Заполнение первичных документов по кассе

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Основным нормативным документом, регулирующим порядок ведения кассовых операций

Яявляется письмо Центрального Банка России об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 04.10.93 г. №18. Отметим сразу, что данный документ распространяется на предприятия, организации и прочие учреждения и регламентирует: * порядок приема и выдачи наличных денежных средств; * оформление кассовых первичных документов; * оформление кассовой книги; * порядок хранения денежных средств; * порядок проведения ревизии и осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины. Основными выдержками из вышеуказанного документа являются: 1. Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением ККМ. 2. Предприятия хранят денежные средства в кассе в кассах в пределах «лимита». Вся денежная масса сверх лимита подлежит сдаче в банк. Исключение составляет хранение денежных средств в кассе сверх лимита предназначенных только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не более 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке. Организации могут расходовать денежные средства на выплату заработной платы и прочих пособий, а также на выдачу под отчет при условии полного авансового отчета конкретного лица по ранее полученным суммам. 3. При наличных расчетах с организациями и ИП установлен предельный размер расчетов наличными - 100 000 рублей по одному договору. Причем это правило распространяется также и на индивидуальных предпринимателей. 4. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. 5. Контроль за правильностью ведения кассовых операций осуществляется обслуживающими банками и соответствующими финансовыми органами.

2. Изучение ассортимента продукции предприятия

Для обеспечения более полного удовлетворения потребностей населения необходимо, чтобы предприятие выполняло план не только по общему объему продукции, но и по ассортименту (номенклатуре). Особо важное значение для предприятия имеет выполнение конт рактов на поставку товаров для государственных нужд. Это гаранти рует предприятию сбыт продукции, своевременную ее оплату, льготы по налогам, кредитам и т.д.

Номенклатура - перечень наименовании изделии и их кодов, установленных для соответствующих видов продукции в общесоюз ном классификаторе промышленной продукции (ОКПП), действую щем на территории СНГ. бухгалтерский реквизит ассортимент наличный

Ассортимент - перечень наименовании продукции с указа нием ее объема выпуска по каждому виду. Он бывает полный, группо вой и внутригрупповой.

Анализ ассортимента продукции состоит в основном в установ лении параметров -- распространенности, однородности, степени устаревания.

Изучение ассортимента продукции направлено на составление списка продукции, предназначенной предприятием к реализации.

Изучение ассортимента продукции проводится в целях уточне ния среднего числа видов продукции: расширение ассортимента яв ляется для предприятия средством привлечения клиентуры с раз личными вкусами и потребностями и развивается в различных на правлениях.

Изучение взаимосвязи всех видов продукции позволяет выявить синергетический эффект, если различные продукты данного ассор тимента или различные наборы продукции имеют высокую степень однородности. И, наконец, изучение степени устаревания продук тов данного ассортимента дает естественную связь с понятием жиз ненного цикла продукта, а также провести сравнение с продуктом, предлагаемым конкурентом.

3. Организация кассы на предприятии

Для хранения денежных средств и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса.

Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию и/или устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций (например, выдачу заработной платы, подотчетных сумм и т.д.) должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается[1].

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных, и обычных металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятия и не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры по охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия[2].

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается на другого работника. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности и производится ознакомление с порядком ведения кассовых операций под расписку.

4. Изучение правил организации наличного и безналичного денежного обращения в РФ

Налично-денежное обращение в РФ

Налично-денежный оборот представляет собой совокупность платежей за определенный период времени и отражает движение наличных денег как в качестве средства обращения, так и в качестве средства платежа. [6, с.40]

Несмотря на то, что налично-денежный оборот во всех странах составляет меньшую часть, он имеет большое значение. [5, c.106]

Сфера использования наличных денег преимущественно связана с доходами и расходами населения:

расчетами населения с предприятиями розничной торговли и общественного питания;

оплата труда предприятиями и организациями, выплата других денежных доходов;

внесение денег населением во вклады и получение по вкладам;

выплата пенсий, пособий и стипендий, страховых возмещений по договорам страхования;

выдача кредитными организациями потребительского кредита;

оплата ценных бумаг и выплата по ним дохода;

платежи населения за жилищные и коммунальные услуги, при подписке на периодическую печать;

уплата населением налогов в бюджет.

