Різновиди службових листів

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Різновиди службових листів

За характером інформації листи розподіляються таким чином: інформаційні, листи-повідомлення, супровідні, гарантійні, ініціативні, листи-відповіді, рекламні, претензійні (рекламаційні), листи-запрошення, листи-запити, листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-прохання, листи-вітання тощо.

Інформаційний лист повідомляє адресату відомості офіційного характеру.

Такі листи, як правило, мають типовий характер і розсилаються органами вищого рівня підвідомчим установам або установам певного типу. В інформаційних листах можуть дослівно цитуватись окремі положення нормативно-правових актів, а також даватися рекомендації, роз'яснення, висуватися пропозиції щодо застосування тих або інших нормативних документів, правил поведінки в певних умовах. Іноді ці листи називають методичними.

Інформаційні листи можуть містити додатки. Обсяг інформаційного листа коливається від одного абзацу до кількох сторінок.

Як правило, такі листи підписує керівник установи.

У діловодній практиці зустрічаються листи з назвою "директивний лист". Між тим, законодавство обмежує використання документів, що відносяться до службового листування, як засобу нормативного регулювання. Нормативно-правові акти органів державної влади можуть видаватися лише у вигляді постанов, наказів, розпоряджень, правил, інструкцій і положень. Видання нормативно-правових актів у вигляді листів і телеграм є неприпустимим.

Лист-повідомлення інформує адресата про будь-які події, факти, що представляють взаємний інтерес. Він може бути ініціативним або становити відповідь на лист-прохання або лист-запит. Як правило, лист-повідомлення має невеликий обсяг і часто складається з одного-двох речень. Він може розпочинатися з обґрунтування або безпосередньо з викладу інформації:

Повідомляємо Вам, що...

Доводимо до Вашого відома, що...

Вважаємо за необхідне довести до Вашого відома про...

Інформуємо Вас про...

Лист-сповіщення інформує про публічні заходи (конкурси, наради, семінари, виставки, конференції тощо). За своїм стилем ці листи подібні до листів-запрошень та інформаційних листів.

Листи-сповіщення, як правило, розсилають широкому колу установ з метою їх залучення або запрошення до участі в заходах. Залежно від конкретної ситуації листи-сповіщення можуть не лише повідомляти про захід, час і місце його проведення, а й одночасно запрошувати до участі, повідомляти про умови участі в заходах, містити іншу додаткову інформацію.

У деяких випадках лист-сповіщення може мати додатки (карта учасника, анкета учасника, програма заходу та інші інформаційні матеріали). Такий лист може відігравати роль листа-запрошення, але запрошення може бути й окремим документом.

Оскільки листи-сповіщення, як правило, розсилаються за списком, реквізит "Адресат" оформляють на них узагальнено або його не зазначають взагалі.

Подібні листи підписує керівник установи або заступник керівника, відповідальний за організацію та проведення заходу, чи кілька керівників, якщо це спільний захід.

Супровідний лист інформує адресата про відправлення документів (проектів нормативно-правових актів, планів, звітів, договорів, каталогів, протоколів, актів тощо), які не мають адресної частини.

Текст супровідного листа починається словами: "надсилаємо...", "подаємо...", "повертаємо...". Одночасно може бути зазначена додаткова інформація, що відбиває характер управлінської ситуації, в якій здійснюється ділове спілкування:

Надсилаємо для відома і використання в роботі... Відповідно до попередньої домовленості надсилаємо Вам... На Ваше прохання надсилаємо Вам... Подаємо Вам на погодження проект наказу...

Супровідні листи складають у тих випадках, якщо потрібно доповнити чи роз'яснити основний документ (наприклад, запропонувати заходи щодо його впровадження, визначити строк виконання, роз'яснити складні моменти, зазначити мету надсилання, пояснити причину затримки тощо), наприклад:

Направляємо Вам для обговорення проект Закону України "Про діловодство". Відгуки та пропозиції просимо надіслати не пізніше 01.10.2007.

Додаток: на 18 арк. в 1 прим.

Направляємо "Інструкцію щодо застосування плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності".

Враховуючи, що Інструкція набуває чинності з 1 січня 2008 р., пропонуємо ознайомити з нею всіх заінтересованих працівників фінансових служб.

Додаток: на 9 арк. в 1 прим.

Обов'язковим реквізитом супровідного листа є відмітка про наявність додатка, яку проставляють безпосередньо під текстом. Супровідні листи доцільно складати на бланках формату А5.

