Особенности учета расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Практически на каждом предприятии есть необходимость в том, чтобы осуществлять расчеты с подотчетными лицами, а значит, почти все бухгалтерии сталкиваются с тем, чтобы подобные расчеты учитывать и документально оформлять.

Подотчетные лица - это сотрудники предприятия, которые получают денежные суммы для того, чтобы осуществлять расчеты и расходы в интересах предприятия. После чего данные сотрудники должны предоставить отчет о произведенных ими расходах. Иными словами, денежные суммы они получили «под отчет», отсюда и название «подотчетные лица».

Порядок осуществления наличных расчетов в РФ регламентируется Положением Центробанка №373-П.

Согласно п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером.

Для отчета по использованию средств применяют унифицированную форму № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 №55.

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре подотчетным лицом и сотрудником бухгалтерии. В документе указывается перечень документации, которая является подтверждением произведенных расходов, а также суммы произведенных по ним затрат. К авансовому отчету необходимо приложить оригиналы документов, подтверждающих совершенные затраты и пронумеровать их в порядке записи в отчете.

Бухгалтерия предприятия проверяет целевое расходование средств, наличие подтверждающих расходы документов, правильность их оформление, соответствие сумм.

В качестве основных задач бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами выступают:

1) Полнота и достоверность отражения затрат на командировочные расходы на счетах бухгалтерского учета,

2) Документальное обоснование использованных подотчётных сумм, а также степень обоснованности включения их в состав затрат,

3) Осуществление контроля над экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

1. Нормативно - законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета с подотчетными лицами осуществляются согласно нормативной документации, имеющей различный статус. В зависимости от статуса и назначения нормативная документация может быть представлена следующим образом:

1) Уровень 1. Законодательный. На данном уровне определяется сущность бухгалтерского учета, его основные задачи, понятия, которые используются в учете, а также порядок и методика регулирования, организация и ведение бухгалтерского учета и предоставление бухгалтерской отчетности.

2) Уровень 2. Нормативный. На данном уровне устанавливаются базовые правила в формировании полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и по предоставлению информации в бухгалтерской отчетности.

3) Уровень 3. Методический. На данном уровне документы обладают рекомендательным характером. В них излагаются методические указания, а также разъясняются вопросы постановки бухгалтерского учета.

4) 4 уровень. Организационный. На данном уровне предприятия используют законодательство РФ о бухгалтерском учете, нормативные акты органов, которые осуществляют регулирование бухгалтерского учета и самостоятельно формируют учетную политику.

Расчеты с подотчетными лица затрагивают сразу несколько разделов бухгалтерского и налогового учета, из-за чего перечень законодательных актов является достаточно широким.

В ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ в ред. от 04.11.2014 N 344-ФЗ отражены основные положения, связанные с отражением расходов подотчетных лиц в бухгалтерском учете.

«Порядок о ведении кассовых операций» содержит нормативы порядка выдачи средств под отчет на хозяйственные нужды. Там же содержатся и правила оформления и выдачи командировочных расходов. В ТК РФ оговорен перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.

Основные документы четвёртого уровня включают формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

1) Приходный кассовый ордер (форма КО-1), который выписывается при условии, что работник вернет в кассу неизрасходованная подотчетная сумма,

2) Расходный кассовый ордер (форма КО-2) выписывается при выдаче денежных средств под отчет,

3) Командировочное удостоверение (форма №Т-10) отражает фактическое время нахождения сотрудника в командировке,

4) Авансовый отчет с приложением документации, подтверждающей целесообразность совершенных затрат. Такими документами являются счета, квитанции, проездные билеты, товарные накладные, чеки и пр.,

5) План счетов бухгалтерского учета, утвержденный руководителем предприятия, в котором содержится перечень применяемых на предприятии синтетических счетов и субсчетов.

2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные расходы, на операционные и хозяйственные расходы. Указанные денежные средства выдаются из кассы под отчет работникам организации, т. е. работники в последующем должны представить отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Работники, получающие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Выдача подотчетных сумм и представление отчетности по их использованию осуществляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 № 40. Основанием для выдачи подотчетных сумм являются приказы руководителя организации или командировочные удостоверения. Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому лицу запрещается. Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные, не указанные цели не допускается.

