Внутренний аудит

Размещено на http://www.allbest.ru/

Многие российские предприятия в целях укрепления конкурентоспособности своей продукции следуют стратегиям развития, тесно связанным с вопросами повышения качества. Регулярное обновление продукции, рост ее качества, выступающие в планах как действенный способ завоевания, расширения и удержания определенного сегмента рынка, во многом должно изменить структуру общих затрат на качество, уделив серьезное внимание анализу, разработке технического задания, научно-исследовательским и опытно-конструкторским разработкам (НИОКР), производству опытных образцов продукции. Эффективность крупных вложений средств требует сплошного наблюдения, анализа и контроля за технологическими процессами, современного управления проектами с использованием методов анализа затрат на качество.

В связи с указанными тенденциями развития хозяйственной деятельности предприятия аудиторам необходимо проводить анализ и проверку учета затрат на качество производимой продукции, так как от правильного распределения и учета этих затрат зависит возможность более интенсивного развития бизнеса. Наиболее актуальным, на наш взгляд, является введение в штат сотрудников предприятия внутренних аудиторов. Их деятельность в новых условиях может считаться эффективной только в том случае, если результаты аудиторских проверок будут способствовать улучшению отдельных процессов деятельности предприятия в области качества и процесса создания и внедрения системы менеджмента качества в целом. А это может быть достигнуто лишь тогда, когда специалисты, проводящие проверки, будут работать и как аудиторы, и как эксперты.

Эксперт-аудитор должен быть способен выявлять причинно-следственные связи при поиске решений для устранения обнаруженных или предотвращения потенциальных несоответствий. Иначе говоря, внутренний эксперт-аудитор должен знать не только, как проводить аудиторские проверки, но и каким образом анализировать полученные результаты для достижения наилучших результатов.

Планировать внутренние аудиторские проверки согласно МС ИСО 9001 необходимо с учетом статуса и значимости проверяемых процессов, а также результатов предыдущих проверок. Статус проверяемого процесса может быть определен с помощью следующих критериев:

- процесс прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям и результативен;

- процесс прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям, но не результативен;

- процесс прошел аудиторскую проверку в отчетный период и признан не соответствующим установленным требованиям (такой процесс считается критическим);

- процесс не проходил аудиторской проверки в отчетный период (процесс с неопределенным уровнем соответствия результативности).

Для определения оптимального уровня затрат, на наш взгляд, целесообразно использовать подход Джурана-Фейгенбаума [3, с. 58 - 60]. Согласно данному подходу затраты подразделяются на четыре категории: предупредительные мероприятия, или предотвращение ошибок; контроль; устранение внутренних дефектов; устранение внешних дефектов. В данной реферате рассмотрим подробно предупредительные мероприятия, т.е. мероприятия на предпроизводственном этапе.

Затраты на предотвращение ошибок представляют собой инвестиции, направленные на то, чтобы не допустить несоответствия качества выпускаемой продукции и услуг необходимым техническим характеристикам или потребительским требованиям. Обычно такие инвестиции связаны с проектированием, разработкой, внедрением, поддержанием и аудитом систем качества и деятельности, направленной на предупреждение дефектов или несоответствий, а также на исключение отходов продукции. Сюда включаются затраты на статистический контроль процессов, тренинги, связанные с вопросами менеджмента качества; на аудит системы качества; на сертификацию поставщиков; на анализ требований потребителя; на совершенствование изделий и др.

Главная идея анализа затрат на качество заключается в том, что относительно небольшие вложения в деятельность по предупреждению производства некачественной продукции или услуг приводят к значительным сокращениям потерь от брака как внутренних, так и внешних [4, с. 4 - 9].

Исследуя затраты на предпроизводственном этапе, иногда выделяют виды затрат по этапам жизненного цикла продукции. Известно, что, например, на стадии эскизного проектирования автомобиля и подготовки технического задания достигается 20 - 30% дополнительного гарантированного качества продукта. И лишь 10 - 15% качества достигается на стадии планирования производственного процесса.

Предпроизводственный этап создания автомобиля включает 10 последовательных стадий, отражающих цепочку процессов (см. рисунок).

10 стадий предпроизводственного этапа играют значительную роль при формировании качественной продукции с относительно низким уровнем затрат на ее производство при условии качественного составления конструкторской документации, т.е. являются предпосылкой решения задач для удовлетворения поставленной перед предприятием цели.

