Разработка и обоснование мероприятий по совершенствованию системы учета расчетов с подотчетными лицами на ООО "Скор"

Краткое наименование организации ООО «Скор».

Общество образовано в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и настоящим Уставом, на основе добровольного соглашения физических лиц. Форма собственности: частная.

Дата государственной регистрации: 02.12.1996г.

Срок деятельности общества не определен.

Место нахождения и почтовый адрес идентичен: 614047, г. Пермь, ул. Ольховская, 7.

Организация имеет сайт и электронную почту, что облегчает согласование с потенциальными покупателями и заказчиками наименование товаров, услуг по доставке товара и других вопросов. Организация занимается оптовой торговлей и доставкой до потребителя сантехнических изделий:

· Радиаторов;

· Металлоизделий, фитингов;

· Полипропилена;

· Изделий для водопровода и канализации;

· Сопутствующих товаров.

Прайс-лист облегчает выбор покупателей, дает полное представление об ассортименте.

ООО «Скор» имеет свой опрессовочный цех для переработки соединений радиаторов и их продувкой.

Основными заказчиками ООО «Скор» в 2009 - 2010 гг. были: ОАО «ПЗ» Машиностроитель», ООО «ГорСтройСервис», ООО «Камская нефтебаза», ООО «Камский завод масел», ООО «Пермстроймет+», ООО «Гол-Д-Сервис», ООО «Автоком», ООО «Бизнес-Газ»

ООО «Скор» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Оно вправе открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами, иметь штампы, бланки со своим наименованием и иные средства индивидуализации. Предприятие вправе от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, арбитражном суде и третейском суде. ООО «Скор» может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, если это не противоречит предмету и целям деятельности, определено ограниченным уставом.

Основная хозяйственная деятельность общества: удовлетворение общественных потребностей юридических и физических лиц в продукции, товарах, услугах, а также получение прибыли учредителями.

Учредителями данного общества являются:

- Жданов Михаил Кириллович - Директор

- Кропачев Александр Витальевич - Зам.директора

Государство или муниципальное образование в уставном капитале общества не участвует. Специальное право («золотая акция») не предусмотрено.

Основной принцип работы предприятия заключается в максимальном учете всех интересов партнеров при разработке вариантов условий поставки, цен, сроков и видов оплаты. ООО «Скор» располагает обширной информационной базой по продукции, предлагаемой более 20 предприятиями - изготовителями и около 30 торговыми компаниями по всей России. Со многими из этих предприятий ООО «Скор» имеет сложившиеся долгосрочные партнерские отношения, основанные на доверии и надежности.

Структура ООО «Скор» представлена на рис. 2.1. Опишите, что это за структура. (линейная, + и -)

Структура ООО «Скор»

Рис. 2.1.

На предприятии утверждена автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета, с использованием программного продукта: 1С Предприятие 8.0, 1С Склад, Торговля 8.0 . Данная конфигурация включает в себя:

- рабочий план счетов;

- набор справочников для формирования первичных документов;

- набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов;

- список корректных проводок касающихся затратных счетов;

- набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в разрезе затратных счетов по любым объектам аналитики;

- набор регламентированных документов (налоговых, бухгалтерских, статистических и др.).

Использование данного программного продукта позволяет:

- автоматизировано формировать первичные документы, регистры хронологического, аналитического, синтетического, сводного учета и отчетности;

- своевременно предоставлять информацию по запросам;

- создавать единый информационный фонд;

- обеспечить контроль доступа к данным;

- обеспечить сохранность и целостность информации.

Трудовые отношения регламентируются действующим на территории Российской Федерации КЗОТ РФ и Гражданским кодексом РФ.

Среднесписочная численность работников в 2010 году 11 человек.

