Размещено на http://www.allbest.ru/

ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Основою діяльності будь-якої установи є робота з інформацією - її отримання, опрацювання, прийняття рішень та їх виконання. Інформація може бути бездокументною (усною) і документованою, тобто зафіксованою на будь-якому матеріальному носієві інформації (паперовому, електронному тощо). Система документації, що забезпечує виконання функцій управління, називається управлінською [33, с. 8]. Процес фіксації інформації, тобто створення документів, іменується документуванням управлінської діяльності. При цьому запис інформації на різних носіях (створення документів) здійснюється за встановленими правилами документування.

Документ є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" є багатозначним і залежить від того, в якій галузі (сфері суспільних відносин) та з якою метою використовується. У вітчизняному документознавстві поняття "документ" трактується як інформація, зафіксована на матеріальному носієві, основною функцією якого є зберігання та передавання її в часі та просторі [33, с. 2].

документ службовий оформлення реквізит

Функції та класифікація документів

В управлінській діяльності документи виконують такі функції:

інформаційну: є носієм і джерелом інформації;

управлінську: дозволяють організовувати, регулювати, контролювати, аналізувати управлінський процес;

правову: є юридичною основою виробничої діяльності, підтверджують факти, засвідчують відомості та показники;

комунікативну: допомагають організовувати обмін інформацією і спілкування між різними об'єктами;

облікову: накопичують відомості за певні періоди часу і дозволяють їх аналізувати, виявляючи тенденції та закономірності;

соціальну: задовольняють різні соціальні потреби, відбивають соціально-економічну, політичну, суспільну та інші сфери життя держави і громадян;

культурну: є пам'яткою культури даної епохи, зберігають і передають культурні традиції;

історичну: є джерелом знань про події та діячів різних епох, сприяють дослідженню історичного минулого країн і народів, забезпечують потреби суспільства в ретроспективній інформації.

Однак насамперед управлінський документ є джерелом інформації та засобом соціальної комунікації.

Документи класифікують таким чином:

за їх видами (номіналами): накази, розпорядження, плани, звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні та пояснювальні записки, листи, телеграми, анкети, стандарти, технічні умови, доручення, заяви тощо;

за походженням: службові (створені або отримані установою в процесі діяльності), особові (що посвідчують особу власника, його права, обов'язки, суспільний стан, а також містять біографічні і (або) інші відомості про нього), особового походження (створені фізичною особою поза службовою діяльністю або які наявні в її приватному зібранні);

за способом документування: письмові (рукописні, машинописні, друкарські, підготовлені засобами оперативної поліграфії, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні (креслення, карти, схеми, ноти), фото -, фоно-, кінодокументи;

за видом носія інформації: паперові та електронні (дискети та диски для комп'ютерів, жорсткі диски комп'ютерів тощо). Основним матеріальним носієм службової інформації на сьогодні є папір;

за місцем складання: документи для вирішення зовнішніх і внутрішніх питань. Зовнішня документація, у свою чергу, поділяється на вхідну і вихідну кореспонденцію.

за ступенем складності: прості і складні. Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, складні - з кількох питань;

за ступенем гласності: відкриті документи і документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом поділяють на конфіденційні і таємні;

за юридичною силою: справжні і підроблені. Справжні документи бувають дійсними й недійсними. Документ стає недійсним унаслідок закінчення строку дії або скасування його іншим документом;

за строками виконання: термінові і нетермінові. Терміновими є документи зі строком виконання, установленим нормативно-правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново";

за стадіями підготовки: чорновий документ і оригінал. Чорновий документ - рукописний або машинописний документ, що відбиває роботу автора над текстом документа. Оригінал - єдиний примірник документа, що першим набуває юридичної сили (тобто оформлений І підписаний відповідно до встановлених вимог). З оригіналу можуть бути виготовлені копії, витяги з документа і дублікат. Копія - це ідентичне відтворення оригіналу, засвідчене посадовою особою. Різновидом копії є відпуск - копія вихідного документа, що залишається в адресанта. Витяг з документа - засвідчена копія частини тексту оригіналу. Дублікат - повторно оформлений примірник замість втраченого чи пошкодженого оригіналу документа, що має таку саму юридичну силу;

