Учет расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Аспекты расчетов с подотчетными лицами на предприятии

1.1 Понятие, цели, задачи учёта расчётов с подотчётными лицами на предприятии

1.2 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии

2. Учет расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Быстроком»

2.1 Документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Быстроком»

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Быстроком»

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Ввиду того, что налоговые и другие контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение. Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Предметом исследования данной работы является порядок учёта расчётов с подотчётными лицами организации.

Целью курсовой работы является рассмотрение теории и практики ведения бухгалтерского учёта расчётов подотчётными лицами организации.

Для достижения поставленной цели в курсовой работе необходимо решить следующие задачи:

1) раскрыть теоретические аспекты организации расчетов с подотчетными лицами на предприятии;

2) исследовать правовые основы и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами в организации;

3) рассмотреть порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в организации;

4) рассмотреть практику ведения бухгалтерского учёта расчётов с подотчетными лицами на примере ООО «Быстроком».

Расчеты с подотчетными лицами на предприятиях имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств, позволяют установить деловые связи с другими организациями, расширять рынок сбыта своей продукции, работ, услуг.

Объектом исследования курсовой работы является деятельность ООО «Быстроком».

В первой главе курсовой работы - теоретической, мной рассмотрены цели, задачи, документы и нормативно-правовое регулирование учёта расчётов с подотчётными лицами на предприятии, рассмотрена организация данного вида расчётов, приведен состав первичных документов и учётных регистров. Во второй части данной курсовой работы - практической я рассмотрела документальное оформление расчетов с подотчетными лицами и синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Быстроком». Базой для написания работы послужили учебные материалы, законодательные акты, интернет ресурсы, а также работы отечественных ученых и специалистов по исследованию бухгалтерского учета организаций.

1. Аспекты расчетов с подотчетными лицами на предприятии

1.1 Понятие, цели, задачи учёта расчётов с подотчётными лицами на предприятии

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

При ведении расчётов с подотчётными лицами организация преследует следующие цели:

- установление партнёрских отношений с другими организациями в целях расширения производства, заключение выгодных контрактов, способствующих дальнейшему развитию предприятия, поиск новых рынков сбыта своей продукции, работ, услуг;

- обеспечение работоспособности организации;

- приобретение хорошей деловой репутации на отраслевом рынке.

Задачами организации учёта расчётов подотчётными лицами являются контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчёт на:

1) командировочные расходы;

2) хозяйственно-операционные нужды;

3) представительские расходы;

4) расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

5) расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном.

При выдаче денежных средств организация обязана:

a) определить сумму подотчётных средств и срок, на который она выдаётся;

b) получить от подотчётного лица отчёт о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

c) выдавать денежные средства под отчёт при условии полного отчёта им по ранее выданным авансам;

d) запретить передачу подотчётных денежных средств от одного работника другому;

e) определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними включён в учетную политику организации, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет.

1.2 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Исследуя заданную тему, необходимо рассмотреть нормативно-правовое регулирование расчётов с подотчётными лицами. Ниже приведены четыре уровня нормативного регулирования, включающие основные правовые документы, регламентирующие расчеты с подотчётными лицами.

Законодательный уровень нормативного регулирования учёта расчётов с подотчётными лицами.

В нем приведены основные нормативно-правовые акты, устанавливающие единые правовые и методологические нормы организации и ведения расчётов с подотчётными лицами.

Первый (законодательный) уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами составляют Федеральные законы, постановления Правительства РФ.

Нормативный уровень регулирования учёта расчётов с подотчётными лицами - это второй уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами. Данный уровень составляют положения (стандарты) бухгалтерского учета (ПБУ).

Третий уровень (методический) объединяет нормативные документы рекомендательного характера. То есть не являются обязательными. В нем указаны нормативно-правовые акты, регламентирующие бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами: инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств, конкретизирующие общие методологические положения.

