Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

1.1 Понятие об экспертизе ценности документов

1.2 Принципы, критерии, задачи проведения экспертизы ценности документов

ГЛАВА 2. РАЗВИТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

2.1 Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Оформление результатов работы экспертной комиссии

2.2 Перспективы развития экспертизы ценности электронных документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ



ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в следующих двух аспектах: во-первых, в определении ценности документа для организации, во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации. Нехватка квалифицированных специалистов осложняет работу на многих предприятиях. Поэтому специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится экспертиза ценности документов, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работа экспертных комиссий, их состав и основные задачи, но и уметь применять эти знания на практике.

Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации

В процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов документоведов.

При написании курсового исследования были использованы работы ведущих специалистов ? документоведов: Б.В. Альбрехта, Т.В. Кузнецовой, Е.В. Алексеева, М.В, Т.А. Быковой, и т.д.

Объект исследования - система документационного обеспечения управления хранения документов.

Предмет исследования - экспертиза ценности документов.

Целью исследования является рассмотрение процесса экспертизы ценности хранения документов в делопроизводстве организации.

В связи с этим сформулируем следующие задачи:

1. Изучить нормативно - правовую базу экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

2. Определить понятие, принципы, назначение экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе развития.

3. Рассмотреть организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

4. Проанализировать перспективы развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Практическая значимость исследования заключается в том что, результаты работы позволят оптимизировать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.



ГЛАВА 1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

экспертиза ценность документационный делопроизводство

1.1 Понятие об экспертизе ценности документов

Основы методики экспертизы ценности начали, формироваться в первой четверти XIX века и окончательно сформировалась, уже в XX веке.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например, 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В этом случае экспертиза ценности документов проводится только на основе научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных и муниципальных архивов, всего Архивного фонда РФ. Именно в итоге экспертизы ценности происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных и муниципальных архивах.

Поэтому понятие «экспертизы ценности документов» является центральным, фундаментальным в понятийной системе делопроизводства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) в ст.3, п.16 определил экспертизу ценности документов как «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации».

С точки зрения Т.А. Быковой экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

По мнению же М.И. Басакова автора многих книг по делопроизводству экспертиза ценности документов - это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

ГОСТ Р.7.0.8-2013 дает следующее определение экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

На основе этих определений можно сделать вывод, что экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в архиве или архивохранилище организации, государственном или муниципальном архивах.

На первом этапе, т.е. в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел. Поэтому перед работником службы документационного обеспечения управления, встает проблема определения сроков хранения документов, когда дело «не родилось», и работник на обложке, пользуясь перечнями документов с указанием сроков хранения должен, проставить конкретный срок, т.е. составить прогноз ценности «нарождающегося» дела. Далее оно будет «расти», «толстеть», «мудреть», постоянно пополняясь бумагами. И поэтому работник службы документационного обеспечения управления, например, секретарь единственный, кто может полистно оценить значимость и ценность каждого документа. И он должен учитывать, что в конце прогноз относительно сроков хранения дела может оказаться неверным. Поэтому при передаче дел в архив организации или в архивохранилище нужно повторно уточнять все сроки хранения.

В архиве организации или в архивохранилище организации происходит выделение из всего объема документов организации дел также перед работником архива организации в свою очередь лежит ответственная задача по формированию архивного фонда учреждения, а возможно и личных фондов выдающихся лиц, пожелавших увековечить себя в документах. Работником архива организации, например заведующему архивом должен выделить дела постоянного срока хранения и подготовить их для передачи в государственный или муниципальный архив, или в негосударственное хранилище.

Вторая задача состоит в отборе на уничтожение документов временного хранения, срок «жизни» которых истек.

Третий этап проводится в государственном архиве.

В государственном или муниципальном архиве пожинают плоды той работы, которую провели по экспертизе ценности документов в делопроизводстве и в архиве организации. Они ответственны за решение экспертных органов организации. Но этот этап в данной курсовой работе не рассматривается углубленно.

Исходя из этого, можно сделать следующие выводы, ЭЦД важное звено в организации делопроизводства в учреждении в целом. Она составляющая многих процессов, связанных с разработкой номенклатуры дел, сдачей дел в архив, их уничтожением. Проводится в три этапа. Экспертиза ценности документов проводится, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Без экспертизы ценности невозможно построить работу с документами в современной организации.



1.2 Принципы, критерии, задачи проведения экспертизы ценности документов

Изменение конкретных исторических условий накладывает свой отпечаток как на наши оценки в отношении тех или иных исторических эпох, личностей, событий, так и на наше отношение к документам и их содержанию. Стремление к достижению большей объективности и адекватности в оценке архивных документов и их содержания требует систематического углубления наших представлений о документе как источнике познания исторической действительности. В архивоведении при определении ценности документов в равной степени применялись следующие основные принципы: принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрения общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития. Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности документов рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывая как содержание, так и внешние особенности. На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документном фонде организации, так как они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять, или поглощать другие документы.

