Мета складання робочої документації та процедури організації документального забезпечення процесу аудиту

Забезпечення відповідного рівня якості роботи аудиторської фірми неможливе без формування документації наслідків такої роботи.

Аудиторська документація - це матеріали (робочі документи), підготовлені аудитором (і для аудитора) або одержані ним у зв'язку з проведенням аудиторської перевірки (зберігаються в нього).

Термін "аудиторська документація" в професійній літературі може бути ідентичним до термінів "робоча документація" або "документація".

Можна визначити дві основних мети, яких досягає аудиторська фірма за допомогою належним чином складеної робочої документації:

- забезпечення достатніх та відповідних записів, які служать основою для формування аудиторського висновку,

- забезпечити докази того, що аудиторська перевірка виконана відповідно до МСА та застосовуваних нормативних і законодавчих актів.

Визначені цілі складання аудиторської документації мають внутрішню та зовнішню спрямованість.

Внутрішня спрямованість мети, з якою складається аудиторська документація, полягає в тому, що яким би високим рівнем кваліфікації не володів аудитор, або персонал аудиторської фірми, неможливо після закінчення аудиторської перевірки довести те, що в її процесі аудитором було виконано всі заплановані процедури (починаючи з планування та закінчуючи обґрунтуванням висновку). Тільки належним чином оформлена документація дозволяє:

по-перше, зафіксувати всі дії, які були виконані фахівцями аудиторської фірми з моменту укладання договору до моменту надання аудиторського висновку,

по-друге, здійснювати перевірку якості виконаних аудиторських процедур працівниками аудиторської фірми,

по-третє, сформувати інформаційну базу щодо клієнтів для подальших аудиторських перевірок чи надання інших послуг.

Зовнішня спрямованість мети полягає в тому, що завжди існує потенційна можливість того, що аудиторській фірмі необхідно буде доводити зовнішній стороні (замовникам, користувачам аудиторського висновку, представникам Аудиторської палати України) те, що перевірку виконано з дотриманням вимог МСА та зроблені висновки мають відповідне обґрунтування.

Після закінчення аудиторської перевірки можуть бути випадки, коли колишній замовник звертається з позовом до суду про компенсацію збитків внаслідок отримання невідповідного аудиторського висновку про фінансову звітність, або може звернутись зі скаргою до АПУ про те, що аудиторська перевірка була проведена неякісно. У таких випадках аудиторська фірма зможе захистити свої професійні інтереси як у судовому розгляді, так і процесі перевірки з боку АПУ лише за допомогою належним чином оформленої робочої документації.

Кожна аудиторська фірма повинна розробити внутрішні стандарти, які розкривають перелік робочої документації, що складається на кожному етапі процесу аудиту, вимоги до її складання, процедури доступів та збереження, терміни зберігання.

Основні вимоги, яких повинна дотримуватись аудиторська фірма при розробці та впровадженні таких внутрішніх стандартів, викладено в МСКЯ 1.

аудиторський документація перевірка

Рис. 8.1. Загальна схема процесу документування аудиту

Поняття робочої документації пов'язане з тим, що аудиторська фірма повинна задокументувати стосовно конкретної аудиторської перевірки:

виконані аудиторські процедури,

отримані відповідні аудиторських доказів,

висновки, яких дійшов аудитор. Сукупність робочої документації, яка стосується конкретного клієнта та конкретної перевірки, повинна збиратися в окремий Файл із завдання.

Головним є те, що документація повинна складатися під час проведення відповідної процедури. Документація, яка підготовлена під час виконання роботи є більш точною ніж документація, яка підготовлена в подальшому.

Після завершення аудиторської перевірки необхідно сформувати остаточний аудиторський файл, який містить повний комплект документації стосовно такої перевірки. Поняття "остаточний" означає те, що під час перевірки аудитор може робити робочі нотатки, власні зауваження, отримувати копії документів, які в майбутньому можуть бути опрацьовані й систематизовані у відповідних робочих документах. Тому є доцільним переглянути зміст відповідних поточних записів. Крім того, можуть бути такі випадки, коли після закінчення аудиторської перевірки аудитор отримує відповіді на раніше зроблені зовнішні запити, які необхідно обов'язково включити до файла перевірки.

Саме за таких обставин аудиторська фірма повинна встановити граничні терміни щодо підготовки остаточного файла перевірки. При цьому необхідно враховувати, що МСКЯ 1 визначає крайній термін його підготовки - 60 днів від дати видачі аудиторського висновку.

Після формування остаточного аудиторського файла не можна вилучати або викидати аудиторську документацію до кінця періоду її зберігання. Однак можуть бути випадки, коли після формування остаточного файла із завдання, необхідно вносити до нього окремі зміни. Такі зміни можуть бути пов'язані з необхідністю модифікувати аудиторську документацію або додати нову документацію. У такому разі необхідно задокументувати:

а) коли і ким були зроблені такі зміни,

б) конкретні причини для відповідних змін,

в) вплив змін, якщо він є, на висновки аудитора.