Четвёртый уровень нормативно-правового регулирования включает документы по организации и ведению бухгалтерского учёта по отдельным видам имущества, обязательствам и хозяйственным операциям. Это рабочие документы организации, предназначенные для внутреннего пользования, утверждаемые руководителем организации в рамках принятой учётной политики. Данный документ утверждён Приказом Минфина РФ от 30. 12. 1999г. № 107н (в редакции от 09.06.2001г. № 44н ).

Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по выданным наличным денежным средствам ведётся организацией на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций [Счёт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы].

Причём в аналитических регистрах эти расчеты следует отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого используется журнал-ордер № 7.

На сумму денежных средств, выданных под отчёт, делается запись: Д-т сч. 71, К-т сч. 50.

Для правильного отражения организацией расчётов с подотчётными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать: цель командировки; кто направляется в командировку; место командировки; срок командировки; какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке; условия командировки за пределы России; порядок оформления поездки; порядок учёта расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Служебной командировкой признаётся поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определённый срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Расходы по командировкам учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы обслуживающих производств и хозяйств и заготовительно-складских расходов.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счёт целевых источников, относятся на финансовые результаты (без учёта в составе убытков при налогообложении). К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов производственного назначения.

В служебную командировку могут направляться только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги.

При заключении организацией с физическими лицами договоров гражданско-правового характера последние получают от организации денежные средства за выполненные для организации работы и оказанные услуги. Наряду с этим организация может согласно договору производить оплату данным лицам их расходов по найму жилых помещений и проезду к месту выполнения работ (услуг) и обратно. В этом случае расходы по выполнению работ (услуг) списываются организацией на себестоимость продукции (работ, услуг) по статье «Расходы на оплату труда». Расходы организации по возмещению данным лицам их расходов по найму помещений и проезду являются командировочными расходами и списываются на себестоимость по статье «Прочие расходы».

При этом расходы по найму помещений и проезду возмещаются организацией согласно подтверждающим указанные расходы документам.

Состав затрат, включаемые в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России (по заграничным командировкам по согласованию с Министерством иностранных дел России).

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

- по найму жилого помещения;

- по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

- по приезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

- по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

- по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- на проезд, на аэродром или вокзал в местах отправления;

- на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

- на провоз багажа;

- суточные за время нахождения в командировке;

- расходы на оформление заграничных паспортов и других выездных документов; учет расчет подотчетный предприятие

- расходы, связанные с использованием услуг VIP - специальных залов ожиданий.

Наряду с указанными расходами в командировках, как правило, за пределы России командированные работники могут пользоваться услугами переводчиков, а также по сопровождению, обеспечению транспортом в месте пребывания. Данные услуги должны оформляться отдельным договором с организацией, оказывающей их, и включаться в состав общехозяйственных расходов как оплата услуг сторонних организаций по управлению. При этом в должностных инструкциях работников и штатном расписании организации не должно быть работников с указанными функциями.

Оплата суточных за время нахождения на территории РФ производится в рублях. Оплата суточных за время, превышающее 60 дней, производится, начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится учреждение. По однодневным командировкам суточные работникам начисляются в размере 50 % от нормы.

Расчёты с подотчётным лицом отражаются в учёте в рублях путём пересчёта иностранной валюты в рубли в установленном порядке с выявлением курсовой разницы.

При перерасходе иностранной валюты против суммы аванса данная сумма может быть выдана командированному работнику в соответствующей иностранной валюте или в рублях в сумме, исчисленной по курсу рубля к иностранной валюте на дату погашения задолженности (утверждения авансового отчёта). При этом валюта и форма (наличная и безналичная) расчётов определяется организацией по договорённости с командированным работником.

