Внедрение системы управленческого учета в торгово-развлекательных комплексах (на примере ТК "Квант")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Внедрение системы управленческого учета в торгово-развлекательных комплексах (на примере ТК "Квант")

Смирнов С.В., управляющий Комплексом ООО "ТК "КВАНТ"

Красноярск

В последнее десятилетие в нашей стране интенсивно развивается новая отрасль сферы услуг - услуги по организации отдыха и развлечений, предоставляемые многопрофильными торгово-развлекательными комплексами. Торгово-развлекательные комплексы (далее ТРК) рассматриваются как коммерческие организации (объединения коммерческих организаций), осуществляющие многопрофильную деятельность в сферах услуг и розничной торговли, ориентированные на удовлетворение потребностей посетителей в отдыхе и развлечениях на определенной территории.

Деятельность ТРК имеет ряд особенностей, определяющих специфику организации систем бухгалтерского учета, анализа и внутрихозяйственного контроля. В частности, для них характерно наличие нескольких разнородных видов деятельности, значительных краткосрочных колебаний спроса и продаж, высокой доли условно-постоянных затрат к общей сумме расходов по основной деятельности. К сожалению, до настоящего времени отсутствует завершенная, адаптированная к отечественным условиям и общедоступная методика организации управленческого учета в многопрофильных торгово-развлекательных комплексах, не сформулированы подходы к анализу многопрофильной деятельности в сфере услуг.

Перечисленные особенности определяют важность надлежащей организации внутреннего управленческого учета, его автоматизации, систематического и глубокого проведения анализа всех показателей финансово-хозяйственной деятельности и построения эффективной и надежной системы внутрихозяйственного контроля для обеспечения оптимизации доходов, затрат и финансовых результатов деятельности торгово-развлекательного комплекса, поддержки принятия управленческих решений и формирования приверженности потребителей.

Основой организации управленческого учета выступает выбор надлежащих объектов и методов учета, в том числе по центрам ответственности. В ходе проводимого исследования были предложены подходы к выделению центров ответственности по структурному (или объектному) и по функциональному признакам. Центры ответственности, выделяемые по структурному признаку, совпадают со структурными подразделениями организации (управляемыми объектами недвижимости), тогда как идентификация по функциональному признаку связана с отдельными группами обязанностей и полномочий сотрудников (групп сотрудников), выполняемых для обеспечения какого-либо отдельного этапа или ветви бизнес-процесса [3,с.55].

Одним из основных видов деятельности торгово-развлекательных комплексов является предоставление в аренду торговых, офисных и складских помещений, именно на данном виде деятельности мы и заострим свое внимание.

Российская система бухгалтерского учета, стандартные программные средства для учета позволяют вести достаточно качественный аналитический учет производственной и торговой деятельности, но при попытке организовать с их помощью учет услуг, пользователи сталкиваются с отсутствием нужных аналитических разрезов, как для учета доходов, так и для правильного учета расходов и формирования себестоимости оказываемых услуг. Так называемый "котловой" метод учета, который бухгалтерия традиционно применяет при учете услуг, не предоставляет управленцам нужной информации. С помощью бухгалтерии можно получить лишь 4 разреза информации[1, с. 23]:

общий объем получаемых доходов от аренды;

общий объем расходов, понесенных компанией (при этом, если аренда является не единственным направлением деятельности, то получить информацию о собственно расходах по ней, практически невозможно);

дебиторскую задолженность в разрезе контрагентов и договоров;

общий объем денежных поступлений по контрагентам, заключившим договора аренды.

Но для качественного учета, контроля и развития управленцам необходимо значительно больше информации, которую и призван аккумулировать управленческий учет.

Рассмотрим более подробно систему организации управленческого учета на примере Торгового комплекса "КВАНТ" г. Красноярск, для которого управление недвижимостью является основным видом деятельности. Кроме сдачи в аренду коммерческой недвижимости, организация оказывает своим арендаторам целый ряд сопутствующих услуг: (коммунальные услуги, охрана, уборка, рекламные услуги, паркинг и т.д.). Данная компания обслуживает несколько объектов недвижимости, для более оперативного управления и получения полной информации разработан и внедрен программный продукт "СКАРП" (Система контроля и аренды площадей), положивший базу формирования управленческого учета.

При выделении центров финансовой ответственности для построения системы управленческого учета опирались на виды доходов которые порождают деятельность [4, с. 53]. В данном случае доходы формируются как по функциональному признаку (аренда, охрана, уборка, рекламная деятельность и т.д.) с одной стороны, так и по объектному - их порождает отдельно каждый объект недвижимости. При этом прямые расходы также могут быть сформированы и учтены как по функциям, так и в разрезе каждого объекта. Таким образом, можно сформировать два типа финансовых структур: торговый бухгалтерский коммерческий

