Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Документы составленные несколькими лицами и подтверждающие установленные факты или события являются актами. Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.

Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Основание для составления акта - договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

Объектом этой работы являются разновидности и образцы актов.

Предмет - правило оформления актов с угловыми и продольными реквизитами.

Целью данной работы является рассмотреть разновидности актов с угловыми и продольными реквизитами.

Для выполнения данной цели необходимо выполнить следующие задачи:

- дать формулировку актов.

- рассмотреть структуру документа.

- дать формулировку понятия бланка.

- рассмотреть угловые и продольные реквизиты.

- рассмотреть гербовые бланки.

Структура данной работы соответствует поставленным целям и задачам исследования и включает в себя: введение, пять параграфов, заключение и список использованных источников.

1. Акты. Разновидности актов

1.1 Понятие актов

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.) Андреева В.И. Делопроизводство: Организация и ведение: Учебно-практическое пособие для вузов Изд. 2-е, перераб., доп., 2008г. - М: КноРус, 256c..

Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию Кузнецов И. Н. Делопроизводство. -- М. : Дашков и К, 2006. -- 520 с.:

- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

- испытаний (образцов, систем, технологий);

- выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

- передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

- нарушения установленных правил;

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий, несчастных случаев;

- ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М. : Кнорус, 2006. -- 272 с.:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт списания материальных ценностей. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях. Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки. Таким образом, акт -- это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо -- при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

1.2 Структура документа

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей) Спивак В. А. Делопроизводство. -- СПб.: Питер, 2003. -- 208 с.. Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией - председатель - члены комиссии - присутствовали.

Основание для составления акта - договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты. После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Козлов Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой: Учебный курс, 2007г. - СПб: Наука и техника, 304c.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия,

2-й экземпляр - коммерческий отдел,

3-й экземпляр - покупатель.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта. Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом. Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения Березина Н. М. Современное делопроизводство. -- СПб. : Питер, 2006. -- 272 с..

2. Образцы актов с угловым и продольным реквизитами

2.1 Понятие бланка

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” бланком называется набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного документа информацию.

Понятие бланка применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации на машинных носителях принципиально иные.

Для управленческих документов используются бланки по ГОСТ 9327-60 “Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы” трех основных форматов:

- А3 - 297 х 420 мм;

- А4 - 210 х 297 мм;

- А5 - 148 х 210 мм;

- А6 - 105 х 148 мм. Спивак В. А. Делопроизводство. -- СПб.: Питер, 2003. -- 208 с.

Наиболее распространенные в управлении форматы А4 и А5 служат для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, банковских и бухгалтерских документов. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены на бланке; в отдельных случаях используются иные критерии выбора формата листа для документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, используется бланк формата А3. Например, на них проектируются бланки отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов. Макарова Н. В. Компьютерное делопроизводство. -- СПб. : Питер, 2006. -- 410 с.

На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя (поручения), или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т. п.

Для бланков могут быть использованы два варианта расположения реквизитов: вертикальное и горизонтальное расположение большей стороны листа. При горизонтальном расположении большей стороны листа к обозначению формата прибавляется буква L, например формат AL4.

Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов, идентифицирующих организацию и, в ряде случаев, вид документа.

2.2 Угловые и продольные реквизиты

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются. Например:

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ(Госстандарт России)Ленинский просп., д. 9, Москва, 117049__________ № _______ На № ________________

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки деловых писем и правовых актов; в управленческом аппарате традиционно сложилось представление о большей престижности именно продольного бланка.

Бланки писем с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации и справочных реквизитов содержит большое количество печатных знаков. Это, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке, справа - на русском. Если число используемых национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже по центру - на русском.

Продольные бланки писем используются также в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т. п.

В случае, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на местном национальном языке, а ниже - на русском языке.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа для письма является угловой бланк. Например:

Открытое Акционерное Общество“АВИАДВИГАТЕЛЬ”Комсомольский проспект, 93, ГСП-624,г. Пермь, 614600, Российская ФедерацияТелефон : (8-3422) 49-90-14Факс: (8-3422) 45-97-77Телетайп: 134135 LAVA RU_____ № ____На № ___ от ______

В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизита “адресование”. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова ТА. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

Бланки документов должны иметь поля для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т. п. Установлены следующие размеры полей управленческих документов:

- левое поле - не менее 20 мм;

- правое поле - не менее 10 мм;

- верхнее поле - не менее 20 мм.