Рассмотрим содержание каждой стадии производственного этапа на примере разработки новой модели автомобиля.

1. Разработка концепции продукта. Основные характеристики качества формируются на основе сравнительного анализа с аналогами разрабатываемой продукции; полноте описания ожидаемых характеристик; предполагаемой стратегии присутствия на рынке; прогнозе развития продукта; стержневой идее проекта.

Здесь можно выделить следующие виды затрат:

- маркетинговое исследование рынка;

- подготовка доклада с выводами и предложением стратегии развития концепции по исследуемому продукту;

- командировки в выставочные центры, на профильные предприятия для консультаций и переговоров о намерениях дальнейшего сотрудничества;

- презентации концепции;

- внесение принципиальных изменений в утвержденные документы концепции;

- трудозатраты на разработку экономического обоснования концепции;

- разработка основных положений концепции продукта и оформление презентационных материалов; накладные расходы.

Отметим, что на данной стадии следует сократить затраты, связанные с внесением принципиальных изменений в утвержденные документы концепции. Исполнителем данной стадии должно быть руководство организации-заказчика. Имеет смысл сравнить затраты на проектирование продукта-аналога, находящегося в производстве в настоящее время, с затратами на перспективную разрабатываемую модель. Чем больше историческая глубина и величина фактических данных о затратах по предыдущим проектам, тем точнее будут отработаны методики расчетов "затраты - результат" предстоящих разработок.

2. Составление технического задания. Показателями качества этой стадии являются полнота и качество составленного технического задания, оценка необходимости частных технических заданий, план предприятий-исполнителей отдельных частей концепции.

Затраты этой стадии связаны со следующими операциями:

- сбор и обработка информации об аналогах продукта;

- сбор и обработка информации о возможных узлах и комплектующих продукта;

- патентные исследования;

- разработка документации к техническому заданию;

- командировки;

- крупные изменения технического задания по согласованию с исполнителем.

К ним относятся также накладные расходы.

Что касается крупных изменений технического задания, то они осуществляются по согласованию с исполнителем, т.е. аналитическим отделом организации-заказчика с утверждением руководством. Испытания продукта по определенной программе в рамках пунктов технического задания должны практически подтверждать соответствие продукта заданным требованиям и быть оценены как базовые затраты. Для этого необходимо максимально четко и подробно формулировать техническое задание, чтобы проектировщики понимали стоящие перед ними задачи.

3. НИОКР, т.е. разработка состава продукта, выбора комплектующих и их доводки. Здесь выделяются следующие характеристики процесса: аудит эскизного проекта; оценка его защиты; аудит уровня приобретаемых комплектующих и лицензий на право их производства; оценка и переоценка результатов маркетинговых исследований на стадии 1; оценка сроков реализации концепции и экономического обоснования концепции с принятием необходимых корректирующих согласованных решений.

Затраты на НИОКР включают, в частности, расходы на:

- приобретение предприятием необходимых лицензий для работ, связанных с разработкой продукта, и на производство отдельных комплектующих;

- патентные исследования;

- разработку документации эскизного проекта по согласованному и утвержденному техническому заданию;

- командировки;

- крупные доработки эскизного проекта по результатам его защиты.

Здесь следует воздействовать на затраты, связанные с крупными доработками эскизного проекта по результатам его защиты. Ответственными на данной стадии будут организация-исполнитель и соисполнители на договорной основе. Для дополнительного удобства расчета затрат необходимо разбивать их по определенным составным частям и группам общей конструкции автомобиля, а также по этапам НИОКР - изготовлению макетных и опытных образцов, испытаниям и доводке разрабатываемых образцов комплектующих, систем и узлов.

4. Проектирование продукта и комплектующих, их компоновки, макеты, варианты, расчеты, модели. Основные характеристики проектирования определяются по результатам аудита технического проекта и оценки его защиты.

Необходимо учитывать следующие затраты:

- на разработку документации технического проекта;

- на расходные материалы;

- на крупные доработки технического проекта по результатам его защиты (при защите технического проекта необходимо присутствие независимого аудитора);

- накладные расходы.