за строками зберігання: документи постійного (довічного), тривалого (понад 10років), тимчасового (до 10-ти років) зберігання;

за ступенем обов'язковості: інформаційні документи, що містять відомості і факти про виробничу та іншу діяльність установи, і директивні - обов'язкові для виконання, що мають характер юридичної або технічної норми;

за формою викладення тексту: індивідуальні, типові, примірні, уніфіковані документи. Індивідуальні документи за змістом є специфічними і носять характер разового документа. Типовими є документи, створені для всіх установ і розраховані на описування однорідних процесів чи явищ (типовий технологічний процес, типові правила, типові норми, типові договори, типові інструкції тощо). Примірні документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання й оформлення документів за аналогією. Уніфіковані документи мають формалізовану трафаретну структуру тексту у вигляді анкет, таблиць;

за характером узагальнення: первинні і вторинні документи. Первинний документ містить оригінальну за характером інформацію, що підсумується, узагальнюється у вторинних документах.

Управлінські документи утворюють кілька систем документації (організаційно-розпорядча, первинно-облікова, банківська, фінансова тощо). Співвідношення документів з різних систем документації у діловодстві різних установ неоднакове. Це залежить від специфіки та масштабу діяльності тієї або іншої установи, її місця в системі загальнодержавного управління та інших чинників. Проте, незалежно від цього, в будь-якій установі використовуються документи, що відбивають організаційну, розпорядчу і виконавську діяльність; їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчої документації. Таким чином, організаційно-розпорядча документація (ОРД) є однією з підсистем управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці. У системі ОРД виокремлюють такі основні групи документів:

організаційно-правові (статут, положення, структура і штатна чисельність, штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо);

розпорядчі (накази, розпорядження, постанови, рішення);

інформаційно-аналітичні (акти, листи, доповідні та пояснювальні записки, довідки, зведення, огляди, телефонограми, телеграми тощо).

Серед документів особливе місце належить такому виду документів, як протокол, що поєднує ознаки інформаційно-аналітичного та розпорядчого документа.

Кожен із зазначених видів документів має свої особливості щодо оформлення та викладення тексту.

Перелік видів і різновидів організаційно-розпорядчої документації регламентує ДКУД [41].

Одним із шляхів підвищення ефективності управлінської діяльності є уніфікація та стандартизація документів як за формою, так і за змістом, вироблення єдиних науково обґрунтованих правил підготовки й оформлення документів.

Вимоги до оформлення документів

Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів регламентовано ДСТУ 4163-2003 [32]. У стандарті викладено правила оформлення всіх реквізитів документа, і кожному з них визначено певне місце на аркуші паперу з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

Під реквізитом документа розуміється інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організації обігу й (або) надання йому юридичної сили [33, с. 6].

Стандарт встановлює 32 реквізити документа (див. додаток 6). Однак всі вони не можуть бути присутні на одному документі, оскільки деякі з них є взаємовиключними, наприклад: "гриф затвердження документа" і "адресат"; "назва виду документа" і "довідкові дані про установу" (довідкові дані про установу зазначають виключно в листах, однак при цьому на бланку листа не пишуть назву виду документа).

Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним. Деякі документи мають суворо обмежений склад реквізитів. Відсутність або неправильне зазначення в службовому документі будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Обов'язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документа, є такі: назва установи, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс, текст, підпис.

Для низки документів, що видаються органами державної влади, склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Це стосується, наприклад, паспорта, трудової книжки, диплома тощо.

В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають "формулярами-зразками".