Порядок ведения бухгалтерского учета и составления отчетности в ООО «Скор» определяется в учетной политике предприятия (Приложение 1)

2.2 Сравнительный анализ основных технико-экономических показателей развития ООО «Скор»

На основе бухгалтерских балансов ООО «Скор» за 2009 - 2010 гг. (Приложение) и отчетов о прибылях и убытках за аналогичный период (Приложение) проведем анализ технико-экономических показателей организации, которые представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Основные технико-экономические показатели ООО «Скор»

Наименование показателя	Ед.изм.	2009	2010	Отклонение
				Абс.	Относ., %
Стоимость основных средств	тыс.руб.	417	348	-69	-16,55
Выручка от продажи товаров, работ, услуг (без НДС)	тыс.руб.	17965	14567	-3398	-18,91
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг	тыс.руб.	15048	11963	-3085	-20,5
Прибыль (убыток) от продаж	тыс.руб.	1018	397	-621	-61
Прочие доходы	тыс.руб.	-	-	-	-
Прочие расходы	тыс.руб.	77	67	-10	-12,99
Прибыль (убыток) до налогообложения	тыс.руб.	941	330	-611	-64,93
Чистая прибыль (убыток) отчетного периода	тыс.руб.	795	264	-531	-66,79
Фонд оплаты труда	тыс.руб.	918	1211,301	293,301	31,95
Среднесписочная численность персонала	чел.	9	11	2	22,22
Средняя зарплата в месяц (п.9/(п.10*12))	руб.	8,5	9,177	0,677	7,96
Производительность труда (п.2/п.10)	тыс.руб./ чел.	1996,11	1324,27	-671,84	-33,66
Рентабельность продаж (п.4/п.2*100%)	%	5,67	2,73	-2,94	-51,85
Фондоотдача (п.2/п.1)	руб./руб.	43,08	41,86	-1,22	-2,83
Капиталоемкость (п.1/п.2)	руб./руб.	0,023	0,024	0,001	4,35
Капиталовооруженность (п.1/п.10)	тыс.руб./ чел.	46,33	31,64	-14,69	-31,71

Абсолютное отклонение: ? = конец периода - начало периода.

Относительное отклонение: х 100%

Из данных таблицы 2.1 можно видеть, что стоимость основных средств уменьшилась на 69тыс. руб. или на 16,55%, что говорит о том, что имущество амортизируется, устаревает, а новая техника не приобретается.

Выручка предприятия уменьшилась к концу анализируемого периода по сравнению с 2009 г. на 3398 тыс. руб. или на 18,91%. Себестоимость к концу 2010 г. так же уменьшилась на 3085 тыс. руб. по сравнению с 2009 г. или на 20,5%. Это обусловлено резким увеличением на рынке числа конкурентов и соответственно к снижению продаж. В связи с увеличением организаций - конкурентов потребовалось увеличить расходы на рекламу Эти факторы поспособствовали уменьшению прибыли от продаж на 621 тыс. руб. или на 61% и чистой прибыли ООО «Скор» на 531 тыс. руб., что в процентном выражении составило 66,79%.

По основным показателям прослеживается определенная динамика. За год предприятие сократило свою рентабельность продаж в 2 раза

Показатель капиталовооруженности также претерпел изменения в сторону уменьшения на 31,71%

Таким образом, можно отметить следующее. Практически по всем важнейшим абсолютным и относительным показателям, характеризующим эффективность работы организации, в частности выручка, себестоимость продаж, чистая прибыль, рентабельность продаж, наблюдается отрицательный прирост, что говорит о наличии проблем на предприятии, которые вызваны в основном увеличением числа конкурентов.

2.3 Оценка организационной структуры подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета

Таблица 2.2

№ п/п	Содержание вопроса	Ответ
1	Организационная структура бухгалтерской службы	Главный бухгалтер, стаж 10 лет
2	Образование, опыт, квалификация персонала организации, занятого в учете	Высокий уровень
3	Текучесть кадров, занятых в учете	Низкая
4	Наличие должностных инструкций для персонала, занятого в учете	Разработаны и утверждены документально

Проанализировав организационную структуру предприятия можно сделать следующие выводы:

1. В случае отсутствия главного бухгалтера на рабочем месте (командировка, больничный лист, отпуск и т.д.) организация остается без специалиста, имеющего квалификацию бухгалтера, т.к. обязанности бухгалтера исполняет директор.

2. В случае отсутствия главного бухгалтера на рабочем месте (поездка в пенсионный фонд, налоговые органы и т.п. ) нет специалиста, который будет заниматься текущей работой (оформление накладных, выдача денег из кассы и т.д.).