Как правило, между предприятиями налично-денежное обращение незначительно, поскольку основные расчеты осуществляются безналичным путем.

Правительство РФ в соответствии с Конституцией РФ [п. "б" ст.114] как исполнительный орган страны "обеспечивает проведение в Российской Федерации единой финансовой, кредитной и денежной политики". Особая роль в осуществлении денежной политики государства возлагается в соответствии со ст.75 Конституции РФ на Центральный банк РФ. Данной статьей на ЦБ РФ возложены исключительное право денежной эмиссии, а также основная функция по организации денежного обращения России, которую он должен осуществлять независимо от других органов государственной власти, - защита и обеспечение устойчивости российского рубля.

Безналичный оборот в России

При безналичном денежном обращении реальные денежные знаки как средство платежа между субъектами соответствующих отношений отсутствуют, а используются своего рода символы, т.е. цифровые записи об обращающейся денежной массе.

Безналичный оборот преобладает во всех странах и обслуживается чеками, кредитными карточками, платежными поручениями, электронными средствами платежа, векселями, сертификатами и т.п.

Безналичный денежный оборот находит выражение в безналичных расчетах, которые представляют собой платежи, осуществляемые путем документооборота в виде материального обращения письменных документов и электронных средств.

5. Проверка исправности электронного контрольно-кассового аппарата, заправка контрольной и чековой лент

Работа на ККМ, кассовые операции, расчеты с покупателями, порядок ввода машин в эксплуатацию, их техническое обслуживание и контроль за их эксплуатацией регламентируются следующими документами:

* Федеральным законом «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»;

* Положением по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением;

* Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением;

* Методическими рекомендациями по использованию данных учета выручки, а также циркулярами руководящих, контролирующих, финансовых и торговых органов.

Особое значение имеют документы, разработанные и утвержденные Государственной налоговой службой РФ и Государственной межведомственной экспертной комиссией (ГМЭК) по ККМ. ГМЭК организует испытания, экспертизу ККМ на соответствие их требованиям стандартов и разрешает эксплуатацию представленных моделей кассовых машин на территории России, организует проверку их эксплуатации в организациях, осуществляющих денежные расчеты с населением.

В целях недопущения проникновения на российский рынок ККМ, не включенных в Госреестр, для защиты интересов изготовителей, поставщиков и пользователей кассовых машин, а также для повышения эффективности проверок соблюдения законодательства РФ о ККМ, осуществляемых налоговыми органами, ГМЭК приняла решение об использовании специальных средств визуального контроля кассовых машин, которыми являются объемные голограммы, изготовляемые на фотополимерной пластинке (пленке). Образцы голограмм и их рисунки утверждены ГМЭК. Голограммы имеют порядковый номер. На ККМ наносятся две голограммы: генерального поставщика и обслуживающей организации.

Каждая кассовая машина, поступающая в торговую организацию, должна иметь шильдик (металлическую табличку), закрепленный на кожухе. Шильдик содержит следующие сведения: тип кассовой машины и заводской номер, который указывается на маркировочной табличке, в паспорте и упаковочном листе ККМ, а также печатается на всех кассовых документах.

Кассиры, допущенные к эксплуатации ККМ, должны хорошо знать устройство кассовых машин, на которых они работают. Электронные кассовые машины требуют квалифицированного обращения и ухода, поэтому к работе на них допускаются лица в возрасте не моложе 18 лет, прошедшие специальное обучение и имеющие удостоверение на право их эксплуатации.