Формуляр-зразок - це сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів, притаманних усім видам даної системи документів. У ньому встановлено формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів (див. додаток 7). Схеми розташованості реквізитів документа - вертикальна та горизонтальна розмітка його робочої площі, де фіксують документну інформацію, - призначені для того, щоб полегшити складання уніфікованої форми документа.

Отже, у формулярі-зразку подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовуються при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документом.

Реквізити документів

Стандарт встановлює такі правила оформлення реквізитів документів: Реквізит 01 - зображення Державного герба України, Герба Автономної Республіки Крим - може бути присутнє на бланках лише тих установ, що мають право використовувати цю символіку.

Цей реквізит розміщують на верхньому березі бланка з кутовою розташованістю реквізитів над серединою рядків з назвою установи, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Реквізит 02 - зображення емблеми установи або товарного знаку (знаку обслуговування) - розташовують ліворуч на рівні назви установи.

Емблема являє собою умовне або символічне зображення, що відбиває напрямок діяльності установи. Товарний знак (знак обслуговування) -відмітка, що дозволяє відрізняти товари і послуги одних виробників від однорідних товарів і послуг інших виробників.

Зображення емблеми або товарного знаку (знаку обслуговування) має бути зареєстроване у встановленому порядку. Емблему не відтворюють на бланку, де вже розміщено зображення Державного герба України.

На бланках недержавних установ емблему або товарний знак (знак обслуговування) дозволяється розташовувати на верхньому березі бланка, де на бланках державних установ розміщують зображення Державного герба. Приклади:

Реквізит 03 - зображення нагород. Установам, що мають державні нагороди, дозволяється відтворювати їх зображення на бланках службових документів і включати їх найменування у свою назву. Зображення нагород розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізиту "назва установи".

Реквізит 04 - код установи - проставляється за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту "довідкові дані про установу".

Реквізит 05 - код форми документа (якщо він є) - проставляють згідно з ДКУД [41], який містить назви та кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять до уніфікованих систем документації (УСД). Однією з УСД є уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Код форми документа є цифровим позначенням уніфікованої форми документа, що визначає належність конкретного виду документа до певного класу та підкласу уніфікованої системи управлінської документації, а також є однією з основних пошукових ознак в автоматизованих системах діловодства.

Реквізит 06 - назва установи вищого рівня - вказується скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю.

Реквізит 07 - назва установи - обов'язковий для кожного документа. Авторами службових документів є, як правило, установи. Посадові особи, що підписують службові документи в межах своїх повноважень, є при цьому представниками установ, авторами документів вважаються самі установи. У бланку документа назва установи повинна відповідати назві, зазначеній у статутних документах. Скорочену назву установи або абревіатуру подають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про установу). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної назви, окремим рядком у центрі, наприклад:

Міністерство праці та соціальної політики України

(Мінпраці України)

На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, вказують назви всіх установ вищого рівня, наприклад:

Мінтрансзв'язку України Державна адміністрація залізничного транспорту України Придніпровська залізниця

У бланку установи, яка підпорядкована водночас місцевій державній адміністрації та міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують лише назву держадміністрації, наприклад:

Київська міська державна адміністрація Державний архів м. Києва

Реквізит 08 - назву структурного підрозділу установи зазначають тоді, коли він є автором документа, і розміщують нижче реквізиту 07, наприклад:

Центральна стоматологічна поліклініка Відділ кадрів

Реквізит 09 - довідкові дані про установу - включає: поштову адресу, номер телефону, телексу, факсу, адресу електронної пошти та веб-сайту, посилання на ліцензії та патенти, номери рахунків у банку тощо. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу, що наводяться у бланку листів, повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку [21].

У бланку вказується, як правило, довідковий номер телефону (довідкова служба, секретаріат, канцелярія), наприклад:

вул. Лісова,, м. Київ, 03134, Тел., факс, E-mail: Р/р. №_у Печерському від. Укрсоцбанку м. Києва

Реквізит 10 - назва виду документа - має бути зазначена на всіх документах, за винятком листів. Назва виду документа дає уявлення про характер інформації, допомагає правильно визначити структуру тексту, полегшує класифікацію документів. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати організаційно-правовому статусу установи, змісту управлінської діяльності. Назва виду документа друкується великими літерами.