На основании принципов разработана система критериев. Критерии экспертизы ценности документов - это система научно- обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Из определения экспертизы ценности документов следует, что основой ее проведения являются определенные критерии, т.е. признаки документов, позволяющие судить об их важности. Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

Происхождение документов;

Содержание документов;

Внешние особенности документов.

Рассмотрим каждую группу критериев и их использование применительно к документам конкретных фондов.

К группе критериев происхождения относятся:

Значение учреждения или лица в жизни общества;

Значимость событий отраженных в документах;

Время и место создания документов.

К группе критериев содержания документов относятся:

Значимость информации документа, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость;

Вид документа;

Подлинность документа.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

Форма фиксирования и передачи содержания;

Форма удостоверения и оформления документа.

Сохранение в архивах малозначащих или утративших свою значимость документов нецелесообразно, так как это увеличило бы расход на содержание архивов, их еще большую загруженность, захламленность ненужными бумагами, затруднило бы использование действительно нужных документов. Поэтому главными целями ЭЦД являются:

1. Отбор и обеспечение сохранности документов постоянного и долговременного срока хранения, имеющих научно-практическое значение.

2. Отбор документов, не имеющих научного значения, утративших практическую ценность и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению.

Исходя, из критериев и принципов проведения ЭЦД можно сформулировать следующие задачи проведения ЭЦД:

Первая задача -- отбор наиболее ценных документов из организации в государственные или муниципальные архивы, на постоянное хранение и определение профильности документов тому или иному государственному или муниципальному архиву.

На профессиональном языке данную категорию называют «постоянкой».

Это очень ответственная задача - ведь решается судьба каждого документа и данного архивного фонда в целом.

Есть и другая крайность - перестраховка, которая может привести к засорению фондов ненужными документами.

После того как определен круг документов, подлежащих постоянному хранению, устанавливают профильность документов данного учреждения тому или иному государственному или муниципальному архиву. Естественно, что после определения комплекса документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственные или муниципальные архивы, решается вопрос, в составе каких фондов и в какие архивы поступят эти документы.

Вторая задача -- это определение сроков хранения документов, информации в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. На профессиональном языке эти документы именуются «времянкой».

Еще в XIX в. Сроки хранения дифференцировались в зависимости от ценности документов. Появились такие сроки хранения как «до минования надобности». Так, например, правила Военного министерства о порядке хранения и уничтожения архивных дел 1836 г. Предусматривали, что «опись строевым лошадям хранить 3 года по выбытии со службы последней лошади».

В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

Долговременного хранения (как правило, эти документы со сроками хранения свыше 10 лет, в том числе, например, документы по личному составу со сроком хранения 75 лет);

Третья задача -- обеспечение полноты состава Архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений. В рамках этой задачи возможно оставление на постоянное хранение документов с временными сроками хранения, в том числе копийных, которые могут восполнить утраченную информацию, ранее имевшую место в других документах, подлежащих постоянному хранению.

Решение этой задачи напрямую связано с понятием реконструкции архивного фонда и даже в отечественном архивоведении появился такой термин, как «идеальная опись».

Из словаря современной архивной терминологии социалистических стран.-- М.,1988. В П.76 дается определение идеальной описи Архивного фонда - архивная опись, в которой зафиксированы все единицы хранения, относящиеся к данному архивному фонду, как хранящиеся в архиве, так и находящиеся вне его, а также погибшие или уничтоженные, о которых имеются соответствующие сведения.

В заключении можно сказать, что ЭЦД ставит перед собой несколько задач таких как отбор наиболее ценных документов, определение сроков хранения, обеспечение полноты состава архивного фонда и отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов изучает в первую очередь состав и содержание документов организации на основании критериев оценки их происхождение, содержание и внешние особенностей документов в целях определения сроков и отбора документов на их дальнейшее хранение. Сами же документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности.



ГЛАВА 2. РАЗВИТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

2.1 Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Оформление результатов работы экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся и деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно.

Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов [18, c 76-83].

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Для создания экспертной комиссии в организации должны быть разработаны и утверждены следующие документы:

ѕ Положение об архиве учреждения

ѕ Положение об экспертной комиссии, составленное на основании «Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации» 1995 года.

ѕ Приказ о создании экспертной комиссии, утвержденный начальником организации.

Назначение экспертных комиссий заключается:

ѕ в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

ѕ организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

ѕ организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

ѕ организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

ѕ рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

ѕ проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

ѕ описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

ѕ описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно - проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

ѕ актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

ѕ подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

ѕ участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п. [2, c 98-105].

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости [10, c 78-80].

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации [3, c 67-68].

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации [6, c 51].