На этой стадии следует сокращать затраты на крупные доработки технического проекта. При этом целесообразно привлекать независимого от результатов работы и получения прибылей эксперта, который мог бы рационально оценить уровень выполненной работы. Пропущенные размеры и другие ошибки формы детали, сборки узлов и т.п. выявляются при изготовлении опытных образцов деталей и сборке опытных образцов продукта. Здесь уже требуется всесторонняя проверка цепочек размеров и оформления измененной и уточненной документации, доработка или изготовление заново ряда совместных деталей. Операции на данной стадии допускают прямой контроль. Обязательный учет и совместный разбор дополнительных затрат на качество, как правило, ведет к повышению ответственности коллектива, к введению дополнительных проверок и предварительному исправлению до начала производства. Допустимый уровень затрат на качество на этой стадии представляется около 10%.

5. Разработка и оформление конструкторской документации. На этой стадии:

- оценивается соблюдение требований ГОСТов на оформление конструкторской документации, ее технологическая пригодность для предполагаемых производственных возможностей;

- исследуются несоответствия конструкторской документации, выявленные при ее проверках и предварительной технологической экспертизе конструктором-руководителем, нормативным контролем, метрологическим контролем;

- анализируются экономические затраты на производство продукта по проектной документации при заданной производственной программе (серийности).

Необходимо контролировать и анализировать затраты на проектное оснащение конструкторов, на расходные материалы, на патентование оригинальных разработок; трудозатраты на разработку и оформление конструкторской документации рабочего проекта для изготовления макетного (опытного) образца или группы; на крупные доработки конструкции, вызванные допущенными на предыдущих стадиях или на данной стадии ошибок, приводящих к согласованному продлению сроков разработки продукта; накладные расходы.

Дополнительные затраты могут возникать и в процессе формирования документального образа изделия. Например, часть отклонений, связанных с ошибочным назначением размеров, выявляется самим конструктором и устраняется при создании (на компьютере) образа сборочных и монтажных чертежей, контрольных компоновках узлов и систем. Отклонения, вызванные выбором материала, покрытия, термообработки, и допустимые отклонения размеров частично или полностью могут быть устранены при первоначальных перекрестных проверках чертежей конструкторами группы или ее руководителем. В этом случае затраты, как правило, носят скрытый характер, их выявить трудно, а в некоторых случаях не нужно, если они не превышают 5 - 7% времени разработки конструкторской документации. Однако это важный показатель, так как в случае пропуска нескорректированной документации в процесс производства данные отклонения могут привести к значительному уровню брака продукции.

На этой стадии необходимо искать возможность сокращения трудозатрат на крупные доработки конструкции вследствие допущенных на предыдущих стадиях или на данной стадии ошибок, приводящих к согласованному продлению сроков разработки продукта. Ответственной за анализ и реализацию данной стадии будет организация-исполнитель.

6. Создание опытного (макетного) образца продукта. Здесь необходимо обратить внимание на выявленные принципиальные крупные несоответствия производимых технологических операций при изготовлении деталей, сборке узлов, продукта в целом конструкторской документации, а также на технологичность операций обслуживания продукта и его использования (свойство эргономичности).

Нужно контролировать:

- затраты на приобретение материалов для изготовления образца;

- на приобретение комплектующих и материалов сверх нормативов по конструкторской и технологической документации, связанные с несоответствиями, указанными в предыдущем пункте;

- трудозатраты, в том числе конструкторские, на доработки деталей, узлов, документации и дополнительные сборки-разборки продукта и его составляющих, связанные с выявлением несоответствий в конструкторской, технологической документации или нарушением технологических процессов в производстве (все составляющие учитывать следует по отдельным статьям);

- на конструкторское сопровождение изготовления и сборки продукта;

- накладные расходы.

Важную роль на этой стадии играют трудозатраты, в том числе конструкторские, на доработки деталей, узлов, документации и дополнительные сборки-разборки продукта, связанные с выявленными несоответствиями в конструкторской, технологической документации, а также затраты на приобретение комплектующих и материалов сверх нормативов, связанные с появлением несоответствий. Ответственной на данной стадии будет организация-исполнитель.

7. Предварительные испытания опытного образца продукта и его составных частей, комплектующих и узлов. Характеристики качества на этой стадии строятся на основе оценки соответствия полученных результатов заданным в техническом задании требованиям по всем параметрам без исключения, полноты и качества испытательных программ и методик, эргономичности продукта, эстетичности конструкции; безопасности эксплуатации изделия, трудоемкости обслуживания, экспортных возможностей продукта; качества испытательной работы специализированной организации.

