Экспертиза ценности документов

Размещено на http://allbest.ru

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты экспертизы архивных документов

1.1 Понятие экспертизы ценности архивных документов

1.2 Процесс экспертизы ценности архивных документов в ходе делопроизводства

2. Три периода развития теории экспертизы ценности архивных документов: дореволюционный, советский и современный

2.1 Вопросы экспертизы ценности в трудах советских ученых

Заключение

Список использованных источников

Введение

Актуальность темы определяется тем, что в современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.

Теоретическую и методологическую базу курсовой работы составили публикации, монографии, учебники, раскрывающие сущность современного делопроизводства, а так же особое внимание было обращено на публикации, которые освещают вопросы экспертизы ценности документов в современном делопроизводстве. Тема, указанная для исследования достаточно хорошо изучена современными специалистами.

Так например в учебном пособии "Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации" авторов Непогода А.В., Семченко П.А. разъясняются требования государственных стандартов по оформлению документов, технология подготовки и оформления обычных и конфиденциальных документов, важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации, методические особенности работы с документами по личному составу и с обращениями граждан. Приведены образцы основных документов, которые используются при документировании управленческой деятельности, а также перечни документов, создаваемых организацией, с указанием сроков хранения.

В учебном курсе авторов Клокова И.В. и Пташинского В.С. "Эффективное делопроизводство" обосновывается концепция организации эффективного делопроизводства, указывается, что чем лучше организовано делопроизводство, тем эффективнее и удачнее бизнес в целом. Поэтому правильному построению этого процесса всегда уделялось немало внимания и средств. С появлением компьютерных технологий в делопроизводстве произошла настоящая революция: сейчас работать с документами намного проще и быстрее, чем во времена пишущих машинок.

Однако компьютеры не отменяют деловых бумаг и документооборота - пусть он и стал электронным. В этой книге систематизирована информация о различных деловых документах, принципах документооборота, рассказано об организации делопроизводства. Кроме того, даны методики действительно эффективного делопроизводства - с помощью различных программ и утилит. Приведены также практические рекомендации по эффективному использованию офисного оборудования, рабочего пространства и времени.

В монографии Кирсановой М. В. "Современное делопроизводство" показана организация делопроизводства на предприятиях и в организациях на современном этапе, включая последние изменения в законодательной и нормативной базе по экспертизе ценности документов.

В работе так же были использованы законодательные и нормативные источники по обеспечению процесса делопроизводства, в работе проанализированы существующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют организацию экспертизы ценностей документов.

Целью курсовой работы является рассмотрение вопроса экспертизы ценности архивных документов

Для достижения поставленной в работе цели, необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть теорию развития экспертизы ценностей;

- охарактеризовать процесс экспертизы ценностей;

- определить порядок проведения экспертизы ценности документов и проблемы, возникающие в нем.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав с подпунктами, заключения и списка использованных источников.

1. Теоретические аспекты экспертизы архивных документов

1.1 Понятие экспертизы ценности архивных документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается Автократова М. И., Буганов В. И. Сокровищница документов прошлого. - М.: 1986..

Основные правила работы архивов организаций (2002) являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (2004), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. архив документ экспертиза ценность

Архивы организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами Вовкотруб О. В., Фионова Л. Р. Архивоведение: Учебное пособие. - Пенза: 2005..

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

Закон РФ "Об архивном деле в РФ" определяет понятие "экспертиза ценности документов", как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии).

Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводится ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

1 этап. Первоначально экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило - IV квартал текущего года).

2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно - I квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

3 этап. На основном этапе экспертизы ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения и это очень важный момент, так как делопроизводитель - единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.

1.2 Процесс экспертизы ценности архивных документов в ходе делопроизводства

При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности.

На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел.

Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов Гусятникова Д. Е. Кадровая служба без кадровика. Пособие для руководителя и главного бухгалтера. - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2007..

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:

ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);

главный бухгалтер организации;

секретарь-референт.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия Декрет о реорганизации и централизации архивного дела от 01.061918 года / Макаров А. Н. Проект архивной реформы бар. Г. А. Розенкампфа // Исторический архив. 1919. Кн. 1..

Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия:

рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.д.;

согласование проектов номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.

Определение сроков хранения документов проводится по "Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение.

При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями[5].

