически сшиваются, и скрепляются печатью предприятия.

Наконец, по завершении всех операций следует оформить банковскую выписку, отражающую перечисление с расчетного счета подоходного налога и взносов. Таким образом, документооборот при начислении и выплате заработной платы в нашем случае можно изобразить следующей схемой. Она, в отличие от других бизнес-процессов, имеет линейную структуру, изображенную на схеме 2.

Схема 2. Линейная структура

Посмотрим теперь, какие проводки делаются при оформлении этих документов. Технологически, привязка проводок по начислению зарплаты, удержаниям из зарплаты и начислению взносов в фонды, к документам, приведенным на схеме, может достаточно сильно отличаться в разных системах автоматизированного учета. При этом бухгалтерские и налоговые проводки строятся по несколько различным принципам, поэтому рассмотрим их отдельно.

Бухгалтерские проводки, связанные с начислением зарплаты, распадаются на две группы. Проводки, непосредственно затрагивающие счет расчетов по оплате труда 70, и проводки по отнесению налогов на зарплату, которые не затрагивают этот счет.

В нашем случае, в первой группе, обозначенной на схеме цифрой 1, будут проводки по начислению зарплаты и удержанию из нее подоходного налога.

ДТ 44(26) КТ70

Начисление зарплаты

ДТ 70КТ 6801 Удержание подоходного налога

Предполагается, что подоходный налог учитывается на субсчете 6801 счета 68. В реальном предприятии, особенно производственном, число таких проводок может быть весьма велико, например, если на одном из счетов затрат открыт аналитический учет по видам выпускаемой продукции. В торговом предприятии, скорее всего, вместо первой проводки будут две, в дебет счетов 44 и 26 [10, с. 247].

Проводки второй группы обозначены цифрой 2, и будут делаться в кредит субсчетов счета 69, в корреспонденции непосредственно со счетами затрат. Таких проводок будет, как минимум, пять:

ДТ 44 КТ 6911

ФСС

ДТ 44 КТ 6912

Взносы по травматизму

ДТ 44 КТ 6921

ПФ страховой

ДТ 44 КТ 6922 ПФ накопительный

ДТ 44 КТ 6931 ФОМС федеральный

И, соответственно, десять, если используются два счета затрат, 26 и 44. В одних системах они делаются в момент формирования расчетной ведомости, в других - платежной, в третьих вообще выполняются отдельной технологической операцией.

Проводки, обозначенные цифрами 3 и 4, связаны с кассовыми документами. Поскольку степеньрегламентации кассовых операций выше, чем остальных, эта связь достаточно жесткая. Хотя и здесь возможны некоторые варианты. Например, при получении денег в банке и внесении их в кассу предприятия, делается одна проводка, ДТ50 КТ51. Хотя, возможно, логичнее было бы делать две проводки, ДТ71 КТ51 и ДТ50 КТ71. Поскольку деньги из банка сначала получает подотчетное лицо - сотрудник предприятия, а только потом вносит их в кассу. В этом случае не было бы неопределенностей в бухгалтерском описании ситуации, когда, например, кассир вместе с деньгами похищен с порога банка гангстерами.

Наконец, обычно через несколько дней после выплаты зарплаты, бухгалтер получит в банке выписку за тот день, когда зарплата выплачивалась. Чаще всего в ней будет восемь записей. Одна соответствует получению наличных на зарплату по чеку.



3. Автоматизация учета начисления и выплаты заработной платы через кассу организации

3.1 Технология автоматизации учета начисления и выплаты заработной платы

Программный продукт «Бухгалтерия предприятия» содержит подсистему начисления и выплаты зарплаты. Данная система отличается частичной автоматизацией. Программа не рассчитывает отпуска, больничные и прочие начисления, расчет которых производится сложным путем. Поэтому начислять зарплату с помощью программы «1С: Бухгалтерия предприятия» имеет смысл только для небольших предприятий с фиксированной ставкой оклада.

Рассмотрим процесс начисления и выплаты заработной платы в программе «1С: Бухгалтерия» (рисунок 1).

Рисунок 1. Процесс начисления и выплаты заработной платы

Для того, чтобы в программе корректно рассчитывались начисления заработной платы сотрудников, налог на доходы физических лиц, обязательные страховые взносы, необходимо правильно заполнить следующие данные о сотрудниках: дата приема на работу, подразделение, в которое принимается сотрудник на работу, а также его должность указываются при оформлении сотрудника кадровым документом «Прием на работу».

После того, как все обязательные данные о сотруднике заполнены, можно приступать к начислению заработной платы.

Начисление заработной платы производится одним документом «Начисление зарплаты работникам». Найти этот документ можно в меню «Зарплата» (рисунок 2, 3).

