Фактические и документальные методы сбора информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования

«ЧЕЛЯБИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт экономики отраслей, бизнеса и администрирования

Кафедра экономики отраслей и рынков

РЕФЕРАТ

По дисциплине: «Контроль и ревизия»

На тему: «Фактические и документальные методы сбора информации»

Выполнила: Наумова Ксения

Проверила: Журавлева И.А

Челябинск 2011

Содержание

Введение

1. Методы документального контроля

2. Методы фактического контроля

3. Проверка правильности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете организации

4. Ревизия работы кассира-операциониста

5. Ревизия работы кассира-раздатчика

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Понятия проверки и ревизии приведены в Инструкции «О порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации», утвержденной приказом Минфина России от 14 апреля 2000 года №42Н.

Согласно этому документу проверка заключается в единичном контрольном действии или исследовании состояния дел на определенном участке деятельности проверяемой организации. Под проверкой может пониматься и мероприятие, заключающееся в сборе и оценке информации, касающейся предметов контроля.

При проведении проверки выявляют отдельные нарушения финансовой дисциплины, ошибки в ведении бухгалтерского (финансового) учета, искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности определяют эффективность использования финансовых, материальных и производственных ресурсов. Как правило, проверкам подвергаются отдельные вопросы, или участки финансово-хозяйственной деятельности. Результаты проверок являются основанием для проведения мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков и применения мер ответственности к допустившим их виновным лицам.

Ревизия представляет собой разновидность проверки и форму последующего контроля. Она включает систему обязательных контрольных действий (процедур) по документальной и фактической проверке законности, и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Основным отличительным признаком ревизии от проверки является то, что ревизия как разновидность проверки проводится исключительно в форме последующего контроля.

Информационной основой для проведения ревизии служат первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская и статистическая отчетность по фактически исполненным хозяйственным и финансовым операциям, фактические остатки наличных и безналичных денежных средств и товарно-материальных ценностей. Результаты ревизии, оформляются актом, имеющим юридическую силу и значение.

Для достижения целей и решения задач контроля использую различные методы финансово-экономического контроля. В зависимости от источников информации контроль подразделяется на:

ь документальный (формальный)

ь фактический.

Рассмотрим данные методы более подробно.

1. Методы документального контроля

Отдельное контрольно-ревизионное действие принято называть методом. К таким методам могут быть отнесены сверка, сличение. Ревизионная практика не выработала конкретного метода, который применяется в ходе проверки к документам или хозяйственным операциям. Как правило, в процессе изучения даже простейших хозяйственных операций или первичных документов ревизору приходится пользовать разные методы. В конкретной ревизионной ситуации для решения поставленной задачи он должен выбрать самые эффективные из них. Документальный контроль основан на нескольких методах. Приведем наиболее распространенные из них.

Экономический анализ работы организации. Этот метод позволяет выявить положительные и отрицательные стороны деятельности организации в целом и ее структурных подразделений. Во многих случаях анализом финансово-хозяйственной деятельности начинают заниматься в процессе подготовки к ревизии. Результаты такого анализа позволяют ревизорам целенаправленно составлять план ревизии и проводить проверки, предварительно определив необходимые методы контроля. В процессе ревизии данные экономического анализа подкрепляются результатами проверок первичных документов, регистров бухгалтерского учета и другой экономической информацией. Например, в результате анализа отчетных данных ревизор обнаруживает значительные колебания по периодам в размерах незавершенного производства. В таком случае ревизор обязательно включает в план ревизии инвентаризацию незавершенного производства.

Экономический анализ позволяет установить, по каким именно калькуляционным статьям или экономическим элементам затрат произошли значительные колебания по периодам.

Путем анализа изучаются показатели, характеризующие непроизводительные расходы, потери, растраты, недостачи и хищения, задолженность по возмещению материального ущерба, потери от брака и простоев и т.д.

Технико-экономические расчеты. Такие расчеты составляются в период ревизии. Они позволяют определить обоснованность норм расходования сырья и материалов, целесообразность трудовых затрат. В результате составления технико-экономических расчетов при ревизиях вскрываются факты применения устаревших норм материальных и трудовых затрат и как следствие - наличие неучтенных сырья, материалов и готовой продукции. Путем расчетов ревизор устанавливает искажения данных, отражающих себестоимость продукции, в связи с неправильным распределением косвенных расходов между объектами учета.

Нормативная проверка. Данный метод применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых или нормативных. Он необходим для исследования причин отклонений от норм и задержки изменений норм материальных и трудовых затрат при использовании ревизуемой организацией основных элементов нормативного метода учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции.

