Спеціальні види діловодства

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Спеціальні види діловодства

Конфіденційне діловодство

Конфіденційне діловодство є діяльністю, що забезпечує

документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами та захист інформації, що міститься в них.

Види конфіденційної інформації

Інформація за режимом доступу поділяється на відкриту та інформацію з обмеженим доступом [3, ст. 28]. Інформація з обмеженим доступом поділяється за своїм правовим режимом на конфіденційну та таємну [З, ст. ЗО].

Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються згідно з їх бажанням на передбачених ними умовах. Конфіденційну інформацію можна поділити на дві категорії: конфіденційна інформація, що є власністю держави, конфіденційна інформація, що не є власністю держави.

Конфіденційна інформація, що є власністю держави, знаходиться в користуванні органів державної влади або органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності.

До конфіденційної інформації, що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, не можуть бути віднесені такі відомості [3, ст. 30]:

o про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту;

o про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, які сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян;

o про стан здоров'я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти і культури населення;

o стосовно стану справ із правами і свободами людини і громадянина, а також фактів їх порушень;

o про незаконні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб;

o інша інформація, доступ до якої відповідно до законів України та міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, не може бути обмеженим.

Порядок роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію, визначає Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави [14].

Цей порядок передбачає:

o розроблення і введення в дію міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними та Київською і Севастопольською міськими державними адміністраціями переліків конфіденційної інформації, яка перебуває в їх володінні, користуванні й розпорядженні та є власністю держави;

o присвоєння документам, що містять інформацію згідно з переліками, грифу обмеженого доступу "Для службового користування" ("ДСК"), що передбачає допуск до таких документів лише певних категорій працівників;

o здійснення контролю за нерозголошенням відомостей, що містяться в документах з грифом "ДСК", режимно-секретними підрозділами установи;

o надання громадянам доступу до інформації, що міститься в документах з грифом "ДСК", лише за наявності письмового запиту від установи, в якій працює громадянин, за згодою керівника установи або в масових бібліотеках за аналогічним письмовим клопотанням;

o надання представникам ЗМІ доступу після попереднього розгляду конкретних документів експертними комісіями (далі - ЕК) за письмовим дозволом керівника установи, що надала документу гриф "Для службового користування".

Конфіденційна інформація, що не є власністю держави, належить громадянам, юридичним особам, які володіють інформацією ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, одержаною на власні кошти, або такою, яка є предметом їхнього професійного, ділового, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законом таємниці. Власники такої інформації самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи належність до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї систему (спосіб) захисту. Склад і обсяг таких відомостей та порядок їх захисту визначає суб'єкт господарювання.

До різновидів конфіденційної інформації, що не є власністю держави, належать комерційна таємниця, банківська таємниця.

Господарським Кодексом України [9] поняття "комерційна таємниця" визначено як відомості, що не є державною таємницею, пов'язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяльністю підприємства, розголошення яких може завдати шкоди його інтересам. До конфіденційної інформації, таким чином, може бути віднесений досить широкий спектр питань у різних сферах життєдіяльності суб'єктів правовідносин.

Комерційною таємницею можуть бути відомості технічного, організаційного, комерційного, виробничого та іншого характеру, за винятком тих, які відповідно не можуть бути віднесені до комерційної таємниці.

Згідно з Переліком відомостей, що не становлять комерційної таємниці [11], не можуть бути віднесені до комерційної таємниці:

o установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою чи господарською діяльністю та її окремими видами;

o інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

o дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов'язкових платежів;

o відомості про чисельність і склад працюючих, їх заробітну плату в цілому та за професіями й посадами, а також наявність вільних робочих місць;

o документи про сплату податків і обов'язкових платежів;

o інформація про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди здоров'ю, а також інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків;

o документи про платоспроможність;

o відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах,

малих підприємствах, спілках, об'єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю;

- відомості, що відповідно до чинного законодавства підлягають оголошенню.

Суб'єкти господарювання зобов'язані надавати зазначені відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до чинного законодавства за їх вимогою [11].