На каждую ККМ в торговых организациях заводится Книга кас-сира-операциониста, в которой на основе показаний контрольно-кассовых лент ведется учет поступающей выручки. Книга кассира-опера-циониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями налогового инспектора, директора, бухгалтера предприятия и печатью. На Книге кассира-операциониста указывается заводской номер ККМ, дата ее начала и окончания. Записи ведутся чернилами или шариковой ручкой. В Книге не допускаются неоговоренные исправления.

Места, где устанавливаются ККМ, должны быть оборудованы в соответствии с требованиями эксплуатационной документации и действующими нормативами. В частности, рабочее место кассира должно быть оборудовано так, чтобы исключить возможность соприкосновения ККМ с токоведущими устройствами. Включать ККМ следует только через розетку с заземлением.

Подготовка кассовых машин к работе

1. Ввод в эксплуатацию новых ККМ производит механик из организации, осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных ККМ и кассовых терминалов необходимо присутствие прог- i раммиста-электроника. Специалист должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявить его руководству торгового предприятия.

При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально ответственные лица.

2. Специалист по ремонту кассовых машин после опробования машины в работе оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняя все данные в заводском паспорте. Он обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машины.

3. До включения кассовых машин в действие замок должен быть ; закрыт, а ключ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули) хранится у директора торгового предприятия. < Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором контролирующей организации - налоговой инспекции, где они хранятся в сейфах и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера этой организации специалисту, уполномоченному для проведения проверки.

4. На кассовую машину администрация торгового предприятия заводит Книгу кассира-операциониста по форме № 24, которая должна быть прошнурована и скреплена подписями налогового инспектоpa, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако Книга кассира-операциониста не заменяет кассового отчета (форма № 25).

5. При установке кассовых машин на прилавках магазинов Книга кассира-операциониста ведется по сокращенной форме № 24-а.

6. Допускается ведение общей Книги на все машины. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (№ 1, 2, 3 и т. д.) с указанием в числителе заводского номера кассовой машины; показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и др.) и заверяются подписью представителя администрации торгового предприятия. Все записи в Книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. Все внесенные в Книгу исправления должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.

7. Паспорт кассовой .машины, Книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.

8. Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора магазина или старшего кассира все необходимое для работы (ключи, разменную монету и купюры денег в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины) под подпись.

6. Отработка навыков снятия показаний с счетчика, перевода нумератора на ноль, установки детектора

Директор торгового предприятия либо его заместитель обязан:

* открыть замок привода и счетчиков машин и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в Книгу кассира-операциониста за предыдущий день;

* убедиться в совпадении показаний и занести их в Книгу за текущий день на начало работы и заверить своей подписью;

* оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков заверить подписью и закрыть замок показаний денежных счетчиков;

* выдать кассирам ключи от замка привода машины;

* дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет чековой ленты, предельная сумма чека и т. п.);

* обеспечить кассира разменной монетой и купюрами денег в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями, а также чековыми лентами соответствующего цвета и размера;

* дать указание кассиру о начале работы, убедившись в исправности машины и готовности рабочего места к началу работы.

Кассир обязан:

* проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты;

* включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;

* напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;

* нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;

* протереть кожух тряпкой и установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией.

Перед началом эксплуатации ККМ проводится программирование необходимых параметров машины (данных клише, разрядности вводимых сумм, числа и идентификаторов работающих секций и др.).

Если ККМ не переводится в режим «Регистрация», кассир должен выяснить причину и устранить ее. Если все попытки по устранению неисправности не перевели ККМ в рабочее положение, следует доложить об этом администрации организации и сделать запись о характере поломки в Журнале вызова технического механика из Центра технического обслуживания (ЦТО). После устранения неполадок в ККМ администратор в присутствии кассира выводит на печать Х-от-чет в начале работы или Z-отчет в конце работы. Кассир и администратор подписывают только что полученный Х-отчет и приступают к оформлению начала контрольной ленты (число, время начала работы, тип и номер ККМ).

Контрольная лента является важнейшим документом в организации контроля за полнотой учета наличных денег, поступающих в кассу в течение рабочей смены. Контрольная лента должна обязательно применяться и правильно оформляться в начале и конце каждой рабочей смены.

