Роль делопроизводства в обеспечении деятельности предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Роль делопроизводства в обеспечении деятельности предприятия

делопроизводство документирование информация

Основным видом делового текста является документ.

Документ (от лат. - доказательство) - это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. Документ имеет правовое и хозяйственное значение, и может служить письменным доказательством. Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия. Документом можно считать какой-либо материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде.

Управленческий документ вмещает информацию, которая возникла и используется в области управления. Таким образом, всякий документ - в первую очередь носит информацию, и это наиважнейшее его свойство, используемое в процессе управления.

Документ - это также своеобразный материал, “сырьё для обработки”. Он должен быть доброкачественным: информация должна добываться быстро и продуктивно. Это касается в первую очередь цифровой, плановой и отчетной документации, обработка которой хорошо механизируется, и в значительно меньшей мере - документы организационно-распорядительного характера (где преобладает текст). Плановые и отчетные документы уже сейчас приобретают такие формы, которые позволяют машинную обработку их. Часть документов (планирование, отчетность, деловая переписка) предназначена для непосредственного восприятия, поэтому они должны быть особо удобными для чтения и по возможности наглядными.

Требования к документам, которые должны быть полноценным источником информации:

1. Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией.

2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов.

3. Документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т.е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания.

4. Документ должен быть составлен в установленной форме.

5. Документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен[1].

Внешний вид документа есть беспрекословное свидетельство стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если документы выполнены небрежно - значит в учреждении низкая культура труда (это, прежде всего, 5-6 экземпляров машинописи, где отдельные слова совсем неразборчивы, а общее содержание едва понятно; это документы, напечатанные на тонкой, прозрачной бумаге; это документы, на которых резолюция закрывает половину текста и др.).

Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.

Таким образом, делопроизводство играет важную роль в обеспечении деятельности предприятия.

2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) была одобрена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года.

Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений.

Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: Унификация и стандартизация документов; Рациональная организация документооборота; Организация труда делопроизводственного персонала; Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

ЕГСД раскрывает основы организации и деятельности экспертных комиссий, требования к их составу, функциям, документированию деятельности. Нужно сказать, что проблемам научно обоснованного отбора документов для хранения и уничтожения на многих предприятиях уделяется очень мало внимания. Это особенно характерно для негосударственных коммерческих предприятий. Однако современное законодательство все чаще обращается к вопросам документационного обеспечения управления. В частности, ряд законодательных норм обязывает негосударственные предприятия организовать хранение управленческой, кадровой и др. документации в соответствии с современными нормами и правилами. Проведение этой работы ложится на службы ДОУ, в том числе на секретарей руководителей фирм. И в этом им может помочь ЕГСД, так как в данный раздел включены также рекомендации по составлению описей документов постоянного и временного хранения, изложен порядок передачи дел в архив организации, оформления годовых разделов описей, графика передачи дел.

Помощь в работе секретарей по документационному обслуживанию могут оказать документы, составляющие приложения к ЕГСД (это: Примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов; Типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции; форма регистрационно-контрольной карточки; формы для сведений по контролю исполнения документов; форма номенклатуры дел).

Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время.

3. Организация документооборота на предприятии

Организация работы с документами (документооборот) - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента их создания до момента их уничтожения или передачи в архив).

Дело - это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную папку.

Определяют три основные группы документов:

Входящие документы - это поступающие в отдел документационного обеспечения из внешних организаций.

Исходящие документы - это поступающие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации.

Внутренние документы.

Этапы обработки входящих документов включают: Первичная обработка Предварительное рассмотрение; Регистрация; Рассмотрение документов руководством; Направление на исполнение; Контроль исполнения; Исполнение документов; Подшивка документов в дела;

Обработка отправляемых документов содержит: Составление проекта документа исполнителя; Согласование проекта документа; Проверка правильности оформления; Подписание документа руководителем; Регистрация документа; Отправка документа адресату; Подшивка второго экземпляра (копии) в дело; 8. Использование в справочно-информационной работе (от 1-3) и определение дальнейшего срока хранения.

Работа с внутренними документами.

Они составляются, оформляются в рамках самой организации, не выходя за ее пределы. Порядок работы такой же как с исходящими документами и дополнительно.

Регистрация и контроль исполнения документов.

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и представление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале или в памяти ПК

Централизованная форма - это все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником

Децентрализованное - предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения

Смешанное - это когда одна часть документа регулируется централизованно, а другая децентрализовано.

Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это список заголовков дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения.

Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в делав, их учета. В номенклатуру включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Формирование и оформление дел.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.

При формировании используются следующие признаки:

Номинальный - название разновидности документов (приказы, протоколы)

Предметно-вопросный признак - это содержание документов (сводки, докладные записки)

Авторский - это группировка в дела документов одного автора.

Корреспондентский - в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка.

Географический - позволяет объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.

Хронологический признак - это группировка в дела документов одного пе5риода. При формировании необходимо соблюдать следующие требования:

В дела помещаются документы, работа с которыми проведена.

Документы являются подлинниками или заверенными копиями

Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

В дело помещается один экземпляр документов

Документ должен быть правильно оформлен

В дело формируются документы одного дела.

Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности или нумерационной.

4. Характеристика конкретного предприятия (учреждения)

Полное фирменное наименование: открытое акционерное общество “Кировский шинный завод”.

Акционерным обществом признается общество, общий капитал которого разделен на доли -- определенное число акций. АО, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции признается открытым акционерным обществом.

Здесь имеет место частная общественная форма собственности.

Общественная, так как владельцами предприятия является очень большое число акционеров (держателей акций).

Юридические лица, кроме государственных, муниципальных, унитарных предприятий являются частными собственниками имущества, переданного им в качестве вкладов, взносов учредителей.

Взамен права собственности учредители приобретают обязательственные права: участие в доходах, в управлении, в изъятии капитала.

Особенностью является то, что общественные и религиозные организации используют имущество, находящееся в собственности только для уставных целей, а их учредители утрачивают вообще какие-либо права на данное имущество.

Живой труд может быть частично заменен техникой, природные ресурсы могут быть заменены искусственными, но эти процессы на данном предприятии, можно сказать, исчерпали себя.

Кривые отраслевого спроса и предложения факторов производства и кривые фирмы идентичны. Они неэластичны.

На предприятии ресурсы используются достаточно эффективно. Продукция, производимая предприятием, относится к рынку олигополистической конкуренции.

Кировский шинный завод среди своих конкурентов занимает примерно 10% рынка. Всего на данном рынке действует около 5 крупных предприятий, которые занимают около 65%.

Под олигополией понимается рынок, на котором доминируют несколько крупных фирм, каждая из которых обладает значительной долей рынка. Фирмы получают высокую прибыль, так как проникновение на рынок олигополии значительно затруднен.

Сотрудники фирмы получают доходы в виде заработной платы, премий и различных надбавок. Кроме того, работники, участвующие в капитале предприятия, имеют возможность получать доход и посредством выплаты дивидендов. Владельцами предприятия, в основном, являются работники данного предприятия, так как в ходе приватизации произошло акционирование.

На предприятии применяется как повременная, так и сдельная формы заработной платы. При повременной работник получает денежное вознаграждение в зависимости от отработанного времени, при сдельной -- в зависимости от выработки в зависимости от расценок. Общая заработная плата определяется по тарифной системе с учетом выплат премий. Таким образом, можно обобщить: на данном предприятии используются повременно-премиальная и сдельно-премиальная системы оплаты труда.

Деятельность предприятия связана с государством посредством налоговой политики и как с основным поставщиком факторов производства.

Предприятие платит следующие налоги:

1 Включаемые в цену продукции:

налог на добавленную стоимость;

акцизы на отдельные группы и виды товаров;

налог на реализацию ГСМ

2 Включаемые в себестоимость

взносы в Пенсионный фонд,

Фонд соцстраха,

Государственный фонд занятости,

транспортный налог, налоги в дорожные фонды,

земельный налог.

3 Относимые на финансовые результаты деятельности:

налог на имущество предприятий,

местные налоги и сборы.

4 Налог на прибыль.

На предприятии работник имеет право на получение зарплаты, на отпуск, внеочередной отпуск и другие права, гарантированные конституцией и кодексом о труде.

5. Состояние делопроизводства и организации труда делопроизводственного персонала

Рациональная организация работы секретаря Порядок расположения документов:

1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секретариат.

2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.

3. Исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки.

Исходящие документы необходимо разделить на: а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия; б) документы, рассылаемые в пределах предприятия; в) документы, предназначенные для подшивки в дела.

Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную - к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.

Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя[5].

К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов.

6. Правила оформления реквизита «Гриф ограничения доступа к документу»

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Под ним указывают номер экземпляра, например:

Для служебного пользования

Экз. № 2

Размещено на Allbest.ru