При выдаче под отчёт командированному работнику чеков в бухгалтерском учёте делаются следующие записи:

Корреспонденция счетов по учёту расчётов с подотчётными лицами

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Получены чеки в банке с оценкой в рублях по курсу ЦБ РФ на эту дату	55	52
2.	Отражается курсовая разница на отчётную дату по средствам, обеспечивающим инвалютой чеки	55 (91.2)	91.1 (55)
3.	Отражается сумма чека, выданного работнику под отчёт	71	76
4.	Отражается курсовая разница на отчётную дату по авансу	71 (91.2)	91.1 (71)
5.	Отражается курсовая разница на отчётную дату по расчётам	91.2 (76)	76 (91.1)
6.	Отражается сумма командировочных расходов по предъявлении работником отчёта об использованных чеках	26	71
7.	Списываются денежные средства по предъявлении чеков к оплате	76	55
8.	Возврат работником неиспользованных чеков в кассу	50	71
9.	Продажа (возврат) организацией неиспользованных чеков банку	57	55
10.	Отражается сумма рублей, полученная от продажи	51	57
11.	Финансовый результат от продажи	91.1 (91.9)	91.9 (91.2)

При наличии у командированного работника задолженности по авансу она может быть по соглашению с организацией погашена в соответствующей валюте или рублях к иностранной валюте на дату погашения задолженности (утверждения авансового отчёта).

При этом в бухгалтерском учёте на эти суммы делаются записи: Д-т сч. 50, К-т сч. 71.

В течение срока командировки организация может дополнительно перевести командированному работнику иностранную валюту (продление срока командировки, увеличение суммы расходов) со своего специального валютного счёта на счёт командированного в банке-нерезиденте либо на счёт третьего лица в банке-нерезиденте в пользу командированного, либо в виде перевода до востребования в банк-нерезидент на имя командированного.

По окончании срока командировки неиспользованная по назначению сумма иностранной валюты должна быть переведена командированным работником в уполномоченный банк организации.

В случае приобретения командированным работником на командировочные денежные средства материальных ценностей они считаются использованные на личные нужды.

В противном случае работником (организацией) нарушается валютное законодательство в части наличия лицензии Банка России на эту операцию, а также уплаты таможенных платежей на границе (оформление паспортной сделки, грузовой таможенной декларации).

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.

Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, на оплату работ, услуг. При этом необходимо учитывать следующее:

1. наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;

2. платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчётов наличными между юридическими лицами, - 100000 рублей;

3. лимит устанавливается на один платёж, под которым понимается платёж по одному документу или платёж в один день по нескольким документам;

4. платежи должны вноситься в кассу организации-продавца;

5. при покупке товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон;

6. при покупке у физического лица сделки оформляется договором купли-продажи, который содержит данных физического лица-продавца товара;

7. при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, местожительства продавца, наименование продуктов и т. п.).

Нарушение указанного правила может привести к уплате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведённого платежа.

Таким образом, задачей организации учёта расчётов подотчётными лицами является контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.

Исследуя заданную тему, мы рассмотрели нормативно-правовое регулирование расчётов с подотчётными лицами, а также представили основные нормативные документы, регламентирующие расчёты с подотчётными лицами.

2. Учет расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Быстроком»

2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ООО «Быстроком»

Для практического рассмотрения учета расчётов с подотчётными лицами и его документального рассмотрения нами выбрана коммерческая организация ООО «Быстроком».

Общество с ограниченной ответственностью «Быстроком» учреждено 23.09.1998 года в соответствии с Законом РФ N 123-ФЗ «О приватизации государственных и муниципальных предприятий в Российской Федерации» от 21.07.1997. Учредителем Общества является Государственный комитет РФ по управлению государственным имуществом.

Уставом ООО «Быстроком» определены следующие виды деятельности:

- предоставление услуг междугородной и международной электрической связи в соответствии с полученными лицензиями;

- передача информации по магистральным и внутризоновым сетям связи;

- сдача в аренду линий передач, линейных, групповых и сетевых трактов, каналов тональной частоты, каналов и средств звукового и телевизионного вещания, каналов передачи данных;

- эксплуатация, приобретение, аренда линий связи, сетей передачи информации, средств коммутации, средств телевидения, радиосвязи и радиовещания и других объектов связи на территории РФ и за ее пределами;

- реконструкция и строительство новых линий связи, сетей передачи информации, средств коммутации, средств телевидения, радиосвязи и радиовещания и других объектов связи на территории РФ и за ее пределами, в том числе выполнение проектных и изыскательских работ и функций генерального застройщика;