Организация расчетов с покупателями в торговой организации зависит от применяемого метода продажи товаров. Кассиры-операци-онисты должны осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип ККМ и соблюдать порядок ведения кассовых операций и правила расчета с покупателями.

7. Отработка порядка получения разменной монеты и размещения ее в кассовой ящике

Порядок получения разменной монеты Обеспечение кассиров разменной монетой прописано типовыми правилами эксплуатации ККМ, где указано, что кассир перед началом работы должен получить под роспись все необходимое для работы, включая разменные купюры. Никакие расписки, акты приема, чеки «Внесение» здесь не будут играть оправдательной роли, потому что выдача наличных денег из кассы организации регулируется порядком ведения кассовых операций. В нем сказано, что выдача наличных денег из кассы предприятия производится на основании расходного кассового ордера (РКО), в котором указано назначение аванса - разменный фонд. В кассовую книгу вносится запись о выдаче денег. Эти два документа будут являться доказательством того, что в денежном ящике именно разменный фонд, а не излишки. По окончании смены кассир сдает остаток наличных и кассовые документы, на основании которых составляется приходный кассовый ордер (ПКО) и вносится запись в кассовую книгу. Причем выручку, включаемую в налогооблагаемую базу, и разменный фонд необходимо оформить разными приходными кассовыми ордерами. Если в организации несколько кассиров - то необходимо будет вести еще один документ.

Это «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» Для того чтобы у проверяющих точно не возникало вопросов, есть смысл издать внутренний приказ по предприятию о выдаче разменного фонда и четко прописать сумму, условия ее выдачи и сдачи по каждому кассовому аппарату. Копию приказа и расходный кассовый ордер необходимо хранить на месте установки кассового аппарата, чтобы в случае проверки была возможность представить эти документы проверяющим.

8. Ведение расчетов с потребителями за товары, изделия и услуги: подсчет стоимости покупки, получение денег, пробивание чека, выдача сдачи

Требования к денежным расчетам с покупателями изложены в п. V письма Роскомторга от 17.03.1994 N 1-314/32-9. Денежные расчеты с населением за товары осуществляются с обязательным применением контрольно-кассовых машин (за исключением организаций, осуществляющих один из видов деятельности, перечисленных в п.3 ст.2 Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Порядок осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники определен Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.) Контрольно-кассовые машины должны быть зарегистрированы в налоговых органах по месту нахождения предприятий торговли в установленном порядке. Деньги за товары получают кассиры контрольно-кассовых машин, в предприятиях самообслуживания - контролеры - кассиры. Расчеты с покупателями производятся в следующем порядке: 1. Кассир, контролер - кассир четко называет сумму полученных денег и кладет их отдельно на виду у покупателя; 2. Печатает чек на контрольно-кассовой машине; 3. Объявляет покупателю общую стоимость покупок; 4. Называет сумму причитающейся покупателю сдачи и выдает ее вместе с чеком; 5. После окончательного расчета кладет полученные от покупателя деньги в кассовый ящик. Запрещается предлагать покупателю вместо сдачи денег какие-либо товары или требовать от него самому разменивать деньги. Расчет за все товары, приобретаемые в продовольственных предприятиях самообслуживания, производится только в едином узле расчета. В зале самообслуживания рекомендуется устанавливать специальные кассы для расчета за покупки, состоящие из одного - двух предметов. При поступлении от покупателя претензии по расчетам кассир, контролер - кассир обязан сообщить об этом администрации предприятия. Возврат из кассы денег покупателям производится в установленном порядке по разрешению администрации.