В процессе экспертизы производится:

ѕ отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

ѕ отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

ѕ выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекло.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

ѕ документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

ѕ документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

ѕ документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

ѕ документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру [8, c 83-90].

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временным сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно - проверочная комиссия архивного учреждения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

ѕ опись дел постоянного срока хранения;

ѕ опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

ѕ опись дел по личному составу;

ѕ акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться.

Они хранятся либо в службе ДОУ, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации [7, c 78-83].

2.2 Перспективы развития экспертизы ценности электронных документов

Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления.

Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:

- в оперативном использовании в организации;

- в архивах организации при обеспечении кратковременного хранения (до 5-7 лет);

- в ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения [21, с.69-71].

Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве.

Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании. На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск) [23, с.44-52], который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза.

Опыт хранения электронных документов в нашей стране гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15-20 лет назад. В настоящее время любая крупная или средняя организация (и частная и государственная) выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования, как правило, погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70-80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований.

Архивная служба РФ и федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт здесь практически нулевой. Тем не менее, в последние годы в регионах были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:

- Центр электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары, создан в 1996 г.;

- Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ), создан в 2001 г., приступил к комплектованию с 2003 г.;

- Центр электронной документации Республики Калмыкия, создан в 2002г.

Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в "Основных правилах работы организаций" (2002) и "Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации" (2003).

Однако, несмотря на то, что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач.

Согласно федеральному закону "Об электронной цифровой подписи" (2002) "электронный документ" - это "документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме". Федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" (1995) трактует понятие "документ" как - "зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Таким образом, понятие электронного документа следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации (в виде файла/ов), реквизитов и носителя информации. При этом реквизиты электронного документа могут быть зафиксированы как в электронном виде (в том числе электронно-цифровая подпись), так и в документе на бумажной основе.

Однако следует учитывать, что без применения адекватных технологий электронный документ так и останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный документ можно сравнить с бумажным документом с угасшим текстом: документ как будто бы есть, но в тоже время, по существу, его нет. То есть электронный документ только тогда можно считать "документом", когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.

Отмеченные особенности электронных документов (взаимосвязь их компонентов и применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения) следует всякий раз учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или обеспечение сохранности.

Работы по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида:

1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;

2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальный условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд).

Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. Здесь главное обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков, скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

Со способами обмена электронными документами и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности.

При обмене электронными документами по сетям надежным средством является применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Однако задачи обеспечения сохранности электронных документов в долговременной перспективе значительно модифицируют эту практику. ЭЦП реквизит электронного документа хотя и надежный, но крайне недолговечный: он рассчитан на пять, максимум, десять лет. Смена программной среды, устаревание со временем алгоритмов криптозащиты делают процедуру верификации ЭЦП невозможной или бесполезной.

Наиболее приемлемым методом обеспечения аутентичности электронных документов при долговременном хранения (особенно заверенных ЭЦП) можно было бы считать применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена. Проблемы здесь видятся как в ограниченном наборе этих программных средств, так и в возможных ошибках воспроизведения документов, которые могут возникать при эмуляции или конвертировании, что опять-таки негативно сказывается на доказательной силе электронных документов при долговременном хранении.

Отмеченная проблема - обеспечение аутентичности электронных документов в долговременной перспективе - на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная. Четких рекомендаций как ее решить нет пока ни в нашей стране, ни за рубежом. Можно порекомендовать лишь одно: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе.

Из всех нормативных и методических документов наибольшее внимание учету электронных документов уделено в "Основных правилах работы организаций" (2002). Но эти правила имеют существенные недостатки.

Например, Правила предлагают рассматривать в качестве "единицы учета электронных документов" - "единицу хранения или их комплект с записью файла, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедиа, база данных и т.п.), а также сопроводительную документацию". Но что такое "программно-информационный объект" определить достаточно сложно, однозначного ответа здесь быть не может. К тому же подобное определение и предлагаемая в Правилах форма учета электронных документов (лишь на очень высоком уровне агрегирования) не способствуют выполнению задач по проверке наличия документов. Недостаточно учитывать только лишь единицы хранения и даже "программно-информационные объекты". При копировании электронных документов на другой носитель "программно-информационный объект" может быть скопирован не полностью, что приведет к некорректному прочтению документа. Предлагаемая Правилами форма описи электронных документов не позволит выявить эту "пропажу".

Необходим учет и опись более мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать единицами учета электронных документов для архивов всех уровней.

Кроме того при обеспечении долговременного хранения баз данных с возможностью их последующей миграции страховые текстовые форматы необходим учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.

Было бы рациональнее указывать идентификацию единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или в указателях.