- выполнение для своих нужд проектных, изыскательских и строительных работ, связанных с сооружением, реконструкцией объектов жилья, и иных объектов, относящихся к инфраструктуре;

- осуществление перевозок грузов и пассажиров для обеспечения эксплуатации существующих и строящихся новых объектов связи (городские, пригородные, внутриреспубликанские, внутрикраевые, внутриобластные, междугородные, межреспубликанские (в пределах РФ), межкраевые, межобластные, междугородные перевозки)

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- авансовый отчет;

- приказы о направлении сотрудников в командировки;

- командировочные удостоверения;

- копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов;

- документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в регистрах синтетического учета и отчетности:

- баланс предприятия (форма № 1);

- отчет о движении денежных средств (форма № 4);

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

- главная книга;

- иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Порядок оформления командировки и расчётов с работником в ООО «Быстроком» происходит в соответствии с Инструкцией № 62, согласно которой:

- для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

- наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

- командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

- фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

- днём выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днём возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

- перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдаётся денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных);

- организации можно рассчитываться с командированным работником по предварительному расчёту. В этом случае работник в авансовом отчёте не представляет документы, подтверждающие расходы по командировке;

- по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчёт с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведённых расходов. По утверждение отчёта руководителем он передаётся в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учёте использованных сумм.

Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1.

Работник должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.

В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

Первичные учётные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Проверенный авансовый отчёт утверждается руководителем организации и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

ООО «Быстроком» применяет унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, утвержденные Госкомстатом РФ.

При оформлении финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные формы, применяются самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» [п. 2 ст. 9]:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Право подписи первичных учетных документов, правила и порядок организации документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных документов регламентируются внутренними организационно - распорядительными документами организации.

Общество ведет бухгалтерский учет на основании единого рабочего плана счетов.

Достоверность данных, содержащихся в годовой бухгалтерской отчетности, подтверждается Ревизионной комиссией и аудитором ООО «Быстроком». Перед опубликованием годовой бухгалтерской отчетности она предварительно утверждается Советом директоров. Для целей составления отчетности ООО «Быстроком» признает финансовым годом период с 1 января по 31 декабря календарного года.

Бухгалтерия действует на основании Положения о бухгалтерии, которое определяет её функции, права, обязанности и ответственность. В целях ведения бухгалтерского учета бухгалтерия осуществляет сбор, обработку и группировку информации в виде сводных регистров аналитического и синтетического учета, внесение записей на счета бухгалтерского учета и составление внутренней и внешней бухгалтерской и финансовой отчетности.

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Быстроком»

Ведение бухгалтерского учета в ООО «Быстроком» и составление его бухгалтерской отчетности осуществляет бухгалтерская учётная служба организации, возглавляемая главным бухгалтером.

На рассматриваемом нами предприятии действует функциональная структура бухгалтерии. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителем подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетентности.

Работники ООО «Быстроком» (в том числе и совместители), которым выдаются из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании, получают денежные средства по следующим направлениям:

- на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды;

- на оплату представительских расходов.

Согласно Инструкции 94н по применению Плана счетов аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче.В соответствие с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. Перечень подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные деньги под отчет, утверждён приказом руководителя ООО «Быстроком».

Синтетическиё учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Быстроком» ведётся в журнале-ордере №7 и на активно-пассивном счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». В данном учётном регистре осуществляется также аналитический учёт по каждому подотчётному лицу. Рассмотрим конкретные примеры осуществления расчётов с подотчётными лицами в ООО «Быстроком».

Начальник коммерческого отдела Иванов С. П. был направлен в командировку в Москву сроком на 4 дня с 5 по 8 марта 2012 г. включительно в связи с производственной необходимостью.