9. Отработка порядка возврата денег за неиспользованный чек

В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 . Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (форма N КМ-3) применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдаются в бухгалтерию организации и хранятся в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации. В Письме Управления МНС по г. Москве от 5 июня 2002 г. N 29-12/25658 разъясняется, как правильно оформлять возвраты товара. В соответствии с "Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденными Минфином России 30.08.93 N 104, и в соответствии с постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132, утвердившим "Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин", применяется следующий порядок оформления возврата товара в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета), как надлежащего, так и ненадлежащего качества: возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя. На сумму возврата оформляется акт о возврате товара по форме КМ-3 (до 01.01.99 форма N 54). Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии. Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых документах за данное число). Суммы, выплаченные по возвращенным покупателям и неиспользованным кассовым чекам, записываются в "Журнал кассира-операциониста" в графу 15, и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день. В случае предъявления покупателем кассового чека на несколько наименований товаров организация может выдать покупателю взамен копию чека, заверенную администрацией организации. Прием от покупателя возвращенного товара оформляется накладной, которая составляется в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчету, другой вручается покупателю, и являются основанием для получения денежной суммы за возвращенный товар. Порядок оформления возврата товара покупателем не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятии Z-отчета) определен письмом Центрального банка Российской Федерации от 04.10.93 N 18 "Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" и "Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли", утвержденными письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 N 1-794/32-5 в следующем порядке. В соответствии с п. 5 ст. 18 Закона РФ от 07.02.92 N 2300-1 "О защите прав потребителей" (в редакции Федерального закона от 17.12.99 N 212-ФЗ) при возврате потребителем товара ненадлежащего качества отсутствие у него кассового чека не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторжение договора купли-продажи и возврата денег). Для целей определения полноты оприходования выручки возврат товара ненадлежащего качества может быть произведен без предъявления покупателем кассового чека, но только в том случае, если установлен факт и условия покупки и он доказан покупателем. Фактом, удостоверяющим покупку, в данном случае могут являться другие документы, подтверждающие покупку, такие как товарный чек, гарантийный талон и т.д. В случае отсутствия у потребителя указанных документов это не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение факта и условия покупки. Фактом, подтверждающим покупку, может служить контрольная лента, которая должна храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет (постановление Совмина РФ от 30.07.93 N 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин". Возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявления документа, удостоверяющего личность (паспорта или документа, его заменяющего). Для возврата денег покупателю из главной кассы организации составляется расходно-кассовый ордер (форма КО-2) также с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность (порядок составления и оформления утвержден постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 18.08.98 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"). На основании перечисленных документов и в регистрах бухгалтерского учета организация должна производить соответствующие бухгалтерские записи. В соответствии с Письмом Управления МНС по г. Москве от 2 апреля 2003 г. N 29-12/17931 при оформление возврата или при пробитии ошибочного чека организация может пробивать "возвратный чек". При ошибочно пробитом возвратном чеке составлять акт по форме КМ-3 необязательно, так как данная операция является не фискальной. Пробитие возвратного чека не влияет на сумму, занесенную в фискальную память контрольно-кассовой машины, и является сервисной операцией, используемой для внутреннего учета организации. Действующим законодательством за пробитие (ошибочное пробитие) возвратного чека штрафных санкций не предусмотрено. В то же время в Письме Управления МНС по г. Москве от 1 июля 2002 г. N 29-08/1/30131 указывается, что самой распространенной ошибкой, совершаемой кассирами-операционистами, является то, что при возврате денежных средств (отказ от покупки, расторжение договора) не в день покупки они пробивают возвратный чек, и тем самым увеличивают итоговую сумму выручки, фиксируемую по итогам дня.

10. Отработка порядка приема, выдачи денежной наличности по кассовым ордерам

Порядок получения и выдачи денежных средств регулируется письмом Центрального Банка России об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 04.10.93 г. №18.

Согласно этому нормативному документу прием наличных денежных средств кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (ПКО), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денежных средств из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (РКО) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и другим) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и других имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денежных средств по РКО или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий РКО документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денежных средств лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации. Выдачу денежных средств кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости».