Организация имеет право сама решать, какого размера поля она считает целесообразным установить для различных видов документов. Однако нижнее поле должно быть не менее 20 мм.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов. Например, бланки документов, содержащих в основном идентичную информацию, изготавливаемые в блоке, но предназначенные для выдачи различным корреспондентам (например, авиационные билеты), могут быть разного цвета для избежания ошибки и облегчения работы.

Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование в бланках других цветов (например, голубого), что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра (в этом случае на практике используется оттиск печати соответствующего цвета и синие чернила в подписи).Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации.

2.3 Гербовые бланки

Каждая организация, предприятие должны иметь как минимум 3 вида бланков: бланк письма; общий бланк, предназначенный для всех других видов документов; бланк конкретного вида документа (кроме письма). Бланки изготавливают типографским способом, при помощи средств вычислительной техники или путем использования специального углового штампа.

В соответствии с действующими нормативными актами для изготовления бланков документов могут использоваться перечисленные ниже реквизиты.

Государственный герб РФ или герб субъекта РФ - для государственных органов в соответствии с Федеральным конституционным законом РФ от 25.12.00 № 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” (далее - Закон о Государственном гербе) и соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

Герб муниципального образования помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным законом РФ от 28.08.95 № 154-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”.

Эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания), утвержденные при регистрации организации - как символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации, - в соответствии с утвержденным уставом (положением об организации). Эмблему не размещают на бланке, если на нем имеется Государственный герб РФ. Кузнецов И. Н. Делопроизводство. -- М. : Дашков и К, 2006. -- 520 с.

Изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ (далее - герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита “Наименование организации”, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом “Наименование организации”.

В соответствии с Законом о Государственном гербе при одновременном размещении Государственного герба РФ и герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб РФ располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если держать бланк перед собой Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова ТА. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб РФ располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) - левее центра.

При одновременном размещении Государственного герба РФ и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба РФ, при этом Государственный герб РФ не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков).Герб может быть в черно-белом или цветном изображении.

Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации” Андреева В.И. Делопроизводство: Организация и ведение: Учебно-практическое пособие для вузов Изд. 2-е, перераб., доп., 2008г. - М: КноРус, 256c. гербовые бланки являются объектами строгой отчетности и изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на соответствующий вид деятельности.

Гербовые бланки изготавливаются по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Гербовые бланки нумеруются типографским способом, а при необходимости проставляются также номера серий. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков на карточках или журналах в службе делопроизводства.

Заключение

акт бланк реквизиты

Целью данной работы являлось рассмотреть разновидности актов с угловыми и продольными реквизитами. В ходе работы были изучены учебно-методическая литература и научные статьи по разрабатываемой тематике. Результатом проведенного исследования стали следующие выводы.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется Акт. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи.

В ходе работы выяснилось, что акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: вводной и констатирующей.

Вследствие этого выяснилось, что снование для составления акта является договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

Таким образом автор выполнил все поставленные цели и задачи.

Список используемых источников

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Организация и ведение: Учебно-практическое пособие для вузов Изд. 2-е, перераб., доп., 2008г. - М: КноРус, 256c.

2. Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М. : Кнорус, 2006. -- 272 с.

3. Березина Н. М. Современное делопроизводство. -- СПб. : Питер, 2006. -- 272 с.

4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова ТА. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

5. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: Учебник. - 2-е изд., перераб. И доп. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 447 с.

6. Козлов Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой: Учебный курс, 2007г. - СПб: Наука и техника, 304c.

7. Кузнецов И. Н. Делопроизводство. -- М. : Дашков и К, 2006. -- 520 с.

8. Макарова Н. В. Компьютерное делопроизводство. -- СПб. : Питер, 2006. -- 410 с.

10. Спивак В. А. Делопроизводство. -- СПб.: Питер, 2003. -- 208 с.

11. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 г.: Образцы документов; Рекомендации по составлению с юридической поддержкой, 2008г. - М: А-Приор, 128c.

Приложение

Акт ________ _______ (дата) (номер) Об отсутствии работника на рабочем месте Мною, ___________________ (должность, фамилия, имя, отчество) в присутствии ____________ (наименование должности (профессии), фамилия, имя, отчество) и ______________ (наименование должности (профессии), фамилия, имя, отчество) составлен настоящий акт о нижеследующем: Работник __________ (должность (профессия), подразделение, фамилия, имя, отчество) отсутствовал на рабочем месте в течение ____________ (указать период времени) с _____ по ________ без уважительных причин. Свое отсутствие объяснить отказался. Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:

1. ______________________ _______ (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

2. ________________ _______________ ______________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Настоящий акт составил: ________________ _______________ ______________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

С актом ознакомился и один экземпляр получил: ________________ _______________ ______________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Размещено на Allbest.ru