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив;

документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет);

документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно);

документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Срок хранения документов "до минования надобности" означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

В архив передаются следующие документы:

устав, учредительный договор, решение о создании общества;

свидетельство о государственной регистрации;

документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

положение о филиалах или представительствах общества;

годовые финансовые отчеты;

документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;

протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);

списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;

документы по личному составу предприятия;

другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия - постоянно.

Бухгалтерские документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).

При проставлении сроков хранения учитываются только года. День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. с пятилетним сроком хранения должны включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.[6]

При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:

Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы.

Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.);

Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения). Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет);

Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории;

Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем - это номер и дата);

Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры);

Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными);

Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. - М.: Омега-Л, 2007..

2. Три периода развития теории экспертизы ценности архивных документов: дореволюционный, советский и современный

В России архивное дело появилось достаточно давно. С появлением первых русских документов, известия о которых восходят к X веку, появилась и задача сохранения документов, и «ларник», ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их, которого можно считать первым архивистом. Первая опись, а точнее «перечневая роспись», датированная 1288 годом и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может также считаться первым архивным научно-справочным аппаратом, хотя различии между рукописями документов и книгами в ней еще не проведено.

После революции масштабы архивной деятельности в стране возросли несоизмеримо, что не могло не породить и стремительное развитие архивоведения.

Архивоведение - это комплексная дисциплина изучающая все аспекты архивного дела. В ее состав входит целый ряд специальных дисциплин: теория и методика архивоведения, история и организация архивного дела, археография, архивное право, архивный менеджмент, архивная статистика, автоматизированные архивные технологии.

В целом архивоведение специализируется на изучении функций (организационные и технологические процессы), «носителей» информации, то есть на чем воспроизводится документ («традиционные», «бумага», «технотропные»), исторических эпох («архивы-древних актов» и «архивы Октябрьской революции») и по отраслям (архивы литературы и искусства, военные, историко-дипломатические и т. д.). По каждому из названых сюжетов давно уже существуют общие или специальные курсы, исследовательская и учебная литература.

Предметная структура архивоведения строилась как последовательная цепочка технологических процессов работы с документами:

1. История организации архивного дела.

2. Теория и практика архивного дела.

3. Классификация.

4. Комплектование и экспертиза ценности.

5. Учет и обеспечение сохранности

6. Научно-справочный аппарат к архиву и фондам.

7. Использование архивных документов Вовкотруб О. В., Фионова Л. Р. Архивоведение: Учебное пособие. - Пенза: 2005..

Внутренняя логика архивоведения, специфичность и уникальность архивной науки зависят от структуры архивов. При описании архивоведения можно использовать такую схему:

1. Сердце архивоведения - это «документальность» или контекстуальность создания архивных документов в процессе деятельности организации.

2. Сердцевина соприкасается со следующей окружностью, содержащей три архивные функции: собирание, экспертиза ценности и хранение. Любая из названных функций уникальна для архивов и не имеет ничего общего с такими типами документации, как книги или музейные экспонаты.

3. В третьем круге находятся информационные потребности как создателей документов, так и последующих пользователей. То есть документы создаются с целью их использования для удовлетворения информационных потребностей, как в настоящем, так и в будущем.

Среди понятий архивного дела немаловажно выделить экспертизу ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в результате которой осуществляются комплектование государственных архивов полноценными документами и формирование.

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения.

Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации - документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает в связи с этим продолжительность их жизни.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией.

Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются.

В России экспертиза документов начала широко проводиться в первой половине XIX века в связи с переполнением исторических ведомственных архивов и архивов учреждений. Этот вид работы носил название «разборки решенных дел» с целью уничтожения «ненужных бумаг» и проводился в утилитарных целях по мере накопления документов. Документы, не потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальное уничтожалось, и тем самым освобождалось место для текущей документации.

Каждое ведомство имело свои «Правила хранения и уничтожения решенных дел». Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, в дореволюционной России не было.

Узковедомственный подход к разрешению вопросов экспертизы вел к большим расхождениям в определении ценности документов. В результате многие ценные документы, не представлявшие интереса для ведомства, уничтожались.

После Великой Октябрьской социалистической революции неизмеримо возросло значение экспертизы. С изданием ленинского декрета «О реорганизации централизации архивного дела» от 1 июня 1918 экспертиза ценности документов приобрела общегосударственное значение. Было обращено серьезное внимание на разработку теории и практики экспертизы, результатом чего явилась единая методика определения ценности документов.