В комплексе с технико-экономическими расчетами этот метод позволяет ревизорам выявлять случаи сокрытия недостач, растрат, хищений и перерасхода за счет завышения плановых и нормативных затрат на производство продукции, списания на затраты производства денежных и материальных средств по нормам, когда фактически израсходовано меньше.

Формальная проверка. В данном случае документы изучают в целях выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия неоговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинности подписей должностных лиц, соответствия документа действующей типовой форме и т. д.

Посредством формальной проверки устанавливается наличие доброкачественных и недоброкачественных документов. К доброкачественным относятся правильно оформленные документы, верно отражающие совершенную операцию. В недоброкачественных документах операции могут отражаться в искаженном виде или быть оформлены на фиктивную операцию. По реальному содержанию хозяйственных операций, отраженных в документах, их можно подразделить на недооформленные и неправильно оформленные.

Логическая проверка. Такая проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями. Осуществление логической проверки обусловливается квалификацией проверяющего, знанием необходимых нормативных документов, умением анализировать взаимосвязи хозяйственных операций.

Арифметическая проверка. Данный метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления признаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными. Ревизиями устанавливаются случаи умышленного искажения себестоимости продукции, сырья и материалов, объемов строительно-монтажных работ за счет неправильного определения процентов, индексов, итогов общепроизводственных и общехозяйственных накладных расходов; в денежных документах -- завышения итоговых сумм.

При арифметической проверке регистров бухгалтерского учета иногда обнаруживаются подлоги в журналах-ордерах и ведомостях. Следует, например, обращать внимание на записи в журнале-ордере № 1, в котором итоговые суммы по дебетуемым счетам проставляются такие же, как и в отчетах кассира. Расхождение в указанных цифрах свидетельствует о нарушении финансовой дисциплины.

В результате комплексного применения формальной, логической и арифметической проверок представляется возможность подразделить уже в процессе ревизии все недоброкачественные документы на дефектные по существу отраженных в них операций и на дефектные комбинированные, т. е. сочетающие недостатки по существу и по форме отражения операции.

В свою очередь недоброкачественные документы по существу отраженных в них операций подразделяются на документы, содержащие случайные ошибки, отражающие незаконные операции, подложные. К первым относятся такие документы, в которых случайно, неумышленно искажены отдельные характеристики реквизитов (номер расчетного счета организации, ее наименование, адрес получателя и пр.). Документы, содержащие данные о незаконных операциях, характеризуются несоответствием сущности операции действующему законодательству -- нормативным актам, положениям, инструкциям. В подложных документах умышленно искажаются реквизиты или содержание хозяйственной операции. Они подразделяются на документы: с материальным подлогом (подделка подписи должностного лица или подписи в получении денег, подделка штампа, печати и др.); с интеллектуальным подлогом (завышение количества, цены, суммы); комбинированные, сочетающие материальные и интеллектуальные подлоги.

Проверку документов в хронологической последовательности целесообразно проводить в организациях с небольшим объемом документооборота. При большом объеме документооборота, когда документы подшиваются в сгруппированном виде по отдельным экономически однородным операциям, наибольшая эффективность достигается с помощью систематизированной проверки.

Встречная проверка. Эта проверка представляет собой сличение разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуемой организации или в других организациях.

В ревизионной практике применение встречной проверки дает эффект при выяснении достоверности и реальности получения, например, цехом со склада сырья и материалов (по требованиям или лимитно - заборным картам) либо поступления из цеха на склад произведенной готовой продукции (по накладным или приходным ордерам, нарядам на выполненные работы).

Взаимный контроль. Подобный контроль необходим для сопоставления различных документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции. При этом возможно:

· сопоставление документов, отражающих непосредственное совершение хозяйственной операции, с документами, имеющими к первым косвенное отношение (сопоставление материального отчета о расходе сырья и материалов с данными карточек складского учета)'

· сопоставление документов, отражающих хозяйственную операцию, с документами, оформление и содержание которых обусловливается непосредственно первичными документами (включение в акт выполненных работ таких объемов, на которые не оформлены наряды, и пр.).

Анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков товарно-материальных ценностей и денежных средств. Такой метод характерен тем, что в результате хронологического анализа хозяйственных операций представляется возможность выявить отклонения от нормального оборота материальных ценностей или денежных средств и как следствие -- установить искажения данных об остатках, образующихся после совершения каждой операции. Наибольший эффект этот метод дает при проверке достоверности оборотов и остатков материальных ценностей и денежных средств в случаях, когда материально ответственные лица несвоевременно делают записи в аналитическом учете (в кассовой книге, карточке складского учета, лимитно-заборной карте и других документах и регистрах аналитического учета).