Гарантійний лист містить зобов'язання або підтвердження. їх адресують як установам, так і особам. Гарантуватися можуть оплата роботи, продукції, послуг, оренди, якість та строки виконання роботи або строки постачання, повернення кредиту, надання житлової площі тощо, наприклад:

Оплату гарантуємо з рахунку ____ у Печерському відділенні Укрсоцбанку.

Повернення кредиту гарантуємо.

Гарантуємо відповідність якості товару зразкам, які Ви отримали від нас минулого тижня.

Гарантуємо Вам зниження вартості нашої продукції в обсязі 10 % за умови її попередньої стовідсоткової оплати впродовж п'яти днів.

Цим листам притаманна правова функція, тому викладення тексту має бути гранично чітким і зрозумілим.

Якщо в листі гарантується оплата, автор повинен повідомити свої банківські реквізити.

Гарантійні листи підписують дві особи: керівник установи і головний бухгалтер. їх підписи засвідчують гербовою (основною) печаткою установи.

6 окремих випадках нормативно-правовими актами затверджено уніфіковані форми гарантійних листів, які слід використовувати при документуванні певних управлінських дій.

Лист-пропозиція направляється потенційному партнеру з пропозицією товарів, послуг, співробітництва тощо. Пропозиція може бути надіслана з ініціативи установи-автора (продавця) або у відповідь на лист-запит.

Якщо лист-пропозиція надсилається адресатові вперше, він має містити не лише пропозицію, але й інформацію про установу-автора.

Лист-пропозиція може адресуватись одному або відразу кільком кореспондентам. Пропозиція партнеру може містити конкретну детальну або загальну інформацію, яка є, фактично, пропозицією до проведення переговорів.

Ключовою фразою листа-пропозиції можуть бути слова:

Пропонуємо Вам...

На підтвердження нашої домовленості пропонуємо Вам...

Лист-прохання - це діловий лист, метою якого є одержання інформації, послуг, товарів, ініціювання певних дій, необхідних установі-автору. Значна кількість управлінських ситуацій є приводом для складання листів-прохань.

Лист-прохання містить обґрунтування прохання та його виклад. Обґрунтування має передувати викладу суті прохання. Однак обґрунтування може бути відсутнім у разі його очевидності, типового характеру, а також у випадках, якщо здійснення дій, що становлять прохання, є обов'язком установи, структурного підрозділу, посадової особи. Прохання викладається за допомогою дієслова "просити":

Просимо Вас повідомити...

Просимо Вас надіслати...

Просимо Вас надати відомості про...

Звертаємося до Вас із проханням щодо......

Прохання може формулюватися й без дієслова "просити", наприклад:

Сподіваємося на позитивне вирішення питання... Сподіваємося, що Ви розглянете наше звернення...

В одному листі можуть міститися кілька прохань. У цьому разі використовують такі мовні звороти:

Також просимо Вас розглянути (надати, провести...)... Одночасно просимо Вас...

Прохання можуть викладатись і в інших листах, наприклад у супровідному, гарантійному тощо.

Лист-прохання потребує листа-відповіді.

Лист-заявка складається у випадках, якщо установа бажає взяти участь у заходах або одержати послуги, які надає інша установа.

У діяльності, пов'язаній з одержанням товарів і послуг, такий лист може використовуватись і як первинний документ, на підставі якого попередньо розглядається питання, оформляється замовлення або укладається договір. Різновидом заявок є документи, що представляються в органи державної влади й установи їх підпорядкування з метою реєстрації права на щось, одержання дозволів, ліцензій тощо.

Заявка може складатися за уніфікованою формою або мати встановлений склад реквізитів.

Якщо заявка складається у довільній формі, то включають лише інформацію, що має значення для автора листа. Оскільки лист-заявка - це фактично прохання виконати якусь роботу, надати послуги, включити до складу учасників заходу тощо, то в тексті заявки, як правило, використовують ті ж мовні звороти, що й у листах-проханнях:

Просимо Вас включити до складу групи для участі в...

Просимо Вас передбачити участь двох представників нашої фірми в...

Просимо Вас зареєструвати як учасників...

Залежно від ситуації до тексту листа-заявки включають додаткові відомості, що стосуються учасників заходу, предмета заявки, умов виконання робіт або участі в заходах тощо. Наприклад, якщо складається заявка на участь у якомусь заході (семінарі, конференції, фестивалі, ярмарку тощо), вказують такі відомості:

o назва заходу;

o дата його проведення;

o форма участі (доповідач, слухач, учасник тощо);

o прізвище, ім'я, по батькові учасника (учасників);

o місце роботи, посада;

o поштова адреса з індексом, контактний телефон, адреса електронної пошти;

o потреба в готелі на період проведення заходу.

