Учет документов в организации

Размещено на http://allbest.ru

1. Понятие о документе, его свойства. Классификация документов

документ информационный учет

1.1 Понятие «документ», его свойства

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Содержание понятия «Документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли этот документ применяется.

Слово документ (лат. Dokumentum) - обозначает: образец, доказательство, свидетельство.

Слово «документ» в России появилось во времена Петра I в значении письменного свидетельства. Заимствовано из немецкого или польского языков.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение: Документ (документированная информация) -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007: Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации -- материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

1.2 Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

ь Личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

ь Официального происхождения - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных -- это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

ь Служебный документ -- официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

ь Письменный документ -- текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

ь Текстовый документ -- документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

ь Рукописный документ -- письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

ь Машинописный документ -- письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

ь Электронный документ -- созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

ь Изобразительный документ -- документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

ь Фотодокумент -- изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

ь Фонодокумент -- документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

ь Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

ь Документ на машинном носителе -- документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

ь Видеограмма документа -- изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ -- рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ -- рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

ь входящие (поступившие в организацию);

ь исходящие (отправляемые из организации);

ь внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

Совокупность этих документов образует документооборот организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

ь простые (например, письма, заявления) - содержат изложение одного вопроса.

ь Сложные - включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

ь Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.

ь Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

ь Несекретные (простые).

Виды документов по способу изложения текста:

ь Индивидуальные - содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

ь Трафаретные - структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов -- введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

ь Типовые документы - используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст -- текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По степени подлинности документы делятся на:

ь Подлинник официального документа (оригинал) - первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

ь Дубликат документа -- повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дублетный документ -- один из экземпляров копии документа. Дубликат -- копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

ь Копия документа -- документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенная копия документа -- копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

По срокам хранения документы делятся на:

ь документы постоянного;

ь долговременного (свыше 10 лет);

ь временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

По способу передачи документов различают:

ь письма;

ь телеграммы;

ь телефонограммы;

ь телексы;

ь факсограммы;

ь электронные сообщения.

2. Регистрация документов

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

ь учет документов,

ь контроль их исполнения;

ь справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые - в день подписания или утверждения, поступающие - в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов - в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260), был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

ь наименование организации (автора или корреспондента);

ь наименование вида документа;

ь дата и регистрационный номер документа;

ь дата и индекс поступления;

ь заголовок к тексту (краткое содержание документа);

ь резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

ь срок исполнения документа;

ь отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

ь гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

ь внутренняя переадресация документов по исполнителям;

ь код по тематическому классификатору;

ь ключевые слова;

ь количество листов документа;

ь наличие приложений;

ь должностное лицо, поставившее документ на контроль;

ь промежуточные сроки исполнения;

ь перенос сроков исполнения;

ь срок хранения документа;

ь статус документа (проект, версия);

ь вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Существует три формы регистрации документов:

ь журнальная,

ь карточная,

ь автоматизированная электронная (СЭД).

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

ь справочные, контрольно-справочные;

ь картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

ь тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

ь составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

ь систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1.Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

ь быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

ь автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

ь автоматический контроль за исполнением документа;

ь возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

ь возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

3. Оформить заявление о приеме на работу

При переходе на новую работу или при поступлении на первое, каждый будущий сотрудник должен написать заявление о приёме на работу. На основании именно этого документа, в дальнейшем сотрудник будет принят в штат, если руководитель подпишет его.

Заявление является кадровым документом. Пишется оно на имя руководителя и далее им визируется. Хотя, эта задача несложная, многие теряются и тратят на написание этого заявления немало времени, даже если составляется оно не впервые.

Норм, согласно которым составляется заявление о приёме на работу, в законе нет. Поэтому пишется оно, как правило, в произвольной форме, но при этом соблюдаются те требования, которые могут быть предусмотрены на предприятии. Есть и общие правила написания заявления: так, документ составляют на листе формата А4. Пишется рукой заявителя. Так же следует соблюдать другие правила, предъявляемые к официальным документам. То есть, не следует допускать ошибок и описок; не должно быть в документе исправлений и помарок; документ должен быть кратким, без витиеватых сложных фраз или архаизмов (так, ходовое «убедительно», перед «прошу принять» совершенно ни к чему).

На крупных предприятиях иногда разрабатывают бланк, в который достаточно внести свои данные, но такая практика не особенно распространена. Чаще, работник отдела кадров предлагает будущему сотруднику заявление, которое было написано ранее как образец. В этом случае, задача, конечно, упрощается. Но и это не обязательно. Разумеется, сотрудник отдела кадров постарается вам помочь. Но, написать его можно и самостоятельно, даже если образец заявления о приёме на работу представлен не был.

Правильно написанное заявление, должно содержать такие реквизиты:

ь Данные о работодателе/предприятии: его (предприятия) название, должность руководителя, на имя которого документ составляется, его ФИО;

ь Данные самого соискателя: его ФИО, обязательно - адрес, по которому он проживает, часто нужно указать так же дату рождения и паспортные данные.

ь Название составляемого документа.

ь Сам текст заявления о приёме на работу. Как правило, оформляют документ в виде просьбы: «Прошу принять», затем указывают кого: меня такого-то, должность на которую соискатель претендует, дату начала трудовой деятельности и т.д.

ь Дата, в которую оно составляется.

ь Подпись будущего сотрудника.

Иногда, при необходимости, вносятся и такие данные:

ь Структурное подразделение предприятия (должность, с его указанием).

ь Название должности его руководителя и его данные (ФИО).

ь Название должности руководителя кадровой службы предприятия и его данные (ФИО).

ь Условия приёма на рабочее место (в порядке перевода, для выполнения определённой работы, по совместительству, для замещения сотрудника, который отсутствует временно и т.д.).

Дополнительные условия, если такие есть.

Как правило, пишется заявление после того, как все этапы отбора уже пройдены (успешно завершилось собеседование, тестирование, если оно предполагалось и т.д.), то есть причин особо волноваться уже нет. После того, как документ составлен и проверен, его отправляют к руководителю. С содержанием документа он знакомится, и его визирует. На нём пишет: «Принять на работу…», указывает время начала трудовой деятельности, оклад или другой, оговорённый способ оплаты. После прописывает дату, в которую документ был визирован, ставит собственную подпись и печать предприятия.

После, документ будет отправлен в отдел кадров, на его основании с сотрудником заключается трудовой договор.

Директору МБОУ НШДС № 1

Т.М.Койсиной

от Браун Натальи Андреевны,

проживающей: г.Ангарск, …..мкр., дом .., кв. ….

(прописка: г.Ангарск, …-…-….-)

тел. 8-950-…..-…-…

Заявление

Прошу принять меня на работу в МБОУ НШДС № 1 на должность секретаря-машинистки с 18.06.2007 г.

13.06.2007 г.подпись

Список литературы

1. Арасланова В.А. Документационное обеспечение управления. Учебно-практическое пособие в схемах, таблицах, образцах - г.Иркутск. Оберон, 2012. - 236 с.

2. ГОСТ Р 51141- 98 - Государственный стандарт Российской Федерации Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3. ГОСТ ИСО 15489-1:2007 "Управление документами. Общие требования"

4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. -

5. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. - М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. - 288 с.

6. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

7. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. - М., 2006. [утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260] -

Размещено на Allbest.ru

...