В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и сложилась определенная организация работы по поведению экспертизы.

В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документации учреждений происходят существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Насущной становится задача отбора документов в государственные архивы, сохранения оптимального количества документации, в соответствии с чем вводятся новые правила проведения экспертизы.

Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов.

В настоящее время в архивоведении, несмотря на то, что вопросы теории и практики экспертизы ценности документов являются злободневными, общих принципов подхода к решению проблемы не выработано: нет единой методики, нет также единства и в трактовке понятия «экспертиза ценности документов».

По мнению многих архивистов, назначение экспертизы зависит от непрерывного возрастания деловых бумаг, в связи с чем экспертиза рассматривается прежде всего как средство уничтожения документов.

Контрольные функции архивных органов ограничены сферой госучреждений. Ведомствам предоставлены преимущественные права в отборе документов на хранение и уничтожение. В качестве экспертов документов выступают и историки, и архивисты, и работники учреждений Вовкотруб О. В., Фионова Л. Р. Архивоведение: Учебное пособие. - Пенза: 2005..

Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве организации;

- в архиве (архивной службе) организации;

- в архиве.

Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц - собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда.

Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица) и архивного фонда, состава и содержания его документов. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению.

Каждая единица хранения просматривается визуально и полистно; фонодокументы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста.

Расшивка и переформирование дела осуществляется, как правило, при наличии в нем более половины документов временного хранения.

Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно.

Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи.

Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат.

Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

Изучение учреждений и их документов позволит установить могут ли они быть источниками комплектования архивных учреждений, возможен ли выборочный прием документов, можно ли определить очередность проведения экспертизы документов.

Экспертиза документов требует глубокого и всестороннего изучения их содержания. Содержание представляет собой совокупность зафиксированных в документе сведений о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах и т. п. Ценность содержания будет зависеть от значимости события (явления, факта, предмета, лица), полноты его освещения, новизны, уникальности информации об известных уже событиях, фактах, явлениях, лицах.

При изучении содержания к каждому документу следует подходить как к источнику информации с одной стороны, об определенной области народного хозяйства, культуры, науки, с другой - о тех учреждениях или лицах, в деятельности которых они образовались. Документ может не иметь значения для изучения, например, определенной отрасли народного хозяйства, но представлять известный интерес с точки зрения истории фондообразователя, и наоборот.

Содержание документов надо рассматривать и в целом, и в деталях, уметь выделять главное и второстепенное и в зависимости от этого решать, какое значение могут иметь документы по существу затрагиваемых вопросов. Каждый из вопросов, упоминаемых в документе, следует рассматривать не отвлеченно, а в неразрывной связи с той проблемой, с историей того учреждения или лица, для изучения которых он может представлять интерес.

Каковы бы ни были вопросы, факты, события, люди, о которых говорится в документах, - значительные или незначительные, - чтобы вынести правильное суждение о возможности использования документов, надо учитывать все стороны политической, экономической, военной, культурной и другой жизни общества, для освещения которой эти вопросы, факты, события, люди могут иметь определенное значение.

При этом следует предусмотреть, сохранит ли документ значение исторического источника в будущем Вовкотруб О. В., Фионова Л. Р. Архивоведение: Учебное пособие. - Пенза: 2005..

2.1 Вопросы экспертизы ценности в трудах советских ученых

История архивного дела в России в советское время знаменуется тем,

что в этот период в нашей стране происходит формирование теории и практики архивного дела как научной дисциплины.

Используя достижения дореволюционного архивоведения и

руководствуясь (весьма формально) марксистско-ленинской методологией,

советские историки-архивисты разрабатывали теорию и практику архивного

дела.

Важным этапом в становлении архивного дела в России стали первые

декреты по архивному делу, принятые Советским правительством за подписью В. И. Ленина. Особое место среди них занимает декрет Совета Народных Комиссаров РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела».

Этот Декрет не только заложил политические и организационные основы организации архивного дела в РСФСР, а позднее в СССР, но и позволил впервые централизовать управление архивным делом и создать Единый государственный архивный фонд РСФСР как совокупность всех архивных документов, принадлежащих Советскому государству, в целях их лучшего научного использования.

