Організація і планування ревізій та перевірок

Размещено на http://allbest.ru

Організація і планування ревізій та перевірок

Під організацією контрольно-ревізійної роботи розуміють комплекс заходів спрямованих на здійснення господарського контролю безпосередньо в підвідомчих або інших підприємствах. Лише за умови належної організації контрольно-ревізійного процесу можна отримати повну та достовірну інформацію про стан господарської діяльності підприємства, виявити відхилення та недоліки, а також визначити фактори, які будуть запобігати виникненню негативних явищ в майбутньому.

Найбільший результат в ревізійній діяльності досягається при правильному і раціональному її плануванні, тому що від цього залежить ефективне використання контрольно-ревізійного апарату та кадрів, робочого часу на проведення ревізій і перевірок, логічної організації ревізій та їх якості.

План ревізії - це документ, в якому вказується перелік контрольно- ревізійних робіт, які необхідно виконати, кількість часу, спосіб ревізії, дата початку і закінчення конкретної роботи та виконавці.

Складання планів відбувається у кожному контрольно-ревізійному органі в кінці звітного періоду на наступний рік або квартал та ґрунтується на базі попередньої інформації про ревізії та перевірки, стану справ на підприємствах та з урахуванням певної послідовності.

В першу чергу ревізії призначаються на тих суб'єктах господарювання, з яких надходять скарги та сигнали про запущеність обліку, крадіжки, безгосподарність, у другу - підприємства, які не ревізувалися більше року, в третю - підприємства, які потребують практичної допомоги.

У планах передбачають перелік усіх підприємств і організацій, які підлягають ревізії, вказують відомості про попередні ревізії та перевірки, а також планові показники: ревізійний період, час і вид проведення ревізій і перевірок, виконавців. Тривалість ревізії планують з урахуванням стану економічної діяльності, розміру і спеціалізації підприємств, періоду після останньої перевірки, але, як правило, не більше ЗО днів, для позапланової 15 днів.

Під час планування контрольно-ревізійної роботи треба враховувати, що ревізія підприємства, організації в плановому порядку чи за ініціативою органів контролю може проводитися не частіше ніж один раз на рік, а за поданням правоохоронних органів - незалежно від кількості раніше проведених на цьому об'єкті ревізій і перевірок. Плановий термін проведення ревізії зазвичай становить - ЗО робочих днів.

План складають виходячи з рівномірного навантаження працівників ревізійного відділу та реальних можливостей контролера перевірити на належному рівні відповідну кількість підприємств.

Виділення резерву часу необхідно передбачити для виконання позапланових завдань та здійснення непланових ревізій, перевірок за вимогою правоохоронних і вищих органів управління, а також на підготовку до ревізій і перевірок та контролю за виконанням рішень, що прийняті па підставі результатів раніше проведених ревізій.

Контрольно-ревізійні заходи, передбачені в плані, повинні охоплювати період, починаючи з дати закінчення попереднього контролю і до встановленого терміну нової перевірки.

Термін між проведенням планових ревізій та перевірок на підприємствах, в установах та організаціях не може бути менше ніж 1 рік і не повинен перевищувати унормованих термінів зберігання підприємствами, установами та організаціями первинних бухгалтерських документів, що вказують на факт виконання господарських операцій і є підставою для складання фінансової звітності. Тривалість ревізій може відрізнятися в залежності від об'ємів господарської діяльності підприємства, сукупного річного валового доходу, кількісного складу і кваліфікації ревізійної бригади та ін.

За складання та виконання плану проведення ревізій і перевірок відповідальність покладено на керівника контролюючої установи. Для раптового характеру ревізії, строки проведення контролю та його виконавці розголошенню не підлягають, тому в плані не зазначаються особи, які будуть проводити ревізію.

План ревізії повинен бути обґрунтованим та гнучким, тобто обґрунтованість плану передбачає врахування умов роботи об'єкта, що ревізується, тенденцій його розвитку, цілей ревізії та витрат часу на її проведення.

При визначенні планових витрат часу необхідно враховувати інші фактори, як обсяг документообігу, ступінь автоматизації обробки інформації, спосіб перевірки документів, кількість місяців, що підлягають перевірці.

Гнучкість плану означає, що при плануванні слід брати до уваги ймовірні результати. Тобто план може доповнюватись та уточнюватись, виходячи із конкретних обставин.

Річний план складається на рік, підписується керівником контрольного органу, складається в одному примірнику та затверджується керівником вищестоящого органу.

