Делопроизводство и документооборот

Положение -- это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, Структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

Инструкция -- это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Штатное расписание - составляется каждый год и утверждается руководителем. В нем указывается наименование структурных подразделений, количество должностных единиц в каждом, их оклады и общий фонд заработной платы [3, с.41-42].

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение -- акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами.

Указание -- распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Приказ -- правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность) [10, с.60-65].

Организация работы с документами включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи на архивное хранение.

Управление документацией осуществляется на стадии приема и регистрации, рассмотрения документов руководителем, прохождения их в организации (учреждении), исполнения, контроля исполнения, формирования дел, подготовки и передачи дел в архив.

Движение документов в организации образует документооборот, который должен отвечать следующим требованиям:

- оперативности и целесообразности;

- исключению лишних инстанций и действий, не обусловленных деловой необходимостью;

- соблюдению единой схемы движения, утвержденной руководством учреждения;

- использованию унифицированных и стандартизованных форм документов, обеспечивающих совместимость традиционной и автоматизированной обработки;

- доступности оперативного контроля исполнения.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документов:

- входящих (поступающих в учреждение);

- исходящих (отправляемых в учреждение);

- внутренних (создаваемых в учреждении и не выходящих за его пределы) [22, с.43].

Движение входящих документов в аппарате учреждения происходит в определенной последовательности операций. Полный цикл прохождения поступающих документов включает в себя прием и первоначальную обработку входящей корреспонденции; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение руководством; доставку документов; непосредственное исполнение или использование документов; распределение документов по тематическим комплексам (делам) [2, с.74].

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами [10, с.198-199].

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, распоряжения, протокола).

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Они устанавливаются для наиболее распространенных категорий и видов документов: переписка с вышестоящими хозяйственными, плановыми, финансовыми и административными органами; переписка с подведомственными учреждениями, организациями; обращения граждан; телеграммы, телетайпограммы и др. Сроки их исполнения не должны превышать 10 рабочих дней. Сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан не должны превышать одного месяца, а телеграмм, телетайпограмм - от двух до пяти дней. Срочные телеграммы исполняются в течение суток.

Типовые сроки исполнения записываются и закрепляются в "Перечне документов, подлежащих обязательному контролю исполнения".

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем для наиболее важных документов, не включенных в перечень, или в том случае, когда необходимо исполнить их в срок, отличный от типового. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно на имя руководителя, установившего срок, сразу же после получения задания или за несколько дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей, созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Организация контроля исполнения включает: учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

- контроль за сроками исполнения;

- проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;

- учёт и отчётность о результатах исполнения; оценку состояния исполнительской дисциплины. Учёт контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных банках регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.). Контроль за сроками исполнения, учёт и отчётность о результатах исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля). На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка заполняется только на ответственного исполнителя. Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя организации. На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа). Первый экземпляр контрольной карточки остается в группе контроля, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением) передается исполнителю вместе с документом. Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.

Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений. При автоматизированном контроле исполнения руководству и исполнителям направляются информационные документы-машинограммы.

Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины. Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств. После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью выполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами [12, с.14-17].

Что касается номенклатуры дел, то она представляет собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Различаются три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная).

- типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

- примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

- конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение.

Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, агорой используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвёртый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др.

Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в неё документов.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком хранения, кроме того, в неё должны входить документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра, и справочные картотеки к документам.

В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ.

Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N 03-35" и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Для хранения документов создается архив предприятия. В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в архиве предприятия. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела должны находится в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника. Завершённые дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в ведомственный архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива, по описи или номенклатуре дел.

Отбор дел к уничтожению и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку. Сдача документов на переработку оформляется приёмо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов [12, с.22-28].

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

К документам по личному составу относятся:

- трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

Трудовой договор фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать: место работы; конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности; дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор; размер оплаты труда; обязанности организации по обеспечению охраны труда.

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу.

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях, независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации. Они могут заводиться на всех работников, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов.

Личная карточка является основным документом по учету персонала организации и заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу. Все записи в ней делают на основании подлинных документов, предоставленных работниками [3, с.47-50].

Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Все поступающие обращения граждан в офисы, учреждения, организации или на предприятии должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках в день их поступления и переданы на рассмотрение в этот же день. На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции возможны при необходимости детализации порядка исполнения. Срок рассмотрения обращения граждан, который исчисляется с момента получения, установлен не позднее 1 месяца со дня поступления, а не требующего дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней.

Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения и в некоторых других случаях.

Письменные обращения, не содержащие подписи гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении. При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Д-23).

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-учетной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка «повторно» и подбираются предшествующие документы за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различными адресатами и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, предприятие, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например: Д-23-1, Д-23-2.

Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку.

Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан возлагается на должностных лиц или структурные подразделения, осуществляющие непосредственное ведение делопроизводства по письменным и устным предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Обращения граждан, направленные в соответствующие органы различными адресатами по одному и тому же вопросу, на которые необходимо дать ответ о результатах рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп «Контроль» или знак контроля «К». Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Если даются промежуточные ответы, то документ не снимается с контроля. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.

Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело для обеспечения их сохранности и оперативного поиска в справочных целях.

Срок хранения таких документов - 5 лет [3, с.26-28].

Комплекс технических средств для механизации (автоматизации) управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название «средства организационной техники». В делопроизводственных процессах используется разнообразная оргтехника, которая классифицируется на средства:

- копирования и оперативного размножения документов;

- составления и изготовления текстовых документов;

- обработки документов;

- поиска, хранения и пересылки документов;

- административно-управленческой связи.

Под копированием документов понимается получение (изготовление) небольшого (от 5 до 20 экземпляров) количества копий с оригинала. Средства копирования обеспечивают получение копий непосредственно с оригинала [18, с.18]1. В настоящее время копирование документов осуществляют с помощью следующих процессов: электрофотографическое копирование; термокопирование; электронно-искровое копирование; фотокопирование, в том числе и микрофильмирование.

Размножение документов -- это получение значительного (свыше 20 экземпляров) количества копий, причем для копирования используется не сам оригинал, а печатная форма, изготовленная с него. В настоящее время изготовление заданного количества копий с одной печатной формы осуществляется с помощью офсетной, трафаретной и гектографической (спиртовой) печати [19, 110].

Наиболее перспективным способом копирования является электрофотография. Такого типа в нашей стране стали аппараты фирмы «Rank Xerox» (если не считать отечественной «Эры», имевшей худшие характеристики), то в русском языке слова «ксерокс» и «ксерокопия» стали нарицательными для обозначения всех электрофотографических копировальных аппаратов и сделанных на них копий.

В области множительной техники все еще применяют копировальные, ксерокопировальные и офсетные машины, которые уже не отвечают современным требованиям рентабельной и экологически чистой печати. После анализа разнообразных способов применения печати фирмой «RISO KOGAKU» была разработана новая прогрессивная технология [21, 54 - 59].

Ризография сочетает достижения современной цифровой электроники с надежностью традиционной трафаретной печати. Электронные системы гарантируют высокое качество обработки и передачи данных оригинала. Сама печать выгодно отличается простотой обслуживания, экономичностью и высокой производительностью (130 копий в минуту [24, с.65].

Основными представителями средств составления и изготовления текстовых документов являются пишущие машины и персональные компьютеры.

В практике делопроизводства в зависимости от объема документов и степени подготовки пользователей ПК применяют различные прикладные программы по организации работы с документами.

При большом документообороте в памяти ПК может скапливаться значительное количество документов и сведений о них. В среде СУБД существует большое количество готовых программ, которые помогут организовать работу с документами: их учет, регистрацию, контроль за исполнением; хранение, поиск, редактирование; уничтожение; выполнение необходимых расчетов и вывод данных на экран в виде отчетов, справок, таблиц.

С помощью СУБД можно относительно просто создавать базу данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. Очень популярна СУБД Microsoft Access, уникальная как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет работать со сложнейшими базами данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам.