Рисунок 2. Начисление зарплаты

Рисунок 3. Начисление зарплаты

Имеет смысл начислять заработную плату отдельно для каждого подразделения. Для этой цели, чтобы решить вышеназванный пример, следует создать два документа для администрации и продавцов.

После того, как подразделение выбрано, нужно нажать на кнопку «Заполнить» и выбрать из выпадающего списка «Списком работников» (рисунок 3).

После этого в табличной части появятся все сотрудники, работающие в указанном подразделении, пропишется вид расчета и сумма начисления.

После проведения документа рассчитается заработная плата, а также сумма НДФЛ с учетом стандартных вычетов (рисунок 4).

Рисунок 4. Результат проведения

Для того, чтобы выплатить заработную плату, необходимо сформировать ведомость на выплату заработной платы (меню «Зарплата» - Выплата зарплаты - Ведомость на выплату зарплаты).

Перед заполнением табличной части документа нужно:

Выбрать месяц начисления заработной платы (в ведомости указывается первый день месяца, за который выплачивается зарплата)

Указать способ выплаты (через кассу или через банк).

Указать подразделение, для которого формируется ведомость (рисунок 5).

Рисунок 5. Ведомость



Рисунок 6. Выплата зарплаты

После заполнения всех обязательных реквизитов следует нажать на кнопку «Заполнить» и выбрать из выпадающего списка «по задолженности на конец месяца».

В табличной части появится список сотрудников. После заполнения документа нужно нажать на кнопку «Рассчитать», чтобы в колонке «Сумма» появилась сумма, предназначенная к выплате.

Кнопка «Заменить отметку на…» над табличной частью предназначена для изменения реквизита «Выплачено/Не выплачено/Задепонировано».

После сохранения документа можно распечатать платежную ведомость, доступную по кнопке «Печать».

Фактическая выплата заработной платы производится документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» в зависимости от способа выплаты, установленного на предприятии и указанного в документе ведомости на выплату.

Платежный документ формируется на общую суммы ведомости на выплату заработной платы и при проведении уменьшает кредитовое сальдо по счету 70 с аналитикой по сотрудникам компании, указанным в ведомости (рисунок 7).



Рисунок 7. Ведомость

Готовый документ можно вывести на печать в виде платежной ведомости по форме "Т-53" или расчетно-платежной ведомости по форме "Т-49". Требуемый вариант выбирается в меню, которое открывается при нажатии кнопки Печать (рисунок 8, 9).

Рисунок 8. Форма № Т-53



Рисунок 9. Форма № Т-49

Расходный кассовый ордер - это первичный учетный документ, отражающий факт выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Для перехода в режим работы с расходными кассовыми ордерами следует выполнить команду главного меню Касса | Расходный кассовый ордер (либо в панели функций на вкладке Касса щелкнуть мышью на ссылке Расходный кассовый ордер). В результате выполнения любого из этих действий на экране отобразится окно (рисунок 10).

Рисунок 10. Переход в режим работы с расходными кассовыми ордерами



После того как заполнены все необходимые параметры документа, его можно вывести на печать. Но учтите, что это возможно только после записи документа - нужно нажать кнопку Записать. В противном случае при попытке его распечатать на экране отобразится соответствующее информационное сообщение.

Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Расходный кассовый ордер (можно нажать кнопку Печать и в открывшемся меню выбрать значение Расходный кассовый ордер). После выполнения любого из этих действий на экране отобразится печатная форма документа (рисунок 11).

Рисунок 11. Печатная форма документа

3.2 Отчеты по учету начисления и выплаты заработной платы

В бухгалтерской деятельности особенно важно иметь максимальную эффективность от работы персонала, оптимальную структурууправления. Без широкого применения бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, а также принимаются более объективные финансовые и управленческие решения, достичь желаемого в настоящее время невозможно.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Зачастую они страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия, а также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Руководителям российских предприятий сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управленияпроизводством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам аналитического учета (субконто). Соответствующий отчет называется «Оборотно-сальдовая ведомостью по счету».

Для вывода данного отчета следует выбрать пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» в меню «Отчеты» главного меню программы.

При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать:

-- за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода (рисунок 12).

Рисунок 12.Оборотно-сальдовая ведомость по счету

В группе отчетов «Расчетные ведомости» представлена полная информация о результатах расчета за любой расчетный период. При формировании настоящего отчета в целом для предприятия для каждого подразделения может быть получена своя, та или иная форма ведомости. Для этого следует включить опцию «Отдельно по каждому подразделению». При этом нумерацию в каждой ведомости можно начинать с единицы (включена опция «Нумеровать по подразделению отдельно»).Различные формы ведомостей можно получить и по конкретному подразделению (выбрав его в реквизите «Подразделение»). Кроме того, расчетчик может получить только свою ведомость, выбрав собственную фамилию в реквизите «Расчетчик».