Основанием для выезда являлся приказ (распоряжение) о направлении Иванова С. П. в командировку, в котором были указаны фамилия, инициалы, структурное подразделение, должность командируемого Иванова С. П., цель, время и место командировки. Приказ о направлении Иванова С. П. был оформлен на основании служебного задания с указанием цели командировки. На основании приказа о направлении работника в командировку Иванову С. П. было выдано командировочное удостоверение, в котором сделаны отметки о времени прибытия и выбытия работника, заверенные подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен .

Сумма аванса - 3100 руб. исходя из следующего расчёта: проезд в оба конца 1600 руб. (включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату за пользование постельными принадлежностями в поезде и оплату услуг по предварительной продаже билетов). Проживание в гостинице - 1100 руб, суточные - 400 руб. (100 руб. на 4 дня).

Фактические расходы по окончании командировки составили 3280 руб. учитывая ходатайство Иванова С. П. на имя генерального директора организации об увеличении размера суточных в связи с более высоким уровнем цен в г. Москва, в соответствие с решением генерального директора суточные были установлены в размере 120 руб. в день, а всего на 480 руб. Кроме того, Иванов С. П. представил в бухгалтерию квитанцию об оплате за проживание в гостинице на сумму 1200 руб. (600 руб. в день).

В учёте производственные расходы в пределах действующих норм ставили 3100 руб. (100 руб. (4 дня) + 550 руб. (2 дня) + 1600 руб.); сверх норм - 180 руб. (3280 руб. - 3100 руб.). Однако, принимая во внимание, что с 1 января 2002 г. следует руководствоваться главой 25 части второй НК РФ, согласно которой в себестоимость для целей налогообложения можно включать всю сумму произведённых расходов по найму жилых помещений, включая и оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, сумма превышения за проживание в размере 100 руб. (1200 руб. -1100 руб.) не учитывалась как доход работника. Сумма командировочных расходов сверх установленных норм (80 руб.) рассматривалась как доход работника. Она была включена в его совокупный годовой доход, с которого должен быть исчислен налог на доходы физических лиц.

В соответствие с действующим законодательством вся сумма расходов по командировке - 3280 руб. подлежит отнесению в состав текущих издержек ООО «Быстроком».

Прибыль для целей налогообложения увеличивается на суммы превышения фактических затрат, включённых в стоимость услуг, над установленными лимитами, нормами и нормативами по командировочным расходам связанной с производственной деятельностью. На счетах бухгалтерского учёта указанная сумма превышения никакой проводкой не отражается.

В соответствие с приведёнными выше операциями в учёте следует отразить следующие записи:

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
1.	Выдан аванс начальнику коммерческого отдела Иванову С. П.	71	50	3100
2.	Расходы Иванова С. П. включены в состав текущих расходов организации	26	71	2813
3.	Налог на добавленную стоимость	19	71	467
4.	сумму НДС, принятую к вычету,	68	19	467
5.	Сумма перерасхода по командировке	71	50	180

Подотчётное лицо Иванов С. П. в соответствие со служебным заданием для направления в командировку и отчёта о его выполнении в указанные сроки (в течение трёх дней со дня возвращения из командировки) представил авансовый отчёт об израсходованных суммах. Бухгалтером Быстрых О.Н. было проверено целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Следующим примером учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Быстроком» является удержание невозвращенных своевременно менеджером отдела продаж подотчётных сумм.

Работник Смирнов Н. И. 21.06.2012 года получил наличные денежные средства под отчёт для поездки в командировку в сумме 1500 руб. Командировка была отменена. Работник не возвратил в срок неизрасходованный аванс.

В этом случае бухгалтерия ООО «Быстроком», руководствуясь ст.124 КЗоТ РФ, установила, что для погашения задолженности работника своему предприятию организация произведёт удержания из сумм оплаты труда, в частности, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку.