МСКЯ 1 визначає, що право власності на аудиторську документацію, якщо інше не встановлено законодавчими чи нормативними актами, належить аудиторській фірмі. Фірма на свій розсуд може надавати частини (або витяги з) документації клієнтові, якщо таке розкриття інформації не завдає шкоди обґрунтованості виконаної роботи.

Поряд з правом власності аудиторської фірми на робочу документацію, фірма повинна встановити процедури забезпечення конфіденційності, зберігання, цілісності, зрозумілості та відтворюваності робочої документації.

Дотримання аудиторами конфіденційності є не тільки вимогою дотримання відповідних етичних принципів, а й унормоване статтею 19 "Обов'язки аудиторів і аудиторських фірм" Закону України "Про аудиторську діяльність".

Так, стаття 19 визначає, що аудитор зобов'язаний зберігати в таємниці інформацію, отриману при проведенні аудиту та виконанні інших аудиторських послуг, не розголошувати відомості, що становлять предмет комерційної таємниці, і не використовувати їх у своїх інтересах або в інтересах третіх осіб. Кодекс етики професійних бухгалтерів говорить, що персонал аудиторської фірми не може розголошувати інформацію, отриману під час надання послуг клієнту, якщо конкретний клієнт не надав дозволу розкрити інформацію. Тобто розкриття будь-якої інформації, що міститься в робочій документації аудиторської фірми, можливе лише за таких обставин:

- отримано дозвіл від клієнта про відповідне розкриття інформації,

- існує юридичний обов'язок розкриття інформації, наприклад, у випадках, передбачених законодавством,

- існує професійний обов'язок розкриття інформації, наприклад, у процесі проведення зовнішньої перевірки представниками АПУ якості послуг, що надає аудиторська фірма.

Аудиторська документація може існувати у формі даних на папері, електронних або інших носіях. Незалежно від того, на яких носіях вона зберігається, аудиторська фірма повинна забезпечити внутрішніми стандартами такі процедури, щоб уникнути можливих загроз для того, щоб вносити несанкціоновані зміни до її змісту, додавати або без відома фірми її вилучати. У цьому контексті важливим є питання забезпечення фізичного збереження робочої документації.

У практиці організації документального забезпечення процесу аудиту аудиторськими фірмами широко застосовуються такі процедури, як:

- встановлення системи паролів, що обмежують доступ до електронних файлів,

- формування резервних копій найважливіших документів,

- організація архіву аудиторської фірми,

- отримання розписок від працівників фірми про збереження конфіденційності,

- визначення кола працівників аудиторської фірми, які мають право доступу до архіву,

- визначення процедур отримання інформації з архіву,

- визначення процедур отримання копій з архівних файлів та інші процедури.

Характеристики організації документального забезпечення аудиторського процесу наведено на рис. 8.3.

Кожна аудиторська фірма повинна встановити політику та процедури зберігання документації протягом достатнього періоду, що відповідає потребам самої фірми або законодавчим, регулятивним або нормативним актам.

Необхідність зберігання робочої документації та період такого зберігання може бути різним залежно від характеру робіт (аудит або інші послуги з надання впевненості) та характеру майбутніх обставин, у зв'язку з якими необхідно забезпечити таке зберігання. Наприклад, частина документації буде використовуватися для майбутніх аудиторських перевірок з метою отримання розуміння внутрішнього контролю підприємства. Зрозуміло, що термін зберігання такої документації буде визначатися терміном співпраці з відповідним клієнтом.

Період зберігання робочої документації також може залежати від вимог спеціальних нормативних актів, які, наприклад, встановлюють термін позовної давності. В Україні термін позовної давності встановлено три роки. Отже, з метою захисту власних професійних інтересів у можливих майбутніх судових розглядах аудиторські фірми повинні забезпечувати збереження робочої документації якнайменше протягом трьох років після дати закінчення дії договору на проведення аудиту.

Проте професійними стандартами, зокрема МСКЯ 1, встановлено, що період зберігання робочої документації з конкретної аудиторської перевірки або іншого завдання, повинен бути не коротший за п п'ять років від дати аудиторського висновку.

Види робочої документації та вимоги до її складання

Отже, як було зазначено вище, робоча документація формується на всіх етапах процесу аудиту.

Кожна аудиторська фірма самостійно визначає і затверджує внутрішніми розпорядчими документами перелік документації та джерела її формування, що повинні складатися на різних етапах аудиту й у наступному збиратися в остаточному аудиторському файлі з перевірки. Орієнтовний перелік робочої документації аудиторської фірми наведено у таблиці 8.2.

Таблиця 8.2. Джерела інформації та документування результатів на різних етапах процесу аудиту

Для того щоб створити зрозумілу та упорядковану аудиторську документацію, необхідно визначитися з класифікаційними ознаками, які застосовуються для систематизації всієї сукупності документації аудиторської фірми. Таких класифікаційних ознак у теорії аудиту можна зустріти дуже багато. У таблиці 8.3 подано найбільш вживані в теорії аудиту класифікації аудиторської документації.