Можно проанализировать:

- затраты на испытания и опытную эксплуатацию продукта, на командировки, на испытательную аппаратуру (приобретение, поверку, обслуживание, эксплуатацию), на перевозку продукта к местам испытаний; на изготовление и установку запасных частей сверх планового запаса по причине несоответствий их нормальной работе продукта;

- затраты на вынужденную внеплановую доработку продукта вследствие несоответствий отдельных деталей и узлов режимам работы продукта или выявлению скрытых дефектов изготовления, несоответствия качества заложенных или приобретенных материалов и комплектующих;

- трудозатраты конструкторов и инженеров-испытателей на проведение испытаний;

- расходы на разработку или приобретение программ и методик испытаний, на доработку конструкторской или технологической документации по выявленным дефектам (несоответствиям);

- накладные расходы.

Наиболее существенные ошибки связаны с вынужденными решениями о применении не вполне подходящих материалов, покрытий, комплектующих, узлов из-за неготовности или отсутствия перспективных подходящих. Пример - употребление бензинового двигателя взамен дизельного для автомобиля, используемого в основном в силовом, тяговом режиме, что приводит к завышенным расходам топлива, или использование механической коробки передач вместо автоматической при частых переключениях передач на пересеченной местности из-за отсутствия такой в производстве или высокой цены. Подобное решение может быть принято также из-за наличия несписанного оборудования, обеспечивающего изготовление деталей с высокими текущими затратами, но исключающее затраты на покупку, установку и наладку высококачественного, производительного оборудования.

На этой стадии следует стараться сокращать затраты на изготовление и установку запасных частей сверх планового запаса, затраты на вынужденную внеплановую доработку продукта вследствие несоответствий, а также трудозатраты на доработку конструкторской или технологической документации по выявленным дефектам продукции. Данные затраты носят нефинансовый характер, т.е. необходимо контролировать качество работ на предыдущих стадиях, для того чтобы избегать дальнейших затрат. Исполнителем в этом случае будет организация-исполнитель - одна или совместно со сторонней специализированной организацией по договору и с согласия организации-заказчика.

8. Доработка продукта. На этой стадии качество характеризуют соответствие полученных результатов заданным в техническом задании требованиям по проверяемым и уточняемым параметрам, полнота и качество специальных испытательных программ и методик, уровень испытательной работы специализированной организации, эффективность доработок продукта на предшествующих стадиях.

В связи с этими показателями выделяют в том числе следующие затраты:

- на испытания и опытную эксплуатацию продукта;

- на командировки;

- на перевозку продукта к местам испытаний;

- на изготовление и установку запасных частей сверх планового запаса по причине несоответствий их нормальной работе продукта;

- на вынужденную внеплановую доработку (регулировку) продукта вследствие несоответствий отдельных деталей и узлов режимам работы продукта или выявлению скрытых дефектов изготовления, несоответствия качества заложенных или приобретенных материалов и комплектующих.

Учитывают также трудозатраты конструкторов и инженеров-испытателей на проведение испытаний, расходы на разработку или приобретение программ и методик испытаний, на доработку конструкторской или технологической документации по выявленным дефектам (несоответствиям) и накладные расходы.

9. Технологическое согласование конструкторской документации с учетом предварительных и приемочных испытаний. На этой стадии рассматриваются: технологические замечания к конструкторской документации и объем вынужденных изменений в ней; конструкторская документация межведомственной комиссии и количество записанных в акте комиссии особых мнений предприятий-смежников, поставщиков комплектующих; пригодность конструкторской документации к многократному тиражированию и ее сохранности; готовность производства к освоению и выпуску продукта в указанные сроки и в конкретных рамках уровня затрат.

На этой стадии рассматриваются затраты:

- на тиражирование и рассылку конструкторской документации в технологические отделы предприятия-изготовителя;

- на командировки и прочие расходы в связи с проведением оценки межведомственной комиссией;

- на подготовку производства;

- трудозатраты на технологическое согласование, на внесение технологических замечаний в конструкторскую документацию и ее окончательное оформление, выпуск, тиражирование и хранение в специальном архиве;

- на разработку мероприятий по улучшению конструкции, принятых межведомственной комиссией, и внесение изменений в конструкторскую документацию извещениями главного конструктора;

- на разработку производственной документации;

- накладные расходы.