3. В случае увольнения бухгалтера из организации ставится под угрозу своевременность отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Требуется найти специалиста подобной квалификации, чтобы войти в курс работы предприятия, что требует не мало времени.

Рекомендации для уменьшения рисков работы бухгалтерии:

П.1, 2, 3. Обеспечить взаимозаменяемость сотрудников. Это приводит к большей управляемости персоналом. Для бухгалтерской службы ввести новую вакансию - помощник бухгалтера.

2.4 Оценка полноты содержания учетной политики предприятия в целях бухгалтерского и налогового учета

Таблица 2.3

Анализ полноты содержания учетной политики

№ п/п	Наименование раздела (подраздела) учетной политики	Отметка о наличии раздела (подраздела), да/нет
1	Учетная политика для целей финансового учета	да
1.1	Рабочий план счетов бухгалтерского учета	да
1.2	Формы первичных учетных документов	да
1.3	Формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности	нет
1.4	Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств	да
1.5	Методы оценки активов и обязательств	нет
1.6	Правила оценки статей бухгалтерской отчетности	нет
1.7	Правила документооборота и технология обработки учетной информации	нет
1.8	Порядок контроля за хозяйственными операциями	да
1.9	Другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета	да
2	Учетная политика для целей налогового учета	да
2.1	Порядок формирования сумм доходов и расходов	да
2.2	Порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде	нет
2.3	Порядок определения суммы остатка расходов (убытков), подлежащей отнесению на расходы в следующих налоговых периодах	нет
2.4	Порядок формирования резервов	нет
2.5	Порядок ведения учета состояния расчетов с бюджетом по суммам налогов	да
2.6	Другие решения, необходимые для организации налогового учета	нет

Таблица 2.4.

Анкеты предварительной оценки надежности системы внутреннего контроля

№ п/п	Содержание вопроса	Ответ
1.1	Наличие положения по учетной политике	Разработано
1.2	Наличие приказа по учетной политике	Имеется
1.3	Соблюдение сроков утверждения учетной политики	Разработан и утвержден документально
1.4	Наличие рабочего плана счетов	Разработан и утвержден документально
1.5	Наличие положения о сроках и порядке проведения инвентаризации активов и обязательств	Раскрывает сроки и порядок проведения инвентаризации в отношении не всех активов и обязательств
1.6	Наличие графика документооборота	Отсутствует
1.7	Наличие фактов неправомерного внесения изменений в учетную политику	Имеются
1.8	Соблюдение последовательности применения учетной политики	Соблюдается
1.9	Соответствие принятых элементов учетной политики требованиям действующего законодательства, в частности Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-Ф3, ПБУ 1/2008	Принятые элементы при формировании учетной политики соответствуют требованиям действующего законодательства
1.10	Степень полноты раскрытия способов ведения бухучета, соответственно влияющих на оценку показателей бухгалтерской отчетности	Раскрыты не все способы
1.11	Реакция на изменения законодательной базы, регламентирующей порядок ведения бухгалтерского учета	Изменения отслеживаются
1.12	Соблюдение и контроль со стороны гл. бухгалтера за обработкой данных, связанных с нетипичными операциями	Не установлен
1.13	Соблюдение графика подготовки отчетности	Соблюдается, отчетность сдается в установленные сроки
2.1	Наличие положения по учетной (налоговой) политике	Разработано
2.2	Наличие приказа руководителя по учетной (налоговой) политике	Имеется
2.3	Ведение налогового учета	Самостоятельная система
2.4	Форма регистров налогового учета	Электронные
2.5	Соответствие элементов налоговой политики требованиям действующего налогового законодательства	Ряд позиций не отвечает требованиям действующего законодательства
2.6	Полнота раскрытия основных способов ведения налогового учета	Раскрыты не все существенные способы ведения налогового учета
2.7	Соблюдение установленных сроков расчетов по налогам и сборам	Соблюдаются
2.8	Реакция на изменения законодательной базы, регламентирующей порядок ведения налогового учета	Отслеживаются, и оперативно принимаются необходимые меры

Вывод: Учетная политика организации не в полной мере соответствует требованиям законодательства:

Для целей финансового учета отсутствуют:

ь Формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

ь Методы оценки активов и обязательств;