Якщо складається заявка на надання будь-якого виду послуг, то зазначають повну інформацію про предмет заявки та всі необхідні відомості про її автора, окрім тих, які містить бланк листа.

Лист-підтвердження є повідомленням про одержання відомостей, документів або інших матеріалів, виконання раніше досягнутих домовленостей, намірів тощо. Якщо підтверджується попередня домовленість, у тексті листа стисло викладають її суть; у разі підтвердження одержання документів їх необхідно назвати. В окремих випадках у листі-підтвердженні лаконічно викладається суть отриманих документів. Лист-підтвердження може закінчуватися проханням, пропозицією. Ключовими фразами цього різновиду листів є: Підтверджуємо одержання документів, надісланих Вами на конкурс.

Підтверджуємо домовленості, досягнуті на переговорах про постачання комп'ютерного обладнання.

Підтверджуємо намір взяти участь у науковій конференції.

Із вдячністю підтверджуємо одержання товарів, які ми замовляли (заявка від 30.01.2009 № 15).

Лист-підтвердження може закінчуватися проханням, побажанням, пропозицією:

Підтверджуємо отримання пропозиції про постачання оргтехніки. Просилю Вас зачекати кілька днів. Про остаточне рішення ми повідомимо Вам додатково.

Лист-нагадування містить інформацію про наближення чи закінчення терміну виконання певних зобов'язань, домовленостей, проведення заходів, завдань тощо.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим; у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки затримка виконання зобов'язань може пояснюватися багатьма причинами. Текст листа-нагадування, як правило, складається з двох частин: посилання на офіційний документ, у якому зафіксовано зобов'язання сторін, і прохання виконати ті або інші дії.

Ключовими фразами листа-нагадування є такі:

Нагадуємо Вам...

Дозвольте Вам нагадати...

Змушені нагадати Вам...

Звертаємо Вашу увагу на те, що...

Доводимо до відома, що...

Попри кількаразові нагадування...

Лист-нагадування може містити ще одну частину - згадку про санкції, до яких буде змушена вдатись установа - автор листа, якщо адресат не виконає необхідних дій, наприклад:

У випадку невиконання взятих на себе зобов'язань Вам будуть пред'явлені...

Лист-вимога складається задля примушування адресата до виконання взятих на себе зобов'язань за умови серйозного порушення ним раніше прийнятих домовленостей і безрезультатності неодноразових нагадувань про це.

Листи-вимоги, як правило, мають складну структуру. У них обов'язково викладають умови укладених домовленостей з посиланням на конкретні документи, суть ситуації, висувають вимогу про необхідність виконання зобов'язань, ідеться про можливість вжиття адекватних заходів щодо кореспондента, якщо зобов'язання не буде виконано.

Ключовими фразами в листах-вимогах можуть бути:

Вимагаємо виконати взяті на себе зобов'язання.

Терміново вимагаємо виконати (надіслати, надати" перелічити)...

Вимагаємо негайно виконати...

Санкції, яких буде вжито щодо кореспондента, можуть формулюватися в такий спосіб:

У противному разі справу буде передано до Арбітражного суду. У противному разі Вам буде пред'явлено штрафні санкції. З огляду на ситуацію змушені розірвати з вами контракт.

Претензійний (рекламаційний) лист містить заяву про виявлення невідповідності товару або послуг вимогам, заявленим у договорі. Мета претензії (рекламації) - відшкодувати збитки, отримані в результаті порушення умов договору.

Оскільки в практиці ділових стосунків існує безліч ситуацій, які можуть стати підставою для пред'явлення претензій, єдиної форми претензії не існує. Однак є обов'язкові елементи тексту і правила оформлення, яких варто дотримувати завжди, незалежно від причини складання претензії.

Претензія (рекламація) має містити такі відомості:

o повна назва установи, якій надсилається претензія, її адреса;

o підстава для висування претензії (посилання на договір, укладений між сторонами, гарантійний лист або інші зобов'язання);

o предмет претензії (має бути зазначено, яке зобов'язання порушено і якою мірою);

o доказ (посилання на документи, що підтверджують порушення договірних зобов'язань);

o конкретні вимоги укладача претензії (щодо заміни неякісного товару, уцінення товару, допостачання відсутньої кількості товару або повернення сплаченої суми за відсутній товар, розірвання контракту або відшкодування збитків тощо).