Реквізит 11 - дата документа - це обов'язковий реквізит будь-якого документа, вона слугує як пошукова ознака і використовується для посилання на документ. Датою документа є дата його підписання, однак нерідко дату підписання в бланку проставляють при його реєстрації чи навіть у момент відправлення. У таких випадках дати підписання і відправлення документа повинні збігатися. Важливими ознаками офіційних документів є також дати опублікування, затвердження та набуття чинності. Дата проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

Датуються всі стадії оформлення й опрацювання документа, тому дата входить як складова частина до таких реквізитів: гриф погодження, гриф затвердження, віза погодження, резолюція, відмітки про надійдення документа до установи або його виконання.

Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Від 2000-го року елементи дати наводяться так: на число, місяць відводиться дві цифри, на рік - чотири. Наприклад: 25.01.2009. Крапка наприкінці непотрібна.

У текстах нормативно-правових актів і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 12 жовтня 2008 р.

Дозволяється застосовувати міжнародну систему датування в такій послідовності: рік, місяць, число, наприклад: 2008.02.12.

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

Дата спільного документа двох або більшої кількості установ - єдина і відповідає даті пізнішого підпису.

Реквізит 12-реєстраційний індекс документа - складається з його порядкового номера, який можна доповнювати індексом за номенклатурою справ, індексом класифікатора, що застосовується в установі (кореспондентів, питань діяльності, посадових осіб тощо). Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа в межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестися по навчальних роках.

Індекс спільного документа складається з індексів кожної з установ, які проставляють через похилу риску згідно з послідовністю авторів документа.

Реквізит 13 - посилання на індекс і дату вхідного документа - використовують на бланках для листів як постійну частину "На №_ від_", у межах якої розташовуються номер і дата вхідного документа, на який дано відповідь, наприклад:

На № 587/01/03-10 від 29.02.2008

Реквізит 14 - місце складання або видання документа - зазначають на загальному бланку або бланку конкретного виду документа на тому місці, де в бланку листа проставляється посилання на номер і дату вхідного документа. Цей реквізит оформляється відповідно до адміністративно-територіального поділу України, наприклад: м. Львів, м. Одеса. Місце складання зазначають на всіх документах, окрім листів.

Однак цей реквізит не зазначають, якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до назви установи, наприклад: "Київський гуманітарний інститут".

Реквізит 15 ~ гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування, комерційна таємниця) - оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у верхній частині документа вище реквізиту "Адресат" чи "Гриф затвердження". За потреби його доповнюють номером примірника документа, наприклад:

Для службового користування Прим. 3

Реквізит 16 - адресат документа - розташовується у верхньому правому куті документа. Адресатами можуть бути установи, їх структурні підрозділи або конкретні посадові особи.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх назви подаються в називному відмінку, наприклад:

Державна акціонерна компанія "Укрресурси"

Якщо документ надсилається посадовій особі, назва установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Національний банк України Управління валютного регулювання Головному спеціалісту прізвище, ініціал(и)

У разі адресування документа керівникові установи або його заступнику назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Голові Центрального комітету профспілки працівників державних установ України прізвище, ініціал(и)

На ім'я керівника установи документ надсилають лише в разі порушення в ньому найважливіших питань, для розв'язання яких необхідне особисте рішення керівника. В інших стандартних управлінських ситуаціях доречно адресувати документ установі або конкретному структурному підрозділу, посадовій особі.

Якщо документ адресується багатьом однорідним установам, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Директорам державних архівів областей

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку [21], наприклад:

Спілка орендарів і підприємців України

вуя. Г. Сковороди, , м. Київ,

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаються прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата у називному відмінку, а потім - поштова адреса.