На стадиях 8 и 9 наиболее важно минимизировать затраты на изготовление и установку запасных частей и доработку продукта сверх планового запаса по причине несоответствий, а также трудозатраты на внесение технологических замечаний в конструкторскую документацию по выявленным дефектам продукции. Работу проводят организация-исполнитель и сторонние специализированные организации, в том числе организации-поставщики, по согласованию с организацией-заказчиком.

Неизбежно в ходе испытаний возникают изменения технического состояния образца, которые фиксируются как отказы или неисправности по конструкторским, производственным, эксплуатационным, смешанным и прочим причинам. Затраты на доработку продукции, разбирательства и принятие решений, назначение дополнительных контрольных, проверочных, стендовых, доводочных испытаний и пр. относятся к расходам на обеспечение качества продукта.

10. Выпуск первой установочной партии продукта и ее эксплуатация под контролем конструкторского отдела. На этой стадии изучаются следующие качественные характеристики: несоответствия, выявленные при производственной сборке установочной партии продукта; необходимость и объем дополнительных доработок по результатам производственного изготовления и сборки продукта; соответствие характеристик продукта условиям технического задания, полученным на периодических испытаниях изделий из первой производственной партии; отзывы от эксплуатирующих предприятий по результатам подконтрольной эксплуатации с заданной периодичностью; необходимость серьезных доработок продукта.

Исследуются затраты на приобретение материалов для промышленного изготовления изделий установочной партии; на доработку продукта по результатам выпуска пробной партии; на проведение периодических испытаний, оборудование испытательной станции, ее сертификацию, расходные материалы испытаний; на приобретение комплектующих и материалов сверх нормативов по конструкторской и технологической документации; трудозатраты, в том числе конструкторские, на доработки деталей, узлов, документации и дополнительные сборки-разборки продукта и его составляющих, связанные с выявленными несоответствиями в конструкторской, технологической документации или нарушении технологических процессов в производстве (все составляющие учитывать по отдельным статьям); на работу коллектива испытателей; на конструкторское сопровождение изготовления и сборки продукта; накладные расходы.

На этой стадии важно постоянно проводить анализ и периодические испытания, чтобы в дальнейшем избежать брака продукции. Огромное значение для качественного производства приобретает фактор серийности продукции, так как высококачественную и высокотехнологичную продукцию ниже определенного ежемесячного объема производить экономически невыгодно, а иногда практически невозможно. Это относится, например, к производству подшипников, изготавливаемых на автоматических линиях, резинотехнических изделий, требующих сложных пресс-форм, штампованных деталей, нуждающихся в штамповой оснастке и др. При этом анализ расчетов затрат поможет руководству проекта установить целесообразность замены одного вида оборудования другим, сравнить эффективность от внедрения перспективных видов обработки деталей и данного вида обработки и т.д.

Необходимо учитывать и сокращать затраты на доработку производства, приобретение комплектующих и материалов сверх нормативов, трудозатраты на доработки деталей, узлов, документации и дополнительные сборки-разборки партии продукта и его составляющих. Отвечать за эту стадию будут организация-производитель и организации-поставщики по согласованию с организацией-исполнителем и организацией-заказчиком.

Благодаря анализу затрат возможно сформировать полную картину для управления процессом производства, доработку качественных параметров продукта, принятия взвешенных, целесообразных решений.

Анализ затрат на качество продукции должен идти параллельно с оценкой достигнутых технических результатов и потребительских качеств, прогнозами продаж, прибылей и общей экономии, связанной с реализацией проекта по созданию нового изделия.

аудиторский проверка джуран затрата

Список литературы

1. Лабынцев Н.Т., Попова Т.Д. Состояние и перспективы развития методов управления затратами на качество // Официальные материалы (приложение к журналу "Бухгалтерский учет"). - 2013. - №10.

2. Попова Л.В. Учет затрат, калькулирование и бюджетирование в отдельных отраслях производственной сферы: учебно-методическое пособие. - М.: Дело и Сервис. - 2014.

3. Рыженко Г., Михеева С., Сурсяков В., Басаргин В. К оценке затрат на качество // Стандарты и качество. - 2014. - №7.

4. Шоттмиллер Дж. Затраты на качество стимулируют процессы непрерывного совершенствования // Методы менеджмента качества. - 2013. - №2.

Размещено на Allbest.ur