Восстановление количественно-суммового учета. Этот метод применяется при ревизии баз, предприятий общественного питания, складов некоторых организаций, где количественный учет не ведется, хотя каждая операция поступления и расходования материальных ценностей оформляется первичными документами. Указанный метод проверки состоит в том, что по первичным документам в хронологической последовательности восстанавливаются данные о поступлении и расходовании материальных ценностей по каждому сорту, виду или типовому размеру. Результаты восстановления количественно-суммового учета позволяют анализировать движение этих ценностей за определенный период времени.

Проверка правильности корреспонденции счетов. Такая проверка нужна, чтобы установить факты ошибочного или умышленного искажения данных взаимосвязи синтетических счетов бухгалтерского учета, чем создаются условия для хищения денежных средств и материальных ценностей, хотя все первичные документы могут быть составлены безукоризненно.

Проверка регистров бухгалтерского учета. Этот метод заключается в сопоставлении данных регистров бухгалтерского учета с данными первичных документов, что позволяет установить наличие подложных записей, сделанных в целях сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

При исследовании других, не бухгалтерских документов устанавливают наличие неблагополучных участков в работе ревизуемой организации и в результате целенаправленно проводят исследование документов. К таким документам относятся акты и справки внешних проверок и ревизий, акты и справки внутрипроверочных комиссий, внутренние приказы и приказы вышестоящих организаций, протоколы собраний и совещаний, письма и рекламации покупателей и поставщиков и т.д.

Исследование неофициальных материалов. Согласно данному методу научаются черновые записи кассиров и других материально ответственных лиц, анонимные письма, неофициальные заявления работников ревизуемой организации - ревизоры не должны игнорировать информацию, получаемую из неофициальных материалов, поскольку она помогает устанавливать истинное состояние дел, выявлять злоупотребления и хищения денежных и материальных средств. Однако такую информацию необходимо использовать весьма осторожно, не унижая достоинства работников проверяемой организации.

Исследование и проверка объяснительных записок, полученных в процессе ревизии. Данный метод позволяет глубже анализировать действия должностных и материально ответственных лиц, выявлять обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяйственности и нарушению финансовой дисциплины, намечать мероприятия по их устранению.

Правильность совершения хозяйственных операций не всегда можно проверить методами документального контроля. Часто возникает необходимость провести проверку наличия денежных средств, материальных ценностей и основных фондов в натуре. С этой целью вместе с методами документального контроля в ходе ревизий применяются методы фактического контроля.

2. Методы фактического контроля

Самый распространенный метод фактического контроля -- инвентаризация. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.

Организационно-правовые основы инвентаризации. Порядок инвентаризации имущества и финансовых обязательств юридических лиц (кроме банков) и организаций, которые финансируются за счет средств бюджета, определяется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель организации. Закон о бухгалтерском учете обязывает проводить инвентаризации основных средств не реже одного раза в три года, библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет, сырья, материалов, товаров в районах Крайнего Севера -- при составлении годовой бухгалтерской отчетности, а во всех остальных случаях - в период наименьших остатков ценностей на счетах. Кроме того, в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации инвентаризации обязательны:

· при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

· при установлении факсов хищений или злоупотреблений, а так же порчи ценностей; в случае стихийных бедствий;

· при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

· при бригадной материальной ответственности при смене бригадира, выбытии из бригады более 50% ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады;

· если программой проверки контролирующего органа предусмотрена инвентаризация имущества и обязательств.

Рекомендуемая минимально необходимая периодичность инвентаризаций приведена в табл. 1.