Таблиця 8.3. Класифікація аудиторської документації

Разом з тим для практичного застосування найбільш важливим є систематизація всього масиву робочих документів за такими ознаками, як:

класифікація за призначенням, що поділяє аудиторську документацію на базову та підсумкову,

- класифікація за часом ведення та використання, що поділяє аудиторську документацію на документацію постійного та поточного використання.

До підсумкової документації традиційно відносять аудиторський звіт та аудиторський висновок, які складаються в результаті вивчення й аналізу інформації, яка міститься у всіх інших робочих документах, що відносяться до відповідної перевірки. Звідси й випливає відповідна форма розподілу аудиторської документації. Важливість такої класифікації полягає в тому, що підсумкова документація є продуктом, кінцевим результатом всієї копіткої праці команди аудиторів. Саме тому міжнародні стандарти аудиту мають спеціальні стандарти, які встановлюють вимоги не тільки до порядку формування аудиторської думки, але й форми її викладення в аудиторському висновку.

Практичний аспект важливості поділу робочої документації на документацію постійного та поточного використання полягає в тому, що основні клієнти аудиторської фірми отримують послуги на проведення аудиту протягом певного часу. Відомо, що МСА враховують ці обставини й передбачають можливість здійснення певних процедур (наприклад, отримання знань про підприємство, вивчення та документування його внутрішнього контролю та ін.) лише при першому випадку укладення договору на аудит. Крім того, процедури аудиту поточної фінансової звітності пов'язані з використанням інформації, яка була відображена у фінансовій звітності попереднього звітного періоду (наприклад, дані про залишки за рахунками, основні операції, договори, контракти, які завершуються в наступному періоді і на які слід звернути увагу при наступних перевірках). Саме тому доцільно складати комплект документів для подальшої роботи. В аудиторській практиці такий комплект документів отримав назву постійного Файла.

Постійний файл створюється для:

- формування документального забезпечення інформацією підприємство, яка не змінюється на нову дату аудиту. Цим виключається необхідність повторного вивчення широкого кола питань;

- збереження даних, які стосуються вивчення тенденцій у роботі підприємства;

- підготовки інформації для нових співробітників, щоб допомогти їм ознайомитися з історією діяльності клієнта, здійсненими операціями.

У постійному файлі доцільно зберігати документи та інформацію постійного характеру для використання в майбутньому. Проте інформація постійного файла повинна періодично оновлюватись і не мати некорисних й застарілих матеріалів.

Комплект документів постійного файла, як правило, розміщують в окремій папці. Про всі внесені зміни до складу документів у постійному файлі робиться відповідна позначка про зміст внесених змін із зазначенням прізвища особи, яка вносила відповідні зміни та дату змін. Матеріали, що зберігаються в папці постійного файла, використовуються в майбутньому для підготовки до чергового аудиту.

Орієнтовний зміст постійного файла наведено у таблиці 8.4.

Таблиця 8.4. Зміст та перелік документів, які включаються до постійного файла

Робоча документація, яка формується в процесі проведення поточної аудиторської перевірки, збирається у поточний файл.

Робоча документація, яка збирається у поточному файлі, має забезпечити достатній рівень розкриття та деталізації процедур аудиту, необхідний для складання аудиторського висновку, підтвердження того, що аудит проводився згідно з вимогами МСА.

Якість робочої документації забезпечується тоді, коли її форма, зміст та порядок складання носять унормований внутрішніми стандартами аудиторської фірми характер. Саме тому дуже важливим є розробка та впровадження в кожній практикуючій аудиторській фірмі стандартизованих форм робочої документації.

МСА 230 (П) визначає, що основні вимоги до аудиторської документації полягають в наданні зрозумілої інформації щодо:

1) характеру, часу та обсягу аудиторських процедур, виконаних для відповідності вимогам МСА та застосованим законодавчим та регуляторним вимогам;

2) результатів аудиторських процедур та отримані аудиторські докази;

3) важливих питань, які виникли в процесі аудиту, та висновків щодо них.

Виходячи з основних вимог стандарти аудиторської фірми щодо робочої документації повинні забезпечити те, щоб така документація дозволяла:

- мати чіткий зв'язок відповідного документа з об'єктом перевірки;

- визначити період перевірки, для якого складено документ;

- об'єктивно висвітлити інформацію;

- чітко і зрозуміло розкрити зміст відповідного документа для особи, яка не складала такого документа;

- ідентифікувати відповідний документ з аудиторською фірмою, для якої він складався, з особою, яка його складала, та часом його складання.

Стандартизація форми аудиторської документації досягається за допомогою визначення обов'язкових реквізитів документа, до яких, зокрема, належать:

- назва документа;

- номер;

- перехресне посилання на документи, з якими він пов'язаний;

- період, що перевіряється;

- зміст;

- виконавці та контролери;

- дата створення;

- розшифровка умовних позначень.

Размещено на Allbest.ru