Для того чтобы более эффективно использовать несколько ПК, выполняющих обработку однотипной документации, создаются локальные вычислительные сети (ЛВС). Организация ЛВС позволяет использовать общие ресурсы ПК, передаваемые в состав ЛВС: программы; базы данных; периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т.д.). Это позволяет руководителю организации (предприятия) обращаться к документам секретаря, бухгалтера и других работников, выводить эти документы на экран, выполнять обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками и партнерами-контрагентами (при наличии в ЛВС специальных устройств -- модемов или факсмодемов) [14, 250 - 253].

Персональный компьютер позволяет отредактировать отпечатанный документ частично или полностью, не прибегая к многочисленным его перепечаткам. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно называть документом.

Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это Лексикон, Word, Word for Windows и др. У каждого текстового редактора (процессора) есть свои особенности и преимущества.

Одним из наиболее распространенных и доступных текстовых редакторов является Лексикон. Составление документа можно производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память ПК и хранящихся в отдельных файлах. Для этого следует воспользоваться образцами документов. После редактирования (изменения содержания нужных реквизитов) образца вновь созданный документ сохраняется с новым именем файла.

Большинство текстовых редакторов предоставляют широкие возможности для документирования. Программы включают словари синонимов делового языка, более совершенную проверку орфографии, современное; стилевое оформление документа (включая пригодность использования конкретного шрифта), возможность составления документа на пяти языках и многое другое.

Весьма популярен у работников служб документации текстовый редактор Word for Windows (WinWord), который позволяет облегчит такую рутинную и трудоемкую часть делопроизводства, как документирование. Текстовый процессор WinWord предлагает дополнительные возможности для составления документов: создание шаблонов документов и файла данных; использование команды AutoText; форматирование документов с помощью стилей; обращение к образцам документов («экспертам»), включенным в программу WinWord; использование словаря синонимов и т. д. [11, с.45 - 48]. Устройствами ввода - вывода информации в ПК являются: клавиатура, мышь, монитор, принтер (лазерный, струйный), сканер и др. [8, 112 - 118].

4. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота

Среди мероприятий, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперофамм и документограмм, схем движения документов и др. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения [23, 71].

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений).

В соответствии с этим должна формироваться методика обследования и совершенствования документооборота, основанная на изучении организационной структуры учреждения с целью выявления уровней принятия решений; органов и звеньев управления, принимающих решения; функциональной деятельности учреждения с целью определения круга решаемых вопросов и их типологии; документационного обеспечения деятельности учреждения с целью выявления кортежей документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения решений, установления маршрутов кортежей документов; подсчета временных затрат на документооборот по типовым вопросам деятельности учреждения.

Так, в технологической карте на документооборот отразится весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты расположены операции в их технологической последовательности, по горизонтали -- методика работы, применяемое оборудование и материалы, продолжительность процесса, трудовые затраты.

Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями.

Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать весь документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа или подписи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую информацию.

Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращении документооборота. Основное -- удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации.

Еще один реальный способ сокращения объемов документации -- построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Возьмем такой пример. Приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. Причина такого "тиража" -- создать возможность обнаружить документ в необходимый момент. В результате создаются дублетные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная документация и, соответственно, увеличенный, документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.

В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов, и наоборот [3, 199 - 204].

Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множительную машину и увеличивает тиражирование, часто без достаточных оснований. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".

В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям:

- в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;

- ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции;

- в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;

- унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п. письма единой формой правового акта "Указание";

- разработать трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов;

- повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии с действующими стандартами;

- расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;

- для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;

- разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения.

В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумажного документа машинным носителем информации. Это позволит формировать локальные базы данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации [14, 115 - 121].

Микропроцессорная техника позволяет создать более рациональные схемы подготовки и прохождения документов, намного сокращает время их обработки. Тем не менее, управленческий документ как таковой не ликвидируется, а заменяется небумажной, машинной формой, которая должна быть удобна пользователю (в то же время бумажный документ сохранится в целом ряде случаев в силу традиционных критериев).

Переход к новой машинной технологии начинается прежде всего с упорядочения документационного обеспечения управленческих процессов, технологии управленческой деятельности. Важным моментом является разработка матрицы документирования, учитывающей бумажные и машинные документы и жесткие требования к бумажным документам, ориентированные на последующий переход к безбумажному документированию.

