Требования к составлению и оформлению организационных документов

Размещено на http://allbest.ru

Требования к составлению и оформлению организационных документов

ВВЕДЕНИЕ

В данной контрольной работе будет рассмотрена тема “Организационные документы”, а также требования и правила их оформления.

Были рассмотрены следующие теоретические вопросы: реквизиты, отметка об исполнителе, правила составления и требования к составлению и оформлению организационных документов.

А также пример работы с электронными организационными документами.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.

Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы: организационные документы, распорядительные документы и информационно-справочные документы.

Организационные документы - это комплекс взаимосвязанных документов, регулирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права обязанности, ответственность руководителей и специалистов. Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами. В организационные документы входят: положения, уставы, инструкции, правила.

ГЛАВА 1.ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА, ТРЕБОВАНИЯ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ

документ электронный организационный

1.1 Реквизит. Отметка об исполнителе. Правила составления документа

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.

Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.

Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы:

- организационные документы - устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;

- распорядительные документы - приказ, распоряжение, указание, инструкция;

- информационно-справочные документы - протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д.

Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем.

Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит “Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и трафаретную часть реквизита “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую впечатываются реквизиты “Наименование вида документа” и “Место составления или издания”.

Стандарты на формуляры - образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Формуляр - образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром - образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.

В перечень реквизитов ОРД входят следующие: [2, c. 34]

1 Государственный герб.

2 Эмблема организации, учреждения, предприятия.

3 Изображение наград.

4 Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5 Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).

6 Наименование министерства или ведомства.

7 Наименование учреждения, организации, предприятия.

8 Наименование структурного подразделения.

9 Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

10 Название вида документа.

11 Дата.

12 Индекс.

13 Ссылка на индекс и дату входящего документа.

14 Место составления или издания.

15 Гриф ограничения доступа к документу.

16 Адресат.

17 Гриф утверждения.

18 Резолюция.

19 Заголовок к тексту.

20 Отметка о контроле.

21 Текст.

22 Отметка о наличии приложения.

23 Подпись.

24 Гриф согласования.

25 Визы.

26 Печать.

27 Отметка о заверении копий.

28 Фамилия исполнителя и номер телефона.

29 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

30 Отметка о переносе данных на машинный носитель.

31 Отметка о поступлении.

32 Предупредительный знак.

Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа. Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.

Пример:

Иванова 222 21 23

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые располагаются ниже данной отметки.

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов. [1, c. 11]

1.2 Организационные документы. Требования к составлению и оформлению

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: [4, c. 94]

* наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

* местонахождение (почтовый адрес);

* предмет и цель деятельности;

* порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

* порядок распределения прибыли;

* порядок образования учреждения (организации, предприятия);

* порядок управления и прекращения деятельности;

* органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

* для банков - перечень проводимых банком операций и его функции;

* для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

* Общие положения.

* Акционерный капитал (уставной фонд).

* Порядок деятельности.

* Управление.

* Учет и отчетность, распределение прибыли.

* Прочие накопления.

* Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

* наименование организации - автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

* наименование вида документа - УСТАВ;

* дата;

* регистрационный номер, место издания (город);

* гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

* текст;

* подпись.

Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

* Общие положения;

* Цели и задачи;

* Функции;

* Права и обязанности;

* Руководство;

* Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

* Общие положения;

* Должностные обязанности;

* Права;

* Ответственность;

* Взаимоотношения.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

* статус коллегиального или совещательного органа;

* порядок планирования работы;

* порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

* внесение материалов на рассмотрение;

* порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

* ведение протокола заседания;

* оформление решений коллегиального или совещательного органа;

* порядок доведения решений до исполнителей;

* материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

* наименование учреждения (организации);

* вид документа;

* заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

* вид документа;

* дата;

* место составления;

* гриф утверждения;

* текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления организационных документов определен ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов документов;

требования к оформлению реквизитов документов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного, национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают:

почтовый адрес;

номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно - цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно - территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком) или чего (кого). К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В состав реквизита «Подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.

1.3 Требования к бланкам документов и оформлению документов

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

20 - левое; 10 - правое;

20 - верхнее; 10 - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

Реквизит 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Вопрос организации работы с организационными документами очень важен, поскольку именно организационные документы охватывают основные виды деятельности предприятия. Различные фирмы по разному определяют, что представляет собой данный вид документации.

Одни компании определяют организационные документы как вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, другие вкладывают в определение иной смысл, полагая, что организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Организационные документы также определяют как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

В состав организационных документов также включают различные группы документации.

Некоторые компании включают в состав организационных документов такие документы, как устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику, отделяя их от распорядительных документов: приказы, распоряжения, указания, инструкции.