ь Правила оценки статей бухгалтерской отчетности;

ь Правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Для целей налогового учета отсутствуют:

ь Порядок определения доли расходов, учитываемых для целей; налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде;

ь Порядок определения суммы остатка расходов (убытков), подлежащей отнесению на расходы в следующих налоговых периодах;

ь Порядок формирования резервов;

ь Другие решения, необходимые для организации налогового учета;

Внутренний контроль в бухгалтерском и налоговом учете необходимо усилить, обратив внимание на:

В системе бухгалтерского учета:

ь Отсутствие графика документооборота;

ь Полноту раскрытия способов ведения бухучета, соответственно влияющих на оценку показателей бухгалтерской отчетности;

ь Соблюдение и контроль со стороны гл. бухгалтера за обработкой данных, связанных с нетипичными операциями;

В системе налогового учета:

ь Не полное соответствие элементов налоговой политики требованиям действующего налогового законодательства;

ь Полноту раскрытия основных способов ведения налогового учета.

2.5 Анализ учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Скор» за 2010г.

В ООО «Скор» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 8.0».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого по дебету отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Схема учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Скор» представлена на рис. 2.2.



Схема учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Скор».

Рис.2.2.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка.

Используемая программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

На основании разнесенных расходных кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов - на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету: 71.1

Сотрудники

За 1 полугодие 2011г.

ООО «Скор» в Мотовилихинском ОСБ №1793

Субконто	Сальдо на начало периода	Обороты за период	Сальдо на конец периода
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Жданов Михаил Кириллович		9761.40				9761.40
Кропачев Александр Витальевич		180960.31		7074.73		188035.04
Никитин Александр Петрович		799.91				799.91
Итого развернутое Итого		191521.62 191521.62		7074.73		198596.35 198596.35

На основании оборотно - сальдовой ведомости можно сделать вывод, что остаток долга подотчетным лицам на начало 2011г. составляет 191521,62 руб.

Стандартный отчет «Журнал-ордер счета по субконто» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам.

Стандартный отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Стандартный отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода.

Анализ счета: 71 за 2010 г.

ООО «Скор»

Счет	Корресп. счет	Кредит счета	Дебет счета
Сальдо на начало периода	158608.70
71	10 10.3 10.5 10.8	топливо запасные части строительные материалы	2525.50 2005.50 245.00 275.00
	26	Общехозяйственные расходы	36870.67
	41 41.4	Покупные изделия	1283.75 1283.75
	50 50.1	Касса организации		29903.00 29903.00
	60 60.1 60.2	Расчеты с аоставщиками: за транспорт за свет	22136.00 22046.00 90.00
Обороты за период	62815.92	29903.00
Сальдо на конец периода	191521.62

Стандартный отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета.

Стандартный отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Данный отчет полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета - подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д - дебетовое, К - кредитовое)

Также существует стандартный отчет «Карточка счета с выбранным значением субконто» позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом.

Ежемесячно итоги из журнала-ордера №7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 246, а кредиторскую - по строке 625.

Использование организацией программы «1С: Предприятие» позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, понижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

2.6 Анализ документального оформления расчетов с подотчетными лицами в ООО «Скор»

Под отчет могут получить деньги только те лица, которые включены в перечень. Он утверждается приказом руководителя предприятия. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств в ООО «Скор» ослаблен отсутствием на предприятии списка лиц, которым разрешено выдавать деньги подотчет на командировочные расходы.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ООО «Скор» представлено на рис. 2.3.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ООО «Скор».

Рис.2.3

Рассмотрим документальное оформление расчетов с подотчетными лицами на примере авансового отчета ООО «Скор» №4 (Приложение ).

В командировку направляется директор организации Жданов Михаил Кириллович с 8.03.2010 по 11.03.2010г..

Прежде чем отправить сотрудника в командировку директор заполняет форму № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". В этом документе указываются:

- задание работника:

Содержание задания (цель)
11
1.Посещение выставки «Маттех-2010» г.Москва
2. Согласлвание заказа, размещение заказа в г.Киров

- место, куда именно и на сколько дней он командирован:

Место назначения	Дата	Срок(календарные дни)
Страна, город	организация	начала	окончания	всего	Не считая времени нахождения в пути
3	4	5	6	7	8
Москва	ЗАО «Экспоцентр»	09.03	09.03	1
Киров	Вяткаспеццентр	10.03	11.03	2

На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10) в одном экземпляре.