В унифицированных формах сохраняются действующие в управленческих процессах номиналы документов. Это названия формы типа: отчет, справка, сводка и др. Номинал отражает правовой уровень документа, характер его содержания, то есть направленность фиксируемого управленческого действия. Задача сводится к построению правовой иерархии принимаемых управленческих решений и циркулирующей информации и закреплению ее за определенными номиналами. Например, констатация производимых действий -- акт, констатация устной речи -- протокол.

Устанавливается набор обязательных реквизитов, правила их написания, места расположения. Такими реквизитами может быть номинал, краткое содержание, дата, удостоверение подлинности, отметка о регистрации, авторство, сроки хранения. Например, следует установить единый цифровой порядок написания даты и постоянное место для нее в штампе бланка, единый порядок удостоверения документа традиционным или машинным способом. Определяются также жесткие текстовые структуры и языковые формулы для групп документов.

Наиболее перспективным является представление текста в виде анкеты или таблицы. Устанавливается состав показателей, подлежащих записи в машинную память, из которых формируются самостоятельные документные формы на основе единых требований. Целесообразна также разработка правил проектирования форм документов. На первом этапе упорядочения традиционной документации будут и бумажные, и машинные документы. Следующий этап -- переход к безбумажной технологии. Базовым средством этого этапа является миникомпьютерная система текстовой обработки или пишущий автомат, который позволяет печатать текст на бумаге, одновременно воспроизводить его на экране, корректировать без перепечатки, записывать на машинный носитель и хранить в машинной памяти.

В условиях новой информационной технологии вся документальная деятельность в аппарате управления группируется в два блока:

- блок автоматизированной подготовки документов;

- блок машинной регистрации поступления в систему, где сосредоточены учет, поиск, контроль исполнения и другие операции.

На начальном этапе создания машинного документа специалист создает первоначальную редакцию документа, одновременно выводя ее на экран дисплея и занося в машинную память. Создается машинный черновик. Внесенные в него изменения воспроизводятся сразу на экране, причем первый вариант из памяти стирается. Отработанный вариант визируется автором и направляется на согласование. Согласование также производится машинным способом путем вывода документа на экран. На всех этапах согласования сохраняются в памяти машины все внесенные изменения и их авторство. Стадия подписания документа также имеет машинную форму. Руководитель выводит на свой экран окончательный текст документа, все визы согласования и мнения специалистов. Изучив всю информацию, руководитель принимает окончательное решение.

После окончательного подписания документа все его промежуточные варианты могут быть из памяти машины стерты. Однако для наиболее важных документов, содержащих принципиальные решения или комплексные сведения, все мнения специалистов хранятся столько же, сколько и сам документ.

Таким образом, в автоматизированной технологии бумажная форма появляется лишь на завершающем этапе документирования при наличии в этом необходимости.

Безбумажное документирование предусматривает еще создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются унифицированные формы документов, повторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты и т.п. Специалист-оператор выбирает необходимую форму, выводит ее на экран и задает машине программу -- остальное делает техника.

Например, для подготовки конкретного документа необходимо вызвать на дисплей соответствующую форму и заполнить ее нужными данными. В этом смысле современная техника оказалась более удобной, чем рекламировавшееся в 60-х годах микрофильмирование, которое не было принято потребителями как заместитель бумаги для оперативного использования.

Второй блок автоматизированного документационного обеспечения -- блок машинной регистрации поступления в систему.

Задача заключается в том, чтобы определить рациональную технологию регистрации всех поступлений и обеспечить доступность информации для потребителей. Наиболее целесообразно применение регистрационно-контрольной карточки как формы, связующей бумажный и машинный носители и являющейся унифицированным местом сбора сведений об информационном массиве (своего рода страховой фонд машинной системы). Карточка в определенных условиях может заменить обращение к документу, она же может служить информационным источником в государственном архиве после передачи в него документов.

Карточка основывается на унифицированной форме, но с добавлением таких показателей, как способ записи информации, отметка о переносе текста документа в машинную память, срок его хранения. Регистрация проводится одновременно с поступлением документа в систему по соответствующей программе. Данные регистрации централизованно записываются в машинную память.