Для уточнення річних планів складають квартальні плани, в яких фіксуються строки проведення та період, за який проводиться ревізія, обсяг і тривалість ревізії та прізвища ревізорів. Квартальний план складається за 10- 12 днів до початку нового кварталу. Його підписує начальник відділу контрольно-ревізійної служби, затверджує керівник відомства.

Індивідуальні місячні або квартальні плани ревізій для кожного контролера складаються відповідно до квартальних планів-графіків.

Для виконання покладених завдань, голови комісій по перевірках складають плани ревізійних комісій, які затверджуються на засіданнях контрольних органів. В таких планах вказують перелік об'єктів та період перевірки, виконавців, строки і спосіб перевірки та можуть складатися у довільній формі.

Планування перевірок фінансово-господарської діяльності суб'єктів господарювання, які проводяться для забезпечення своєчасності, достовірності, повноти нарахування та сплати податків, зборів, платежів, здійснюється щокварталу контролюючими органами та органами державного фінансового контролю.

У разі коли контролюючими органами та органами державного фінансового контролю планується проведення у звітному періоді перевірок одного і того самого суб'єкта господарювання, такі перевірки проводяться зазначеними органами одночасно.

Підготовку до ревізій починають із моменту затвердження плану документальної ревізії. Вона охоплює попереднє ознайомлення з матеріалами, що характеризують діяльність підприємства, яке підлягає ревізії, складання програми або робочого плану, систематизацію нових нормативних актів, підготовку макетів таблиць, відомостей та інших робочих документів по оформленню результатів ревізій.

Підготовка до ревізії поділяється на такі етапи (табл. 1

Таблиця 1.

Етапи підготовки до ревізії

Плани ревізій (перевірок) доповнюють програмами та індивідуальними планами контролерів. Програми можуть бути типовими й індивідуальними для кожного підконтрольного суб'єкта господарювання, а також з різним ступенем деталізації.

Типові програми складають окремі відомства з урахуванням спеціалізації та організації виробничої діяльності підпорядкованих підприємств. Програму складають в двох примірниках на основі діючих інструкцій про проведення ревізій і матеріалів, які вивчають у процесі підготовки до ревізій і перевірок.

Ревізор може одержати інформацію про дане підприємство з таких джерел: акт попередньої ревізії (перевірки), матеріали перевірок інших органів контролю; річні звіти, рішення балансової комісії при розгляді й обговоренні річного звіту; усна, письмова інформація від фахівців управління (об'єднання); інформація від окремих підприємств та організацій, які мають ділові стосунки з підприємством, що підлягає ревізії; інформація з газет і журналів.

Особливо важлива інформація в актах попередніх ревізій і річному звіті. Ревізор звертає увагу на виявлені порушення й інші недоліки та обставини, за яких виникли порушення, робить попередній оглядовий аналіз показників звіту. На підставі цього виявляють проблемні ділянки роботи підприємства і намічають напрями перевірки його виробничо-фінансової діяльності, що дозволяє логічно організувати час на проведення контрольного заходу та сконцентрувати увагу на актуальних питаннях, щоб забезпечити їх глибоку перевірку.

При вивченні матеріалів попередньої ревізії потрібно проаналізувати інформацію про виконання рішень або розпоряджень про усунення порушень, які виявлені при проведенні попередніх контрольно-ревізійних заходах, якщо такі мали місце.

На основі зібраних даних і одержаних завдань по перевірці конкретних ділянок роботи керівництво вищим органом управління складає програму і робочий план ревізії. Останній включає перелік ревізійних операцій (процедур), які потрібно виконати, в хронологічному порядку, прийоми і способи їх виконання та виконавців.

Підготовчий період завершується інструктажем і обміном пропозиціями всіх членів ревізійної бригади перед виїздом на об'єкт ревізії. Інструктаж проводить начальник ревізійного відділу, керівник ревізійної бригади, головний бухгалтер в окремих випадках - керівник управління. Від якості підготовчої роботи значною мірою залежить ефективність ревізії.

Призначення ревізії і перевірки оформляють наказом або розпорядженням керівника відповідного органу управління, в якому вказують вид ревізії, назву підприємства, період, за який необхідно перевірити виробничо-фінансову діяльність, прізвище та ініціали керівника та всіх членів ревізійної групи строк проведення та подання матеріалів ревізій, кількість днів на перевірку кожному члену ревізійної групи.

