8. Совместно с органами государственной власти, учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов, в совершенствовании их работы по улучшению организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

9. Проверяет выполнение государственными учреждениями, юридическими лицами независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, законодательных и иных правовых актов республики по архивному делу, обеспечение сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве в пределах делегированных Учредителем полномочий.

10. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, проводит в установленном порядке работу по рассекречиванию документов, информирует органы государственной власти, другие заинтересованные учреждения о документах Архива для использования в экономических, научных и социально - культурных, краеведческих и др. целях.

11. Исполняет запросы государственных, иных учреждений, граждан Российской Федерации, зарубежных организаций и граждан по документам Архива, в том числе на договорных началах, выдает им справки социально - правового характера; предоставляет документы или их копии, информационные базы данных, архивные справочники для изучения в читальном зале Архива.

Организует документальные выставки, информирует о документах Архива через средства массовой информации и иным способом.

12. В установленном порядке оказывает платные услуги юридическим и физическим лицам в соответствии с приказом Росархива от 28.04.2001 №33 «Об утверждении перечня информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги».

13. С учетом потребностей использования документов создает банки и базы данных, традиционные виды архивных справочников для обеспечения поиска информации.

14. Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных учреждений подготовку к изданию и организацию издания документальных публикаций, справочно-информационной и научно-популярной литературы.

15. Проводит совместно с научными учреждениями или самостоятельно научные исследования по архивоведческой и документоведческой проблематике, внедряет их результаты в практику работы Архива; принимает участие в работе научно-методического совета архивных учреждений.

16. Разрабатывает и внедряет методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве; проводит стажировки работников архивов и делопроизводственных подразделений.

17. Осуществляет организационно - методическое руководство работой Центра архивных документов партий и общественных организаций, и Киновидеоцентра.

18. Ведет учет фильмов и других киноматериалов, осуществляет контроль за техническим состоянием, профилактическую обработку, восстановление и реставрацию, поступающих и хранящихся фильмов и других киноматериалов.

19. Обеспечивает в установленном порядке доступ к фильмофонду заинтересованных специалистов и организаций.

20. Оказывает, по поручению Архивного агентства Республики Тыва, научно - методическую помощь кожуунным и городским архивам.

21. На основе государственных программ развития архивного дела, отраслевых программ, с учетом состояния Архива разрабатывает и по согласованию с Учредителем утверждает планы работы; предоставляет отчеты о своей деятельности.

22. Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта.

23. Принимает меры по комплексному решению вопросов улучшения условий труда, быта работников Архива, их социальной защите.

24. Своевременно и внимательно рассматривает поступившие от учреждений и граждан предложения и заявления, принимает меры к устранению недостатков в работе Архива и его подразделений.

В пределах, установленных законом, ЦГА РТ осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. В этих целях архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

ЦГА РТ представляет собой информационную систему - упорядоченную совокупность архивных фондов, коллекций, документов и создаваемых и используемых справочников к ним.

Архив в качестве субъекта информационных процессов участвует в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении документной информации. Документы и информационно-поисковые системы архива являются объектами права собственности, авторских и смежных прав, распределяются по категориям доступа к ним, подлежат защите в соответствии с законодательными и иными актами Российской Федерации.

В своей деятельности ЦГА РТ руководствуется законодательством Российской Федерации, Республики Тыва и нормативно-методическими документами:

Закон ФЗ РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года;

Закон Республики Тыва «Об Архивном деле в Республике Тыва» от 13 июля 2006 г. N 1893 ВХ-1;

Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ. М., 1997;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН. М., 2007;

Основные правила работы архивов организаций. М., 2002;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000;

Положение ЦГА РТ «О Центральном государственном архиве Республики Тыва»;

Положение об экспертно-проверочно-методической комиссии ГУ РК «Национальный архив РК», 2004;

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов». М., 1998;

Инструкция по организации работы читальных залов ГУ РК «Национальный архив РК», 2005;

Инструкция об охранном режиме в архивохранилищах 1, 2 ГУ РК «Национальный архив РК», 2005;

Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод», утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 № 1259;

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2008.

Архив в своей деятельности применяет другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Республики Тыва, а также ведомственные нормативные акты, если они не противоречат федеральному законодательству и законодательству Республики Тывасубъектов Российской Федерации, имеют непосредственное отношение к деятельности архива и хранимой им документации (военной, картографической, актам гражданского состояния и т.п.).

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

Положение архива разрабатывается на основе примерного положения об архиве, утвержденного Федеральной архивной службой России. В положении определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. положение архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.

Должностные инструкции составляются на всех работников архива согласно штатному расписанию (за исключением директора, его
заместителей и обслуживающего персонала) и закрепляют их обязанности, права и ответственность. Должностные инструкции составляются руководителями структурных подразделений на основе отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям работников и положений о структурных подразделениях архива. Должностные инструкции утверждаются директором архива.

Делая вывод, можно сказать, что деятельность ЦГА РТ заключается в обеспечении сохранности документов, осуществлении комплектования и учета документов, совершенствовании научно-справочного аппарата, а также в осуществлении информационного обслуживания и удовлетворении информационных потребностей в интересах граждан, общества и государства.

3.2 Организация хранения документов в архиве

В ЦГА РТ документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

Архивные документы временного хранения, имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке.

По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Одним из главных принципов организации хранения документов является фондирование документов.

Работа по фондированию осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

В архиве также допускается нефондовая организация документов.

Нефондовая организация архивных документов - организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фотодокументы систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.

Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации, и далее - по характеру зафиксированной информации.

Немаловажным принципом организации хранение документов в архиве является обеспечение сохранности архивных документов.

Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и др.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и др.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Для обеспечения сохранности документов в архиве используются нормативные режимы.

Противопожарный режим - правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания помещений (территорий), обеспечивающие предупреждение нарушений требований безопасности и тушение пожаров.