Отже, відомості, які можуть бути віднесені до комерційної таємниці, наприклад підприємства, повинні мати такі ознаки:

o не містити державної таємниці;

o не завдавати шкоди інтересам суспільства;

o стосуватися виробничої діяльності підприємства;

o мати дійову або потенційну комерційну цінність та створювати переваги в конкурентній боротьбі;

o мати обмеження в доступі тощо.

Порядок роботи з документами, що містять комерційну таємницю, розробляється суб'єктом господарювання.

Оскільки законодавством України не встановлено, які саме грифи обмеженого доступу слід використовувати на матеріальних носіях інформації, що містять комерційну таємницю, то при виборі грифів слід пам'ятати, що вони не повинні збігатися з грифами, використовуваними у сфері захисту державних таємниць. Як правило, на документах, що містять комерційну таємницю, використовують гриф "Комерційна таємниця" ("КТ") або "Конфіденційно" ("Конф.").

Питання збереження банківської таємниці та забезпечення конфіденційності інформації визначено законодавством [5], відповідно до якого банківською таємницею є інформація про діяльність та фінансовий стан клієнта, що стала відома банку в процесі його обслуговування та взаємовідносин з клієнтом при наданні послуг банку і розголошення якої може завдати матеріальної чи моральної шкоди клієнту. Банківську таємницю, зокрема, становлять такі відомості: про стан рахунків клієнтів, у т. ч. кореспондентських рахунків банків у Національному банку України; операції, проведені на користь чи за дорученням клієнта, укладені ним угоди; фінансово-економічний стан клієнтів; системи охорони банку та клієнтів стосовно комерційної діяльності клієнтів.

Банки зобов'язані забезпечувати збереженість банківської таємниці шляхом обмеження кола осіб, що мають доступ до інформації, яка становить банківську таємницю, організацію спеціального діловодства з документами, що містять банківську таємницю, застосування технічних засобів для запобігання несанкціонованому доступу до електронних та інших носіїв інформації, застосування застережень щодо збереження банківської таємниці та відповідальності за її розголошення у договорах між банком та клієнтом [5].

Відповідно до Правил зберігання, захисту, використання та розкриття банківської таємниці на відповідних документах проставляється гриф "Банківська таємниця".

Забезпечення захисту конфіденційної інформації

Якщо у процесі діяльності установи створюються конфіденційні документи, то видається наказ керівника про затвердження списку посадових осіб, які мають право працювати з ними.

Посадові особи, у т. ч. працівники служби діловодства (секретар), які працюють з конфіденційними документами, мають бути обізнані з правилами роботи з ними, ознайомлені під розписку з відповідними відомчими інструкціями або індивідуальною інструкцією, що визначає порядок роботи з конфіденційною інформацією.

Співробітникам (виконавцям), яких допущено до роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, забороняється усно чи письмово розголошувати будь-які відомості, що містяться в цих документах, якщо це не викликано службовою необхідністю.

Установи, у процесі діяльності яких створюються документи, що містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, повинні дотримуватися вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави [14].

Серед методів захисту конфіденційної інформації, що не є власністю держави, можна виокремити такі:

o розроблення положення про конфіденційну інформацію установи;

o підготовка інструкції, що визначає порядок обліку, зберігання і використання документів, що містять конфіденційну інформацію;

o розроблення інструкції щодо дотримання співробітниками режиму нерозголошення конфіденційної інформації;

o включення до статуту (положення) установи розділів, що регламентують захист конфіденційної інформації;

o розроблення угоди про нерозголошення конфіденційної інформації, що укладається з особами, які мають доступ до такої інформації.

З метою забезпечення збереженості та захисту банківської таємниці банки зобов'язані з урахуванням вимог, визначених Правилами зберігання, захисту, використання та розкриття банківської таємниці, розробити внутрішні положення, в яких встановити спеціальний порядок ведення діловодства з документами, що містять банківську таємницю, зокрема визначити: порядок реєстрації документів, роботи з документами, що містять банківську таємницю, відправлення та зберігання документів, які містять банківську таємницю, а також особливості роботи з електронними документами, що містять банківську таємницю.