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и другого), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении сроков оплаты труда (3-х рабочих дней), выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

· в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

· составить реестр депонированных сумм;

· в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

· записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №____».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Выдача денежных средств лицу для последующей сдачи в банк также производится на основании РКО. В подобных расходно-кассовых ордерах очень часто допускается ошибка. В поле «Получатель» правильно указывать не наименование кредитной организации, а ФИО лица, которому предстоит сдача денежных средств в банк на расчетный счет.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

· наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

· правильность оформления документов;

· наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

ПКО и РКО, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

11. Отработка навыков документальногооформления наличного денежного обращения

2046. Под формами наличных расчетов понимается способ документального оформления факта платежа наличными. Документы, доказывающие факты получения и выдачи (передачи) наличных денег, нельзя считать в строгом смысле этого слова «долговыми», ибо они не удостоверяют наличность и действительность долгового обязательства. Однако поскольку они фиксируют такой юридически значимый факт, как передача денег (во исполнение ли, или для возникновения обязательства), они могут и должны использоваться для доказывания фактического наличия хозяйственных отношений, облеченных в гражданско-правовую форму. Такие документы, в практике называемые денежными, весьма напоминают расчетные документы. Рассмотрим основные формы наличных расчетов (документы, оформляющие наличные расчеты). Документы, рассмотренные в п. 2047-2058 Учебника, применяются для обслуживания как рублевого, так и валютного оборота денежной наличности; документы, рассмотренные далее--только для обслуживания оборота наличной иностранной валюты.

2047. Денежный чек (п. 4, 5 Порядка кассовых операций; п. 2.4 и 6.2 Положения о кассовых операциях) -- составляется юридическим лицом (чекодателем) приказу конкретного физического лица (как правило -- материально-ответственного работника) (чекодержателя), который предъявляет чек в банк-плательщик и получает наличные деньги для нужд юридического лица. Денежный чек должен быть подписан руководителем юридического лица и его главным бухгалтером, а также заверен печатью чекодателя. На время проверки правильности оформления чека и подготовки денежной наличности к выдаче предъявителю чека выдается контрольная марка удостоверяющая право последнего потребовать возврата сданного для проверки чека. Непосредственно перед выдачей денег контрольная марка отбирается банком и наклеивается на чек.

2048. Наличие у банка оформленного таким образом чека с распиской чекодержателя в получении платежа свидетельствует о состоявшейся выдаче (передаче) денежных средств в определенной сумме банком юридическому лицу и служит доказательством исполнения банком своей обязанности по договору банковского счета в части выдачи наличных денег. В таком же порядке получают денежные средства со своих банковских счетов граждане-предприниматели, с тем лишь исключением, что для действительности чека достаточно только одной подписи, а сам чек выдается по собственному приказу чекодателя.

2049. Авансовый отчет (п. 10, 11 Порядка кассовых операций) составляется юридическим лицом (выдающим аванс) на имя физического лица (получателя аванса, так называемого «подотчетного лица») для выдачи первым последнему денег на служебные цели. Наличие составленного и подписанного подотчетным лицом авансового отчета свидетельствует о состоявшейся выдаче (передаче) денежных средств в определенной сумме юридическим лицом гражданину (как правило--своему работнику). В отличие от большинства других денежных документов авансовый отчет устанавливает обязанность подотчетного лица в течение 3-х рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги, предъявить в бухгалтерию юридического лица, давшего аванс, отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (возвратить неизрасходованные суммы).

2050. Приходный кассовый ордер и квитанция к нему (п. 13, 19-21 Порядка кассовых операций; п. 2.6 Положения о кассовых операциях) -- составляется юридическим лицом, принимающим наличные деньги от другого юридического, либо физического лица. Сам приходный ордер остается в кассе организации-составителя и выполняет чисто учетные функции (объясняет, откуда в кассе юридического лица появились наличные), а квитанция к приходному ордеру отрезается и выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Наличие квитанции к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенной печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, у лица, указанного в этой квитанции, доказывает факт передачи денег в определенной сумме по определенному (указанному в квитанции) основанию. Квитанция к приходному кассовому ордеру, таким образом, будучи надлежащим образом оформленной, может служить доказательством исполнения любого денежного обязательства (какого именно -- это должно быть указано в квитанции в графе «Основание платежа»). Кроме того, из-за наличия на квитанции оттиска контрольно-кассовой машины, штампа «Оплачено», либо подписи лица, уполномоченного совершать сделки от имени организации-составителя приходного ордера, квитанция к приходному кассовому ордеру выполняет функции товарного и кассового чеков, а посему является доказательством не только исполнения денежного обязательства, но и заключения сделки, которая это обязательство породила (например, договора розничной купли-продажи, см. об этом ст. 493 ГК).