Реквізит 17 - гриф затвердження документа - вказує на певний нормативний або правовий характер змісту документа. Необхідність затвердження документів, як правило, регламентується нормативно-правовими актами. Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) або рішенням колегіального органу чи іншим розпорядчим документом.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

підпис, ініціал(и), прізвище 23.09.2008

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви документа, що затверджує створений документ, у називному відмінку, його дати і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства фінансів України 16.01.2009 №5

Перелік документів, що підлягають затвердженню, має бути наведений в інструкції з діловодства установи. Як правило, він включає такі види документів: статут (положення про установу), структура та штатна чисельність, штатний розпис і зміни до нього, інструкції, правила тощо.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті лицевого боку першого аркуша документа. У разі затвердження документа кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Реквізит 18 - резолюція - це вказівка щодо виконання документа, яку ставить на документі керівник установи або інша посадова особа. Резолюція включає прізвище виконавця (виконавців) в давальному відмінку, зміст доручення і строк виконання, особистий підпис керівника, дату, наприклад:

Потапову М. В.

Прошу підготувати план реалізації продукції до 20.01.2008 підпис 05.01.2008

На документах зі строками виконання, що не вимагають додаткових вказівок, у резолюції зазначаються: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Від конкретності й чіткості резолюції та правильного вибору виконавця залежать якість та своєчасність виконання завдання.

Як правило, на документі має бути присутня лише одна резолюція. Інші резолюції можливі у випадку, якщо є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно з основним текстом. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицевого боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеному для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах чи спеціальних бланках-дорученнях (фішках) допускається у таких випадках:

o у разі необхідності повернення документа;

o при потребі деталізувати порядок виконання документа й уточнення виконавців;

o при відсутності на документі вільного місця для резолюції.

Реквізит 19 - заголовок до тексту документа - повинен узгоджуватися з назвою документа й містити короткий виклад його змісту. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; лист (про що?) про постачання тари; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) секретаря-стенографістки.

Заголовок значно спрощує опрацювання документа (реєстрацію, розподіл між виконавцями, контроль за виконанням, пошук потрібного документа). Заголовок формулюється укладачем документа. У ньому дозволяється використання скорочень слів і словосполучень, що відповідають правилам орфографії та пунктуаційним нормам української мови, вимогам стандартів. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (148 х 210 мм), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Реквізит 20 - відмітка про контроль - проставляється на лівому березі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту): пишеться слово "Контроль", літера "К" або проставляється відповідний штамп.

Реквізит 21 - текст документа - як його основа має чітко й переконливо відбивати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

У процесі документування управлінської діяльності склалися загальні вимоги до текстів службових документів. Текст службового документа насамперед має відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.

При написанні службових документів застосовується діловий стиль з нейтральним тоном викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. Листування ведеться від третьої особи множини або однини, займенники, як правило, замінюються іменниками (направляемо, пояснюємо або банк інформує, інститут просить). У розпорядчих документах, що відображають принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи.

Так само пишуть заяви, пояснювальні й доповідні записки (наказую, пропоную, прошу).

У текстах службових документів широко вживають усталені мовні звороти, сполучення, стандартні фрази і вирази (згідно з досягнутою домовленістю, на Ваш запит повідомляємо, просимо надіслати Ваші пропозиції), словосполучення (з метою, у зв'язку з, відповідно до, згідно з, зазначене вище), словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із зазначенням позачасовості, постійності дії (витяг надсилається, має місце, експертна комісія розглядає), звороти (згідно з оригіналом, до справи, вжити заходів, надати слово, оголосити подяку). Це спрощує й полегшує процес укладання окремих видів документів.

Характерним для текстів службових документах є використання термінів і спеціальних слів, застосування простих речень (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо).

Уживають також складні речення із сурядним і підрядним зв'язком.