Вместе с тем, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный Комитетом Российской Федерации по стандартизации метрологии и сертификации № ОК 011-93, введенный в действие 01.07.1994 определят следующие виды организационных документов: ( см. Приложение 1)

В целом, представленную классификацию можно укрупнено разделить на две большие группы: общая документация, связанная с организацией работы, в том числе созданием, реорганизацией и ликвидацией юридического лица; кадровое делопроизводство.

В компании часто ведутся не все документы, например, такие документы как протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания, указания по вопросам основной деятельности. Данные документы не являются обязательными для предприятий и их ведение не регламентировано.

Некоторые документы не указаны в данном списки, такие, как лицензии, сертификаты, коллективный договор и другие.

Также, Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра -- образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

-- форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

-- минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки -- не менее 20мм, остальные поля -- не менее 10мм;

-- размер шрифта, годного для оформления документов -- что соответствует размеру 13,5 -- 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.

Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде -- их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации -- составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

Некоторые формы документов установлены законодательно, так к документам, связанным с созданием предприятия можно отнести свидетельство о государственной регистрации юридического лица и свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговой инспекции. Значительное число документов, регулирующих кадровые вопросы, также установлены законодательно. Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (Форма N Т-3) и входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Установлены и другие формы кадрового учета: N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию. Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Положения -- нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность филиалов,

ГЛАВА 2. ОПЕРАЦИИ С ОРГАНИЗАЦИОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, МЕТОДИКА РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

2.1 Организация движения организационных документов

Организация движения документов зависит от их объема, организационной структуры предприятия и формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная), а также технологии делопроизводства.

Часто организационные документы разрабатываются и хранятся в различных подразделениях: у руководства компании, в юридической службе, в отделе кадров и даже в бухгалтерии.

В целях наилучшей организации движения организационных документов целесообразно закрепить порядок движения документов в локальном нормативном акте, в котором будет рассмотрен порядок подготовки документов, порядок внесения изменений в документы, согласования и хранения, а также сдачи в архив.

Основными принципами создания локального нормативного документа является:

-- унификация организации документооборота в части организационных документов;

-- соблюдение единообразия форм организационных документов, их построения, составления и оформления;

-- информативность, позволяющая облегчить поиск документов сотрудниками организации;

-- сокращение видов документов;

-- стабильность требований к документам.

В отношении документов, регулирующих организационную деятельность предприятия, рекомендуется организовать хранение копий таких документов у секретаря (для небольших организаций) или в управлении делами, канцелярии (для больших организаций).

Подобная мера позволит:

1) быстро предоставлять руководству необходимые учредительные документы, в том числе устав компании, свидетельства о регистрации, положения об обособленных подразделениях;

2) осуществлять хранение актуальной редакции документов;

3) предоставлять в оперативном порядке копии документов по запросу структурных подразделений предприятия;

4) осуществлять четкий учет организационных документов;

5) предоставлять документы для контрагентов, при проведении конкурсов, тендеров и аукционов.

При этом документы должны быть заверены печатью организации. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ). В установленных законом случаях копии документов должны быть заверены нотариально.

Если организация имеет множество контрагентов или проводит конкурсы, аукционы, представляется возможным предпринять заранее меры по изготовлению нескольких экземпляров документов. Иногда удобно создавать электронную базу отсканированных документов.

В целях убыстрения поиска документов необходимо составить реестр организационных документов, регулирующих организацию деятельности компании.

В отношении кадровых документов в обязанности секретаря обычно не входит составление, ведение и сдача в архив кадровых документов.

Вместе с тем, секретарь, офис-менеджер должен:

1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию организационных документов по кадровому делопроизводству;

2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;

3. Осуществить контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание, в том числе ознакомление с кадровыми документами;

На стадии приема и учета документов представляется важным осуществить регистрацию документа, поскольку документы по кадровому делопроизводству подлежат хранению 75 лет.

Эта мера позволит облегчить поиск документов, а также восстановить документ в случае его утери.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -- четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05 (п. 3.11 ГОСТ);

регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Контроль качества подготовки документа следует путем проверки соответствия форм документов, принятых законодательно, а также путем контроля за наличием всех обязательных реквизитов, за правильным написанием фамилий, имен, отчеств, орфографией и пунктуацией.

Осуществление контроля исполнения документа необходимо осуществлять, прежде всего, путем контроля за ознакомлением всех заинтересованных лиц с текстом документа.

2.2 Работа с использованием электронных документов организационного характера

Электронные организационные документы находят все большее распространение, что объясняется рядом причин:

1) удобство использования;

2) быстрота предоставления необходимой информации руководству;

3) возможность осуществления учета и поиска, а также пересылки контрагентам в оперативном режиме.

Использование электронного документа вместо бумажного документа приводит, в целом, к сокращению времени подготовки документов, когда дело касается проведения конкурсов или ознакомления контрагенов с учредительными документами, а также предоставить быстро информацию руководству.