Претензії надсилаються стороні-винуватцю рекомендованим листом (або з повідомленням про вручення) з додаванням копій усіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії та мають доказову силу для обох сторін. Залежно від предмета претензії додатками до неї можуть бути такі документи: акт експертизи, акт невідповідності товару за кількістю й якістю, рекламаційний акт, транспортні документи тощо. Установа, яка надсилає претензію, повинна зберігати квитанцію поштового відділення про відправлення листа.

При складанні тексту претензії використовують такі фрази: Направляемо Вам претензію на... Пред'являємо Вам претензію (рекламацію) у зв'язку з ... Заявляємо Вам претензію стосовно...

Надсилаємо Вам акт експертизи від _ _, на підставі якого...

Наш замовник пред4являє Вам претензію (рекламацію) відносно якості ...

У партії товару, відвантаженій.., виявлено недостачу...

Під час приймання товару, що надійшов (дата) за накладною № ... було виявлено недостачу ...

Заключне речення формулюється, наприклад, так:

Виходячи з викладеного, просимо Вас замінити дефектний товар новим (відправити нам нову партію товару; поставити відсутній товар; відшкодувати вартість ушкодженого товару; відшкодувати збитки; перерахувати на наш розрахунковий рахунок суму_; компенсувати витрати в сумі ___тощо).

Претензія повинна мати заголовок до тексту, що містить посилання на договір, наприклад: Про претензію за договором купівлі-продажу від 28 січня 2009 р. №5.

Лист-запит направляється з метою одержання будь-яких офіційних відомостей або документів.

Текст листа-запиту містить обґрунтування необхідності надання відомостей або матеріалів і виклад запиту (прохання). В обґрунтуванні посилаються на нормативно-правові акти, організаційно-правові документи, оскільки установа не має права запитувати відомості, не обумовлені її функціональною діяльністю.

Загалом листи-запити складають так само, як листи-прохання. Листи-запити, як правило, підписує керівник установи або офіційно уповноважена ним посадова особа. Лист-запит потребує листа-відповіді.

Особливий статус мають запити, які направляються до органів державної влади. Законодавством визначено порядок надсилання таких запитів органам державної влади (депутатські запити, звернення та ін.).

Лист-відповідь за своїм характером і змістом залежить від ініціативного листа (лист-прохання, лист-запит або пропозиція). Відповідь може бути позитивною або негативною (лист-відмова).

При складанні листів-відповідей слід дотримуватися принципу мовного паралелізму: у тексті листа-відповіді варто використовувати ті ж мовні звороти, лексику, які використано в ініціативному листі (окрім допущених автором листа-прохання помилок).

Текст листа-відповіді не слід розпочинати з посилання на вхідний лист - прохання або запит (На ваш запит від 12.02.2008№ 03-10/125 повідомляємо, що...)9 оскільки для запису відомостей про вхідний документ існує реквізит "Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь", куди й заносять дату і номер вхідного документа. Лист-відповідь одразу починають словами: Повідомляємо Вам...; Інформуємо Вас...; На Ваш запит роз'яснюємо, що...

Однак винятком є листи-відповіді на звернення громадян, у яких немає вихідного реєстраційного індексу. Крім того, у разі надходження листа громадянина поштою у листі-відповіді може зазначатися дата надходження звернення до установи (якщо виявлено затримку поштового відправлення). Це підтвердить дотримання установою термінів розгляду звернення відповідно до законодавства [4]. Наприклад:

Шановний Іване Петровичу!

На Ваш запит від 23 червня 2008р. (наш вхід. № П-112 від 06.07.2008) повідомляємо, що...

Відповідь має бути конкретною, обґрунтованою й охоплювати все коло питань, порушених у листі заявника, спиратися на фактичний матеріал, мати правову аргументацію з посиланням на законодавство, містити виклад мотивів.

Не можна просто відмовити в проханні без пояснення. Тому лист-відмову доцільно починати з обґрунтування відмови: У зв'язку з...

У разі негативної відповіді рекомендується повідомити адресату про те, хто, на яких умовах, коли може надати позитивну відповідь на його прохання або запит, якщо автор листа володіє такою інформацією. У листі-відповіді на звернення громадянина також може бути зазначено його права щодо оскарження прийнятого установою рішення.

Листи-відмови завжди необхідно писати в тактовній, ввічливій формі.

Відповіддю на лист-пропозицію може бути лист, який підтверджує або не підтверджує прийняття пропозиції. Якщо покупець не згоден лише з деякими умовами пропозиції, він може направити продавцеві зустрічну пропозицію, у результаті чого виникає комерційне листування, завдяки якому сторони або досягають згоди з усіх суттєвих умов постачання, або відмовляються від укладання угоди. Залежно від ситуації у відповіді на лист-пропозицію можуть використовуватися такі усталені звороти:

Дякуємо Вам за пропозицію і повідомляємо про готовність укласти угоду про постачання обладнання.