В бухгалтерии на основании служебного задания расчитывается смета командировочных расходов. Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер и регистрирует его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

В данном случае Жданову М.К. только начислена сумма на командировочные расходы, но им получена не была.

Регистрация лиц, отбывающих в командировку и прибывающих из командировки должна вестись в специальных журналах по установленным формам, должен быть назначен директором ответственный за ведением этих журналов. В ООО «Скор» таких журналов не ведется.

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В данном случае командировка закончилась 11.03.2010г., а авансовый отчет предоставлен 31.03.2010г.

К авансовому отчету Жданов М.К. приложил оправдательные документы:

служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении;
командировочное удостоверение
проездные документы	билет Пермь - Москва билет Москва - Киров билет Киров - Пермь билет Метро
Счета за проживание	Гостиница Привокзальная - 1

В командировочном удостоверении сделаны отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки.

Документы должны быть сформированы в хронологическом порядке и пронумерованы.

Номер по порядку	Документ, подтверждающий произведенные расходы	Наименование документа	Сумма расхода	Дебет счета, субсчета
			По отчету	Принятая к учету
	Дата	Номер		В руб. коп.	В валюте	В руб. коп.	В валюте
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	08.03.10		Билет Пермь-Москва	2111-40	-	2111-40	-	26
2	09.03.10		Билет Москва-Киров	1439-90	-	1439-90	-	26
3	11.03.10		Билет Киров-Пермь	958-10	-	958-10	-	26
4	10.03.10		Гостиница Привокзальная-1 сутки	1600-00	-	1600-00	-	26
5	09.03.10		Билет метро	52-00	-	52-00	-	26
6	11.03.10		Суточные 4х500	2000-00	-	2000-00	-	26
Итого:				8161-40	-	8161-40	-	26

В бухгалтерском учете организации были сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 71	Отражены расходы на проезд
Дебет 26 Кредит 71	Отражены расходы на проживание
Дебет 26 Кредит 71	Отражены суточные

В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов.

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета:

наименование организации	ООО «Скор»
структурное подразделение, в котором работает п/лицо	Основное подразделение
фамилию, имя и отчество подотчетного лица	Жданов М.К.
должность	Директор
назначение аванса	Командировочные расходы
информацию о выдаче денег	Авансовы отчет №4 Дата:31.03.10
Данные о наличии по предыдущему авансу остатка: перерасхода:	- -
Бухгалтерская запись	Дт26-Кт71.1 - 8161,40руб.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Сумма НДС, уплаченная по расходам на проезд, подлежит вычету:



Документ	НДС
Билет Пермь-Москва	303,74+18 = 321,74
Билет Москва-Киров	201,29+18 = 219,29
Билет Киров-Пермь	127,80+18 = 145,8
Итого	686,83

В балансе кредиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами указывается в строке 625 «Прочие кредиторы» вместе со счетом 76 - прочие кредиторы.

Командировочные затраты включаются в состав прочих затрат «Расходы организации».

3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ПО КОМАНДИРОВОЧНЫМ РАСХОДАМ

3.1 Недостатки, выявленные в ходе проверки расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам в ООО «Скор»

В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «Скор» было выявлено ряд недостатков, которые представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1.

Недостатки, выявленные при проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «Скор».

Содержание	Запрашиваемые документы	Пояснения
отсутствие приказа руководителя по подотчетным лицам	Приказ руководителя ООО «Скор» по подотчетным лицам	П.1
отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на командировочные расходы	Приказ руководителя ООО «Скор» по подотчетным лицам	П.2
лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы	Журнал-ордер и ведомость по счету 71.1	П.3
подотчетное лицо сдает авансовый отчет не своевременно;	Журнал-ордер и ведомость по счету 71.1	П.4
нет журналов для регистрации лиц убывающих в командировку	Журнал регистрации лиц убывающих в командировку	П.5
нет журналов для регистрации лиц прибывающих из командировки	Журнал регистрации лиц, прибывающих из командировки	П.6
для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется		П.7
суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм, не облагаются подоходным налогом		П.8
Телефонные переговоры оплачиваются за счет средств подотчетного лица		П.9

