Методика проведения аудита поставщика

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО «Смоленский государственный университет»

МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА ПОСТАВЩИКА

Котельников Александр Владимирович

В данной статье рассматривается методы аудита поставщика. Подробно описаны этапы проведения аудита поставщика. Сделан вывод о том, что проведение аудита поставщиков все больше становится реальной повседневной практикой, которая поможет уменьшить зависимость от неконтролируемых рисков, что в конечном итоге позволит серьезно повысить качество продукции компании, а так же снизить затраты на входной контроль.

Ключевые слова: аудит поставщика, качество, конкурентоспособность, поставщик, система менеджмента качества, управление качеством

Аудит поставщика является эффективным инструментом снижения рисков, связанных с поставщиками.

Хорошей практикой является разработка политики аудита поставщика, и ознакомление всех поставщиков, у которых планируется проводить аудит.

Аудиты необходимо планировать на ежегодной основе, составляя планы первичных и повторных аудитов поставщиков на основе матрицы «тип поставщика - вид аудита», исходя из выделяемых ресурсов - а их, как правило, «не очень». Средняя компания, работает минимум с 50-60 поставщиками, но их может быть и 1000. Возьмем, к примеру, 150 поставщиков с периодичностью аудита 1 раз в 3 года, и получается, что в месяц необходимо проводить аудит 4 поставщиков, т.е. еженедельно, а если взять 300 поставщиков - это уже 2 аудита в неделю, и это без учета аудита новых потенциальных поставщиков. Не каждая компания решится проводить более 4 аудитов в 2-3 месяца. Поэтому и возникает необходимость вырабатывать приоритеты. Приоритеты в проведении «аудита на месте» необходимо отдавать:

О поставщикам стратегического сырья;

О поставщикам больших объемов;

О монополиям и «проблемным» партнерам;

О новичкам;

О посредникам, осуществляющим перефасовку и/или перемаркировку.

Планируя аудиты, необходимо ответить на такие вопросы:

О Цель аудита?

О Масштабы и продолжительность аудита?

О Риски, связанные с поставщиком?

О Целесообразно ли совместить аудит с аудитом другого поставщика (например, при территориальной близости поставщиков)?

О Кто проведет такой аудит?

О Высока ли готовность группы аудиторов?

О Стоимость проведения аудита?

При этом важное значение имеет смета на проведение аудита, включающая расчет командировочных, представительских и непредвиденных расходов, т.к. расходы на проведение одного аудита могут достигать 3 000 - 5 000 евро.

Для лучшего результата, перед аудитом целесообразно провести анкетирование и статистический мониторинг поставленной продукции.

К ключевым факторам эффективности аудита поставщика можно отнести:

О Уровень технической компетентности аудиторов;

О Механизмы обеспечения объективности аудиторов;

О Интерес поставщика к совместной работе и уровень взаимоотношений с ним.

Учитывая зарубежную практику аудитов, часто бывает целесообразным объединять усилия с коллегами из других компаний, работающих с тем же поставщиком.

Цели аудита поставщика:

Аудит качества поставщиков может осуществляться с различными целями. Причем от цели оценки в значительной степени зависят методика и инструментарий оценки. Наиболее распространенные цели:

Ранжирование имеющихся поставщиков

Оценку качества имеющихся поставщиков для целей ранжирования можно проводить на основе измерения показателей качества продукции и услуг, поставляемых организации.

Выбор наилучшего поставщика из ряда кандидатов Могут применяться различные методы - от самооценки простейших показателей качества до полномасштабных аудитов качества. Принципиально важно, чтобы инструментарий исследования обеспечивал сопоставимость результатов, получаемых по всем поставщикам.

Определение динамики качества поставщика Исследование проводится через определенные промежутки времени. Важно, чтобы результаты, получаемые с каждым циклом исследования, были сопоставимы, т.е. получены с использованием одного и того же инструментария

Выработка рекомендаций поставщикам по улучшению качества Обстоятельное исследование, скорее всего включающее непосредственно аудит качества у поставщика специалистами организации или привлеченными ей сторонними экспертами. При таком исследовании определенным аспектам качества может быть уделено особо пристальное внимание. Области такого исследования и применяемые методы определяются при этом в зависимости от:

О важности отдельных аспектов качества для организации

О наличия проблем и несоответствий на определенных участках деятельности поставщика, и т.д.

Определение соответствия поставщика тем или иным стандартам Организация может выдвинуть по отношению к своим поставщикам требование по соответствию тем или иным стандартам. (Например, - международному стандарту систем менеджмента качества ISO 9001:2000.) В этом случае исследование качества поставщика может иметь целью определение действительного соответствия поставщика требованиям стандарта. Такое исследование тоже, как правило, проводится в форме аудита с привлечением специалистов организации и сторонних экспертов.

Методы оценки поставщика:

Для оценки качества поставщиков можно использовать целый ряд методов и инструментов, а также различные их комбинации.

Оценка по результатам работы (анализ работы поставщиков).

Такая оценка может проводиться без участия и без ведома поставщика на основе информации о работе поставщика, накопленной в организации.