Заведывание Государственным архивным фондом возлагалось на Главное управление архивным делом. Последующие декреты советской власти по архивному делу, постановления партии и правительства явились дальнейшей конкретизацией и развитием Декрета от 1 июня 1918 г. Они были направлены на изменение организации архивного дела, на обеспечение сохранности документального фонда, его широкого использования в интересах прежде всего государства, отчасти для развития народного хозяйства, науки и культуры.

В соответствии с Декретом от 1 июня 1918 г., помимо Главного

управления архивным делом, также была создана сеть архивных учреждений союзных и автономных республик, краев и областей и государственных архивов, что позволило централизовать, контролировать, координировать и

направлять всю научную и методическую работу архивов.

Новое постановление Совета министров Союза ССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» внесло существенные изменения в организацию архивного дела в СССР. В соответствии с Постановлением на Главное архивное управление при Совете министров СССР возлагалось решение следующих задач: разработка совместно с другими научными учреждениями Единой государственной системы делопроизводства в стране, системы научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР, централизация хранения научно-технической документации, упорядочение хранения кинофотодокументов и звукозаписей, внедрение техники в архивное дело.

Конституция СССР, принятая 7 октября 1977 г., закрепила важное

положение, которое определяло работу по сохранению исторических

памятников и других культурных ценностей как долг и обязанность граждан

СССР. Необходимо отметить, что современная Конституция Российской Федерации, принятая 12 декабря 1993 г., унаследовала и содержит подобное

же положение, обязывающее каждого гражданина России заботиться о сохранении исторического и культурного наследия, беречь памятники

истории и культуры (к которым, безусловно, относятся и архивные

документы).

Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и

культуры» от 29 октября 1976 г. конкретизировал, что памятники истории и

культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть

мирового культурного наследия. К числу этих памятников Закон относил и

документальные памятники Государственного архивного фонда СССР.

Значительные изменения в деятельности советских архивов последовали после введения в действие постановления Совета министров СССР от 20 сентября 1978 г. «Об улучшении организации архивного дела в центральных государственных архивах СССР». Данное Постановление предусматривало усиление контроля за состоянием учета, качеством обработки и сохранностью документов в ведомственных архивах, для чего в Главархиве СССР была создана соответствующая инспекция; улучшение условий публикационной деятельности архивов; улучшение оснащения архивов современным оборудованием и ряд иных мероприятий.

4 апреля 1980 г. постановлением Совета министров СССР принимается и вводится в действие новое «Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР». В соответствии с постановлением Главное архивное

управление (Главархив СССР) при Совете министров СССР стало основным союзно-республиканским органом государственного управления, которое

осуществляло отраслевое и межотраслевое управление архивным делом

вплоть до времени распада Советского Союза, т.е. до конца 1991 г.

В ведении Главного архивного управления при Совете министров СССР находился Государственный архивный фонд. В соответствии с Положением понятие «Государственный архивный фонд» определялось как совокупность принадлежащих советскому государству документов, имеющих

политическое, научное, народно-хозяйственное, социально-культурное

значение.

Кроме решения вопросов управления архивами и сохранения документов Государственного архивного фонда страны, перед Главархивом СССР выдвигались задачи по разработке общих вопросов архивного строительства, выработке перспективных направлений развития архивного дела в СССР, в том числе и в области организации научно-исследовательской работы архивных учреждений.

Теоретическая разработка вопросов архивного дела, обмен опытом

практической деятельности в рамках отечественных архивов нашли свое

отражение в публикациях специализированных журналов, посвященных

архивному делу. В СССР и современной России в разные годы выходили в

свет следующие периодические издания по архивному делу:

1) «Архивное дело» (издавался с 1923 по 1941 г.);

2) «Вопросы архивоведения» (научно-информационный бюллетень,

издавался с 1956 по 1966 г., с 1966 г. был реорганизован в журнал «Советские архивы». С 1991 г. журнал издается под названием «Отечественные архивы»);

3) «Исторический архив» (издавался с 1956 по 1962 г. С 1992 г. издание журнала было возобновлено);

4) «Вестник архивиста» (издается с 1991 г.);

5) с 1944 г. издаются труды Московского государственного историко-

архивного института, в которых публикуются статьи по методологическим

вопросам теории и практики архивного дела, а также методике работы с

документами на различных носителях.

Развитие теории и практики архивного дела в Советском Союзе

выразилось в написании значительного числа учебных пособий, монографий,

справочной литературы по архивному делу, которые были изданы в советский период. Среди учебных пособий, в частности, можно отметить первое из пособий, вышедших в свет в советское время, - это работа Г. А. Князева «Теория и техника архивного дела» (Л., 1935). В рамках этого пособия была предпринята попытка унифицировать содержание общих архивных терминов, обозначить основные теоретические проблемы архивного дела.