Особливості організації конфіденційного діловодства

Конфіденційне діловодство загалом базується на тих самих принципах, що й загальне діловодство, але водночас має відмінності, зумовлені конфіденційністю документованої інформації.

За сферою діяльності відкрите діловодство поширюється на управлінські дії і включає переважно управлінські документи. Конфіденційне діловодство поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включаючи не тільки управлінські, але й науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні тощо). До конфіденційних документів належать і деякі документи з особового складу.

Окрім того, конфіденційне діловодство поширюється, поряд з офіційними документами, і на їх проекти, робочі записи, що не мають необхідних реквізитів, але містять інформацію, що підлягає захисту.

Відмінність конфіденційного діловодство від відкритого полягає в тому, що в ньому конфіденційна інформації повинна захищатися не тільки від утрати, але й від недозволеного виходу такої інформації за межі зони функціонування, що захищається, або встановленого кола осіб, які мають право працювати з нею.

Сутність конфіденційного діловодства зумовлена його організаційними і технологічними особливостями, до яких належать:

o суворе регламентування складу документів установи, що містять конфіденційну інформацію, та їх видання;

o обов'язковий облік кожного примірника; поаркушний облік усіх без винятку документів та їх проектів;

o якнайбільша повнота реєстраційних даних про кожен документ;

o фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа;

o проведення систематичних перевірок наявності документів;

o дозвільна система допуску до документів і справ;

o жорсткі вимоги до умов зберігання документів і користування ними;

o персональна відповідальність за облік, збереженість документів і порядок користування ними.

Ці особливості водночас є й вимогами до конфіденційного діловодства.

До завдань конфіденційного діловодства належать:

o документаційне забезпечення усіх видів конфіденційної діяльності;

o захист документованої інформації, що утворюється в процесі конфіденційної діяльності

При документуванні конфіденційної інформації варто враховувати такі аспекти:

o обсяг конфіденційних відомостей, що включаються в документ, має бути мінімальним і визначатися реальною ситуацією;

o документ завжди повинен стосуватися лише одного питання (теми) - це є важливим не стільки для швидкого доведення документа до виконавців, скільки для забезпечення чіткого функціонування системи доступу персоналу до конфіденційної інформації, необхідної лише певному співробітнику, та запобігання несанкціонованому ознайомленню співробітників установи й інших осіб з інформацією, що має обмежений доступ;

o зведені планові, організаційні, розпорядчі (зокрема, накази з основної діяльності), звітні та інші подібні документи, що складаються у вигляді багатоадресних схем, текстової частини завдань і виконавців, не повинні розсилатися підрозділам і виконавцям у повному обсязі (такі документи доводять до виконавців вибірково - у вигляді витягів, персоніфікованих додатків-завдань);

o інформація з обмеженим доступом повинна бути максимально локалізована в конкретній частині документа, його розділі, додатку, фотоілюстрації, графіку, окремій дискеті, електронному масиві з ускладненою системою доступу (наприклад, великий за обсягом документ може мати окремий розділ, що містить комплекс інформації обмеженого доступу).

Склад документованої конфіденційної інформації залежить від компетенції і функцій установи, характеру її діяльності, взаємозв'язків з іншими установами, порядку розв'язання питань.

Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу, який проставляється в правому верхньому куті першої сторінки, а для видань - на обкладинці та титульному аркуші. Нижче грифа зазначається номер примірника. діловодство обмежений конфіденційний інформація

Оскільки гриф обмеженого доступу не може бути нанесений на магнітний носій, він має бути обумовлений у супровідному листі. Гриф проставляється виконавцем та особою, яка підписує документ, на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

Відповідальність за забезпечення правильного обліку, зберігання і використання конфіденційних документів несуть керівники установ.

Ведення обліку (реєстрації), зберігання, розмноження конфіденційних документів покладається, як правило, на службу діловодства (секретаря), що веде облік несекретної документації, а запобігання розголошенню відомостей, що містяться в таких документах, - на режимно-секретний підрозділ установи. Проте, керівники установ, що володіють комерційною інформацією, можуть встановлювати інший порядок приймання й обліку такої документації, зокрема покладати ці функції на спеціальні підрозділи.

Размещено на Allbest.ru