В ходе сотрудничества с поставщиком у потребителя накапливаются данные о качестве его работы, о несоответствиях, о нарушениях контрактных обязательств, о достижениях поставщика в области качества, о его производственных возможностях, управленческих процедурах и т.д. Эти данные дают первичную пищу для анализа качества. Такой анализ осуществляется постоянно, по крайней мере, в рамках службы закупок потребителя. Тем не менее, прежде чем приступать к более детальному исследованию и для того, чтобы сделать это исследование максимально результативным, следует собрать и изучить всю накопленную информацию о поставщике

Самооценка качества поставщиком (внутренний аудит). Поставщик сам оценивает свой уровень качества. Как правило, такая оценка делается по заданной схеме. То есть заказчик такой самооценки (потребитель) обычно предоставляет оцениваемому поставщику вопросники или иные методические материалы для проведения объективной самооценки. Недорогой и сравнительно несложный метод углубленной оценки качества. Его хорошо применять в условиях, когда между организацией и поставщиком установлены доверительные взаимоотношения и речь идет не о выборе поставщика, а скорее о совместных усилиях по совершенствованию качества.

В рамках предлагаемой методики разработан универсальный вопросник для самооценки качества. Он заполняется поставщиком или по данным, полученным непосредственно от поставщика.

Укрупненно структура вопросника соответствует общей структуре стандарта ISO 9001:2000.

Этапы проведения аудита поставщика:

1) Принять решение о необходимости проведения аудита поставщика

2) Написать письмо поставщику с вопросом о возможности проведения аудита. Утвердить дату аудита

3) Набор аудиторов (из состава работников предприятия или внешних аудиторов)

4) Разработка программы аудита

5) Проведение аудита

6) Написание отчета о проведенном аудите. Написание рекомендаций поставщику по улучшению работы.

7) Провести контроль за выполнением данных аудиторами рекомендаций

Таблица 1

Основные вопросы, которые должны рассмотреть аудиторы во время аудита поставщика

Данный перечень вопросов может быть скорректирован под конкретное предприятие. Затем рассчитывается средний балл, который набрал поставщик по результатом всего аудита.

Таблица 2

Оценка результатов аудита

Далее составляется отчет аудита (если возможно, на заводе поставщика) четко указываются несоответствия и сроки устранения несоответствий. Поставщик и ведущий аудитор подписывают отчет. Также, если необходимо, даются рекомендации по улучшению качества поставляемой продукции, по развитию взаимовыгодного сотрудничества. Затем поставщик определяет мероприятия по устранению несоответствий, и они согласовываются с ведущим аудитором. В дальнейшем ведущий аудитор возвращается на завод и проверяет, реализованы ли запланированные мероприятия.

Если текущий поставщик получает по итогам аудита степень C, то ведущий аудитор должен организовать повторный аудит через оговоренный с поставщиком промежуток времени, за который поставщик должен устранить несоответствия (как правило не позднее, чем через 6 месяцев). В случае если повторный аудит подтверждает степень С, то сотрудничество с поставщиком прекращается. Если же альтернативного поставщика нет, то проводится «воспитание» поставщика.

Воспитание поставщика заключается в совместном устранении несоответствий и достижение необходимого уровня качества. Наиболее известные методы «воспитания»:

* Подготовка Руководства по обеспечению качества для поставщика;

* Обучение сотрудников поставщика вопросам обеспечения качества и оптимизации процессов системы качества;

* Помощь в снижении себестоимости;

* Помощь в разработке сырьевого продукта;

* Система поощрения;

* Ротация специалистов между предприятиями.

Если поставщик набирает менее 40 баллов, то сотрудничество с ним прекращается, поскольку на воспитание такого поставщика будет затрачено огромное количество ресурсов.

Часто бывает так, что аудит поставщика для предприятия является очень дорогостоящим методом. Особенно это касается малого и среднего бизнеса. У них нет ресурсов для проведения полномасштабных аудитов поставщика. В таком случае рекомендуется провести самооценку поставщика. Это бюджетный метод аудита, позволяющий сделать некоторые выводы о поставщике. аудит поставщик оценка ранжирование

Самооценка поставщика содержит четыре этапа

1. Принятие решения о проведении самооценки поставщика

2. Официальный запрос на разрешение провести самооценку (поставщику направляется письмо, с просьбой провести самооценку качества поставщика)

3. В случае согласия на самооценку, поставщику направляется анкета для самооценки

4. Анализ заполненной анкеты. Выводы о поставщике.

В заключение стоит отметить, что проведение аудитов поставщиков все больше становится реальной повседневной практикой, которая поможет уменьшить зависимость от неконтролируемых рисков, снижением прямых и косвенных накладных расходов предприятий и организаций, связанных с приобретением продукции, работ и услуг, не соответствующих предъявляемым требованиям, последующей переделкой продукции, простоями и ожиданиями из-за невыполнения условий поставок. В конечном итоге проведение аудитов поставщика позволит серьезно повысить качество продукции компании, а также снизить затраты на входной контроль.

Библиографический список

1. Овсянко А.Д.. Методика оценки систем менеджмента качества поставщиков. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.cfin.ru/management/iso9000/supplier_qs.shtml (дата обращения: 15.11.2014).

2. Кане М.М., Иванов Б.В. Системы, методы и инструменты менеджмента качества. Питер, 2012.

3. https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%B2%D1%89%D0%B8%D0%BA.

4. http://www.regcons.ru/process_zakupoi_audit_postavshikov_smk.htm.

5. Котельников А.В. Оценка качества поставщика, как элемент управления качеством продукции // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 1 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/01/43489 (дата обращения: 23.04.2015).

Размещено на Allbest.ru