инвентаризация кассир бухгалтерский учет

Таблица 1 Минимально необходимая периодичность инвентаризаций

Вид имущества и финансовых обязательств	Срок проведения	Номер счета бухгалтерского учета	Периодичность
Основные средства	Не ранее 1 ноября	01	Один раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Капитальные вложения	Не ранее 1 декабря	08	Один раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Незавершенное производство и полуфабрикаты собственной выработки	Не ранее 1 октября	20, 21, 23, 29	Один раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Молодняк животных на выращивании и откорме, птицы, кролики, звери и семьи пчел, а также подопытные животные	Определено учетной политикой организации	11	Один раз в квартал
Готовая продукция на складах	Не ранее 1 октября	43	Один раз в год
Товары на складах и базах промышленных товаров, в книжных магазинах	Не ранее 1 октября	41	Один раз в год
Товары на складах и базах продовольственных товаров	Не ранее 1 октября	41	Один раз в год
Вид имущества и финансовых обязательств	Срок проведения	Номер счета бухгалтерского учета	Периодичность
Товары и тара в магазинах и на других предприятиях розничной торговли	Не ранее 1 октября	41	Два раза в год
Нефть и нефтепродукты	Не ранее 1 октября	10, 41, 43	Один раз в месяц
Драгоценные металлы и алмазы	Не ранее 1 октября	10	Два раза в год
Библиотечные фонды	Определено учетной политикой организации	01	В порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами
Сырье и прочие материальные ценности	Не ранее 1 октября	10	Один раз в год
Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки стро	Определено учетной политикой	50, 56, 006	Один раз в месяц
гой отчетности	организации
Расчеты с банками по расчетным и другим счетам, ссудам, средствам, полученным из бюджета, и т.д.	Определено учетной политикой организации	51, 52, 55	По мере получения выписок банка
Расчеты по платежам в бюджет	Определено учетной политикой организации	67, 68, 69	Один раз в квартал
Расчеты с филиалами, вышестоящими организациями	Определено учетной политикой организации		На 1-е число каждого месяца
Расчеты с дебиторами и кредиторами	Определено учетной политикой организации	60, 62, 76	Два раза в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)

Приказ издает руководитель организации, распоряжение -- руководитель подразделения, постановление -- вышестоящая организация или коллективный орган, например, правление, совет директоров.

В распорядительном документе указываются председатель и члены комиссии. Полное наименование их должностей по основному месту работы фамилии. имена и отчества, какое имущество и обязательства подлежат инвентаризации, дата начала и окончания инвентари-причины инвентаризации и дата сдачи итоговых документов в бухгалтерию.

Инвентаризация как метод фактического контроля. В процессе ревизии тщательной проверке подвергаются все инвентаризационные документы, организация инвентаризаций, правильность принятых решений по пересортице товарно-материальных ценностей, недостачам и излишкам. В необходимых случаях ревизор может потребовать повторной инвентаризации в своем присутствии. Помощь ревизору при инвентаризации товарно-материальных ценностей оказывают руководитель и главный бухгалтер централизованной бухгалтерии ревизуемой организации.

Необходимо потребовать, чтобы к началу инвентаризации была закончена обработка всех документов по поступлению и расходу ценностей, сделаны записи в аналитическом учете и выведены остатки на день инвентаризации. До начала инвентаризации у материально ответственных лиц берутся подписки о том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что неоприходованных или не списанных в расход ценностей нет. Наличие такой расписки предупреждает выписку подложных документов материально ответственными лицами в случаях обнаружения излишков или недостач.

К началу инвентаризации все товарно-материальные ценности должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам. К ним нужно прикреплять ярлыки со сведениями, характеризующими эти ценности. Если ценности находятся в различных местах, то их все, роме проверяемых, запирают и опечатывают. Ключи от мест хранения находятся у материально ответственного лица, а пломбир или печать у ревизора или председателя инвентаризационной комиссии. Такой же порядок соблюдается во время перерывов в работе комиссии. Одновременно проверяются измерительные приборы, весы и т.д. наличие запасных ключей от мест хранения ценностей. При инвентаризации обязательно присутствуют материально ответственные лица.

В период инвентаризации прием и отпуск материальных ценностей прекращается. Не допускаются в места хранения ценностей посторонние лица. Целесообразно до начала инвентаризации отпустить. количество ценностей, обеспечивающих нормальную работу подразделений и инвентаризационной комиссии. Поступившие ценности в период инвентаризации хранятся в отдельном помещении и в инвентаризационную ведомость не включаются. Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится по каждому месту их нахождения и ответственному лицу, на хранении у которого они находятся. Фактическое наличие ценностей проверяется путем пересчета взвешивания, перемеривания в натуре исходя из установленных соответствующих единиц измерения. Количество материала и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части этих ценностей.

Недостатком в организации и проведении инвентаризации является то, что отдельные вопросы в процессе пересчета денежных средств, материальных ценностей и проверки расчетов некоторые ревизоры передоверяют материально ответственным лицам.

Ревизией устанавливается правильность регулирования выявленных инвентаризациями и другими проверками суммовых расхождений между фактическим наличием ценностей и данными бухгалтерского учета. При этом имеется в виду, что убыль ценностей в пределах установленных норм относится на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Недостачи ценностей сверх норм убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Ревизор проверяет соблюдение руководителями организации пятидневного срока направления результатов инвентаризации в судебно-следственные органы и предъявления гражданского иска материально ответственным лицам, злоупотребления которых привели к недостачам и потерям.

Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Списание материальных ценностей в пределах норм убыли до установления факта недостачи запрещается. Задача ревизоров -- тщательно проверять выполнение этих требований. Материальные ценности нередко списываются в пределах норм естественной убыли при отсутствии недостач и без оформления необходимыми документами.

Другие методы фактического контроля. Из числа других методов фактического контроля в данном разделе остановимся на следующих:

· проверка ревизуемых операций в натуре;

· проверка фактов по конечной (заключительной) операции;

· лабораторные анализы;

· экспертная оценка;

· контрольный обмер;

· контрольный запуск сырья и материалов в производство:

· контрольная приемка продукции по количеству и качеству;

· обследование на месте проверяемых операций;

· проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени персоналом;

· проверка исполнения принятых решений. Проверка ревизуемых операций в натуре. Цель такой проверки -- удостовериться в совершении операций по приобретению материальных ценностей, правдивости составленных актов на ввод объектов в эксплуатацию после окончания их строительства или капитального ремонта, наличии товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное храпение.

Проверка фактов по конечной (заключительной) операции. Подробную проверку рекомендуется применять в тех случаях, когда для экономии времени можно не проверять документы и бухгалтерские записи (например, когда нет необходимости проверять выполнение операций по всему технологическому циклу, а достаточно проверить фактическое наличие деталей, за которые начислена заработная плата по конечной операции). Этот метод можно использовать и для определения планового расхода сырья и материалов за отчетный период по данным складского аналитического учета и принятой от производственных подразделений готовой продукции. В таких случаях нет необходимости делать громоздкую работу по выборке данных о расходе сырья и материалов на каждой стадии изготовления изделий.

Лабораторные анализы. Этот метод применяется по требованию ревизора в случаях, когда иными методами невозможно определить качественные признаки сырья, материалов, готовых изделий, выполненных строительно-монтажных и ремонтных работ. Результаты лабораторных анализов должны оформляться письменными заключениями.

В ревизионной практике к лабораторным анализам часто приходится прибегать, чтобы выявить причины брака или значительных отходов сырья и материалов (когда руководители производства основной причиной этого считают некачественность сырья и материалов).

Экспертная оценка. Данный метод заключается в исследовании хозяйственных операций специалистами различных отраслей знаний по поручению ревизора, По результатам экспертизы должно быть составлено обоснованное заключение с полными и конкретными ответами на вопросы, поставленные ревизором. Достоверность выводов эксперта зависит от предоставленного ему материала, на котором они основаны. Поэтому эксперт имеет право делать в своем заключении соответствующие оговорки. Он не может давать заключения, основанные на познаниях в области других наук, давать правовую оценку предоставленным ему материалам. Его убеждения должны базироваться на документальных данных. Оценка экспертом исследуемых фактов должна быть объективной. Одним из важных условий, определяющих качество экспертизы, является правильная формулировка вопросов эксперту.

Контрольный обмер. Такой обмер выполненных строительно-монтажных: и ремонтных работ ревизор может проводить самостоятельно и с привлечением специалистов строительных организаций или банков, финансирующих указанные работы. Контрольные обмеры проводятся непосредственно на объекте. Проверяются выполнение объемов и стоимость работ как оплаченных, так и предъявленных к оплате. Контрольными обмерами устанавливаются: соответствие строящегося объекта его характеристике и назначению, предусмотренным в проектно-сметной документации и во внутри построечном титульном списке; полнота завершения строительных работ, принятых по актам приемки в соответствии с проектно-сметной документацией; соответствие объема, характера, стоимости работ, принятых актом приемки, данным, указанным в рабочих чертежах, журналах учета выполненный работ, а также в актах инвентаризации незавершенного производства. В целях усиления контроля за правильностью отражения подрядными организациями и заказчиками в периодической и годовой отчетности объемов незавершенного производства и затрат по монтажу оборудования контрольные обмеры разрешается проводить на незаконченных строительных объектах (или этапах), акты и счета по которым не предъявлены к оплате. Такие обмеры осуществляются в порядке, установленном для объектов, расчеты по которым ведутся по единичным расценкам и ценникам на монтаж оборудования.

Контрольный запуск сырья и материалов в производство. Этот метод используют в целях определения достоверности действующих норм расхода сырья и материалов на производство продукции уди объемов строительно-монтажных работ. Данный метод помогает ревизору обнаруживать факты применения устаревших норм, в результате чего в подразделениях и на складах организации создаются неучтенные излишки сырья и материалов.

Контрольным запуском материалов в производство устанавливаются случаи завышения норм времени и расценок на выполняемые работы, неправильность расчетов эффективности, принятых за основу при выплате денежных вознаграждений по внедрению новой техники и рационализаторским предложениям.