При складанні текстів службових документів дозволяється вживати загальноприйняті скорочення та абревіатури, оскільки їх застосування зменшує обсяги документа і прискорює сприйняття інформації, наприклад: відкрите акціонерне товариство - ВАТ; спільне підприємство -СП; Міністерство внутрішніх справ - МВС; податок на додану вартість - ПДВ; обласна державна адміністрація - облдержадміністрація; примірник - прим., дивись - див.; аркуш - арк.; заступник - заст.; виконуючий обов'язки - в. о.; рік - р.; місто - м.

Однак скорочення мають бути зрозумілими для адресатів, а також для співробітників власної установи.

Крім того, рекомендується при першому вживанні скорочення або абревіатури подавати у тексті в дужках його розшифровку, наприклад: Національний архівний фонд (далі - НАФ); експертна комісія (далі - ЕК); відділ технічного контролю (далі - ВТК). Написання скорочень здійснюється згідно з класифікаторами техніко-економічної інформації, вимогами стандартів і правилами української орфографії.

Формулювання в тексті службового документа повинні бути бездоганними в юридичному відношенні.

Важливою вимогою є вірогідність, об'єктивність, максимальна лаконічність документа, однак при цьому його зміст має бути інформативним, конкретним, точним, позбавленим двозначності тлумачень.

Для чіткої організації текст поділяється на дві смислові частини: опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа; висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

З метою полегшення сприйняття документа текст поділяють на абзаци. Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами, наприклад:

1. Розділ

1.1. Підрозділ

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Підпункт

В окремих випадках після останньої цифри в номері будь-якого структурного елемента крапку не ставлять (наприклад, такі вимоги діють до текстів стандартів).

Під час складання тексту документа можуть бути використані трафаретна, анкетна, таблична форми його уніфікації чи поєднання цих форм.

Діловодство здійснюється українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд з державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством [2].

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Документи, що направляють до органів державної влади України, складаються українською мовою.

Реквізит 22 - відмітка про наявність додатків - розміщується під текстом документа. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

o додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

o додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

o додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітку розміщують на верхньому правому березі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток

до наказу Державного комітету архівів України

20.08.2008 № 195

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформляють так:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на 1 квартал 2009 р. на 5 арк. в 1 прим.; 2. Графік розвантажувальних робіт на І квартал 2009р. на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 20.01.2008 № 8 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

Реквізит 23 - підпис - це обов'язковий реквізит службового документа, що надає йому юридичної сили. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала(ів) і прізвища, наприклад:

Міністр фінансів України підпис ініціал(и), прізвище

або

Міністр підпис ініціал(и), прізвище

Документи підписуються, як правило, однією особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади, наприклад:

Директор інституту підпис ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер підпис ініціал(и), прізвище

У разі підписання документа кількома особами з однаковими посадами, їх підписи розміщують на одному рівні, наприклад:

Міністр юстиції України Міністр охорони здоров я України

підпис, ініціал(и), прізвище підпис, ініціал(и), прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії підпис ініціал(и), прізвище

Секретар комісії підпис ініціал(и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають фактичну посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається ставити прийменник "За" чи похилу риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." застосовують у разі заміщення керівника за наказом.

Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису або іншими способами, передбаченими законодавством. Для засвідчення електронного документа за допомогою електронного цифрового підпису застосовують процедури використання та перевірки електронного цифрового підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис" [8].

Реквізит 24 - гриф погодження - проставляють, як правило, у разі зовнішнього погодження проектів документів. Цей реквізит розміщується нижче підпису на лицевому боці останнього аркуша проекту документа і складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує проект документа (включаючи назву установи), особистого підпису, ініціала(ів), прізвища та дати погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Директор ВАТ "Київський цегельний завод"

підпис, ініціал(и), прізвище

18.09.2008

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформляють таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління ВАТ "Укрнафта"

10.08.2008 №21

Реквізит 25 - візи документа, якими оформляють внутрішнє погодження його проекту. Візу розміщують на лицевому або на зворотному боці останнього аркуша документа. Віза включає: особистий підпис, ініціал(и) і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається назва посади цієї особи, наприклад: Начальник відділу кадрів підпис, ініціал(и), прізвище 18.09.2008

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник юридичного відділу підпис, ініціал(и), прізвище Зауваження і пропозиції додаються 23.10.2008

Візуванню підлягають примірники документів, які залишаються в установі.