Приймаємо Вашу пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.

Дякуємо Вам за пропозицію, однак у даний час ми не зацікавлені в закупівлі цього товару.

Вибачте, але з огляду на погіршення економічної ситуації ми не можемо прийняти Вашу пропозицію.

Лист-запрошення - це різновид листа-повідомлення. Він відрізняється від листа-повідомлення тим, що може складатися не на бланку, мати різний формат, колір, додаткові елементи оформлення у вигляді орнаменту, малюнків тощо.

У разі запрошення великої кількості осіб використовують трафаретні, заздалегідь виготовлені тексти запрошень.

Як правило, листи-запрошення адресовані конкретній особі або певним особам, тому в них використовують при звертанні до адресата слова "шановний...!", "шановні...!", наприклад:

Шановний пане Костенку!

Шановний Олексію Михайловичу!

Шановні добродії!

Шановні колеги!

Листи-запрошення можуть розсилатися факсом, але в найбільш урочистих випадках варто направляти запрошення поштою або кур'єрським зв'язком. У листах-запрошеннях, як правило, використовують такі фрази:

Запрошуємо Вас взяти участь у...

Просимо Вас взяти участь у...

Маємо честь запросити Вас...

Прийміть наше запрошення...

Лист-подяка надсилається установі, посадовій особі або громадянину з висловленням подяки за допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

Цей різновид листів, як правило, дозволяється складати у більш довільній формі, ніж інші листи. Ключовими фразами листа можуть бути такі:

Дякуємо за надану допомогу... Висловлюємо Вам свою подяку за... Дозвольте подякувати Вам за... Дозвольте висловити Валі щиру вдячність за...

Лист-вибачення - різновид службового листа, в якому висловлюється прохання вибачити за несвоєчасне виконання замовлення, запізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору тощо. При цьому можна застосовувати такі типові звороти:

Просимо вибачення за затримку постачання товарів.

Мусимо просити у Вас вибачення за несвоєчасне виконання Вашого замовлення від...

Просимо вибачення за затримку платежів і запевняємо, що надалі робитимемо все можливе, щоб уникнути прикрих непорозумінь.

Буду щиро вдячний, якщо Ви погодитеся на повторну зустріч. Прошу вибачити, що завдав Вам прикрощів.

Лист-вітання надсилається у зв'язку з урочистими подіями: з нагоди певної події, свята, дня народження, ювілею, обрання на посаду, успішного завершення справи тощо. Цьому різновиду листа притаманні урочистий, піднесений стиль, вживання поетичних зворотів, гумористичних натяків.

Листи-вітання, як правило, складають у довільній формі, вони можуть бути як невеликими за обсягом - одне-два речення, так і досить розлогими. В останньому випадку в листі-вітанні викладають основні етапи життя, діяльності особи, яку вітають, її найважливіші досягнення. Якщо лист адресовано установі або її структурному підрозділу, у ньому згадують про найважливіші, найбільш значимі досягнення установи або підрозділу.

У листах-вітаннях використовують такі ключові фрази:

Вітаємо Вас з... Щиро вітаємо Вас з нагоди... Прийміть наші щирі вітання у зв'язку з... Щиросердно вітаємо Вас з ювілеєм...

Листи-вітання можуть оформлятися не лише на бланках установи, а й на спеціальному папері різного кольору, прикрашеному орнаментом, водяними знаками, більшої щільності тощо.

Рекламний лист пропонує товари або послуги, стимулює інтерес до товару і бажання його придбати.

Умовно рекламні листи можна поділити на дві групи:

o листи, які пропонують товари, послуги;

o листи-презентації, які містять відомості про фірму, компанію.

Під час складання рекламних листів слід дотримуватися таких правил:

o його текст повинен бути коротким (не перевищувати однієї сторінки);

o його текст повинен бути лаконічним, чітким, зрозумілим, інформативним (не потрібно описувати діяльність фірми, товари і послуги, слід зазначити лише важливі моменти, те, що відрізняє вашу фірму від інших, ваші товари від товарів інших виробників або постачальників);

o в рекламному листі не слід перебільшувати заслуги, переваги, досягнення фірми, оскільки будь-яку інформації можна перевірити;

o рекламний лист має бути переконливим, але не нав'язливим;

o документ слід оформляти на бланку фірми зі всіма необхідними реквізитами;

o рекламний лист друкується через 1,5 міжрядкових інтервали, розмір шрифту - не менше 13-ти або 14-ти друкарських пунктів.