Нередко снижение качества продукции и брак объясняют низким качеством сырья и материалов. Применение ревизором контрольного запуска сырья и материалов позволяет определить действительное состояние дел.

При подготовке контрольного запуска сырья и материалов в производство необходимо выяснить, по каким видам или ассортименту продукции и номенклатурным номерам сырья и материалов будет осуществляться проверка. В основу отбора должна быть положена имеющаяся информация о наличии брака продукции, непроизводительных потерях и отходах материалов, перерасходах сырья и материалов и значительных отклонениях от норм расхода, фактах хищений материалов, готовой продукции, полуфабрикатов и деталей.

По требованию ревизора в комиссию по проведению контрольного запуска сырья и материалов в производство могут привлекаться рабочие и инженеры данной организации, и специалисты со стороны.

Контрольная приемка продукции по количеству и качеству. Подобная приемка необходима для определения достоверности данных отдела технического контроля о количестве и качестве выпускаемой продукции, проверки сигналов о хищениях сырья, материалов, Деталей, полуфабрикатов, готовой продукции, правильности начисления заработной платы рабочим, соблюдения условий хранения материальных ценностей на производственных участках и складах и т.д. Этот метод проверки целесообразно использовать в случаях выявления приписок в сведениях о выпуске и реализации продукции.

Обследование на месте проверяемых операций. Данный метод целесообразен при проверках; соблюдения порядка хранения, приемки и отпуска материальных ценностей; установления степени готовности объектов капитального ремонта; изношенности основных ведете, временных нетитульных сооружений и приспособлений; организации производства и технологических процессов.

Проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени персоналом. Такая проверка ведется непосредственно на производственных местах путем выборочного Наблюдения. хронометража и фотографий рабочего дня. Это позволяет устанавливать неявки и опоздания на работу, степень занятости работников, факты их использования на других должностях, не по специальности. Результаты проверки требуются в последующем при ревизии заработной платы.

Проверка исполнения принятых решений. Этот метод применяется в ревизионной практике для изучения и анализа соблюдения исполнительской дисциплины и необходим, когда ревизуемая организация не выполняет предложения по акту предыдущей ревизии. Все перечисленные методы изучения документов и хозяйственных операций способствуют повышению эффективности и качества ревизии. Однако большую часть вопросов ревизорам приходится решать с учетом взаимосвязи различных хозяйственных и финансовых ситуаций.

3. Проверка правильности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете организации

Учет кассовых операций осуществляется на основании Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. №40.

Одновременно с ревизией кассы предприятия ревизор проверяет правильность отражения приходно-расходных операций на соответствующих счетах баланса. На каждом первичном документе или кассовом отчете бухгалтер предприятия должен указывать балансовый счет. Например, если из кассы выдана подотчетная сумма работнику, на расходно-кассовом ордере в графе «Дебет» должно быть указано «71», т.е. приводится номер счета «Расчеты с подотчетными лицами». Если такой порядок не соблюдается, ревизор отмечает это как нарушение, В ревизионной практике известны случаи обнаружения хищений денежных средств, совершаемого путем составления подложных закупочных актов на приобретение товаров (которые, как правило, осуществляют подотчетные лица). В закупочных актах указывались более высокие цены на товары, чем те, но которым они фактически приобретены, в результате чего разница присваивалась.

Ревизор проводит сплошным или выборочным методом сверку оборотов по дебету и кредиту, а также остатков денег, показанных в кассовых отчетах, журналах, ведомостях и книгах. При обнаружении случаев неоприходования денег или разрыва между датами получения денег согласно выписке банка и оприходования их по кассе ревизор обязан выяснить причины и определить виновных лиц, обязанных письменно объяснить указанные злоупотребления и нарушения. Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка средств, следует определить, правильно ли отражены по кассе наличные деньги, внесенные в банк на счета ревизуемой организации. Для этого ревизор составляет отдельную ведомость, где указывает дату и номер расходного кассового ордера, номер и дату квитанции банка о приеме денег, сумму и дату выписки банка, в которой отражено поступление денег. При анализе полноты и своевременности оприходования поступивших наличных денег из прочих источников рекомендуется проводить встречные проверки.

Ревизорами были вскрыты случаи хищений денежных средств, полученных в кассу с расчетного счета, путем умышленного завышения итогов за месяц в журнале - ордере по кредиту счета 50 "Касса» (в корреспонденции с различными счетами, например, 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») и одновременно в дебетовой ведомости к нему (в корреспонденции со счетом 51 "Расчетные счета»), учитывая такую возможность, ревизор должен наряду с проверкой документальной обоснованности записей в указанном регистре производить также арифметическую проверку подсчетов месячных итогов.