Следующее пособие в Советском Союзе появляется лишь только по

прошествии более чем десяти лет. В 1946 г. вышло в свет учебное пособие

«Теория и практика архивного дела» К. Г. Митяева.

В этом пособии автором были обобщены взгляды и подходы дореволюционных архивистов по вопросам классификации, экспертизы, научно-справочного аппарата, а также представлены результаты развития теории и практики архивного дела в СССР, которые были достигнуты к середине 1940-х гг.

В 1958 г. результатом обобщения опыта советских архивистов 1950-х гг. стало издание учебного пособия «Теория и практика архивного дела»,

которое было выпущено в свет под эгидой Главного архивного управления

СССР (ГАУ СССР) с участием преподавателей Московского государственного историко-архивного института (МГИАИ).

Отличительной особенностью этого издания стало рассмотрение не только основных процессов работы с текстовой документацией, но также и с кинофотофоно- и техническими документами.

С 1956 по 1975 г. был опубликован цикл учебных пособий кафедры

теории и практики архивного дела МГИАИ, явившихся систематическим

изложением курса теории и практики архивного дела, прочитанного в институте в этот период, а в 1966 г. выходит в свет первый учебник «Теория и практика архивного дела в СССР».

Кроме этого ГАУ СССР издал целый ряд пособий, в которых рассматриваются различные аспекты работы в рамках архивов, вопросы организации архивного дела.

Среди них можно отметить такие издания, как

«Основные правила работы государственных архивов СССР» (М., 1962),

«Основные правила постановки документальной части делопроизводства и

работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР» (М., 1963),

«Краткий словарь архивной терминологии» (М., 1968) и др. Многие из этих

пособий до сих пор используются как практикующими архивистами, так и в

учебном процессе.

В советский период Главархивом СССР, ВНИИДАДом и другими архивными учреждениями страны были изданы многочисленные справочные

пособия (путеводители, описи, обзоры), методические пособия (перечни документов с указанием сроков хранения, схемы классификации документной информации в каталогах, методические указания), в которых находили свое отражение современные методы работы архивных учреждений по экспертизе документов, комплектованию государственных архивов, разработке систем научно-справочного аппарата.

Среди подобного рода изданий можно выделить работы Шобухова М. Н. (Описание документальных материалов в архивах дореволюционной России. М., 1956; Составление и издание описей в архивах СССР. М., 1959; Обзоры архивных фондов. М., 1959), Ковальчук Н. А. (Тематические обзоры. М., 1960; Организация использования документальных материалов. М., 1958; Научно-справочный аппарат в архивах буржуазных стран. М., 1973), Рудельсан К. И.

(Каталогизация документальных материалов в архивах СССР. М., 1958;

Указатели к архивным справочникам. М., 1959; Современные документные

классификации. М., 1973), Сырченко Л. Г. (Личные фонды деятелей русской

литературы и искусства в архивах СССР. М., 1975) и многих других.

Затрагивая вопрос о личном вкладе тех или иных исследователей в

развитие архивной службы, теории и практики архивного дела в СССР,

можно перечислить множество имен и среди них прежде всего имя историка

и архивиста Михаила Николаевича Покровского, который длительное время

являлся руководителем архивных органов СССР. Весьма плодотворной была

научная деятельность таких отечественных исследователей, как В. В. Адоратского, с 1920 по 1929 гг. работавшего в качестве заместителя заведующего Центрархива, а затем директора Института Маркса--Энгельса--Ленина, В. В. Максакова, заместителя заведующего Центрархива, крупного организатора и историка архивного дела.

Кроме того, можно назвать и другие имена отечественных ученых-архивистов, в работах которых нашли свое освещение важнейшие вопросы теории и практики архивного дела, а именно: С. Н. Валка, М. С. Вишневского, Г. А. Князева, И. Л. Маяковского, Н. А. Фомина, К. Г. Митяева, А. В. Чернова, А. А. Шилова и других.

Значительную роль в развитии теоретической мысли в области архивного дела в Советском Союзе и в последующие годы сыграло создание в 1966 г. Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В числе достижений данного института за советский период называют разработку Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ввод организационно-распорядительной документации в автоматизированные системы управления.

