Основным приемом выявления ошибок является повторная проверка (сверка) записей в регистре с суммами и другими показателями в первичных документах. Аналогично сверяются записи и итоги аналитических регистров с синтетическими. Соблюдение принципа двойной записи проверяют на основе сличения записей по дебету и кредиту синтетических и аналитических счетов в соответствии с проводками. Окончательно ошибки в двойной записи выявляют в оборотных ведомостях по всем синтетическим счетам (оборотном балансе), где должно быть обеспечено равенство дебетовых и кредитовых оборотов (итогов).

Поскольку регистры в своем большинстве имеют форму таблиц, содержащих записи сумм по нескольким строкам и нескольким графам (шахматная форма), то проверку частных итогов по строкам и графам следует осуществлять приемом «сверкой на уголок». Для этого суммируют частные итоги строк по последней итоговой графе и итоги граф по последней итоговой строке. Пересечение итоговой графы и итоговой строки, т. е. нижний правый угол таблицы, должно дать одну и ту же сумму.

Особенно эффективен этот прием в регистрах, имеющих более сложную математическую связь между показателями (итогами). Например, в расчетноплатежной ведомости - «начислено» минус «удержано» равно «к выдаче на руки»; в отчетах, накопительных (оборотных) ведомостях по движению материалов - показатель «начальный остаток» плюс «приход» минус «расход» равно «конечный остаток» и т. д.

Существуют и другие, более сложные приемы и способы выявления ошибок - сверка остатков (сальдо) при учете, например, материалов (сальдовый метод), «встречные», т. е. взаимные сверки расчетов между предприятиями, повторная обработка данных по другим (контрольным) программам при использовании для учета и аудита ПЭВМ и другие.

Следует отметить, что не всегда допускаются исправления ошибок в первичных документах. Согласно статье 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Если в названных документах имели место ошибки, документ подлежит полному переоформлению. Что касается иных первичных документов, то исправления могут вноситься, если исправление подтверждается подписями тех же лиц, которые подписали документы, с обязательной расшифровкой подписи, при этом должна быть указана дата внесения исправлений.

Обнаруженные в регистрах и документах ошибки должны, быть исправлены. Однако в настоящее время единая методика внесения исправлений и дополнений в данные бухгалтерского учета отсутствует. Выбор метода исправления ошибок зависит в основном от предпочтений организации, но можно выделить три общепризнанных способа их исправления:

корректурный (от латинского слова “correktuira” - исправление, улучшение);

дополнительной записи (проводки);

отрицательной записи (проводки), или, как ее еще принято называть, «красное сторно» (от итальянского “storno” - перевод счета).

Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах - подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления. Неоговоренные исправления в первичных документах и учетных регистрах бухгалтерского учета не допускаются.

Способ дополнительной записи (дополнительной проводки) используется для дополнения оборотов в текущем месяце (периоде) по операциям, относящимся к прошлым месяцам (периодам). При этом в регистрах бухгалтерского учета дополнительная информация отражается дополнительной записью, которая недостает до правильной, нужной суммы. Данный способ применяется в тех случаях, когда в счетных записях не нарушена правильность корреспонденции счетов, но допущена ошибка в результате преуменьшения суммы операции. Дополнительные записи (проводки) для исправления ошибок делаются в регистрах учета на основании специальных документов -- справок бухгалтерии на исправление ошибок.

Например, стоимость фактически поступивших материалов составила 950 тыс. рублей, а при обработке документов в бухгалтерии выполнена запись:

Дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»-900 тыс. рублей.

При проверке ошибка была обнаружена и выполнена дополнительная запись:

Дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 50 тыс. рублей.

Способ «сторнировочной записи». Его использование было предложено в 1889 г. российским бухгалтером А.А.Беретти. Первоначально метод носил название «цветной провод», современное название -«красное сторно» - применяется, если ошибка обнаружена в учетных регистрах после представления бухгалтерского баланса. В этом случае корректурный способ недопустим, ибо данные представленного отчета не будут соответствовать данным бухгалтерского учета, где внесено исправление. В случае если операция отражена не на тех корреспондирующих счетах, применяют прием «красное сторно». Этот способ заключается в том, что неправильная запись повторяется красными чернилами. Это означает, что сумма, указанная красными чернилами, исключается из оборота. Затем записывают дополнительную проводку с правильной корреспонденцией счетов. При этом сумму проставляют обычными чернилами. Например: На оприходованные на склад поступившие от поставщика материалы на сумму 720 тыс. рублей в бухгалтерском учете была составлена корреспонденция счетов:

Дебет счета 43 «Готовая продукция»

Кредит счета15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» - 720 тыс. рублей.

Для исправления этой записи красными чернилами составляется сторнировочная запись:

Дебет счета 43 «Готовая продукция»

Кредит счета15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» - 720 тыс. рублей.

Путем отражения ее в соответствующих учетных регистрах аннулируется ранее сделанная ошибочная запись, а затем обычными чернилами записывается правильная корреспонденция счетов:

Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» -720 тыс. рублей.

Таким образом, оборот по кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» составляет 720 тыс. рублей, ошибочно отраженная сумма в 720 тыс. рублей в дебет счета 43 «Готовая продукция» аннулирована и отнесена в дебет счета 10 «Материалы».