Меры пожарной безопасности - действия по обеспечению пожарной безопасности, в том числе по выполнению требований пожарной безопасности.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Температурно-влажностный режим. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.

В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °C) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

Световой режим. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

Санитарно-гигиенический режим. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

Таким образом, хранение документов в архиве организуется по исторически или логически связанным совокупностям - архивным фондам и заключается в определении, уточнении фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов, а также в обеспечении оптимальных условий и нормативных режимов их хранения.

3.3 Ведение учета документов архива

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат:

· хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

· документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителя архива (заведующего архивом).

Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования, пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

Хранение учетных документов осуществляется в установленном порядке.

Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.

Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:

· книга учета поступлений документов (приложение № 5) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

· список фондов (приложение № 6) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

· лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

· опись дел, документов (приложение № 7) - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

· реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

· инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

· паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

· лист учета и описания уникального документа;

· список фондов, содержащих особо ценные документы;

· опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

· реестр описей особо ценных дел, документов;

· книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

· опись страхового фонда;

· дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;

· лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение № 8);

· внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

· карточки и книги движения фондов, описей дел, документов;

· книги учета документов, переданных в другие архивы;

· книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению;

· книги повидового учета документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.

Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

· акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9);

· акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 10).

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов (приложение № 6), на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей.

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

· акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 11);

· акта о неисправимых повреждениях документов;

· акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9);

· акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

· акта возврата документов собственнику;

· акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.

Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом «С» (секретно), «СС» (совершенно секретно), «ОВ» (особой важности).

Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом «с» (секретно), «СС» (совершенно секретно), «ов» (особой важности).

Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов (приложение № 12).

Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения/единицы учета, включающие наряду с секретными несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета обозначаются индексом «сч» (секретно частично).

При рассекречивании всех единиц хранения/единиц учета по секретной описи дел, документов данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса «с», который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи дел, документов проставляется штамп «Рассекречено».

При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения/единиц учета в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2 описи дел, документов. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса «с».

Таким образом, учет документов Архивного фонда Российской Федерации заключается в определении их количества в учетный единицах и отражения этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.

3.4 Комплектование архива документами

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации.

Комплектование архива включает:

· определение источников комплектования архива;

· определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

· прием-передачу архивных документов в архив.

Источниками комплектования архива выступают государственные органы и органы местного самоуправления, а также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

Определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив, проводится на основании экспертизы ценности документов.

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов, содержания документов, внешних особенностей документов.

При включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации используется также форма повидового или группового выборочного приема документов.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.

При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

· по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

· при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

· в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Порядок приема архивных документов. От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы и проверка комплектности учетных документов.

Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 9), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и вносятся в опись дел, документов, которая утверждается ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея; экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.

Таким образом, комплектование архива заключается в систематическом пополнении архива новыми документами, на основе комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов, а также на основе экспертизы ценности документов.



Заключение

История развития архивов в нашей стране насыщена частыми случаями гибели документов. Причинами этого явились как климатические условия нашей страны, так и безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную ответственность за порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, например Положение о Федеральном архивном агентстве от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовые акты.

Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. «обеспечение физической сохранности документов и их учет». Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.

Наряду с государственными архивами Российской Федерации существуют государственные архивы субъектов РФ, в частности центральный государственный архив Республики Тыва (ЦГА РТ).

Деятельность ЦГА РТ направлена на осуществление учета, комплектования, обеспечения сохранности архивных документов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата и информационных технологий, а также на осуществление информационного обслуживания органов государственной власти и граждан в интересах укрепления российской государственности.

Одной из актуальных проблем деятельности архива является разработка вопросов архивного законодательства. Главной задачей архивного законодательства является создание законодательной базы, которая позволила бы, решая проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния.

Хранение документов в архиве организуется по исторически или логически связанным совокупностям - архивным фондам и заключается в определении, уточнении фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов, а также в обеспечении оптимальных условий и нормативных режимов их хранения.

Учет документов заключается в определении их количества в учетный единицах и отражения этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.

Комплектование архива заключается в систематическом пополнении архива новыми документами, на основе комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов, а также на основе экспертизы ценности документов.

Использование документов - одна из важнейших функций архива. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.



Список использованной литературы

Нормативно-правовые акты:

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 // Российская газета - 1993. №237.

2. Конституция Республики Тыва. Принята всенародным голосованием 06.05.2001 // Тув. Правда. 2001. 19 мая.

3. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ // Собр. законодательства РФ. 2006. №31 (1 ч.). Ст. 3448.

4. Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ // Собр. законодательства РФ. 2004. №43. Ст. 4169.

5. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ // Собр. законодательства РФ. 2006. №19. Ст. 2060.

6. О государственном языке Российской Федерации: федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ // Собр. законодательства РФ. 2005. №23. Ст. 2199.

7. Об обязательном экземпляре документов: федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ // Собр. законодательства РФ. 1995. №1. Ст. 1.

8. О государственной тайне: закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 // Собр. законодательства РФ. 1997. №41. Стр. 8220-8235.

9. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера: указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 // Собр. законодательства РФ. 1997. №10. Ст. 1127.

10. Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне: постановление Правительства РФ от 23 июля 2005 г. № 443 // Собр. законодательства РФ. 2005. №31. Ст. 3224.

11. Об утверждении регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: приказ Росархива от 11.03.1997 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 1997. № 17.

12. Об утверждении правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации: приказ Росархива от 6 июля 1998 №51 // Российская газета. 1998. № 247.

13. Об архивном деле Республики Тыва: Закон Республики Тыва от 13 июля 2006 г. N 1893 ВХ-1 // Тувинская правда. 2006. № 75.

14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991

15. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

16. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г. // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. 2001. №2.

...