При кратковременном хранении электронных документов их описание (состав описательных статей описи) может быть минимальным в рамках, которые позволяют идентифицировать и учитывать файлы (имя, объем в байтах, дата и время последнего сохранения) и директории (имя, объем включенных файлов, количество включенных файлов и поддиректорий) и выносить суждение об их целостности и неизменности (ЭЦП, контрольная сумма файла). Целям поиска и использования документов обычно служат поисковые возможности информационной системы, в которой находятся документы.

При организации долговременного хранения указанные реквизиты должны быть дополнены содержательными описательными статьями: аннотации файлов и совокупностей файлов, объединенных в директории (папке). Так как существуют разные виды файлов, то и набор описательных статей файлов и директорий будет неодинаков, в связи с чем (для определения этого набора) можно ввести такой реквизит описи как "вид единиц учета электронных документов".

В разработке ФЦП "Электронная Россия" просматривается желание встать вровень с мировыми лидерами в области экономики и политики. Однако разрабатывая программы информатизации страны, их авторы, похоже, совершенно не задумываются о том, что будет с создаваемыми электронными информационными ресурсами через 15-20 лет, когда полностью обновятся аппаратные и программные платформы компьютеров. Иначе архивной службе в них отводилась бы более значительная роль.

Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться [20, С.37].

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.

Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Ценность различных документов зависит от многих факторов.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся и деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости [10, c 78-80].

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как ставит перед собой несколько задач, таких как отбор наиболее ценных документов, определение сроков хранения, обеспечение полноты состава архивного фонда и отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов изучает в первую очередь состав и содержание документов на основании критериев оценки их происхождение, содержание и внешние особенностей документов в целях определения сроков и отбора документов на их дальнейшее хранение. Сами же документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости .

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет срок и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться.



СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативно-правовые акты

1. Федеральный закон об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями на 2 марта 2016 года): Федеральный закон от 22.10.2014 № 125-ФЗ // Рос. газ. 2004. 30 октября.

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук: Правила от 18 января 2007 г. N 19 // Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007.

Специальная литература

1. Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.:КНОРУС, 2008. - 256 с.

2. Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебное пособие / Е.В. Алексеева. - М.: Наука, 2002. - 271 с.

3. Альбрехт, Б.В. Архивоведение / Б.В. Альбрехт. - М.: МЦФЭР, 2005. - 192 с.

4. Афанасьева, Л.П. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. - 1998. - №4. - С.18-23.

5. Басаков, М. И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003: учебное пособие / М. И. Басаков. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. - 348 с.

6. Барахин, А.Б. Делопроизводство / А.Б. Барахин. - М.: МЦФЭР, 2008. - 243 с.

7. Бардаев, Э. А. Документоведение [Текст] : учебник для вузов / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко. - М.: Академия, 2008. - 301 с.

8. Березина, М.Н., Лысенко, Л.М. Современное делопроизводство / М.Н. Березина, Л.М. Лысенко. - 3-е изд., перераб. - СПб: Питер, 2008. - 321с.

9. Булюлина, Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. - Волгоград: Наука, 2001. - 243 с.

10. Быкова, Т.А. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, М.Л. Вялова. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544с.

11. Ватолина, М.В. Организация работы с документами / М.В. Ватолина. - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 320 с.

12. Вовкотруб, О.В. Архивоведение / О.В. Вовкотруб. - М: ПГУ, 2008. - 299с.

13. Голиков, А.Г. Архивоведение / А.Г. Голиков. - М: МФЭЦР, 2008. - 211с.

14. Давыдова, Э.Н. Делопроизводство: учебное пособие / Э.Н. Давыдова. - Минск: Книжный дом, 2008. - 295с.

15. Демин, Ю.Н. Делопроизводство / Ю.Н. Демин. - М.: МФЦЭР, 2008. - 224с.

16. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело / С.Ю. Кабашов. - М: Наука, 2009. - 294с.

17. Касьянова, А.Н., Куликов В.П. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря / А.Н. Касьянова, В.П. Куликов. - 2-е изд., перераб. - СПб: АБАК, 2013. - 256с.

18. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие / М.В. Кирсанов. - М: ИНФРА - М, 2013. - 288с.

19. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. -Киев: Знання, 2001. - 324 с.

20. Ларин М.В. Актуальные проблемы обмена документированной информацией в государственном управлении // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота. Доклады и сообщения IX Международной научно-практической конференции, 5-6 декабря 2002 г. М., 2003. С. 37.

21. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М: АСТ: Восток - Запад, 2008. - 427с.

22. Моисеенко Т., Свищев М. Изучение аграрной истории России последних десятилетий: перспективы "компьютерного источниковедения" // История и компьютер: Новые информационные технологии в исторических исследованиях и образовании. St. Katharinen, 1993. - С.93 .

23. Носевич В.Л. Архив электронных документов: белорусский опыт // Отечественные архивы. 2002. № 1. С.44-52.

24. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 224 с.

25. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2006. - 144 с.

Размещено на Allbest.ru

...