При формировании финансовой структуры объектным способом, она получается более простой, кроме того, проще определить персональную ответственность менеджеров за центры финансовой ответственности. Но обязательно на управленческом плане счетов необходимо будет предусмотреть единую сплошную аналитику "Вид деятельности", чтобы, сформировав отчетность по этой аналитике, можно было получить информацию в разрезе доходов-расходов по аренде, коммунальным услугам, охране и прочих услугах. Но такая финансовая структура усложняет учет выплат в разрезе объектов. Как правило, поставщики услуг выставляют счета и принимают платежи вцелом от контрагента - юридического лица, а собственно учет расходов формируют по-объектно (по показаниям счетчиков учета, трафику, предоставленному на конкретный номер и т.д.). Выбрав второй вариант формирования финансовой структуры, компания сможет осуществлять прямой учет расходов, а учет платежей возможно будет организовать через служебное ЦФО (назвав его, например, ЦФО "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"), с которого затем распределять по аналитикам нужных ЦФО, пропорционально начисленным расходам. Финансовая структура, сформированная функциональным способом, позволяет избежать проблем, как с формированием доходов и расходов, так и с учетом поступлений-выплат. Но она имеет свои недостатки, во-первых, достаточно громоздка, во-вторых, создает сложности при выборе ответственных лиц за ЦФО, в-третьих, необходимо четко осознавать, что доходы от сопутствующих видов деятельности, напрямую зависят от объема сдаваемых помещений. Планирование и выполнение планов по сопутствующим видам деятельности возможно только в прямой увязке с арендной деятельностью. Таким образом, центры маржинального дохода "Коммунальные услуги", "Охрана" и другие, можно назвать таковыми с достаточной долей условности.

Финансовый и управленческий учет взаимоотношений, возникающих между арендодателем и арендатором в процессе имущественного найма объектов недвижимости должен реализовать полный цикл расчетов с арендаторами и обеспечить решение задач бухгалтерского, юридического и административного учета.

С учетом описанных особенностей при выделении центров финансовой ответственности, разработанный программный продукт, позволяет:

получить наглядное представление о состоянии аренды в разрезе каждого отдельного объекта недвижимости;

организовать порядок документооборота, вести учет заключения и расторжения договоров аренды как в разрезе различных видов помещений (торговых, офисных, производственных, складских), так и в разрезе отдельных учетных единиц.

вести расчет аренды как по фиксированной ставке для помещения в целом, так и по ставке за произвольную физическую характеристику помщения, например, по з квадратный или кубический метр. Таким образом, если мы сформируем материальную номенклатуру в разрезе отдельных помещений, то у каждой единицы номенклатуры появятся ее характеристики: размер, цена за единицу и категория помещения (класс), а также тип помещения (торговое место, офис, склад и т.д.). Применение характеристик (иначе их еще называют дополнительные свойства), как раз и позволяет вести учет в различных аналитических плоскостях;

разработать структуру подчиненности сотрудников в рамках отделов - пользователей системы и т.д.;

вести многовалютный расчет и начисление аренды с произвольным заданием периода и сроков, автоматизированное формирование и печать документов на оплату. Главной характеристикой услуги аренды, напрямую формирующей стоимость, является ее продолжительность. Таким образом, у материальной номенклатуры появляются еще характеристики, характеризующие сроки ее использования в качестве объекта получения дохода. Другой вариант получения информации - это задание таких характеристик для договоров контрагентов. Затем задание непосредственной связки "Помещение" - "Контрагент", и получение характеристики о сроках использования помещения для получения дохода через эту связь. Срок использования помещений можно получить, организовав в системе учет актов передачи и возврата помещений.

формировать отчетные формы по договорам аренды, арендаторам, начислению и погашению арендной платы, поступлению денежных средств, свободным площадям, площадям, находящимся на реконструкции. Чтобы сформировать отчетность в разрезе видов использования площадей (сданы в аренду, свободны, на реконструкции), необходимо либо организовать учет единиц материальной номенклатуры на разных субсчетах, либо задать вид использования площадей в качестве дополнительного свойства, при этом учесть историю изменений этой характеристики.

Гибкая система базы данных и функционал "СКАрПа" позволяет проводить модернизацию всей системы для трансформации ее в полноценную систему управленческого учета всех видов деятельности многопрофильных торгово-развлекательных комплексов.

Практическое использование предложенных подходов будет способствовать совершенствованию систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля торгово-развлекательных комплексов, повышению обоснованности и эффективности принимаемых управленческих решений, что, в конечном счете, должно оказать благотворное влияние на финансовые результаты, уровень риска и инвестиционную привлекательность данных хозяйствующих субъектов.

Список литературы

1. Волошин Д.А. Аренда: оформление, налогообложение, учет // Главбух. 2005.

2. Грабовый П.Г., Кулаков Ю.Н., Лукманова И.Г. Экономика и управление недвижимостью - М.: Изд-во ЛСВ, 2000.

3. Дудин Е., Щукин А. Что такое девелопмент // Интернет - журнал "Монолит"

4. Пищулин О.В. Управление коммерческой недвижимостью в современной России: функциональный подход: Диссертация на соискание уч. степени канд. Эк. Наук. Москва 2008г.

Размещено на Allbest.ru