Рекламний лист складають за певною схемою. Якщо лист рекламує товари або послуги, схема його побудови має бути такою:

o звертання: "Шановні панове!" ("Панове!");

o коротка інформація про фірму, компанію та їх діяльність;

o характеристика продукції (товарів) з акцентом на її переваги;

o перелічування додаткових або супутніх послуг;

o конкретна пропозиція про співробітництво (оптова або роздрібна торгівля, запропонування послуг тощо);

o фраза про готовність надати зразки товару, докладну інформацію про товари або послуги, відповісти на всі питання, що можуть виникнути у потенційного споживача;

o стандартна фраза щодо сподівання на співробітництво;

o підпис.

Якщо лист представляє фірму, компанію, його складають за такою схемою:

o звертання: "Шановні панове!" ("Панове!");

o коротка інформація про фірму, компанію та їх діяльність;

o опис основних напрямів діяльності фірми, її достоїнств і переваг порівняно з іншими фірмами, які пропонують аналогічні товари або послуги;

o конкретна пропозиція про співробітництво;

o фраза про готовність надати будь-яку інформацію про фірму, відповісти на запитання, що виникатимуть;

o стандартна фраза щодо сподівання на співробітництво;

o підпис.

Задля більшої довіри до рекламного листа і впливу на потенційного партнера бажано, щоб лист підписав керівник фірми або його заступник.

ТЕЛЕГРАМА - це гранично стисле текстове повідомлення, призначене для передавання засобами телеграфного зв'язку.

Телеграми складають у випадках, коли відправлення документів поштою не забезпечує своєчасного вирішення питань.

Вимоги щодо порядку оформлення та відправлення телеграм визначають Правила надання та отримання телекомунікаційних послуг [18].

Швидкість проходження телеграми залежить від її категорійності.

За категоріями телеграми поділяються таким чином: "поза категорією", "позачергова", "Президент України", "вища урядова", "урядова", "термінова", "звичайна".

До телеграм "поза категорією" належать телеграми з відмітками "кордон", "туман", "каштан", "сигнал" тощо. Право подання цих телеграм визначається спеціальними інструкціями.

До телеграм категорії "позачергова" належать телеграми з такими відмітками:

"аварія" - з повідомленням про надзвичайні ситуації (катастрофи, аварії на повітряному, морському, річковому, автомобільному та залізничному транспорті, на промислових підприємствах тощо), а також оперативні службові телеграми оператора про стан засобів зв'язку;

"шторм", "авіа" - з повідомленням про небезпечні гідрометеорологічні та інші природні явища.

Телеграми категорій "Президент України", "вища урядова" та "урядова" приймаються лише за підписом відповідних посадових осіб.

До категорії "термінова" належать такі телеграми:

o ті, що опрацьовуються в стислі строки й оплачуються за більш високим тарифом;

o з позначкою "метео" (право подання, адресування, порядок опрацювання й оплата вартості таких телеграм визначаються спеціальною інструкцією, затвердженою центральним органом виконавчої влади в галузі транспорту та зв'язку);

o міжміських телефонних станцій, що мають позначку "термінова розмова".

До звичайних належать телеграми без відмітки про категорію. За видами телеграми поділяються таким чином:

o з повідомленням про вручення;

o з оплаченою відповіддю;

o із замовленим відправником строком доставки;

o з доставкою на художньому бланку;

o з позначкою "засвідчена";

o схемна телеграма;

o з доставкою "поштою рекомендована";

o криптограми, у т. ч. на перфострічці, які опрацьовуються згідно зі спеціальними інструкціями, затвердженими центральним органом виконавчої влади в галузі транспорту та зв'язку;

o службові (від оператора, центрального органу виконавчої влади в галузі транспорту та зв'язку).

Право подання телеграм "поза категорією" та категорій "позачергова", "Президент України", "вища урядова", "урядова", а також телеграм видів "криптограма", "метео", "схемна" мають обмежені групи користувачів, які визначаються законодавством.

Підготовлена до відправлення телеграма повинна містити адресу і найменування адресата (якщо адресатом є громадянин - прізвище) і, за бажанням відправника, ім'я та по батькові або Ініціали. Якщо адресатом є посадова особа, то зазначають назву установи, посаду, прізвище і, за бажанням відправника, ім'я по батькові або ініціали посадової особи. У разі адресування телеграми установі має бути зазначена назва установи.