У деяких випадках для запобігання можливій заміні аркушів допускається поаркушне візування нормативно-правових актів, додатків, договорів тощо. Якщо в процесі візування до проекту документа внесено суттєві зміни, він підлягає передрукуванню та повторному візуванню.

Повторне візування непотрібне, якщо до проекту під час його доопрацювання внесено уточнення, які не міняють його суті.

Реквізит 26 - відбиток печатки. Підпис відповідальної особи у деяких випадках засвідчується печаткою. Гербова печатка або прирівняна до неї основна печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду (далі - основна печатка) проставляються на оригіналах документів, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Відбиток печатки ставлять на такі документи, як статут, штатний розпис, договір, посвідчення, доручення тощо. Перелік документів, на які необхідно ставити печатку, визначають на підставі нормативно-правових актів і наводять в інструкції з діловодства установи. Листи, виготовлені на бланках, окрім гарантійних, не потребують засвідчення печаткою.

Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала документ. Відбиток печатки повинен добре читатися.

В установі можуть використовуватися також прості печатки без зображення герба (ідентифікаційного коду). На таких печатках зазначається лише назва установи чи структурного підрозділу. Відбитки таких печаток проставляють на довідках, перепустках, копіях документів, розмножених примірниках розпорядчих документів у разі їх розсилання, а також під час опечатування пакетів, бандеролей, шаф, дверей, сейфів тощо.

У випадках, коли, відповідно до законодавства, необхідне засвідчення підпису на електронних документах та відповідності копій документів оригіналам печаткою, на електронний документ накладається ще один електронний цифровий підпис установи, спеціально призначений для таких цілей.

Реквізит 27 - відмітка про засвідчення копії документа - складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала(ів) та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом "Підпис", наприклад: Згідно з оригіналом Головний спеціаліст відділу кадрів підпис, ініціал(и), прізвище 08.01.2009

Відмітку проставляють на копіях документів (у т. ч. ксерокопіях) для засвідчення їх відповідності оригіналу. Якщо копію документа надсилаютъ до іншої установи або видають на руки, то напис про засвідчення документа засвідчується печаткою установи (негербовою) або структурного підрозділу (служби діловодства, відділу кадрів тощо).

Реквізит 28 - прізвище виконавця і номер його телефону зазначають на лицевому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа, наприклад:

Царенко 57812 65 або

Царенко Ганна Василівна 57812 65

У разі потреби вказується індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників, дата друкування), наприклад:

BP 512.01.2009

Реквізит 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи - проставляється після вирішення питання, порушеного в документі, або направлення відповіді.

Відмітка про виконання свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучати до справи. Відмітка може включати посилання на дату і номер документа, який засвідчує його виконання, а в разі відсутності такого документа - короткі відомості про виконання, слова "До справи", номер справи, посаду, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша, наприклад:

До справи № 05-19

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 04.03.2009

посада, підпис, ініціал(и), прізвище

05.03.2009

Реквізит 30 - відмітка про наявність документа в електронній формі - це відмітка, що складається з імені файлу, коду оператора та інших пошукових даних. Цей реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа.

Реквізит 31 - відмітка про надійдення документа до установи -проставляється від руки або штампом у правому нижньому куті лицевого боку першого аркуша документа. Елементами цього реквізиту є: скорочена назва або абревіатура установи-одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (а за потреби - година й хвилини) надходження документа, наприклад:

Укрпошта Вх. № 1937 17.05.2008

Реквізит 32 - запис про державну реєстрацію - проставляють на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". Установа - автор нормативного акта повинна залишити вільне місце (6 х 10 см) у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження для запису про державну реєстрацію.

Размещено на Allbest.ur

...