По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств. Авансовый отчет подается по установленной унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации. На рисунке 1 отражен заполненный авансовый отчет:

Рисунок 1. Авансовый отчет

На основании данных, отраженных в авансовом отчете, бухгалтерия списывает с подотчетного лица, фактически израсходованные денежные средства. Выдача средств оформляется составлением расходного кассового ордера, который отражен на рисунке 2.

Рисунок 2. Расходный кассовый ордер

Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером, который отражен на рисунке 3.

Рисунок 3. Приходный кассовый ордер

В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.

Учет расходов с подотчётными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача подотчетных сумм работникам отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счетов по учету денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и учета приобретенных ценностей или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Бывают ситуации, когда подотчетные лица не возвращают подотчетные суммы в кассу организации, в таком случае опираясь на план счетов - подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Впоследствии, в случае если эти суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Необходимо помнить, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, -- 50% заработной платы, причитающейся работнику. Если данные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Согласно п. 2 ст. 266 Налогового кодекса РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

При признании долга сотрудника безнадежным (нереальным ко взысканию) в соответствии с подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности суммы безнадежных долгов, приравниваются к внереализационным расходам.

Налоговая база по налогу на прибыль организации уменьшается на суму внереализационных расходов, следовательно, препятствий, связанных с действием п. 3 ст. 236 НК РФ, в данном случае не возникает, а значит, организации следует начислить единый социальный налог на сумму долга сотрудника, признанного безнадежным.

Вместе с тем существует позиция суда, согласно которой не возвращенные физическими лицами денежные средства, выданные под отчет, были правомерно квалифицированы налоговым органом при проведении выездной налоговой проверки в качестве выплат в пользу физических лиц и включены в налоговую базу по единому социальному налогу.

В вышеуказанном случае руководству организации придется самостоятельно принимать решение о начислении единого социального налога, но необходимо учесть, что имеется риск отстаивания своей позиции в суде.

Рассмотрим более подробно типовые проводки по дебету счета 71.

Д71 К50 - из кассы были выданы под отчет денежные средства,

Д71 К51 - подотчетному лицу перечислены денежные средства с расчетного счета,

Д71 К76 - Подотчетному лицу был выплачен аванс со стороны другой организации, т.е. от третьих лиц,

Д71 К91 - отражается сумма перерасхода, непогашенная в срок по подотчету. Сумма зачислена в состав прочих доходов в силу того, что срок исковой давности истек.

Теперь рассмотрим типовые проводки по кредиту счета 71

Д10 К71 - на склад поступили материалы, приобретенные подотчетным лицом,

Д20 К71 - оплачены расходы, связанные с нуждами основного производства через подотчетных лиц,

Д41 К71 - на склад поступили товары, приобретенные подотчетным лицом,

Д50 К71 - в кассу внесены денежные средства, не потраченные подотчетным лицом,

Д99 К71 - задолженность подотчетного лица, возникшая в силу обстоятельств непреодолимой силы, списана.

Заключение

подотчетный бухгалтерский кассовый ордер

Подотчетные лица - это сотрудники предприятия, которые получают денежные суммы для того, чтобы осуществлять расчеты и расходы в интересах предприятия. После чего данные сотрудники должны предоставить отчет о произведенных ими расходах. Иными словами, денежные суммы они получили «под отчет», отсюда и название «подотчетные лица».

Все совершенные подотчётными лицами расходы должны быть документально подтверждены. К примеру, если затраты были осуществлены на проезд, то подтверждением выступят проездные документы, если на проживание в командировке, то квитанции об оплате гостинице, если на покупку каких-то товаров для предприятия, то чеки и накладные и пр. Основанием для выдачи суточных является командировочное удостоверение. При условии, что документы были потеряны, возврат средств сотруднику осуществляется по минимальным нормативам.

При сдаче авансового отчета бухгалтер должен проверить следующее:

1) Полнота и достоверность отражения затрат на командировочные расходы на счетах бухгалтерского учета,

2) Документальное обоснование использованных подотчётных сумм, а также степень обоснованности включения их в состав затрат,

3) Осуществление контроля над экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

При условии, что все сделано правильно, авансовый отчет принимается к учету и является доказательством, подтверждающим совершение затрат.

Литература

1) ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ в ред. от 04.11.2014 N 344-ФЗ.

2) План счетов бухгалтерского учета 2014.

3) Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет, М. 2014

4) Николаева Р.С. Бухгалтерский учет, М. 2013.

Размещено на Allbest.ru