На базе регистрации и идентификации каждого документа реализуется автоматизированный поиск и контроль исполнения. Идентификация документа производится при помощи следующих реквизитов: код формы по ОКУД, код организации-автора по ОКПО, порядковый номер внутри организации-автора, дата подписания. Речь идет о том, что для поступающего в организацию документа не следует изобретать новый входящий индекс, потому что пользоваться можно тем, который он получил "при рождении". В условиях новой информационной технологии машинные носители заменят бумагу на всех промежуточных стадиях подготовки документа, при обмене информацией между машинами, при передаче одноразовых оперативных сообщений. Эффективно применение машинных методов для построения информационно-поисковых систем по управленческим документам с возможностями многоаспектного использования. Но в официальной сфере бумажный документ сохранится в обозримом будущем. Даже при безбумажном делопроизводстве целесообразно выводить на бумагу в одном экземпляре документы, подлежащие передаче на государственное хранение, так как речь идет о комплектовании "государственной памяти" [19, 154 - 161].

Таким образом к разработанной рациональной схеме документооборота должны применяться следующие требования:

- прямоточность -- предполагает перемещение документов по наиболее короткому пути;

- непрерывность - непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение, что обеспечивает равномерную загрузку сотрудников;

- ритмичность - равномерность движения потоков документов. Этот принцип очень тесно связан с принципом непрерывности, т. к. движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения;

- параллельность -- выполнение отдельных операций по обработке доку мента в процессе его движения;

- пропорциональность - возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям;

- экономичность - экономия в движении документа;

- самостоятельность и ответственность - при всех действиях (направлении, распределении, согласовании, подписании и др.) необходимо строго руководствоваться функциями учреждения, компетенцией работников.

Необходимо обратить внимание на правильность оформления документов. Поэтому необходимо рассмотреть основные формуляры - образцы составления основных наиболее употребляемых документов, регулирующих организационно - распорядительную деятельность изучаемого предприятия [3, с.17]. (Приложение 1).



Заключение

Делопроизводство -- это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив и т.д.).

Делопроизводство должно решать триединую задачу:

- содействовать эффективности управления;

- обеспечивать оперативное прохождение и контроль над исполнением документов;

- способствовать освобождению руководящего состава от вспомогательных и технических операций с документами.

Решение этой задачи возложено на подразделения делопроизводства как части управленческого процесса, включающего следующие основные элементы:

- подготовка и размножение документов;

- прием, учет, предварительное рассмотрение документов и подготовка их для доклада руководству;

- контроль над прохождением документов;

- оформление, адресованние, пересылка и доставка корреспонденции адресатам;

- организация и осуществление контроля над исполнением документов;

- систематизация документов по делам, учет, оформление и ведение этих дел, подготовка их к архивному хранению;

- уничтожение документального материала;

- хранение документов (дел) и обеспечение их использования;

- контроль над состоянием делопроизводства и наличием (сохранностью) документов (дел).

Составной частью делопроизводства является документирование -- процесс составления и оформления документов.

Документ (от лат. documentum -- поучительный пример, свидетельство) -- это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.п.

Создание документов -- сложный и весьма трудоемкий процесс. Однако до последнего времени фактически не предпринималось попыток его теоретического освещения, разработки более эффективных приемов и методов составления документов, которые позволили бы улучшить их качество, снизить трудовые затраты на составление и обработку.

Для того чтобы процесс составления плана документа был эффективным, он должен складываться из нескольких операций:

- изучение исходного материала;

- определение объема информации, которую должен содержать документ;

- деление текста документа на смысловые части (каждая часть -- это группа тесно связанных между собой мыслей, имеющих общую микротему);

- выделение смыслового опорного пункта в каждой части, т.е. выделения в ней самого существенного, самого характерного;

- определение среди этих частей главных и второстепенных (при этом устанавливается их соподчиненность, связь, соотношение).

К документации управленческого характера относятся приказы, акты, договоры, трудовые соглашения, докладные и объяснительные записки, справки.

Приказ -- основной распорядительный документ, действует на основе единоначалия, подписывается руководителем предприятия.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма занимают до 80% входящей и исходящей документации предприятия.

...