2051. Значение квитанции к приходному кассовому ордеру имеет кассовый чек. Будучи надорванным, проколотым или иным образом погашенным он удостоверяет заключение и исполнение договора розничной купли-продажи обеими его сторонами, а значит, необходим для предъявления покупателем претензий к продавцу, вытекающих из нарушения последним договора. Кассовый чек, не содержащий отметок о погашении, удостоверяет заключение договора розничной купли-продажи, его исполнение со стороны покупателя и дает покупателю право требовать передачи ему оплаченного товара. Кредитные организации оформляют прием денежной наличности особым документом, который называется объявление на взнос наличными (см. п. 2058 Учебника).

2052. Расходный кассовый ордер (п. 14-21 Порядка кассовых операций; п. 2.6 Положения о кассовых операциях) -- составляется юридическим лицом, выдающим (передающим) наличные деньги другому юридическому, либо физическому лицу. Надлежащим образом оформленный расходный ордер остается в документации юридического лица -- его составителя и служит доказательством передачи денежных средств (получение их третьим лицом) во исполнение определенного (указанного в ордере) денежного обязательства только при условии наличия на нем собственноручно выполненной надписи о полученной сумме цифрами и прописью и дате ее получения, заверенной подписью лица, получившего денежные средства (расписки получателя). При составлении так называемых «общих расходных ордеров», т.е. ордеров, оформляющих выдачу нескольких сумм различным лицам, расписки отбираются от получателей в виде их подписей в платежных (расчетно-платежных) ведомостях (см. п. 2054 Учебника). Если денежные средства были выданы представителю получателя, то к расходному ордеру для его действительности и доказательной силы должна быть приложена доверенность, удостоверяющая полномочия представителя на получение денежных средств.

2053.Легитимация лица, управомоченного на получение денежных средств по тому или иному основанию (по конкретному расходному ордеру), осуществляется путем предъявления лицом паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, содержащего фотографию и личную подпись владельца. Если лицо является представителем получателя, то оно должно также предъявить доверенность, в которой оно идентифицировано именно признаками предъявленного им документа об удостоверении его личности. Расходные кассовые ордера применяются для обслуживания как рублевого, так и валютного оборота денежной наличности (см., в частности, раздел 4 Инструкции о работе обменных пунктов).

2054. Платежная (расчетно-платежная) ведомость (п. 14-21 Порядка кассовых операций) --своеобразный аналог общего расходного кассового ордера, грубо говоря -- перечень нескольких лиц, имеющих право на получение определенных сумм наличных денег, выполненный в табличной форме. Все изложенные выше правила о процессе выдачи денег по расходному кассовому ордеру вполне приложимы и к выдаче денег по ведомости с той только разницей, что расписка получателя в ведомости состоит из одной только личной подписи получателя, а размер полученной суммы обозначается только цифрами, причем -- не обязательно самим получателем. Доказательственное значение ведомости -- то оке, что и у расходного кассового ордера.