Телеграму може бути відправлено із зазначенням: повної адреси; умовної або скороченої адреси; "до запитання"; номера абонентської скриньки; адреси військової частини; адреси польової пошти; адреси морського чи річкового судна; номера отриманої телеграми; номера абонентської установки мережі АТ/Телекс.

Установи можуть мати умовну або скорочену телеграфну (телетайпну) адресу, зареєстровану в оператора, який надає послуги телеграфного зв'язку на території адресанта.

Користувачі, що мають умовну або скорочену адресу для телеграм, зобов'язані щорічно перереєстровувати її в оператора зв'язку.

Умовна адреса містить назву місця призначення, умовну назву установи та прізвище посадової особи. Наприклад:

ПОЛТАВА З ОРІОН ГАЛЮ НУ

ОДЕСА В АВТОТЕХСЕРВ1С ПЕТРЕНКУ

Умовна адреса повинна складатися з одного легкого для прочитання слова не більш як із 6-ти літер, скорочена адреса - з одного слова не більш як із 15-ти літер з обов'язковим зазначенням номера відділення поштового зв'язку, з яким укладено договір про доставку телеграм.

Телеграма може бути надіслана на одну або кілька адрес. У разі подання багатоадресної телеграми з однаковим текстом відправник подає на телеграф таку кількість примірників, яка відповідає кількості адрес (одержувачів телеграми).

Текст телеграми відрізняється так званим телеграфним стилем, тобто стислою формою. Як правило, з тексту телеграми вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки. Вони вживаються лише тоді, коли їх відсутність змінює зміст. Заперечну частку "не" з тексту телеграм не вилучають. Знаки, в тому числі розділові, в телеграмах можна подавати як відповідними відмітками, так і словами, повністю або скорочено (за бажанням відправника). Крапки, коми, двокрапки, дужки можуть бути передані в телеграмі як відповідними символьними знаками, так і словами, повністю або скорочено (відповідно "крп", "км", "двкрп" "джк"). Те саме стосується знаків "тире" ("мінус"), "плюс", "дріб", "знак питання". Знаки №,!, % у телеграмах пишуться лише словами ("номер" або "НР", "знак оклику", "відсоток").

Цифри в телеграмі можуть бути передані в цифровий спосіб або словами.

Телеграма не може містити більш як триста слів. При перевищенні допустимої кількості слів текст поділяють на частини. У цьому разі в кожній телеграмі перед адресою зазначають номер відповідної частини тексту.

Телеграми можуть бути написані загальноприйнятою або умовною мовою (кодом).

Написаними загальноприйнятою мовою вважаються телеграми, подані українською або іншою мовою, а також телеграми, що мають зображені літерами і цифрами заводські або торгові знаки та марки, а також телеграми зі статистичними та іншими зведеннями, які складаються тільки з груп цифр.

Написаними умовною мовою вважаються телеграми, подані відмітками або словами з умовним значенням, зрозумілими лише сторонам, між якими існує відповідна домовленість.

Телеграма повинна мати певні реквізити, викладені в такій послідовності:

o назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА);

o відмітка про категорію телеграми (у разі відправлення телеграми категорії "звичайна" відмітка про категорію не вказується);

o відмітка про вид телеграми;

o назва пункту призначення (із зазначенням номера відділення зв'язку - якщо телеграму адресовано до міста; із зазначенням району та області - якщо телеграму адресовано до сільської місцевості);

o адреса одержувача (повна або умовна);

o прізвище адресата (у телеграмах, адресованих до сільської місцевості, крім прізвища, необхідно зазначати також ім'я та по батькові);

o номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей);

o текст телеграми;

o вихідний номер телеграми;

o скорочена назва установи-автора;

o посада особи, яка підписала телеграму (в разі потреби);

o прізвище особи, яка підписала телеграму;

o повна адреса, номер відділення зв'язку і назва установи-відправника телеграми (зазначають у нижній частині телеграфного бланка);

o дата підписання телеграми (зазначають у нижній частині телеграфного бланка);

o печатка установи-відправника (проставляють у нижній частині телеграфного бланка).

Телеграми від установ, підписані посадовими особами, повинні бути засвідчені печаткою відповідної установи або печаткою "Для телеграм". У телеграмах, підписаних посадовими особами кількох установ, кожен підпис засвідчується печаткою відповідної установи. Подання телеграм посадовими особами здійснюється при пред'явленні службового посвідчення.