Список сотрудников можно получить упорядоченный по алфавиту (в группе переключателей «Упорядочить по» выбран пункт «Фамилиям сотрудников») или же по табельным номерам (пункт «Табельным номерам») (рисунок 13).

Рисунок 13. Расчетные ведомости

Карточка счета по праву считается одним из самых популярных отчетов у пользователей системы "1С". Популярность этого отчета обусловлена рядом свойственных ему особенностей, среди которых можно отметить следующие: удобство в работе, хорошая читаемость, способность наряду с компактностью отчетной формы аккумулировать в себе краткую, но в то же время достаточно полную и конкретную информацию обо всех движениях по счету, возможность отслеживать текущее сальдо и др.

Удобство карточки счета отмечают не только непосредственные пользователи системы. Нередки случаи, когда при проведении всевозможных проверок налоговые органы просят предоставлять необходимую информацию на карточке счета из "1С".

Чтобы получить карточку счета, нужно выполнить команду главного меню Отчеты | Карточка счета. В результате на экране откроется такое же окно, как и для оборотно-сальдовой ведомости по счету (рисунок 14).

Рисунок 14. Карточка счета

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне.

Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям. Не менее важно, чтобы фирма - разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую.



Заключение

Управление человеческими ресурсами - один из ключевых вопросов комплексного управления любым предприятием. Инструменты, позволяющие автоматизировать задачи управления персоналом, кадрового учета и расчетов в соответствии с требованиями законодательства пользуются все большим спросом со стороны небольших фирм, а также крупных холдингов.

В настоящее время автоматизация затрагивает все более широкие области. Новейшие компьютерные программы помогают выполнять большую часть работы, эффективно управляя основными и вспомогательными производственными процессами.

Широкое внедрение в практику персональных компьютеров привело к возможности создания автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров. С их помощью выполняются значительно быстрее и надежнее расчетные и другие технические операции, автоматизировано получение бухгалтерских регистров оборотного (оборотно-сальдового) баланса.

С помощью компьютера в бухгалтерии значительно облегчается решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ.

В настоящее время используются, как комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов, например, такие как 1С.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение автоматизации учета заработной платы с помощью индивидуально разработанного комплекса «1С» по автоматизации учета заработанной платы.

Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы - автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. В учёте труда и заработной платы большинство документов создаётся непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить персональные надбавки к зарплате или премии в определенном размере от оклада, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Для облегчения ввода документов во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что к программным комплексам по учёту труда и заработной платы предъявляется едва ли не больше требований, чем к автоматизированной системе учёта на других участках работы.



Список использованных источников

Артюхин Р.Е., Маклева Г.И. Новый план счетов бюджетного учета. - М., 2015. - 147 с.

Бабкина С.И Заработная плата в 2016 году. Практические рекомендации. - М. :Юстицинформ,2016. - 421 с.

Брага В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. - М.: ЗАО «Финстатинформ», 2011. - 258 с.

Бухгалтерский учёт: Пособие для переподготовки и повышения квалификации бухгалтеров / Под ред. Климова Г.А.-М.:Бератор-Пресс,2013. - 321 с.

Вартанян А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии // Бухгалтерский учет. - №5. - 2014. - С. 14-18

Викторова Н.А. Электронный документ вместо бумажного //Бюджетный учет. - №7. - 2015. - С. 58-59

Гусятникова Д.Е. Кадровая служба без кадровика. Пособие для руководителя и главного бухгалтера. - М. :Альфа-пресс, 2014. - С. 24-28

Глицкий А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии. - М.: Финансы и статистика, 2012. - 357 с.

Жукова Т.И. С чего начать? Выбор и установка информационной системы в компании//Бухгалтер и компьютер. - №5. - 2013. - С. 47-49

Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Руководство для бухгалтера по работе на компьютере. - М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2012. - 451 с.

Луговой А.В. Расчеты по оплате труда. - М. :Издательство Бухгалтерский учет, 2015. - 578 с.

Основы бухгалтерского учёта / Под редакцией Печерской Г.А.-М.:Приор-издат,2015. - 257 с.

Скребкова Ж.Р.Автоматизированная система бухгалтерского учета в информационной системе предприятия // Все для бухгалтера. - № 22. - 2014. - С. 57-59

Умнова Э.А., Шаниров М.А. Система автоматизированной обработки учетной информации. - М.: Финансы и статистика, 2015. - 654 с.

Харитонов С. Свежее решение: составление новой бухгалтерской отчетности на компьютере // Бухгалтер и компьютер. - №2. - 2014. - 421 с.

Размещено на Allbest.ru

...