На основі наказу кожному з них виписують посвідчення про відрядження, яке повинно містити: посаду, прізвище, ім'я, по батькові, об'єкт чи мету перевірки, термін її проведення. Посвідчення реєструється в спеціальному журналі, йому надасться відповідний порядковий номер. Керівнику ревізійної бригади вручають програму ревізії, копію наказу або виписку з наказу про проведення ревізії.

Службові особи контролюючого органу зобов'язані пред'явити керівнику підприємства, що ревізується, розпорядження (наказ) на проведення ревізії, службове посвідчення і поставити свої підписи в журналі реєстрації перевірок підприємства.

Порядок проведення ревізій

Проведення ревізії (перевірки) об'єднує ряд послідовних етапів (стадій) і називається ревізійним процесом. Він включає в себе підготовку до ревізії і складання її програми, ревізію каси, організацію інвентаризації цінностей на підприємстві, обстеження об'єктів ревізії і документальну перевірку операцій та облікових даних (рис. 1).

Рис. 1. Послідовність контрольно-ревізійного процесу при проведенні ревізії господарюючого суб'єкта

Прибувши на об'єкта ревізії (підприємство), керівник ревізійної групи пред'являє керівнику наказ про проведення ревізії та посвідчення на перевірку. Керівник викликає головного бухгалтера та інших головних спеціалістів і керівників відповідних служб і проводить коротку нараду, на якій повідомляє про мету і завдання ревізії, дає відповідні розпорядження спеціалістам щодо участі в організації та проведенні ревізії на окремих ділянках, підготовки необхідної інформації тощо. Після цього члени ревізійної групи приступають до ревізії на своїх ділянках відповідно, до програми.

Участь представників ревізованого об'єкту в ревізії забезпечує об'єктивність та достовірність її результатів, виключає помилки у висновках ревізії. перевірка звіт інвентаризація контролюючий

Представники об'єкту ревізії мають право: надавати пояснення ревізорам з питань, що мають відношення до ревізії; знайомитися з усіма документами, які с підставою для висновку про недоліки в роботі підприємства; бути присутніми при інвентаризації цінностей, при контрольних обмірах, запусках сировини та матеріалів у виробництво, оглядах цінностей, взятті проб та зразків для аналізу; знайомитися з актами ревізії та надавати письмові пояснення; надавати ревізору відповідні документи; наполягати на додатковій перевірці фактів, що мають відношення до виявлених порушень.

Для оптимізації робочого часу, відведеного для проведення ревізії, ревізор складає робочий план і контролює його основні розділи. Програма ревізії уточнюється на місці з врахуванням проведеного обстеження, інвентаризації і результатів аналізу основних показників підприємства і його підрозділів. Зокрема, можуть бути уточнені терміни, обсяги, способи і напрями ревізії. Ці зміни знаходять відображення в робочому плані кожного виконавця.

Розпочинається контрольно-ревізійна робота з ревізії каси і касових операцій. Далі проводиться обстеження ревізованого об'єкту: оглядають сховища і склади матеріальних цінностей, підсобні приміщення, ангари, будівельні майданчики, розміщення і склад виробничих підрозділів, та інше в залежності від специфіки суб'єкта господарювання. У результаті одержують загальну уяву про стан справ на підприємстві, уточнюють програму і завдання перевірки та загальний обсяг ревізійної роботи.

Одразу ж проводять інвентаризацію матеріальних цінностей. Основним завданням інвентаризації є контроль за збереженням цінностей шляхом перевірки їх реальної наявності і порівняння з їх залишками, що відображені за даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризація виявляє помилки при обліку цінностей, крадіжки, обважування і пересортиці сировини, матеріалів, готової продукції та інших цінностей, а також зміни в залишках цінностей, які при поточному обліку не підлягають оформленню документами. Залежно від способів узагальнення результатів, об'ємів, періодичності та інших ознак розрізняють такі види інвентаризацій: повна, часткова, суцільна, вибіркова, планова, позапланова, повторна, контрольна, перманентна (безперервна). За виявленими нестачами та залишками цінностей, а також сумарними різницями від їх пересортиці матеріально відповідальні особи зобов'язані в письмовому вигляді дати пояснення щодо отриманих розходжень. Висновки, пропозиції та рішення комісії оформляють протоколом, який підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.

Наступним кроком після цієї організаційної частини є перехід ревізора до найбільш серйозної, відповідальної і трудомісткої роботи - перевірки діяльності підприємства за документами і регістрами бухгалтерського обліку, його стану, контролю і звітності підприємства, де головною метою є встановлення дійсності, законності і господарської доцільності операцій, перевірка правильності їх документального оформлення, виявлення фактів зловживань, порушень фінансової і кошторисної дисципліни.