2055. Счет, счет-фактура (упоминается в п. 14 Порядка кассовых операций) -- аналог квитанции к приходному кассовому ордеру. Составленный получателем платежа (как правило--в качестве цены за определенные товары, работы или услуги) счет (в двух или трех экземплярах) предъявляется плательщику (об этом процессе говорят, что «счет выставляется»). В зависимости от условий договора, связывающего плательщика и получателя платежа плательщик либо (1) обязуется оплатить счет в определенный срок, о чем делает отметку на одном из экземпляров счета и возвращает его получателю платежа, либо (2) фактически оплачивает счет. В первом случае получатель денег отгружает товары (выполняет работы, оказывает услуги) против акцепта счета, во втором -- против платежа. Факт оплаты счета отмечается получателем платежа на одном из его экземпляров, который остается у плательщика. Акцептованный и оплаченный счета удостоверяют заключение договоров на указанных в них условиях, а оплаченный счет --также и исполнение обязанности передачи денег по заключенному договору.

2056. В ряде случаев (обыкновенно -- при оформлении договоров с предприятиями розничной торговли и бытового обслуживания населения) счета за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги заменяются товарными чеками или квитанциями, заверенными подписью продавца, кассира, либо приемщика заказа и снабженные отметкой об оплате, либо оттиском контрольно-кассовой машины.

2057. Платежные извещения и квитанции к ним (п. 2.6 Положения о кассовых операциях) -- составляются плательщиками (как правило -- физическими лицами в уплату обязательных и коммунальных платежей), при уплате денежных средств через банки или организации связи. Платежное извещение направляется посредником, принявшим платеж, получателю платежа, а квитанция с (в зависимости от случая) либо оттиском контрольно-кассовой машины, либо -- подписью кассира и кассовым чеком, либо --с календарным штемпелем организации связи выдается плательщику и служит доказательством исполнения им указанного в квитанции денежного обязательства в указанной сумме в пользу определенного получателя платежа.

2058. Объявление на взнос наличными и квитанция к нему (п. 2.1; пп. 2.2.4 Положения о кассовых операциях) -- документ, оформляющий прием денежной наличности от юридических лиц -- владельцев банковских счетов в приходную кассу кредитной организации. Объявление представляет собой комплект документов, состоящий из собственно объявления, ордера и квитанции, заполняемых представителем плательщика, на бланке, соответствующем образцу, приведенному в Приложении № 5 к Положению о кассовых операциях. После приема денег и сверки сумм кассовый работник кредитной организации, принявшей деньги, подписывает объявление на взнос наличными, квитанцию и ордер к нему, ставит печать на квитанции и выдает ее плательщику. Объявление на взнос наличными кассовый работник оставляет у себя, ордер к объявлению передает соответствующему операционному работнику. Подписанная кассовым работником и заверенная печатью кредитной организации квитанция к объявлению на взнос наличными, находящаяся у плательщика, является доказательством передачи денег в сумме, указанной в квитанции, кредитной организации.

2059. Справка формы Ж' 0406007 (см. Письмо ЦБ РФ от 14 ноября 1994 г. № 122*; п. 1.26, разделы 3, 5 и 6 Инструкции о работе обменных пунктов) -- документ, составляемый уполномоченным банком по требованию клиента -- физического лица (резидента или нерезидента), служащий доказательством факта совершения валютной операции в уполномоченном банке. Кроме того, Справка, заполненная с указанием реквизитов документа, удостоверяющего личность, служит разрешением на вывоз из Российской Федерации наличной иностранной валюты. Справка, заполненная без указания реквизитов документа, удостоверяющего личность, не дает такого права.

2060. Справка выдается клиентам при совершении следующих операций с наличной иностранной валютой: (1) купля-продажа наличной иностранной валюты физическими лицами (резидентами и нерезидентами) в уполномоченном банке Российской Федерации; (2) выдача наличной иностранной валюты с текущих валютных счетов юридических и физических лиц (резидентов и нерезидентов) в разрешенных валютным законодательством случаях; (3) купля-продажа платежных документов в иностранной валюте; (4) выдача наличной иностранной валюты по пластиковым карточкам иностранных эмитентов и российских уполномоченных банков. Справка выдается физическому лицу только после совершения им валютно-обменной операции одновременно с выдачей этому лицу соответствующих ценностей. При вывозе из Российской Федерации наличной иностранной валюты физическими лицами (резидентами и нерезидентами) Справка подлежит сдаче российской пограничной таможне.