Также электронные организационные документы понадобятся в случае необходимости предоставления выписки из организационного документа. Выписка -- это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе. Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа). Фактически выписка выполняет функции копии документа. Учитывая, что в единых нормативно-правовых актах по вопросам документационного обеспечения (ГОСТ Р6.30-2003, ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству) требования к оформлению выписок не определены, представляется допустимым производить их оформление с соблюдением основных требований к копиям документов. Требования к оформлению выписок конкретизированы в ряде ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов. Реквизитами выписки являются:

1) наименование документа;

2) заголовок к тексту (указывает на документ-источник, формулируется в родительном падеже -- «из…»);

3) текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент);

4) заверительная надпись.

Однако в документообороте большее распространение приобретают электронные документы, связанные с организацией работы компании (устав, свидетельства и т.д.)

Отличительной особенностью электронных организационных документов является то, что такой документ создается, хранится и используется с использованием средств вычислительной техники. Требования к внутренней структуре и содержательной части электронного документа устанавливаются с точки зрения делопроизводства и предметной сферы, где данный электронный документ создается и используется. При этом необходимо отметить, что не всегда электронный документ может заменить бумажный аналог.

В отношении организационных документов чаще всего используются следующие формы документов:

Электронный дубликат бумажного документа -- документ, произведенный в электронной форме вместе с идентичным бумажным документом, имеющим те же реквизиты, структуру и содержание, и подписанный электронной цифровой подписью тем же лицом, которое подписало оригинал бумажного документа. Электронные дубликаты бумажных документов создаются в случаях, когда одним пользователям документа требуются и бумажный и электронный экземпляры.

Электронная копия бумажного документа -- электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного бумажного документа и его графическое изображение, заверенный в установленном порядке электронной цифровой подписью лица, которое является автором (составителем) бумажного документа либо обладает полномочиями на заверение данного документа электронной цифровой подписью. Полномочия на заверение электронных копий бумажных документов в информационной системе предоставляются в порядке, определяемом владельцем этой системы, а при использовании в системах документооборота -- соглашением сторон, участвующих в данном электронном взаимодействии.

Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с заверенными электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

По отношению к электронным оригиналам организационных документов следует отметить, что их использование в Российской Федерации не практикуется.

По способам создания электронных организационных документов необходимо выделить следующие:

-- Сканирование бумажного документа -- создание электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном или ином материальном носителе в цифровую форму.

-- Сканирование бумажного документа без распознавания. Результатом сканирования бумажного документа без распознавания является файл, содержащий растровое графическое изображение.

-- Сканирование бумажного документа с распознаванием. Результатом распознавания растрового графического изображения является файл, содержащий текст с повторением разметки страниц и формата шрифта, а также с возможными представлениями графических объектов, не поддавшихся текстовому распознаванию (такими графическими объектами могут являться: печать, штамп, герб, рисунок, диаграмма или рукописный текст).

-- Ручной ввод текстовых данных -- создание электронного документа при помощи текстового редактора или специализированной автоматизированной информационной системы при непосредственном участии оператора. Результат ручного ввода данных -- электронный текстовый документ.

Распознанные документы предусматривают возможность поиска информации по документу, вместе с тем они и дают возможность внесения изменений в документ, что не всегда допустимо по отношению к организационным документам.

Осуществление передачи электронных организационных документов возможно как с использованием информационных систем, так и путем передачи распечатанных и заверенных копий.

Хранение документов, ранее размещенных для хранения в информационных системах, продолжается до истечения сроков, определенных при их создании. При появлении новой редакции документов целесообразно хранить в электронном виде несколько редакций.

В целом можно сделать вывод о том, что организационные документы являются наиважнейшими в классификации документооборота, их использование должно быть четко регламентировано, ведь от быстроты их составления, согласования и поиска зависит работа всей фирмы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Работа с документацией, организационными документами представляет собой одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента предприятия. Конечной целью деятельности по управлению документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальными затратами.

Организационные документы определяют порядок создания, реорганизации или ликвидации организации, устанавливают правовой статус, функции, структуру и штатную численность, а также правила, обязательные для выполнения работниками организации.

К организационным документам относят: уставы, положения о структурных подразделениях или должностных лицах, осуществляющих руководство организацией, штатное расписание, должностные инструкции, регламент.

Цель и задачи, поставленные в начале работы, были полностью рассмотрены, и выполнены. Подробно рассмотрены требования к оформлению документации, а также показана работа с электронными документами организационного характера.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Гавриленко В.Г. Делопроизводство - Мн., 1999. - 143 с.

2. Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства. - Мн.: Право и экономика, 1998. - 92 с.

3. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко. - Ростов-на-Дону: Март, 2013. - 271 с.

4. Москалев В.А. Современное делопроизводство / В.А. Москалёв. - Москва: Инфра-М, 2012. - 214 с.

5. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. - Мн.: БГЭУ, 2012. - 252 с.

Размещено на Allbest.ru

...