Послідовність документальної перевірки може бути різною залежно від конкретних завдань і цілей, підготовленості ревізорів, їх, особистих якостей та стилю роботи. Як правило, після ревізії каси і касових операцій починається суцільна перевірка банківських, розрахункових і кредитних операцій. Далі можна розпочинати перевірку операцій з необоротними активами, запасами тощо.

Після цього, як правило, проводиться перевірка фінансового стану підприємства, правильності створення, доцільності та законності використання фондів, розподілу прибутку, а також виконання плану капітальних вкладень і капітального ремонту. На завершення проводиться перевірка виконання рішень за результатами попередніх ревізій і перевірок.

Велику увагу приділяють безпосередній перевірці документів щодо правильності заповнення та їх оригінальності, а саме: оглядають документи на предмет їх підклеювання, підчищення, травлення, дописування та іншого втручання в записи; перевіряють підроблення за особливостями почерку та особистими підписами, що можуть значно відрізнятися в одних і тих самих або різних документах; визначають дотримання правил складання та оформлення документів; зіставляють відображені в документі операції з фактичними даними; порівнюють різні примірники одного документа, копії документа з оригіналом, перевіряють номери документа у книзі реєстрації тощо.

Основними способами перевірки документів є такі:

1. Хронологічний - передбачає розгляд документів за датами (днями, місяцями), за порядком розміщення документів у папках, при меморіальних ордерах, звітах, зведених накопичувальних відомостях.

2. Систематизований - розглядають документи за економічно однорідними господарськими операціями у розрізі окремих ділянок.

3. Комбінований - полягає в дослідженні документів, яке поєднує хронологічний і систематизовані способи, тобто кілька документів перевіряються у послідовності, в якій вони підшиті, а інші - за економічно однорідними операціями;

4. Вибірковий - за якого ревізор за певною схемою відбирає частину документів для їх вивчення.

5. Суцільний - перевірці підлягають доходи та фінансові результати, витрати, касові і банківські операції, розрахунки з підзвітними особами, вексельні операції, власний капітал і забезпечення зобов'язань, про що зазначають у програмі ревізії або в робочому плані ревізора. У випадку, коли вибірковою перевіркою виявлено серйозні порушення або зловживання, то ревізію у цій сфері діяльності проводять суцільним способом.

Крім того ревізори використовують наступні методичні прийоми перевірки документів:

- юридичний - визначають відповідність чинному законодавству відображених у документах господарських операцій (господарську операцію можна вважати законною, якщо її зміст не суперечить чинним законам, постановам, нормативним актам);

- економічний - визначення доцільності господарських операцій, з'ясовуючи, яку економічну вигоду, користь вони дають, чи було при цьому складено економічно обґрунтовані розрахунки та якими є кінцеві результати.

При перевірці відповідних господарських операцій також важливо дотримуватися певної послідовності, зумовленої порядком формування інформації, починаючи з відображення її в первинних документах і закінчуючи звітністю. З урахуванням цього можна перевіряти документи за принципом "від документа до регістра" або "від регістра до документа", тобто від часткового до загального, або навпаки. Вибір підходу в основному залежить від виду господарських операцій. Однак перевагу надають принципу "від загального до часткового".

У процесі ревізії контролери нагромаджують факти і систематизують їх за програмними розділами ревізії у спеціальному робочому зошиті, складають проміжні акти, одержують довідки, копії або виписки з окремих документів, складають аналітичні таблиці, групувальні відомості, а також вилучають в особливих випадках оригінали документів.

У випадку фіксації порушень, ревізор повинен відібрати письмові пояснення від посадових та інших причетних до цього осіб, а також встановити розмір шкоди і заподіяних збитків, причини і обставини виникнення, осіб, з вини яких вони допущені. Розмір збитків визначається згідно з чинним законодавством.

Перевіряючий при виявленні зловживань, підробки документів, порушень чинного законодавства зобов'язаний повідомити про це правоохоронні органи.

Подовження термінів проведення планової або позапланової виїзної ревізії можливе лише за рішенням суду на термін, що не перевищує 15 робочих днів для планової виїзної ревізії та 5 робочих днів для позапланової виїзної ревізії.

Відповідно до чинного законодавства ревізор несе відповідальність за своєчасність та недоброякісне проведення ревізії, об'єктивність висвітлення її результатів, розголошення комерційної та службової таємниць.

Размещено на Allbest.ru