Одновременно с кассовыми операциями следует проверять реальность денежных средств в пути, к которым относятся:

· денежные средства, сданные в банк, по которым еще нет банковской выписки о зачислении на расчетный счет организации;

· денежные средства, сданные инкассаторам на перевозку в банк или из банка;

· денежные средства, перевозимые инкассаторами из операционной кассы в кассу организации.

При ревизии этих средств сначала проверяется фактическое состояние денежных средств в пути на день ревизии (или на другое ближайшее число) путем тщательной проверки каждой квитанции банка или копии препроводительной ведомости на выручку, сданную в банк, но не зачисленную на расчетный счет организации на эту дату. Затем проверяются обороты, т.е. операции с денежными средствами в пути, посредством сверки квитанций банка или копий препроводительных ведомостей на сданную выручку с выписками банка о зачислении сумм на расчетный счет организации. В результате этого выясняются полнота и своевременность зачисления, а также отражения банком денежной выручки организации на его расчетном счете.

Таблица 2 Корреспонденция счетов по результатам ревизии

№ п/п	Содержание операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Фактические излишки денежных средств и документов	50.1 50.3	91
2	Выявлены излишки бланков строгой отчетности	006
3	При инвентаризации выявлена недостача денежных средств и документов	94	50.1 50.3
4	Выявлена недостача бланков строгой отчетности		006
5	Списана недостача денежных средств и документов допущенная по вине МОЛ	73.2	94
6	Возмещение недостачи из заработной платы кассира	70	73.2
7	Недостача возмещается в кассу организации	50.1	73.2
8	Списывается недостача при отсутствии виновных лиц	91.2	94

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 8 8, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира - в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их С учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.

Пример. На основании приказа руководителя организации по состоянию на 3 декабря были включены: финансовый директор, главный бухгалтер и кассир. При инвентаризации кассиром предъявлены: частично оплаченные платежные ведомости на выплату, заранее проведена инвентаризация кассы. В состав заработной платы №9-14 (срок оплаты заработной платы установлен 2-4 декабря) на сумму 5200 руб.; расписка коммерческого агента от 2 декабря на получение заимообразно денежной наличности в сумме 2000 руб. из кассы на срок до 4 декабря. Разрешительной подписи актом унифицированной формы № ИНВ-15. Результаты инвентаризации оформляются руководителя и главного бухгалтера на расписке о выдаче денежной наличности не имеется. Результаты инвентаризации оформляются актом унифицированной формы №ИНВ-15

4. Ревизия работы кассира-операциониста

Кассиром-операционистом называют кассира, производящего расчеты через контрольно-кассовые машины.

В соответствии с п.11 Постановления Совета Министров Российской Федерации от 30 июля 1993 г. № 745 «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин» кассир при работе с кассовым аппаратом обязан вести книгу кассира-операциониста по форме № 24, заверенную в налоговом органе. Форма книги кассира-операциониста приведена в типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.

Книга кассира-операциониста должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями директора и главного бухгалтера организации и печатью, заверена в налоговом органе.

В конце рабочего дня в книгу кассира-операциониста заносятся показания счетчиков, по которым па начало и конец дня определяется сумма выручки за день. Сумма выручки заносится в книгу кассира-операциониста. Записи скрепляются подписями кассира и представителя администрации. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы.

В течение дня в книгу кассира-операциониста записываются суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, и количество напечатанных за день нулевых чеков.

Ревизия работы кассира-операциониста. Существуют некоторые особенности проверки кассиров - операционистов, работающих с кассовыми аппаратами, на которые следует обратить внимание. Проверку начинают с того, что сопоставляют данные кассовых аппаратов с записями об этом в книге кассира-операциониста. Убедившись в идентичности этих показаний, в книге кассира-операциониста фиксируют показатели всех без исключения кассовых аппаратов на момент проверки, сумму выручки с начала работы (смены), фактическую сумму денег, результаты проверки.

В случаях расхождений фактическая сумма выручки определяется по показаниям контрольной ленты кассового аппарата. Если ее показания не совпадают с фактической суммой денег в кассе, это означает недостачу или излишки, кроме случаев неисправности аппаратов.

Книги кассира - операциониста должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью.

При проверке необходимо обратить внимание на случаи преднамеренного воздействия на показания кассовых счетчиков. В настоящее время разрешается использовать только кассовые аппараты с фискальной памятью. Доступ к фискальной памяти ограничен паролем, который вводится в машину при ее регистрации в налоговом органе.

Выявлены следующие способы проникновения в фискальную память:

· получение пароля от работника налогового органа;

· использование электронных средств для взлома;

· использование дублирующих аппаратов, не зарегистрированных в налоговом органе.