Помимо основных вышеназванных приемов при исправлении неправильных записей на счетах может применяться и такой прием, как

метод обратных проводок (обратной записи). Суть его состоит в том, что для исправления ошибочной проводки делают запись с обратной корреспонденцией счетов.

Например, операция по выдаче подотчетному лицу аванса в сумме 100 тыс. рублей из кассы предприятия ошибочно отражена:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Кредит счета 50«Касса»-100 тыс. рублей, тогда как следовало:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса» - 100 тыс. рублей.

Для исправления записи сделана следующая проводка:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 100 тыс. рублей., а затем составлена правильная проводка:

Дебет счета 71«Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса» - 100 тыс. рублей.

При использовании данного метода ошибочная запись устраняется путем составления «зеркальной записи». При этом неправильно указанные в корреспонденции счета меняются местами и неправильная запись таким образом аннулируется.

Однако этот способ слишком загромождает счета, и поэтому он в практике не применяется, предпочтение отдается методу сторнировочной записи.

Метод переноса сумм со счета на счет состоит в том, что допущенные ошибки в корреспонденции счетов исправляются путем составления проводки на списание суммы с одного счета (ошибочно принятого для отражения операции) на другой счет (необходимый для правильной записи).

Например, сданные на склад приобретенные подотчетным лицом материалы были списаны с лицевого счета подотчетного лица и занесены ошибочно на счет 07 «Оборудование к установке» вместо счета 10 «Материалы». Для исправления ошибки составляют проводку на перенос суммы со счета 07 «Оборудование к установке» на счет 10 «Материалы» (дебет счета 10 «Материалы», кредит счета 07 «Оборудование к установке»).

Этот способ исправления вызывает нереальные, искусственные проводки, а поэтому в организациях не применяется.

Таким образом, в практике бухгалтерского учета получили широкое распространение только три способа (метода) исправления ошибок- корректурный, «красное сторно» и метод дополнительной записи.

После перенесения подсчитанных итогов из учетных регистров в Главную книгу никакие исправления не допускаются. На выявленную ошибку на данном этапе учетного процесса составляется бухгалтерская справка. В ней указывается допущенная ошибка и в соответствующем учетном регистре делается правильная запись, которая заверяется подписью исполнителя с указанием даты. Затем информация из данной справки отдельной строкой записывается в Главную книгу.

ЛИТЕРАТУРА

1. Алборов Р.А. Основы бухгалтерского учета/Р. А. Алборов. - М.: Дело и Сервис, 2002. - 288с.

2. Астахов В. П. Теория бухгалтерского учета/ В. П. Астахов. - Ростов н/Д: МарТ, 2001. - С. 88-130.

3.Белый И. Н. Теория бухгалтерского учета: учебник / И. Н. Белый, П. Я. Папковская, А. П. Михалкевич. - Мн.: ООО ”Мисанта”,1997. -154с.

4. Га лкин А. Ф. Теория бухгалтерского учета: учеб.пособие для с.х. вузов/ А. Ф. Галкин. Изд.2е, доп.и перераб. - М.: Статистика,1976. -335с.

5. Жугина Т. Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете в зависимости от периода их обнаружения /Т. Жугина //Национальный бухгалтерский учет.- 2004. -.№9. - С. 63-68.

6. Жугина Т. Методы исправления ошибок в бухгалтерском учете/Т.Жугина// Национальный бухгалтерский учет. - 2004. - №10. - С. 62- 69.

7.Закон Республики Беларусь ”О бухгалтерском учете и отчетности”// Портфель бухгалтера и аудитора. -2001.- №27. -С. 5-15.

8. Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета/ М. И. Кутер. - М.: Финансы и статистика, 2002.

9.Бухгалтерский учет/Н. И. Ладутько и др.; под общ. ред. Н.И.Ладутько. Изд. 2е, перераб.и доп. - Мн.: ФУАинформ, 2001.-832с.

10. Любушин Н. П. Теория бухгалтерского учета: учеб.пособие для вузов/ Н. П. Любушин, В. В. Жариков, Н. В. Бородина. под ред. проф.В.Д.Новодворского.-М.: ЮНИТИДАНА,2000 - 294 с.

11. Макаров В. Г. Теория бухгалтерского учета: учебник /В. Г. Макаров. Изд. 3е, перераб.и доп. - М.: Финансы и статистика, 1983.- 271с.

12. Полковский Л. М. Основы бухгалтерского учета: курс лекций/ Л. М. Полковский. Изд. 2е. - М.: Экономика и финансы, 2000. - 184с.

13.Папковская П. Я. Курс теории бухгалтерского учета/П. Я. Папковская. -Мн.: ООО”Информпресс,” 1999. - С. 76- 91.

14.Пизенгольц М. З. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве. Т.1.Ч.1. Бухгалтерский и финансовый учет: учебник/ М. З. Пизенгольц. - 4е изд., перераб.и доп. -М.: Финансы и статистика, 2003. - 488с.

15.Снитко М. А. Теория бухгалтерского учета: учеб.пособие/М. А. Снитко. -Мн.: Мисанта,1996.- 263 с.

16.С т р а ж е в В. И. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие/ В.И.Стражев, О.В.Латыпова. - Мн.: Выш.шк., 2003. - 205с.

17.Русалева Л. А. Теория бухгалтерского учета. - Ростов н/Д:Феникс, 2002.- С.216-248.

Размещено на Аllbеst.ru