Заключение

Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.

Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

В-третьих, нельзя не отметить существование проблемы экспертизы ценности электронных документов.

Определенные нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1993 г. "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах" (ст. 5) лишь обозначили включение в Архивный фонд РФ электронных документов Основы законодательства РФ от 07.07.1993 года № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» // Ведомости СНД и ВС РФ. - 19.08.1993. - № 33. - Ст. 1311. "Положение об архивном фонде Российской Федерации" (1994, п. 6) и "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002, п. 6.1.7.2) устанавливают срок временного хранения "документов на машинных носителях в течение 5 лет". "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения" (2000, с. 8) и "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000, с.6) определяют "срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях", что, по существу, провозглашает одинаковые сроки хранения документации не зависимо от носителя и формы представления информации. В "Основных правилах работы архивов организаций" (2002) значительное место отведено отбору электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации (п. 2.1.4, 2.3.5).

В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры.

Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета.

Список использованных источников

1. Нормативно-правовые акты:

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 года № 195-ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 07.01.2002. - № 1 (ч.1). - Ст. 1.

2. Федеральный закон РФ от 03.06.2005 года № 57-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. - 06.06.2005. - № 23. - Ст. 2203.

3. Федеральный закон РФ от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. - 25.10.2004. - № 43. - Ст. 4169.

4. Федеральный закон РФ от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. - 02.08.2004. - №, 31. - Ст. 3215.

5. Федеральный закон РФ от 14.11.2002 года № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» // Собрание законодательства РФ. - 02.12.2002. - № 48. - Ст. 4746.

6. Федеральный закон РФ от 25.06.2002 года № 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. - 01.07.2002. - № 26. - Ст. 2519.

7. Закон РФ от 15.04.1993 года № 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей» // Российская газета. - 15.05.1993. - № 92.

8. Закон РФ от 21.07.1993 года № 5485-1 «О государственной тайне» // Собрание законодательства РФ. - 13.10.1997. - № 41. - Стр. 8220-8235.

9. Декрет СНК о порядке хранения и уничтожения архивных дел от 22.04.1919 года // ЦПА, ф. 2, on. 1, ед. хр. 9053.

10. Основы законодательства РФ от 07.07.1993 года № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» // Ведомости СНД и ВС РФ. - 19.08.1993. - № 33. - Ст. 1311 (утратили силу).

11. Указ Президента РФ от 09.03.2004 года № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» // Собрание законодательства РФ. - 15.03.2004. - № 11. - Ст. 945.

12. Указ Президента РФ от 24.08.1991 года № 82 «Об архивах Комитета государственной безопасности» // СПС «КонсультантПлюс».

13. Указ Президента РСФСР от 24.08.1991 года «О партийных архивах» // СПС «КонсультантПлюс».

14. Постановление Правительства РФ от 07.04.2004 года № 177 «Вопросы Федерального архивного агентства» // Собрание законодательства РФ. - 12.04.2004. - № 15. - Ст. 1470.

2. Литература:

1. Автократова М. И., Буганов В. И. Сокровищница документов прошлого. - М.: 1986.

2. Белов Г.А. Проблемы комплектования государственных архивов // Вопросы истории. 1968-4.

3. Вовкотруб О. В., Фионова Л. Р. Архивоведение: Учебное пособие. - Пенза: 2005.

4. Гусятникова Д. Е. Кадровая служба без кадровика. Пособие для руководителя и главного бухгалтера. - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2007.

5. Декрет о реорганизации и централизации архивного дела от 01.061918 года / Макаров А. Н. Проект архивной реформы бар. Г. А. Розенкампфа // Исторический архив. 1919. Кн. 1.

6. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

7. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т. В.Сиганова. - Омск: Омский государственный университета, 2004.

8. Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. - М.: Омега-Л, 2007.

9. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.

10. Кондратьев В.А. Экспертизу ценности документов нельзя проводить упрощенно // Вопросы архивоведения. 1961-2.

11. Кононов Ю. Ф. Из истории организации и комплектования б. Государственного архива Российской империи // Труды МГИАИ. 1957. Т. 8.

12. Максаков В. В. Архивное дело в первые годы Советской власти. - М.: 1959.

13. Мамонов В.М. Об актуальных задачах дальнейшего совершенствования комплектования государственных архивов // Советские архивы. 1975-2.

14. Новиков Е. А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (постатейный). - М.: 2007.

...