В соответствие с этим в бухгалтерском учёте организации были сделаны следующие записи:

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
1.	выданы подотчётному лицу денежные средства на командировочные расходы	71	50	1500
2.	списана подотчётная сумма, своевременно нне возвращённая работником	94	71	1500
3.	удержана из оплаты труда работника задолженность по авансу, выданному под отчёт	70	94	1500

В качестве примера выдачи денежных средств под отчёт на представительские расходы в ООО «Быстроком» можно рассмотреть следующий пример:

В марте 2012 года ООО «Быстроком» принимало делегацию ООО «Связьинвест», прибывшую на переговоры для заключения договоров о реконструкции и строительстве новых линий связи. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение завтраков, обедов и ужинов на сумму 12 600 руб., в том числе НДС - 1922 руб.

Для оплаты представительских расходов менеджеру по связям с общественностью ООО «Быстроком» Петрову М. Д. был выдан аванс в сумме 15 000 руб.

Расходы ООО «Быстроком» на оплату труда работников в I квартале 2012 года составили 180 000 руб.

Сумма представительских расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, составляет:

4% от 180 000 руб. = 7200 руб.

Сумма НДС, которая подлежит налоговому вычету, составит:

7200 руб. * 18% : 118% = 1098 руб.

При отражении представительских расходов бухгалтерией ООО «Быстроком» были сделаны следующие записи:

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
1.	Наличные денежные средства Петрову М. Д. для оплаты представительских расходов	71	50	15 000
2.	Учтена сумма НДС по представительским расходам	19	71	1922
3.	Произведен налоговый вычет НДС по представительским расходам	68	19	1098
4.	Учтены представительские расходы	76	71	12 600
5.	Списан НДС, не принимаемый к вычету	91	19	824
6.	Петров М. Д. вернул в кассу неизрасходованные средства.	50	71	2400

Для контроля за правильным расходованием подотчетных сумм в ООО «Быстроком» установлены предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Данные нормативы утверждены приказом руководителя организации от 15 января 2012 года.

После каждого приема делегации менеджер по связям с общественностью, ответственный за оформление представительских расходов, составляет отчет. В отчете работник указывает дату и место проведения приема, его программу, участников встречи и величину представительских расходов. Таким образом, отчёт о приёме делегации позволяет контролировать правильное расходование подотчётных сумм в организации.

Таким образом, на примере открытого акционерного общества ООО «Быстроком» была рассмотрена организация учета расчётов с подотчётными лицами.

Всё вышеперечисленное подчёркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Заключение

В курсовой работе мной рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных лиц, сумм, право и порядок получения денег под отчет при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, на хозяйственные нужды, на оплату представительских расходов, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском учёте.

На примере общества с ограниченной ответственностью «Быстроком» была рассмотрена организация учета расчётов с подотчётными лицами, а также общая теория учёта данных расчётов.

Рассмотрев практические аспекты организации учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Быстроком», следует отметить, что данные операции в организации ведутся в соответствии с нормативно-правовыми документами, регламентирующими расчёты с подотчётными лицами, а также ведётся строгий и чёткий контроль за правильностью отражения рассматриваемых операций в бухгалтерском учёте организации.

Расчёты с подотчётными лицами способствуют продвижению фирмы, позволяют заключать выгодные договоры, что приводит к увеличению оборачиваемости денежных средств.

Список литературы

1. Трудовой Кодекс РФ от 30. 12. 2001 г. № 197-Ф (ред. от 30.12.2015);

2. Налоговый Кодекс РФ от 31. 07. 1998 г. № 146-ФЗ с внесенными изменениями;

3. Гражданский Кодекс РФ от 30.12.2012 N 302-ФЗ;

4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» 402-фз от 06.12.2011;

5. Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» Федеральный закон РФ от 08.12.2010 N 348-ФЗ;

6. Федеральный закон «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» от 15. 12. 2001 г. № 167-ФЗ;

7. Бухгалтерский учет. Учебник для вузов - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2012;

8. Волков Н. Г. Учёт расчётов с подотчётными лицами//Бухгалтерский учёт.-2000.-№4;

9. Программа информационной поддержки российской науки и образования - Консультант плюс.

10. Интернет ресурс для бухгалтеров - главбух.

11. Интернет ресурс - центр управления финансами.

Размещено на Allbest.ru

...