Телеграми (телетайпограми) пишуть або друкують у двох примірниках лише з лицевого боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу. Ту частину, яку передають телеграфом, пишуть або друкують великими літерами через два інтервали. Текст телеграми подають без абзаців. Перенесення слів не дозволяється. Усі відомості, зазначені в нижній частині телеграфного бланка, пишуть або друкують малими літерами, лише перше слово починається з великої літери. Ці відомості каналами зв'язку не передаються і відправником не оплачуються. У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу нижню частину відокремлюють суцільною лінією.

Наприклад:

Перший примірник телеграми передається на телеграф, другий підшивається до справи.

ТЕЛЕФОНОГРАМА - це узагальнена назва різних за змістом документів, які складають окрему категорію через особливий спосіб усного передавання тексту каналами телефонного зв'язку. Зазвичай телефонограми застосовують для оперативного передавання термінових повідомлень службового характеру, зокрема: про проведення нарад, зборів, засідань, у разі раптово виниклих подій, відміни раніше запланованих заходів тощо, коли повідомлення необхідно оформити документально.

Телефонограма складається відправником як документ з паперовим носієм, передається телефоном та записується одержувачем.

Обсяг тексту телефонограми не може перевищувати 50-ти слів. Він має бути стислим, чітким, лаконічним. Окрім того, слід уникати слів, які рідко вживаються або є складними для вимови. Літери у прізвищах, які погано сприймаються на слух, слід передавати словами.

Телефонограма складається в одному примірнику і підписується керівником або відповідальним виконавцем. Якщо телефонограма передається кільком адресатам, до неї додають список установ, яким її адресовано, із зазначенням номерів телефонів, за якими вона буде передаватися. Телефонограми зазвичай оформляють на чистих аркушах паперу або спеціальних трафаретних бланках, наприклад:

Реквізитами телефонограми є:

o назва установи-автора;

o посада, прізвище особи, яка передала телефонограму, номер її телефону;

o назва установи-адресанта;

o посада, прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її телефону;

o назва виду документа (ТЕЛЕФОНОГРАМА);

o дата і реєстраційний номер телефонограми;

o час передавання (прийому) телефонограми;

o текст;

o назва посади особи, яка підписала документ, її ініціали та прізвище.

Тексти отриманих телефонограм записують до журналу (див. додаток 44).

Телефонограму можна спочатку записати від руки, за допомогою звукозаписувальної апаратури або застенографувати, а потім розшифрувати та видрукувати. Варто перевіряти правильність запису шляхом повторного прочитання телефонограми наприкінці її отримання.

Співробітник, який прийняв телефонограму, зобов'язаний ознайомити з її змістом усіх посадових осіб, яким призначено отриману інформацію.

ФАКСОГРАМА (факс) - це отримана на паперовому носії копія документа (письмового, графічного, образотворчого), переданого каналами факсимільного зв'язку (за допомогою факсимільної апаратури).

Факсограма не може вважатись окремим видом документа, оскільки по факсу можна передати будь-який документ з паперовим носієм - наказ, розпорядження, договір, протокол тощо. Найчастіше факс використовують для передавання службових листів і різного роду інформаційних повідомлень.

Документи, які передаються по факсу, оформляють відповідно до вимог, встановлених до відповідного виду документа, друкують чітким, контрастним шрифтом.

Вхідний факс містить додаткові відмітки, які друкує апарат факсимільного зв'язку, - зазначення (код) відправника, дату і час передавання, номер факсу, кількість сторінок.

Оскільки питання про юридичну силу факсограм чинними нормативно-правовими актами не вирішено, то факсограма розглядається як засіб оперативного передавання інформації, і слідом за факсограмою адресатам має бути направлено оригінал документа.

ЕЛЕКТРОННЕ ПОВІДОМЛЕННЯ - це документ, переданий "електронною поштою" по системі зв'язку між ЕОМ, отриманий у вигляді відеограми на екрані монітора (телетекст) або у вигляді паперової копії, роздрукованої на принтері (машинограма).

Електронна пошта використовується як для передавання повідомлень у межах однієї установи, так і між різними установами, що мають відповідні апаратні та програмні засоби. службовий лист телеграма електронний

Відповідно до законодавства юридична сила документів, збережених, опрацьованих і переданих за допомогою автоматизованих інформаційних і телекомунікаційних систем, може підтверджуватись електронним цифровим підписом, порядок застосування якого визначено Законом України "Про електронний цифровий підпис" [8]. Без основного реквізиту - електронного цифрового підпису - електронні документи не мають юридичної сили і використовуються як оперативний засіб передавання інформації.

Размещено на Allbest.ru

...