Пояснения:

П.1., 2. В соответствии с Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки» основной документ, который регулирует взаимоотношения с подотчетниками, -- приказ руководителя фирмы. Им утверждают перечень лиц, которые имеют право на получение наличных под отчет. В документе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер, а также порядок сдачи авансовых отчетов. Если такого приказа нет, то налоговые инспекторы посчитают, что срок выдачи наличных под отчет не установлен. Следовательно, расчеты с подотчетниками должны быть проведены в пределах одного рабочего дня. Так пояснила ФНС России в письме от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

П.3. В соответствии с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации» лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, нельзя выдавать новые авансы.

П.4. В соответствии с Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки» авансовый отчет должен быть предоставлен в течении 3-х дней после приезда из командировки.

П.5.,6. В соответствии с Инструкцией «О служебных командировках в пределах СССР» должны вестись журналы регистрации работников, убывших в командировку и прибывших из командировки. Руководителем организации должно быть назначено ответственное лицо за ведение журналов.

П.7. В соответствии с Законом РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» должен вестись учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм.

П.8. В соответствии с Законом РФ «О подоходном налоге с физических лиц» суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм, не облагаются подоходным налогом.

П.9. Телефонные переговоры, связанные непосредственно с производственной деятельностью организации, должны оплачиваться за счет средств организации.

3.2 Рекомендации по совершенствованию расчетов с подотчетными лицами в ООО «Скор»

Для совершенствования учета в ООО «Скор» были составлены рекомендации в соответствии с недостатками, выявленными в ходе проверки расчетов с подотчетными лицами на данном предприятии, которые представлены в таблице 3.2.

Таблица 3.2.

Рекомендации по совершенствованию расчетов с подотчетными лицами в ООО «Скор»

Содержание	Документ
создать приказ по подотчетным лицам - перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. - сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер; - порядок представления авансовых отчетов; - запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу; - запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.	Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки» «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации»
ознакомить сотрудников с приказом по подотчетным лицам
создать журнал для регистрации работников, направленных в командировку .	Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР»
создать журнал для регистрации работников, прибывших из командировки.	Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР»
для целей налогообложения учет командировочных сумм производить в пределах норм и сверх норм	Закон РФ «О налоге на прибыль» и Закон РФ «О налоге на добавленную стоимость»
суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм, должны облагаться подоходным налогом	Закон РФ «О налоге на прибыль» и Закон РФ «О налоге на добавленную стоимость»
доработать учетную политику организации	Положение ПБУ 1/98
Телефонные переговоры должны оплачиваться за счет средств организации
Ввести в штат организации дополнительную должность - помощник бухгалтера

В ООО «Скор» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ по подотчетным лицам.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.

Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами.

Лучшим разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки.

Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу - помощник бухгалтера.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Основные выводы и предложения

На примере конкретного предприятия ООО «Скор» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм при направлении подотчетных лиц в командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском и налоговом учетах.

Использования ООО «Скор» автоматизированного учета с использованием программы 1С: Предприятие позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, снижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Данная программа позволяет формировать стандартные отчеты, которые полезны при подведении итогов и составлении отчетности.

В ООО «Скор» существуют нарушения правил расчетов с подотчетными лицами».

А именно:

· отсутствие приказа о порядке и выдаче денежных средств под отчет;

· не ведутся журналы регистрации лиц, убывающих в командировку и прибывающих из командировки;

· лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;

· подотчетное лицо сдает авансовый отчет не своевременно;

· учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;

· суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм не облагаются подоходным налогом;

· телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица

Если данная ситуация не будет исправлена, то предприятию будут предъявлены налоговыми органами штрафные санкции.

В ООО «Скор» все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Чтобы исправить данную ситуацию необходимо заключить договор на оказание услуг сотовой связи, тогда операторы смогут предоставить все подтверждающие документы.

Чтобы нарушений при расчетах с подотчетными лицами стало меньше, необходимо ввести в штат предприятия должность - помощника бухгалтера.

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

Размещено на Allbest.ru

...