5. Ревизия работы кассира-раздатчика

В больших организациях имеются кассиры-раздатчики, в чьи функции входит выплата заработной платы в цехах по платежным ведомостям или получение денег от покупателей при выездной торговле.

Главный кассир ведет книгу учета принятых и выданных денежных средств другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику) (форма. №КО-5). Перед началом рабочего дня главный кассир выдает другим кассирам необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге формы № КО-5.

Кассиры-раздатчики в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному кассиру под Расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир-раздатчик обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и Других упаковках главному кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

Если по платежной ведомости выдает деньги кассир-раздатчик, то в конце ведомости должна быть надпись "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

Ревизия работы кассира-раздатчика. Ревизор обращает внимание на следующие особенности работы кассира-раздатчика; проверяет платежные ведомости, по которым выдается заработная плата, есть ли на платежных ведомостях разрешительные надписи на выплату денег с указанием срока выплаты, есть ли расписки лиц, получивших деньги, или отметка «Депонировано», если деньги не получены.

Установлен случай, когда рабочим начислялись премии в принятом порядке по показателям выработки. При проверке жалоб некоторых рабочих на несвоевременное начисление им причитающихся сумм ревизор обратил внимание на то, что премии начислялись давно выбывшим лицам, поскольку за выпиской документов на выдачу депонированных сумм не было должного контроля: в списке депонентов не были выделены выбывшие лица и не установлен особый режим выдачи этих сумм.

При проверке строительной организации выяснилось, что по расчетам с рабочими на сезонных работах скопились значительные суммы депонированной заработной платы, их аналитический учет находился в запущенном состоянии, в результате чего были установлены факты присвоения некоторых сумм кассиром, которому было поручено ведение реестра депонентов.

Выборочно следует проверять, все ли внесенные в платежные ведомости лица являются работниками ревизуемой организации, нет ли среди них подставных лиц. Такие факты можно обнаружить, сопоставляя фамилии лиц в платежной ведомости с данными учета личного состава, табелей и других документов. Для предупреждения подобных злоупотреблений платежные ведомости после их составления и до выплаты по ним денег следует передавать на визирование отделу кадров.

Заключение

Для достижения целей и решения задач контроля используются различные методы финансово-экономического контроля. В зависимости от источников информации контроль подразделяется на документальный (формальный) и фактический.

В отечественной теории ревизии проверка документов относится к документальным методам контроля. Однако правильность совершения хозяйственных операций не всегда можно проверить методами документального контроля. Часто возникает необходимость провести проверку наличия денежных средств, материальных ценностей и основных фондов в натуральном выражении. С этой целью применяются методы фактического контроля.

Фактический контроль также не может быть всеобъемлющим из-за непрерывного характера хозяйственных процессов и быстро меняющихся хозяйственных ситуаций. Поэтому документальный и фактический контроль существуют не изолированно, а дополняют друг друга. Методические приемы фактического контроля служат для установления реального состояния контролируемых объектов, объема и качества выполненных работ, действительного совершения хозяйственных операций, отраженных в документах.

Список литературы

1) Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998г. № 88 (ред. от 03.05.2000г.) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»

2) Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия: Учебное пособие. /Под ред. проф. М.В. Мельник. - М.:ИНФРА. - М, 2010. - 346 с.

3) Макоев О.С. Контроль и ревизия: Учеб. пособие. - М.: ГИНФО, 2009.

4) Маренков Н.Л. Контроль и ревизия. - Ростов на Дону: Феникс, 2009.

5) Пупко Г.М. Аудит и ревизия: Учебное пособие. - М.: Новое издание, 2009.

6) Ревизия и контроль: Учебное пособие /Под ред.проф. М.В. Мельник. - ИД ФБК - ПРЕСС, 2010.- 520 с.

Приложение

Объяснение причин излишков или недостач:

Недостача денежных средств в кассе организации в сумме 2000 руб. (две тысячи руб.) возникла в результате предоставления наличных денег заимообразно коммерческому агенту организации на срок до 4 декабря. Признаю необоснованность документального оформления расходования денежных средств из кассы и незаконность данной операции. В дальнейшем обязуюсь не допускать подобных нарушений Порядка ведения кассовых операций.

Материально-ответственное лицо: кассир Иванова А.А должность подпись расшифровка подписи

Решение руководителя организации: Недостачу денежной наличности в кассе организации в сумме 2000 руб. (две тысячи руб.) отнести на материально ответственное лицо - кассира. Возместить сумму недостачи в кассу организации в полном размере.

Размещено на Allbest.ru

...